Risikomanagement und Restrukturierung
Risikomanagement und Restrukturierung
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<strong>Risikomanagement</strong> <strong>und</strong> <strong>Restrukturierung</strong><br />
<strong>Restrukturierung</strong> als geplanter organisatorischer Wandel<br />
Christoph Brast / Klaus Schulte / Daniel Schulze zur Verth<br />
Borken, 29.09.2009
Agenda<br />
1<br />
Einführung<br />
2<br />
<strong>Restrukturierung</strong> als Prozess<br />
3<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
4<br />
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
5<br />
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
6<br />
<strong>Restrukturierung</strong> evaluieren<br />
7<br />
<strong>Restrukturierung</strong>: Beispiele aus dem Mittelstand<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
2
Einführung<br />
Was unterscheidet <strong>Restrukturierung</strong> vom Turnaro<strong>und</strong>management?<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
Turnaro<strong>und</strong>management<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
3
Einführung<br />
Mittelständische Unternehmen vs. Großunternehmen.<br />
Eigenschaften<br />
mittelständischer<br />
Unternehmen<br />
Leitung <strong>und</strong> Kapitalbesitz in<br />
einer Hand<br />
personengeprägte<br />
Unternehmensstruktur<br />
Finanzierungsstruktur<br />
Organisationsstruktur<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
4
Einführung<br />
<strong>Restrukturierung</strong> <strong>und</strong> Turnaro<strong>und</strong>management unterscheiden sich in<br />
Krisenausmaß <strong>und</strong> Handlungsspielraum.<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
Turnaro<strong>und</strong>management<br />
groß<br />
groß<br />
Handlungsspielraum<br />
Krisenausmaß<br />
klein<br />
Strategiekrise<br />
Erfolgskrise<br />
Liquiditätskrise<br />
klein<br />
Krisenart<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
5
Einführung<br />
Voraussetzungen einer geplanten <strong>und</strong> zielgerichteten <strong>Restrukturierung</strong> in<br />
mittelständischen Unternehmen.<br />
Neben Verantwortlichkeiten sind Beobachtungs- bzw.<br />
Zielbereiche der <strong>Restrukturierung</strong> zu definieren.<br />
Innerhalb der Beobachtungsbereiche werden Kriterien definiert,<br />
anhand derer Handlungsbedarf festgemacht werden kann.<br />
Um frühzeitig zu handeln, müssen Verantwortung <strong>und</strong> Akteure<br />
für die Initiierung von <strong>Restrukturierung</strong>sprozessen geregelt sein.<br />
Zur Erreichung der <strong>Restrukturierung</strong>sziele sind geeignete<br />
Methoden, Verfahren <strong>und</strong> Werkzeuge auszuwählen.<br />
Um für zukünftige <strong>Restrukturierung</strong>en gewappnet zu sein,<br />
müssen Erfolgs- bzw. Misserfolgsfaktoren identifiziert werden.<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
6
Agenda<br />
1<br />
Einführung<br />
2<br />
<strong>Restrukturierung</strong> als Prozess<br />
3<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
4<br />
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
5<br />
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
6<br />
<strong>Restrukturierung</strong> evaluieren<br />
7<br />
<strong>Restrukturierung</strong>: Beispiele aus dem Mittelstand<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
7
<strong>Restrukturierung</strong> als Prozess<br />
Auch die <strong>Restrukturierung</strong> ist als wiederkehrender Regelkreis zu verstehen.<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf<br />
feststellen<br />
Zielbereiche der<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
Indikatoren<br />
Verantwortlichkeiten<br />
1 2<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
planen<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sziele<br />
(Effektivität/Effizienz)<br />
Projektorganisation (Aufbau/<br />
Ablauf)<br />
Projektbudget<br />
Soll-Ist-Vergleich<br />
(Effektivitäts-/Effizienzziele)<br />
Benchmarking<br />
Erfolgs-/Misserfolgsfaktoren<br />
identifizieren<br />
4<br />
3<br />
Vorgehensweise<br />
Instrumente (Methoden,<br />
Verfahren, Werkzeuge)<br />
Ggf. Kommunikation<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
evaluieren<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
durchführen<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
8
Agenda<br />
1<br />
Einführung<br />
2<br />
<strong>Restrukturierung</strong> als Prozess<br />
