Aktenordnung - Datenschutz Bremen

AktenordnungderLandesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheitder Freien Hansestadt BremenStand: 01.09.2011 12:43Inhaltsverzeichnis:1 Vorbemerkungen 31.1 Regelungsgegenstand 31.2 Begriffsbestimmungen 31.2.1 Schriftgut 31.2.2 Dokument 31.2.3 Vorgang 31.2.4 Ablage 41.3 Metadaten 41.4 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten 41.4.1 Posteingang 41.4.2 Nicht oder nicht richtig zugeordnete Dokumente 51.4.3 Postausgang 51.4.4 Anlage von Sammlern für Vorgänge 61.4.5 Wiedervorlagen 61.4.6 Abschluss von Dokumenten 61.4.7 Abschluss von Vorgängen 61.4.8 Aussonderung 61.4.9 Abgabe an das Staatsarchiv 61.4.10 Vernichtung 61.5 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allgemein 61.6 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für bestimmte Ablagen zuständig sind 71.7 VIS-Administration 71.8 Sachbearbeitung und Administrationsrecht 71.9 Ablagenverantwortung 71.10 Referatsablagen 7A kk tt ee nn oo rr dd nn uu nn gg2 Eingangsbearbeitung 72.1 Erfassung von Eingängen 72.2 Vorgangszuordnung bei Nichtzuständigkeit der Landesbeauftragten fürDatenschutz und Informationsfreiheit 82.3 D-Dokumente 83 Adressdatenverarbeitung 83.1 Zentrale Adressen 83.2 Dezentrale Adressen 8- 1 –Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

3.3 Erfassung von Adressen 83.4 Verwendung von Adressen 94 Anfertigung von internen Schreiben und Ausgangsschreiben 94.1 Vorlagen 94.2 Vorlagenarten 94.3 Erstellen von Dokumenten 94.4 Anfertigung von elektronischen Schreiben mit anschließendem Ausdruck 94.5 Auslauf von Ausgangsschreiben 95 Grundsätzliches zur Bearbeitung von Vorgängen mit VIS-Kompakt 95.1 Notwendigkeit des Führens von Vorgängen 95.2 Aufgabe des Aktenplanes und des Aktenplanschlüssels (APL) 105.2.1 Verantwortung für den Aktenplan/Aktenplanschlüssel 105.3 Erfassung des Verbleibs des Vorgangs 105.4 Abschluss von Vorgängen 106 Schriftgutsuche 106.1 Vorgangsrecherche 106.2 Dokumentenrecherche 116.3 Schriftgutrecherche 127 Aufgabenverwaltung (Geschäftsgang) 13Verwendung der Geschäftsgangverfügungen 138 Stellvertretung 149 Anfertigung des Vorgangshefters 149.1 Grundsatz 149.2 Zusammenwirken von VIS-Kompakt und Orga-Color 1510 Weglegesachen 1511 Anlagen 15Anlage1 Auszug aus dem Bremischen Archivgesetz 15Auszug aus dem Bremischen Archivgesetz 16- 2 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

1 VorbemerkungenRegelungsgegenstandDiese Aktenordnung ist die verbindliche Festlegung, wie Schriftgut bei derLandesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit auf der Basis desSchriftgutverwaltungssystems VIS-Kompakt (VIS) künftig behandelt, verwaltet undvernichtet werden soll.Begriffsbestimmungen1.1.1 SchriftgutSchriftgut ist sowohl das einzelne Dokument als auch der mehrere Dokumenteenthaltende Vorgang. Es umfasst alle Eingangsschreiben, Ausgangsschreiben undinternen Vermerke ohne Rücksicht, ob sie elektronisch, bildlich, audiovisuell oderherkömmlich auf Papier bestehen. Grundsätzlich kann jeder Datenträger Informationenenthalten.1.1.2 DokumentDas Dokument ist die Gliederungsform unterhalb des Vorgangs in einem Vorgang. DasDokument kann aus einem oder mehreren Teildokumenten (Anlagen) bestehen.Merkmal ist jedoch, dass das Dokument nur in einer geschlossenen Form eingeht oderausgeht oder zu einem internen Dokument zusammengefasst ist. Dieses schließt nichtaus, dass ganze Dokumente oder Teildokumente durch Kopieren zu weiteren(selbstständigen) Dokumenten werden.Ein Dokument ist in VIS die Abbildung eines physischen Dokumentes wiebeispielsweise eines Ausgangsschreibens oder einer internen Stellungnahme. Das VIS-Dokument enthält als Metadaten beschreibende Informationen zum physischenDokument wie Betreff, Federführender, Datum der Erstellung und anderes mehr sowieInformationen zum Stand der Bearbeitung im Geschäftsgang.Die physischen Dokumente sind - sofern sie elektronisch vorliegen - in Form vonDateien innerhalb von VIS-Dokumenten abgelegt.Ein Dokument kann ein oder mehrere Teildokumente (Dateien) in beliebigen Formatenaufnehmen. Dabei kann es sich beispielsweise um eingescannte Texte handeln, umE-Mails, die einschließlich Umschlag und Anhang im Dokument liegen können oder ummit verschiedensten Anwendungen erstellte Dateien (Text, Kalkulation, Präsentation,Bild, Zeichnung, ...). Besteht ein Dokument aus mehreren Teildokumenten, sind diesedurch unterschiedliche Namen gekennzeichnet.VIS unterscheidet 3 Kategorien von Dokumenten: Eingangsschreiben,Ausgangsschreiben und interne Schreiben.1.1.3 VorgangDer Vorgang umfasst alle Dokumente zum gleichen Sachbetreff und stellt die untersteGliederung in der Ablage dar. Vorgänge können ein oder eine Vielzahl von Dokumentenenthalten. Vorgänge können auch rein elektronisch bestehen. In der Regel bestehen siesowohl aus elektronischen als auch papierenen Dokumenten.Der Vorgang dient als zentrale Ablage aller relevanten, in Bezug zu einem Geschäftsfallstehenden Dokumente (elektronisch oder in Papierform). Des Weiteren kann derVorgang Verweise auf andere Dokumente und Vorgänge enthalten. Schriftstückewerden im Vorgang in der Reihenfolge ihrer Zuordnung/Erfassung, also chronologisch,abgelegt.- 3 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

