Nebenkosten im Abrechnungs

Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
Die erste Nebenkostenabrechnung
Im Laufe der Jahre hat der Gesetzgeber immer neue Anforderungen
an die Abrechnung der sogenannten Betriebs-
oder Mietnebenkosten gestellt. Für die meisten
Privatvermieter stellen die komplizierten Nebenkostenabrechnungen
daher die mit Abstand größte Hürde dar.
Aus diesem Grund steht das Abrechnungsmodul bei „WISO
Vermieter“ auch eindeutig im Mittelpunkt. Ihre jährlichen
Abrechnungen erzeugen Sie wahlweise über die Startseite
(Mausklick auf die Schaltfläche „Neue Abrechnung erstellen“)
oder über den Menüpunkt „Datei“ - „Neu“ - „Nebenkostenabrechnung“.
Bevor im Folgenden die Eingabemöglichkeiten Schritt für
Schritt vorgestellt werden, eine Begriffsklärung vorweg:
„WISO Vermieter“ unterscheidet zwischen „Objekten“ (=
Immobilie) und „Wohneinheiten“ (= Abrechnungseinheiten).
Innerhalb eines Objektes können sich mehrere Wohn-/
Abrechnungseinheiten befinden. Sie haben die Wahl zwischen
vier verschiedenen Objekttypen:
■ Mehrfamilienhaus (mehrere Wohneinheiten möglich),
■ Eigentumswohnung (mehrere Wohneinheiten möglich),
■ Einfamilienhaus (eine Wohneinheit) und
■ Einliegerwohnung (eine Wohneinheit).
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WISO Vermieter
Hintergrund: Betriebskostenverordnung
Die Betriebskostenverordnung regelt ganz genau, welche
Ausgaben ein Vermieter auf seine Mieter umlegen
darf. Darin finden sich 16 durchweg sehr genau bezeichnete
Ausgabenarten:
1. Grundsteuer und andere „öffentliche Lasten“,
2. Wasserversorgung,
3. Entwässerung,
4. Heizkosten,
5. Warmwasserbereitung,
6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen,
7. Betriebskosten von Personen- oder Lastenaufzügen,
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung,
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung,
10. Gartenpflege,
11. Beleuchtung,
12. Schornsteinreinigung,
13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung,
14. Kosten für den Hauswart (= Hausmeister, nicht:
Hausverwalter),
15. für eine Gemeinschafts-Antennenanlage oder
Kabelanschluss sowie
16. Betriebskosten von Einrichtungen für die Wäschepflege.
Außerdem sieht die Verordnung eine unspezifische
Sammelposition („sonstige Betriebskosten“) vor. Grundsätzlich
nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen
reine Hausverwaltungskosten, wie zum Beispiel Bankgebühren,
Zinsen oder Porto sowie die Ausgaben für
Vermieter-Versicherungen, soweit sie sich nicht auf das
Gebäude beziehen (z. B. Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherungen).
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
Neue Abrechnung erstellen
Bevor „WISO Vermieter“ den eigentlichen Abrechnungsassistenten
einblendet, wählen Sie im Dialogfenster „Neue
Abrechnung erstellen“ entweder ein bereits vorhandenes
Objekt aus oder erfassen zunächst die grundlegenden Objektangaben.
Dabei ...
■ wählen Sie den Objekttyp,
■ tragen, falls erforderlich, die Anzahl der Wohnungen
ein (einschließlich einer eventuell selbst genutzten
Wohnung),
■ geben die Adresse des Objekts ein,
■ legen fest, ob Sie eine Nebenkostenabrechnung und
/ oder eine separate Heizkostenabrechnung erstellen
wollen und
■ tragen die dazugehörigen Abrechnungszeiträume ein.
Bitte beachten Sie: Zwischenzeitliche Leerstände oder vorübergehende
Eigennutzungen müssen Sie an dieser Stelle
noch nicht berücksichtigen: Das erledigen Sie später im
Schritt „Mieterdaten ergänzen“.