3<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
4<br />
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
5<br />
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
6<br />
<strong>Restrukturierung</strong> evaluieren<br />
7<br />
<strong>Restrukturierung</strong>: Beispiele aus dem Mittelstand<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
9
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
Die Feststellung des <strong>Restrukturierung</strong>sbedarfs ist Auslöser des R-Prozesses.<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf<br />
feststellen<br />
Zielbereiche der<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
Indikatoren<br />
Verantwortlichkeiten<br />
1<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
10
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
Die Zielbereiche der <strong>Restrukturierung</strong> lassen sich in vier Kategorien<br />
einordnen.<br />
Zielbereiche der<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
der Führung<br />
Bildung/Auflösung<br />
organisatorischer<br />
Einheiten<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
von Funktionen /<br />
Prozessen<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
der DV/IT<br />
• Verflachung der<br />
Hierarchien<br />
• Festlegung<br />
strategischer<br />
Geschäftsfelder<br />
• Fragestellungen im<br />
Zusammenhang<br />
mit der<br />
Unternehmensnachfolge<br />
• Eingliederung<br />
neuer<br />
Betriebsstätten<br />
• Bildung neuer<br />
Abteilungen<br />
• Auflösung,<br />
Zusammenlegung<br />
oder<br />
Dezentralisation<br />
von Abteilungen<br />
<strong>und</strong> Zentralstellen<br />
• Fragestellungen in<br />
Funktionsbereichen<br />
(Beschaffung,<br />
Produktion, etc.)<br />
• Fragestellungen in<br />
Querschnittfunktio<br />
nen (Personal,<br />
Controlling, etc.)<br />
• Optimierung<br />
betrieblicher<br />
Arbeitsabläufe<br />
• Anschaffung einer<br />
neuen EDV-Anlage<br />
• Einführung/Anpassung<br />
einer neuen<br />
Standardsoftware<br />
(z.B. SAP)<br />
• Einführung CRM<br />
• Implementierung<br />
eines Intranets<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
11
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
Indikatoren bzw. Indikatorensysteme können eher intuitiver oder aber<br />
systematischer Natur sein.<br />
Bauchgefühl<br />
<strong>Risikomanagement</strong><br />
Risikoidentifikation<br />
Schadenshöhe <strong>und</strong> Wahrscheinlichkeit<br />
Indikatoren<br />
Risikosteuerung<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
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<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
Die TurnAro<strong>und</strong> Beratung zielt auf Unternehmen in Schwierigkeiten ab <strong>und</strong><br />
macht diese ebenfalls an Indikatoren bzw. Kennzahlen fest.<br />
steigende Verluste,<br />
sinkende Umsätze,<br />
wachsende Lagerbestände,<br />
Überkapazitäten,<br />
verminderter Cashflow,<br />
zunehmende Verschuldung <strong>und</strong> Zinsbelastung sowie<br />
Abnahme oder Verlust des Reinvermögenswerts.<br />
Manifestierung versäumter <strong>Restrukturierung</strong>en<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
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<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
Verantwortlich ist gr<strong>und</strong>sätzlich die Unternehmensführung. Mit steigender<br />
Unternehmensgröße leisten weitere Akteure Hilfestellung.<br />
Kleinstunternehmen (< 10 Beschäftigte)<br />
Verantwortliche<br />
• Unternehmer<br />
•Steuerberater<br />
kleine Unternehmen (< 50 Beschäftigte)<br />
Verantwortliche<br />
• Unternehmer / Geschäftsführung<br />
• Steuerberater / Wirtschaftsprüfer<br />
• externe Berater (Strategie, Organisation, Führung)<br />
mittlere Unternehmen (< 250 Beschäftigte)<br />
Verantwortliche<br />
• Unternehmer / Geschäftsführung<br />
•Controlling<br />
• externe Berater (Strategie, Organisation, Führung)<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
14
Agenda<br />
1<br />
Einführung<br />
2<br />
<strong>Restrukturierung</strong> als Prozess<br />
3<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
4<br />
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
5<br />
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
6<br />
<strong>Restrukturierung</strong> evaluieren<br />
7<br />
<strong>Restrukturierung</strong>: Beispiele aus dem Mittelstand<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
15
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
