CRM 360° für Lotus Notes - WebGate Consulting AG

CRM 360° für Lotus Notes
Ausführliche Produktbroschüre zur professionellen
Customer Relationship Management Software

Professionalisieren Sie Ihre Kundenbindung
mit „Collaborative Customer
Relationship Management“
Für Ihren Erfolg müssen Sie Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Partner mit
Informationen verbinden. Ihr Unternehmen muss auf allen Ebenen mit Ihren Kunden
kommunizieren.
Ob Vertrieb, Marketing, Service oder Außendienst –
Unternehmen bestehen aus einer Vielzahl von
Abtei lungen, die – jede für sich genommen – mit
den Kunden in Kontakt stehen. Unternehmensprozesse
und Arbeitsabläufe machen daher nicht
an den Abteilungs grenzen halt. Zu vielfältig und
fachübergreifend ist die optimale Betreuung von
Kunden. Die reibungslose Zusammen arbeit zwischen
den einzelnen Ressorts sowie die Vernetzung der
Informationen ist eine wichtige Disziplin, wenn es
darum geht, Kunden zu gewinnen, zu binden und
schließlich zufrieden zu stellen.
Richtig umgesetzt eröffnet „collaborative CRM“ Ihnen
vollkommen neue Möglichkeiten bei der Pflege von
Kundenbeziehungen. Angefangen vom Aufruf der
Kundendaten beim Erhalt einer E-Mail, über die
Einsicht in die Kundenhistorie aus der Mailbox heraus
bis hin zu Kunden-Chats und Blogs – Steuern Sie alle
Prozesse um Ihre Kunden! Egal ob Sie lokal auf dem
Notebook oder im Firmennetz mit den Kundendaten
arbeiten. Das ist „collaborative CRM“.
Zugleich werden durch das „collaborative
CRM“ die Unternehmensprozesse entlang der
Wertschöpfungskette optimiert. Die positiven Folgen:
Hohe Qualität in der Kommunikation gegenüber
Kunden und Interessenten, niedrigere Kosten,
bestmöglicher Einsatz aller Kommunikationsmedien
und Beschleunigung der Unternehmensprozesse.
GEDYS IntraWare 7 bietet Ihren Mitarbeitern eine
360-Grad-Sicht auf den Kunden und hält alle
relevanten Kundeninformationen schon beim Eingang
einer E-Mail parat. Vom unternehmensweiten Adress-,
Gruppen termin-, Kampagnen-, Reklamations- und
Dokumentenmanagement über den ITIL-konformem
Helpdesk und Reklamationsmanagement bis hin zu
einem Vertriebs informationssystem mit elektronischer
Kundenakte und Management von Verkaufschancen
gestaltet GEDYS IntraWare 7 die Kundenprozesse im
Unternehmen einheitlich und transparent nach Ihrer
Konfiguration.
Jeder Mitarbeiter hat mit nur einem Klick stets alle
relevanten Informationen über einen Kunden und
alle ihn betreffenden Vorgänge sowie Projekte parat.
Kam pagnen können somit abteilungsüber greifend
erfolg reicher gesteuert, die Neukunden gewinnung
optimiert und die Betreuung der Bestandskunden um
ein Viel faches verbessert werden. Darüber hinaus
bindet GEDYS IntraWare 7 auch Außendienst-
Mitarbeiter nahtlos in das „collaborative CRM“ ein. Per
Web-Zugriff, lokale Replikation auf das Notebook oder
über mobile Geräte wie BlackBerry können auch sie
jederzeit auf alle Daten im CRM-System zurückgreifen.
Joachim Weber und Ralf Geishauser,
Geschäftsführung der GEDYS IntraWare

Inhalt
GEDYS IntraWare 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Zusammenarbeit der Module, internationaler Einsatz und IBM-Auszeichnung
Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Zentraler Einstieg und komfortable Suche
Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Unternehmensweites Adress- und Stammdatenmanagement
Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Aktive Termin- und Aufgabenplanung für Personen und Gruppen
Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Elektronische Akte und flexibles Dokumentenmanegement
Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Formulare, Vorgänge und Anwendungen effizienter steuern
Event Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Veranstaltungen professionell planen, organisieren und durchführen
Marketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Kampagnen planen, steuern und auswerten
Mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Professionelles E-Mail Marketing und Serienbriefe und -faxe
Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Vertrieb professionell unterstützen und steuern
Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
ITIL-konformer Helpdesk und Reklamationsmanagement
Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Schnelles und transparentes Reise kosten management
SAP-Notes-Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Schneller, flexibler und transparenter Datenaustausch zwischen Lotus Notes & SAP-Systemen
Technologien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
CTI-Lösungen und mobiles CRM mit BlackBerry
3

Contacts ▪ Office ▪ Travel ▪ Workflow ▪ Mailing ▪ Marketing ▪ Event ▪ Sales ▪ Analytics ▪ tach’les ▪ Service ▪ Schedule ▪
360° Sicht auf Ihre Kunden
Mittels der einzelnen Module stellen Sie sich Ihr
individuelles CRM-System zusammen. Dabei
unterstützt GEDYS IntraWare 7 sowohl kleine
Installationen, den individuellen, bedarfsgerechten
Ausbau, aber auch die Ansprüche
eines skalierten internationalen Systems
mit vielen Hundert Anwendern. Alle Module
beinhalten die Sprachen Deutsch und
Englisch, optional verfügbar sind Spanisch,
Französisch, Italienisch und Russisch.
Kampagnenmanagement
Vertrieb
Büromanagement
Service
Das Fundament Ihrer profitablen
Kundenbeziehungen
GEDYS IntraWare 7 bietet eine vollständige Suite für
die Pflege von Kundenbeziehungen und beinhaltet
leistungsfähige Werkzeuge für Vertrieb, Marketing
und Service. Die CRM-Suite realisiert Ihren
individuellen Anspruch an CRM und unterstützt
das Management sowie Vertriebs-, Marketing- und
Servicemitarbeiter bei zeitraubenden Arbeiten und
Prozessen. Die Qualität und Kundenzufriedenheit
wird erhöht.
Nutzen Sie eine moderne,
erprobte Technologie
GEDYS IntraWare 7 versorgt Sie und Ihre Mitarbeiter
mit aktuellen Informationen für die volle Konzentration
auf Ihren Kunden.
Auf der Plattform Lotus Notes Domino entwickelt,
nutzen wir Ihre bestehende Infrastruktur und bieten
Ihnen entscheidende Vorteile bei der Integration
von E-Mail, Lotus Sametime, Lotus Quickr und
Lotus Connections. Auf niedrige Investitionskosten
ausgerichtet, wird GEDYS IntraWare 7 die Profitabilität
Ihres Vertriebs, Marketings und Services
entscheidend verbessern.
Die neuartige skalierbare Architektur von
GEDYS IntraWare 7 passt sich flexibel Ihrer
Organisationsstruktur an – nicht umgekehrt.
Nutzen Sie das Konzept zur Einbindung von
individuellen Anforderungen im Standard. Ihre
individuellen, ausgefeilten Ansprüche sowie
Firmenorganisationen mit Abteilungen und
Prozessen lassen sich schnell abbilden und
aktualisieren.
Bilden Sie Ihr gesamtes Formularwesen in
GEDYS IntraWare 7 einfach durch Konfiguration
ab. Für die umfangreiche Prozessorientierung
im Kundenmanagement ist konsequent das
Modul Workflow integriert. Ihre Mitarbeiter führen
Sie über die rollenbasierte Navigation an die
Kundeninformationen.
GEDYS IntraWare 7 tauscht beliebige Daten
mit OpenOffice, Word- und Excel-Dokumenten
aus. So berechnen Sie beispielsweise komplexe
Angebotskalkulationen in Excel und führen das
Ergebnis automatisch in Ihr Notes-Angebot ein. Für
das einwandfreie Drucken aus Lotus Notes ist ein
kostenfreier PDF-Generator integriert.
GEDYS IntraWare 7 bedient sich des führenden IBM
Lotus Sicherheitskonzeptes und läuft auf Lotus Notes
Domino 6, 7 und 8.
Internationaler Einsatz
Die Anwendungen stehen in sechs Sprachen zu Verfügung.
Weitere Sprachen können beauftragt oder
einfach selbst in eine beliebige Sprache zu über setzt
werden – ohne Programmieraufwand. Internationale
Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der
Software auch in anderen Landes-Organisationen.
Auszeichnung von IBM
Im Januar 2008 wurde die umfassende CRM-Suite
GEDYS IntraWare 7 von IBM als weltweit beste Lotus-
Software-Lösung mit der Auszeichung „Best Total IBM
Lotus Software Solution“ prämiert.
Vor allem die führende Rolle von GEDYS IntraWare 7
im Bereich der kollaborativen Funktionen, die Mitarbeiter
in vorher nicht bekannter, innovativer Art und
Weise enger und produktiver zusammenarbeiten lässt,
gab den entscheidenen Ausschlag.
Ferner hieß es in der Begründung zur Verleihung:
Die GEDYS IntraWare Lösung ermöglicht es,
Wissen und Fähigkeiten von Menschen über
verschiedenen Organisationsformen hinweg in alle
Geschäftsprozesse integriert bereitzustellen.
4

Portal – Zentraler Einstieg
und komfortable Suche für
alle Notes-Anwendungen
Schnelles Agieren entscheidet heute über Ihre
Wettbewerbs fähigkeit. Mit Portal vereinfachen Sie die
tägliche Informationsverarbeitung und schaffen eine
unternehmensweite Transparenz aller Informationen.
Die rollenbasierte Navigation steigert die Motivation,
verkürzt die Einarbeitung und führt aufgrund der
schnellen Entlastung zu hoher Akzeptanz bei Ihren
Mitarbeitern.
Häufiger Alltag im Unternehmen
▪▪
Gesamter Lotus Workspace ist mit „Kacheln“ bedeckt
▪▪
Navigation beginnt mit der Suche nach der richtigen
Datenbank
▪▪
Wunsch nach einer Navigation auf einen Blick und
Klick
▪▪
Verschiedene Rollen und Zugriffsrechte sind nicht
durchgängig abgebildet
▪▪
Keine zentrale Übersicht über Aufgaben und
Wiedervorlagen
▪▪
Keine komfortable, Datenbank-übergreifende Suche
möglich
▪▪
Ohne genaue Schreibweise sind Personen und
Dokumente nicht zu finden
▪▪
Wichtige Mails sind nicht in der Kunden- oder
Lieferantenakte dokumentiert
Ihr persönlicher Schreibtisch
Alle eigenen E-Mails, ToDos und Termine auf einen
Blick sowie direktes Erstellen von E-Mails, Terminen,
Aufgaben und weiteren Dokumenten: CRM-Basics –
Ihr persönlicher Schreibtisch
Das Tor zu Ihren Informationen
Welche Anwendungen brauche ich, um die Daten zu
erfassen? Wo hat sich diese Anwendung versteckt?
Mit Portal erhalten Sie Ihren zentralen und an Ihre
persönlichen Bedürfnisse anpassbaren Einstieg in
die Notes-Umgebung. Die rollenbasierte Navigation
vereinfacht das Finden gewünschter Informationen.
Außerdem können Sie eine Datenbank-übergreifende
Suche durchführen und die Ergebnisse für weitere
Aktionen verwenden. Kein langes Suchen mehr: Alles
übersichtlich auf einen Blick.
Effizientes Arbeiten
mit eigener Navigation
Portal integriert die GEDYS IntraWare 7 Module in
eine anwendungsübergreifende und personalisierbare
Navigation. Dabei wird über Rollen festgelegt, welche
Informationen der Anwender zu sehen bekommt:
Zum Beispiel Sales, Marketing, Einkauf, Finanzen
aber auch Geschäfts-, Abteilungs- und Teamleiter. Je
nachdem, welche Rolle Sie gewählt haben, sehen
Sie die auf die Rolle abgestimmte Navigation. Neben
den GEDYS IntraWare 7 Modulen können ebenso
weitere Notes Datenbanken, Notes Mail, ausführbare
Programme und Internet-Adressen eingebunden
werden.
Die Navigation ist hierarchisch und kann bis
zu drei Menüebenen umfassen. Anhand eines
Symbols können Sie erkennen, ob eine weitere
Navigationsebene ge öffnet, eine Anwendung
innerhalb oder außerhalb des Portals geöffnet
oder ob ein Web-Browser gestartet wird. Darüber
hinaus können Sie anhand der Ihnen zur Verfügung
stehenden Einträge individuelle Navigationen
zusammenstellen. Favoriten erleichtern Ihnen die tägliche
Arbeit. Somit haben Sie jederzeit übersichtlich
und schnell Ihre täglichen Werkzeuge zur Hand.
5

Individuelle Dashboards
Individuelle Dashboards und
regelbasierte Suchen liefern Ihnen
grafische Auswertungen und wichtige
Informationen auf einen Blick.
Ihr persönlicher Schreibtisch
Mit „Portal“ konfigurieren Sie einfach Ihren persönlichen
Schreibtisch. So haben Sie alle eigenen
E-Mails, ToDos und Termine im Überblick. Auf
Wunsch binden Sie weitere GEDYS IntraWare 7
Module ein und erhalten damit eine Übersicht Ihrer zu
betreuenden Kunden, Kontakte und Aufgaben.
Direkt von Ihrem persönlichen Schreibtisch
erstellen Sie Ihre E-Mails, Termine, Auf gaben
und weitere Dokumente, die den entsprechenden
Ansprechpartnern automatisch in der richtigen
Datenbank zugeordnet werden.
Automatische E-Mailund
Aufgabenzuordnung
Zusammen mit den Modulen Contacts und Office
nutzen Sie die inte grierte Mail-Synchronisation für die
automatisierte Zuordnung von eingehenden E-Mails
und Aufgaben. Dazu legen Sie ein- und ausgehende
E-Mails in Ihrer Maildatenbank im Transfer-Ordner ab.
Die Anwendung ordnet diese dann automatisch den
richtigten Ansprechpartnern zu.
Zeitsparende, komfortable Suche
Mit Portal können Sie alle angebundenen GEDYS
IntraWare 7 Module und individuelle Notes-Datenbanken
durchsuchen. Direkt aus der Navigation
heraus steht Ihnen die Schnellsuche zur Verfügung. In
der weiterführenden Detail-Suche nutzen Sie neben
der Angabe von Suchbegriffen auch Angaben zur
Trefferzahl und zu den gesuchten Dokumententypen.
Die kompakte Suche zeigt Ihnen, wie viele Treffer in
den einzelnen Datenbanken sind.
Neben der alphanumerischen Suche inkl.
Verknüpfungen von Suchbegriffen, Verwendung
von Platzhaltern, etc. erleichtert die phonetische
Suche das Auffinden von Dokumenten, bei
denen die genaue Schreibweise nicht bekannt
ist. So kann beispielsweise durch die Eingabe
von „Meier“ auch der Kontakt „Mayer“ gefunden
werden.
Alle Suchergebnisse lassen sich in einer
Sammelmappe sortieren und für spätere
Arbeitsschritte speichern. Abgesehen vom „Öffnen“
oder „in Ansicht öffnen“ der Dokumente des
Suchergebnisses stehen Ihnen weitere Aktionen zur
Verfügung. So können Sie zum Beispiel zusammen
mit weiteren GEDYS IntraWare 7 Modulen folgende
Dokumente erstellen, hinzufügen und bearbeiten:
Kontakt (Firma, Ansprechpartner), Anruf,
Besprechung, Verschiedenes, Serviceanfrage,
Termin. Markieren Sie Ihr Suchergebnis, um
beispielsweise Kontakte zu einer Kampagne, einem
Mailing oder einem Verteiler hinzuzufügen.
Internationaler Einsatz
Portal ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen
im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und
wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für
ihre Arbeitsumgebung.
Die neue Language-Configuration-Technologie
ermöglicht es Unternehmen, Teile oder die gesamte
Anwendung selbst in eine beliebige Sprache
zu übersetzen – ohne Programmieraufwand.
Internationale Unternehmen erhöhen somit die
Akzeptanz der Software auch in anderen Landes-
Organisationen.
Einfache Administration
Durch Zuordnung von Rollen zu Personen und
Gruppen legen Sie fest, welche Rollen Ihren Mitarbeitern
zur Auswahl stehen.
Darüber hinaus verwalten Sie über das Portal die
Zugriffsrechte aller angebundenen Datenbanken
zentral.
Suchen und Finden
Komfortable Suche über alle Notes-Datenbanken
6

Rollenbasierte Navigation
Über die rollenbasierte Navigation wird
festgelegt, welche Informationen der
Anwender zu sehen bekommt.
Portal – Die wichtigsten Funktionen
Navigation
▪▪
Hierarchische Navigation (bis zu 3 Menü-Ebenen)
▪▪
Rollenbasierte Navigation
▪▪
Persönliche Favoriten
Suche
▪▪
Schnellsuche
▪▪
Detail-Suche
▪▪
Alphanumerische Suche inkl. Verknüpfungen von
Suchbegriffen, Platzhalter, etc.
▪▪
Phonetische Suche
▪▪
Konfigurierbare Feld- und Detailsuche (ab V7.1)
▪▪
Zentrale Konfiguration von regelbasiertem Suchen für
angeschlossene GI7 Module
Sucheinstellungen
Dokumententypen aus weiteren
GEDYS IntraWare 7 Modulen:
▪▪
Adressen (Firma, Kontakt)
▪▪
Aufgabe
▪▪
Besuchsbericht
▪▪
E-Mail
▪▪
Kalendereintrag
▪▪
Know-how
▪▪
Korrespondenz
▪▪
Opportunity
▪▪
Projekt
▪▪
Telefonnotiz
▪▪
Ticket
▪▪
Weitere Vorgänge
▪ ▪ Verwendung eigener Dokumententypen
für Notes Datenbanken
▪▪
Kompakte Suche
▪ ▪ Trefferanzahl
Suchergebnis
▪▪
Sortierbare Trefferliste
▪▪
Speichern von Suchergebnissen
▪▪
Aufbau Sammelmappe mit Suchergebnissen aus
mehreren Suchen
Aktionen zu Treffer-Dokumenten
▪▪
Dokument öffnen
▪▪
Dokument zu einer Kampagne /
einem Mailing hinzufügen
▪▪
Verteiler bzw. Schlagworte hinzufügen/bearbeiten
Zusammen mit weiteren
GEDYS IntraWare 7 Modulen:
▪ ▪ Firmen und Ansprechpartner erstellen / hinzufügen
▪ ▪ Mail erstellen
▪ ▪ ToDo erstellen
▪ ▪ Anruf
▪ ▪ Besprechung
▪ ▪ Verschiedenes
▪ ▪ Service-Anfrage
▪ ▪ Termin
Zentrale Konfiguration
▪▪
Zentrale Zugriffskontrollisten-Verwaltung aller
angebundenen Notes-Datenbanken
Konfiguration der Navigation
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
GEDYS IntraWare 7 Modul
Notes-Datenbank
Notes Mail
Anwendung
Internet-Adresse
Favoriten
Arbeitsbereiche
Konfiguration des persönlichen Schreibtisches
▪▪
▪▪
Eigene Mail-Box, Kalender, ToDos
inkl. Dokumentenerstellung
GEDYS IntraWare 7 Modul-Datenbanken
▪▪
Weitere Lotus-Notes-Datenbanken
▪▪
Realtime Dashboards für grafische Auswertung über
alle angeschlossenen GI7 Module (Person / Team)
Aktionen zusammen mit
GEDYS IntraWare 7 Contacts
▪▪
▪▪
Firmen, Ansprechpartner erstellen/hinzufügen
Schnellerfassungsdialog für Adressen
7

