„Führung mit Prozessmessgrössen“ - Von Arx Engineering

VON ARX ENGINEERING
S. Vaccani
„Führung mit Prozessmessgrössen“
Welche Rolle können Prozessmessgrössen bei der Führung eines KMUs spielen?
Führung respektive Leadership basieren auf Fähigkeiten, über die man verfügt oder nicht.
Was sollen dabei Pozessmessgrössen für eine Rolle spielen?
Zu den wichtigsten Elementen eine erfolgreichen Führung gehören:
1. Festlegung der langfristigen Strategie des Unternehmens und darauf aufbauend,
Freigabe der operationellen Ziele, Massnahmenpakete und erforderlichen Mittel.
2. Auswahl, Einsatz und Führung der Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten und
klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen.
3. Übergeordnetes Controlling, d.h. Forschrittsüberwachung und Wahrnehmung der
übergeordneten Führungsverantwortung in Notsituationen.
Zu diesen Elementen leistet das Prozessdenken und noch spezifischer, die Festlegung von
Prozessmessgrössen einen wichtigen Beitrag.
Strategie / Ziele:
Jährlich überdenkt die Geschäftsleitung die langfristige Ausrichtung des Unternehmens, oft
im Rahmen von Klausurmeetings. Mit verschiedenen Methoden werden Chancen und Risiken
sowie Stärken und Schwächen gegeneinander abgewogen, darauf aufbauend Visionen
entwickelt und Pläne für deren Umsetzung erarbeitet. Diese bilden dann die Basis für das
Budget des kommenden Jahres. So logisch und einleuchtend das ganze tönt, so
grundsätzlich ist die Problematik dieses Vorgehens in der Praxis.
Während die Strategie langfristig ausgerichtet ist und neben finanziellen Messgrössen auch
Aspekte wie Marktanteile, Kundenzufriedenheit, Prozessbeherrschung oder gar Mitarbeiter-
Motivation enthalten, beinhaltet das Budget meist nur Franken und Rappen. Alle anderen
Kennzahlen laufen damit Gefahr, bis zum nächsten Jahresmeeting wieder im Schrank zu
verschwinden. Dabei gehen grundsätzliche Abhängigkeiten verloren, nämlich die Tatsache,
dass der finanzielle Erfolg langfristig nur zusammen mit zufriedenen Kunden möglich ist.
Diese wiederum bleiben uns nur erhalten, wenn wir sie pünktlich und in der geforderten
Qualität beliefern, und dies ist nur möglich, wenn wir unsere Prozesse beherrschen. Und
letztlich können wir unsere Dienstleistungen nur mit motivierten und qualifizierten Mitarbeitern
aufrechterhalten.
Damit eine Strategie nicht reine Theorie bleibt, muss sie mit Massnahmen und Messgrössen
ergänzt und allen Betroffenen verständlich kommuniziert werden. Zusätzlich sollte die
Umsetzung periodisch überprüft werden. Genau dazu eigenen sich Prozessmessgrössen,
welche beispielsweise mittels zentraler Informationstafel allen Mitarbeitern zur Kenntnis
gebracht und periodisch aktualisiert werden.
Mitarbeitereinsatz / -Förderung:
Gemäss ISO-9001:2000 müssen zertifizierte Unternehmen ihre Prozesse festlegen,
überwachen und laufend verbessern. Dazu wird meist für jeden Prozess ein sogenannter
Prozesseigener (oder Prozessverantwortlicher) definiert. In der Praxis haben viele Firmen die
Prozessverantwortungen auf wenige Mitglieder der Geschäftsleitung verteilt. Diese verfügen
zwar auf Grund ihrer Hierarchiestufe über die nötigen Kompetenzen, sind jedoch meist zu
wenig im Qualitätsmanagement geschult und delegieren den Grossteil ihrer Aufgaben an den
Qualitätsleiter. Einzelne Eigentümer von KMUs haben sich gar selber als Prozesseigner für
den Grossteil der Prozesse benannt. Das Ergebnis derartiger Regelungen führt dazu, dass
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das Prozessdenken sich kaum durchsetzt und nur beschränkt Prozessverbesserungen
erreicht werden.