Das Eingangsschreiben dient der Abbildung von eingehendem Schriftverkehr.Eingegangene E-Mails und elektronisch vorliegende Faxe sowie eingescannteSchreiben in Papierform können als Eingang innerhalb eines Vorgangs abgelegtwerden.Das Ausgangsschreiben dient der Erstellung von ausgehendem Schriftwechsel. DasAuslaufdatum sowie weitere für Ausgangsschreiben relevante Daten müssen erfasstwerden. Die Erstellung der physischen Dokumente wird in der Textverarbeitung überVorlagen und Serienbrieffunktionen unterstützt. Funktionen für die Erstellung vonEntwurf und Reinschrift stehen zur Verfügung.Über den Geschäftsgang des Ausgangsschreibens können Aktionen zur Einbeziehungweiterer Anwender (zur Kenntnis, zur Mitzeichnung und so weiter) initiiert undprotokolliert werden.Das interne Schreiben unterstützt den gesamten hausinternen Schriftwechsel mitunterschiedlichen Dokumentenformaten (Text). Dazu zählt auch der Schriftverkehrzwischen Organisationseinheiten. Typische Beispiele für interne Schreiben sindAktennotizen oder Vermerke.Über den mit dem internen Schreiben verbundenen Geschäftsgang können andereAnwenderinnen und Anwender informiert oder einbezogen werden.1.1.4 AblageZu unterscheiden ist zwischen den technischen Ablagemöglichkeiten, die durch dasSystem VIS bereitgestellt werden, sowie der Ablage papierener Dokumente in derRegistratur der Dienststelle (Zentralablage).Die technischen Ablagemöglichkeiten von VIS umfassen alle Vorgänge, die in einemSachbereich zusammengefasst sind und zu dem nur die Berechtigten Zugang undUmgang haben.Die Befassung (Beteiligung, Mitzeichnung, Kenntnis und so weiter) mit Vorgängen undDokumenten einer Ablage, für die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter keineBerechtigung besitzt, erfolgt durch eine entsprechende Geschäftsgangverfügung.MetadatenMetadaten dienen zur schnelleren Wiederfindbarkeit von Schriftgut sowie der internenVerknüpfung bei weiterverarbeiteten und weitergeleiteten Dokumenten und Vorgängen.Ferner stellen sie sicher, dass Vorgänge wiedervorgelegt, abgeschlossen,ausgesondert werden. Sie dienen auch als Nachweis über die Vernichtung vonVorgängen. Durch sie werden die oder der „Federführende“ oder Verantwortlicheersichtlich.Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten1.1.5 PosteingangAlle Schreiben von anderen Stellen, Bürgerinnen oder Bürgern und interne Schreiben(insbesondere Telefonvermerke, die Anliegen von Bürgerinnen oder Bürgern oder vonprivaten oder behördlichen Stellen wiedergeben und eine hinreichendeBearbeitungsrelevanz haben) sind dem „Posteingangsbuch“ in VIS zuzuführen. Diesesgilt auch für E-Mail, die unter „office“ eingehen, oder die bei Mitarbeiterinnen undMitarbeitern, die nicht der Geschäftsstelle angehören, eingehen.Die Geschäftsstelle erfasst die unter office eingehenden Dokumente im Posteingangvon VIS. Unter der Rubrik „Federführung“ wird von der Geschäftsstelle „Postmappe“eingetragen. Faxe und herkömmliche Schreiben in Papierform werden eingescannt undauf diesem Wege dem Posteingang zugeführt. Bei Eingaben mit sensiblen- 4 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

