eSign: Elektronisch gesteuerter Unterschriftenlauf

eSign: Elektronisch gesteuerter UnterschriftenlaufIng. Mag. Dr. Erich Pfalzmann, SIEMENS AG Österreich, Wien, ÖsterreichDipl. Ing. Christian Ploninger, TU- Wien, Wien, ÖsterreichKurzfassungeSign ist eine Applikation zur elektronischen Steuerung von Unterschriftenläufen. Sieermöglicht unter Verwendung der üblichen Office- Umgebung (eMailadresse undBrowser) die Einbeziehung von beliebigen Teilnehmern in einen - vom Initiatordefinierbaren - Workflow.1 RealisierungHauptziel von eSign ist es Unterschriftenläufe von Dokumenten wie z.B. Angebotenzu beschleunigen [1]. Das System wurde entwickelt um einen etabliertenGeschäftsprozess zu unterstützen und dessen Abwicklung so weit wie sinnvoll zuautomatisieren. Die IP-Applikation eSign realisiert ein leicht zu bedienendesWorkflow Management System [2].eSign basiert auf einem strukturierten Dokumentenarchiv, einem Modul zurAblaufsteuerung und einer Datenbank zur Speicherung des Ablauffortschritts.Weiters verfügt das System über ein Benachrichtigungsmodul, um bei Bedarf mitUmlaufteilnehmern in Kontakt zu treten. Für Benutzer erfolgt der Zugriff auf eSignüber je eine web-basierte Benutzeroberfläche für die Rollen "Initiator" und"Teilnehmer".Bild 1 Benutzeroberflächen

2 AnwendungDer Verfasser eines Angebotsentwurfs initiiert einen Umlauf mit der Definition desgewünschten Ablaufs in einer Eingabemaske. Daraufhin werden die angegebenenDokumente vom System übernommen, archiviert und der Umlauf gestartet. eSignbenachrichtigt nun entsprechend dem definierten Ablauf einzelne Teilnehmer bzw.Teilnehmergruppen und legt diesen die archivierte Dokumentenmappe zurUnterschrift vor.Die Teilnehmer erhalten eine personalisierte eMail, in der sie einen eindeutigzugeordneten Link auf Ihre Teilnehmersicht finden. Aus dieser Ansicht heraus ist einDownload der Dokumente, ein Einblick in den Ablauffortschritt, das Einbringen vonNotizen und Rückfragen sowie die Zeichnung beziehungsweise Ablehnung desUmlaufs möglich (siehe Bild 1, Reihenfolge von links nach rechts). Der Initiator kannden Bearbeitungsstand mittels eines Browsers verfolgen und wird überTeilnehmerrückfragen und Erfolg von eSign per eMail benachrichtigt.Die Authentizität der Genehmigung wird durch den beschränkten Zugang zumVerfahren (Initiatoren müssen etwa mit ihrer eMailadresse registriert sein), die ananderer Stelle reglementierte Form (Verwendung bestimmter Formulare, Auswahlund Reihenfolge der involvierten Teilnehmer) und dem Stil der Bearbeitung (der inder Kommentierung dokumentiert ist) sichergestellt.Der Nutzen von eSign liegt in der Beschleunigung des Genehmigungsverfahrens, diedurch die Funktionalität der Applikation (automatisierte Vorlage der Dokumente,zentrale Archivierung der Dokumente und des Vorganges), die erhöhte Motivationder Teilnehmer zu rascher Bearbeitung (standardisierte Präsentation, Verfolgbarkeitund Publizität des Bearbeitungsstandes in Echtzeit) sowie die hohe Akzeptanz beiden Anwendern (einfache Bedienbarkeit und hohe Verfügbarkeit) erreicht wird.3 AusblickFür eine breitere Vermarktung von eSign werden wir ein entsprechendesGeschäftsmodell entwerfen, das gleichermaßen eine gewisse Akzeptanz voneBusiness an sich voraussetzt und diese Akzeptanz auch zu steigern vermag. Alswirkungsvollster Promotor für weitergehende IP-Applikationen zur elektronischenUnterstützung von Geschäftsprozessen ist der Auf- und Ausbau der Infrastruktur fürdigitale Unterschriften nach [3] zu sehen und ihm durch Erweiterungen Rechnung zutragen.4 Literatur[1] Christian Ploninger: e-Contracting: Foundations and Applications. Wien: Eigenverlag,2002, S. 59 - 64.[2] Workflow Management Coalition: Terminology and Glossary. Winchester: WorkflowManagement Coalition, 1999, S. 9[3] European Union: Directive 1999/93/EC on a Community framework for electronicsignatures. Official Journal of the European Communities, L13, 19/01/2000 S. 12–18.