Dokumentenmanagement - PKS NETPlan

PKS NETPlan ®
Das Internetbasierte Projektkommunikationssystem.
Dokumentenmanagement
hjGrontmij
Grontmij GmbH
gemeinsam
die zukunft
gestalten

PKS NETPlan ®
Ihre Lösung für professionelles Dokumentenmanagement
„PKS NETPlan ® - Schreiben”
Dieses Modul enthält alle Dokumente Ihres Projekts, also Briefe,
E-Mails und Faxe. Die Verteilung innerhalb des Projektteams
erfolgt mit Hilfe von Arbeitsaufträgen, die individuell an Ihr
Projekt angepasst werden können. Für einzelne Dokumente
werden. Der Bearbeiter wird dann rechtzeitig vor Ablauf der
Frist an den Auftrag erinnert, sofern er bis dahin nicht schon
erledigt ist. Bei Ablauf der Frist erhält der säumige Bearbeiter
eine Mahnung. Der Ersteller des Auftrages kann in diesem Fall
auch benachrichtigt werden, sofern er dies wünscht.
oder für Gruppen von Dokumenten können Arbeitsabläufe
erstellt werden, die den Bearbeitungsprozess innerhalb des
Projektteams festlegen. Sie bestimmen, ob die Arbeitsschritte
zwingend in der vorgegebenen Reihenfolge durchgeführt
werden müssen oder ob eine parallele Bearbeitung erfolgen
kann. Jeder Anwender sieht bei der Bearbeitung die bereits
hinterlegten Ergebnisse anderer beauftragter Projektteilnehmer
und kann seinen Beitrag darauf abstimmen oder ihn mit seinen
Co-Bearbeitern besprechen. Dies ist dokumentierte Projektkommunikation.
Arbeitsabläufe können auch als definierte Workflows angelegt
werden. Sie sind von den Projektbeteiligten abrufbar, können
aber nur auf Anforderung durch den Administrator geändert
werden. Mit dieser Funktion lassen sich beispielsweise Verfahrensabläufe
eines Qualitäts-Managementsystems abbilden.
Der Einsatz von PKS NETPlan ® bringt Ihrem Projekt:
• Aktualität
• Übersicht
• Ordnung
• Transparenz der Abläufe
• Termintreue
• Gesicherter Informationsfluss
• Strukturierte Daten- und Dokumentenablage
• Gebündelter Informationsaustausch
• Kostenersparnis
• Zeitersparnis
• Datensicherheit
• Prozessfeste Dokumentation
• High-Level-Reporting
Bei Änderungen des Verfahrens kann dann die Schulung der
Mitarbeiter entfallen.
Alle Arbeitsaufträge können mit Bearbeitungsfristen erstellt
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• Ihr virtuelles Postfach - immer aktuell informiert
„Meine Eingangsliste”
Hier erhalten Sie eine Übersicht der an Sie verteilten Dokumente
mit Informationen über Absender, Datum und Kurzinhalt
sowie die Art Ihres Arbeitsauftrages. Durch Symbole
ist der jeweilige Bearbeitungsstand leicht erkennbar. Mit der
Notizfunktion können Sie Ihre Anmerkungen zu einzelnen
Dokumenten anfügen. Dokumente, die Sie nicht sofort bearbeiten
wollen, oder deren Bearbeitung Sie delegiert haben,
können Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe der
„Wiedervorlage“-Funktion erneut anzeigen lassen. Bearbeitete
Dokumente, die Sie nicht weiter in der Eingangsliste
benötigen, verschieben Sie in die Ablage.
„Meine Ausgangsliste”
In diesem Bereich befinden sich die von Ihnen verteilten
Dokumente mit Informationen über Empfänger, Datum und
Kurzinhalt.
Symbole markieren den jeweiligen Stand der Bearbeitung.
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PKS NETPlan ®
• Dokumente uploaden - mit wenigen Klicks zum Ziel
„Upload meiner Korrespondenz”
Ihre Dateien, E-Mails, Scans werden in der Datenbank
strukturiert abgelegt und zur Bearbeitung verteilt.
Sie können Ihre Dokumente untereinander verknüpfen,
um Bezüge (Antwort, Anlage etc.) herzustellen.
Die Verwendung der projektspezifisch definierten
Workflows optimiert Ihre Prozessverläufe. Vertragsrelevante
Daten können aus dem Bereich „Vertragsmanagement“
übernommen werden.