personenbezogenen Daten wird das VIS-Deckblatt erstellt und gegebenenfalls dasAnschreiben eingescannt. Über eine weitere Bearbeitungsform entscheidet diezuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter.E-Mails, die direkt bei nicht zur Geschäftsstelle gehörenden Mitarbeiterinnen undMitarbeitern eingehen, werden von diesen eigenverantwortlich im Vorgang erfasst.Bei der Durchsicht des Posteingangsbuchs in VIS ordnen sich die zuständigenMitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch eine Änderung der bisherigen Eintragung dieFederführung zu. Gleichzeitig ordnen sie das jeweilige Dokument einem VIS-Vorgangzu. Wünsche der Beteiligung an der Bearbeitung eines Dokuments („Mitführung“)können unter der Rubrik „Wiedervorlage“ bei den Geschäftsgangverfügungen von derMitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, die oder der beteiligt werden möchte, für dieFederführende beziehungsweise den Federführenden eingetragen werden.Dokumente, die zwar ein Dokumentenzeichen der Landesbeauftragten für Datenschutzund Informationsfreiheit tragen, aber für die die Geschäftsstelle keine Berechtigungbesitzt, sind im Posteingangsbuch zu führen. Deren Erfassung im VIS (außerhalb desPosteingangsbuches) erfolgt in Verantwortung durch die berechtigte Mitarbeiterin oderden berechtigten Mitarbeiter.Alle schriftlichen Posteingänge erhalten einen Poststempelaufkleber.LfDIEingang: 00-010-04.11/1#6BremenAL 1 2 3 4 5 6 7 8 910 11 12 13 14 15 16 17 18 19Dieser Poststempelaufkleber enthält neben dem Eingangsdatum die laufendeDokumentennummer oder das Geschäftszeichen1.1.6 Nicht oder nicht richtig zugeordnete DokumenteHält sich eine Empfängerin oder ein Empfänger nicht für zuständig, hat sie oder er sichan die ihrer oder seiner Meinung nach zuständige Mitarbeiterin oder an denzuständigen Mitarbeiter zu wenden. Sie oder er hat die Federführung zu ändern und dieneu zuständige Mitarbeiterin oder den neu zuständigen Mitarbeiter perGeschäftsgangverfügung zu informieren.Hat keine Mitarbeiterin oder kein Mitarbeiter ihre oder seine Federführunggekennzeichnet, so entscheidet die Amtsleitung über die Federführung auf derGrundlage des Organisationsplanes und Geschäftsverteilungsplanes und informiert diebetreffende Mitarbeiterin beziehungsweise den betreffenden Mitarbeiter über dieZuständigkeitDokumente, die noch nicht in VIS einem Vorgang zugeordnet wurden, sind von derfederführenden Mitarbeiterin oder dem federführenden Mitarbeiter zeitnah zuzuordnen.1.1.7 PostausgangDie Geschäftsstelle ist für den gesamten Postversand in herkömmlicher Formzuständig, das heißt, papierene Schreiben werden von der Geschäftsstelle in VIS mitdem Auslaufdatum versehen, kuvertiert, zur Post gegeben und entsprechend derSchlussverfügung endbearbeitet. Auch Faxe werden mit dem Auslaufdatum versehen- 5 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