Contacts – Unternehmensweites
Adress- und
Stammdatenmanagement
Einheitliche Adressen und Kommunikation sind die
Basis Ihres Unternehmenserfolges. Mit Contacts
vereinfachen Sie die Prozesse in jeder Abteilung und
schaffen unter nehmensweite Transparenz für wichtige
Kontakte und Stamm daten. Die hohe Flexi bilität und
Anpassungsfähigkeit machen Contacts zu einer
universellen Lösung, die branchen- und firmenspezifisch
konfiguriert werden kann.
Häufiger Alltag im Unternehmen
▪▪
Schwer abgleichbare, teilweise individuelle und lokal
gespeicherte Adresslisten
▪▪
Viele Dubletten durch verteilte Datenbestände
▪▪
Fehlerhafte und unvollständige Adressdaten
▪▪
Inkonsistente Adressbestände
▪▪
Ungeregelter Zugriff auf Informationen
▪▪
Hoher Zeitaufwand für Adressabgleich und -selektion
bei Serienbriefen oder Etikettendruck
▪▪
Streuverluste und hohe Kosten durch ungenaue
Zielgruppenauswahl
▪▪
Mangelnde Verteilerpflege
▪▪
Zeitraubende Adresspflege
Effizienz für jede Abteilung
Contacts bietet Ihnen eine flexible Benutzer oberfläche
und Funktionen zur effizienten Pflege und Nutzung von
Adressen. Sie erfassen Adressen und stellen sie für
Briefe und E-Mails strukturiert zur Verfügung.
Individuelle Anforderungen bilden Sie über frei
definierbare Informationsfelder auf einfache Weise ab.
Binden Sie Contacts als Adressmodul für Ihr
E-Mail-System ein. Mit Contacts erhalten Sie in jeder
Abteilung des Unternehmens einheitliche Adressen
und Ansprechpartner. Insellösungen im Außen- und
Innendienst gehören der Vergangenheit an!
Aufgrund des günstigen Preises und der überzeugenden
Funktionalität wird die Adressverwaltung
gewöhnlich bei allen Anwendern eingesetzt.
Komfortable Adresspflege
Stellen Sie die korrekte Kundenansprache sicher. Bei
der Dateneingabe und -pflege unterstützt Contacts
Sie mit Auswahllisten, Eingabehilfen sowie PLZund
Telefon-Daten bei einer bedienerfreundlichen,
fehlerfreien und schnellen Bearbeitung. E-Mail-
Adressen werden auto matisch berechnet.
Internationale Adressformate garantieren Ihnen
landestypische Adressen.
Mit dem Schnellerfassungsdialog fügen Sie neue
Adressen aus der Zwischenablage ein. Das System
erkennt automatisch die richtigen Felder für die Daten
– einfacher geht es nicht.
Contacts stellt Ihnen eine Vielzahl von Standardfeldern
zur Pflege von Adressinformationen bereit. In
Abhängigkeit von der Kundenklassifizierung erhalten
Sie Zusatzfelder für Ihre Datenpflege. Ohne großen
Aufwand können Sie darüber hinaus weitere Felder frei
definieren und Vorgabewerte zur Verfügung stellen.
Kennzeichnen Sie besondere Ansprechpartner:
z.B. als VIP. Ihre Mitarbeiter wissen so genau, wer
angesprochen werden sollte.
Anhand Ihrer Regeln – z.B. gekoppelt an Kunden ­
klassifi zierungen und weiteren individuellen Daten
in der Adresse – lassen sich Verteiler automatisch
berechnen. Ihre Verteilerlisten sind somit immer
aktuell.
Eine rollenbasierte Navigation führt Sie durch die
intuitive Anwendung und erleichtert auch in komplexen
Systemen die Arbeit. Daten werden richtig abgelegt
und Informationen schnell gefunden. Neue Mitarbeiter
können so schnell und effizient arbeiten. Umfang reiche
Suchfunk tionen erleichtern Ihnen das Arbeiten in der
Praxis.
Adressen auswählen
Adressen nach kombinierbaren Kriterien
für Kampagnen einfach auswählen
8

Automatisch: Ort und Vorwahl
Anhand der PLZ werden Ort und Vorwahl automatisch
vorgeschlagen und plausibilisiert
Moderne Technologie
zur Teamarbeit
Contacts integriert alle modernen Kommunikationsmittel.
Über Lotus Notes versenden Sie komfortabel
Ihre E-Mails – auch an mehrere Kunden und
Mitarbeiter gleichzeitig. Die E-Mail-Adresse wird
automatisiert in das Schreiben übernommen.
Die Eingabe von Betreuungsteams erlaubt den
gezielten und sicheren Zugriff auf Informationen durch
alle Teammitglieder.
Sametime-Funktionen informieren Sie über die
Anwesenheit des richtigen Ansprechpartners in Ihrem
Unternehmen und ermöglichen Ihnen dadurch adhoc
einen Informationsaustausch über Chat. Das entlastet
Sie und gestaltet den Arbeitsablauf produktiver.
Das neue Zusatzmodul CTI-Interface unterstützt
Ihre tägliche Kundenarbeit. Sie wählen die
Telefonnummern direkt aus der Adresse. Bei
eingehenden Anrufen erhalten Sie alle wichtigen
Informationen zum Anrufer direkt auf dem Bildschirm.
Anrufe in Abwesenheit werden selbstverständlich
dokumentiert.
Mobile Mitarbeiter können jederzeit unterwegs
Daten mit der Zentrale austauschen. Darüber hinaus
erlaubt Contacts die Verknüpfung und sichere
Synchronisation beliebiger Kontaktinformationen über
Palm, Handhelds und Pocket-PC mit Hilfe des Moduls
Mobile CRM.
Mit dem neuen GEDYS IntraWare 7 Web Client
stehen Ihnen alle Ansprech partner und zusätzliche
Informationen jederzeit und überall via Internet zur
Verfügung. Mitarbeiter im Innen- und Außendienst
sowie im Home Office arbeiten so absolut flexibel
und mit aktuellen Daten.
Gezielte Kundeninformation
und -ansprache
Mit Contacts dokumentieren Sie Firmen, ab 7.21
inklusive Standorteinheiten und Abteilungen, den
korrekten Ansprechpartner, die von ihm gewünschte
Form der Kontaktaufnahme, die richtige Anrede und
Grußformel sowie über die Ländereinstellungen das
richtige Adressformat. Mit wenigen Klicks erhalten Sie
aktuelle Kennzahlen zu bestehenden Kundendaten
und -strukturen. Sie lokali sieren Potentiale und Cross-
Selling-Ansätze.
Daten aus einem Dritt-System können über das Modul
Pump importiert werden. Mit einem Klick erhalten Sie
aktuelle Kennzahlen zu bestehenden Kundendaten
und -strukturen. Mittels vielfältiger Such-Funktionen
selektieren Sie die richtige Zielgruppe. Zusätzlich
ordnen Sie Adressen mit Stichwörtern spielend den
richtigen Ver teilern zu und charakterisieren so Ihren
Kunden genau.
Für den perfekten Ausdruck der Versandadressen
ist ein kostenloser PDF-Druckertreiber integriert.
Sie können so individuell gestaltete Druckvorlagen
definieren und damit bestehende sowie selbst erstellte
Dokumente, Übersichten und Stammblätter einfach
und problemlos aus Contacts heraus drucken.
Exportieren Sie die selektierten Adressen und
Stammdaten unkompliziert nach MS Excel.
Analysen und Reports
Mit dem zusätzlichen Modul Analytics steht Ihnen
ein vordefniertes Set an Reports und Analysen
beispielsweise zur Adressqualität zur Verfügung -
auch für Auswertungen mit historischer Betrachtung.
Als Entscheidungsgrundlage für das operative CRM
analysieren Sie mit Analytics alle operativen Daten zu
Kunden, Transaktionen und Produkten aus GEDYS
IntraWare 7.
Individuelle Dashboards
Individuelle Dashboards und regelbasiertes Suchen
liefern Ihnen grafische Auswertungen und wichtige
Informationen auf einen Blick
9

Internationaler Einsatz
Contacts ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen
im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und
wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache
für Ihre Arbeitsumgebung. Auch länderübergreifende
Auswertungen sind somit problemlos und schnell
erstellt.
Sie können beliebig viele internationale Adress formate
hinterlegen. Über die Auswahl des Landes in einer
Adresse steht Ihnen damit die postalisch korrekte
Schreibweise sofort zur Verfügung.
Die neue Language-Configuration-Technologie
ermöglicht es Unternehmen, Teile oder die gesamte
Anwendung selbst in eine beliebige Sprache zu
übersetzen – ohne zusätzlichen Programmieraufwand.
Internationale Unternehmen erhöhen somit die
Akzeptanz der Software auch in anderen Länder-
Organisationen.
Übersichtliche Kunden- und
Projektstrukturen
Selbstverständlich können mit Contacts Beziehungen
von Kontakten abgebildet werden, z.B. verschiedene
Ansprechpartner einer Firma. Aber auch Konzernstrukturen
können Sie durch Verknüpfungen hierarchisch
dar stellen. Sie erhalten einen schnellen Überblick über
Ver bindungen Ihrer Kunden, Partner und Lieferanten
untereinander – mehr Unterstützung für Ihre Arbeit.
Contacts bietet Ihnen eine integrierte
Projektverwaltung mit individuellen Projekttypen
inklusive Projektphasen. Neue Projekte erstellen
Sie einfach von Vorlage und ordnen ihnen
projektspezifische Informationen wie bspw.
Verteilerlisten, externe und interne Teilnehmer sowie
Korrespondenzen und Formulare zu. Die Workflow-
Integration und eine Vertretungsregelung unterstützt
Ihre Arbeit in den Projekten.
Contacts – Die wichtigsten Funktionen
Kontaktdaten einfach verwalten
▪▪
Firmenprofil (ab 7.21 inklusive Standorteinheiten und
Abteilungen), Ansprechpartner und Privatperson
▪▪
Unbegrenzte Kontakte und Ansprechpartner mit beliebigen
Adressen
▪▪
Vorbelegung der Korrespondenzadresse, -sprache und Währung
▪▪
Bevorzugte Versandart, individuelle Grußformel und Briefende
▪▪
Beliebige, berechnete und weitere Verteiler je Kontakt
▪▪
Vertriebsbetreuer, Vertriebsteam und Partner
▪▪
Konfigurierbare Ländereinstellungen zur Adress erfassung
▪▪
Umsatzsteuer-ID und automatisch berechnete Kundennr.
▪▪
Funktionen der Ansprechpartner
▪▪
Schnelleingabedialog
Zusätzliche, dynamische Eingabefelder
nach Kundentyp
Kunde
▪ ▪ Jährlicher Umsatz und Produktportfolio
▪ ▪ Bedarfsrhythmus und Besuchsrhythmus
Partner
▪ ▪ Partnervertragsnummer, Partnerschaft seit
▪ ▪ Partnerzertifizierungen und -konditionen
Lieferant
▪ ▪ Anzahl Mitarbeiter
▪ ▪ Niederlassungen
▪ ▪ Handelsregisternummer
▪ ▪ Konditionen
Adressen qualifizieren
▪▪
Eingabe von Klassifizierung, Status und
Kundentyp
▪▪
Kennzeichnung besonderer Kontakte, z.B. VIP
▪▪
Optionen für Primärkontakt, keine E-Mail senden,
ausgeschieden etc.
Effiziente Adresspflege
▪▪
Synchronisation von Adressänderungen
▪▪
Autom. Vervollständigung der Ortsangabe und
Telefonvorwahl
▪▪
Nachträgliche Zuordnung von Kontakten
▪▪
Automatische Berechnung der E-Mail-Adresse
▪▪
Eingabehilfe mit Auswahllisten sowie
Verzeichnissen für PLZ, Ort und Vorwahl
▪▪
Einfache Zuordnung bei
Firmenzusammenschlüssen durch Verschieben
von Adressen über Dialog
Übersichtlichkeit und Systematik
▪▪
Verweis zum Firmenprofil
▪▪
Hierarchische Unternehmensstruktur
(Holding – Tochter) inkl. Darstellung in Excel
▪▪
Adresslisten und Verteiler
▪▪
Realtime Dashboards für grafische Auswertungen
(Person/Team)
▪▪
Regelbasiertes Suchen und Trefferangabe
für schnelle Informationsbereitstellung
▪▪
Inaktive Adressen
10

Mit einem Klick ...
Schnelle E-Mail-
Erstellung und Telefonwahl
aus der Adresse
Projektzuordnung
Projekte ordnen Sie
einfach den Adressen zu
Projektdokumentation
▪▪
Individuelle Projekttypen zur Erstellung von Vorlage
▪▪
Projektphasen
▪▪
Projektname, - start und -ende
▪▪
Zuordnung zu Kunden, Ansprechpartnern, internen
Mitarbeitern
▪▪
Verteilerlisten, Korrespondenz- und
Dokumentenablage zum Projekt
▪▪
Projektleiter, weitere Projektmitarbeiter, Ressourcen
▪▪
Kategorien, Status und Projektinhalt
▪▪
Workflow-Integration und Vertretungsregelung
Individuelle Informationsfelder
▪▪
Bis zu 10 Felder mit selbstdefinierbaren Auswahllisten
▪ ▪ 5 Freitextfelder
▪ ▪ Zusätzliche konfigurierbare Teilmasken
Datenorganisation
▪▪
Einfacher Datenexport sowie systematische
Auswertungen zum Beispiel mit Modul Analytics
▪▪
Datenimport über Zusatzmodul „Pump“
▪▪
Effizienzsteigernde, rollenbasierte Navigation
▪▪
Individuelle Zugriffsrechte und Sicherheitsfunktionen
▪▪
Einfaches Verschieben von Adressen in skalierten
Umgebungen
▪▪
Aktentransfer
Kommunikation
▪▪
Datenübergabe an E-Mails, ToDos und Termine mit
Lotus Notes
▪▪
Mobilität und aktuelle Information durch Adressabgleich
mit persönlichem Adressbuch (N & A) und
PDA (Voraussetzung PDA-Software)
▪▪
Adhoc-Kommunikation mittels Sametime-Integration
▪▪
Korrekte Adressformate aufgrund von
Ländereinstellungen
▪▪
Individuelle Grußformel und Briefende
▪▪
Individuelle Vorlagen für Ausdruck und PDF-Erstellung
(Bsp. Visitenkarte für Firmen- und Kontaktprofil)
▪▪
Postleitzahlen und Vorwahlen für D, CH, DK, FIN, UK,
USA, N, S, F und Liechtenstein
▪▪
Etikettendruck und Serienbrief mit MS Word
▪▪
Informationen zu Kampagnenbeteiligung, Umfrageergebnissen,
erhaltenen Serienbriefen
Technologie
▪▪
Zentrale Administration und Konfiguration
▪▪
Neuartige skalierbare Architektur
▪▪
LC-Technologie für dynamische Sprachauswahl
▪▪
Kostenfreier PDF-Druckertreiber für Notes und
konfigurierbare Drucklayouts
▪▪
Schnittstellen für individuelle Erweiterungen
▪▪
CTI-Integration
▪▪
Direkte E-Mail-Erstellung
11

Schedule – Aktive Terminund
Aufgabenplanung für
Personen und Gruppen
Qualifizierte Terminauskunft und zeitsparende Termin - und
Aufgabenverwaltung sind die Basis für effiziente Team arbeit.
Mit Schedule vereinfachen Sie die Terminplanung in jeder
Abteilung und schaffen unternehmensweite Transparenz
für die Verfügbarkeit und Auslastung von Personen und
Ressourcen. Die hohe Flexibilität und die Ausbau fähigkeit
für jede Abteilungs- und Unternehmensgröße machen
Schedule zu einer branchenunabhängigen Lösung.
Häufiger Alltag im Unternehmen
▪▪
Umständliche Terminplanung über Telefon und E-Mail
▪▪
Keine qualifizierten Terminauskünfte möglich
▪▪
Fehlende Übersichten über Verfügbarkeit von
Personen, Gruppen und Ressourcen
▪▪
Aufwändige Terminänderung und -verschiebung
▪▪
Keine Übersicht über vergangene Termine
▪▪
Ressourcen wie Beamer, Poolautos, Räume nicht
einfach buchbar
▪▪
Keine transparente Aufgabenverwaltung
Zentrale Termin- und
Aufgabenübersicht
Wer ist in einer Besprechung? Wer beim Kunden?
Wie sieht die Urlaubsplanung aus? Sind der Raum
und der Beamer belegt? Wer steht online für Fragen
zur Verfügung? Welche Aufgaben werden bearbeitet?
Mit Schedule erhalten Sie diese Informationen
ohne langes Suchen. Sie wissen jederzeit, wo sich
Ihre Mitarbeiter befinden und welche Aufgabe sie
bearbeiten: standortübergreifend und mobil in einer
einzigen Datenbank. Schedule kombiniert schnelle
Informationsbereitstellung mit zentraler und einfacher
Verwaltung der Kalender- und Aufgabeneinträge
für Personen und Gruppen und ist damit ein hoch
effizientes Instrument für Ihre aktive Termin- und
Aufgabenplanung.
Terminreports
Aussagekräftige Terminreports nach Person und Team
Effizientes
Gruppenterminmanagement
Schedule ergänzt Ihren Lotus Notes Kalender
mit vielfältigen Funktionen zur Terminplanung
von Gruppen, Personen und Ressourcen. Dazu
sammelt Schedule alle Termine aus individuellen
Lotus Notes/Domino Kalendern und führt sie über
einen Datenabgleich in einer einzigen Gruppen-
Datenbank zusammen. „Privates“ bleibt privat. Jede
Gruppe in Ihrem Unternehmen erhält einen eigenen
Kalender. Dabei können Mitarbeiter zu mehr als
einer Gruppe gehören. Ob abteilungsintern oder
abteilungsübergreifend, jedes Gruppenmitglied erhält
alle Informationen, die es benötigt. In verschiedenen
Ansichten rufen Sie Informationen zur Verfügbarkeit
von Mitarbeitern, Gruppen und Ressourcen problemlos
per Mausklick auf.
Freie-Zeit-Übersicht
Integrierter Planer mit Freier-Zeit-Übersicht für
eine schnelle Einladung
Heutige Termine ...
... in der strukturierten Personenübersicht
12

Schnelle Terminplanung
Ersparen Sie sich aufwändiges Telefonieren für
Termin planungen, -vereinbarungen und Anfragen.
Mit Schedule haben Sie einen detaillierten Überblick
über die Mit arbeiter Ihrer Gruppe. Sie erfahren nicht
nur, wann ein Mitarbeiter verfügbar ist, sondern auch
welche Termine und Aufgaben er wann wahrnimmt.
Das integrierte Lotus Sametime zeigt Ihnen
die Online-Verfügbarkeit an und ermöglicht
einen sofortigen Chat für den schnellen
Informationsaustausch.
Die integrierte Freie-Zeit-Übersicht vereinfacht
Ihnen die Terminplanung für eine oder mehrere
Personen bzw. Gruppen.
Ansichten zeigen Ihnen benötigte Informationen
einfach und übersichtlich strukturiert, zum
Beispiel nach Tag, Person, Gruppe, Kunde
und / oder Projekt.
Die neue Aktionszentrale erleichtert Ihnen den
Überblick und die Einordnung der Termine.
Hier sehen Sie neben dem geplanten und bereits
genommenen Urlaub in Ihrer Gruppe, integrierte
Feiertage und Inhalt, Teilnehmer und Ort / Raum je
Termin. Dies unterstützt Sie bei der Abwicklung von
Aufgaben und Projekten.
Zeitsparende Termineintragung
Mit komfortablen Eingabehilfen zu Termintyp
und Kategorie sowie mit Terminbeschreibung,
Unterstützung zu wiederkehrenden Terminen und
Person- und Gruppenwahl unterstützt Schedule
Ihre Termineinträge. Mitarbeiter werden über ihre
neuen Termine entsprechend per E-Mail informiert.
In Verbindung mit dem GEDYS IntraWare 7 Modul
Contacts ordnen Sie Termine entsprechenden
Kontakten zu.
Transparente Aufgabenverwaltung
Ob bei der Büroorganisation, Projektplanung
und -durchführung oder der Bearbeitung von
Kundenanfragen – Sie müssen täglich Aufgaben
vergeben und an die richtige Abteilung oder spezielle
Ansprechpartner verteilen.
Mit Schedule erweitern Sie die Aufgabenfunktion
von Lotus Notes zu einem unternehmensweiten,
transparenten Aufgabenmanagement. Alle Aufgaben
sind aus den individuellen Lotus Notes/
Domino Kalendern zentral in einer Datenbank
zusammengeführt und stehen für die Termin- und
Aufgabenverteilung übersichtlich zur Verfügung.
Mit der einfachen Erfassung von Aufgaben hilft Ihnen
Schedule, das Aufgabenmanagement schnell und
effizient zu gestalten.
Terminvorgaben und Nachverfolgung sorgen für die
termingerechte Erledigung. Für die Praxis heißt das:
Sie steuern präzise die Aufgabenbearbeitung und
behalten sie im Überblick.
Unterstützung der Teamplanung
Der Gruppenplan erlaubt einen schnellen Überblick
über die Termine und Aufgaben eines Teams. Mit
einem Blick sehen Sie gemeinsame freie Zeiten für
Ihre Planungen.
Für das nächste Vertriebsmeeting erstellen Sie
aussagekräftige Terminreports nach Person und Team.
So dokumentieren Sie die monatliche Auslastung und
Ver fügbarkeit von Personen und Ressourcen. Darüber
hinaus erlauben die Ansichten eine transparente
Urlaubs planung nicht nur im Team, sondern sogar
unternehmensweit.
Aktionszentrale
Aktionszentrale mit Terminübersicht und
Verfügbarkeit der Person oder Ressourcen
im Monat / am Tag
Einfache Terminverschiebung per
Drag & Drop
13