Nach Feststellung des <strong>Restrukturierung</strong>sbedarfs ist die <strong>Restrukturierung</strong><br />
systematisch zu planen.<br />
2<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
planen<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sziele<br />
(Effektivität/Effizienz)<br />
Projektorganisation (Aufbau/<br />
Ablauf)<br />
Projektbudget<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
16
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
Im Rahmen der Planung gilt es zunächst, Ziele der <strong>Restrukturierung</strong><br />
festzulegen.<br />
Effektivitätsziele<br />
Effizienzziele<br />
„Die richtigen Dinge<br />
tun“<br />
„Die Dinge richtig tun“<br />
z. B.<br />
• Verbesserung der<br />
Lieferfähigkeit<br />
• Reduzierung der<br />
Lieferzeit<br />
• Verbesserung der<br />
Materialverfügbarkeit<br />
z. B.<br />
• Reduzierung von<br />
Durchlaufzeiten<br />
• Sicherstellung von<br />
optimalen Beständen<br />
• Reduzierung der<br />
Logistikkosten<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
17
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
Hinsichtlich der Projektorganisation sind unterschiedliche Formen zu<br />
unterscheiden.<br />
Projektorganisationsformen<br />
Projektmanagement<br />
in der Linie<br />
Einfluss-Projektorganisation<br />
Matrix-Projektorganisation<br />
reine Projektorganisation<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
18
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
Die Wahl der zweckmäßigen Projektorganisation hängt von diversen Kriterien<br />
ab.<br />
Linie / Einfluss Matrix-PO Reine PO<br />
Bedeutung für das<br />
Unternehmen<br />
gering groß sehr groß<br />
Projektgröße klein groß sehr groß<br />
Projektrisiko gering mittel / groß sehr groß<br />
Termindruck klein mittel groß<br />
Projektlaufzeit kurz mittel lang<br />
Projektkomplexität gering mittel hoch<br />
Bedarf an zentraler<br />
Steuerung<br />
mittel groß sehr groß<br />
Mitarbeitereinsatz Nebentätigkeit variabel Haupttätigkeit<br />
…<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
19
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
Ein <strong>Restrukturierung</strong>sprojekt verursacht Kosten.<br />
1.<br />
Projektbudgetierung<br />
Ressourcenschätzung<br />
(Zeit, Betriebsmittel, externe<br />
Unterstützung, etc.)<br />
3.<br />
Projektbudgetierung<br />
(Projektbudget wird<br />
zugewiesen)<br />
2.<br />
Kostenschätzung<br />
(mit Kostensätzen<br />
bewertete geplante<br />
Ressourcen)<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
20
Agenda<br />
1<br />
Einführung<br />
2<br />
<strong>Restrukturierung</strong> als Prozess<br />
3<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
4<br />
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
5<br />
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
6<br />
<strong>Restrukturierung</strong> evaluieren<br />
7<br />
<strong>Restrukturierung</strong>: Beispiele aus dem Mittelstand<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
21
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
Auch die <strong>Restrukturierung</strong> ist als wiederkehrender Regelkreis zu verstehen.<br />
3<br />
Vorgehensweise<br />
Instrumente (Methoden,<br />
Verfahren, Werkzeuge)<br />
Change Management<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
durchführen<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
22
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
Bei der Durchführung der <strong>Restrukturierung</strong> sind die jeweiligen Gestaltungsaspekte<br />
in den typischen Phasen eines Projekts zu betrachten.<br />
Gestaltungsaspekte<br />
Prozess,-<br />
Organisations<br />
-& IT-<br />
Management<br />
Abläufe & Leistungen<br />
Aufgaben &<br />
Anforderungen<br />
Organisations<br />
-& IT-<br />
Prozessstrukturen<br />
Prozessbeteiligte<br />
Aufbau-<br />
Organisation<br />
Zusammenarbeit &<br />
Verantwortung<br />
IT-Struktur<br />
Einbindung<br />
Projektskizze<br />
Organisations<br />
-& IT-<br />
Prozess,-<br />
Organisations<br />
-& IT-<br />
Management<br />
Analyse<br />
Bewertung<br />
bestehender<br />
Strukturen<br />
bestehender<br />
Strukturen<br />
Konzeption<br />
Ansätze,<br />
Maßnahmen, Soll-<br />
Strukturen<br />
1 2 3 4<br />
Umsetzung<br />
Projekte<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
23
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
Die Auswahl zweckmäßiger Instrumente ist projektabhängig.<br />
Instrument Fokus Nutzenbeispiel<br />
