Business Intelligence: Langfristig vorausgeschaut - Infomotion GmbH

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Business Intelligence:
Langfristig vorausgeschaut
Ein Ausblick auf die Entwicklungstendenzen im BI-Sektor weist in Richtung
Transparenz in den Prozessen und aussagekräftige Analysen zur strategischen
Planung. Doch: Wie viel Business Intelligence brauche ich wirklich?,
lautet die berechtigte Frage vieler Unternehmen.
A
uf Basis von Gesprächen mit
Unternehmen und eigenen Recherchen
haben die BI-Experten von Information
Builders sieben aktuelle Trends aus
dem Business Intelligence-Umfeld zusammengetragen.
Die Erwartung im
Vorfeld: das Thema BI hat sich auf neue
Einsatzgebiete ausweitet.
Lange Zeit war Business Intelligence auf
das Finanzwesen, das Controlling und
die Vorstandsebene beschränkt. Doch
nun zeichnet sich der Trend ab, dass Bereiche
wie Einkauf, Marketing und Vertrieb
vermehrt auf dieses Instrument setzen.
Zudem machen Unternehmen BI für
eine immer größere Zahl von Anwendern
in den Fachbereichen zugänglich, etwa
im Vertriebsinnen- oder Kundendienst.
Dank der Verknüpfung von CRM und BI
lassen sich Kundenbeziehungen und das
Kundenmanagement deutlich verbessern.
Analog dazu gilt das auch im Lieferantenund
Partnermanagement.
Darüber hinaus steigt die Bedeutung von
Operational BI. Statt mit traditionellen
Lösungen Management-Entscheidungen
nachträglich zu analysieren, erhalten
Fachkräfte bereits im Tagesgeschehen die
entscheidenden Informationen, mit denen
sie auftretende Probleme schnell lösen
können. Das verbessert die Transparenz
in den Prozessen. Operational BI warnt,
sobald ein unerwartetes Ereignis eintritt,
und liefert Hinweise zur Problemlösung.
Gezielt eingesetzt wird Business Intelligence
so zu einem Steuerungsinstrument,
das laufende Prozesse überwacht, analysiert
und in sie eingreift.
Dritte Tendenz: die steigenden Anforderungen
an die Datenqualität. In vielen BI-
Anwendungen werden Daten aus den unterschiedlichsten
Quellen zusammengeführt,
allerdings bemängeln viele User dabei
eine mangelhafte Qualität der Daten.
Oft stellen die IT-Abteilungen erst bei der
Aggregation fest, dass die Daten lückenhaft
und widersprüchlich sind. Meist liegt
der Grund darin, dass es bei der Erfassung
und Speicherung an Werkzeugen mangelt,
um Fehler frühzeitig zu erkennen. Was oft
dazu führt, Tools für das Stammdatenmanagement
einführen zu müssen. So können
immerhin Fehler und Anomalien in
den Daten ermittelt werden, bevor inkorrekte
Angaben überhaupt in die Datenbanksysteme
einfließen können.
In der Regel sammeln Unternehmen eine
Vielzahl von Daten und bereiten sie für
die verschiedensten Reports auf. Dazu
ist aber ein kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich
notwendig, um auf Basis aussagekräftiger
Analysen die Prozesse zu optimieren
und ein aktives Performance-Management
zu betreiben. Eine kontinuierliche
Verbesserung von Produkt-, Prozess-
und Servicequalität schafft die Voraussetzungen
für eine Kostenoptimierung,
für eine Beschleunigung der Geschäftsprozesse
und Qualitätsverbesserung in
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»Nur wer sich von Anfang an
darüber im Klaren ist, welches
konkrete Ergebnis er anstrebt,
wird dieses am Ende auch
erreichen.«
Mark Zimmermann
Geschäftsführer von Infomotion
den internen sowie externen Abläufen und
führt letztlich zu einer nachhaltigen Effizienzsteigerung.
Fünfte Tendenz, laut Information Builders,
ist die vermehrte Einrichtung von
BI-Competence-Center. Vor allem dort,
wo BI in verschiedenen Fachabteilungen
schon länger genutzt wird, stehe in diesem
Jahr ein gemeinsames Steering-Komitee
für Anwender und IT auf der Agenda.