Internationaler Einsatz
Schedule ist eine mehrsprachige Anwendung.
Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer
Anwendung und wählen über Einstellungen die
gewünschte Sprache für ihre Arbeitsumgebung.
Die neue Language-Configuration-Technologie
ermöglicht es Unternehmen, Teile oder die gesamte
Anwendung selbst in eine beliebige Sprache zu
übersetzen – ohne zusätzlichen Programmieraufwand.
Internationale Unternehmen erhöhen somit die
Akzeptanz der Software auch in anderen Landes-
Organisationen.
Einfache Administration
Bei der Erstellung von Schedule-Gruppen können Sie
die Personen und Gruppen aus dem Domino-Directory
wählen. Auch mehrfach verschachtelte Gruppen sind
möglich. Zugehörigkeiten von Personen zu Gruppen
können Sie übernehmen, um sie z.B. bei der späteren
Auswertung der Einträge zu verwenden.
Ein regelmäßiger Abgleich zwischen im Domino
Directory gepflegten und in Schedule verwendeten
Gruppen ist möglich. Dabei werden neu zu einer
Gruppe hinzugekommene bzw. nicht mehr zu
einer Gruppe gehörende Personen automatisch
berücksichtigt – zusätzliche administrative Arbeit
erübrigt sich.
Schedule – Die wichtigsten Funktionen
Termine verwalten
▪▪
Erstellen/Ändern von Einzelterminen
▪▪
Erstellen/Ändern von Gruppenterminen
▪▪
Erstellen von wiederholenden Gruppenterminen
▪▪
Änderung per Drag & Drop
▪▪
Globale Termine
Reports
▪▪
Grafische Auswertungen
Personenreports nach Kalenderwochen
▪ ▪ Erstellen
▪ ▪ Drucken
Personenreports nach Monaten
▪ ▪ Erstellen
▪ ▪ Drucken
Gruppenreports
▪ ▪ Selektion mehrerer Personen
▪ ▪ Selektion mehrerer Gruppen
▪ ▪ Erstellen
▪ ▪ Drucken
Ansichten zur Auswertung der Kalendereinträge
▪▪
Personenspezifisch
▪▪
Gruppenspezifisch
▪▪
Datumsspezifische Auswertung nach Personen
▪▪
Datumsspezifische Auswertung nach Gruppen
▪▪
Kalenderansicht
▪▪
Farbkonfiguration zur Verwendung in grafischen
Übersichten für unterschiedliche Terminarten
(z. B. Urlaub, etc …)
▪▪
Archivübersichten über vergangene Termine
▪▪
Kalenderansicht mit allen Terminen
Suchfunktion
▪▪
Suche nach Einzelterminen für Personen
▪▪
Suche nach Gruppenterminen
▪▪
Suche von Terminen in Kategorien (z. B. Urlaub)
▪▪
Suche nach beliebigen Worten in Termineinträgen
▪▪
Aktuelle Suchkriterien als Vorgabeeinstellung
speichern
▪▪
Anzeige der Suchergebnisse in Listenform
Aktionen zur Auswertung der Kalendereinträge
▪▪
Planer zur Freien-Zeit-Übersicht
▪▪
Grafische Visualisierung der aktuellen Terminsituation
▪▪
Öffnen der Kalender einzelner Personen
▪▪
Anzeige der Aktualisierungsinformationen
▪▪
Erstellen von individuellen privaten Gruppen
14

Zusätzlich zur automatischen Zuordnung zu Gruppen
im Domino Directory bietet Ihnen Schedule die
Möglichkeit individueller Gruppendefinitionen und
-zuord nungen. Damit lassen sich Gruppen auch
ohne Entsprechungen im Domino Directory abbilden.
Schedule verwaltet zudem Termine und Aufgaben
von auf mehrere Server und Domänen verteilten
persönlichen Mailboxen; die Zuordnung geschieht
automatisch anhand der Servernamen.
Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten lassen
individuellen Wünschen breiten Raum. Mithilfe der
inte grierten Programmierschnittstelle (API) lassen
sich individuelle Anforderungen implementieren, ohne
das Standardprodukt zu verändern. So bleibt die
komplette Update-Fähigkeit erhalten.
Zusätzliche Anpassungen an individuelle
Mailschablonen sind möglich. Sie können
beispielsweise die Inhalte eigener Felder in den
Kalendereinträgen mit auslesen und einsammeln.
Das Gleiche gilt für individuelle Erweiterungen der
Personendokumente im Domino Directory.
Die Protokollierung jedes Agentenlaufes und die automatische
Protokollverwaltung sowie Servertasks
geben dem Administrator jederzeit den Überblick
über die Aktivitäten der einzelnen Agenten. Sollte
wirklich einmal ein Problem auftreten, stehen dem
Administrator damit konkrete Informationen zur
Verfügung.
Aufgabenmanagement
▪▪
Erstellen/Ändern von Aufgaben für einzelne Personen
und Gruppen/Abteilungen
▪▪
Wiederkehrende Aufgaben
▪▪
Benachrichtigung und Erinnerung
▪▪
Zuordnung zu Kunden und Projekten
Übersichtliche Darstellung der Aufgaben
▪▪
Nach Person (Bearbeiter)
▪▪
Nach Kontakt (Kunden)
▪▪
Nach Projekt
▪▪
Nach Status
▪▪
Nach Betreff
▪▪
Im Kalender
Navigation
▪▪
Persönliche Favoriten erstellen
Sametime Integration
▪▪
Überblick: Wer ist online?
▪▪
Chat starten mit Online-Mitarbeiten
Zusammenarbeit mit anderen
GEDYS IntraWare 7 Modulen
▪▪
Erstellen von Terminen und Aufgaben zu Adressen
und Projekten mit dem Modul Contacts
▪▪
Erstellen von Terminen zu Service Calls (Tickets)
mit dem Modul Service
▪▪
Auswertung der Kundentermine
Verwaltung von Personen
▪▪
Automatische Erstellung und Pflege durch
Übernahme von Adressbuchinformationen
▪▪
Manuelles Bearbeiten
▪▪
Anzeigen der Personendokumente
▪▪
Manuelles Löschen
Verwaltung von Gruppen
▪▪
Automatische Erstellung und Pflege durch
Übernahme von Adressbuchinformationen
▪▪
Manuelles Erstellen von adressbuchunabhängigen
Gruppen
▪▪
Bearbeiten manuell erstellter Gruppen
▪▪
Anzeigen manuell erstellter Gruppen
▪▪
Löschen manuell erstellter Gruppen
Verschiedenes
▪▪
Farbkonfiguration zur Verwendung in grafischen
Übersichten (Erstellen/Ändern/Löschen)
▪▪
Auswertung der Agentenprotokolle
▪▪
Bearbeitung des zentralen Konfigurations dokumentes
▪▪
Language-Configuration-Technologie
▪▪
Konfigurierbare Navigation
▪▪
Zentrale Konfiguration
▪▪
Server-Task
▪▪
Intervall-Änderungen des Server-Tasks
zeitnah im Schedule
▪▪
64-Bit-Unterstützung
▪▪
Sprache der Benachrichtigung in
Abhängigkeit von der Inhaltssprache
15

Office – Elektronische Akte
und flexibles Dokumentenmanagement
Elektronische Akten sowie vereinfachte Kommunikation
sichern Ihren Unternehmens erfolg. Mit Office erweitern Sie Ihre
Adress- und Stamm datenverwaltung, automatisieren tägliche
Bürotätigkeiten und schaffen unternehmensweite Transparenz
über alle Kunden informationen. Die rollenbasierte und intuitive
Bedienung sichert die passende Informationsbereit stellung
für Ihre Mitarbeiter. Dies verkürzt die Einarbeitung und führt
aufgrund der schnellen Entlastung zu hoher Akzeptanz.
Häufiger Alltag im Unternehmen
▪▪
Die Kundenakte ist über viele Ablagen und Medien
verteilt
▪▪
Unübersichtliche und unstrukturierte Ablage von
Dokumenten und Korrespondenzen
▪▪
Keine übersichtliche Historie zu Vorgängen und
Projekten
▪▪
Qualifizierte Auskünfte zu Vorgängen nur lückenhaft
möglich
▪▪
Aufgaben sind unvollständig dokumentiert, meist fehlt
der Überblick
▪▪
Aufwändige Korrespondenzerstellung und Ablage,
einheitliche Vorlagen fehlen
▪▪
Keine einheitliche, unternehmenskonforme
Geschäftskorrespondenz
▪▪
Fehlende individuelle Formulare in elektronischer Form
für schnelle Freigaben
▪▪
Ungeregelter Zugriff auf Informationen
▪▪
Keine klare Definition von Zuständigkeiten
Übersichtlichkeit
Übersichtliche Zuordnung aller Dokumente
und Korrespondenzen zu Kunden,
Lieferanten und Partnern
Strukturierte Informationen
Mit Office erfassen und verwalten Sie alle
Kommunikationsvorgänge zu Ihren Kunden,
Lieferanten und Geschäftspartnern. Die jeweilige
elektronische Akte zeigt Ihnen alle Dokumente,
Vorgänge, Informationen, Termine und Aufgaben
zu einem Kontakt auf einen Blick. Die strukturierte
Abbildung Ihrer Organisation, inklusive individueller
Vorlagen und Ablagesysteme, erlaubt es Ihnen,
Unternehmenswissen zentral abzulegen, dezentral
von einzelnen Mit arbeitern bearbeiten zu lassen und
schnell wiederzufinden.
Die rollenbasierte Navigation führt Sie intuitiv durch
die Anwendung und erleichtert auch in kom plexen
Strukturen die Übersicht und Arbeit. Mit arbeitern
stehen sofort die Informationen zur Verfügung, die
sie aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe benö tigen.
Daten werden richtig abgelegt und Informa tionen
schnell gefunden. Auch neue Mitarbeiter können so
schnell und effizient arbeiten.
Mobile Mitarbeiter können jederzeit unterwegs Daten
mit der Zentrale austauschen. Darüber hinaus erlaubt
Office die Verknüpfung und sichere Synchronisation
beliebiger Kontaktinformationen über Palm,
Handhelds oder Pocket-PC mit dem zusätzlichen
Modul Mobile CRM.
Mit dem separaten Web Client stehen Ihnen
Kundeninformationen weltweit zur Verfügung.
Mitarbeiter im Außendienst oder Home Office arbeiten
so absolut flexibel und mit aktuellen Daten.
16

Korrespondenz
Einfaches
Erstellen von
Korrespondenzen
Automatisiertes Büro
Adressen erfassen, Briefe, Faxe, E-Mails schreiben,
Termine verwalten, Aufgaben verfolgen – diese
und ähnliche Aufgaben bestimmen den Büroalltag.
Das Modul Office überträgt automatisch Daten wie
Adresse, Fax- und Telefonnummer in Dokumente
Ihres Schrift verkehrs und der Dokumentation.
Individuell definierte Text bausteine und Vorlagen für
Lotus Notes, Open Office und Microsoft Office machen
die Erstellung Ihres Schriftverkehrs zum Kinderspiel.
Sie sparen Zeit und steigern die Qualität.
Mit GEDYS IntraWare 7 erstellen und über wachen
Sie Aufgaben und Wiedervorlagen, die Sie einzelnen
oder mehreren Mitarbeitern weiterleiten können. Die
eindeutige Zuordnung zu Kunden und Mitarbeitern
sowie auto matisierte Erinnerungsfunktionen
unterstützen Sie bei der effi zienten Umsetzung. So
haben Sie immer den Überblick über anstehende
Aufgaben und den Bearbeitungsstatus.
Sametime-Funktionen informieren Sie über die
An wesenheit des gewünschten Ansprechpartners in
Ihrem Unternehmen und ermöglichen Ihnen adhoc
einen Informationsaustausch über Chat. Das entlastet
Sie und gestaltet den Arbeitsablauf produktiver.
Das zusätzliche Modul CTI-Interface unterstützt
Ihre täglichen Telefonate. Eingehende Faxe
erreichen Sie sofort in Ihrer Mailbox und werden
in der elektro nischen Akte abgelegt. Darüber
hinaus wählen Sie Telefonnummern direkt aus der
Adresse. Bei eingehenden Anrufen erhalten Sie
alle wichtigen Informationen zum Anrufer direkt auf
dem Bildschirm. Anrufe in Abwesenheit werden
selbstverständlich dokumentiert und Ihnen als
Rückrufliste zusammengestellt. Ihre Mailbox fungiert
mit individuellen Ansagen als Anrufbeantworter.
Sprachnachrichten erhalten Sie schnell und bequem
per E-Mail.
Mit der Volltextsuche finden Sie Dokumente und
Inhalte schnell und unkompliziert.
Individuelle Formulare
Bilden Sie Ihre eigenen Informations- und Kommunikationsvorlagen
gemäß Ihrer Unternehmens-CI ab.
Über berechnete Platzhalter können Sie Stammdaten
oder Daten aus Dritt-Systemen in Dokumente
und Druckvor lagen übernehmen, wie z.B. für
Terminbestätigungen, Konditionsbestätigungen, etc.
Mit Office können Sie sämtliche Formulare indivi duell
konfigurieren. Über die Anbindung des zusätzlichen
Moduls Workflow steuern Sie diese Formulare und
Vorgänge, wie z.B. bei der Mahnsperre, Gutschrift,
Vertragsprüfung oder Angebotsfreigabe.
Vollständige E-Mail-Integration
Office dient als optimale Plattform für Ihre E-Mail-
Kommunikation. Aus und eingehende E-Mails
werden automatisiert in der elektronischen Akte
dokumentiert. Das Office Modul macht E-Mail-Inhalte
für alle Mitarbeiter nutzbar und ermöglicht somit den
strukturierten Zugriff auf das gesamte E-Mail-Knowhow
im Unternehmen.
Hochwertige Anschreiben
Der integrierte Serienbriefassistent aus dem Modul
Contacts unterstützt Sie bei umfassenden Serienbriefen.
Sie erstellen Ihre Korrespondenzvorlage
und wählen Ihren Verteiler. Intelligente Agenten
übernehmen die landes typische Anrede, Adressund
Versandform in E-Mails, Briefe und Faxe.
Im Adressdokument werden Informationen zum
Serienbrief hinterlegt. Auf Wunsch werden diese
Schreiben in der elektronischen Akte abgespeichert.
Für den perfekten Ausdruck und sicheren Versand von
Notes-Dokumenten ohne Änderungsmöglichkeit ist ein
kostenloser PDF­ Druckertreiber integriert. Sie können
so individuell gestaltete Druckvorlagen definieren und
damit bestehende sowie selbst erstellte Dokumente,
Übersichten und Formulare einfach und problemlos
ausdrucken. Dabei lassen sich in die Vorlagen Daten
aus unterschiedlichen Dokumenten dynamisch
zusammenführen, als PDF langfristig dokumentieren,
aber auch in hoher Qualität ausdrucken.
Serienbriefe
Gezieltes Erstellen und Versenden
von Serienbriefen
17

Individuelle Dashboards
Individuelle Dashboards und
regelbasiertes Suchen liefern
Ihnen grafische Auswertungen
und wichtige Informationen
auf einen Blick.
Office – Die wichtigsten Funktionen
Erstellen/Ändern in der elektronischen Akte
▪▪
Anrufdokumentation/Telefonnotiz
▪▪
Besprechungsprotokoll
▪▪
Verschiedenes (Freidokument)
▪▪
E-Mail und E-Mail von Vorlage (für mehrere Empfänger
und mit automatischer Dokumentationsfunktion)
▪▪
Erneuter E-Mail-Versand bei gescheiterter Zusendung
▪▪
Erweiterte Mailübernahme und Zuordnung aus Notes
Mailbox
▪▪
Erstellen/Ändern von Korrespondenzen für Fax, Druck
▪▪
Ausgehende Korrespondenz (Brief, Fax, Freibrief,
Kurzbrief)
▪▪
Korrespondenz von Vorlage
▪▪
Korrespondenz mit MS Word und OpenOffice
▪▪
Serienbrief-Assistent mit automatischer Übernahme
von Verteilerlisten über integriertes Modul Contacts
▪▪
Erstellung und Eskalation von Wiedervorlagen mit
Aufgabenbeschreibung und automatische Erinnerung
▪▪
Funktion Informieren mit Verteilerliste, Vorbelegung
des Vertriebsbetreuers oder Auswahl aus Namensund
Adressbuch
▪▪
Modulübergreifende Vorgangsübersicht auf Adressen
oder Projekte bezogen
▪▪
Vorgangszuordnung für mehrere Kontakte
(physikalisch nur ein Dokument)
▪▪
Dokumentumsortierung über Assistenten
▪▪
Aktentransfer in skalierten Umgebungen
▪▪
Dokumentation wahlweise ohne Dateienanhang
▪▪
Zuordnung von Dokumenten und E-Mails zum Projekt
(Projektakte)
Erstellen/Ändern von Vorlagendokumenten
▪▪
Zentrale, skalierbare Vorlagenverwaltung
▪▪
Korrespondenzvorlagen
▪▪
Textbausteine
▪▪
MS Word- und OpenOffice-Korrespondenzvorlagen
▪▪
Individuelle Layouts (.dot) für Word-Dokumente
▪▪
Excel-Vorlagen
▪▪
Frei konfigurierbare Office-Schnittstelle
(MS Office und OpenOffice)
▪▪
Frei definierbare Formulare
▪▪
Formatierbare Dokumentenvorlagen
▪▪
Übersichtliche Vorlagenstruktur nach
Verwendungszweck und Moduleinsatz
Individuelle Ablagestruktur
▪▪
Zentrale Vorgabe zur Ablagestruktur (optional/Pflicht)
▪▪
Strukturierte Dokumentenablage mit und ohne
Adresszuordnung
▪▪
Individuelle Ablagestruktur als Vorlage je Office-
Datenbank
▪▪
Übersichtliche Darstellung der Ablage über Ansicht
und im Detailbereich
▪▪
Zusätzlicher DMS-Dokumententyp zur Ablage
jeglicher MS Word-Dokumente
18

Analysen und Reports
Mit dem zusätzlichen Modul Analytics steht Ihnen
ein vordefniertes Set an Analysen und Reports
beispielsweise zur Kontaktfrequenz und Aktivitäten
zur Verfügung - auch für Auswertungen mit
historischer Betrachtung. Als Entscheidungsgrundlage
für das operative CRM analysieren Sie mit Analytics
alle operativen Daten zu Kunden, Transaktionen und
Produkten aus GEDYS IntraWare 7.
Internationaler Einsatz
GEDYS IntraWare 7 Office ist eine mehrsprachige
Anwendung. Kollegen im In- und Ausland
arbeiten in einer Anwendung und wählen über
Einstellungen die gewünschte Sprache für Ihre
Arbeitsumgebung. Inter nationale Mailings und
Schreiben werden in der jeweils im Kontaktdokument
hinterlegten Korrespondenzsprache und mit der
entsprechenden Vorlage in einem Schritt durchgeführt.
Länderübergreifende Auswer tungen sind problemlos
und schnell erstellt.
Die Language-Configuration-Technologie
ermöglicht es Unternehmen, selbst Teile oder die
gesamte Anwendung in eine beliebige Sprache zu
übersetzen – ohne zusätzlichen Programmieraufwand.
Internationale Unternehmen erhöhen somit die
Akzeptanz der Software auch in anderen Länder-
Organisationen.
Spezielle Ansichten, Auswertungen
und Funktionen
▪▪
Unterstützung von verteilten Office-Datenbanken
▪▪
Statistik-Ansicht z. B. nach Kundenbetreuer
▪▪
Elektronische Akte und Projektakte
▪▪
Spezielle Ansichten nach Angeboten,
Verkaufschancen, Tickets
▪▪
Meine Favoriten und private Ansichten
▪▪
Faxen, Drucken, Mailen aus der Applikation
▪▪
Sametime-Integration
▪▪
Regelbasierte Suche für schnelle Informationsbereitstellung
▪▪
Realtime Dashboards für grafische Auswertungen
(Person/Team)
▪▪
Dateianhänge löschen
▪ ▪ Aufgaben und Kalendereintrag erstellen (gemeinsam
mit Schedule)
Zusammenarbeit mit Modul Workflow
▪▪
Integrierte Workflow-Engine
▪▪
Grafischer Workflow-Viewer
▪▪
Konfigurierbares Regelwerk für die Prozessabläufe
▪▪
Zentrale Verwaltung aller Prozesse
in einer Datenbank
▪▪
Transparente Prozessverwaltung
aus dem Vorgang heraus
▪▪
Zuordnung von definierten Stellen
als Betreuer der Vorgänge
Konfiguration
▪▪
Zentrale Konfigurationsdatenbank
▪▪
Regelbasierter Anschriftenaufbau
▪▪
Faxkonfiguration für direktes Faxen aus Office
▪▪
Automatische Vergabe von Zugriffsrechten
▪▪
Konfiguration einer individuellen Navigation
▪▪
Zentrale Schlüsselwortverwaltung
▪▪
Schlüsselworte kategorisiert nach Modulen
▪▪
Formelset für Platzhalterersetzung in Office ­
Anwendungen und Vorgangsdokumenten
▪▪
Vorkonfigurierte Code-Ressourcen
Zusammenarbeit mit den
GEDYS IntraWare 7 Modulen
▪▪
Adress- und Stammdatenverwaltung
mit dem Modul Contacts
▪▪
Zentraler Einstieg und komfortable Suche
mit dem Modul Portal
▪▪
CTI Integration (Telefonie, Fax, Voice, SMS)
mit dem Modul CTI Interface
▪▪
Termin- und Aufgabenverwaltung mit dem Modul
Schedule
▪▪
Erweiterung um professionelle Vertriebssteuerung
mit dem Modul Sales
▪▪
Arbeiten im Browser mit dem zusätzlichen Web Client
▪▪
Business Mail
▪▪
Datenbank-übergreifende Mailings mit dem Modul
Mailing
▪▪
Operatives Kampagnenmanagement
mit dem Modul Marketing
▪▪
Beschwerde- und Vertragsmanagement sowie
ITIL-Helpdesk mit dem Modul Service
▪▪
Analysen und Reports mit dem Modul Analytics
19