ABC-Analyse Einkauf Klassifizierung von z. B. Merchandising-Produkten oder<br />
Lieferanten nach Relevanz - zur Entscheidungsvorbereitung<br />
bei Beschaffung <strong>und</strong> Lieferantenauswahl<br />
Portfolioanalyse<br />
Produktentwicklung<br />
/ Vermarktung<br />
Strukturierungshilfsmittel für Merchandising-Produkte, um<br />
Produktstrategien (Eliminierung aus Portfolio, Füllung von<br />
Angebotslücken, etc.) ableiten zu können<br />
Abweichungsanalyse alle Bereiche Vergleich von Ist- mit Plan-Daten als Ausgangspunkt zur<br />
Ursachenforschung <strong>und</strong> als Basis zur Ableitung von<br />
Handlungsempfehlungen<br />
Lieferantenanalyse mit<br />
Profilanalysen<br />
optimale<br />
Beschaffungsmengen (z. B.<br />
Cost-Balancing-Verfahren)<br />
Einkauf<br />
Einkauf,<br />
Lagerhaltung<br />
Herausfiltern der richtigen Lieferanten <strong>und</strong> deren<br />
Leistungsfähigkeit im Hinblick auf die Marktgegebenheiten<br />
<strong>und</strong> die unternehmensbedingten Bedürfnisse<br />
Kostensenkung bei der Beschaffung <strong>und</strong> Lagerung von<br />
Merchandisingartikeln durch Optimierung der Bestellmenge<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
24
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
Bei sensiblen <strong>Restrukturierung</strong>sprojekten sind Folgen zu antizipieren <strong>und</strong><br />
Kommunikationsstrategien zu entwickeln.<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
25
Agenda<br />
1<br />
Einführung<br />
2<br />
<strong>Restrukturierung</strong> als Prozess<br />
3<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
4<br />
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
5<br />
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
6<br />
<strong>Restrukturierung</strong> evaluieren<br />
7<br />
<strong>Restrukturierung</strong>: Beispiele aus dem Mittelstand<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
26
<strong>Restrukturierung</strong> als Prozess<br />
Um für zukünftige <strong>Restrukturierung</strong>en gewappnet zu sein, ist die<br />
<strong>Restrukturierung</strong> zu evaluieren.<br />
Soll-Ist-Vergleich<br />
(Effektivitäts-/Effizienzziele)<br />
Benchmarking<br />
Erfolgs-/Misserfolgsfaktoren<br />
identifizieren<br />
<strong>Restrukturierung</strong><br />
evaluieren<br />
4<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
27
<strong>Restrukturierung</strong> evaluieren<br />
Bei der Evaluation hat ein Abgleich der Sollziele mit den tatsächlichen<br />
Ergebnissen der Umsetzung stattzufinden.<br />
Soll<br />
Ist<br />
Effektivitätsziele<br />
Effizienzziele<br />
Tatsächliche Ergebnisse<br />
der Umsetzung<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
28
<strong>Restrukturierung</strong> evaluieren<br />
Für zukünftige <strong>Restrukturierung</strong>sprojekte sind Erfolgs- bzw. Misserfolgsfaktoren<br />
zu identifizieren.<br />
Erfolgs- / Misserfolgsfaktoren<br />
• (keine) klaren Projektziele<br />
• (keine) klaren Prozesse im Projektmanagement: Planung, Steuerung,<br />
Controlling<br />
• (keine) klaren Kompetenzen <strong>und</strong> Verantwortlichkeiten<br />
• (keine) verursachungsorientierte Kostenverantwortung<br />
• (kein) Projektsponsor / -promotor<br />
• (kein) Einsatz adäquater Instrumente, Methoden <strong>und</strong> Hilfsmittel<br />
• (keine) zweckmäßige Projektorganisation<br />
• (keine) ausreichende Qualifikation der Mitarbeiter<br />
• (kein) Informationsfluss zu allen Betroffenen<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
29
Agenda<br />
1<br />
Einführung<br />
2<br />
<strong>Restrukturierung</strong> als Prozess<br />
3<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sbedarf feststellen<br />
4<br />
<strong>Restrukturierung</strong> planen<br />
5<br />
<strong>Restrukturierung</strong> durchführen<br />
6<br />
<strong>Restrukturierung</strong> evaluieren<br />
7<br />
<strong>Restrukturierung</strong>: Beispiele aus dem Mittelstand<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
30
Projektbeispiel<br />
Fallstudie<br />
<strong>Restrukturierung</strong> des Auftragsabwicklungsprozesses<br />
„Mittelständisches Unternehmen der Druckindustrie“<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 31
Unternehmensportrait<br />
Die „Druck GmbH“ ist ein mittelständisches Unternehmen der Druckindustrie.<br />
„Druck GmbH“<br />
•Gründung der Firmengruppe 1908<br />
•„Druck GmbH“ einer von 4 Geschäftsbereichen der Gruppe<br />
