BFW-i Kundenportal Bedienung - BFW Dieter Ritter GmbH
BFW-i Kundenportal Bedienung - BFW Dieter Ritter GmbH
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<strong>BFW</strong>-i <strong>Kundenportal</strong><br />
<strong>Bedienung</strong><br />
Wir haben versucht, auf Kundenseite die <strong>Bedienung</strong> so einfach wie möglich zu<br />
gestalten. Nach erfolgreicher Anmeldung werden alle von ihnen verwalteten<br />
Liegenschaften aufgelistet. Anklicken der Anlagennummer listet alle von Ihnen<br />
zur Verfügung gestellten Dokumente auf.<br />
Die Dokumente können bis zur endgültigen Freigabe beliebig oft überarbeitet<br />
werden. Nach der Freigabe können Sie keine Änderungen mehr vornehmen.<br />
Sicherheit<br />
Trotz der Einfachheit haben wir großen Wert auf die Datensicherheit gelegt.<br />
Durch die Vergabe von relativ komplizierten 8-stelligen Passwörtern, die 1.) bei<br />
uns verschlüsselt gespeichert werden und 2.) von Ihnen nicht geändert werden<br />
können, ist es recht unwahrscheinlich, dass Unbefugte Zugang in unser System<br />
erhalten.<br />
Systemvoraussetzungen<br />
<strong>BFW</strong>-i kann im Prinzip jeder einsetzen, der mit seinem Computer Zugang ins<br />
Internet hat, über etwas Erfahrung mit einem Internetbrowser verfügt und<br />
dessen PC folgende Systemvoraussetzungen erfüllt:<br />
• Es sollte ein DSL-Anschluss vorhanden sein. Kunden ohne DSL-Anschluss<br />
sollten <strong>BFW</strong>-i nicht nutzen, da die Dokumente mehrere hundert Kilobyte groß<br />
sein können, wodurch evtl. lange Wartezeiten entstehen.<br />
• Im Browser muss die Ausführung von Java-Scripts für unsere Website<br />
erlaubt sein.<br />
• Im Browser müssen Popup-Fenster für unsere Website zugelassen sein.<br />
• Der Browser muss Cookies von unserer Website akzeptieren können.<br />
• Es muss ein Programm zum Betrachten und Ausfüllen von PDF-<br />
Dokumenten auf dem Rechner installiert sein, z.B. der kostenlose Adobe<br />
Reader 7.0. Es ist darauf zu achten, dass die aufgerufenen Dokumente in<br />
einem Browserfenster geöffnet werden.<br />
In der Regel erlaubt ein Browser standardmäßig die Annahme von Cookies und<br />
die Ausführung von Java-Scripts. Viele Browser sind jedoch so eingestellt, dass<br />
Popup-Fenster (das sind Fenster, die vom Browser „automatisch“ geöffnet<br />
werden) mit einem so genannten Popupblocker geblockt werden. Die<br />
Anwender werden jedoch vom Browser auf geblockte Fenster hingewiesen.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
Geschäftsführer: <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong>, Klaus <strong>Ritter</strong> Registergericht Freiburg HRB 260202
Weiterhin können einige andere Programme das Öffnen von Popupfenstern<br />
blocken; dies sind unter anderem Internet-Sicherheitsprogramme wie z.B.<br />
Norton Internet-Security oder auch die Adobe Yahoo!-Leiste, die beim<br />
Herunterladen von Adobe Reader mit installiert werden kann. Diese Programme<br />
weisen den Anwender nicht immer auf geblockte Fenster hin. Hier muss vom<br />
Anwender ggf. zuerst das Programm identifiziert werden, das die Popupfenster<br />
blockt und in den Popupblockereinstellungen Popupfenster für unsere Website<br />
zugelassen werden.<br />
Mit einer über die Hilfe im Login-Fenster erreichbaren Testprozedur können<br />
Sie testen, ob die Systemvoraussetzungen erfüllt sind.<br />
Hinweise zu dieser Anleitung<br />
Die <strong>Bedienung</strong> von <strong>BFW</strong>-i wird nachfolgend am Beispiel der fiktiven<br />
Hausverwaltung Krings Immobilien <strong>GmbH</strong> demonstriert. Der für Krings<br />
Immobilien zuständige Messdienst ist <strong>BFW</strong>-<strong>Ritter</strong>.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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Kunden-Login<br />
Bitte melden Sie sich über die Internetadresse „http://www.bfw-mess.de bei<br />
uns an.<br />
In unserem Beispiel loggt sich die Firma Krings Immobilien mit dem<br />
Benutzernamen „10-Krings-Immo“ und dem Passwort „3LGEoEUv“ ein.<br />
Sind die Eingaben korrekt, öffnet sich ein neues Browserfenster in dem alle<br />
