Warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere - Inneo
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<strong>Warum</strong> <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong> <strong>für</strong> <strong>kleine</strong><br />
<strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
Tun oder nicht tun – das ist die Frage
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
Gründe gibt<br />
es<br />
100<br />
Fachseminar <strong>Projektmanagement</strong> im Mittelstand<br />
Hans-Ulrich Leins – 04.Mai 2011, Stuttgart – 12. Mai 2011, Nürnberg<br />
© 2011 INNEO Solutions GmbH<br />
Folie 2
Begriffsdefinitionen<br />
Wer sind <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
Typ Beschäftigte Umsatzerlös<br />
(Mio €)<br />
Kleine<br />
Unternehmen<br />
Mittlere<br />
Unternehmen<br />
< 10 <strong>und</strong> ≤ 1<br />
< 500 <strong>und</strong> ≤ 50<br />
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Folie 3
Zahlen <strong>und</strong> Fakten <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen<br />
99,6 % aller Unternehmen<br />
66 % aller sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten<br />
38 % aller Umsätze<br />
83 % aller Auszubildenden<br />
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Folie 4
Zahlen <strong>und</strong> Fakten <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen<br />
99,6 % aller Unternehmen<br />
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… <strong>und</strong> ca. 90 % davon<br />
arbeiten ohne<br />
<strong>Projektmanagement</strong>-<br />
System<br />
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Folie 5
Begriffsdefinition <strong>Projektmanagement</strong><br />
Darin stecken 2 Worte: Projekt + Management<br />
Lateinisch:<br />
Projectum - das nach vorne Geworfene<br />
manum agere - an der Hand führen<br />
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Die wissenschaftliche Erklärung<br />
o DIN-Norm (DIN 69901-5:2009-01): „Gesamtheit von<br />
Führungsaufgaben, -organisation, -techniken <strong>und</strong> -mitteln <strong>für</strong> die<br />
Initiierung, Definition, Planung, Steuerung <strong>und</strong> den Abschluss von<br />
Projekten“.<br />
o Project Management Institute (PMI): „<strong>Projektmanagement</strong> ist die<br />
Anwendung von Wissen, Können, Werkzeugen <strong>und</strong> Techniken auf<br />
Projektaktivitäten, um Projektanforderungen zu erfüllen.“<br />
o Gesellschaft <strong>für</strong> Informatik: „Das Projekt führen, koordinieren, steuern<br />
<strong>und</strong> kontrollieren.“<br />
o ICB: U. a.: „Führung der Projektbeteiligten zur sicheren Erreichung der<br />
Projektziele.“<br />
o Ein Projekt ist eine besondere, umfangreiche <strong>und</strong> zeitlich begrenzte<br />
Aufgabe von relativer Neuartigkeit mit hohem Schwierigkeitsgrad <strong>und</strong><br />
Risiko, die enge fachübergreifende Zusammenarbeit aller Beteiligten<br />
fordert.<br />
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Folie 7
<strong>Projektmanagement</strong> ist eine Methodik zur Erreichung<br />
des Projektziels<br />
Organisation, Planung, Steuerung <strong>und</strong><br />
Überwachung aller Aufgaben <strong>und</strong> Ressourcen um<br />
die Projektziele zu erreichen.<br />
<strong>Projektmanagement</strong> erhöht die Wahrscheinlichkeit,<br />
dass ein Projekt zum Erfolg wird!<br />
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Folie 8
Ziel der Methodik<br />
o Risiken erkennen<br />
o Keine Zusammenarbeit ohne Regeln<br />
o Transparenz, z.B. bei Änderungen<br />
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Folie 9
IST-Zustand<br />
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Folie 10
Problemstellung<br />
o Kostendruck durch Globalisierung<br />
o Kürzere Produktlebenszyklen<br />
o Rasante Entwicklung neuer Technologien<br />
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Folie 11
<strong>Projektmanagement</strong>: IST-Situation<br />
Projektmitarbeiter bekommen 50 % – 75 % der relevanten<br />