•Produkte aus selbstklebenden Materialien aller Art<br />
für nahezu jede denkbare Anwendung (Kennzeichen,<br />
Außenwerbung, Etiketten, Formstanzteile für die Elektro-,<br />
Automobil-, Chemieindustrie )<br />
•Mitarbeiter am Standort: 130<br />
•Umsatz: ca. 50 Mio €<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 32
Ausgangslage<br />
Auslöser der <strong>Restrukturierung</strong> war größtenteils das Bauchgefühl.<br />
Indikatoren der <strong>Restrukturierung</strong><br />
•Sehr hohe K<strong>und</strong>enorientierung der Produktpalette (Auftragsfertigung<br />
statt Massenproduktion) -> Flexibilität erforderlich<br />
•Abstimmungsbedarf zwischen der Abteilungen nicht in ausreichendem<br />
Maße gegeben<br />
•Stagnierende Marktwachstumsraten der deutschen Druckindustrie<br />
(Produktionswerte) ca. 2%<br />
•Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit durch Effizienzverbesserung<br />
von immenser Bedeutung<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 33
Zielbereich der <strong>Restrukturierung</strong><br />
Zielbereich war der abteilungsübergreifende Auftragsabwicklungsprozess.<br />
Lieferanten<br />
(Beschaffungsmarkt)<br />
K<strong>und</strong>enbedürfnisse<br />
Auftragsabwicklungsprozess<br />
Einkauf<br />
Materialwirtschaft<br />
Arbeitsvorbereitung<br />
Produktion<br />
Marketing<br />
Vertrieb<br />
Erfüllte<br />
K<strong>und</strong>enwünsche<br />
(Absatzmarkt)<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 34
Ziele der Prozessrestrukturierung<br />
Erzeugung von<br />
Transparenz<br />
Vermeidung von<br />
Mehrfacharbeit<br />
Vermeidung<br />
nicht wertschöpfender<br />
/<br />
überflüssiger<br />
Tätigkeiten<br />
Verkürzung der<br />
Durchlaufzeit<br />
Verringerung<br />
von<br />
Schnittstellen<br />
Standardisierungspotenziale<br />
aufdecken<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 35
Projektablauf<br />
Die <strong>Restrukturierung</strong> des Auftragsabwicklungsprozesses enthielt die<br />
typischen Phasen eines Projekts.<br />
Schärfung<br />
Problemstellung<br />
Ist-Aufnahme<br />
Prozess<br />
Prozessanalyse<br />
Erarbeitung<br />
Sollstruktur<br />
Umsetzung<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 36
Ist-Aufnahmen des Prozesses<br />
Die Aufnahme des Prozesses stellte die Gr<strong>und</strong>lage für die Optimierung dar.<br />
Vorgehen Vorteile Nachteile<br />
Beobachtung<br />
•Optische Aufnahme der<br />
beobachteten Vorgänge<br />
•Erfassung unabhängig<br />
von der Bereitschaft<br />
des Mitarbeiters<br />
•Geringe Störung des<br />
Betriebsablaufs<br />
•Kein Aufschluss über<br />
Sinnzusammenhänge<br />
<strong>und</strong> Ursachen<br />
•Hoher Zeitaufwand<br />
•Beobachtung durch<br />
den Zeitraum begrenzt<br />
Interview<br />
•Gezielte Fragestellungen<br />
im direkten Gespräch<br />
•Direkte Erfassung<br />
persönlicher<br />
Einschätzungen<br />
•Zusätzliche Erhebung<br />
zuvor nicht geplanter<br />
Informationen<br />
•Möglichkeit von Nachfragen<br />
/ Erläuterungen<br />
•Hoher Zeitaufwand<br />
•Beeinträchtigung des<br />
Betriebsablaufs<br />
•Objektivität / Erfolg<br />
hängen von der<br />
Bereitschaft des<br />
Befragten ab<br />
Ereignisgesteuerte<br />
Prozessketten<br />
•Erfassung der<br />
Prozessschritte <strong>und</strong><br />
Aktivitäten durch den<br />
Syntax einer<br />
Modellierungssprache<br />
•Übersichtlichkeit<br />
•Einheitliche Notation<br />
•Leicht verständlich<br />
•Flexibel<br />
•Gewisser Aufwand des<br />
Erlernens nötig<br />
•Höherer<br />
Modellierungsaufwand<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 37
Ist-Aufnahmen des Prozesses<br />
Der Auftragsabwicklungsprozess teilte sich in 9 Teil- <strong>und</strong> 22 Subprozesse.<br />
XOR<br />
Produktionsauftrag<br />
erstellen<br />
Anfrage<br />
eingegangen<br />
Lagerware<br />
versenden<br />
3 4<br />
K<strong>und</strong>enauftrag<br />
Versand -<br />
5<br />
terminieren<br />
handelsware<br />
versenden<br />
AND<br />
Angebot<br />
erstellen<br />
1<br />
Produktionsauftrag<br />
generieren<br />
6<br />
Auftrag<br />
abschließen<br />
9<br />
Kontroll -<br />
zeichnung<br />
prüfen<br />
Werkzeug<br />
prüfen<br />
Druck -<br />
vorlage<br />
prüfen<br />
Material -<br />
vorschnitt<br />
K<strong>und</strong>enauftrag<br />
erzeugen<br />
2<br />
Produktion<br />
<strong>und</strong><br />
Kontrolle<br />
7<br />
Auftrag<br />
abgeschlossen<br />
AND<br />
Produzierten<br />
Artikel<br />
versenden<br />
8<br />
Abschließende<br />