Per Mausklick auf den Button „Abrechnung erstellen“ starten
Sie den Abrechnungsassistenten:
1. Schritt: Angaben zum Objekt erfassen
Im Bereich „Objektangaben / Eigentümer“ tragen Sie zusätzlich
zu den zuvor bereits erfassten Objektangaben zunächst
die Eigentümer-Kontaktdaten nach, sofern das Programm
diese Angaben nicht bereits automatisch aus einem
zuvor erstellten Objekt übernommen hat:
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WISO Vermieter
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
Sofern Sie keine Heizkostenabrechnung mit dem „WISO
Vermieter“ erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter
mit Rechnungen erfassen“ (in dem Fall lesen Sie weiter
unter: „2. Schritt: Rechnungen erfassen“.) Ansonsten klicken
Sie auf die Schaltfläche „Weiter mit Heizkostenabrechnung“.
Hintergrund: Heizkostenabrechnung
Heizkosten müssen auf Basis der Heizkostenverordnung
abgerechnet werden. Falls das Warmwasser über die
Heizungsanlage erzeugt wird, erstreckt sich die Verordnung
auch auf den Warmwasserverbrauch. Zu den
Heizkosten gehören vor allem die Kosten für ...
■ Brennstoffverbrauch und -lieferung,
■ Strom für die Heizungsanlage,
■ Bedienungs-, Wartungs-, Reinigungs- und Prüfkosten
sowie eventuelle
■ Berechnungs- und Aufteilungskosten.
■ Brennstoffverbrauch und -lieferung,
■ Strom für die Heizungsanlage,
■ Bedienungs-, Wartungs-, Reinigungs- und Prüfkosten
sowie eventuelle
■ Berechnungs- und Aufteilungskosten.
■ Bedienungs-, Wartungs-, Reinigungs- und Prüfkosten
sowie eventuelle
■ Berechnungs- und Aufteilungskosten.
Nicht in die Heizkostenabrechnung aufgenommen
und umgelegt werden dürfen hingegen die Kosten von
Feuerlöscher-Prüfungen, Versicherungs-Beiträge für
Brennmateriallager oder auch Trinkgelder (zum Beispiel
für den Öllieferanten). Als Vermieter haben Sie grundsätzlich
drei Abrechnungsalternativen:
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WISO Vermieter
■ Sie sorgen selbst für eine verbrauchsabhängige
Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten.
■ Sie vergeben die Verbrauchserfassung an einen
externen Ablesedienst: Dann erhalten Sie regelmäßig
differenzierte Abrechnungen der einzelnen
Wohneinheiten, die Sie direkt an Ihre Mieter
weiterleiten.
■ In bestimmten Sonderfällen dürfen Sie die Heizkosten
ausnahmsweise auch nach der Wohn- bzw.
Heizfläche oder dem Verbrauch des Vorjahres
umlegen. Das gilt zum Beispiel für Einliegerwohnungen,
bei Gebäuden aus der Zeit vor 1981 ohne
regulierbare Heizkörper oder bei Ausfall der Geräte
zur Verbrauchserfassung.
Wollen Sie die verursachungsgerechte Kostenverteilung
eigenhändig vornehmen, sind Sie verpflichtet, sämtliche
Heizkörper mit identischen Heizkostenverteilern (HKV)
auszustatten. Nur so ist die Vergleichbarkeit gewährleistet.
Außerdem muss der Warmwasser-Durchlauf an
allen Entnahmestellen jeder Wohneinheit erfasst werden.
Der individuelle Verbrauch stellt den Hauptverteilungsschlüssel
der gesamten Heiz- und Warmwasserkosten
dar. Abweichende Regelungen im Mietvertrag
sind nicht zulässig. Über die Kosten und das genaue
Umlageverfahren müssen Sie Ihre Mieter jedes Jahr in
einer nachvollziehbaren Heizkostenabrechnung informieren.
Vorbereitung der Heizkostenabrechnung
Falls Sie einen externen Anbieter mit der Abrechnung von
Heiz- und Warmwasserkosten beauftragt haben, belassen
Sie es bei der Voreinstellung. Anderenfalls aktivieren Sie
die Option „Ich möchte für das Objekt eine Heizkostenabrechnung
mit dem WISO Vermieter erstellen“:
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
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WISO Vermieter
Mit „WISO Vermieter“ verwalten Sie den Verbrauch von
Brennstoffen aller Art, ...
■ angefangen bei leichten und schweren Heizölen
■ die verschiedenen Erd- und Flüssiggase sowie
■ Kohle- und Koksvarianten bis hin zu
■ Holz, Pellets und Holzhackschnitzel:
Einzelfall aber auch von Hand auf die Besonderheiten Ihrer
Heizungsanlage einstellen.