und entsprechend der Schlussverfügung von den Mitarbeiterinnen der Geschäftsstellein herkömmlicher Form bearbeitet. Von der Bearbeiterin oder dem Bearbeiter direktversandte Schriftstücke (zum Beispiel Faxe oder E-Mails) werden von ihr oder ihm mitdem Postauslaufsdatum im System vermerkt und als abgeschlossen gekennzeichnet.1.1.8 Anlage von Sammlern für VorgängeDie Mitarbeiterinnen der Geschäftsstelle sind allein befugt, Hefter und inAusnahmefällen Ordner für die Pendelregistratur zu kennzeichnen und gebrauchsfähiganzulegen, nachdem durch die Bearbeiterinnen oder Bearbeiter perGeschäftsgangsverfügung Anweisung dazu gegeben wurde.1.1.9 WiedervorlagenWiedervorlagen sind von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit VIS selbst anzulegenund zu überwachen.1.1.10 Abschluss von DokumentenWenn Dokumente mit dem Auslaufdatum versehen sind, sind sie abzuschließen.Danach können an den Dokumenten keine Änderungen mehr vorgenommen werden.Eine weitere Bearbeitung ist nur dann möglich, wenn eine Kopie angefertigt und dieseweiterbearbeitet wird. Das Originaldokument wird nicht verändert.1.1.11 Abschluss von VorgängenWenn ein Vorgang endgültig abgelegt werden kann, ist er abzuschließen. Automatischwerden mit dem Abschluss des Vorgangs alle darin enthaltenen Dokumente - sofern sienicht bereits gemäß Ziffer 1.1.10 abgeschlossen wurden - abgeschlossen. Der Vorgangkann jederzeit wieder geöffnet werden, um neue Dokumente aufzunehmen, das heißtden Vorgang fortzuführen.1.1.12 AussonderungMit dem Abschluss des Vorgangs ist das Aussonderungsdatum festzulegen.Automatisch vorbelegt ist die Aussonderungsfrist „10 Jahre“. Diese Frist kann durchÜberschreiben verlängert oder verkürzt werden. Vorgänge sollen grundsätzlich nach 10Jahren entweder an das Staatsarchiv (auf Grund einer speziellen Vereinbarung mit demStaatsarchiv) abgegeben oder vernichtet werden. Dieses gilt nicht für Vorgänge, die aufGrund spezieller gesetzlicher Bestimmungen länger oder kürzer oder aufgrund ihresdokumentarischen Wertes länger aufzubewahren sind. Vorgänge, die keinen odergeringen dokumentarischen Charakter haben, sind nur solange aufzubewahren, wieeine geschäftsmäßige Bearbeitung noch zu erwarten ist. Weglegesachen sind bis zumEnde des Jahres aufzubewahren, das dem Entstehungsjahr folgt.Die Aussonderung ist durch einen entsprechenden Vermerk in der Statusregistratur desVorgangs zu kennzeichnen.1.1.13 Abgabe an das StaatsarchivAuf der Grundlage von § 3 des Bremischen Archivgesetzes (siehe Anlage 1) sindVorgänge, die zur Vernichtung anstehen, vorher dem Staatsarchiv anzubieten, soferndas Staatsarchiv nicht bereits erklärt hat, dass die Vorgänge nicht archivwürdig sind.1.1.14 VernichtungVorgänge, die auszusondern sind, sofern eine Prüfung nach Ziffer 1.1.13 nicht etwasanderes ergibt, sind zu vernichten. Die Vernichtung erfolgt durch schriftlicheBeauftragung eines gemäß § 9 des Bremischen Datenschutzgesetz ausgesuchtenUnternehmens.Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allgemeinDie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für die Erfassung der Dokumenteverantwortlich, die in ihrem jeweiligen Arbeitsbereich eingehen.- 6 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

E-Mails, für die die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst zuständig ist, werden von ihrbeziehungsweise ihm selbst in VIS erfasst und damit im Posteingang nachgewiesen.Andere E-Mails werden der Geschäftsstelle oder der zuständigen Bearbeiterinbeziehungsweise dem zuständigen Bearbeiter weitergeleitet.Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für bestimmte Ablagen zuständig sindPosteingänge, die von der Geschäftsstelle nicht erfasst werden können oder dürfen,sind von den Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern, die für die spezielle Ablage (zumBeispiel Personalstelle) zuständig sind, in VIS eigenverantwortlich zu erfassen.VIS-AdministrationDie Aufgaben der VIS-Administration sind im Datenschutzkonzept beschrieben.Sachbearbeitung und AdministrationsrechtDie VIS-Administratorinnen oder VIS-Administratoren und ihre Stellvertreterinnen oderihre Stellvertreter erledigen ihre Sachbearbeitertätigkeit in VIS unter einem normalenBenutzerkonto ohne besondere Rechte. Nur für bestimmte Administratortätigkeitenarbeiten sie unter einem Konto mit erweiterten Rechten (Domänen-Administrator).AblagenverantwortungDie für die Ablagen Verantwortlichen (siehe auch Ziffer 1.6) sind für die Erfassung, denAbschluss von Dokumenten und Vorgängen, die Festlegung der Fristen für dieAussonderung und für die Aussonderung verantwortlich.ReferatsablagenDie Referate sind für ihre Referatsablagen zuständig. Grundsätzlich werden dieDokumente in den Ablagen „Datenschutz“ und „Informationsfreiheit“ abgelegt. In dieAblage des jeweiligen Fachreferates werden nur Vorgänge mit sensiblenpersonenbezogen Daten abgelegt. Die Entscheidung hierüber liegt bei der Bearbeiterinoder dem Bearbeiter. Über die Inhalte der anderen Fachablagen (Personalrat,Frauenbeauftragte, Allgemeine Verwaltung und so weiter) entscheiden die zuständigenMitarbeiterinnen und Mitarbeiter.2 EingangsbearbeitungErfassung von EingängenDie Erfassung der Posteingänge erfolgt in der Geschäftsstelle mithilfe des VIS-Posteingangsbuches. Zu erfassen sind die Attribute Eingangsdatum,Dokumentendatum, Betreff, Dokumententyp und Absender-Adresse. Die AttributeFremd-Geschäftszeichen und Bezugs-Geschäftszeichen werden erfasst, soweit sie aufdem Schreiben erkennbar sind.Die Erfassung des Posteingangs unter einem bestimmten Datum erfolgt von derGeschäftsstelle bis um 11.00 Uhr. Post, die nach 11.00 Uhr eingeht, wird mit demDatum des nächsten Arbeitstages erfasst.Kann ein Eingangsdokument bereits eindeutig einem Vorgang zugeordnet werden, wirddas Dokument durch die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter imVorgang erfasst. Durch die Vererbung verschiedener Attribute vom Vorgang auf dasDokument (Vorgangszeichen, Betreff, Adresse) wird die Erfassung erleichtert. Jeder inVIS erfasste Eingang erscheint unabhängig von der Art der Erfassung imPosteingangsbuch. Bei Dokumenten in Papierform endet die Erfassung seitens derGeschäftsstelle mit dem Ausdruck des Poststempel-Aufklebers, der auf das Schreibengeklebt wird. Nur in diesen Fällen kann die Zuordnung des Dokumente durch die- 7 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

