ELO Kundenreferenz

ie Lösung
ein praktischer Mehrwert
>>
Wertvolles Wissen zentral sichern
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Land:
Branche:
Schweiz
Wissenschaftliches Institut der ETH
(Eidgenössische Technische Hochschule)
Das Unternehmen
Die Eawag ist eine Schweizer
Forschungsinstitution mit internationalem
Ruf. Sie betreibt Forschung, Lehre und
Beratung. Im Auftrag der Eidgenossenschaft
arbeitet die Eawag kontinuierlich an
Konzepten und Technologien, die eine
nachhaltige Nutzung der Wasserressourcen
gewährleisten und setzt sich dafür ein,
ökologische, wirtschaftliche und soziale
Interessen an den Gewässern in Einklang
zu bringen. 450 MitarbeiterInnen sind an
den Standorten Dübendorf (bei Zürich)
und Kastanienbaum (bei Luzern) tätig.
Die Herausforderung
E-Mail-Management und Archivierung von
Geschäftsdokumenten in den Sekretariaten.
E-Mail-Management von 500 Mailboxen-
Anbindung an das Active Directory.
Lösung
Einsatz von ELOenterprise Server und
ELO XC. Dadurch direkter Zugriff auf
archivierte Mails via in den Outlook Foldern
abgelegten URL‘s (DocLinkServer
Integration) und Search Funktionalität über
den Java IGW.
Nutzen
Die Mails und deren relevanter Inhalt für
die Forschung stehen den Eawag-
Mitarbeitern jetzt zur Verfügung. Der MS-
Exchange Server wurde durch das ELO
Speichermanagement erheblich entlastet
und ist performanter.
Unternehmenswissen sichern
Das Kommunikationsmittel Nr. 1 bei der Eawag ist die E-Mail. Der
überwiegende Datenaustausch zwischen den Forschern geschieht
elektronisch und das weltweit. Allgemeine Absprachen, Forschungsergebnisse
oder forschungsrelevante Informationen befinden sich
auf den Mailservern. Wissen, das für die Eawag von großer Bedeutung
ist. Die bisherige Handhabung der E-Mails ist dem nicht gerecht
geworden: Da die Mailboxen auf dem Server nicht unbegrenzt
wachsen können, mussten die MitarbeiterInnen wichtige Mails auf
den lokalen Festplatten ungesichert archivieren. Der Beschluss, ein
Dokumenten-Management-System (DMS) einzuführen, sollte dem
Institut daher vor allem wertvolles Wissen zentral sichern und
gleichzeitig den Exchange-Server entlasten.
Umfassend und zukunftssicher
Die Eawag hat sich nach der der Evaluierung von drei Anbietern für
ELOenterprise als DMS Lösung entschieden. Die breite Funktionalität
und die moderne, modulare Konzeption überzeugten das Institut.
Zudem passt ELO gut in das System-Umfeld der Eawag. Der IT-Leiter
Dr. Gabriel Piepke sieht dabei vor allem die Ausbaufähigkeit und
Stabilität des Systems als Vorteil: „Wir wollten eine umfassende
Lösung, die zukunftssicher ist und mit den Anforderungen der Eawag
wächst. Eine reine E-Mail-Archivierungslösung hätte uns hier zu kurz
gegriffen.“
Flexible Archivierungsstrategie
Im ersten Schritt wurde die serverbasierte E-Mail-Archivierung
umgesetzt. Die zu archivierenden E-Mails werden in einem
allabendlichen Batchjob über eine MAPI-Schnittstelle aus der
Exchange Datenbank entfernt, ins Archiv transportiert und durch
einen Platzhalter mit Link zum Original in der Mailbox ersetzt.
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