Workflow – Formulare,
Vorgänge und Anwendungen
effizienter steuern
Transparente Verteilung von Rollen, Aufgaben und Befug nissen
bei gleichzeitiger Automatisierung der Vorgänge garantieren
Ihnen schnelle Reaktionszeiten und niedrige Fehler quoten. Mit
dem Modul Workflow beschleunigen Sie die Prozesse in jeder
Abteilung und steuern unternehmensweit alle Dokumente und
Vorgänge. Die hohe Flexibilität und Anpassungs fähigkeit machen
Workflow zu einer branchenunabhängigen Lösung für zukunftsorientierte
Unternehmen.
Häufiger Alltag im Unternehmen
▪▪
Täglich hunderte Dokumente, Anträge und
Rechnungen im Unternehmen
▪▪
Erfassen, Prüfen und Verarbeiten nach unterschiedlichen
Kriterien
▪▪
Software enthält keinen Workflow
▪▪
Hoher Zeit- und Kostenfaktor für die Bearbeitung
▪▪
Hohe Transport-Aufwände
▪▪
Kein straffes Dokumentenhandling (Kopieren, Ablegen,
Suchen, Verteilen)
▪▪
Keine optimale Verteilung von Rollen,
Aufgaben, Befugnissen
▪▪
Liegezeiten auf Grund fehlender, automatischer
Vertreterregelung
▪▪
Reaktionszeiten und Fehlerquoten
▪▪
Fehlende Lösung zur Automatisierung der wichtigsten
Informations-, Prüfungs- und Genehmigungsprozesse
▪▪
Kürzer werdende Produktlebenszyklen – kürzere
Durchlaufzeiten
▪▪
Globaler Wettbewerb, liberalisierte Märkte
GEDYS IntraWare 7 Module oder
andere Lotus Notes/Domino Anwendungen
Steuerungsdatenbank
Protokolle
Auswertungen
Dokumente
Notes
Adressbuch
Typische Anwendungen
Egal ob Urlaubs- oder Investitionsantrag, Rechnungsprüfung
oder der neue Mitarbeiter im Unternehmen –
überall, wo Anträge im Spiel sind und das „gute
alte Papier“ seinen Weg durch die Instanzen
im Unternehmen macht, sparen Sie Arbeitszeit
und Kosten mit einem professionellen Workflow
Management System, das die manuelle Bearbeitung
auf ein Minimum reduziert. Mit dem Modul Workflow
können Sie jede beliebige Notes-Datenbank individuell
workflowfähig machen, ohne in die Anwendung
einzugreifen.
Workflow muss gesteuert werden
Das Workflow-Modul ermöglicht die Modellierung
und anwendungsübergreifende Steuerung einfacher
und komplexer Prozesse sowie deren Arbeitsschritte.
Beliebige Organisationsstrukturen, Beziehungen oder
Vertreterregelungen können abgebildet und verwaltet
werden. Durch eine zentrale Pflege des Workflows
werden Änderungen für das gesamte Unternehmen
eingestellt. So lassen sich Prozesse in elektronischer
Form unkompliziert und schnell automatisieren. Sie
definieren nur die Arbeitsabläufe und schon steuert
Workflow die gewünschten Dokumente.
Übersichtlicher Aufbau
Workflow besteht aus einer Konfigurations datenbank
für Prozesse und Arbeits schritte sowie einer
Steuerungsdatenbank.
Um auf Dokumente in Anwendungen zugreifen zu
können, werden die entsprechenden Datenbanken
in einer zentralen Datenbank eingetragenen und
für die Steuerung verwendet. Gruppen- oder
Personeninformationen aus dem Notes-Namens- und
Adressbuch (NAB/Domino Directory) können direkt
benutzt werden.
Konfigurationsdatenbank
Workflow Definition
Beziehungen
GEDYS
IntraWare 7
Organisations-DB
20

Einfache Konfiguration
In der Konfigurationsdatenbank werden die Workflow
Definition und Beziehungen festgelegt.
Die Aufbauorganisation ermöglicht eine
dynamische Zuordnung zwischen Aufgaben und
deren zuständigen Bearbeitern. Im Workflow
wird die Aufbau-Organisation in einer eigenen
Organisations-Datenbank gepflegt. Hier wird
durch Organisationseinheiten eine hierarchische
Struktur definiert, an deren unterstem Ende die
sogenannten „Stellen“ stehen. Diese beschreiben
Funktionen, die eine Person oder Gruppe innehaben
kann, z.B. die Stelle „Chef sekretärin“ innerhalb der
Organisationseinheit „Finanzen“. Durch Zuweisen von
Arbeitsschritten an einen Stelleninhaber innerhalb
einer Organisation lassen sich Prozesse unabhängig
vom konkreten Mitarbeiter konfigurieren und jederzeit
ohne viel Aufwand ändern. Zusätzlich kann neben
dem Stelleninhaber eine Ver tretung angegeben
werden.
Vertretungsdokumente (Vertreter) werden für
Personen erstellt, die zeitweise ihre Aufgabe nicht
be arbeiten können, z.B. auf Grund von Abwesenheit.
Die Vertretung kann zeitbefristet konfiguriert werden
und ist dann nur innerhalb dieses Zeitraums aktiv.
Stellvertreter erhalten alle notwendigen Rechte, um
Arbeitsschritte der zu ver tretenden Person bearbeiten
zu können.
Um Strukturen aus der Aufbauorganisation auch
in anderen Anwendungen zu verwenden, können
Gruppen automatisch erzeugt werden.
Die Ablauforganisation beschreibt Prozesse sowie
die zugehörigen Arbeitsschritte. Grundsätzliche
Einstellungen werden in der Prozessdefinition
vorgegeben. Hier wird der Prozessmanager definiert,
der besondere Rechte für die Prozesskonfiguration
und den laufenden Workflowprozess erhält.
Automatische Initialisierungen für den Prozess
lassen sich mit Hilfe der Autostart-Funktion
ausführen. Frei konfigurierbare Begriffe und
Schlüssel werden protokolliert. Für die Auswertung
des aktuellen Bearbeitungsstatus eines Workflows
in einem Anwendungsdokument können zahlreiche
Informationen aus dem Workflowprotokoll automatisch
über tragen werden.
Die Arbeitsschrittdefinitionen legen unter anderem
die Bearbeiter von Arbeitsschritten statisch oder
dynamisch fest. Während der Steuerung werden
den Bearbeitern die zur Ausführung des jeweiligen
Schrittes notwendigen Änderungsrechte zugewiesen.
Durch das integrierte Versionierungskonzept
innerhalb der Konfiguration wird sichergestellt, dass
zur Steuerung eines Workflows stets die korrekten
Prozess- und Arbeitsschritt definitionen verwendet
werden.
Die Definition von Beziehungen ermöglicht eine flexible
Konfiguration von Bearbeitern über eine Relation. Als
Beziehungen zwischen den Mitarbeitern einer Firma
kommen beispielsweise in Frage „Vorgesetzter von“
oder „Spezialist für“. Beliebig viele solcher Relationen
können in unterschiedlichen Ausprägungen konfiguriert
werden. Verwendet werden diese Beziehungen zur
Ermittlung von Bearbeitern oder zur Ermittlung von zu
informierenden Personen innerhalb eines Workflows.
Automatisierter Ablauf
Durchzuführende Arbeitsschritte werden dem
Bearbeiter in Form einer Benachrichtigung
(E-Mail) mitgeteilt. In frei gestaltbaren E-Mails
können neben individuellen Texten auch Verweise
(Links) mitversendet werden. Weiterhin werden
in der Arbeitsschrittdefinition Eingangs- und
Ausgangsbedingungen bestimmt, d.h. wann ein
Arbeitsschritt zur Ausführung kommt oder beendet
wird. Dabei ist es stets möglich, eine erneute
Ausführung von Arbeitsschritten durch ein manuelles
oder automatisches Zurücksetzen auf einen anderen
Arbeitsschritt durchzuführen.
Die integrierte Liegezeitüberwachung stellt darüber
hinaus sicher, dass kein Workflow in Vergessenheit
gerät. Es können unterschiedliche Eskalationszeiten
hinterlegt werden, nach deren Ablauf Erinnerungen
an den Bearbeiter geschickt oder bestimmte Aktionen
ausgelöst werden.
Grafische Visualisierung
Die in der Ablauforganisation definierten Prozesskonfigurationen
können mit Hilfe eines mitgelieferten
Visualisierungsprogrammes grafisch dargestellt und
validiert werden. Ein darin integriertes Tool ermöglicht
die Animation bzw. das Testen der Prozesse.
Präzise Steuerung
Die Steuerungsdatenbank führt die eigentliche
Steuerung von Workflows durch und greift dazu
auf die in der Konfigurationsdatenbank hinterlegten
Organisationsstrukturen und Prozesse zurück.
Sie enthält ausschließlich Dokumente eines
Dokumententyps: Steuerungs-/Protokolldokumente
aktueller und beendeter Workflows. Jeder Work flow
wird mit genau einem Protokolldokument abgebildet,
das sämtliche Laufzeitinforma tionen und Protokolle
enthält. Dies sind u.a. die Prozess version, der
Workflowstatus, Arbeitsschritte und deren Status,
Laufzeiten, Bearbeiter und Kommentare.
Die Steuerungsdatenbank und somit die Workflow-
Steuerung kann per Replikation auf beliebig viele
Domino-Server verteilt werden. Dies stellt sicher,
dass sowohl Administrationsaufgaben als auch eine
Übersicht über alle Workflows sowie eine ToDo-Liste
für alle Anwender zentral verwaltet bzw. angeboten
werden können. Auf einfache Art und Weise können so
viel seitige Auswertungsmöglich keiten von Workflows
beispielsweise nach Kunden oder Projekten erstellt
werden.
21

Workflowvisualisierung
Grafische Darstellung eines
Work flows
Komfortable Bedienung
Eine einheitliche Navigationsstruktur im Lotus
Notes-Client in Form einer Navigationsleiste macht
einen schnellen Zugriff auf übergeordnete Themen
der Konfiguration und der Steuerung möglich, z.B.
auf Aufbau- oder Ablauforganisation. Ansichten
zeigen Prozesse, Arbeitsschritte, Vertretungen
etc. in Kategorien an. Ein Doppel klick öffnet die
entsprechenden Dokumente.
Moderne Technik
Das Workflow-Modul basiert auf Lotus Notes/Domino.
Es kann mit jeder beliebigen Notes-Anwendung
zusammenarbeiten, ohne dass deren Applikationslogik
verändert werden muss. Die Steuerung von Workflows
erfolgt durch Agenten, die automatisch oder auf dem
Client eines Anwenders manuell gestartet werden
können.
Einfache Administration
Die Administrationsaufgaben bestehen aus der
Installation des Modules, dem „Workflow-fähigmachen“
von individuellen Lotus-Notes-Anwendungen
und der Definition von Organisationsstrukturen
und Prozessen in der Konfigurations- und
Organisationsdatenbank. Diese können nach der
ersten Installation stets erweitert oder geändert
werden. Durch Konfigurationsdokumente ist
es möglich, auf die Gestaltung der Oberfläche
Einfluss zu nehmen. Aktive Workflows oder
einzelne Arbeitsschritte können innerhalb der
Steuerungsdatenbank durch den Anwender beendet
werden. Das erneute Aufsetzen von Prozessen oder
die Ermittlung neuer Bearbeiter ist während des
laufenden Betriebs möglich.
Internationaler Einsatz
Das Modul Workflow ist eine mehrsprachige
Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in
einer Anwendung und wählen über Einstellungen die
gewünschte Sprache für ihre Arbeitsumgebung.
Die Language-Configuration-Technologie ermöglicht
es Unternehmen, Teile oder die gesamte Anwendung
selbst in eine beliebige Sprache zu übersetzen – ohne
zusätzlichen Programmieraufwand. Internationale
Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der
Software auch in anderen Landes-Organisationen.
Das Workflow-Modul
innerhalb von GEDYS IntraWare 7
Innerhalb von GEDYS IntraWare 7 hat das Workflow-
Modul eine zentrale Funktion. Zum einen steuert es
alle Workflows innerhalb der GEDYS IntraWare 7
(u.a. für die Module Contacts, Office, Service und
Sales) und ist somit für die gesamte Prozesslogik
verantwortlich. Zum anderen wird die zentrale
Aufbauorganisation zur Verfügung gestellt, auf die
von zahlreichen Funktionen zugegriffen wird. Somit
wird eine zentrale Verwaltung, Pflege und einfache
Änderbarkeit von Stellen und Aufgaben ermöglicht. In
Zusammenarbeit mit iQ.Suite Clerk lassen sich auch
dort hinterlegte Vertretungen übernehmen.
22

Workflow – Die wichtigsten Funktionen
Navigation
▪▪
Informationen über neue Aufgaben per E-Mail und
über Ansichten
Zugriff
▪▪
Protokoll-Informationen
▪▪
Konfiguration der Workflows
Workflows
▪▪
Grafische Visualisierung der Workflows
▪▪
Manuelles Eingreifen in die Workflow-Steuerung
▪▪
Auswertung aller laufenden und abgeschlossenen
Workflows sowie Prozessstatistiken
▪▪
Durchführung von Administrations-Funktionen (z.B.
Neustart und Beenden, Zuweisen von Arbeitsschritten,
Zurücksetzen, usw.)
Zusammenarbeit mit Modulen der
GEDYS IntraWare 7
▪▪
Bereitstellung der Workflow-Funktionalität für die
Module Contacts, Office, Sales und Service
▪▪
Auswertung der Workflow-Laufzeitinformationen zu
einem konfigurierbaren Prozess
Ablauforganisation
(Prozesse/Arbeitsschritte)
▪▪
Einsehen, Erstellen und Ändern
▪▪
Grafische Visualisierung und Animation
▪▪
Assistent zum Erstellen eines Workflows
Ablauforganisation
(Organisationseinheiten/Stellen)
▪▪
Einsehen, Erstellen und Ändern
Beziehungen, Vertretungen, Stellenprofile
▪▪
Einsehen, Erstellen und Ändern
Verschiedenens
▪▪
Integrationsfähigkeit in beliebige Notes/Domino-
Applikationen
▪▪
Bereitstellung zahlreicher Programmierelemente für
andere Anwendungen
▪▪
Einfache Installation per Installationsassistent
▪▪
Konfiguration der Benutzeroberfläche und anderer
Grundeinstellungen
▪▪
Erweiterter Info-Dialog (Produktversion, Notesversion,
Betriebssystem)
Serverfunktionen
▪▪
Start, Steuerung und permanente Überwachung der
Workflows
▪▪
Gruppengenerierung im Adressbuch aus der
Aufbau organisation heraus, wobei die Namen der
generierten Gruppen frei fest legbar sind
▪▪
Beziehungsgenerierung aus der Aufbauorganisation
heraus
▪▪
Zugriff auf beliebige Notes-/Domino-Applikationen
▪▪
Aktive Liegezeitüberwachung mit mehreren, frei
definierbaren Eskalationsmechanismen
▪▪
Generierung von Prozessstatistiken
▪▪
Automatisierte Aktionen für Arbeitsschritte (E-Mail-
Versand, Feld in Anwendung setzen, Prozess starten,
Dokument kopieren, Dokument verschieben, etc.)
▪▪
Automatische Pflege der Vertretungen wahlweise aus
Benutzerprofilen oder aus iQ.Suite Clerk
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Event Manager –
Veranstaltungen professionell
planen, organisieren und
durchführen
Die Aufgabenpalette eines Event Managers, ob im Vertrieb,
Marketing oder in der Personalabteilung, ist breit. Sie reicht
von der Erstellung von Veranstaltungs- und Aufgabenplänen
über die Buchung von Räumen, Technik und Catering-Services
bis zur Auswahl von Referenten und der Organisation von
vielen anderen Dingen, die zu einer Veranstaltung gehören.
Hilfreiche Unterstützung
Die neue Software GEDYS IntraWare Event
Manager unterstützt Unternehmen bei der Planung,
Organisation und Durchführung von internen und
externen Veranstaltungen. Dazu bietet sie umfassende
Funktionen von der Dokumentation über das
Projektmanagement und die Teilnehmerverwaltung bis
hin zur Kommunikation und zum Controlling.
Das Programm besitzt Funktionen zur vollständigen
Adress-, Aufgaben- und Vorgangsverwaltung,
Kommunikation, Erstellung von Einladungslisten und
E-Mail-Verteilern, Berücksichtigung von Zusagen,
Absagen und Nachrückern sowie zum Buchen von
Teilnehmern in verschiedene Veranstaltungssessions.
Veranstaltungen perfekt organisieren
Inhalte planen, Räume und Referenten suchen,
Aufgaben zuweisen und Termine kontrollieren,
Teilnehmer buchen, Korrespondenzen zu Dienstleister
und Teilnehmer, Rechnungen vorbereiten – die
Aufgaben im Rahmen der Veranstaltungsorganisation
sind vielfältig.
Ob Eventagentur oder Veranstaltungsmanager
eines Unternehmens – die neue Software Event
Manager von GEDYS IntraWare unterstützt Sie
bei der erfolgreichen Planung und Abwicklung
unterschiedlichster Veranstaltungen.
Nach dem Briefing, mit Ziel- und Zielgruppenvorgabe
und der groben Planung, beginnt das zeitintensive
Projektmanagement zur Veranstaltung.
Hierfür finden Sie im Veranstaltungsdokument alle
Informationen vom Briefing über die erarbeitete
Agenda, Preise, Stornobedingungen und Material zur
Veranstaltung, bis hin zu involvierten Mitarbeitern und
dem Katalogeintrag.
Je nach Veranstaltungsinhalt legen Sie Sessions zur
Veranstaltung an, zum Beispiel bei parallel laufenden
Vorträgen, Abendveranstaltungen, Begleitprogrammen,
auf die dann auch die Teilnehmer einzeln gebucht
werden können.
Verfügbarkeit von Ressourcen und Referenten prüfen,
Aufgaben festlegen und zuweisen, Terminänderungen
weiterleiten, die Anwendung Event Manager
unterstützt Ihre vollständige Ressourcen- und
Aufgabenverwaltung.
Die Ressourcen ordnen Sie der Veranstaltung zu und
prüfen, ob der Referent, die Technik, der Raum etc.
zum gewünschten Termin zur Verfügung steht.
Sie stellen standardmäßig auftretende Aufgaben
als Aufgabenpaket zusammen. Diese Pakete lassen
sich den Veranstaltungen zuordnen. Anhand der
Checklisten behalten Sie die Aufgaben inkl. Termin
und Status zur zeitgenauen Organisation im Blick.
Veranstaltungsdokument
Der Veranstaltung sind, wie
im Projekt, alle Informationen
zugeordnet.
24