Produktionsvor<br />
bereitung<br />
XOR<br />
Artikel<br />
produzieren<br />
<strong>und</strong><br />
kontrollieren<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 38
Prozessanalyse<br />
Die <strong>Restrukturierung</strong>sanalyse erfolgte mit 4 Instrumenten.<br />
1 2 3 4<br />
Reihenfolgeanalyse<br />
Integrationsanalyse<br />
Informationsflussanalyse<br />
Standardisierungsanalyse<br />
Inhalt<br />
Überprüfung der<br />
zeitlogischen<br />
Verknüpfung von<br />
Aktivitäten<br />
Überprüfung der<br />
Notwendigkeit von<br />
Schnittstellen<br />
Analyse der<br />
Erstellung, Prüfung,<br />
Verwendung von<br />
Informationen<br />
Überprüfung von<br />
Vereinheitlichungspotenzial<br />
<strong>und</strong><br />
Medienbrüchen<br />
Analysefokus<br />
Minimierung von<br />
Warte- <strong>und</strong><br />
Liegezeiten<br />
Minimierung von<br />
Schnittstellen<br />
Reduzierung von<br />
Doppelarbeiten <strong>und</strong><br />
Reduzierung der<br />
Variantenvielfalt,<br />
Minimierung von<br />
Medienbrüchen<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 39
Reihenfolgeanalyse & Integrationsanalyse<br />
Ablaufdiagramm „K<strong>und</strong>en freischalten <strong>und</strong> Auftrag fertigstellen“.<br />
Organisationseinheit<br />
Organisationseinheit<br />
Subprozess<br />
K<strong>und</strong>e gesprerrt<br />
Telefonisch bei Buchhaltung rückfragen<br />
K<strong>und</strong>e nur gegen Vorkasse<br />
K<strong>und</strong>en informieren<br />
K<strong>und</strong>e aktzeptiert Vorkasse<br />
K<strong>und</strong>en freischalten<br />
K<strong>und</strong>e aktzeptiert Vorkasse nicht<br />
Rücksprache mit Buchhaltung<br />
K<strong>und</strong>e wird freigeschaltet<br />
K<strong>und</strong>en freischalten<br />
K<strong>und</strong>e bleibt gesperrt<br />
K<strong>und</strong>en informieren<br />
K<strong>und</strong>e nur vorläufig gesperrt<br />
K<strong>und</strong>en freischalten<br />
K<strong>und</strong>e bleibt gesperrt<br />
K<strong>und</strong>en informieren<br />
Buchhaltung<br />
Kalkulation<br />
KSC<br />
Vertriebsleitung A/B<br />
Subprozess<br />
Alten Auftrag kopieren <strong>und</strong> neuen Auftrag<br />
Bisherigen Preis prüfen<br />
Preis kleiner Selbstkosten<br />
Preis neu kalkulieren <strong>und</strong> ggf. ändern<br />
Rücksprache mit K<strong>und</strong>en (Schleife Beginn)<br />
Preis akzeptiert<br />
Preis endgültig nicht akzeptiert<br />
Auftrag ablehnen<br />
Preis nicht akzeptiert mit Rücksprache<br />
Rücksprache mit Kalkulation /<br />
Preise nicht änderbar<br />
Preise änderbar<br />
Preise ändern<br />
Rücksprache mit K<strong>und</strong>en (Schleife Ende)<br />
Auftrag fertig stellen<br />
K<strong>und</strong>en Sperren<br />
Buchhaltung<br />
Kalkulation<br />
KSC<br />
Vertriebsleitung A/B<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 40
Reihenfolgeanalyse & Integrationsanalyse<br />
Ablaufdiagramm „Materialvorschnitt“.<br />
Aktivität<br />
Materialvorschnittanforderung drucken <strong>und</strong><br />
ausfüllen<br />
Prüfen, ob Material vorhanden<br />
Material noch nicht vorhanden<br />
…<br />
Material vorhanden<br />
Material zuschneiden<br />
Matrialvorschnittanforderung fertig ausfüllen<br />
Restmaterial einbuchen<br />
Materialvorschnittanforderung holen <strong>und</strong><br />
zuordnen<br />
Arbeitsvorbereitung<br />
Einkauf<br />
Geschäftsführung<br />
KS-Leitung<br />
Materialvorschnitt<br />
Materialwirtschaft<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 41
Informationsflussanalyse<br />
Schwachstellen der Informationsflussanalyse (Auszug).<br />
Interessentendaten<br />
Lagerbestand<br />
Materialbestand<br />
Liste<br />
Produktionsnummerzuordnung<br />
Materialvorschnittsanforderung<br />
Wareneingangsprotokoll<br />
Arbeitsvorbereitung<br />
C: Materialvorschnitt<br />
P/U: Produktionsauftrag<br />
erstellen<br />
C: Materialvorschnitt<br />
Buchhaltung<br />
Kalkulation<br />
KSC<br />
U: Sonstigen<br />
Auftrag fertig<br />
stellen<br />
C/U: Angebot<br />
kalkulieren<br />
C/U: Sonstigen<br />
Auftrag fertig<br />
stellen<br />
P/U: Lagerware<br />
versenden<br />
KS-Leitung<br />
P/U: Terminierung<br />
vorbereiten<br />
U: Materialvorschnitt<br />
U: Material-bestand<br />
prüfen<br />
Materialvorschnitt<br />
U/P: Materialvorschnitt<br />
U: Materialvorschnitt<br />
Materialwirtschaft<br />
C: Artikel lagern<br />
C: Artikel intern<br />
versenden<br />
C: Materialvorschnitt<br />
C: Versandhandelsware<br />
versenden /<br />