Eines der Hauptziele hierbei ist die
Formulierung einer unternehmensweiten
BI-Strategie. Ein solches BI-Competence-Center
soll die Abstimmung zwischen
Fach- und IT-Abteilungen verbessern
– und damit zwischen Nachfrage und
Angebot.
Darüber hinaus prognostizieren die BI-
Experten von Information Builders
einen steigenden Bedarf an formeller Geschäftsplanung.
So sollten Unternehmen
in wirtschaftlich turbulenten Zeiten
ihre Business-Ziele im Sinne einer rollierenden
Planung am besten monatlich anpassen.
Auch seien fortschrittliche Unternehmen
mittlerweile bereits dazu übergegangen,
unterschiedliche Szenarien der
mittelfristigen Geschäftsentwicklung zu
formulieren, um einzelne Modelle bei Bedarf
umsetzen zu können.
Als letzten Trend aus dem BI-Umfeld für
dieses Jahr wird der zunehmende Einsatz
von Cloud Services genannt. Vor allem
mittelständische Untenehmen, die bislang
Excel fälschlicherweise für ein BI-
Tool hielten, haben demnach bereits erste
Erfahrungen mit BI-Applikationen als
Cloud-Services gemacht. So werden sich
erste BI-Lösungen vor allem im Bereich
standardbasierter Reports und Auswertungen
aus der Cloud durchsetzen. Damit
können Unternehmen mit ihren Geschäftszahlen
arbeiten, während sich ein
Service-Provider darum kümmert, dass
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die BI-Anwendungen vereinbarungsgemäß
verfügbar sind.
Business Intelligence-Lösungen gibt es
in unterschiedlichsten Ausprägungen.
Um exakt den Lösungsumfang zu ermitteln,
der tatsächlich benötigt wird, ist eine
detaillierte Bedarfsanalyse zu Beginn
des Projektes erforderlich. Was selbstverständlich
anmutet, wird in der Praxis
nicht selten ignoriert. »Da wird oft munter
drauf los geplant und gebastelt, obwohl
die Anforderungsanalyse bestenfalls
noch grobes Stückwerk ist«, berichtet
Mark Zimmermann, Geschäftsführer
des BI-Spezialisten Infomotion. »Nur wer
sich von Anfang an darüber im Klaren ist,
welches konkrete Ergebnis er anstrebt,
wird dieses am Ende auch erreichen.«
Und das natürlich auf einem möglichst
Ressourcen schonenden Weg. »Oft wird
am Anfang alles Mögliche in das Projekt
gepackt, von dem irgendwie angenommen
wird, es würde sich im Zweifel schon als
nützlich erweisen. Und das nur, weil man
sich zu Beginn um die genaue Zieldefinition
gedrückt hat.« Zimmermann empfiehlt
fünf Schritte zur passenden BI-Lösung.
Schritt 1: Was brauche ich? Um die genauen
Ziele zu ermitteln, die mit Hilfe
der BI-Lösung erreicht werden sollen, hat
es sich bewährt, zunächst die bestehenden
Defizite ins Auge zu fassen. Sprich:
Wo schmerzt es beim Reporting und Datenmanagement
aktuell am meisten? Wo
gibt es Prozessprobleme, wo einen zu hohen
manuellen Aufwand? Wo herrscht
ein Mangel an aktuellen und integrierten
Daten bzw. an entsprechenden Berichten?
Zimmermanns Rat: »Gehen Sie bei
der Bedarfsanalyse möglichst früh ins
Detail.« Es müsse nicht nur geklärt werden,
welche Kennzahlen benötigt werden,
sondern auch, auf welcher Aggregatsebene
und in welcher Aktualität. Insbesondere
letzterer Punkt kann später entscheidende
Auswirkungen auf das System haben.
Und je früher die Wegrichtung klar
ist, desto schneller können die richtigen
Weichen bei der Systementwicklung gestellt
werden.