Option 1: Brennstofflager-Verwaltung
Sofern es sich um lagerfähige Brennstoffe handelt, können
Sie außerdem die Menge und den Wert des vorhandenen
Brennstofflagers berücksichtigen (z. B. Öltanks, Kohleoder
Holzvorrat). Auf diese Weise bezieht der „WISO Vermieter“
nicht nur der laufenden Brennstoffeinkäufe in die
Heizkostenabrechnung mit ein, sondern auch den Wert der
Lagerbestands-Veränderung:
Sobald Sie den von Ihnen genutzten Brennstoff-Typ ausgewählt
haben, stellt das Programm die passenden Mengeneinheiten
und die Heizwerte pro Mengeneinheit automatisch
ein. Falls erforderlich lassen sich die Vorgaben im
Wenn Sie die Option „Brennstoff wird gelagert“ aktivieren,
tragen Sie zunächst ...
■ den Bestand und den Wert des Brennstofflagers zu Beginn
des Abrechnungszeitraums sowie
■ den Endbestand am Ende des Abrechnungszeitraums
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
... ein. Per Mausklick auf den Button mit den drei Punkten
(rechts neben dem Eingabefeld für den Eurobetrag) öffnen
Sie bei Bedarf das Dialogfenster „Brennstoffbestand bearbeiten“,
in dem Sie mehrere Bestände hinzufügen können:
Die manuelle Erfassung mehrere Vorjahresbestände ist
dabei nur im ersten Abrechnungsjahr erforderlich. In den
Folgejahren schreibt das Programm die Bestände automatisch
fort. Sie brauchen dann nur noch den tatsächlichen
Endbestand am Ende der Abrechnungsperiode von Hand
einzutragen.
Freiwillige Verbrauchsanalyse
Um die rechnerische Einbeziehung der Lagerbestandsveränderungen
brauchen Sie sich keine
Gedanken zu machen. Nur so viel: Da die Inhalte
verschiedener Lieferungen in einem Brennstofflager
normalerweise vermischt werden, wendet das
Programm im Hintergrund das Bewertungsprinzip
„FIFO“ an („First in - first out“ = „Erster rein -
erster raus“). Die ältesten Bestände werden auf
diese Weise wertmäßig immer zuerst berücksichtigt.
Bitte beachten Sie: Die „Brennstofflagerverwaltung“
ist eine komfortable Zusatzfunktion
für Vermieter, die ihre Brennstoffkosten ganz
besonders differenziert erfassen und den einzelnen
Abrechnungsperioden möglichst genau
zuordnen wollen. Gesetzlich vorgeschrieben ist
die Berücksichtigung von Lagerbestandsveränderungen
nicht!
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WISO Vermieter
Option 2: Warmwasserabrechnung
Zurück zur einfachen Heizkostenabrechnung: Nachdem Sie
die grundlegenden Brennstoff-Angaben gemacht haben,
legen Sie außerdem fest, ob auch eine Warmwasserabrechnung
erstellt werden soll. Dabei gibt es grundsätzlich zwei
Alternativen:
■ Wird das warme Wasser über die Heizungsanlage erzeugt,
ist die auf die zentrale Warmwasserversorgung
entfallende Wärmemenge (Q) spätestens ab dem Jahr
2014 mit einem Wärmemengenzähler zu messen. Das
ist in § 9 Heizkostenverordnung so geregelt. Bei Einsatz
eines Wärmemengenzählers brauchen Sie nur die in
Kilowattstunden (kWh) gemessene Wärmemenge für
die Warmwasseraufbereitung einzutragen:
■ Kann die Wärmemenge nur „mit einem unzumutbar
hohen Aufwand“ gemessen werden, darf sie auch weiter
mithilfe der Heizkostenformel ermittelt werden.
Damit das Programm diese Berechnung anstellen kann,
sind Angaben über die Temperatur des Warmwassers
erforderlich:
Verteilungsschlüssel für Heiz- und
Warmwasserkosten
Als letzte Einflussgröße der Heizungsabrechnung legen Sie
fest, nach welchem Schlüssel die gesamten Heizkosten auf
die einzelnen Mieter verteilt werden sollen.