von Ihnen freigegebenen Liegenschaften aufgelistet werden.<br />
Achtung, falls sich trotz korrektem Passwort kein neues Fenster öffnet, sind die<br />
Systemvoraussetzungen (siehe Seite 1) nicht erfüllt!<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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Liegenschaft auswählen<br />
Nach der erfolgreichen Anmeldung werden sofort alle Ihre freigeschalteten<br />
Liegenschaften aufgelistet. In unserem Beispiel wurde Krings Immobilien zwei<br />
Liegenschaften in Musterstadt von <strong>BFW</strong>- <strong>Ritter</strong> freigeschaltet.<br />
Durch Anklicken der Anlagennummer werden die von Ihnen freigeschalteten<br />
Dokumente aufgelistet. In unserem Beispiel sind es die Heizkostenermittlung<br />
und Nutzerliste, die Ableseprotokolle für Zwischenablesungen und die<br />
Archivdokumente ab 2003.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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Dokumente auswählen<br />
Durch Anklicken des Links „bearbeiten“ wird das entsprechende PDF-<br />
Dokument auf den Rechner des Anwenders heruntergeladen und in einem<br />
separaten Fenster angezeigt.<br />
Achtung, es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Dokumente in einem<br />
Browserfenster geöffnet werden, da sonst die Daten nicht zurück<br />
übermittelt werden können! Ein Browserfenster erkennen Sie daran, dass in<br />
der linken oberen Ecke des Fensters das Browserlogo angezeigt wird.<br />
In der Tabelle Sonstige Dokumente müssen Sie zunächst auf den Link<br />
„auflisten“ klicken, um alle zur Verfügung stehenden Dokumente in einer<br />
separaten Tabelle aufzulisten.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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In unserem Beispiel werden durch Anklicken des Links „auflisten“ in der Zeile<br />
Archivdokumente alle Heiz- und Betriebskostenabrechnungen ab dem Jahr<br />
2003 aufgelistet.<br />
Durch Anklicken des Links „anzeigen“ des gewünschten Dokuments wird das<br />
PDF-Dokument heruntergeladen und mit Adobe Reader in einem separaten<br />
Browserfenster angezeigt.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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Das folgende Beispiel zeigt die erste Seite der Betriebskostenabrechnung 2004<br />
für die Anlage 1099995. Das Dokument wurde mit Adobe Reader 7.0 in einem<br />
Browserfenster des Microsoft Internet Explorers geöffnet.<br />
Zur Information, das Herunterladen des 18-seitigen Dokuments (115 kB) per<br />
DSL 1000 und Starten von Adobe Reader 7.0 dauerte ca. 3 Sekunden.<br />
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Dokumente ausfüllen<br />
Zum Ausfüllen eines Dokuments klicken Sie einfach in der Tabelle „Formulare<br />
für die laufende Abrechnungsperiode“ auf den Link „bearbeiten“.<br />
Jetzt wird wieder das gewünschte Dokument heruntergeladen und in einem<br />
separaten Browserfenster angezeigt.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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Heizkostenermittlung<br />
Das folgende Beispiel zeigt die erste Seite der Heizkostenermittlung für die<br />
Anlage 1099995. Das Dokument wurde mit Adobe Reader 7.0 in einem<br />
Browserfenster des Microsoft Internet Explorers geöffnet. Bitte beachten Sie im<br />
Hintergrund die Online-Hilfe, die beim Herunterladen des Dokuments<br />
automatisch (im Hintergrund) angezeigt wird.<br />
Detailinformation zum Ausfüllen und Speichern der Heizkostenermittlung<br />
entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe.<br />
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Restwertberechnung<br />
Bei ölbefeuerten Heizungsanlagen werden nach dem Eingeben der Restmenge<br />
der Wert der Restmenge und die Summen für die Mengen und Beträge<br />
automatisch berechnet. Die Angaben Ihrer Kunden müssen somit Ihrerseits<br />
nicht mehr nachgerechnet werden.<br />
Mehr Informationen zur Berechnung des Werts der Restmenge finden in der<br />
Online-Hilfe.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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Nutzerliste<br />