Geschäftsstelle erfolgen. Der Aufkleber enthält das Geschäftszeichen des Dokumentesbeziehungsweise dessen laufende Nummer und das Eingangsdatum. Der Ausdruck istaus dem Dokumentendeckblatt heraus möglich und jederzeit wiederholbar.Papierene Dokumente werden von der Geschäftsstelle eingescannt, gegebenenfallsdem VIS-Dokument zugeordnet und in das Postfach der zuständigen Mitarbeiterinbeziehungsweise des zuständigen Mitarbeiters gelegt.Vorgangszuordnung bei Nichtzuständigkeit der Landesbeauftragten fürDatenschutz und InformationsfreiheitBei Nichtzuständigkeit der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheitwird das Schreiben als Weglegesache behandelt. Für Schreiben, die an denBundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfeiheit, andereLandesbeauftragte für Datenschutz (und Informationsfreiheit) oder Aufsichtsbehördenabzugeben sind, wird von der federführenden Mitarbeiterin oder dem federführendenMitarbeiter ein Vorgang entsprechend den obigen Ausführungen angelegt.D-DokumenteDie Geschäftsstelle sucht turnusmäßig nach nicht zugeordneten Dokumenten und legtdiese der zuständigen Mitarbeiterin oder dem zuständigen Mitarbeiter vor.3 AdressdatenverarbeitungZentrale AdressenDie AD-Gruppe "Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter" wird als einzige Adressgruppeverwendet. Die Adressverwaltung ist administriert, die Gruppenmitglieder besitzen nurLeserecht. Sie können mit Hilfe des VIS-Adressänderungsmechanismus an die Adress-Administratorin oder den Adress-Administrator Änderungswünsche richten. Diesekönnen den Änderungswunsch annehmen oder ablehnen. AngenommeneÄnderungswünsche gehen in den öffentlichen Adressdatenbestand der Gruppe ein,abgelehnte Änderungswünsche verbleiben als private Adresse der Nutzerin oder desNutzers und können nur von dieser oder diesem verwendet oder geändert werden.Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter der Geschäftsstelle sind alleinigeAdressadministratoren.Adressmerkmale werden von der Landesbeauftragten für Datenschutz undInformationsfreiheit selbstständig vergeben. Die Merkmale werden ebenfalls von denAdressadministratoren gepflegt.Dezentrale AdressenEine Nutzerin oder ein Nutzer kann jederzeit eine öffentliche Adresse als persönlicheAdresse kopieren und ändern beziehungsweise eigene persönliche Adressen anlegen.Erfassung von AdressenIn der VIS-Adressverwaltung sollen nur solche Adressen erfasst werden, dieregelmäßig verwendet werden beziehungsweise für die eine zukünftigeWiederverwendung erwartet wird. Wahrscheinlich nicht wieder zu verwendendeAdressen sind lediglich im Vorgangsdeckblatt beziehungsweise Dokumentendeckblattzu erfassen. Wird die Adresse der zentralen Kommunikationspartnerin oder deszentralen Kommunikationspartners eines Vorgangs im Vorgangsdeckblatt erfasst, wirddie Adresse automatisch auf alle innerhalb dieses Vorgangs neu erstellten Dokumentevererbt.- 8 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