Information direkt von anderen Benutzern<br />
Information Sharing<br />
Dies gilt <strong>für</strong> aktuelle, wie <strong>auch</strong> <strong>für</strong> archivierte Informationen.<br />
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Folie 12
<strong>Projektmanagement</strong>: IST-Situation<br />
Mehr als 80 % der digitalen Projekt-Information befindet sich<br />
auf individuellen Festplatten oder in persönlichen Dateien.<br />
Datengräber:<br />
» Laptop<br />
» Desktop-PC<br />
» PST-Datei<br />
» externe USB-Festplatte<br />
» …<br />
Zentrale Datenverwaltung<br />
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Folie 13
<strong>Projektmanagement</strong>: IST-Situation<br />
70 % aller Projekte scheitern.<br />
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Dies aus einem einzigen Gr<strong>und</strong>, der allerdings vielfältige Auswirkungen zeigt<br />
– fehlende Transparenz<br />
(Studie der Standish Group, II/2009)<br />
Folie 14
Risiken identifizieren<br />
o Nur wer seine Risiken kennt, kann diese als Chance nutzen!<br />
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Folie 15
<strong>Projektmanagement</strong>: IST-Situation<br />
Ressourcen<br />
Termine<br />
Dokumentenmanagement<br />
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Kommunikation<br />
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Folie 16
<strong>Projektmanagement</strong>: IST-Situation<br />
Die Konsequenz :<br />
Terminplanung :<br />
• MS Project Standalone<br />
• MS Excel<br />
• Papier …<br />
Nur 16 % aller Projekte im Anlagen- <strong>und</strong><br />
Maschinenbau können im finanziellen <strong>und</strong><br />
zeitlichen Rahmen abgeschlossen werden.<br />
(IT Produktion, Sonderdruck Ausgabe II/2003)<br />
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Folie 17
<strong>Projektmanagement</strong>: IST-Situation<br />
Die Konsequenz :<br />
Ressourcenplanung:<br />
• MS Excel<br />
• Papier<br />
• B<strong>auch</strong>gefühl<br />
• Erfahrungswerte<br />
• …<br />
Nach Meinung von 50 % der Befragten scheitern<br />
Projekte nicht an den Fähigkeiten des Projektleiters<br />
<strong>und</strong> des Teams, sondern an mangelnden<br />
Instrumenten <strong>und</strong> Methoden.<br />
(Trendsensor Umfrage, Oktober 2003)<br />
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Folie 18
<strong>Projektmanagement</strong>: IST-Situation<br />
Die Konsequenz :<br />
Einbindung von Auftraggebern <strong>und</strong> externen<br />
Ressourcen:<br />
• Email<br />
• Post<br />
• Meetings<br />
• …<br />
• unterschiedliche Versionsstände<br />
• verschiedene Dokumente<br />
• mehrfache Datenhaltung<br />
• Zeitverluste<br />
• Kommunikationsprobleme …<br />
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Folie 19
<strong>Projektmanagement</strong>: IST-Situation<br />
Die Konsequenz :<br />
Dokumentenmanagement:<br />
• Dateiverzeichnisse<br />
• Papier<br />
• unklare Versionsstände<br />
• …<br />
• Verschiedene Personen haben<br />
• verschiedene Dokumente<br />
• in verschiedenen Formaten<br />
• auf verschiedenen Arbeitsplätzen …<br />
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Folie 20
IST- Zustandsanalyse …<br />
Qualität<br />
(Mechanika Pro/E, OSD,…)<br />
Simulation<br />
(Mechanika, Pro/E, OSD,…)<br />
Design<br />
(Pro/E, OSD, Surface,…)<br />
Konstruktion<br />
(Pro/E, OSD,…)<br />
Dokumentation<br />
(DMS, PDM, Pro/E, OSD,…)<br />
Skizzen<br />
(Pro/E, OSD,ME10,…)<br />
Ideenfindung<br />
(Mindmanager,<br />
<strong>Projektmanagement</strong><br />
(Projektportal, Pro/E, OSD, Digitales Archiv,…)<br />
Projektmanager<br />
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Collaboration<br />
(Windchill, PDMLink ,Modelmanager,…)<br />
Fertigung<br />
(Pro/E NC, …)<br />
Archivierung<br />
(IT, Email, KVS,…)<br />
Qualitätsmanagement<br />
(IT, Projektportal,…)<br />
Logistik, ERP<br />
(Schnittstellen,…)<br />
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Folie 21
Last but not least …<br />