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
Falls Sie auch die Warmwasserabrechnung mithilfe des
„WISO Vermieter“ erstellen, können Sie hierfür ebenfalls
die passenden Verteilungsschlüssel vorgeben:
Tipp: Verteilungsschlüssel erstellen und
anpassen
Wie Sie neue Umlageverfahren definieren und
vorhandene ändern, können Sie im Abschnitt
„Tipps & Tricks für Einsteiger und Profis“ unter der
Überschrift „Verteilungsschlüssel anpassen / Eigene
Verteilungsschlüssel einrichten“ nachlesen.
Sobald Sie sämtliche Angaben zum Objekt gemacht und die
Einstellungen der Heizkostenabrechnung festgelegt haben,
wechseln Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Weiter
mit Rechnungen erfassen“ zum 2. Schritt des Abrechnungsassistenten.
2. Schritt: Rechnungen erfassen
Hier tragen Sie alle Ausgaben ein, die Sie über die Nebenkostenabrechnung
anteilig auf Ihre Mieter umlegen wollen.
Falls Sie auch Ihre Abrechnungen für Heizungs- und
Warmwasserkosten mit dem „WISO Vermieter“ erledigen,
finden Sie unterhalb des Abschnitts „Rechnungen Nebenkosten“
zusätzlich den Eingabebereich „Rechnungen Heizkosten“.
Bitte beachten Sie: Ausgaben für Neben- und Heizkosten,
die nicht aufgeteilt werden müssen, sondern sich direkt
bestimmten Mietern zuordnen lassen, brauchen Sie hier
nicht zu berücksichtigen. Derartige Rechnungen (wie zum
Beispiel die Müll-Grundgebühren) erfassen Sie im dritten
Schritt „Mieterdaten ergänzen“.
Rechnungen Nebenkosten eingeben
Mit einem Mausklick auf den blau markierten Link „Neue
Rechnung erfassen“ öffnen Sie den komfortablen Eingabedialog:
Dort ...
■ tragen Sie das Rechnungsdatum ein (oder wählen es
über einen Minikalender, den Sie mit einem Klick auf
das Kalendersymbol öffnen),
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WISO Vermieter
■ geben den Namen des Rechnungsstellers und eine kurze
Beschreibung der Lieferung oder Leistung ein,
■ wählen die Ausgabenkategorie und den Verteilschlüssel
und
■ tragen den Eurobetrag ein.
Außerdem fragt das Programm ab, ob sich die betreffende
Ausgabe vollständig auf den Abrechnungszeitraum bezieht.
Wenn nicht, legen Sie den abweichenden Zeitraum fest.
Das Anfangs- und Enddatum können Sie auch hier wieder
ganz bequem mithilfe des Minikalenders per Mausklick
auswählen.
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
Hintergrund: Taggenaue Rechnungsabgrenzung
Bei Nebenkostenabrechnungen dürfen nur solche Ausgaben
für Lieferungen und Leistungen berücksichtigt
werden, die sich tatsächlich auf den Abrechnungszeitraum
beziehen. Stimmt der Rechnungszeitraum nicht
mit Anfang und Ende der Nebenkostenabrechnung
überein, müssen die Kosten aufgeteilt werden.
Angenommen, Sie erstellen die Nebenkostenabrechnung
für das Jahr 2009. Ihr Stromanbieter hat Ihnen im
Vorjahr aber eine Abschlussrechnung für den Zeitraum
1.10.2008 bis zum 30.9.2009 geschickt. Dann dürfen
Sie in der Nebenkostenabrechnung nur den Anteil dieser
Rechnung berücksichtigen, der sich auf den Zeitraum
1.1.2009 bis zum 30.09.2009 bezieht.
Zusätzlich dürfen Sie selbstverständlich den Anteil der
folgenden Stromrechnung geltend machen, der sich
auf den Zeitraum 1.10.2009 bis 31.12.2009 bezieht.
Die gute Nachricht: Eigenhändige Nebenrechnungen
müssen Sie nicht anstellen. Stimmen Rechnungszeitraum
und Abrechnungszeitraum nicht überein, rechnet
„WISO Vermieter“ automatisch auf den Tag genau aus,
wie hoch die „Berücksichtigte Summe“ aller eingegebenen
Rechnungen im Abrechnungszeitraum ist.