Verwendung von AdressenAdressen können aus der Adressverwaltung in das Adressfeld einesVorgangsdeckblattes beziehungsweise Dokumentendeckblattes übernommen werden.Neben dieser Möglichkeit steht auch die Zusammensetzung von Adressen in Vorlagenüber den VIS-Attributzugriff zur Verfügung.4 Anfertigung von internen Schreiben und AusgangsschreibenVorlagenEs gibt eine Vorlagensammlung "LfDI Bremen", die von allen Mitarbeiterinnen undMitarbeitern benutzt werden soll. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben hieraufLesezugriff. Schreibzugriff erhalten die VIS-Administratorin oder der VIS-Administratorund ihre beziehungsweise seine Stellvertreterin oder Stellvertreter. Die hiereinzustellenden Vorlagen werden von der Landesbeauftragten für Datenschutz undInformationsfreiheit eigenständig erstellt. Die Standardvorlagensammlungen werdendeaktiviert.VorlagenartenBrief LfDIBriefvorlage AuskunftserteilungVermerkFaxPressemitteilungJahresberichtsartikelLeeres DokumentErstellen von DokumentenNach Einrichtung des Vorgangs können die Dokumente (Vermerke, Ausgangsschreibenund so weiter) in VIS erzeugt und automatisch erfasst werden. Auch ist es möglich,zuerst ein Dokument zu erzeugen, das dann anschließend einem Vorgang zugeordnetwird.Anfertigung von elektronischen Schreiben mit anschließendem AusdruckIn Fällen, in denen der Nachweis eines Schreibens wichtig ist, zum Beispiel inOrdnungswidrigkeitenverfahren, bei förmlichen Beanstandungen oder bei Anordnungenist ein Aktenstück auszudrucken und zum Vorgang zu nehmen.Auslauf von AusgangsschreibenAusgangsschreiben sind nach ihrem Versand mit dem Auslaufdatum zu versehen undvon der oder dem Versendenden abzuschließen. Für Papierausgänge ist damit in derRegel die Geschäftsstelle, für E-Mails die Bearbeiterin oder der Bearbeiter selbst fürden Abschluss zuständig. Für Papierausgangsschreiben ist vor Versand dasAuslaufdatum einzutragen. E-Mails sind nach Versand in VIS abzulegen, auch hier istdas Auslaufdatum zu erfassen und das Dokument abzuschließen. Für Faxe gilt dasGleiche wie bei E-Mails.5 Grundsätzliches zur Bearbeitung von Vorgängen mit VIS-KompaktNotwendigkeit des Führens von VorgängenUm Dokumente (zum Beispiel Eingangsschreiben, Vermerke oder Ausgangsschreiben)zu einem gemeinsamen Betreff anlegen zu können, ist es erforderlich, einen Vorgang- 9 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

anzulegen. Nur wenn eine Vorgangsbezeichnung besteht, erzeugt VIS für dasDokument ein vorgangsbezogenes Geschäftszeichen.Aufgabe des Aktenplanes und des Aktenplanschlüssels (APL)Vorgänge können nur auf der Basis des Aktenplanes und des Aktenplanschlüssels(APL) angelegt werden, das heißt, nur zu einem bestehenden APL können Vorgängezugefügt werden. Besteht kein passender APL, ist die Geschäftsstelle zu bitten, einenneuen APL zu vergeben. (Näheres siehe Ziffer 5.1.1)5.1.1 Verantwortung für den Aktenplan/AktenplanschlüsselFür die Führung und Fortentwicklung des APL ist die Geschäftsstelle verantwortlich.Wünscht eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen weiteren APL (horizontal odervertikal), wendet er sich per E-Mail an die Geschäftsstelle mit einem entsprechendenVorschlag. Passt dieser Vorschlag in die Struktur des Aktenplanes, wird dieGeschäftsstelle diesen in der Regel akzeptieren.Erfassung des Verbleibs des VorgangsGrundsätzlich ist die federführende Mitarbeiterin oder der federführende Mitarbeiter fürden Verbleib des Vorgangs verantwortlich. Solange der Vorgang von der Mitarbeiterinoder dem Mitarbeiter bearbeitet wird, trägt sie oder er als Verbleib des Vorgangs beidessen Statusregistratur in VIS „Arbeitsplatz + Kürzel der Mitarbeiterin oder desMitarbeiters“ ein. Wenn sie oder er Vorgänge an die Geschäftsstelle weitergibt, trägt sieoder er den neuen Verbleib „Registratur“ ein. Bei Weitergabe an eine andereMitarbeiterin oder einem anderen Mitarbeiter wird der Verbleib durch die Änderung inder Ablage dokumentiert.Abschluss von VorgängenVorgänge sind nach Beendigung der Bearbeitung abzuschließen. Dies erledigt dieBearbeiterin beziehungsweise der Bearbeiter selbst oder sie oder er erlässt eineentsprechende Verfügung.Vor Abschluss eines Vorgangs ist die vom System vorbelegte Aufbewahrungsfrist vonder Bearbeiterin oder dem Bearbeiter zu prüfen und gegebenenfalls zu ändern.Regelmäßig führt die Geschäftsstelle eine Suche nach allen nicht abgeschlossenenVorgängen durch und weist die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigenMitarbeiter auf die vorgefundenen Vorgänge hin.6 SchriftgutsucheDie Schriftgutsuche ermöglicht die Suche nach Vorgängen und Dokumenten sowohlgetrennt voneinander als auch schriftgutübergreifend.VorgangsrechercheVorgänge sollen nur nach den in nachfolgender Tabelle entsprechendgekennzeichneten Attributen recherchierbar sein. Alle übrigen Attribute werden für dieVorgangsrecherche deaktiviert.AttributAbgeschlossenAbgeschlossen amAbgeschlossen durchAblageAbleitungAdresseRecherchierbarXXXX- 10 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