Darüber hinaus sollte die Anforderungsanalyse
Antwort darauf geben, anhand
welcher Dimensionen (Kunden, Produkte,
Regionen, Zeit etc.) die Daten analysiert
werden sollen und welche Detailtiefe gewünscht
wird. Gleiches gilt für die Fragen,
welche Analyseperspektiven es gibt
und wie diese in den Datenmodellen berücksichtigt
werden können. »Um diese
Punkte erschöpfend zu klären, ist es unerlässlich,
die Fachabteilungen von Anfang
an ins Boot zu holen«, so Zimmermann.
»Denn die wissen in der Regel am besten,
von welchen Funktionalitäten sie bei ihrer
täglichen Arbeit am stärksten profitieren.«
Schritt 2: Was habe ich? Die Entwicklung
und Implementierung einer umfassenden
BI-Lösung verursacht Kosten. Um unnötige
Mehrkosten und Redundanzen zu vermeiden,
sollte nach der Bedarfsermittlung
eine übersichtliche Ist-Analyse stehen.
Folgende vier Faktoren müssen hierbei
einer genauen Betrachtung unterzogen
werden:
• Ist-BI: An welchen Stellen sind bereits
BI-Systematiken im Einsatz? Gibt es bestehende
dispositive Datentöpfe, Reportingsysteme
etc.? Können Komponenten
weiter verwendet, oder müssen diese abgelöst
werden?
• Daten: Liegen die gewünschten Informationen
oder Kennzahlen bereits in
den operativen Systemen vor oder können
sie gegebenenfalls aus den Rohdaten
berechnet werden?
• Technologie: Sind im Unternehmen be­
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Top-Tool
Risikoabschätzung
Der »rating manager« ist eine frei parametrisierbare
Rating-Software der in Bad
Vöslau angesiedelten newmagic datensysteme
gmbh. Die Webbrowser-basierende Applikation
dient der internen Risikoanalyse und ist Basis
zur Bonitätsbewertung der Kunden durch
Banken und Investmentgesellschaften.
Um die Software optimal an die jeweiligen
Anforderungen der Risikoabschätzung
anpassen zu können, ist ein variables
Prozessmanagementtool hinterlegt. Dieses
begleitet die notwendigen Arbeitsschritte
der einzelnen Abteilungen und dient auch
zur Abbildung des gesamten Freigabe- und
Genehmigungsprozesses.
Allen Prozessschritten und Datenfeldeingaben
liegt ein Rollen- und Berechtigungssystem
zugrunde. Die Histor y-Funktion für
Datenfelder bzw. Prozessschritte unterstützt
genauso wie die Versionisierung von
angefügten Dokumenten und Notizen die
Nachverfolgbarkeit der Entwicklung einzelner
Ratings.
Als Basis zum Rating dient die Finanzanalyse.
Durch die Eingabe von Bilanzdaten und
relevanten Zusatzinfos aus Jahresabschlüssen
gemäß der Bilanzierungsstandards IFRS, US
GAAP, Österreichisches UGB, Deutsches HGB,
Französische NAS und Russische RAS erfolgt
die Errechnung von vorgegeben Kennzahlen
aus dem Set der verfügbaren Bilanzdaten &
Zusatzinfos.
Die Rating-Berechnung basiert auf einem
Faktor-Scoringssystem. Grundsätzlich werden
Soft- und Hard-Facts unterschieden. Hard-
Facts ergeben sich aus der Finanzanalyse
und stellen Kennzahlen oder einzelne
Bilanzpositionen dar; die Übernahme
der Werte erfolgt automatisch aus der
Finanzanalyse. Soft-Facts sind eine qualitative
Einschätzung gewisser Merkmale des Kunden
und werden durch den Analysten erfasst. Die
Einschätzung der Soft-Facts wird zusätzlich
kommentiert.
Der »rating manager« bietet zahlreiche
Anbindungsmöglichkeiten an bestehende
Datensysteme. Diese lassen sich durch
Import- oder Exportfunktionen nutzen. Ebenso
stehen Online-Verbindungen zur Verfügung.
