ELO Kundenreferenz

ELO Kundenreferenz
eawag aquatic research
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Mehr Zeit zum Forschen, Lehren & Beraten
Hohe Performance durch E-Mail-
Management
Die EAWAG sichert mit ELOenterprise Wissen und Forschung.
E-Mails und deren wichiger Inhalt für die Forschung steht den
Eawag-Mitarbeitern jetzt auf Knopfdruck zur Verfügung. Zudem
wurde der MS-Exchange Server durch das ELO Speichermanagement
erheblich entlastet und ist performanter.
„Wir haben gerade erst angefangen mit
dem Projekt und dennoch übertrifft ELO
bereits jetzt unsere Erwartungen.“
Dr. Gabriel Piepke,
IT-Leiter Eawag
Die Eawag ist eine Schweizer Forschungsinstitution mit internationalem
Ruf. Als Institution der Eidgenössischen Technischen
Hochschulen (ETH) betreibt sie Forschung, Lehre und Beratung. Im
Auftrag der Eidgenossenschaft arbeitet die Eawag kontinuierlich an
Konzepten und Technologien, die eine nachhaltige Nutzung der
Wasserressourcen gewährleisten. Sie setzt sich dafür ein, dass
ökologische, wirtschaftliche und soziale Interessen an den Gewässern
in Einklang gebracht werden. Damit nimmt die Eawag eine wichtige
Brückenfunktion zwischen Forschung und Praxis wahr. 450
MitarbeiterInnen sind an den Standorten Dübendorf (bei Zürich) und
Kastanienbaum (bei Luzern) tätig. Um ihre Ziele zu erreichen, arbeitet
die Eawag mit Hochschulen, weiteren Forschungsinstitutionen,
öffentlichen Stellen, der Wirtschaft und mit NGOs zusammen.
Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.com

ie Lösung
ein praktischer Mehrwert
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Wertvolles Wissen zentral sichern
Shortcuts
Land:
Branche:
Schweiz
Wissenschaftliches Institut der ETH
(Eidgenössische Technische Hochschule)
Das Unternehmen
Die Eawag ist eine Schweizer
Forschungsinstitution mit internationalem
Ruf. Sie betreibt Forschung, Lehre und
Beratung. Im Auftrag der Eidgenossenschaft
arbeitet die Eawag kontinuierlich an
Konzepten und Technologien, die eine
nachhaltige Nutzung der Wasserressourcen
gewährleisten und setzt sich dafür ein,
ökologische, wirtschaftliche und soziale
Interessen an den Gewässern in Einklang
zu bringen. 450 MitarbeiterInnen sind an
den Standorten Dübendorf (bei Zürich)
und Kastanienbaum (bei Luzern) tätig.
Die Herausforderung
E-Mail-Management und Archivierung von
Geschäftsdokumenten in den Sekretariaten.
E-Mail-Management von 500 Mailboxen-
Anbindung an das Active Directory.
Lösung
Einsatz von ELOenterprise Server und
ELO XC. Dadurch direkter Zugriff auf
archivierte Mails via in den Outlook Foldern
abgelegten URL‘s (DocLinkServer
Integration) und Search Funktionalität über
den Java IGW.
Nutzen
Die Mails und deren relevanter Inhalt für
die Forschung stehen den Eawag-
Mitarbeitern jetzt zur Verfügung. Der MS-
Exchange Server wurde durch das ELO
Speichermanagement erheblich entlastet
und ist performanter.
Unternehmenswissen sichern
Das Kommunikationsmittel Nr. 1 bei der Eawag ist die E-Mail. Der
überwiegende Datenaustausch zwischen den Forschern geschieht
elektronisch und das weltweit. Allgemeine Absprachen, Forschungsergebnisse
oder forschungsrelevante Informationen befinden sich
auf den Mailservern. Wissen, das für die Eawag von großer Bedeutung
ist. Die bisherige Handhabung der E-Mails ist dem nicht gerecht
geworden: Da die Mailboxen auf dem Server nicht unbegrenzt
wachsen können, mussten die MitarbeiterInnen wichtige Mails auf
den lokalen Festplatten ungesichert archivieren. Der Beschluss, ein
Dokumenten-Management-System (DMS) einzuführen, sollte dem
Institut daher vor allem wertvolles Wissen zentral sichern und
gleichzeitig den Exchange-Server entlasten.
Umfassend und zukunftssicher
Die Eawag hat sich nach der der Evaluierung von drei Anbietern für
ELOenterprise als DMS Lösung entschieden. Die breite Funktionalität
und die moderne, modulare Konzeption überzeugten das Institut.
Zudem passt ELO gut in das System-Umfeld der Eawag. Der IT-Leiter
Dr. Gabriel Piepke sieht dabei vor allem die Ausbaufähigkeit und
Stabilität des Systems als Vorteil: „Wir wollten eine umfassende
Lösung, die zukunftssicher ist und mit den Anforderungen der Eawag
wächst. Eine reine E-Mail-Archivierungslösung hätte uns hier zu kurz
gegriffen.“
Flexible Archivierungsstrategie
Im ersten Schritt wurde die serverbasierte E-Mail-Archivierung
umgesetzt. Die zu archivierenden E-Mails werden in einem
allabendlichen Batchjob über eine MAPI-Schnittstelle aus der
Exchange Datenbank entfernt, ins Archiv transportiert und durch
einen Platzhalter mit Link zum Original in der Mailbox ersetzt.
