Business Intelligence: Langfristig vorausgeschaut - Infomotion GmbH

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planung & Management | business intelligence »Nur wer sich von Anfang an darüber im Klaren ist, welches konkrete Ergebnis er anstrebt, wird dieses am Ende auch erreichen.« Mark Zimmermann Geschäftsführer von Infomotion den internen sowie externen Abläufen und führt letztlich zu einer nachhaltigen Effizienzsteigerung. Fünfte Tendenz, laut Information Builders, ist die vermehrte Einrichtung von BI-Competence-Center. Vor allem dort, wo BI in verschiedenen Fachabteilungen schon länger genutzt wird, stehe in diesem Jahr ein gemeinsames Steering-Komitee für Anwender und IT auf der Agenda. Eines der Hauptziele hierbei ist die Formulierung einer unternehmensweiten BI-Strategie. Ein solches BI-Competence-Center soll die Abstimmung zwischen Fach- und IT-Abteilungen verbessern – und damit zwischen Nachfrage und Angebot. Darüber hinaus prognostizieren die BI- Experten von Information Builders einen steigenden Bedarf an formeller Geschäftsplanung. So sollten Unternehmen in wirtschaftlich turbulenten Zeiten ihre Business-Ziele im Sinne einer rollierenden Planung am besten monatlich anpassen. Auch seien fortschrittliche Unternehmen mittlerweile bereits dazu übergegangen, unterschiedliche Szenarien der mittelfristigen Geschäftsentwicklung zu formulieren, um einzelne Modelle bei Bedarf umsetzen zu können. Als letzten Trend aus dem BI-Umfeld für dieses Jahr wird der zunehmende Einsatz von Cloud Services genannt. Vor allem mittelständische Untenehmen, die bislang Excel fälschlicherweise für ein BI- Tool hielten, haben demnach bereits erste Erfahrungen mit BI-Applikationen als Cloud-Services gemacht. So werden sich erste BI-Lösungen vor allem im Bereich standardbasierter Reports und Auswertungen aus der Cloud durchsetzen. Damit können Unternehmen mit ihren Geschäftszahlen arbeiten, während sich ein Service-Provider darum kümmert, dass output 04 | 10 die BI-Anwendungen vereinbarungsgemäß verfügbar sind. Business Intelligence-Lösungen gibt es in unterschiedlichsten Ausprägungen. Um exakt den Lösungsumfang zu ermitteln, der tatsächlich benötigt wird, ist eine detaillierte Bedarfsanalyse zu Beginn des Projektes erforderlich. Was selbstverständlich anmutet, wird in der Praxis nicht selten ignoriert. »Da wird oft munter drauf los geplant und gebastelt, obwohl die Anforderungsanalyse bestenfalls noch grobes Stückwerk ist«, berichtet Mark Zimmermann, Geschäftsführer des BI-Spezialisten Infomotion. »Nur wer sich von Anfang an darüber im Klaren ist, welches konkrete Ergebnis er anstrebt, wird dieses am Ende auch erreichen.« Und das natürlich auf einem möglichst Ressourcen schonenden Weg. »Oft wird am Anfang alles Mögliche in das Projekt gepackt, von dem irgendwie angenommen wird, es würde sich im Zweifel schon als nützlich erweisen. Und das nur, weil man sich zu Beginn um die genaue Zieldefinition gedrückt hat.« Zimmermann empfiehlt fünf Schritte zur passenden BI-Lösung. Schritt 1: Was brauche ich? Um die genauen Ziele zu ermitteln, die mit Hilfe der BI-Lösung erreicht werden sollen, hat es sich bewährt, zunächst die bestehenden Defizite ins Auge zu fassen. Sprich: Wo schmerzt es beim Reporting und Datenmanagement aktuell am meisten? Wo gibt es Prozessprobleme, wo einen zu hohen manuellen Aufwand? Wo herrscht ein Mangel an aktuellen und integrierten Daten bzw. an entsprechenden Berichten? Zimmermanns Rat: »Gehen Sie bei der Bedarfsanalyse möglichst früh ins Detail.