Hauptansicht
Die grafische Darstellung zur
Veranstaltung inkl. Sessions
erlaubt einen guten Überblick
zum Ablauf der Veranstaltung
sowie der Auslastung.
Mit vorgefertigten Kostenlisten geben Sie alle Kosten
zur Veranstaltung, wie Honorare, Mieten, Catering etc.
an, die Sie auf Wunsch mit weiteren Kostenangaben
ergänzen.
Die Teilnahmegebühr pro Teilnehmer wird zum
Kontakt dokumentiert und dient neben der
Kostenkalkulation auch als Vorbereitung zur
Rechnungsschreibung. Mit der nächsten Version
beantwortet Ihnen ein integrierter Kosten-Preis-
Kalkulator Fragen wie: „Liegen wir mit der Planung im
Budget?"
Mit individuell definierten Vorlagen und dem
Vorgangsassistenten erstellen Sie Einladungen,
Skripte, Teilnahmebestätigungen etc. zur
Veranstaltung, die Sie mittels Verteilerlisten versenden
oder drucken.
Alle Informationen zu Ressourcen, Aufgaben,
Kosten und Aktivitäten finden Sie übersichtlich dem
Veranstaltungsdokument zugeordnet, genauso wie
die Teilnehmer und gesamte Korrespondenz zur
Veranstaltung.
Einmal erstellte Veranstaltungskonzepte stehen
mit dem Modul Event Manager immer wieder als
Muster zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie
Veranstaltungen kopieren und dialoggestützt Angaben
wie z.B. das Datum ändern.
Ob Veranstaltungen, Messen oder Schulungen –
GEDYS IntraWare 7 Event Manager verringert den
Zeitaufwand bei der Planung und Koordination
deutlich. Ihre Arbeitsprozesse laufen reibungsloser
und effizienter. Und die neue Kostenkalkulation
verschafft Ihnen Planungssicherheit.
Session
Sie buchen die Teilnehmer auf unterschiedliche
Sessions. Der Teilnahme preis
richtet sich danach.
Teilnehmerverwaltung
leicht gemacht
Optimieren Sie Ihr Teilnehmer-Management mit Hilfe
von Aufgaben, Serienbriefen und Erinnerungen/
Wiedervorlagen. Teilnahmen buchen und umbuchen,
Wartelisten erstellen und pflegen, Unterlagen
verschicken, Schriftverkehr führen – mit GEDYS
IntraWare 7 Event Manager erledigen Sie diese
administrativen Aufgaben zeitsparend.
Je nach Art der Teilnahme, Vollzahler oder
ermäßigte Teilnahme, geben Sie entsprechende
Teilnahmedokumente vor. Sie buchen Teilnehmer zur
Veranstaltung bzw. Session - die Berücksichtigung von
Begleitpersonen und Buchung von Begleitprogrammen
ist integriert.
Den Teilnehmerkontakt wählen Sie direkt aus dem
GEDYS IntraWare 7 Modul Contacts, dem NAB oder
Sie geben den Teilnehmer frei ein. Die übersichtliche
Darstellung der freien Plätze erleichtert Ihnen die
Buchung. Bei größeren Anmeldezahlen nutzen Sie die
Warteliste.
Umbuchungen lassen sich mithilfe eines Assistenten,
einzeln oder als Massenbearbeitung, durchführen.
Der Assistent überprüft freie Plätze sowie
Stornobedingungen und ordnet neue Angaben wie die
aktuellen Teilnahmegebühren dem Teilnehmer zu. Die
unterschiedlichen Status wie Vorgemerkt, Eingeladen,
Angemeldet, Bestätigt, bis hin zu Bestanden bzw.
Nicht bestanden, sorgen für Transparenz.
Die Teilnahmegebühr wird anhand der Angaben im
Veranstaltungsdokument dem Teilnehmer automatisch
zugeordnet und für die Rechnungsschreibung
bereitgestellt. Bei Absagen greift die Stornoregelung.
Das Rechnungswesen unterstützen Sie mit
Rechnungsposten zu jedem Teilnehmer.
GEDYS IntraWare 7 Event Manager automatisiert
alltägliche Büroaufgaben. Ein integrierter
Vorgangsassistent unterstützt Sie bei der
Korrespondenz, ob einzeln oder als Serienbrief,
zu Teilnehmern, Referenten und Dienstleistern.
Desgleichen auch beim Erstellen von Teilnehmerund
Anwesenheitslisten, Adress-Labels und
Namensschildern sowie Buchungs- und
Teilnahmebestätigungen.
25

Individuelle Vorlagen für
Teilnahmebescheinigungen und
Urkunden
Individuell gestaltete Vorlagen für Teilnahmebescheinigungen
und Urkunden erleichtern Ihnen die
Erstellung von Abschluss-Unterlagen. Die Anwendung
überträgt Daten wie Adresse, Telefonnummer in
Dokumente Ihres Schriftverkehrs, Teilnehmerlisten,
Teilnahmebescheinigungen etc. Individuell definierte
Textbausteine und Vorlagen (Lotus Notes, Microsoft®
Office, Open Office) vereinfachen Ihren Schriftverkehr.
Checklisten für die
Aufgabenplanung und -bearbeitung
Integrierte Aufgaben und Wiedervorlagen
beschleunigen die Prozesse und ermöglichen eine
reibungslose Teamarbeit. Sie versehen ein Dokument
mit Wiedervorlagedatum und Bearbeitungshinweis
oder legen Aufgaben zur weiteren Bearbeitung auf den
elektronischen Schreibtisch eines Kollegen.
Für Ihre Standardveranstaltung stellen Sie dazu
individuelle Aufgabenpakete zusammen, die alle
Angaben zur Fälligkeit, Aufgabe und zum Bearbeiter
beinhalten. Weitere Aufgaben fügen Sie auch
separat hinzu. Damit sind alle Aufgaben nach
Fälligkeit sortiert der Veranstaltung zugeordnet. Der
Bearbeiter bekommt seine Aufgaben zugewiesen
und findet sie übersichtlich als Checkliste auf seinem
elektronischen Schreibtisch wieder. Erledigte
Aufgaben werden mit dem entsprechenden Status
versehen. Die unterschiedlichen Status werden über
separate Grafiken hervorgehoben. Dies minimiert
Durchlaufzeiten und schafft Transparenz. Daneben
erleichtern die Checklisten zu offenen bzw. beendeten
Aufgaben den Verantwortlichen die Übersicht zum
Stand der Veranstaltung.
Übersichtliche Verwaltung
der Ressourcen
Dokumentieren Sie alle Referenten, technischen
Geräte, Räume und Dienstleister in der Ressourcenverwaltung.
Sie geben weiterführende Informationen,
wie beispielsweise Know-how des Referenten oder
Ausstattungen bei Tagungshotels, in den Dokumenten
mit an. Das erleichtert Ihnen die zukünftige Recherche.
Sie weisen neben den externen Ressourcen auch
Notes-Ressourcen der Veranstaltung zu. Die Freie-
Zeit-Suche im Veranstaltungsdokument unterstützt die
Organisation von Terminen, Räumen und Referenten
und übernimmt die Reservierung in der Notes-
Ressourcen-Datenbank. Gebuchte Ressourcen stehen
für andere Veranstaltungen zur gleichen Zeit nicht
zur Verfügung. Sie vermeiden Überschneidungen
und damit kurzfristige Änderungen: Technik und
Räume werden optimal genutzt, Referenten passend
eingesetzt.
Teilnehmerbuchung
Vorgangsassistent
Vorgangsassistent zur
Erstellung alle Aktivitäten
und Korrespondenzen.
Zur Buchung der Teilnehmer
stehen Ihnen individuelle
Teilnehmerdokumente in
einer Liste bereit.
26

Aussagekräftige Statistiken
Auswertungen geben Ihnen jederzeit einen Überblick
über den Stand der Buchungen sowie Kosten und
Einnahmen – übersichtlich dargestellt nach Datum,
Veranstaltungsname/-typ, Ort und Referent. Die
Zufriedenheit der Teilnehmer entnehmen Sie der
Veranstaltungsbewertung in der nächsten Event
Manager Version. Umsätze und Kosten behalten Sie
so übersichtlich im Blick.
Flexible Software für Ihre
Veranstaltungen
GEDYS IntraWare 7 Event Manager passt sich ideal
den Anforderungen Ihres Unternehmens an.
Per Konfiguration bilden Sie Ihre Veranstaltungs-,
Sessions- und Ressourcentypen sowie Teilnahmearten
und Preismodelle ab. Sie stellen Aufgaben- und
Kostenlisten zusammen und nutzen Ihre individuellen
Vorlagen zur Dokumentation, Organisation und
Kommunikation inkl. individuell gestalteter Listen.
Weitere spezifische Anpassungen und Erweiterungen
lassen sich einfach integrieren.
Ansicht Ressourcen
Referenten, Beamer, Räume,
Hotels …
Alle Ressourcen mit
weiterführenen Informationen
zur Recherche.
Ansicht „Eigene Aufgaben“
Eigene Aufgaben – Sie
sortieren sich Ihre Checkliste
zum Beispiel nach
Veranstaltung oder Fälligkeit.
Aufgaben nach Veranstaltung
Hier sehen Sie als Veranstaltungsmanager
den Stand aller Aufgaben zur Veranstaltung
– sortiert nach Ihren aktuellen
Fragestellungen.
27

Auswertungen
Mit welcher Veranstaltung habe ich am
meisten Gewinn erwirtschaftet?
Veranstaltungsvorlage
Beispiel für Ihren
frei konfigurierbaren
Veranstaltungstyp
Event Manager – Die wichtigsten Funktionen
Veranstaltungsorganisation und -dokumentation
▪▪
Konfigurierbare Dokumente zu Veranstaltungstypen
(Tagesveranstaltung, Abendveranstaltung, etc.)
▪▪
Veranstaltung anlegen und umlegen, mit und ohne
Termin sowie Status
▪▪
Dokumentation zum Briefing, Ziel, Zielgruppen, Preise,
Storno, Agenda, Dokumente etc.
▪▪
Unterteilung in Sessions/Teilveranstaltungen
▪▪
Zuordnen von Ressourcen und Aufgaben zur
Veranstaltung
▪▪
Freie-Zeit-Suche zu Ressourcen
▪▪
Verknüpfung mit Korrespondenzen zu Dozenten,
Lieferanten, Teilnehmern
▪▪
Aktivitäten wie zum Beispiel Skript, Beurteilungsbogen,
Informationsmaterial ablegen
▪▪
Veranstaltung abspeichern als Muster
▪▪
Verteilerliste zu Referenten, Teilnehmern, Team-
Mitarbeiter
▪▪
Veranstaltungsarchiv
▪▪
Aktion „Veranstaltung kopieren“ inkl. Dialog zu
benötigten Änderungen in den Aufgaben, Ressourcen
- Kopierfunktion auch für Teilnehmer einer archivierten
Veranstaltung
▪▪
Veranstaltungskalender
Teilnehmerverwaltung
▪▪
Konfigurierbare Dokumente zu Teilnahmetypen
(Vollzahler, ermäßigte Teilnahme, etc.)
▪▪
Teilnehmer umbuchen / stornieren / bestätigen /
nicht bestanden etc. (Status)
▪▪
Übersichten und Ansichten z. B. Teilnehmer je
Veranstaltung und Session
▪▪
Warteliste
▪▪
Freie-Platz-Anzeige
▪▪
Kosten/Preise pro TN
▪▪
E-Mail-Eingang: Anmelden per E-Mail und
Umwandlung in Teilnahmedokument*
▪▪
Anmeldungen umwandeln von NN in Name*
▪▪
Mehrere Kontakte aus der Contacts auswählen, um
aus diesen Teilnehmern zu machen
▪▪
Teilnehmer als Person aus N & A übernehmen
▪▪
Freie Eingabe der Teilnehmer
▪▪
Individuelle Teilnehmer- und Anwesenheitslisten für
Druck und PDF
▪▪
Zuordnung von einzelnen Rechnungsposten zur
Rechnungsvorbereitung (automatisch und manuell)*
▪▪
Teilnehmerhistorie in der Kontaktadresse der
Contacts-Datenbank*
▪▪
Funktion in den Modulen Contacts,
Portal und Marketing: Kontakt zur
Veranstaltung hinzufügen
28

Kommunikation
▪▪
Assistent zur Korrespondenz, einzeln und als
Serienaktion
▪▪
Direkte E-Mail-Erstellung
▪▪
Vorlagen zu Brief, E-Mail, Fax, Serienbriefe
▪▪
Textbausteine
▪▪
Korrespondenzhistorie zur Veranstaltung, Teilnehmer,
Lieferanten, Referenten
▪▪
Individuelle Vorlagen zum Ausdruck und zur
PDF-Erstellung, bspw. zu Namensschildern,
Teilnahmebescheinigungen, Listen, Etikettendruck
▪▪
Ad-hoc-Kommunikation mittels Sametime-Integration
▪▪
Einladungsversand an interne Dozenten über
Notes-Mail-Kalender (Schedule vorausgesetzt)
Aufgabenmanagement
▪▪
Konfiguration von Standard-Aufgabenpaketen mit
Fälligkeitsdatum, Bearbeiter, Beschreibung
▪▪
Separate Aufgaben erstellen, zur Veranstaltung
zuordnen und dem Bearbeiter zuweisen
▪▪
Übersicht zu „Meine Aufgaben“
▪▪
Sortierbare Checklisten: Offene und Beendete
Aufgaben
▪▪
Aufgabenstatus: Offen, In Bearbeitung, Beendet,
Abgebrochen
▪▪
Massenbearbeitung: Status ändern
▪▪
Reminder*
▪▪
Checkliste: Aufgaben pro Teilnehmer*
Ressourcenverwaltung und -planung
▪▪
Konfigurierbare Dokumente zu Ressourcentypen
▪▪
Verwaltung aller Ressourcen wie Räume, Technik,
Referenten, Hotels etc.
▪▪
Freie-Zeit-Suche für Referenten und Ressourcen
(Räume, Technik etc.)
▪▪
Recherchemöglichkeiten
Kostenplanung und -kalkulation
▪▪
Konfigurierbare Standard-Kostenlisten
▪▪
Funktion zur Preiskalkulation*
▪▪
Kostenkalkulation (Gegenüberstellung, Budget, fixe
und variable Kosten, geplante Einnahmen)*
Auswertungen
▪▪
Erfolgskontrolle durch Gegenüberstellung von
Einnahmen und Kosten
▪▪
Sortierbare Auswertungsansicht zu Teilnehmern,
Auslastung, Gewinn nach Veranstaltung etc.*
▪▪
Statistiken zur Veranstaltungs- und
Referentenauslastung*
▪▪
Veranstaltungsbewertung zu Referenten, Themen,
Organisation*
Internet
▪▪
Veranstaltungskalender online*
▪▪
Anmeldungen übers Internet, Intranet*
▪▪
Veranstaltungsbewertung durch Teilnehmer und
Referenten*
Konfiguration und Technologie
▪▪
Suchfunktionen
▪▪
Sametime-Integration
▪▪
LC-Technologie für dynamische Sprachauswahl
▪▪
Zentrale Administration und Konfiguration
▪▪
Datenexport und -import über GEDYS IntraWare Pump
▪▪
Workflow-Integration*
Zusammenarbeit mit den
GEDYS IntraWare 7 Modulen
▪▪
Adressen- und Stammdatenverwaltung
mit dem Modul Contacts
▪▪
Flexibles Dokumentenmanagement
mit dem Modul Office
▪▪
Termin- und Aufgabenverwaltung
mit dem Modul Schedule
▪▪
Veranstaltungen als Teil des operativen
Kampagnenmanagements mit dem Modul Marketing
▪▪
Datenbankübergreifende Mailings
mit dem Modul Mailing*
* mit der nächsten Version
29

Marketing –
Kampagnen planen,
steuern und auswerten
Zielgruppen präzise selektieren, mit bestehenden
und poten tiellen Kunden kommunizieren und den
Erfolg Ihrer Marketing aktionen messen. Marketing
ist das effi ziente Werkzeug für Ihr Marketing- und
Vertriebs team. Steigern Sie die Effektivität Ihrer
Kampagnen.
Kunden binden und Beziehungen
ausbauen – Erfolg auf lange Sicht
Nutzen Sie bestehende Kundeninformationen für eine
zielgruppenspezifische Kampagne. Die Anwendung
Marketing stellt erweiterte CRM-Funktionen zum
Kampagnenmanagement als nahtlose Ergänzung zu
GEDYS IntraWare 7 Modulen bereit.
Ergebnisse
Aktueller Be ar bei tungs stand und bisherige
Ergebnisse über den Kam pagnenmonitor.
Ihre Mitarbeiter haben den gesamten Schriftverkehr
mit Kunden, Terminen, Aufgaben und Kontakten
mit GEDYS IntraWare 7 durchgängig im Griff.
Darüber hinaus fließen mit jeder Kampagne neue
Zielgruppeninforma tionen in Ihr CRM-System.
Kampagnen,
die Ergebnisse erzielen
Verwandeln Sie Kundeninformationen in
verwertbares Wissen und richten Sie Ihre
Kampagnen auf maximalen Erfolg aus. Sprechen
Sie Ihren Kunden zum richtigen Zeitpunkt auf
Dinge an, die ihn interessieren. Intelligente Listenund
Selektionswerkzeuge im Modul Marketing
ermöglichen es Ihnen, Interessenten schnell und
effektiv zu erreichen. Sie reduzieren unnötige
Streu verluste und steigern die Erfolgs aussichten.
Aktions-Zentrale
Die Aktions-Zentrale unterstützt Sie bei der
Durchführung Ihrer Kampagnenaktionen.
Die Bearbeiter haben alle Vorgaben,
Informationen, Dokumente und in bearbeitende
Kontakte in der Übersicht.
Kampagne effektiv durchführen
Mit Marketing wählen Sie die richtige Zielgruppe
und intelligente Ansprache für Ihre Produkte und
Dienstleistungen. Eine Aktionszentrale unterstützt die
effiziente Durchführung der Kam pagnenaktionen. Das
Monitoring informiert Sie jederzeit über den aktuellen
Bearbeitungsstand und die bisherigen Ergebnisse
Ihrer Kampagnen. Die gelungene Kopplung von
interessanten Themen, bevorzugtem Kontaktweg und
optimalem Zeitpunkt ermöglicht Ihnen die Generierung
qualifizierter Leads. Diese erfolgreichen Kampagnen
lassen sich in Vorlagen umwandeln, die es Ihnen
erleichtern, künftige Kampagnen schnell auf den Weg
zu bringen.
Erfolgsmessung
Verwenden Sie die Ergebnisse jeder Kampagne
zur Erweiterung des Wissens über die Zielgruppen.
Marketing unterstützt Sie mit umfassenden Berichtsund
Analysefunktionen. Sie messen Rücklaufraten,
verfolgen Verkaufschancen und die Kosten von
Kampagnenaktivitäten. Mit Hilfe dieser Funktionen
erhalten Sie präzise Informationen über Ihre Kunden
und können dadurch schnell fundierte Entscheidungen
treffen. Sie reagieren rasch auf veränderte
Kundenanforderungen und neue Marktchancen.
30

Kostenkontolle
Vollständige Kostenkontrolle mit dem Budgetplan
und Übersicht über die tatsächlichen Kosten.
Auswertungen lassen sich zusätzlich in Excel öffnen.
Marketing – Die wichtigsten Funktionen
Kampagnenplanung
▪▪
Übersichtliches Kampagnenprofil mit Verantwortlichen,
Ziel und Budget angaben zur Auswertung
▪▪
Festlegung der zu nutzenden Vorlagen
▪▪
Meilensteine mit Erinnerungsfunktion und Abschluss
▪▪
Genaue Terminierung zum Kampagnenstart
und -ende
▪▪
Auswertbarer, mehrsprachiger Fragebogen für die
Kampagnendurchführung inklusive Fragen- und Antwortendefinition
▪▪
Einstufige, mehrstufige und Dauer-Kampagnen
▪▪
Kampagnenaktionen mit Verantwortlichen, Aufgaben,
Zielvorgaben und Kosten inkl. Start- und Enddatum
▪▪
Kostenkalkulation inkl. Export nach Excel
▪▪
Festlegung der Bearbeiter, Pools je Aktion/Adresse
▪▪
Manuelle und autom. Kampagnenaktionen mit
Detailsfestlegung, z.B. Vorgangs erstellung,
Massenmail, Verteiler etc.
▪▪
Hinterlegbare Richtlinien zur Aktionsausführung
▪▪
Ergebnis-Definition mit Nachfolgeaktionen
▪▪
Aktionsplan als grafische Darstellung des Aktionsablaufs
▪▪
Archivierung abgeschlossener Kampagnen mit
Dokumentation der Aktionsziele, Budgetplanung,
Umfrageergebnissen und Kampagnenbewertung
▪▪
Übertragung von Vorgängen aus dem Kampagnendokument
in die Office-Datenbank
▪▪
Kopiermöglichkeit von Aktionen, Fragebögen,
Bearbeitern für andere Kampagnen
Adress-Selektion – Marketinglisten
▪▪
Definierbare Suchregeln zur automatischen und
manuellen Selektion anhand aller Firmen-, Kontaktund
Dokumenteninformationen
▪▪
Selektion wahlweise im Hintergrund, auch als Intervall
▪▪
Erweiterte Adress-Selektion mit Filterkriterien
▪▪
Letzte Selektion wiederholbar
▪▪
Automatische Aktivierung von Kampagnenadressen
▪▪
Automatische Korrektur bei Doppelselektionen aus
GEDYS IntraWare 7 Contacts-Datenbanken
▪▪
Manuelle Selektion innerhalb von
GEDYS IntraWare 7 Contacts-Datenbanken
▪▪
Zuordnung von Kampagnenadressen aus Contacts
und Portal
▪▪
Zuordnung der Kampagnenadresse zu Bearbeiter/
Bearbeiter-Pool
▪▪
Export der Marketingliste nach MS Excel
für die Weitergabe an Dienstleister
Durchführung und Dokumentation –
Aktionszentrale
▪▪
Übersichtliche Durchführung aller zugeordneten
Aktionen
▪▪
Überblick über zugewiesene Adressen, Aufgaben,
Vorlagen, Ziel der entsprechenden Kampagne
▪▪
Quick-Links für die schnelle Erstellung von Telefonnotizen,
E-Mails, Verkaufschancen und anderen
Vorgängen sowie definierten Aufgaben
▪▪
CTI-Integration
▪▪
Anzeige von Pooladressen für die Bearbeitung oder
Zuweisung
▪▪
Dokumentensuche und Erstellen von Vorgängen zur
Adresse
▪▪
Zuordnung der Dokumente in Office-DBs mit Verlinkung
zur Kampagne, Aktion und Kampagnen adresse
inkl. Ver knüpfungsansicht zu erstellten Dokumenten
▪▪
Response und neue Informationen in den
Kampagnenadressen für spätere Auswertungen
▪▪
Ergebniserfassung zum Fragebogen in der
Kampagnenadresse
▪▪
Erfassung zusätzlicher Kosten zur Adresse
▪▪
Änderung der Terminierung und Wiedervorlage
Analyse
▪▪
Monitoring zum Stand der Kampagne
▪▪
Auswahl der zu analysierenden Kampagnen/Aktionen
▪▪
Gruppierung der Ergebnisse
▪▪
Auswahl der grafischen Darstellungsform
▪▪
Darstellung als Tabelle mit Bewertung
▪▪
Export nach MS Excel
▪▪
Kampagnenbewertung mit Gegenüberstellung von
Kosten und Verkaufschancen sowie Export nach Excel
▪▪
Budgetplanung mit geplantem Budget und
tatsächlichen Kosten sowie Export nach Excel
31