Mit der Einführung von Prozessmessgrössen konkretisieren sich nun aber die Anforderungen
an einen Prozesseigner. Wird ein Prozesseigner für die Festlegung von Prozessmessgrössen
und für deren Rapportierung verantwortlich gemacht, wird er echt gefordert. Er muss sich
nicht nur im Sinne der Strategie überlegen, welche Messgrössen zweckmässig sind. Er muss
sie auch laufend verfolgen und periodisch über das Erreichte informieren. Damit eröffnen sich
aber auch Chancen. So lassen sich Mitarbeiter gerne in die Verbesserung ihres eigenen
Prozesses einbinden, denn dieser betrifft sie ja selbst. Gelingt dies, so setzt ein Kulturwandel
ein, der bisher ungenutzt gebliebene Ressourcen freisetzt und zu erstaunlichen Resultaten
führen kann.
Die Benennung der Prozesseigner erhält mit der Einführung von Prozessmessgrössen ein
ganz anderes Gewicht.
Übergeordnetes Controlling:
Auch kompetente und selbständige Mitarbeiter entbinden einen Firmenchef nicht von einer
übergeordneten Controlling-Verantwortung. Wie soll er diese aber wahrnehmen, ohne die
operationell verantwortlichen Mitarbeitern zu demotivieren? Bewährt hat sich diesbezüglich
seit Jahren das sogenannte „Management by Objectives“, also das zielorientierte Führen.
Die zu definierenden Ziele sollten jedoch nicht auf rein monetäre Aspekte beschränkt
bleiben. Als Controlling-Instrument bieten sich deshalb neben Projektzielen (und Terminen)
ganz besonders die Prozessmessgrössen an. Einerseits kann sich der Chef ohne grossen
Aufwand anhand der Prozessmessgrössen ein gutes Bild der laufenden Entwicklung machen.
Andererseits kann er Interventionslimiten festlegen, bei deren Überschreiten entsprechende
Sondermassnahmen ergriffen werden.
Erfahrungen und Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Prozessmessgrössen:
Die Definition von Prozessmessgrössen ist eine anspruchsvolle Aufgabe, vor der sich jedoch
kein gemäss ISO-9001:2000 zertifiziertes Unternehmen drücken kann. Die Schwierigkeiten
liegen primär bei der zweckmässigen Definition einer überschaubaren Anzahl von
Messgrössen. Oft werden je Prozess ein halbes Dutzend Kennzahlen definiert, welche nicht
miteinander abgestimmt sind. Damit diese in der Praxis einen Nutzen bringen, sind sie auf
das notwendige Minimum — typischerweise etwa 20 — zu reduzieren. Dabei sind auch
klassierende Attribute wie “gut“, “zufriedenstellend“, “ungenügend“ etc. möglich, echte
Zahlenwerte sind als Messgrössen jedoch vorzuziehen. Ausschlaggebend ist in jedem Fall,
dass die Messgrösssen von den zuständigen Stellen beeinflusst werden können.
Neben der reinen Erfüllung einer ISO-Normforderung beeinflussen Prozessmessgrössen das
Führungs- und Kommunikationsverhalten einer Firma auf einer breiten Front:
• Fördern des strategischen, bereichsübergreifenden Denkens
• Schaffen von Klarheit bezüglich vereinbarter Ziele
• Unterstützung der konsequenten Umsetzung von Aktionsplänen
• Zwang zur Beschränkung aufs Wesentliche
• Erleichtern des übergeordneten Controllings
Prozessmessgrössen sind damit ein wirkungsvolles Führungsmittel, das sich nicht nur wegen
der ISO-9001:2000 zunehmend im im Unternehmensalltag etabliert.
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