Falls Sie weitere Rechnungen erfassen wollen, klicken Sie
auf die Schaltfläche „Nächste Rechnung“. Sobald Sie alle
Ausgaben eingegeben haben, schließen Sie das Dialogfenster
„Rechnung erfassen“ per Mausklick auf „OK“. Sie landen
daraufhin in der Liste „Rechnungen Nebenkosten“, in der
alle bisher eingetragenen Ausgaben aufgelistet sind.
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WISO Vermieter
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
Um weitere Ausgaben einzutragen, klicken Sie auf die
Schaltfläche „Neue Rechnung erfassen“. Bereits vorhandene
Kostenpositionen lassen sich problemlos löschen oder
nachträglich bearbeiten:
■ Um eine Rechnung zu löschen, klicken Sie auf das rote
Schließsymbol rechts neben dem betreffenden Eintrag.
■ Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie doppelt
auf den Listeneintrag oder einfach auf das Stiftsymbol
rechts neben dem Eintrag.
Und gleich noch ein Tipp zur Listenansicht der Nebenkosten-Rechnungen:
Liegt eine Rechnung nicht vollständig im
Abrechnungszeitraum, erscheint neben der Spalte „Zeitraum“
ein Informationssymbol. Wenn Sie mit der Maus
darauf zeigen, weist das Programm aus, wie hoch der „Berücksichtigte
Betrag“ dieser Rechnung im laufenden Abrechnungszeitrum
ist:
Die im laufenden Abrechnungszeitraum berücksichtigte
Summe aller Rechnungen erscheint unterhalb der Liste in
der Summenzeile.
Nachdem Sie sämtliche Rechnungen eingetragen haben,
setzen Sie Ihre Eingaben entweder ...
■ per Mausklick auf die Schaltfläche „Weiter mit ‚3. Mieterdaten
ergänzen‘“ fort oder Sie
■ wählen „Weiter mit ‚Rechnungen Heizkosten‘“.
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WISO Vermieter
Rechnungen Heizkosten eingeben
Falls Sie sich im 1. Schritt entschieden haben, die Abrechnungen
Ihrer Heizungs- und Warmwasserkosten mit dem
„WISO Vermieter“ erledigen, finden Sie unterhalb des Abschnitts
„Rechnungen Nebenkosten“ zusätzlich den Eingabebereich
„Rechnungen Heizkosten“. Hier erfassen Sie
Rechnungen für Brennstoffe und sonstige Heizkosten (wie
zum Beispiel Schornsteinfegergebühren oder Wartungskosten
für die Heizungsanlage), die Sie über die Heizkostenabrechnung
auf Ihre Mieter umlegen wollen.
Abgesehen davon, dass die Heizkosten-Kategorienliste nur
aus zwei Positionen besteht, unterscheidet sich das Eingeben
neuer Heizkosten-Rechnungen sowie das Bearbeiten
und Löschen bereits erfasster Rechnungen nicht von der
weiter oben beschriebenen Eingabe allgemeinen Nebenkosten.
Die Handhabung der Dialogfenster „Rechnungen
erfassen“ / „Rechnungen bearbeiten“ ist identisch:
Bitte beachten Sie: Ausgaben für Heizkosten, die nicht
aufgeteilt werden müssen, sondern sich direkt einzelnen
Mietern zuordnen lassen, brauchen Sie hier nicht zu berücksichtigen.
Derartige Rechnungen (wie zum Beispiel die
Grundgebühr für eine Gastherme) erfassen Sie im 3. Schritt
des Abrechnungsassistenten, den Sie per Mausklick auf die
Schaltfläche „Weiter mit ‚Mieterdaten ergänzen‘“ starten.
3. Schritt: Mieterdaten ergänzen
In diesem Eingabebereich unterstützt „WISO Vermieter“
Sie dabei, die noch fehlenden Informationen zur Belegung
einzelner Wohnungen innerhalb des betreffenden Abrechnungszeitraums
sowie sämtliche Angaben zu Ihren Mietern
zu erfassen:
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
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WISO Vermieter
In Form horizontaler Balken zeigt das Programm die Anzahl
der Wohneinheiten, die Sie beim Start des Nebenrechnungsassistenten
im Dialog „Neue Abrechnung erstellen“
vorgegeben haben. Bei Bedarf können Sie in Schritt 3 aber
jederzeit ...