Mailing – Professionelles
E-Mail-Marketing und
Serienbriefe und -faxe
Bei der Produktvermarktung, Neukundengewinnung und
Kundenbindung setzen Unternehmen immer stärker auf
E-Mail Marketing. In Ergänzung zu Ihrem Notes-Mail-
System erstellen und versenden Sie mit GEDYS IntraWare
Mailing einfach und schnell persona lisierte E-Mails, Briefe,
SMS- und Faxnachrichten.
E-Mail-Marketing zur
Kundengewinnung und -bindung
Das Modul Mailing stellt erweiterte Funktionen
für Mailings als nahtlose Ergänzung zu GEDYS
IntraWare 7 Contacts und Office zur Verfügung.
Die einfache und intuitive Benutzeroberfläche
bietet alle Funktionalitäten für Serienbriefe und ein
professionelles E-Mail Marketing von der Zielgruppenund
Vorlagenauswahl über den Versand des Mailings
bis hin zur automatisierten Rücklauf verarbeitung.
Personalisierte Anschreiben
und Mailinglisten
Die professionelle Text- und Bildgestaltung wird
für den Erfolg Ihrer Mailings zunehmend wichtiger.
Erstellen Sie Ihre Anschreiben individuell als Text- und
HTML-Vorlage oder als Word-Dokument. Dafür können
Sie Ihre vordefinierten Designs verwenden. Denn erst
per sönliche und ansprechende Anschreiben werden
in der all gemeinen Werbeflut wahrgenommen und
gelesen.
Intelligente Verteiler- und Selektionswerkzeuge
übernehmen für Sie Datenbank-übergreifend das
auto matische Zu sammenstellen der Mailinglisten.
Gesetzliche Anforderungen beim E-Mail-, Fax- und
SMS-Versand sind einfach abbildbar und geben
Rechtssicherheit.
Mit dem neuen Excel-Export übergeben Sie
individuelle Mailingslisten an Ihren Dienstleister
wie z.B. den Lettershop – oder Sie drucken Ihre
Serienbriefe selbst, für den kostengünstigen Versand
z.B. sortiert nach Postleitzahlen.
Rücklaufverarbeitung und Statistik
Mit dem Modul Mailing werden Rückläufer automatisiert
verarbeitet. Fehlerhafte Rückläufer werden
identifiziert und über Stichwortvergabe von weiteren
Mailings ausgeschlossen. Antwort mails lassen sich
einfach dem Kontakt im Modul Contacts zuordnen.
Die Statistik im Mailingprofil gibt Ihnen einen genauen
Überblick über die Anzahl der Adressen, der erstellten
und versendeten Dokumente sowie der nicht
zustellbaren E-Mails. Auf Wunsch sendet das Modul
Mailing aktiv Informa tionen zum Stand des Mailings
per E-Mail-Benachrichtung inklusive Protokoll-Datei
an Sie.
Nutzen Sie das wachsende
Potenzial des Mobile Marketing
Das Modul Mailing ermöglicht Ihnen mittels der
Telefon­ Integration (CTI) zukünftig den Versand
personalisierter SMS-Kampag nen an die Adressen,
für die die Handy-Nummer und eine ent sprechende
Autorisierung vorliegt.
Newsletter-Marketing
Mit dem nächsten Modul-Release bietet GEDYS
IntraWare 7 Mailing das automatische Generieren und
Versenden von Newsletter-Serienmails inklusiv des
themenspezifischen Versands an Interessengruppen.
Angefangen vom Schreiben und Gestalten der
Anschreiben über den rechtssicheren Abo-Vorgang
– bis hin zu Rückläufern und der Statistik: Das Modul
Mailing ist Ihre Software zu Planung, Erstellung,
Versand, Ver waltung und Controlling der Newsletter.
Einstellungen
Festlegen von Vorlagenauswahl, Versandart
und -datum – die Software übernimmt die
gesamte Durchführung.
32

Mailingprofil
Einfaches Aufsetzen
eines Mailings
übersichtlich im
Mailingprofil.
Mailing – Die wichtigsten Funktionen
Mailingplanung
▪▪
Übersichtliches Mailingprofil mit Adressselektion,
Vorlagenauswahl und Versandart
▪▪
Genaue Terminierung zum Versandstart
▪▪
Standard- und Dauermailings
▪▪
Freie Wahl der Absender- und Antwort-Adresse
▪▪
Mailings im Namen der verantwortlichen
Vertriebsbeauftragten
▪▪
Festlegung der individuellen Vorlagen als Text- oder
HTML-Datei bzw. Notes- oder Word-Dokument
▪▪
Archivierung abgeschlossener Mailings mit
Dokumentation der Statistik.
▪▪
Administrative Festlegung zu Dokumentenerstellung
und ­versand für den optimalen Ressourcen-Einsatz
Mailinglisten
▪▪
Definierbare Suchregeln zur automatischen und
manuellen Selektion anhand von Firmen-, Kontaktund
Dokumenteninformationen
▪▪
Datenbankübergreifende Selektion
▪▪
Selektion wahlweise im Hintergrund
▪▪
Adresszuordnung aus Contacts und Portal
▪▪
Verteilerwahl nach Serienbriefstichworten vorheriger
Mailings
▪▪
Übersicht aller Adressen, Dokumente, Fehler, Antworten
▪▪
Wahlweiser Ausschluss der Adressen, für die
‚Kein Serienbrief erstellen‛ und ‚Nicht kontaktieren‛ gilt
▪▪
Excel-Export für bspw. Lettershop
Durchführung und Dokumentation
▪▪
Vollständig personalisierte Anschreiben
▪▪
Faxen, Drucken und Mailen aus der Anwendung
▪▪
Sortierbar Ausdruck z.B. nach PLZ
▪▪
Word-Serienbriefe
▪▪
SMS-Versand* mit Hilfe CTI-Integration
▪▪
Zeitgesteuerter Versand
▪▪
Informations-E-Mail über anstehende Aufgabe
▪▪
Automatisierte Rücklaufverarbeitung
▪▪
Automatisierte Antwort-Zuordnung oder Zuordnung
per Massenbearbeitung zum Mailingprofil
▪▪
Filterung unzustellbarer Rückläufer (Bounce)
▪▪
Dokumentation der Mailingdokumente und Ant worten
in Office-Datenbanken
▪▪
Alternative Dokumentation der Mailings mit Stichworten
in den Kontaktadressen
▪▪
Statistiken zu eingelesenen Adressen, erstellten und
versendeten Dokumenten
▪▪
Archiv-Übersicht über bisherige Mailings und Newsletter
▪▪
Einbindung von Bildern und Datei-Anhängen in E-Mails
Newsletter*
▪▪
An- und Abmeldung per E-Mail
▪▪
Themenwahl und themenspezifischer Versand
▪▪
Opt-in und Opt-out
▪▪
Ausschluss von E-Mail-Adressen bei Mailings
(Blacklist)
Technologie
▪▪
Ressourcen-sparende Archivierung abgeschlossener
Mailings inklusive Dokumentation der Statistik
▪▪
Administrative Festlegung zu Dokumentenerstellung
und -versand für den optimalen Ressourcen-Einsatz
▪▪
Ausführliche Protokolle
▪▪
Fehlermeldungen per E-Mail an Administrator
▪▪
CTI-Integration
▪▪
LC-Technologie für dynamische Sprachauswahl
▪▪
Zentrale Administration und Konfiguration
Zusammenarbeit mit den
GEDYS IntraWare 7 Modulen
▪▪
Adress- und Stammdatenverwaltung mit dem Modul
Contacts**
▪▪
Flexibles Dokumenten management mit dem
Modul Office
▪▪
Kampagnenplanung, ­steuerung und -auswertung mit
dem Modul Marketing
* mit dem nächsten Modul-Release
** Das Arbeiten mit dem Modul Mailing setzt
das Modul Contacts voraus.
33

Sales – Vertrieb professionell
unterstützen und steuern
Erreichen Sie Ihre gesteckten Umsatzziele. Mit Sales erweitern
Sie Ihre Kunden informations verwaltung. Damit unterstützen und
steuern Sie Ihren Vertrieb. Sie setzen Ihre Ressourcen optimal
ein und bewerten, bearbeiten und qualifizieren systematisch
Ihre Vertriebs potentiale. Wie viele Angebote sind draußen?
Wie ist der Umsatz im nächsten Quartal? Welchen Status
hat die Opportunity in Ihrem individuellen Verkaufs prozess?
Sales bietet Ihnen die maximale Kontrolle über die Ein haltung
von Ziel vorgaben. Ihre Mitarbeiter erhalten umfangreiche
Unterstützung und verfügen über aktuelle Informationen.
Häufiger Alltag im Unternehmen
▪▪
Langwierige Angebotserstellung bei nicht
transparenter Ablage
▪▪
Uneinheitliche Angebotsvorlagen
▪▪
Umständliche Angebotsverfolgung
▪▪
Aufwändige Forecast Erstellung und
veraltete Zahlen
▪▪
Veraltete Artikeldaten, Produktdaten oder Preise
▪▪
Umständliche Terminorganisation und mangelhaftes
Aufgabenmanagement
▪▪
Unvollständige oder keine Besuchsberichte
▪▪
Kein strukturierter Vertriebsprozess
▪▪
Mangelnde Transparenz über aktuelle Kalkulationen
▪▪
Fehlende Information über den Stand der Verkaufschancen
und Vereinbarungen
▪▪
keine durchgehende Methodik, nach der Ihr Vertrieb
arbeitet
Verkaufen mit Methode
Steuern Sie Ihre Verkaufsprojekte optimal und
erhöhen Sie die Qualität Ihrer Vertriebs prozesse.
Sales hilft Ihnen, Ihre Verkaufschancen übersichtlich
zu verwalten und unterstützt Ihr Verkaufsteam bei
Bedarf mit individuell konfigurierter Verkaufsmethodik.
Sie erhalten transparente Entscheidungs kriterien,
steuern den Vertrieb und schreiben Angebote.
Flexible Analysen stützen und validieren Ihre Planung.
Vereinfachte und moderne Prozesse sparen Kosten
und ver bessern Ihre Kundenbeziehung. Diese
Transparenz ist die optimale Voraussetzung für Ihren
Erfolg.
Konzentration auf Kunden
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von Verwaltungsaufgaben.
Mit Sales geben Sie Ihrer Vertriebs leitung,
dem Außen- und Innendienst erst klassige Werkzeuge
an die Hand. Kundenanfragen bearbeiten, Termine
wahrnehmen, Besuchsberichte erstellen, Angebote
schreiben und dabei nicht den Umsatz aus den
Augen verlieren – Sales unterstützt Sie dabei. Alle
Vertriebsdokumente finden Sie übersichtlich in der
elektronischen Kunden akte. Kein mühsames Suchen
bei der Angebots erstellung. In der Artikeldatenbank
legen Sie Ihr gesamtes Sortiment nicht nur nach
Artikelgruppe ab, sondern auch einzeln mit Preisen,
Rabatten und weiteren artikelspe zifischen Angaben.
Mobile Mitarbeiter können jederzeit unterwegs Daten
mit der Zentrale austauschen. Zusammen mit dem
zusätzlichen Modul Mobile Connector erlaubt Sales die
Verknüpfung und sichere Synchronisation beliebiger
Kundeninformationen über Palm, Handhelds und
Pocket-PC – Ihr mobiles CRM.
Mit modernen Analysen und Reportings werten Sie
Ihre Vertriebsprozesse und Ihren Forecast aus. Das
erlaubt effizientes Cross- und Upselling.
Verkaufschancen
Schnelles Erfassen einer Verkaufschance
inklusive Kalkulationen.
34

Klare Vertriebsstrukturen
Über die Organisationsdatenbank bilden Sie Ihre
Vertriebsstruktur ab und steuern so Lese- und
Bearbeitungsrechte. Darüber hinaus ordnen Sie
Umsatz vorgaben den Vertriebsmitarbeitern und
-teams sowie Produktlinien zu. Dies ist die Basis für
Ihre Auswertungen in der Pipeline-Analyse.
Verkaufschancen nutzen
Sprechen Sie mit dem Entscheider. In der Verkaufschance
sammeln Sie alle Schlüsselinformationen über
den Kunden: Anforderungen, gewünschte Ergebnisse,
Namen und Haltungen der beteiligten Personen
und Wettbewerber. Sie erkennen ihre Stärken und
Schwächen und erarbeiten Aktionen zum Aufbau
einer positiven Geschäftsbeziehung. Für erfolg reiche
Strategien er fassen Sie mit Sales alle Angaben über
Lösungsangebote, bestehende Mitbewerber und die
Beurteilung des Kunden. Auf dieser Basis formulieren
Sie Ihre Nutzenargumentation und die strategische
Positionierung Ihres Produkts.
Opportunities
Individuelle Dashboards und regelbasierte
Suchen liefern Ihnen grafische Auswertungen und
wichtige Informationen auf einen Blick.
Pipeline-Analyse
Schnelle Übersicht über alle Angebote in
den unterschiedlichen Verkaufsphasen.
Kalkulation und Angebot
Mit Hilfe der Kalkulation im Modul Sales können
An gebote schnell berechnet und erstellt werden. Sie
gestalten Ihre Kalkulationen auf Basis einheitlicher
Vorlagen und Schemata. Die bedienerfreundliche
Notes-Kalkulation nutzt den komfortablen
mehrwährungsfähigen Artikeleditor und berücksichtigt
dabei alle Artikelangaben und Preislisten aus der
Artikeldatenbank. Darüber hinaus bietet das Modul
Sales eine Excel-Kalkulation mit Datenimport und
-export. Ordnen Sie Produktgruppen Werte aus
der Excel-Kalkulation zu und Sie erhalten so eine
aussagekräftige Forecast-Auswertung.
Sie können zu jeder Verkaufschance beliebig viele
Kalkulationen erstellen und ablegen, die Sie auf
Wunsch auch in das Angebot übernehmen.
Mit dem Angebotsgenerator kombinieren Sie
unterschiedliche Vorlagen und fassen sie zu einem
endgültigen Angebot in WinWord zusammen.
Strategisches Verkaufen
Sales führt Sie durch einen struk turierten
Verkaufsprozess. Individuell konfigurierbare
Vorgehensweisen und Auf gaben unterstützen Sie bei
der Planung und Durchführung.
Gliedern Sie Ihre Verkaufsprozesse in einzelne
Phasen und werten Sie über die integrierten Pipeline-
Analysen Potenziale und Umsätze aus. Erkennen
Sie frühzeitig Engpässe im Vertriebsprozess, wie
z.B. die Anzahl der identifizierten Potenziale.
Verkaufsphasen beinhalten Vorgaben und allgemeine
Liegezeitinformationen.
Für die Meilensteine definieren Sie Aktionen und
Coaching ­Anweisungen.
Identifizieren Sie die richtigen und wichtigen
Potenziale. Über integrierte Fragebögen in Ihrem
Verkaufsprozess qualifizieren Sie Ihre Verkaufschance
und unterstützen Ihren Vertriebsmitarbeiter bei der
richtigen Bewertung.
Eine abschließende Auswertung eines Verkaufsprozesses
gibt Ihnen einen Überblick darüber, ob der
Vertriebsprozess planmäßig statt gefunden hat. So
sichern Sie Ihre Qualität.
35

Erfolge messen
Mittels der Umsatzplanung erfassen Sie das Poten zial
und steuern die Forecast-Auswertung. GEDYS
IntraWare 7 Sales stellt Ihnen Planung, Einschätzung
und Bewertung von Potenzial und Umsatz auf
einen Klick übersichtlich dar. Sie verschaffen sich
ein umfassendes Bild über den aktuellen Stand
der Verkaufs chancen, in welcher Phase Sie sich
befinden und wann der Abschluss geplant ist. In den
verschiedenen Ansichten lesen Sie Umsatztrends
ab und erfassen Markt entwicklungen. Reports
und Analysen liefern Ihnen die Grundlagen für Ihre
Vertriebsplanung und Ursachen forschung. Lernen Sie
aus Ihren Erfolgen!
Angebotserstellung
Schnelles Erstellen von umfangreichen Angeboten
Sales – Die wichtigsten Funktionen
Verkaufschancen
▪▪
Erstellen/Ändern von Verkaufschancen
▪▪
Unterschiedliche Währungen einstellbar
▪▪
Dokumentieren von Wettbewerber-Informationen
▪▪
Zuordnung der Verkaufschance zu
Vertriebsmitarbeitern und Vertriebsteams
▪▪
Zuordnung beliebig vieler Kalkulationen in Notes oder
Excel (versionierbar)
▪▪
Wahl: Forecast-relevant? Ja/Nein
▪▪
Angabe zu Abschlussdatum und Status der
Verkaufschance
▪▪
Statuswechsel mit Begründungstext
▪▪
Felder für Zusatzinformationen (Technische,
Management, allgemein)
▪▪
Einbindung individueller, verkaufsunterstützender
Vertriebsprozesse
▪▪
Bewertung der Abschlusswahrscheinlichkeiten über
individuell konfigurierbaren Fragenkatalog
▪▪
Vergabe der Auftragswahrscheinlichkeit bis auf den
einzelnen Artikel
▪▪
Erstellen von Angeboten aus der Verkaufschance
heraus
▪▪
Zugang zu allen zugeordneten Vorgangsdokumenten
▪▪
Informationseingabe zu weiteren Beteiligten
▪▪
Kopieren von Verkaufschancen mit neuem Betreff,
neuer Nummer und Wahrscheinlichkeit
Unterstützung der Vertriebsprozesse
▪▪
Erstellen und Ändern von Vertriebsprozessen
▪▪
Hinterlegung der Fragenkataloge (Kopplung an
Vertriebsprozess)
▪▪
Hinterlegung von Liegezeiten
▪▪
Definition der Phasen im Prozess
▪▪
Angabe der Phasenwahrscheinlichkeit (in Prozent)
▪▪
Erstellen von Meilensteinen, Aktionen und Coaching-
Anweisungen
▪▪
Vorgaben für Vertriebstrichter
Artikelverwaltung
▪▪
Eigenständige Artikeldatenbank
▪▪
Erstellen/Ändern von Artikeln
▪▪
Verwaltung von mehreren Preisen pro Artikel mit
unterschiedlichen Rabattstaffeln und MwSt.-Sätzen
▪▪
Zuordnung zu Geschäftsbereichen, Warengruppen
und Artikelgruppen
▪▪
Lieferanteninformationen (EK-Preis, Artikelnummer u.w.)
▪▪
Anzeige von Bestand, Status und Lieferzeit
▪▪
Mehrsprachiger Rechnungstext und Beschreibungs text
mit Bildern oder Anhängen für die Angebotserstellung
▪▪
Einfache Skalierbarkeit
▪▪
Preislisten pro Kunde, pro Kundengruppe, pro
Währung, pro Land mit Gültigkeitszeitraum
▪▪
Sonderpreisliste mit zeitlicher Begrenzung Adressen
zuordnen
▪▪
Eindeutige Artikelnummer über mehrere Datenbanken
(keine Dubletten)
▪▪
Status Nicht verfügbar
36