Angelegt amAngelegt durchAPL.-SchlüsselAufbewahrfristAusgesondert amAusgesondert durchAussonderungsdatumAussonderungsstatusBemerkungBetreffDringlichFederführungFehlblattFremd-GZGeändert amGeändert durchHeftung-Nr.KurzbezeichnungLfd. Vorgang-Nr.StatusVerbleibVorgang-Nr.VorgangstypVorgangszeichenTabelle 1: recherchierbare Attribute in der VorgangssucheXXXXXXXXXXXXXXXXXDokumentenrechercheDokumente sollen nur nach den in nachfolgender Tabelle entsprechendgekennzeichneten Attributen recherchierbar sein. Alle übrigen Attribute werden für dieDokumentenrecherche deaktiviert.AttributAbgeschlossenAbgeschlossen amAbgeschlossen durchAblageAbleitungAdresseAngelegt amAngelegt durchAPL.-SchlüsselAufbewahrfristAusgesondert amAusgesondert durchAuslaufdatumAussonderungsdatumAussonderungsstatusBemerkungBetreffBezugs-GZRecherchierbarXXXXXXXXXXX- 11 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

Angelegt durchAngelegt amGeändert durchGeändert amAbgeschlossen durchAbgeschlossen amAbgeschlossenFehlblattAusgesondert durchAusgesondert amAktenplanschlüsselEntwurfsdatumReinschriftAuslaufdatumFremd-GZBezugs-GZAnlagenNr. zum AktenplanHeftung-Nr.StatusDringlichLaufzeit vonLaufzeit bisTypBand-Nr.AussonderungsstatusXXXXXXXXXX7 Aufgabenverwaltung (Geschäftsgang)Verwendung der GeschäftsgangverfügungenDie VIS-Geschäftsgangverfügungen dienen dazu, andere Mitarbeiterinnen undMitarbeiter an der Bearbeitung eines Dokumentes beziehungsweise Vorgangs zubeteiligen beziehungsweise von dieser in Kenntnis zu setzen. Für die Verwendung derVIS-Geschäftsgangverfügungen bei der Landesbeauftragten für Datenschutz undInformationsfreiheit sind dabei drei Aspekte wichtig: Rechteerweiterung auf Dokumente und Vorgänge, Arbeitsablaufsteuerung (Workflow), Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung (Protokollfunktion).Je nach Art der beabsichtigten Beteiligung beziehungsweise Rechteerweiterung stehenverschiedene Arten von Geschäftsgangverfügungen zur Verfügung. JedeGeschäftsgangverfügung beinhaltet das Leserecht am Dokument beziehungsweiseVorgang für die Empfängerin oder für den Empfänger, die Verfügungen "zurBearbeitung", "zur Mitzeichnung", und "zur Schlusszeichung" darüber hinaus einBearbeitungsrecht.Jede elektronische Geschäftsgangverfügung ist von der Empfängerin oder von demEmpfänger nach Wahrnehmung der entsprechenden Aufgabe elektronisch als erledigtzu kennzeichnen (zu erledigen). Soll die Wahrnehmung einer Aufgabe abgelehntwerden, beispielsweise wegen Nichtzuständigkeit, inhaltlicher Ablehnung, ist die- 13 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

