Arbeitshilfen für die Praxis Nr. 18 - Stellenbeschreibungen

Arbeitsbuch Methodenwissen
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Arbeitshilfen für de Praxis Nr. 18
Inhaltsverzeichnis
Vorwort ................................................................................ 6
Arbeitstechniken und Zeitmanagement: Begriff und Inhalt ......................................... 7
Der Umgang mit der Zeit als bürgerliche Tugend ................................................ 8
Reflexionen über die Zeit und über den vernünftigen Umgang mit ihr ................................ 9
Wann ist ein Mensch “gut strukturiert”? ...................................................... 12
Auf der Suche nach der verlorenen Zeit – Eine Analyse der Arbeitsbedingungen, der Störfaktoren und des eigenen
Verhaltens ...................................................................... 14
Suchfeld A: Meine Stelle.................................................... 14
Suchfeld B: Mein Arbeitsplatz (Büroarbeitsplatz) ................................ 14
Suchfeld C: Mein Arbeitsplatzcomputer (Büroarbeitsplatz) ......................... 15
Suchfeld D: Arbeitsordnung und Dienstanweisungen (Büroarbeitplatz) ............... 16
Suchfeld E: Ablauf- und Aufbauorganisation .................................... 16
Suchfeld F: Informationen und Informationsflüsse ................................ 17
Suchfeld G: Meetings und Gespräche .......................................... 17
Suchfeld H: Führung und Zusammenarbeit (Wenn Sie Vorgesetztenfunktion haben.) .... 18
Suchfeld I: Das Verhalten meines Vorgesetzten .................................. 19
Suchfeld J: Mein eigenes Arbeitsverhalten ...................................... 19
Ergebnis: Störfaktoren und hinderliche persönliche Eigenschaften und Verhaltensweisen . 21
Wodurch werde ich bei meiner Arbeit gestört? .......................................... 23
Arbeitsplatzorganisation, Selbstorganisation, Zeitmanagement .................................... 24
Der Arbeitsplatz.................................................................. 24
Arbeitsflächen statt Lagerflächen ............................................. 24
Ordnung in Unterschränken und Containern ..................................... 24
Aktuelle Vorgänge gehören ins Blickfeld ....................................... 24
Einflächen- und Mehrflächenarbeitsplätze ...................................... 24
Greifraum: Sehen – Suchen – Greifen.......................................... 25
Bürotechnik wird integriert – nicht hineingestellt................................. 25
Welche Organisations- und Hilfsmittel benutze ich regelmäßig? ................................... 26
Organisations- und Hilfsmittel: Sollte ich meine Angewohnheiten ändern? .................... 27
Ordnung auf dem Rechner und bei der Bezeichnung von Dateien ........................... 28
Dokumentenklassifizierung und Vergabe von Dateinamen ......................... 29
Die Vorbereitung der Arbeit ........................................................ 31
Arbeitsvorbereitung am Büroarbeitsplatz (Systematisierungshilfe) ................... 32
Zielsetzung als Ordnungsmittel: Menschen arbeiten, um Ziele zu erreichen ................... 33
Welches sind die Ziele meiner Stelle?.......................................... 36
Prioritätensetzung mit Hilfe der ABC-Analyse .......................................... 37
Vorgehensweise bei der ABC-Analyse ......................................... 38
ABC-Analyse unter Berücksichtigung des kritischen Wertes Dringlichkeit ............. 39
Selbst machen oder delegieren? – Eisenhower für Führungskräfte ........................... 42
Planung als Ordnungsmittel ......................................................... 43
Aufgaben und Ideen strukturieren mit einem Gliederungsbaum:
“Mind Mapping” am Beispiel von Zeitmanagement ............................... 43
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Arbeitshilfen für de Praxis Nr. 18
Mitarbeiterführung und Zeitmanagement ..................................................... 45
Die positiven Aspekte der Delegation ................................................. 45
Delegationsliste (Muster) ................................................... 47
Stellenbeschreibungen und Zeitökonomie .............................................. 48
Die Tagesplanung ....................................................................... 49
Das Prinzip der Schriftlichkeit ....................................................... 50
Die physiologische Leistungskurve ................................................... 52
Zwischenbilanz: Richtig gefragt? ........................................................... 54
Besuchermanagement .................................................................... 57
Zeitmanagement: Zusammenfassende Empfehlungen ............................................ 58
Das Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeitern als Zeit- und Kostenfaktor .................... 60
Systematische Gesprächsvorbereitung................................................. 61
Entscheidungstechniken und Entscheidungshilfen .............................................. 62
Überlegungen zur Entscheidungstheorie ............................................... 63
Emotionen und Intuition im Entscheidungsprozess ....................................... 65
Entscheiden und Denken: Die vier Regeln des Descartes .................................. 66
Entscheidungssystematik ........................................................... 66
Situationsanalyse ................................................................. 68
Entscheidungskriterien festlegen ..................................................... 69
Risikoanalyse.................................................................... 69
Entscheidungen im Team? .......................................................... 70
Mitentscheiden?.................................................................. 70
Einfache Entscheidungshilfe ........................................................ 71
Die Entscheidungstabelle ........................................................... 72
Die Entscheidungsmatrix ........................................................... 74
Die Nutzwertanalyse .............................................................. 75
Entscheidungsfehler und ihre Ursachen ............................................... 82
Monokausales Denken ...................................................... 82
Vorgefasste Entscheidungen ................................................. 82
Einseitig erfahrungsgestützte Entscheidungen ................................... 82
Aufgeschobene Entscheidungen .............................................. 82
Zu kurze zeitliche Perspektive ................................................ 83
Bildergläubigkeit .......................................................... 83
Sprache ................................................................. 83
“Framing-Effekt”.......................................................... 83
Kontrollfragen für Entscheidungssituationen ........................................... 84
Schlussbetrachtungen zum Thema Entscheidungstechniken ................................ 84
Arbeits- und Übungsteil ................................................................... 85
Mein persönliches Zeitsparpotenzial, das ich aktivieren will ............................... 85
Checkliste: Wie gut bin ich strukturiert? ............................................... 86
Checkliste: Wie gut ist mein Zeitmanagement?.......................................... 87
Checkliste: Bewertung der Organisation meines Büroarbeitsplatzes ......................... 89
Arbeitsblatt: Prioritäten setzen, rationalisieren, delegieren, ausmisten ........................ 91
Übung: ABC-Aufgabenanalyse unter Berücksichtigung des kritischen Wertes Dringlichkeit ...... 95
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Dienstanweisung zur Unterschriftenregelung (Muster) .................................... 97
Dienstanweisung zum Gebrauch von eMail im Unternehmen (Muster) ....................... 99
Checkliste: Wie gut sind meine schriftlichen Berichte? .................................. 103
Checkliste: Was will ich in Zukunft anders machen? .................................... 105
Fallstudie (Selbstorganisation/Zeitmanagement): Abteilungsleiter Dieter K. .................. 106
Fallstudie (Selbstorganisation/Zeitmanagement): Abteilungsleiter Ulf H. .................... 108
Fallstudie (Selbstorganisation/Zeitmanagement): Ein Arbeitstag im Leben des Peter Petersen .... 110
Übung: Arbeiten mit einer Entscheidungstabelle ....................................... 114
Übung: Wie entscheiden Sie sich? ................................................... 115
Abbildungsverzeichnis ................................................................... 118
Sach- und Personenregister ............................................................... 120
Quellen und Anmerkungen ............................................................... 126
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