« Es müsse nicht nur geklärt werden, welche Kennzahlen benötigt werden, sondern auch, auf welcher Aggregatsebene und in welcher Aktualität. Insbesondere letzterer Punkt kann später entscheidende Auswirkungen auf das System haben. Und je früher die Wegrichtung klar ist, desto schneller können die richtigen Weichen bei der Systementwicklung gestellt werden. Darüber hinaus sollte die Anforderungsanalyse Antwort darauf geben, anhand welcher Dimensionen (Kunden, Produkte, Regionen, Zeit etc.) die Daten analysiert werden sollen und welche Detailtiefe gewünscht wird. Gleiches gilt für die Fragen, welche Analyseperspektiven es gibt und wie diese in den Datenmodellen berücksichtigt werden können. »Um diese Punkte erschöpfend zu klären, ist es unerlässlich, die Fachabteilungen von Anfang an ins Boot zu holen«, so Zimmermann. »Denn die wissen in der Regel am besten, von welchen Funktionalitäten sie bei ihrer täglichen Arbeit am stärksten profitieren.« Schritt 2: Was habe ich? Die Entwicklung und Implementierung einer umfassenden BI-Lösung verursacht Kosten. Um unnötige Mehrkosten und Redundanzen zu vermeiden, sollte nach der Bedarfsermittlung eine übersichtliche Ist-Analyse stehen. Folgende vier Faktoren müssen hierbei einer genauen Betrachtung unterzogen werden: • Ist-BI: An welchen Stellen sind bereits BI-Systematiken im Einsatz? Gibt es bestehende dispositive Datentöpfe, Reportingsysteme etc.? Können Komponenten weiter verwendet, oder müssen diese abgelöst werden? • Daten: Liegen die gewünschten Informationen oder Kennzahlen bereits in den operativen Systemen vor oder können sie gegebenenfalls aus den Rohdaten berechnet werden? • Technologie: Sind im Unternehmen be 17
usiness intelligence | planung & Management 18 Top-Tool Risikoabschätzung Der »rating manager« ist eine frei parametrisierbare Rating-Software der in Bad Vöslau angesiedelten newmagic datensysteme gmbh. Die Webbrowser-basierende Applikation dient der internen Risikoanalyse und ist Basis zur Bonitätsbewertung der Kunden durch Banken und Investmentgesellschaften. Um die Software optimal an die jeweiligen Anforderungen der Risikoabschätzung anpassen zu können, ist ein variables Prozessmanagementtool hinterlegt. Dieses begleitet die notwendigen Arbeitsschritte der einzelnen Abteilungen und dient auch zur Abbildung des gesamten Freigabe- und Genehmigungsprozesses. Allen Prozessschritten und Datenfeldeingaben liegt ein Rollen- und Berechtigungssystem zugrunde. Die Histor y-Funktion für Datenfelder bzw. Prozessschritte unterstützt genauso wie die Versionisierung von angefügten Dokumenten und Notizen die Nachverfolgbarkeit der Entwicklung einzelner Ratings. Als Basis zum Rating dient die Finanzanalyse. Durch die Eingabe von Bilanzdaten und relevanten Zusatzinfos aus Jahresabschlüssen gemäß der Bilanzierungsstandards IFRS, US GAAP, Österreichisches UGB, Deutsches HGB, Französische NAS und Russische RAS erfolgt die Errechnung von vorgegeben Kennzahlen aus dem Set der verfügbaren Bilanzdaten & Zusatzinfos. Die Rating-Berechnung basiert auf einem Faktor-Scoringssystem. Grundsätzlich werden Soft- und Hard-Facts unterschieden. Hard- Facts ergeben sich aus der Finanzanalyse und stellen Kennzahlen oder einzelne Bilanzpositionen dar; die Übernahme der Werte erfolgt automatisch aus der Finanzanalyse. Soft-Facts sind eine qualitative Einschätzung gewisser Merkmale des Kunden und werden durch den Analysten erfasst. Die Einschätzung der Soft-Facts wird zusätzlich kommentiert. Der »rating manager« bietet zahlreiche Anbindungsmöglichkeiten an bestehende Datensysteme. Diese lassen sich durch