Analysen und Reports
Mit dem zusätzlichen Modul Analytics steht Ihnen
ein vordefniertes Set an Analysen und Reports
beispielsweise zur Entwicklung des Forecast und
Vergleich der Jahresverläufe zur Verfügung - auch
für Auswertungen mit historischer Betrachtung. Als
Entscheidungsgrundlage für das operative CRM
analysieren Sie mit Analytics alle operativen Daten zu
Kunden, Transaktionen und Produkten aus GEDYS
IntraWare 7.
Internationaler Einsatz
Sales ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen
im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und
wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache
für ihre Arbeitsumgebung. Auch länderübergreifende
Auswertungen sind somit problemlos und schnell
erstellt.
Die Language-Configuration-Technologie ermöglicht
es Unternehmen, Teile oder die gesamte Anwendung
selbst in eine beliebige Sprache zu übersetzen – ohne
zusätzlichen Programmieraufwand. Internationale
Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der
Software auch in anderen Landes-Organisationen.
Kalkulationen
Notes
▪ ▪ Erfassen von Positionen frei oder aus
Artikeldatenbank wählbar
▪ ▪ Suchfunktionen für Artikel (Artikelnummer,
Teile der Artikelbezeichnung oder Nummer)
▪ ▪ Frei wählbare Währung mit Umrechnung
▪ ▪ Verwaltung der Kalkulation in beliebiger Währung
▪ ▪ Status der Kalkulation
▪ ▪ Mailversand von Kalkulationen
▪ ▪ Angebotsterminierung und Wiedervorlage
▪ ▪ Kopieren von Kalkulationen
Excel
▪ ▪ Kalkulationsvorlagen
▪▪
Konfigurierbares Mapping der Werte von und in Notes
▪ ▪ Kopieren von Kalkulationen
Forecast
▪▪
Auswertungen nach Vertriebsbetreuer, -team und
Produktlinien (ab V7.1)
▪▪
Gegenüberstellung von Soll-/Ist-Werten (ab V7.2)
▪▪
Excel-Export zur grafischen Auswertung (ab V7.2)
Angebote
▪▪
Beliebig viele, versionierbare Angebote und
Alter nativangebote
▪▪
Frei über Angebotsgenerator konfigurierbar
▪▪
Angebote in MS Word
▪▪
Mehrsprachige Angebote möglich
▪▪
Unterschiedliche MwSt.-Sätze ausweisbar
Pipeline-Analyse
▪▪
Gegenüberstellung der Bewertungen und
Wahrscheinlichkeiten
▪▪
Vertriebsbetreuer- und Team-Auswertungen
▪▪
Übersicht der Einzel-Verkaufschance pro Prozess und
Phase
▪▪
Gegenüberstellung der Ist-/Soll-Werte
Spezielle Features/Auswertungen
▪▪
Zuordnung von Opportunities zu Kunden aus beliebig
vielen Office-Modulen
▪▪
Zuweisung von externen Vertriebspartnern
▪▪
Sicherstellung aktueller Daten durch automatisierte,
periodische Überprüfung
▪▪
Auswertbarkeit der Opportunities durch unterschiedliche
Darstellungsmöglichkeiten
▪▪
Gegenüberstellung bewerteter und unbewerteter
Umsätze in Ansichten
▪▪
Unterstützung bei der systematischen Behebung von
Replizier- und Speicherkonflikten
▪▪
Dashboards für die grafische Auswertung
(Person/Team)
▪▪
Regelbasiertes Suchen für schnelle Informationsbereitstellung
▪▪
Analysen und Reports zu Unternehmenszahlen mit
dem Modul Analytics
37

Service – ITIL-konformer
Helpdesk und Reklamationsmanagement
Effizienzsteigerung der IT-Prozesse, verbesserte
Servicequalität und Reduzierung von Risiken durch
die Automatisierung wichtiger Service-Management-
Prozesse bringen hohe Systemverfügbarkeit und
geringere Ausfallzeiten für die Endanwender. Das GEDYS
IntraWare 7 Modul Service mit integrierten ITIL Best
Practices unterstützt Ihre ITIL-Prozesse für den optimalen
Einsatz Ihres Service-Teams.
Optimaler Einsatz des
Service-Supports
Steigern Sie die Qualität und verringern Sie Antwortund
Reaktionszeiten Ihres Service-Supports mit
GEDYS IntraWare Service. Klar definierte Prozesse
und die automatische Expertensuche helfen bei der
Bewältigung einer Vielzahl von Incidents, besserer
Abarbeitung sowie höherer Ergebnis-Qualität.
Ob über Telefon, Fax oder E-Mail und Internet:
eingehende Anfragen erhalten automatisch eine
Servicenummer. Die Be arbeitungsreihenfolge
bestimmen Sie über Prio ritätenlisten. Erkennt das
System eine Frist überschreitung, stößt es auto matisch
ein Eskalationsmanagement an. Die Anwendung prüft
bereits beim Eingang einer Serviceanfrage automatisch,
ob und welcher Support vertrag vorhanden ist.
Serviceanfragen buchen Sie direkt auf diese Verträge.
In Know-How-Datenbanken finden Sie Lösungen über
die integrierte Lösungssuche. Problemlösungen oder
Know-how übernehmen Sie einfach als Lösung in
Serviceanfragen und versenden diese per Mausklick
an den Anfragenden.
Analysen der Incidents ermöglichen Ihnen
Ursachenforschung, die Erstellung von Workarounds
und die Weiterleitung an das Change Management zur
pro aktiven Problemvermeidung.
Im Problem Management fassen Sie mehrfach
auftretende Incidents zu einem Problemschwerpunkt
zusammen. Binden Sie Ihre Kunden übers Internet in
den Supportprozess ein. Mit dem ergänzenden Web
Desk erfolgen Supportanfragen, Statusabfragen und
das Nachschlagen von Lösungen automatisiert über
Ihre Intranet-, Extranet- sowie Internetseiten.
Alle Informationen zum Inventar
Mit GEDYS IntraWare 7 Service erfassen und
verwalten Sie Ihr gesamtes Inventar. Im Configuration
Management fassen Sie einzelne Geräte, Möbel,
Einrichtungs- und Ausrüstungsgegenstände sowie
Software zu Konfi gurationen zusammen und ordnen
Sie Mitarbeitern oder Kunden zu. Bei Serviceanfragen
greifen Ihre Mit arbeiter auf das Hardware- und
Software-Inventar zu.
ITIL
GEDYS IntraWare 7
Sonstige Module
Unterstützung
ITIL-konformer
Geschäfts prozesse
durch GEDYS
IntraWare 7
Workflow &
Form Engine
Inventory
Service Desk
Contracts
IT Infrastructure Library
Release Management
Change Management
Configuration Management
Problem Management
Incident Management
Service Level Mngt.
Capacity Management
Availability Management
Continuity Management
Financial Management
Service Delivery Service & Support
Service Level Management
Das Modul Service ermöglicht es Ihnen, den Rahmen
für Service-Leistungen inklusive Eskalationszeiten
und -szenarien im Service-Level-Agreement detailliert
festzuhalten. Die verfügbaren Services werden in dem
Servicekatalog datailliert beschrieben. Darüber hinaus
bilden Sie Vereinbarungen zwischen Auftraggeber
und internen Dienstleistern (Opera tional Level
Agreements) und zwischen Service-Anbietern und
einem externen Dienst leister (Underpinning Contracts)
ab. Die integrierte Vertragsverwaltung gibt Ihnen
jederzeit einen Überblick über alle Verträge, Vertragsarten
und Vertragsnutzung sowie Reaktionszeiten.
Anfragen buchen Sie auf den jeweiligen, vom Service
abhängigen, ab geschlossenen Vertrag und rechnen
darüber ab.
38

Realtime Dashboards
Das individuelle „Armaturenbrett“ liefert
Ihnen grafische Auswertungen und wichtige
Informationen auf einen Blick.
Beschwerdemanagement als Mittel
zur Kundenbindung
Als wichtiger Bestandteil innerhalb des CRMs fungiert
das Reklamations- und Beschwerdemanagement.
Zu frieden gestellte Kunden erzählen nach
Reklamationen über dieses positive Erlebnis – die
günstigste Werbeform für Ihr Unternehmen. Ein
professionelles Reklamationsmanagement mit GEDYS
IntraWare 7 Service ermöglicht Ihnen, Kunden als
Stammkunden zu binden und darüber hinaus Ihre
Leistungen und Prozesse weiter zu optimieren.
Einfache Erfassung von
Beschwerden und Reklamationen
Geben Sie Ihren Kunden eine Anlaufstelle für ihr
Feedback.
Definieren Sie Ihre individuellen Formulare mit
Vor gabewerten und Feldern für die telefonische
Erfassung und das Internet. Bereits bei Eingang der
E-Mails oder Internetformulare stellt das System
bestehende Kunden- und Produktdaten für eine
vollständige Sicht auf die Reklamation zur Verfügung.
Die Kategorisierung einer Beschwerde oder
Reklamation findet über Auswahl felder im Vorgang
statt.
Effektiver Kundenservice
Schnelle Erfassung von
Incidents, Reklamationen
und Beschwerden
Schnelle Bearbeitung und Reaktion
steigert Kundenzufriedenheit
Legen Sie für die angemessene Reaktion klare
Prozesse und Verantwortlichkeiten fest. Nach der
Erfassung bzw. dem Eingang werden die Vorgänge
automatisch an den zuständigen Mitarbeiter
weitergeleitet und bearbeitet.
In den Know-how Datenbanken finden Sie ähnliche
Vorgänge und Standard-Lösungen, die Sie einfach in
das Antwortschreiben zum Anliegen einfügen. Das
beschleunigt die Bearbeitung, sichert Wissen und
steigert die Qualität.
Auswertungen für
Verbesserungsmaßnahmen
Identifizieren Sie die Ursache einer Reklamation
über die Fehleranalyse und reduzieren Sie damit
Ihre Reklamationskosten. Anhand Ihrer Analysen
leiten Sie Maßnahmen zur Verbesserung von
Qualität und Leistung sowie zum Innovations- und
Lieferantenmanagement ab.
Analysen und Reports
Mit dem zusätzlichen Modul Analytics steht Ihnen
ein vordefniertes Set an Reports und Analysen
beispielsweise zur Auslastung und Problemanfragen
zur Verfügung - auch für Auswertungen mit historischer
Betrachtung. Als Entscheidungsgrundlage für das
operative CRM analysieren Sie mit Analytics alle
operativen Daten zu Kunden, Transaktionen und
Produkten aus GEDYS IntraWare 7.
39

Service – Die wichtigsten Funktionen
Service Desk – Single Point of Contact für
Problem und Incident Management
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
▪▪
Konfigurierbares Ticket-Dokument für Vorfälle jeg licher
Art wie Incidents, Reklamationen etc.
Self-Service mit Service-Anfragen übers Internet
Intuitive Benutzerführung mit allen wichtigen
Informationen auf einen Blick und allen wichtigen
Aktionen auf einen Klick
Eingabe-Unterstützung mit schneller, Wizard gesteuerter
Erfassung bei telefonischem Eingang
Erinnerungsfunktion für fehlende, wichtige Angaben
Automatisiertes Handling von eingehender E-Mail und
ein gehendem Fax anhand der Ticketnummer
ITIL-Prozessorientiertes Arbeiten durch Workflow-
Steuerung
Priorisierung mittels einer Matrix zu Auswirkung und
Dringlichkeit und Einstellung der Eskalation
Kategorisierung und Zuordnung von Informationen zu
Vertrag, Inventar, Hersteller, Lieferant, Second-Level-
Support
Service-Katalog mit allen Dienstleistungs angeboten inkl.
Definition der Service-Leistungen
Aktivitäten:
▪▪
Weiterleitung / Informieren / Wiedervorlage
▪▪
▪▪
E-Mail-Übernahme und Zuordnung zum Ticket
Kontakt erstellen aus einem Ticket
Incidents:
▪▪
▪▪
▪▪
Lösungssuche und Lösungsspeicherung
Self-Service mit Verfolgung des Bearbeitungs standes
übers Internet
Auswertungen zur Ursachenforschung, Erstellung von
Workarrounds, proaktiver Problemvermeidung
Vorgangserstellung:
▪▪
E-Mails von Vorlage wie Lösungsvorschlag,
Empfangsbestätigung etc.
▪▪
Telefonnotizen, Besuchsberichte, Freie Dokumente,
Kalendereinträge und Aufgaben
Sametime-Integration:
▪▪
▪▪
▪▪
Online-Meetings erstellen aus einem Ticket
E-Mail-Versand an einzuladene Personen inkl. Passwort
Aufzeichnung u. erneutes Abspielen der Online-Sessions
Wissensverwaltung zur Problemlösung
▪▪
Verwaltung von Know-how beliebiger Art
▪▪
▪▪
▪▪
Self-Service mit Lösungssuche übers Internet
Ablage von Beschreibung und Ergebnis zu Tickets
Freigabe-Mechanismus für neues Know-how
▪▪
Versionierung von Dokumenten
▪▪
▪▪
Revision-, Archivierungs- und Löschfunktion
Diskussionsstruktur integrierbar
Vertragsverwaltung für das
Service Level Management
Verwaltung unterschiedlicher Vertragsarten:
▪ ▪ Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Hersteller
(Service Level Agreements - SLA)
▪ ▪ Vereinbarung zwischen Auftraggeber und internem
Dienstleister (Operational Level Agreements – OLA)
▪ ▪ Vereinbarungen zwischen Service-Anbieter und
einem für ihn tätigen Dienstleister
(Underpinning Contracts – UC)
Konfigurierbares und anpassbares Vertragsdokument
mit standardisiertem Inhalt:
▪ ▪ Zweck und Art (SLA, OLA, UC und andere)
▪ ▪ Vertragspartner, Vertragsgenehmigung
▪ ▪ Leistungsbeschreibung und Vertragslaufzeiten
▪ ▪ Prioritätenmatrix und Reaktionszeit für den
enthaltenden Service
▪ ▪ Individuelles, auf die Kunden- bzw. Vertragssitua tion
zugeschnittenes Eskalationsmanagement
▪ ▪ Unterschriften
▪ ▪ Vertragsdruck mittels MS Word-Integration
▪ ▪ Alarmfunktion bei Überschreitung der Anfragen,
Laufzeiten etc.
Inventarverwaltung für das
Configuration Management
▪▪
▪▪
Freidefinierbare Inventar-Arten wie z.B. Installationen,
Anlagen, Mobiliar, Lizenzen, Fuhrpark usw.
Einzelkomponente (Configuration Item) als kleinste
Einheit z.B. Maus, Tastatur, Monitor
▪▪
Zusammenfassung der Einzelkomponenten zu einem
System z.B. Arbeitsplatz Frau Müller
▪▪
Vertragszuordnung zu Einzelkomponente oder System
▪▪
▪▪
Komplette Wartungsplanung inkl. Rückmeldung zur
Wartungstätigkeit, Historie und Planung zukünftiger
Wartungstermine
Individuell erweiterbar durch Konfiguration
Allgemein
▪▪
Flexibel konfigurierbar, anpassbar und erweiterbar
▪▪
▪▪
Handling beliebiger Service-Tickets
Abbildung beliebiger Service-Prozesse
▪▪
100% ITIL-konform = ITIL-fähige Software zur
Unterstützung der Service Desk-Funktion und
Prozesse SLM, IM, CoM und PM
▪▪
Vertreter-Regelung für Benachrichtigung
▪▪
▪▪
Integration der IQ.Suite möglich
Anbindung beliebiger Know-How-Datenbanken
40

Travel – Schnelles und
transparentes Reise ­
kosten management
Einfach, transparent und schnell – GEDYS
IntraWare Travel unterstützt Sie beim
gesamten Prozess einer Dienstreise vom Antrag
über die Genehmigung und Abrechnung bis hin zur
auto matischen Verbuchung der Reisekosten ins
Finanzbuchhaltungssystem.
Zeit sparen beim
Reisekostenmanagement
Das integrierte Genehmigungswesen mit E-Mail-
Benachrichtigung sorgt für schnelle Prüfungen und
Freigaben. Die Berücksichtigung des kompletten
Reise- und Bewirtungsrechtes, automatische
Buchungssätze und die automatische Schnittstelle zur
FiBu entlasten die Buchhaltung.
Ob unterwegs oder im Büro – GEDYS
IntraWare Travel spart wertvolle Zeit bei Ihrem
Reisekostenmanagement.
Häufiger Alltag im Unternehmen
▪▪
Zeitaufwendiges Einarbeiten und Erfassen der Daten
▪▪
Unübersichtliche Formulare und langwierige
Prüfprozesse
▪▪
Fehlende oder späte Benachrichtigung an den nächsten
Bearbeiter
▪▪
Langes Warten auf die Freigabe
▪▪
Keine Übersicht über den aktuellen Status der
Abrechnung
▪▪
Fehlende Aktualisierung bei Gesetzesänderungen
▪▪
Kein Gesamtüberblick der Unternehmens ­ oder
Abteilungsreisekosten
▪▪
Zeitaufwendiges, manuelles Erstellen der
Buchungssätze
▪▪
Keine Schnittstelle zur Fibu
▪▪
Manuelle Zuordnung der Sachkonten, Steuer- und
Buchungsschlüssel
▪▪
Fehlerhafte und doppelte Eingaben
Reiseanträge
Ein intuitiver Eingabeassistent unterstützt Sie
bei der korrekten und schnellen Erfassung Ihrer
Reisekostenabrechnung
Meine Reisen – Antrag,
Genehmigung und Abrechnung
GEDYS IntraWare Travel besticht durch die einfache
und schnelle Bedienung ohne große Einarbeitung.
Sie erstellen Ihren Reiseantrag mit Angaben zum
Reiseziel, -grund und Kostenschätzung mit einer
Eingabe. Das integrierte Genehmigungswesen
(Workflow) informiert Ihren Vorgesetzten per E-Mail
zur schnellen Bearbeitung. Sie Ihrerseits erhalten
aktiv die Information zur Entscheidung inklusive des
Kommentars, falls Sie nochmals tätig werden müssen.
Mit der ersten Eingabe werden Ihre Personaldaten
gespeichert und stehen für weitere Anträge und
Abrechnungen automatisch zur Verfügung. Damit
erspart Ihnen Travel unnötige Mehrfacheingaben.
Der intuitive Eingabeassistent unterstützt Sie
bei der korrekten und schnellen Erfassung Ihrer
Reisekostenabrechnung. Alle Felder und Pauschalen
sind nach den Gesetzes- und Unternehmensvorgaben
vorbelegt. Plausi bilitätsvorgaben zur Übernachtungspauschale,
wie beispielsweise eine 3-Tagesfahrt hat
höchstens 2 Übernachtungen, die Mehrwährungsfähigkeit
für Auslandsreisen und die mögliche
Integration beliebiger Zahlungsarten, wie Bar,
Kreditkarte, von Firma bezahlt, bieten weiteren
Komfort bei der Abrechnung. Und auch die Belege
zu jeder Dienstreise sind über Dialoge einfach und
schnell einzugeben. Vorbelegte Hotspots mit Beleg-
Arten für Bahn, Flug, Taxi und die automatische
Vorbelegung der Personen- und Reisedaten sparen
Ihnen wertvolle Zeit. Die Kilometerangaben bei
Fahrten mit dem Privatauto berechnet Travel
automatisch – das vermeidet Fehler und Korrekturen.
Von der Beantragung bis zur Abrechnung – mit
GEDYS IntraWare Travel haben Sie jederzeit
den Überblick über Status und alle relevanten
Informationen zu Ihren Dienstreisen.
Besonders praktisch: Geben Sie Ihre Reisedaten
direkt von unterwegs in GEDYS IntraWare Travel ein,
um Ihre Reisekosten zeitnah zu übermitteln. So haben
Sie das Geld schneller auf dem Konto – und die
Buchhaltung kann die entstandenen Kosten zeitnah
verbuchen.
41

Schnelle Genehmigungen
und Prüfungen
Der integrierte Workflow inklusive Vertretungs reglung
in GEDYS IntraWare Travel bildet den gesamten
Prozess zur Erfassung, Genehmigung und Prüfung
entstandener Reisekosten, Bewirtungen und Auslagen
ab. Eine individuelle Bearbeitungsreihenfolge kann
nach den Ansprüchen Ihres Unternehmens integriert
werden. Das garantiert die schnelle Erstellung,
Benachrichtigung, Prüfung und Genehmigung der
Reiseanträge und -abrechnungen – auch in Vertretung
durch Sekretariat oder Teamassistenz.
Der nächste Bearbeiter, wie Vorgesetzter und auch
der Ersteller, wird von Travel per E-Mail mit Link
auf das entsprechende Dokument informiert. Zur
Erklärung der Genehmigung oder Ablehnung lassen
sich Kommentare für die Reisenden und Buchhaltung
eintragen. Darüber hinaus sind alle zur Prüfung
und Genehmigung eingereichten Anträge und
Abrechnungen in übersichtlichen Listen dargestellt.
Vom Dienstreiseantrag über die Genehmigung bis
zur Buchhaltung, alle Vorgänge werden von Travel
elektronisch weitergeleitet. Kein Papierchaos, keine
Formularflut, keine unnötigen Rückfragen.
Gesetzeskonforme
Reisekostenabrechnung
In GEDYS IntraWare Travel ist das komplette
Reise- und Bewirtungsrecht berücksichtigt. So
sind die gesetzlichen, deutschen Regelungen, wie
beispielsweise länderabhängige Auslandspauschalen
(Verpflegung, Übernachtung), Zeitvorgaben für
Pauschalen, Beträge zu KM-Pauschale, Mahlzeiten,
Prozentsatz zu Bewirtungskosten abgebildet.
Darüber hinaus lassen sich zusätzlich komplexe
Unternehmensregelungen und Betriebsvereinbarungen
einfach umsetzen.
Alle Änderungen der gesetzlichen Regelungen
werden in GEDYS IntraWare Travel eingepflegt und
Ihnen zentral als Update zur Verfügung gestellt.
Damit vermeiden Sie Abrechnungsfehler und
Steuernachzahlungen sowie Rechtsstreitigkeiten.
Außerdem erfüllt GEDYS IntraWare Travel die
10-jährige Aufbewahrungspflicht und stellt alle
Abrechnungsdaten für Betriebsprüfungen durch
Finanzbehörden in der Datenbank bereit.
Automatische Buchungssätze und
Schnittstellen zur FiBu
GEDYS IntraWare Travel entlastet Ihre Buchhaltung.
Die Buchhaltung prüft und korrigiert abschließend
die Reisekostenabrechnungen. Die Buchungssätze
werden von Travel automatisch inkl. Sachkonten,
Steuer- und Buchungsschlüssel erstellt und über
eine vordefinierte Schnittstelle in das eigene
Finanzbuchhaltungssystem übernommen. Die erzeugte
ACII-Datei beliefert diverse Buchhaltungssysteme
wie beispielsweise SAP, Navision, Baan, JDEdwards,
KHK etc. Über Journale sind die Buchungsläufe mit
allen Daten, der Historie und dem Status doku mentiert.
Eventuelle Stornierungen werden inkl. Stornoschlüssel
zwischen GEDYS IntraWare Travel und dem
Finanzbuchhaltungssystem kommuniziert.
Der Status der Abrechnungen sowie alle Vorgänge
sind jederzeit transparent einsehbar. Zum Datenschutz
sieht jeder Beteiligte nur seine eigenen Anträge
und Abrechnungen und die der Mitarbeiter, die er
genehmigen bzw. prüfen soll.
Auswertungen und Controlling
GEDYS IntraWare Travel stellt Ihnen Auswertungen
und wichtige Betrachtungen der Abrechnungen zum
Beispiel zur Steuerung der Standortbesuche bereit.
Und auch ein Kostenstellensplitting lässt sich in Travel
umsetzen. Sie erhalten damit eine wichtige Übersicht
zu Entwicklungsverläufen der Reisekosten in Ihrem
Unternehmen. Aber es lassen sich auch andere
individuelle Auswertungsansichten darstellen.
Finanzverbuchung
Arbeitserleichterung für die Buchhaltung
42