■ entbehrliche Wohnungseinträge entfernen (Mausklick
auf das rote Schließsymbol am rechten Zeilenrand =
„Wohnung ... löschen“) oder umgekehrt
■ zusätzliche Wohnungseinträge ergänzen (Mausklick
auf die Schaltfläche „Wohnungen hinzufügen“).
Die Möglichkeit, vorhandene Einheiten löschen und neue
hinzufügen zu können, ist auch dann hilfreich, wenn sich
der Wohnungsbestand im Laufe der Jahre durch Umbauten
ändert und neue Abrechnungen bequem angepasst
werden sollen.
Tipp: Wohnbezeichnungen ändern
Falls Sie innerhalb einer Immobilie mehrere Wohnungen
vermieten, sind die Einheiten standardmäßig
durchnummeriert (z. B. „Wohnung 1“ bis „Wohnung
4“). Um in Mehrfamilienhäusern leichter den Überblick
zu behalten, geben Sie den einzelnen Wohnungen
am besten eine aussagekräftige Bezeichnung
(z. B. „Parterre - rechts“). Bei einer Vielzahl von
Wohnungen kann sogar eine durchgängige Nummerierung
sinnvoll sein (z. B. „Marderweg47-3“).
Indem Sie auf das Stiftsymbol am linken Rand der
Wohnungszeilen öffnen Sie ein Eingabefeld, in dem
Sie die gewünschte „Wohnbezeichnung“ eintragen
können:
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Mit einem Doppelklick in den Bereich „Noch nichts eingetragen“
beginnen Sie die Eingabe der Wohnungs- und
Mieterdaten. Während eines Abrechnungszeitraums können
Sie Ihren Wohneinheiten Phasen mit unterschiedlichen
Nutzungs- und Belegungsarten zuweisen:
■ Vermietung,
■ Leerstand oder
■ Eigennutzung.
Die Eingaben unterscheiden sich grundsätzlich nicht: Bei
vorübergehenden Leerständen und Eigennutzungen brauchen
Sie natürlich keine Personenangaben, direkten Kosten
und Vorauszahlungen zu erfassen.
Per Mausklick auf das Diskettensymbol speichern
Sie Ihre Eingabe.
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WISO Vermieter
Neuen Mieter eintragen
Mit einem Mausklick auf „Neuen Mieter eintragen“ öffnen
Sie einen übersichtlichen Eingabedialog, mit dessen Hilfe
Sie die folgenden Angaben machen:
■ Persönliche Daten: Anrede, Vorname und Nachname
des Mieters bzw. der Familie, Wohngemeinschaft oder
Firma),
■ Miet-Zeitraum (Einzugs- und Auszugstermin): Sofern
das Mietverhältnis am Ende des Abrechnungszeitraums
noch besteht, lassen Sie das Feld „Auszug“ deaktiviert.
■ Kosten für diesen Mieter: Hier tragen Sie alle Nebenund
Heizkosten ein, die nicht auf alle Mieter verteilt,
sondern diesem Mieter direkt zugeordnet werden können
(z. B. Rücklastschriften oder Müll-Grundgebühren).
■ Angaben zu den Verteilungsschlüsseln: Anzahl der
Personen, Wohnfläche der Wohnung, Wasserverbrauch
sowie Einheitenverbrauch laut Heizkostenverteiler.
■ Vorauszahlungen: Hier tragen geleistete Neben- und
Heizkosten-Vorauszahlungen des betreffenden Mieters
ein. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie die jährliche Gesamtsumme
eintragen oder die Vorauszahlungen monatsweise
erfassen.
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
Tipp: Erweiterte Eingabe-Dialoge
Manche Mieterdaten setzen sich aus mehreren Informationen
zusammen: So ergibt sich zum Beispiel der
Wasser- oder Energieverbrauch vielfach aus den Messergebnissen
mehrerer Zähler. Die monatlichen Nebenund
Heizkostenvorauszahlungen können im Laufe eines
Jahres steigen und sogar die Zahl der in einer Wohnung
lebenden Mieter ändert sich gelegentlich.
Damit Sie diese Schwankungen berücksichtigen können,
finden Sie rechts neben vielen Feldern des Eingabedialogs
„Mieter eintragen / bearbeiten“ eine Schaltfläche
mit drei Punkten. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich
ein erweiterter Eingabe-Dialog, mit dessen Hilfe Sie
die erforderlichen Angaben machen. Per Mausklick auf
den blau hinterlegten Link „Neuer Zähler“, „Neue Zeile“
oder „Neue Kosten hinzufügen“ legen Sie zusätzliche
Einträge an.