„Suchmaschine (Recherche)“
Zeitsparendes Finden von Dokumenten und zusammengehörigen
Vorgängen ermöglicht Ihnen eine
Suchmaschine mit umfangreichen Recherchemöglichkeiten.
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• Projektunterlagen - Finden in Sekundenschnelle
„Suchergebnis”
Zahlreiche Filter unterstützen diverse Auswahlkriterien.
Das Suchergebnis kann als übersichtliche Liste
ausgedruckt werden. Ebenso kann das Ergebnis per
„Warenkorb“ in verschiedene Bereiche (z. B. Mappen)
verschoben werden.
„Meine Mappen”
Die virtuellen Mappen bestehen aus Projektunterlagen
(Schreiben / Pläne), die in übersichtlichen
Unterteilungen (Register) angelegt werden können.
Versionsänderungen der beinhalteten Unterlagen
können per Mausklick aktualisiert werden. Natürlich
können Sie Ihre Mappen an Projektbeteiligte mit
allen bekannten Funktionen (Mail, Termin, Tracking)
verteilen.
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PKS NETPlan ®
• Individuelle Struktur - leicht gemacht
„Systemmerkmale”
• Abbildung der vollständigen Projektstruktur und
des Projektorganigramms (auch hierarchisch)
• Zusätzliche Möglichkeit zur Verwendung
individueller, userbezogener Strukturen
(Alleinstellungsmerkmal)
• Konsequente Rechte- und Zugriffsvergabe
sichert Vertraulichkeit
• Durchgängig verwendetes Rollenprinzip
ermöglicht Personaländerung
(Alleinstellungsmerkmale)
„Projekt-Kalender”
Befristete Aufträge werden in Ihren Projektkalender
übernommen, in dem Sie auch Einladungen zu
Projektbesprechungen oder weitere wichtige Termine
des Projektes abrufen können. Der Kalender ermöglicht
Ihnen eine Optimierung Ihrer Zeiteinteilung dank
übersichtlicher Darstellung der vergebenen Termine.
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PKS NETPlan ®
Mit PKS NETPlan ® und einem Internetanschluss befindet sich das
gesamte Projektteam in einem virtuellen Büro. Egal, ob in Berlin
oder Sydney Projekte bearbeitet werden, alle Beteiligten sind jederzeit
auf dem neuesten Stand.
Um den Informationsaustausch vom Beginn bis zur Realisierung
des Projektes effizient gestalten zu können, wird PKS NETPlan ® als
ASP-Lösung (Application Service Provider) zum sofortigen Einsatz
bereitgestellt. Professionelle Sicherheitsvorkehrungen gewährleisten,
dass Ihre Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt
sind.
Richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort!
Unsere Erfahrungen und die Anforderungen aus der Praxis haben
PKS NETPlan ® schnell zu einem vielseitig verwendbaren Kommunikationssystem
werden lassen.
Unter anderem hat die intuitive Bedienbarkeit der Systemmodule
von PKS NETPlan ® zu seiner marktführenden Position unter den
Kommunikationssystemen geführt.
Der Zuschnitt der Module lässt die Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten
sichtbar werden. Vom Schriftverkehr, Dokumenten- und
Planmanagement über die lückenlose Verfolgung der Besprechungsprotokolle
und Arbeitsaufträge bis hin zur kostenorientierten
Vertrags- und Nachtragsverwaltung und effizienter
Mängelverfolgung bietet PKS NETPlan ® die Plattform, den vielfältigsten
Ansprüchen gerecht zu werden.
Support
• Kurzfristige Ausarbeitung der für Ihr Projekt
optimalen Kommunikationsstruktur
• Einführungsveranstaltung für Ihr Projektteam
• Direktschulung am Arbeitsplatz und Coaching per Telefon
• Betreuung und Weiterentwicklung des Systems
• Konzeption, Aufbau und Management der
Projekt-Organisation bezüglich Ingenieurleistungen
• Beratungsleistungen für projektspezifisches
Office-Management
Service
• Kompetenzzentrum für qualifizierte Datenerfassung
• Schulungszentrum Frankfurt am Main
• Hotline
Systemvoraussetzungen
• Internet Browser
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Tel.: + 49 69 95921-566
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