Gesamten Referenz- bericht als PDF - ELO Digital Office GmbH

Die Lösung
ein praktischer Mehrwert
Shortcuts
Land:
Branche:
Deutschland
Industrie (Stahl, Hallenbau)
Das Unternehmen
Die Firma Jochen Brill plant, baut und
konstruiert innovative Industriegebäude
und moderne Hochregallager in ganz
Europa. Seit der Firmengründung entwickelte
sich der Betrieb zu einem Spezialunternehmen,
das schwierigste Aufgaben im
konstruktiven Stahlbau zielgenau realisiert.
Die Herausforderung
Skonto-Verluste verhindern. Eindämmung
des massiven Papierverbrauchs, des hohen
manuellen Aufwands bei der Rechnungsbearbeitung
sowie mehr Transparenz.
Lösung
Einsatz von ELOprofessional mit Anbindung
an die DATEV-Software. Daraus
resultiert die elektronische und sichere
Steuerung der Rechnungsfreigabe inklusive
automatischer Verbuchung in DATEV.
Nutzen
Kosteneinsparungen durch Vermeidung
von Skonto-Verlusten, reduziertem
Papierverbrauch und geringer Druckerwartung.
Zeiteinsparung durch weniger
Ablage, kürzere Wege, bessere und
schneller Informationsversorgung. Zudem
wurde die Prozess-Transparenz deutlich
erhöht.
Wenn Visionen Realität werden,
sind Experten am Werk.
Das Motto der Firma Jochen Brill ist es, individuelle Kundenwünsche
professionell und erfolgreich umzusetzen. Entsprechendes Know-how
und die Fähigkeit Querzudenken sind die eine Seite des Erfolges. Die
andere sind funktionierende Unternehmensprozesse.
Das Management von Jochen Brill hinterfragt daher immer wieder die
alten Strukturen und sucht nach neuen Methoden, um die Arbeitsorganisation
weiter zu optimieren.
Innerhalb der Rechnungsverarbeitung hatte man mit Skonto-
Verlusten, massivem Papierverbrauch und einem hohen manuellen
Arbeitsaufwand zu kämpfen. Die Verantwortlichen beschlossen daher
zu handeln und ein Enterprise-Content-Management (ECM) einzuführen.
Nach Evaluierung mehrerer ECM-Hersteller entschied sich das Unternehmen
für ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office
GmbH. Das ECM-Projekt bei Jochen Brill startete im Mai 2011. Mit der
technischen Umsetzung der ELO-Lösung wurde der ELO Business-
Partner SideStep Business Solutions beauftragt. Im Vorfeld hat der
externe Berater Rüdiger Otto (Otto Consulting) gemeinsam mit Jochen
Brill alle Prozesse analysiert und optimiert. Das ECM-Projekt wurde
planmäßig im Januar 2012 fertiggestellt.
Technologiewandel: Automatische Verbuchung
von Rechnungen
ELOprofessional ist als zentrales IT-System aufgesetzt worden. Alle
relevanten Projektinformationen werden strukturiert in vordefinierten
elektronischen Akten archiviert. Für die Rechnungseingangsverarbeitung
wurde ELO mit DATEV verbunden.
Erreicht eine Rechnung heute das Unternehmen, wird diese ins ELO-
Archiv eingescannt und von einem Sachbearbeiter vorverschlagwortet.
Der Sachbearbeiter schickt die Rechnung daraufhin in den richtigen
Freigabeworkflow. Die Prozessabläufe sind vorher im System definiert
worden, so dass der ELO Workflow die Rechnung automatisch und
sicher an die jeweiligen Sachbearbeiter steuert.
ELO Enterprise-Content-Management