Nicht zu wenige, eher zu viele Informationen sind das Problem<br />
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Folie 22
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
o 40 % der Arbeitsabläufe projektwirtschaftlich organisiert<br />
o 72 % aller Unternehmen geben an, <strong>Projektmanagement</strong> nutzen<br />
zu wollen<br />
o <strong>Projektmanagement</strong> führt Wissen zusammen<br />
o Transparenz in Projekten<br />
o Projektübergreifende Zusammenhänge werden erkennbar<br />
MORGEN IST HEUTE SCHON GESTERN<br />
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Folie 23
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
<strong>Projektmanagement</strong> zahlt sich aus.<br />
Untersuchungen belegen, dass professionelles Vorgehen bei Projekten<br />
die Effizienz um 5 % bis 8 % erhöht.<br />
Thomas Schleiss, GF „next level consulting“ (Bonn)<br />
<strong>Projektmanagement</strong> erhöht die Wahrscheinlichkeit,<br />
dass ein Projekt zum Erfolg wird!<br />
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Folie 24
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
Budget/Projekt Davon 5% Projekte pa Ersparnis<br />
50.000 € 2.500 € 30 75.000 €<br />
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Folie 25
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
Die umfassende Dokumentation von Projekten ist<br />
keine nervige Fleißarbeit, sondern trägt entscheidend<br />
zur Wertschöpfung bei.<br />
Planung Ergebnis<br />
Abgleich =<br />
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zukünftige<br />
Effizienz<br />
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Folie 26
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
<strong>Projektmanagement</strong> erarbeitet die Gr<strong>und</strong>lagen, Projekte nachhaltig<br />
erfolgreich zu initiieren, zu planen, zu steuern <strong>und</strong> abzuschließen.<br />
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Fehlentwicklungen können frühzeitig erkannt werden.<br />
<strong>Projektmanagement</strong> ist die Gr<strong>und</strong>lage <strong>für</strong><br />
gute Entscheidungen<br />
Folie 27
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
<strong>Projektmanagement</strong> ermöglicht den optimalen<br />
Einsatz aller Ressourcen.<br />
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Folie 28
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
<strong>Projektmanagement</strong> ermöglicht das Zusammenführen<br />
des Know Hows verschiedener Spezialisten <strong>und</strong><br />
damit eine fach- <strong>und</strong> bereichsübergreifende<br />
Aufgabenbewältigung<br />
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Folie 29
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
<strong>Projektmanagement</strong> ermöglicht das schnelle<br />
Reagieren auf Änderungen – ohne das Projektziel<br />
zu gefährden<br />
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Folie 30
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
<strong>Projektmanagement</strong> sichert Kosten,<br />
Qualität <strong>und</strong> Termine<br />
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Folie 31
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
Fachseminar <strong>Projektmanagement</strong> im Mittelstand<br />
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Das optimale Zusammenspiel aller<br />
Kräfte in einem Unternehmen sichert<br />
den langfristigen Erfolg.<br />
Wer auf Änderungen schnell <strong>und</strong><br />
flexibel reagiert oder diese sogar<br />
anstößt, wird der Erfolgreiche sein.<br />
Nicht die Großen fressen die Kleinen,<br />
sondern die Schnellen die<br />
Langsamen.<br />
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Folie 32
Wieso <strong>und</strong> warum <strong>Projektmanagement</strong> <strong>auch</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>kleine</strong> <strong>und</strong> <strong>mittlere</strong> Unternehmen?<br />
Damit Ihr nächstes Projekt<br />
nicht wieder<br />
so endet<br />
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