Angenommen, der Wasserverbrauch einer Wohnung
wird mithilfe von zwei Zählern gemessen, die im Bad
und in der Küche angebracht sind: Dann ...
■ klicken Sie auf den 3-Punkte-Button neben dem
Feld „Wasserverbrauch“,
■ legen Sie per Mausklick auf „Neuer Zähler“ die
erste Messstelle ein,
■ geben ihr eine aussagekräftige Bezeichnung,
■ tragen Sie Anfangs- und Endstand des Zählers
zu Beginn und am Ende des Abrechnungszeitrums
ein und
■ speichern Sie den Eintrag mit einem Mausklick
auf das Diskettensymbol:
Mit dem zweiten (und eventuellen weiteren)
Zählern verfahren Sie anschließend genauso. Mit
„OK“ kehren Sie zum Haupteingabe-Dialog („Mieter
bearbeiten“) zurück.
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WISO Vermieter
Sobald Sie dort die Angaben zu sämtlichen Wohnungen,
Mietern (inklusiver zwischenzeitlicher Leerstände oder Eigennutzungen)
abgeschlossen haben, klicken Sie auf die
Schaltfläche „Weiter mit ‚4. Abrechnungen fertigstellen‘“.
Bitte beachten Sie: Die Höhe der Miete wird bei den „Mieterdaten“
nicht abfragt, da diese Information für das Erstellen
einer Nebenkostenabrechnung nicht erforderlich
ist. Die Höhe der Mieteinnahmen ist erst für die „Steuererklärung
- Anlage V“ von Belang. Daher wird sie auch erst in
Schritt 2 des Steuer-Assistenten eingetragen („Einnahmen
erfassen“).
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
4. Schritt: Abrechnungen fertigstellen
Falls „WISO Vermieter“ bei Ihren Eingaben in den Schritten
1 bis 3 Fehler, Unstimmigkeiten oder Lücken bemerkt, werden
im abschließenden 4. Schritt im Abschnitt „Plausibilitätsprüfung“
gezielte Hinweise angezeigt:
auf den blau hinterlegten Link landen Sie meist direkt in
dem Eingabedialog, in dem Sie die Ergänzung oder Korrektur
vornehmen können.
Nachdem Sie auf diese Weise alle offenen Punkte ausgeräumt
haben, landen Sie automatisch im Abschnitt „Abrechnungen
erstellen“. Falls Sie Ihre Abrechnung ungeachtet
noch offener Hinweise abschließen wollen, klicken Sie
einfach auf die Schaltfläche „Weiter mit ‚Abrechnungen
fertigstellen‘“.
Hier sehen Sie zunächst eine Liste, in der sämtliche Wohnungen
des betreffenden Objekts aufgeführt sind. Anhand
der Tabelle erkennen Sie auf einen Blick, wie hoch die anteiligen
Kosten, die Vorauszahlungen der einzelnen Mieter
sowie die Differenz im Abrechnungszeitraum waren:
Wenn Sie mit der Maus auf einen Hinweistext zeigen, gibt
Ihnen das Programm etwas ausführlichere Erläuterungen
zur Ursache der Fehlermeldung und den erforderlichen
Schritten, um Abhilfe zu schaffen. Mit einem Mausklick
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WISO Vermieter
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
Falls Sie für eine der angezeigten Wohneinheiten keine Abrechnung
erstellen wollen, entfernen Sie das Häkchen vor
der betreffenden Zeile - ein einfacher Mausklick genügt.
Vorauszahlungen anpassen
Ganz besonders praktisch ist die unscheinbare Schaltfläche
„Details / Vorauszahlungen anpassen“ am rechten Rand jeder
Wohnungs-Zeile: Mit deren Hilfe sorgen Sie bei Bedarf
dafür, dass zusammen mit der Vorjahresabrechnung gleich
eine Anpassung der Vorauszahlungen an die einzelnen
Mieter verschickt wird. Ein Mausklick auf das Lupensymbol
öffnet einen Eingabedialog, in dem das Abrechnungsergebnis
nach Heiz- und Nebenkosten differenziert dargestellt
wird. Falls Sie die Höhe der künftigen Abschlagzahlungen
ändern wollen, aktivieren Sie die Option „Vorauszahlung
anpassen“ am rechten Rand. Ob Sie dabei nur die Vorauszahlungen
für Nebenkosten anpassen oder auch gleich die
für Heizkosten, bleibt dabei Ihnen überlassen.