Durch Anklicken des Links „bearbeiten“ in der Zeile „Ausfüllbare Nutzerliste“<br />
wird die Nutzerliste heruntergeladen und in einem separaten Browserfenster<br />
geöffnet. Tragen Sie hier ggf. Nutzerwechsel und Vorauszahlungen wie<br />
gewohnt ein. Auch bei der Nutzerliste werden die Vorauszahlungen<br />
aufsummiert.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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Dokumente speichern und zur Abrechnung freigeben<br />
Dokumente speichern<br />
Die Heizkostenermittlung und die Nutzerliste werden jeweils durch Anklicken<br />
des Links „bearbeiten“ heruntergeladen und in einem Browserfenster angezeigt<br />
(siehe Abschnitt 0). Die Formulare werden nun ähnlich wie die Papierformulare<br />
am Bildschirm ausgefüllt.<br />
Abschließend müssen die Daten bei uns gespeichert werden. Dies geschieht<br />
durch Anklicken der Schaltfläche „SPEICHERN“ im PDF-Dokument. Die<br />
Schaltflächen „SPEICHERN“ befinden sich in der Heizkostenermittlung auf der<br />
ersten Seite unten und in der Nutzerliste auf der letzten Seite unten. Mehr<br />
Informationen hierzu finden Sie im Hilfe-Fenster, das sich beim Herunterladen<br />
automatisch im Hintergrund öffnet (siehe Seite 9).<br />
Achtung, es ist wichtig, dass zum Speichern der Daten<br />
• die Schaltfläche „SPEICHERN“ im Formular verwendet wird,<br />
• das Formular in einem Browserfenster geöffnet ist und<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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• eine aktive Internetverbindung besteht.<br />
Andernfalls werden die Daten nicht an uns übermittelt!<br />
Eine erfolgreiche Datenübermittlung wird im Browserfenster durch einen<br />
entsprechenden Hinweis angezeigt. Auf Basis der übermittelten Daten wird nun<br />
bei uns ein neues PDF-Dokument erzeugt.<br />
Das neu erzeugte Dokument kann nach ca. 1-2 Minuten erneut abgerufen<br />
werden. Hierzu muss zunächst in der Tabelle „Formulare für die laufende<br />
Abrechnungsperiode“ die Schaltfläche „aktualisieren“ angeklickt werden.<br />
Alle gespeicherten Formulare werden in der Tabelle als "Gespeicherte ..." mit<br />
Angabe der letzten Speicherung aufgelistet. In unserem Beispiel wurde die<br />
Heizkostenermittlung am 25.07.05 um 15:38 Uhr bei uns gespeichert. Die<br />
gespeicherte Heizkostenermittlung steht jetzt zur weiteren Bearbeitung zur<br />
Verfügung.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
Geschäftsführer: <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong>, Klaus <strong>Ritter</strong> Registergericht Freiburg HRB 260202
Daten zur Abrechnung freigeben<br />
Nachdem die Heizkostenermittlung und die Nutzerliste komplett ausgefüllt sind,<br />
können die Daten zur Abrechnung freigeben werden. Hierzu genügt ein<br />
Mausklick auf die Schaltfläche „Formulare zur Abrechnung freigeben“.<br />
Bitte beachten Sie, dass zum Freigeben der Daten beide Dokumente, d.h.<br />
Nutzerliste und Heizkostenermittlung, bei uns gespeichert sein müssen.<br />
Andernfalls wird die Schaltfläche „Formulare zur Abrechnung freigeben“ nicht<br />
aktiviert.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
Geschäftsführer: <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong>, Klaus <strong>Ritter</strong> Registergericht Freiburg HRB 260202
Nach dem Anklicken der Schaltfläche wird die Freigabe am Bildschirm zunächst<br />
wie folgt bestätigt:<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
Geschäftsführer: <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong>, Klaus <strong>Ritter</strong> Registergericht Freiburg HRB 260202
Erneutes Anklicken der Schaltfläche „aktualisieren“ listet die endgültigen<br />
Dokumente am Bildschirm auf. Diese Dokumente können nun nicht mehr<br />
geändert werden.<br />
Sobald Sie die Daten zur Abrechnung freigeben, werden die endgültigen, nicht<br />
mehr änderbaren Formulare bei uns erzeugt.<br />
<strong>BFW</strong> <strong>Dieter</strong> <strong>Ritter</strong> <strong>GmbH</strong>, Rosenweg 9, 79312 Emmendingen Telefon: 07641 9277 0<br />
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