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Das Archiv besteht aus einem Windows Server. Auf ihm laufen die
ELO Enterprise Software sowie ein SQL Server, in dem die Metadaten
abgelegt werden. Die E-Mails selber werden mit den Attachements
auf dem Filesystem mit Hilfe eines günstigen SATA-Diskarray
gespeichert. Alle Archivdaten sind damit online verfügbar. Der Vorteil
ist neben der Entlastung der E-Mail-Datenbank der zentrale und
schnelle indexierte Zugriff auf die Inhalte. Die Benutzerrechte werden
über die LDAP Anbindung an das Active Directory mit abgebildet.
Trotz der serverbasierten E-Mail-Archivierung entscheiden die
Mitarbeiter selbst, welche E-Mails abgelegt werden. Dafür hat die
Eawag gemeinsam mit dem ELO Business-Partner Profile definiert,
die bestimmen, welche User-Mailboxen verarbeitet werden und nach
welchen Regeln archiviert wird (E-Mail-Alter, Mailbox-Folder usw.). So
werden beispielsweise alle E-Mails unter dem Mailbox Folder
„personal-archive“ unabhängig vom Alter der Mail archiviert. Auch
hier gelangt der Mitarbeiter über einen Link in der Mailbox zum
Original im ELO Archiv. Dies erfolgt für den Anwender völlig
transparent. Je nach Anforderung kann ein Mitarbeiter zu mehreren
Profilen gehören.
„Sehr positiv ist das einfache User
Interface; es ist keine zusätzliche
Client Software Installation nötig.“
„Das System bietet eine hohe
Funktionalität und ist sehr stabil
und robust. Zudem ist die
Systemverwaltung einfach und
transparent.“
Dr. Gabriel Piepke,
IT-Leiter Eawag
Suchen auf Knopfdruck
Über vordefinierte Suchmechanismen können die Anwender auf die
archivierten Dokumente und Daten zugreifen. Im Outlook wird die
Suche im Archiv über die Platzhalter-Mails ausgeführt, welche die
Metadaten „From:...“, „To:...“ und “Subject:...“ enthalten. Mit dem
ebenfalls möglichen standort- und hardwareunabhängigen Zugriff
über den Internet Gateway auf die E-Mails können die Mitarbeiter
zusätzlich direkt in ihrem E-Mail-Archiv blättern und Volltextsuchen
durchführen.
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Performance optimieren
„Die Unterstützung durch den ELO
Business-Partner ist sehr umfassend, wir
profitieren hier von viel vorhandenem
Know-how.“
„Ein Arbeiten ohne ELO können sich die
Mitarbeiter nicht mehr vorstellen.“
Dr. Gabriel Piepke,
IT-Leiter Eawag
Der Ausblick
Die Eawag hat auf getrennter Hardware
eine Test- und Produktionsumgebung
eingerichtet. Im nächsten Schritt sollen
Projektdokumente und Dokumente des
Finanz- und Rechnungswesens ELO-basiert
verwaltet werden. Zudem wird angedacht
in naher Zukunft auch Forschungsberichte
projektbezogen im ELO zu managen sowie
EU Projekte zu verwalten.
Sichern und Schützen
Obwohl bei ELO die revisionssichere Archivierung gegeben ist, spielt
das bei der Eawag ausnahmsweise keine Rolle; als wissenschaftliches
Institut unterliegt die Eawag nicht den Vorgaben einer gesetzeskonformen
E-Mail-Archivierung.
Wertvolles Wissen für Gegenwart und Zukunft
Mit dem Einsatz von ELOenterprise wird das erarbeitete Wissen der
Eawag jetzt sicher archiviert. Verlassen Wissenschaftler die Eawag, so
haben sie die Möglichkeit ihre archivierten E-Mails in Form von
selbsttragenden Archiven mitzunehmen. Per Knopfdruck werden
ganze Ordner oder Aktenschränke hierzu exportiert. Diese lassen sich
dann mit jedem CDR-Writer auf CD brennen und weitergeben. Der
Vorteil dabei: Ein spezieller ELO-Viewer wird gleichzeitig mit
abgespeichert, mit dessen Hilfe das direkte Betrachten dieser Ordner
auf jedem PC möglich ist - auch wenn der Anwender ELO nicht
verwendet.
Akzeptanz und Nutzen
Aufgrund der nahtlosen Integration in das bestehende E-Mail-Umfeld
und der leistungsfähigen Suchmöglichkeiten wird das Projekt von
den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Das MS-Exchange Server
System wird durch ELO nachhaltig entlastet. Es zeigt sich, dass die
Ablage der Archivdaten online auf kostengünstigen SATA Storage
Systemen eine ausgezeichnete Performance bietet.
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