In jedem Fall blendet das Programm einen zusätzlichen Abschnitt
ein („Vorauszahlungen anpassen“): Dort brauchen
Sie dann nur noch den oder die neuen Vorauszahlungs-
Beträge und das Datum einzutragen, ab dem die Änderung
in Kraft tritt:
Mit „OK“ schließen Sie das Detail-Fenster wieder. Nachdem
Sie auf diese Weise auch die Vorauszahlungen der anderen
Mieter - soweit erforderlich - an den tatsächlichen
Vorjahresverbrauch angepasst haben, klicken Sie auf die
Schaltfläche „Abrechnung erstellen“ am unteren rechten
Rand des Assistentenfensters.
Der „WISO Vermieter“ lässt Ihnen daraufhin die Wahl, ob
Sie die Nebenkostenabrechnungen ...
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WISO Vermieter
■ in der „Druck-Voransicht“ öffnen, um sie von dort aus
zu drucken,
■ im Word-Format öffnen, um dem Schreiben mit Ihrem
Textprogramm den Feinschliff zu geben und erst dann
zu drucken oder
■ zuvor noch die programminterne Briefvorlage individuell
anpassen („Briefpapier gestalten“).
Briefvorlage anpassen
Eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung des pfiffigen
Designmoduls finden Sie im Abschnitt „Tipps
& Tricks für Einsteiger und Profis“ unter der Überschrift
„Briefpapier gestalten“
In der Druck-Voransicht erscheinen hintereinander weg
die mehrseitigen Abrechnungsschreiben aller zuvor ausgewählten
Wohnungen:
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Vermieter-Sixpack: Von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Steuererklärung
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WISO Vermieter
Mithilfe des Scrollbalkens oder den Auf- und Abwärtspfeilen
am rechten Fensterrand blättern Sie die Anschreiben
vor dem Ausdruck von oben nach unten durch. Über die
Navigationsleiste am linken Fensterrand können Sie aber
auch die Abrechnungen einzelner Mieter ganz gezielt anspringen.
Seite 1 jedes Schreibens enthält dabei jeweils die
individuelle Abrechnung sowie gegebenenfalls die Anpassung
der Vorauszahlung. Zusätzlich bekommt jeder Mieter
eine detaillierte Aufstellung über die Zusammensetzung
der gesamten Heiz- und Nebenkosten im Abrechnungszeitraum.
Nachdem Sie alle Abrechnungen noch einmal auf Vollständigkeit
und Richtigkeit durchgesehen haben, bringen Sie
die Schreiben per Mausklick auf das Druckersymbol am
oberen Fensterrand zu Papier.
Bitte beachten Sie: Eine inhaltliche Bearbeitung ist in der
Druckvorschau nicht möglich. In den meisten Fällen ist das
aber auch gar nicht nötig. Um das äußere Erscheinungsbild
brauchen Sie sich ohnehin nicht zu kümmern: „WISO Vermieter“
sorgt automatisch dafür, dass Ihre Abrechnungen
professionell gestaltet sind.
Falls Sie es trotzdem vorziehen, die automatisch erstellten
Abrechnungen von Hand nachzuarbeiten, nutzen Sie die
Funktion „Word-Dokumente erstellen“. In dem Fall brauchen
Sie nur den Ordner auf Ihrer Festplatte auszuwählen,
in dem die Abrechnungen gespeichert werden sollen:
Anders als in der Druck-Voransicht behandelt der „WISO
Vermieter“ jede einzelne Abrechnung als separates Dokument.
Die Dateien werden standardmäßig unter der
Bezeichnung „Mietername_Abrechnungsjahr.doc“ gespeichert.
Sofern die Option „Word Dokument(e) öffnen“ aktiviert ist,
werden alle neu erstellten Dateien sofort im Textprogramm
angezeigt, sobald Sie auf „Speichern“ klicken. Anderenfalls
öffnen Sie die neuen Dokumente später aus Word heraus,
um die gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen
und die Abrechnungen auszudrucken:
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