Werkzeug prüfen<br />
/ Matrialvorschnit<br />
Versand<br />
C/U: Artikel<br />
k<strong>und</strong>enspezifisch<br />
versenden<br />
C: Artikel<br />
k<strong>und</strong>enspezifisch<br />
versenden<br />
C= Create P= Proof U= Use<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 42
Standardisierungsanalyse<br />
Daten-Medium-Matrix (Auszug).<br />
Ausdruck Comix Formular MC Excel MS Word PDF Format<br />
Angebot (inkl.<br />
Kalkulation)<br />
Angebot unterschreiben<br />
<strong>und</strong> versenden /<br />
Angebot ablegen /<br />
Auftrag warten<br />
Angebot kalkulieren<br />
Angebot<br />
unterschreiben<br />
<strong>und</strong><br />
versenden<br />
Materialvorschnitt<br />
Materialvorschnittsdaten<br />
Materialvorschnitt<br />
Material-/ Warenbestellung<br />
Materialbestand prüfen /<br />
Produktionsauftrag<br />
erstellen / Materialvorschnitt<br />
/<br />
Versandhandelsware<br />
versenden<br />
Materialbestand prüfen<br />
/ Produktionsauftrag<br />
erstellen / Materialvorschnitt<br />
/ Versandhandelsware<br />
versenden<br />
Materialbestand prüfen<br />
/ Produktionsauftrag<br />
erstellen / Materialvorschnitt<br />
/ Versandhandelsware<br />
versenden<br />
Daten für<br />
Sonderlisten<br />
(Anfragen- <strong>und</strong><br />
Produktionslisten)<br />
Angebot kalkulieren /<br />
Auftrag aus DFÜ fertig<br />
stellen / K<strong>und</strong>en<br />
freischalten u. Auftrag<br />
fertig stellen<br />
Abschließende<br />
Produktionsvorbereitung<br />
Angebot ablegen /<br />
auf Auftrag<br />
warten /<br />
Sonstigen Auftrag<br />
fertigstellen /<br />
Produktionsauftrag<br />
terminieren /<br />
Terminierung<br />
abschließen /<br />
Abschließende<br />
Produktionsvorbereitung<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 43
Maßnahmenpriorisierung<br />
Die 22 konkreten <strong>Restrukturierung</strong>smaßnahmen wurden nach Aufwand <strong>und</strong><br />
Nutzen klassifiziert.<br />
Aufwand<br />
22<br />
groß<br />
11<br />
19<br />
4<br />
20<br />
14<br />
Standardisierung der<br />
Materialbestellung<br />
21<br />
15<br />
K<strong>und</strong>enfreischaltung <strong>und</strong><br />
-sperrung durch das KSC<br />
mittel<br />
8 7<br />
5<br />
17<br />
Vorverlagerung der<br />
Preisüberprüfung<br />
Abschaffung<br />
Wareneingangsprotokoll<br />
gering<br />
6<br />
13 12<br />
1<br />
3<br />
9<br />
2<br />
18<br />
10<br />
16<br />
Buchen des Restmaterials<br />
durch den<br />
Materialvorschnitt<br />
Materialbestandsprüfung<br />
nur durch die AV<br />
gering<br />
mittel<br />
groß<br />
Nutzen<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 44
Projektbeispiel<br />
Fallstudie<br />
<strong>Restrukturierung</strong> eines Arbeitszeit- <strong>und</strong> Prämiensystems<br />
„Lohndienstleister Oberflächenbearbeitung“<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
45
Unternehmensportrait<br />
Oberflächen GmbH & Co. KG<br />
•3 Geschäftsfelder (KFZ-Werkstatt, KFZ-Instandsetzung,<br />
Restauration, Industrielackierung)<br />
•Fokus hier: Bereich Industrielackierung<br />
•Lohndienstleistungen zur Oberflächenbearbeitung:<br />
• Formen <strong>und</strong> Gestalten<br />
• Lackierung/Beschichtung<br />
• Nachbearbeitung<br />
•Wettbewerbssituation: umkämpft, Preis im Vordergr<strong>und</strong><br />
•Mitarbeiter: 68<br />
•Umsatz: ca. 9 Mio. €<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
46
Ausgangslage<br />
Für die Verantwortlichen waren Bauchgefühl <strong>und</strong><br />
systematische Auswertungen Anlass zur <strong>Restrukturierung</strong>.<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sanlass<br />
Umsatzerlöse<br />
Auslastung<br />
Erzielte Preise<br />
Ertrag<br />
Schwankender<br />
Kapazitätsbedarf<br />
Mitarbeiterzufriedenheit<br />
Überst<strong>und</strong>en<br />
Fehler-/<br />
Ausschussquote<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
47
Situationsanalyse<br />
Im starren Arbeitszeitmodell lassen sich Arbeitszeiten nur schwer an<br />
schwankenden Bedarf anpassen – die Folge: Effektivitätsprobleme.<br />
h<br />
viele „Leerst<strong>und</strong>en“<br />
verlorene Aufträge<br />
h<br />
Überst<strong>und</strong>en<br />
Ist-Kapazität<br />
(Arbeitszeit)<br />
Kapazitätsbedarf<br />
(Auftragsvolumen)<br />
Soll-Arbeitszeit<br />
Jan<br />
Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 48
Zielformulierung<br />
Es lassen sich verschiedene (Früh-)Indikatoren zur<br />
Ertragsentwicklung im produktiven Bereich heranziehen.<br />