Der Datenaustausch funktioniert entweder in
Realtime oder in frei wählbaren Intervallen.
www.newmagic.at
www.arge-collaboration.at
reits Technologien im Einsatz, die die
gewünschte Transparenz und Funktionalität
bieten?
• Knowhow: Wo und in welchem Ausmaß
sind interne Mitarbeiter im Rahmen des
BI-Projektes einsetzbar? Welche Eigenleistung
kann das Unternehmen sowohl
vom Knowhow als auch von den personellen
Ressourcen stemmen?
Schritt 3: Was gibt es? Um sich einen
Überblick zu verschaffen, welche Lösungen
und Anbieter es gibt, und wer
sich für das geplante Projekt als geeignet
erweisen könnte, bietet sich auch heute
noch der »altmodische« Weg über die
gängigen Messen und Veranstaltungen an.
Fach-Events liefern wichtige Informationen
darüber, wie BI-Systeme arbeiten
und welche Werkzeuge und funktionalen
Möglichkeiten es gibt.
Auf welchem Weg auch immer: Grundsätzlich
gilt es, sich vorab eine Übersicht
über BI-Hersteller und ihre Produkte
zu verschaffen. Neben den Angeboten
der großen Softwarehersteller sollten
sowohl die ausgewiesenen BI-Spezialisten
wie auch neue, innovative Anbieter
geprüft werden. Gerade für Unternehmen,
die eine weniger aufwändige Lösung anstreben,
bieten die Open Source-Produkte
eine hochinteressante Alternative.
Schritt 4: Wie gehe ich vor? Grundsätzlich
sollte man sich einer Lösung »top
down« nähern, also explizit an den Anforderungen
der Fachbereiche ausrichten.
Nur so ist eine nutzenorientierte BI-Lösung
gewährleistet. Organisatorisch hängt
der Erfolg auch davon ab, wie das Projekt
im Unternehmen aufgehängt ist. Die Organisation,
Verantwortung sowie das Management
des Projektes sollten immer
von einem Top Executive oder fachlichen
Sponsor unterstützt werden. Dieser muss
ein vollständiges Bild vom Unternehmen,
den Zielsetzungen, Ergebnissen und Strategien
haben sowie über das Wissen verfügen,
dieses Knowhow in entsprechende
Kennzahlen zu übersetzen.
Bei der Entwicklung einer BI-Lösung
sollte man immer das künftige Gesamtsystem
im Blick haben. Die Entwicklung
selbst aber sollte schrittweise in geschlossenen
Zyklen erfolgen, um Teile des späteren
Gesamtsystems frühzeitig nutzen zu
können. Zimmermann: »Je früher Nutzen
und Mehrwert deutlich werden, den eine
professionelle BI-Lösung dem Unternehmen,
aber vor allem dem einzelnen Mitarbeiter
bringt, desto höher sind der Anreiz
und die Motivation, das Projekt voranzutreiben.«
Die Priorisierung der einzelnen
Teilprojekte erfolgt dabei anhand der vorab
definierten Anforderungen sowie der
Nutzenaspekte.
Schritt 5: Wie sichere ich langfristigen Erfolg?
Zu guter Letzt: Bei der Umsetzung
einer BI-Lösung geht es nicht ausschließlich
um das Projekt, sondern um eine Reise
zur nachhaltigen Realisierung der Geschäftsziele.
So wie geschäftliche Anforderungen
nahezu täglichen Änderungen
unterliegen, gilt dies auch für die BI-Umgebung.
Im laufenden Betrieb muss neben
der fachlichen Vollständigkeit regelmäßig
das Change Management unterstützt
werden – nicht im Sinne des »lästigen
Übels«, sondern der Chance, schnell reagieren
bzw. agieren zu können. Ein wichtiger
Faktor ist hier die strikte Trennung
zwischen Projekt und Betrieb (z.B. durch
klare Release-Zyklen).
»Ein vielversprechender Weg, das System
weiter zu optimieren, ist es, regelmäßig
zu messen, welche Daten wie oft abgerufen
und welche Funktionen tatsächlich
von den Mitarbeitern genutzt werden«,
empfiehlt Zimmermann.
Martin Mühlhauser
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