Goldsteig Käsereien Bayerwald GmbH - Sage

Goldsteig Käsereien
Bayerwald GmbH
Industrie/ Produktion
Arbeitnehmeranzahl 1.000
P Bewerbermanagement
P Personalabrechnung
P Personalmanagement
P Weiterbildungsmanagement
P Mitarbeiter Portal

Goldsteig Käsereien Bayerwald GmbH
Schneller und qualitativ
hochwertiger
Auch wenn der Personalbedarf laut Goldsteig Personalleiter Helmut Schwanke über‘s
Jahr verteilt relativ gleichbleibend ist, bewerben sich bei einem der größten Arbeitgeber
der Region jährlich etwa 1.000 Personen um eine Anstellung. Ohne eine leistungsfähige
Softwarelösung wäre das hohe Bewerberaufkommen nur mit einem unverhältnismäßig
hohen Zeit und Personaleinsatz vernünftig zu managen.
„Früher wurden bestenfalls Excel-Listen geführt, in die lediglich
die Namen der Bewerber eingetragen wurden“, erinnert sich
Helmut Schwanke. „Damals war die Betreuung der Bewerber
erheblich aufwändiger als heute. Denn wir müssen den Bewerbern
Zwischenbescheide, Absagen oder Einladungen zukommen
lassen, Termine vereinbaren und mehr. Ohne Software
ein ziemlich aufwändiger Prozess.“ Um den administrativen
und manuellen Aufwand für die Personalsachbearbeiter zu
reduzieren und zu optimieren, führte man deshalb neben dem
Personalmanagement von Sage, 2003 auch das Modul Sage
Bewerbermanagement ein.
Vollständig integriert
Die meisten Bewerbungen erreichen das Unternehmen auf
konventionelle Art und Weise in Papierform. „Je nach den in
den Ausschreibungen geforderten Qualifikationen, eher bei den
kaufmännischen oder technischen Berufen“, erläutert Helmut
Schwanke, „kämen auch einige Bewerbungen online über das
integrierte Sage Online-Bewerbungsmodul rein. Das seien zwar
bisher noch eher wenige Bewerbungen“, ergänzt er, „aber der
Anteil der Online-Bewerbungen steige an.“ Bei Online Bewerbungen
erhält der Personalsachbearbeiter eine Mailbenachrichtigung
über eine eingegangene Bewerbung und ordnet diese
dem jeweiligen Beurteiler im System zu. Konventionell eingehende
Bewerbungsunterlagen werden in der Personalabteilung
komplett gescannt und als PDF-Datei im Sage Mitarbeiter Portal
den jeweiligen Abteilungen und Beurteilern online zur Verfügung
gestellt. Der Beurteiler wird danach per Mail darüber informiert,
dass eine neue Bewerbung eingegangen ist. Nachdem
er die Bewerbungsunterlagen im Mitarbeiter Portal ausgewählt
und eingesehen hat, notiert er im Bewerbermanagementsystem
die Beurteilung des Bewerbers und bestimmt, was weiter mit
der Bewerbung geschehen soll. Diese Beurteilungsbögen stehen
danach im System der Personalabteilung zur Einsicht zur
Verfügung. Je nach Bewertung generieren und versenden die
Personalsachbearbeiter per Knopfdruck direkt aus dem System
heraus Absagen, Einladungen für Vorstellungsgespräche oder
auch Zwischenbescheide. Wird ein Bewerber später als Mitarbeiter
übernommen, erfolgt die Übernahme seiner Daten per
Mausklick direkt in den Personalstamm. Um Bewerber, die sich
für die selbe Stelle bemühen, besser vergleichen zu können,
lassen sich aus dem System heraus neben Bewerberlisten mit
wenigen Mausklicks auch Bewerbervergleiche generieren und
ausdrucken. Weil Goldsteig einer der ersten Anwender des
Bewerbermanagements, das vor ca. fünf Jahren eingeführt
wurde, war, konnte Sage einige der Erfahrungen Goldsteigs in
die künftige Entwicklung der Lösung mit einfließen lassen.
Schneller und qualitativ hochwertiger
Bei der Frage nach Zeiteinsparungen durch den Einsatz des
Sage Bewerbermanagements antwortet Helmut Schwanke
etwas nachdenklich: „Im Grunde genommen haben wir anfangs
nichts an Zeit eingespart, weil wir früher, als wir alles noch
händisch administrierten und umsetzten, bestenfalls die Namen
der Bewerber in Excel-Listen eintrugen. Das war alles. Heute
müssen wir erst einmal die Bewerberstammdaten manuell im
System anlegen. Allerdings“, fügt er hinzu, „können wir heute
zum Beispiel bei 100 Bewerbungen auf Knopfdruck direkt 100
individualisierte Schreiben, ob Absagen, Zwischenbescheide
oder Einladungen, generieren und direkt versenden. Jetzt
haben wir auch nicht mehr das Problem, dass eine Bewerbung,
die gerade benötigt wird, beispielsweise bei einem Sachbearbeiter
liegen könnte, der gerade im Urlaub ist. Oder manchmal
ist es aufwändig herauszufinden, wo gerade eine Bewerbung
bearbeitet wird. Jetzt ist jede Bewerbung digital im System
abgelegt und jeder Berechtigte kann per Mausklick auf diese
Bewerbung zugreifen. Damit hat sich die Qualität der Bewerbungsabwicklung
erheblich verbessert“, resümmiert er. „Und
noch etwas ist für uns dadurch vereinfacht worden. Die Vorgaben
des AGG können wir natürlich jetzt leichter einhalten. Heute
ist alles, inklusive der Beurteilungsbögen, digital vorhanden.
Und uns stehen seither schneller umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
in professionellerer Aufbereitung und mit hohem
Nutzwert zur Verfügung. Das ist eine große Hilfe für uns.“