Auswertungen
verschiedene Auswertungen
möglich (z.B. zur Steuerung der
Standortbesuche)
Leichte Installation und
Administration
Der Installationsassistent zu GEDYS IntraWare
Travel unterstützt Sie bei der der schnellen
und kostengünstigen Implementierung des
Reisekostenmanagements. Über Dialogfenster
geben Sie Ihre Vorgaben zu Mitarbeitern,
Gruppen, Filialen und Kostenträgern ein. Sie
nutzen vorkonfigurierte Belegarten nach Datev-
Kontenrahmen und Buchungsschlüssel nach SAP
oder überschreiben Kontenrahmen, Sachkonten,
Buchungs- und Steuerschlüssel nach Ihren Wünschen.
Außerdem stellen Sie Ihre individuellen Angaben
zum gewünschten Finanzexport und die Wahl der
E-Mailbenachrichtigungsarten für Anträge und
Abrechnungen ein.
Die Administration von Travel erfolgt einfach in einer
einzigen Datenbank. Geben Sie die Grundeinstellung
zur Anzeigevorgabe und Formatierung sowie mit
dem nächsten Modul-Release zu Sprache und
Sekundärsprache vor. Außerdem lassen sich
Unternehmensrichtlinien und -design mit Logo,
Feldnamen, Pflichtfeldern, Regelüberprüfungen,
Änderungsmöglichkeiten und abhängige Felder
individuell anpassen.
Schneller Return on Investment
Studien zeigen: Pro 1.000€ tatsächlicher Reisekosten
entstehen Unternehmen meist zusätzlich bis zu 300€
interne Prozesskosten. Durch den Software-Einsatz
lassen sich diese Kosten um bis zu 50% senken. Die
niedrigen Anschaffungs- und Implementierungskosten
von GEDYS IntraWare Travel unterstützen Sie
zusätzlich bei der schnellen Realisierung des Return
on Investments (ROI).
Installation
Ein einfach zu bedienender
Assistent führt Sie durch
Installation und Konfiguration
Integrierter Workflow
Abbildung des gesamten Prozesses zur Erfassung,
Genehmigung und Prüfung entstandener Reisekosten,
Bewirtungen und Auslagen
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Travel – Die wichtigsten Funktionen
Benutzerfreundliches Arbeiten
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Einfache und schnelle Erfassung
Minimale Einarbeitung
Automatisch gespeicherte Personaldaten
Assistenz- und Offline-Funktion
Kontextsensitive Hilfetexte
Dublizierfunktion
Reise- und Bewirtungsrecht
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Abbildung der gesetzlichen Regelungen (Standard D)
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Länderabhängigen Auslandspauschalen (Verpflegung,
Übernachtung)
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Zeitvorgaben für Pauschalen
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Beträge zu KM-Pauschale, Mahlzeiten
Prozentsatz zu Bewirtungskosten
Reiseantrag, -abrechnung, -prüfung
und -genehmigung
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Indiv. Regelungen und Bearbeitungsreihenfolge
integrierbar
Mehrtägigen Reisen in einer Eingabe
Anträge und Abrechnungen in Assistenz
Integrierter Prozess zur schnellen Prüfung und
Genehmigung
Genehmigung in Vertretung
E-Mail-Benachrichtigung inkl. Link
Übersicht Dokumente zur Genehmigung
Kommentare zur Genehmigung / Ablehnung
Eingabeassistent für die korrekte, schnelle Reise kostenund
Belegerfassung
Indiv. anpassbare Felder u. Pauschalen
Plausibilitätsprüfung bei Übernachtungspauschalen
Mehrwährungsfähigkeit für Auslandsreisen
Hotspots zu Belegarten wie Bahn, Flug, Taxi etc.
Automatische Berechnung der Kilometerangaben
Beliebige Zahlungsarten integrierbar
Arbeitserleichterung durch Duplizierung
Buchungen und Auswertungen
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Automatische Buchungssätze inkl. Sachkonten,
Steuer- und Buchungsschlüssel
Dokumentation des Buchungslaufs über Journale
Historie und Status zur Buchung
Datenübergabe per Schnittstelle an FiBu
Stornomöglichkeit und Abschluss der Buchung
Kostenstellensplitting integriertbar
Übersicht zu Entwicklungsverläufen
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Vordefinierte und Individuelle Auswertungsansichten
Installation und Administration
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Leicht bedienbarer Installationsassistent
Eingabefelder zu Mitarbeiter, Gruppen, Filialen,
Kostenträgern
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Vorkonfigurierte Belegarten nach Datev-Kontenrahmen
und Buchungsschlüssel nach SAP
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Kontenrahmen, Sachkonten, Buchungsschlüssel,
Steuerschlüssel individuell überschreibbar
Individuelle Vorgaben zum Finanzexport
(Schnittstelle)
Grundeinstellungen zur Anzeigevorgabe und
Formatierung
Indiv. anpassbare Feldnamen, Pflichtfeldern,
Regelüberprüfung, Änderungsmöglichkeiten,
abhängige Felder
Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung,
Überweisungsanweisung integrierbar
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SAP-Notes-Integration –
Schneller, flexibler und
transparenter Daten austausch
zwischen Lotus
Notes und SAP-Systemen
GEDYS IntraWare realisiert SAP-Integrationsprojekte
mit Lösungsbausteinen und Knowhow der renomierten
itelligence AG. Mit ca. 1.000 Mitarbeitern an 31 Stand orten
weltweit ist itelligence international führender und mehrfach
zertifizierter SAP-Partner für den Mittelstand.
Integration heterogener Systeme
Viele Unternehmen setzen SAP als zentrale
ERP und Lotus Notes/Domino als Groupware-
Plattform losgelöst voneinander ein, obwohl es viele
Berührungspunkte zwischen den verschiedenen
Anwendungen beider Systeme gibt. Diese Barriere
wird meist durch fehleranfällige und zeitraubende
manuelle Abgleiche überwunden. Es gilt nun, eine
Brücke zwischen Lotus Notes/Domino und der SAP-
Umgebung zu bauen und die Vorteile beider Systeme
effizient, transparent und sicher zu nutzen, um die
besten Synergieeffekte für das Unternehmen zu
erzielen. Sei es die leistungsstarke Lotus Notes
Replikationsfunktion, um SAP-Daten z.B. offline zur
Verfügung zu stellen, als auch das konstante „Look
and Feel“ des Lotus Notes Clients.
Beispiel: Genehmigungsworkflow
Ein Beispiel ist die Verbindung von Beschaffungsoder
Genehmigungsworkflows mit anschließender
Buchung im SAP-System. Die auf Notes-Seite
entwickelten Workflows bieten eine konstante
Arbeitsumgebung und eine entsprechende Mail-
Integration. An bestimmten Stellen des Workflows
aber sollen Daten an das SAP-System übergeben
und nach einigen Arbeitsschritten gegebenenfalls
wieder zurückgegeben werden. Dieser Prozess
kann mit Hilfe einer SAP-Notes-Integration deutlich
vereinfacht werden: Daten werden automatisiert
oder per Knopfdruck an das SAP-System
übergeben, Antworten werden sofort im Notes
dokument gespeichert. Zusätzlich können in Notes
benötigte Stammdaten regelmäßig mit SAP (ggfs.
bi-direktional) abgeglichen werden und können so z.B.
Außendienstmitarbeitern über Replikation offline zur
Verfügung gestellt werden.
Ihre Vorteile
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Flexibler Datenaustausch zwischen SAP
und Lotus Notes/Domino
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Verringerter Arbeitsaufwand
beim Transfer von Daten
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Höhere Sicherheit bei der Übertragung
von Informationen
▪▪
Größere Transparenz der Datentransaktionen
durch ausführliche Protokolle
▪▪
Mögliche Einbindung neuer Komponenten zur
weiteren Automatisierung des Datentransfers
SAP Java Connector –
sicher in die Zukunft
Auf Basis des SAP Java Connectors (JCo) wurden
Lösungsbausteine entwickelt, die sowohl eingehende
als auch ausgehende Verbindungen zwischen SAP
und Lotus Notes/Domino komfortabel und transparent
steuern. Der JCo wurde direkt vom Hersteller SAP mit
einer flexiblen und performanten API für den Zugriff
von Java Anwendungen auf SAP-Systeme entwickelt.
Der JCo ist zugleich die Basistechnologie für den
Zugriff von SAP-J2EE-Anwendungen auf SAPSysteme
und auch für die it.smart-connect Suite.
SAP
Lotus Domino
it.smart-connect Suite
Kunden
Lieferanten
Artikel
Stammdaten .NSFs
Internet
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Lotus Domino
it.smart-connect it.smart-listener it.DMS-connect
SAP Java Connector (JCO)
SAP
Verzahnung von
systemübergreifenden Prozessen
Ihre Mitarbeiter bestellen den täglichen Bedarf
an z.B. Hardware, CDs und Bürobedarf über eine
Lotus Notes Applikation, die einen entsprechenden
Genehmigungsworkflow beinhaltet. Die genehmigten
Vorgänge stoppen üblicherweise beim Einkauf, der
die Bestellanforderung manuell ins SAP-System
überträgt. Dieser generiert daraus ohne Rückmeldung
an den Anforderer eine Bestellung. Der Bestellprozess
kann jetzt mit Hilfe der Notes-SAP-Integration
deutlich vereinfacht werden: Der Einkauf überträgt
die Daten per Knopfdruck an das SAP-System und
generiert automatisch eine Bestellanforderung
via it.smart-connect. Die entsprechende
Bestellanforderungsnummer (BANF) wird an Lotus
Notes zurückgemeldet und bietet damit die Möglichkeit,
die Anforderung jederzeit im SAP-System zu finden.
Zu einem späteren Zeitpunkt, bei der Erzeugung der
Bestellung, kann auch die Bestellnummer zusätzlich
an Lotus Notes übertragen werden, entweder durch
ein „Pollen“ auf einen BAPI/RFC unter der Nutzung
des it.smart-connect oder durch aktives „Pushen“ des
SAP-Systems beim Einsatz des it.smart-listeners.
Zentrale Ablage
von E-Mails
Im täglichen E-Mail Verkehr wird
eine Vielzahl von Informationen zu
Projekten, Aufträgen und Verträgen
versendet und empfangen und landen
so in den Mailboxen der Mitarbeiter.
Diese E-Mails können nun mit Hilfe
des it.DMS-connects zentral in
Ihrem SAP DMS-System abgelegt
und mit Klassifizierungen versehen
werden. Somit können z.B. per E-Mail
eingegangene Aufträge zentral abgelegt und mit dem
SAP-Auftrag verknüpft werden. Es kann auch eine
zentrale Ablage von E-Mails und Dokumenten zu
bestimmten Kunden und Projekten geschaffen werden,
die über ein Portal allen Mitarbeitern zugänglich
gemacht wird.
Ihre Anforderungen
Die vorgestellten Lösungen bieten ein breites Spektrum,
um Ihre komplexen Anforderungen abzudecken und
eine optimale Basis für die professionelle Arbeit mit
Lotus Notes und SAP-Systemen zu ermöglichen.
Profitieren Sie von einer Verbindung mit realtime
oder periodischem Abgleich zwischen SAP und Lotus
Notes-System, mit der Sie Geschäftsprozesse effizient
und aktuell abwickeln und dabei eine redundante
Datenhaltung verhindern können.
Systemvoraussetzungen
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Lotus Domino Server 6.x & 7.x (Version 8 geplant)
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SAP R/3 ab Version 4.6c
it.smart-connect Suite Features
it.smart-connect
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Einfaches Anlegen von Schnittstellen-Profilen
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Konfiguration über ein anwenderfreundliches
Interfaces in Lotus Notes Masken
▪▪
Mögliche Verwendung von @-Formeln
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Ausführliche Protokollierung jedes Transfers
▪▪
Eindeutige Prozess-ID pro Transfer
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Integration durch LS-API in Ihre Anwendung
▪▪
Verwendung von SAP RFCs/BAPIs
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Import der RFC-Strukturen zum Mapping
it.smart-listener
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Initiierung der Schnittstelle von SAP aus
▪▪
Nimmt Anfragen von SAP entgegen und verarbeitet
diese mit Hilfe individueller entwickelten Java-Klassen
in Lotus Notes/Domino weiter
it.DMS-connect
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Selektive Ablage von Lotus Notes Mails im SAP DMS,
inkl. Anhänge und Standard Klassifizierung (From, To,
etc.)
Erweiterbare Klassifizierung der E-Mails über Lotus
Notes Masken
Auf Anfrage kann die Lösung auch auf andere Lotus
Notes Dokumenttypen erweitert werden
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Technologien
CTI-Lösungen und
mobiles CRM mit BlackBerry
CRM mit Integration von Telefon
und Computer, Sprachnachrichten,
Fax und SMS
Zur Straffung der Abläufe in Ihrer Kundenkommunikation
und für die Produktivitätssteigerung
Ihrer Service-Mitarbeiter wurde GEDYS IntraWare 7
um eine Computer Telephony Integration (CTI)-
Schnittstelle erweitert. Die Schnittstelle ermöglicht
die Anbindung des Cycos-Produktes mrs an GEDYS
IntraWare 7 und realisiert umfangreiche Inbound- und
Outbound-Telefonie direkt aus der CRM-Software
heraus.
Damit steht Ihnen eine ausgereifte CTI-Lösung für
IBM Lotus Notes Domino zur Verfügung:
▪▪
Perfekte Anbindung an Ihre Telefonanlage über
Computer Telefonie
▪▪
Modernste Messaging-Funktionen
▪▪
Leistungsstarkes Routing aller Kommunikations medien
(Telefon, E-Mail, Fax, Sprachnachrichten und SMS)
▪▪
Zielorientiertes Telefonkampagnenmanagement
Mit GEDYS IntraWare 7, dem CTI-Interface
und Cycos mrs setzen Sie auf eine ausgereifte
Unified Communication-Lösung für die
nachhaltige Optimierung Ihres gesamten
Kundenbeziehungsmanagements.
Mobiles CRM mit BlackBerry
Mobiles CRM ist ein wichtiger Baustein für
die Optimierung Ihrer Unternehmens- und
Kommunikationsprozesse und damit für Mitarbeiter
aus dem Vertrieb und Service unerlässlich. Durch
den mobilen Zugriff auf alle rele vanten Kundendaten
und das Bearbeiten von Vertriebs prozessen werden
enorme Effizienzvorteile erzielt. Ab sofort steht
Ihnen eine mobile CRM-Lösung speziell für GEDYS
IntraWare 7 auf dem BlackBerry zur Verfügung.
Das Bestehen im heutigen Wettbewerb setzt eine
einfache, schnelle und effiziente Kundenbetreuung
voraus. Das bedeutet, Sie müssen ständig mit
Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern in Kontakt
stehen, damit Sie keine Frage und keine Entscheidung
verpassen. Unabhängig von Ort und Zeit greifen
Sie über BlackBerry auf Ihre E-Mails, Kontakte
und Kalendereinträge sowie auf wichtige Kunden-
Informationen in GEDYS IntraWare 7 zu. Mobiles
CRM mit BlackBerry vereinfacht den Daten-
Zugriff, ohne unternehmenskritische Aspekte wie
Sicherheit, Integrationsfreundlichkeit und Kosten
zu vernachlässigen. Für schnelle Reaktionen und
fundierte Entscheidungen sind Ihre Mitarbeiter in
Vertrieb und Service permanent aktuell informiert. Sie
pflegen Kontakte, Termine, Vertriebsinformationen und
Servicefälle von unterwegs. Mit BlackBerry telefonieren
und versenden Sie E-Mails direkt aus GEDYS
IntraWare 7. Nutzen Sie Reisezeiten für Ihre aktive
Kundenbetreuung.
Der Live-Datenzugriff mit BlackBerry macht einen
aufwendigen Abgleich zwischen mobilem Endgerät
und GEDYS IntraWare 7 überflüssig.
CTI – Wichtige Funktionen im Überblick
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▪▪
▪▪
Integration von Unified Messaging:
Fax, SMS und Sprachnachrichten
Computer Telefonie-Integration (CTI): Aufbau
eines Telefonats aus den Kontaktdaten in GEDYS
IntraWare 7 per Mausklick
Empfang und Versand aller Nachrichten zentral aus
der E-Mail-Box/GEDYS IntraWare 7
Faxformulare inkl. Deckblattauswahl und
Vorschaufenster
Ausführliches Anrufjournal über ein- und
ausgegangene Anrufe sowie Fehlversuche
▪ ▪ „Click to dial“ direkt aus Kontaktdokumenten der
GEDYS IntraWare 7
▪▪
▪▪
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▪▪
▪▪
Automatische Anruferidentifizierung und
Aufruf der Kontaktdaten und Öffnen der
Kundendokumentenhistorie (E-Mail, Fax, SMS...)
in GEDYS IntraWare 7
Message Waiting-Signalisierung und
Benach richtigung über neue Nachrichten, z.B. per
SMS aufs Handy
Abfrage der Nachrichten über Telefon, Webbrowser,
Lotus Notes E-Mail-Datenbank
Ausgabe von Sprachnachrichten per Mausklick über
PC oder das Telefon des Anwenders
Bündelung aller Kommunikationsaktivitäten in der
gewohnten GEDYS IntraWare 7 und Lotus Notes
Oberfläche
Automatisches Auslösen individueller CRM-Workflows
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Contacts ▪ Office ▪ Travel ▪ Workflow ▪ Mailing ▪ Marketing ▪ Event ▪ Sales ▪ Analytics ▪ tach’les ▪ Service ▪ Schedule ▪
Kampagnenmanagement
Vertrieb
Büromanagement
Service
GEDYS IntraWare GmbH
Tel. +49(0) 661 9642-400
Fax +49(0) 661 9642-99
www.gedys-intraware.de
info@gedys-intraware.de
Petersberg (bei Fulda)
Braunschweig
Kirchheim/Teck (bei Stuttgart)
Bramsche (bei Osnabrück)
Systemvoraussetzungen für GEDYS IntraWare 7 (Auszug)
Client:
Server:
Anwenderserver:
Sametime:
Lotus Notes 6.5.5 oder höher, Lotus Notes 7.0.3 oder höher, Lotus Notes 8.x oder höher
Alle Microsoft Windows Betriebssysteme, die von Lotus Notes unterstützt werden.
Bemerkung: Lotus Notes 8.5.0 mit Einschränkungen (siehe Kompatibilitätshinweis)
Lotus Domino 6.5.1 oder höher.
Alle Betriebssysteme, die von Lotus Domino unterstützt werden.
Je nach Anzahl der Benutzer und vorhandener Infrastruktur wird ein eigenständiger
Anwendungsserver für die GEDYS IntraWare 7 Installation empfohlen.
Die Sametime und Notes Client Version sollten den gleichen Stand haben.
Beispielsweise: Wenn Sie Sametime Server 7.x einsetzen, sollten Sie auch den Lotus
Notes Client Version 7.x einsetzen oder bei anderen Konstellationen auf den Sametime
Connect Client ausweichen. In der Kombination Lotus Notes Client 6.5x mit einem
Sametime 7 Server kann es zu Problemen kommen, wenn die integrierten Sametime-
Funktionen im Client genutzt werden. Um Online-Besprechungen erzeugen zu können,
benötigen Sie einen Sametime Server Version 7.5 oder höher.