Indikatoren Ertrag<br />
•Personalkostenquote je Monat<br />
•Ø-St<strong>und</strong>enverrechnungssatz real<br />
•Arbeitseffektivität:<br />
•Arbeitseffizienz:<br />
Arbeitsst<strong>und</strong>en „im Auftrag“ [h]<br />
bezahlte Anwesenheitsst<strong>und</strong>en [h]<br />
z. B. „verkaufte“ St<strong>und</strong>en [h]<br />
Arbeitsst<strong>und</strong>en „im Auftrag“ [h]<br />
•Ausschuss-/Reklamationsquote<br />
•Ressourceneinsatzquote (Materialeinsatzquote, Energiekostenquote, etc.)<br />
49<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 49
Zielformulierung<br />
Im Fokus stehen die Indikatoren/Kennzahlen Effektivität <strong>und</strong> Effizienz,<br />
die ursächlich auch auf die anderen Indikatoren wirken.<br />
Arbeitseffektivität<br />
Arbeitseffizienz<br />
Personalkostenquote<br />
Ø-SVS real<br />
Ausschussquote<br />
Ressourceneinsatz<br />
Materialeinsatzquote Energiekostenquote<br />
Ertrag<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
50
Zielformulierung<br />
Verbesserung der<br />
Arbeitsproduktivität<br />
Reduzierung der<br />
Ausschussquote<br />
Erhöhung der<br />
Mitarbeiterzufriedenheit<br />
Reduzierung des<br />
Ressourcenverbrauchs<br />
Stärkung des<br />
Ertrags<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
51
<strong>Restrukturierung</strong>sinstrument<br />
<strong>Restrukturierung</strong>sinstrument<br />
Einführung eines flexiblen Arbeitszeit- <strong>und</strong> Vergütungsmodell<br />
für die Abteilung „Industrielackierung“<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
52
<strong>Restrukturierung</strong>sinstrument:<br />
flexibles Arbeitszeit- <strong>und</strong> Vergütungsmodell<br />
Das Modell unterscheidet den bestehenden Fix- vom neuen Prämienlohn <strong>und</strong><br />
setzt ein flexibles Arbeitszeitkontensystem voraus.<br />
Ausgestaltung<br />
Arbeitszeit<br />
Vergütung<br />
Kontensystem:<br />
•Deckelung bei +/- 60-90h<br />
Fixlohn<br />
Prämienlohn<br />
Effektivität-/<br />
Effizienzkriterien: 65%<br />
Bestehende (tarifliche)<br />
St<strong>und</strong>enlohnvereinbarungen<br />
bleiben unangetastet<br />
Ausschussquote: 20%<br />
Ressourceneinsatzquote: 15%<br />
Prämierung aus Prämienpool<br />
durch Einsparungen<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
53
<strong>Restrukturierung</strong>sinstrument:<br />
flexibles Arbeitszeit- <strong>und</strong> Vergütungsmodell<br />
Es muss der Anreiz für die Mitarbeiter geschaffen werden, das<br />
Arbeitszeitkonto im Sinne des Unternehmens einzusetzen.<br />
h<br />
viele „Leerst<strong>und</strong>en“<br />
Überst<strong>und</strong>en<br />
verlorene Aufträge<br />
h<br />
Arbeitszeitkonto<br />
Kapazitätsbedarf<br />
(Auftragsvolumen)<br />
Kapazität<br />
(Arbeitszeit)<br />
Min. Arbeitszeit<br />
Jan<br />
Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 54
Ziele <strong>und</strong> Effekte<br />
Auf Basis der Zielsetzungen für die Indikatoren lassen sich verschiedene<br />
Szenarien zu den Effekten für Unternehmen <strong>und</strong> Mitarbeiter betrachten.<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
55
Erhebung <strong>und</strong> Berechnung<br />
Zur Erhebung der Indikatoren werden die Daten aus der Buchhaltung bzw. der<br />
BDE entnommen <strong>und</strong> ins das EDV-Tool eingegeben.<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
56
Effekt für den Mitarbeiter<br />
Die Effekte für den einzelnen Mitarbeiter variieren je nach Kennzahlenausprägung<br />
in den einzelnen Monaten zwischen 0 <strong>und</strong> 630,- € Prämienlohn/Monat.<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
57
Durchführung<br />
Der Projekterfolg entscheidet sich in der intensiven Themenbearbeitung<br />
mit den betroffenen Mitarbeitern.<br />
3<br />
3. <strong>Restrukturierung</strong><br />
Durchführen<br />
Präsentation <strong>und</strong> Diskussion mit Mitarbeitern<br />
Erstellung Tabellen-Basis<br />
Change Management:<br />
Workshop mit Mitarbeitern zu<br />
Verhaltensänderungen<br />
Testphase mit Feedbackr<strong>und</strong>en: ca. 6 Monate<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009 58
Projektplan <strong>und</strong> Evaluation<br />
Oberflächen GmbH & Co. KG<br />
•Konzeption: August - Oktober 2007<br />
•Testphase: November 2007 – Mai 2008<br />
•Einführung: seit Juni 2008<br />
•Evaluation: seit November 2007<br />
Vortrag <strong>Restrukturierung</strong>, Borken, 29.09.2009<br />
59
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