Import- oder Exportfunktionen nutzen. Ebenso stehen Online-Verbindungen zur Verfügung. Der Datenaustausch funktioniert entweder in Realtime oder in frei wählbaren Intervallen. www.newmagic.at www.arge-collaboration.at reits Technologien im Einsatz, die die gewünschte Transparenz und Funktionalität bieten? • Knowhow: Wo und in welchem Ausmaß sind interne Mitarbeiter im Rahmen des BI-Projektes einsetzbar? Welche Eigenleistung kann das Unternehmen sowohl vom Knowhow als auch von den personellen Ressourcen stemmen? Schritt 3: Was gibt es? Um sich einen Überblick zu verschaffen, welche Lösungen und Anbieter es gibt, und wer sich für das geplante Projekt als geeignet erweisen könnte, bietet sich auch heute noch der »altmodische« Weg über die gängigen Messen und Veranstaltungen an. Fach-Events liefern wichtige Informationen darüber, wie BI-Systeme arbeiten und welche Werkzeuge und funktionalen Möglichkeiten es gibt. Auf welchem Weg auch immer: Grundsätzlich gilt es, sich vorab eine Übersicht über BI-Hersteller und ihre Produkte zu verschaffen. Neben den Angeboten der großen Softwarehersteller sollten sowohl die ausgewiesenen BI-Spezialisten wie auch neue, innovative Anbieter geprüft werden. Gerade für Unternehmen, die eine weniger aufwändige Lösung anstreben, bieten die Open Source-Produkte eine hochinteressante Alternative. Schritt 4: Wie gehe ich vor? Grundsätzlich sollte man sich einer Lösung »top down« nähern, also explizit an den Anforderungen der Fachbereiche ausrichten. Nur so ist eine nutzenorientierte BI-Lösung gewährleistet. Organisatorisch hängt der Erfolg auch davon ab, wie das Projekt im Unternehmen aufgehängt ist. Die Organisation, Verantwortung sowie das Management des Projektes sollten immer von einem Top Executive oder fachlichen Sponsor unterstützt werden. Dieser muss ein vollständiges Bild vom Unternehmen, den Zielsetzungen, Ergebnissen und Strategien haben sowie über das Wissen verfügen, dieses Knowhow in entsprechende Kennzahlen zu übersetzen. Bei der Entwicklung einer BI-Lösung sollte man immer das künftige Gesamtsystem im Blick haben. Die Entwicklung selbst aber sollte schrittweise in geschlossenen Zyklen erfolgen, um Teile des späteren Gesamtsystems frühzeitig nutzen zu können. Zimmermann: »Je früher Nutzen und Mehrwert deutlich werden, den eine professionelle BI-Lösung dem Unternehmen, aber vor allem dem einzelnen Mitarbeiter bringt, desto höher sind der Anreiz und die Motivation, das Projekt voranzutreiben.« Die Priorisierung der einzelnen Teilprojekte erfolgt dabei anhand der vorab definierten Anforderungen sowie der Nutzenaspekte. Schritt 5: Wie sichere ich langfristigen Erfolg? Zu guter Letzt: Bei der Umsetzung einer BI-Lösung geht es nicht ausschließlich um das Projekt, sondern um eine Reise zur nachhaltigen Realisierung der Geschäftsziele. So wie geschäftliche Anforderungen nahezu täglichen Änderungen unterliegen, gilt dies auch für die BI-Umgebung. Im laufenden Betrieb muss neben der fachlichen Vollständigkeit regelmäßig das Change Management unterstützt werden – nicht im Sinne des »lästigen Übels«, sondern der Chance, schnell reagieren bzw. agieren zu können. Ein wichtiger Faktor ist hier die strikte Trennung zwischen Projekt und Betrieb (z.B. durch klare Release-Zyklen). »Ein vielversprechender Weg, das System weiter zu optimieren, ist es, regelmäßig zu messen, welche Daten wie oft abgerufen und welche Funktionen tatsächlich von den Mitarbeitern genutzt werden«, empfiehlt Zimmermann. Martin Mühlhauser 04 | 10 output
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