Glossar: DMS - GOB Software & Systeme
Glossar: DMS - GOB Software & Systeme
Glossar: DMS - GOB Software & Systeme
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<strong>GOB</strong> <strong>Software</strong> & <strong>Systeme</strong><br />
Azubis für Azubis<br />
Thema: <strong>DMS</strong>
Gliederung<br />
Thema<br />
Was bedeutet <strong>DMS</strong>?<br />
Dokumententypen<br />
Dokumentenverteilung/Verwendung<br />
Zusammenarbeit der <strong>Software</strong>komponenten<br />
Betriebswirtschaftliche Betrachtung<br />
<strong>DMS</strong> in der <strong>GOB</strong><br />
Azubis für Azubis
Was bedeutet <strong>DMS</strong>?<br />
� Dokumenten Management System<br />
� Es dient zur Verwaltung von …<br />
Papiergebundenen<br />
Elektronischen<br />
� … Dokumenten in EDV <strong>Systeme</strong>n<br />
Azubis für Azubis
Was bedeutet <strong>DMS</strong>?<br />
Office<br />
Lebenden Dokumente<br />
Produktbeschreibungen<br />
Briefpost<br />
z.B. Rechnungen,<br />
Lieferscheine<br />
<strong>DMS</strong><br />
Archiv<br />
Revisionssichere<br />
Dokumente, z.B. Verträge<br />
E-Mail<br />
z.B. Korrespondenz mit<br />
Kunden
<strong>DMS</strong> - Dokumententypen<br />
Revisionssichere Dokumente<br />
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, …<br />
� Fest und unveränderlich<br />
� Dienen als kaufmännischer Nachweis<br />
� Erfüllen die gesetzlichen Bestimmungen<br />
Dynamische Dokumente<br />
Angebote, Technische Beschreibungen, …<br />
� Dokumente werden bearbeitet<br />
� Dokumentenworkflow mit Beteiligung von unterschiedlichen<br />
Nutzern<br />
� Unterschiedliche Rechte auf die Dokumente<br />
• Besitzer, Bearbeiter, Entscheider<br />
Azubis für Azubis
<strong>DMS</strong> – Dokumentenverteilung/Verwendung<br />
Dynamische Dokumente<br />
Revisionssichere<br />
Dokumente<br />
Azubis für Azubis
<strong>DMS</strong> – Zusammenarbeit der <strong>Software</strong>komponenten<br />
Sharepoint<br />
Mail<br />
unitop<br />
Archiv<br />
NAV<br />
Office<br />
Azubis für Azubis
<strong>DMS</strong> – Betriebswirtschaftliche Betrachtung<br />
Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit sprechen folgende Argumente:<br />
� Gewährleistung der Wiederauffindbarkeit<br />
� Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit<br />
� Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen<br />
� Verwaltung von Bearbeitungsständen/Versionen<br />
� Unterstützung der Dokumentenerstellung<br />
� Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten<br />
� Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes<br />
� Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten<br />
� Vermeidung von Speicherplatzkosten durch Mehrfachablage<br />
� Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen<br />
� Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage<br />
� Reduzierung von Suchzeiten<br />
Azubis für Azubis
<strong>DMS</strong> - in der <strong>GOB</strong><br />
� Dokumentenmanagement wird von <strong>GOB</strong> als Produkt<br />
angeboten und natürlich auch selbst genutzt<br />
Wir erzeugen Angebote aus Microsoft Dynamics NAV<br />
Wir verwalten Dokumente in Microsoft Sharepoint<br />
Wir verwenden das vollständig elektronische Archiv zur<br />
Recherche von:<br />
Korrespondenz (E-Mails/Briefe)<br />
Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen<br />
Sonstigen relevanten Dokumenten zum Kontakt<br />
Azubis für Azubis
Kontakt<br />
Telefon: +49 2151 349-3000 | Telefax: +49 2151 349-1120<br />
E-Mail: info@gob.de | Internet: www.gob.de<br />
<strong>GOB</strong> <strong>Software</strong> & <strong>Systeme</strong> GmbH & Co. KG<br />
Europark Fichtenhain A4 | 47807 Krefeld | Germany
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