Verfügung zu erledigen, allerdings ist in diesem Fall vor der Erledigung einentsprechender Erledigungsvermerk an der Verfügung anzubringen.Bei Ablehnung einer Verfügung sollte die Erlasserin oder der Erlasser informiert werden(E-Mail, Anruf, neue Geschäftsgangverfügung). Eine umfangreichere Stellungnahmesollte als Primärdokument erstellt und innerhalb des VIS-Dokumentes beziehungsweiseVIS-Vorgangs abgelegt werden.Eine oder ein mit der Schlusszeichnung eines Dokumentes beauftragte Mitarbeiterinoder beauftragter Mitarbeiter sollte vor Erledigung der an sie oder ihn gerichtetenVerfügung prüfen, ob alle vorhergehenden Mitzeichnungsverfügungen beziehungsweiseSchlusszeichnungsverfügungen erledigt worden sind. Sollten sich unter diesenabgelehnte Verfügungen befinden, sollte die oder der Schlusszeichnende der Ursachenachgehen.Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, die oder der eine Reihe von Verfügungen aneinem Dokument beziehungsweise Vorgang erlässt und nach Erledigung dieserVerfügungen automatisch informiert werden möchte, sollte als letzte aller Verfügungeneine Verfügung an sich selbst erlassen. Diese Verfügung erscheint automatisch in ihreroder seiner Aufgabensuche, wenn alle vorhergehenden Verfügungen erledigt wordensind.Alternativ beziehungsweise zusätzlich kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter eineWiedervorlage des Dokumentes beziehungsweise Vorgangs zu einem bestimmtenTermin setzen.Geschäftsgangverfügungen können nur von der Empfängerin oder dem Empfänger undvon der Erlasserin oder dem Erlasser erledigt werden (siehe jedoch Stellvertretung imAbschnitt 8). Die oder der tatsächlich Erledigende wird an der Verfügung vom Systemvermerkt. Erledigte Geschäftsgangverfügungen sind nicht mehr änderbar oder löschbar.Sie verbleiben dauerhaft am Dokument beziehungsweise Vorgang und dokumentierenso die Kenntnis beziehungsweise Beteiligung einer Mitarbeiterin oder einesMitarbeiters.8 StellvertretungEs ist ausschließlich eine aufgabenbezogene Stellvertretung vorgesehen.Während längerer Abwesenheit einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters (Urlaub,Krankheit) prüft die nach Geschäftsverteilungsplan festgelegte Stellvertreterinbeziehungsweise der festgelegte Stellvertreter täglich, ob für die oder den zuVertretenden Aufgaben vorliegen. Die Erledigung solcher Aufgaben liegt im Ermessender Stellvertreterin oder des Stellvertreters.Nach der Rückkehr der abwesenden Mitarbeiterin oder des abwesenden Mitarbeitersan ihren oder seinen Arbeitsplatz kann diese oder dieser über eine Suche nach den fürsie oder ihn erlassenen und in der Zeit ihrer oder seiner Abwesenheit erledigtenAufgaben suchen und sich somit einen Überblick über den aktuellen Stand verschaffen.9 Anfertigung des VorgangsheftersGrundsatzFür jeden in VIS angelegten Vorgang, in dem papierene Dokumente enthalten sind, isteine Vorgangsmappe anzulegen. Diese Aufgabe ist von der Geschäftsstelle zuerledigen.- 14 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

Zusammenwirken von VIS-Kompakt und Orga-ColorMit der auf den Rechnern der Geschäftsstelle installierten Software Orga-Color ist esmöglich, Etiketten für die vorgangsbezogene Kennzeichnung der Vorgangsmappen undVorgangsordner zu erstellen.10 WeglegesachenEingänge, die von der Geschäftsstelle, der festgelegten Bearbeiterin oder demfestgelegten Bearbeiter als Weglegesache eingestuft werden, werden in einem spezielldafür vorgesehenen Vorgang abgelegt.Erstmalig zur Produktivsetzung von VIS und nachfolgend am ersten Arbeitstag einesjeden Kalenderjahres wird von der Geschäftsstelle ein Vorgang zur Aufnahme vonnachträglich als Weglegesachen eingestuften Dokumenten angelegt. Alle Dokumenteeines Jahres werden in diesem Vorgang abgelegt. Beim Anlegen des neuen Vorgangsim neuen Jahr wird der alte Vorgang und damit alle inliegenden Weglegesachen desvergangenen Jahres von der Geschäftsstelle abgeschlossen.11 AnlagenAnlage1 Auszug aus dem Bremischen Archivgesetz- 15 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc

Anlage 1Auszug aus dem Bremischen Archivgesetz§ 3 Anbietung und Ablieferung(1) Die Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes und der Stadtgemeinde Bremenhaben alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, demStaatsarchiv zur Übernahme anzubieten. In besonderen Fällen können archivwürdigeUnterlagen auch vorzeitig als Archivgut übernommen werden. Nach Ablauf von 30 Jahren seitEntstehung der Unterlagen ist regelmäßig zu prüfen, ob die Unterlagen zur Übernahmeangeboten werden können.(2) Zur Übernahme anzubieten sind auch Unterlagen, die1. personenbezogene Daten enthalten, welche nach einer Rechtsvorschrift des Landesgelöscht werden müssten oder nach Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landesgelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht zulässig war, oder2. einem Berufs- oder Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltungunterliegen.(3) Art und Umfang der zu archivierenden Unterlagen können vorab zwischen dem Staatsarchivund der abliefernden Stelle vereinbart werden. Für Datenbestände, die mit Hilfe vonautomatischen Datenverarbeitungsanlagen geführt werden, sind Art und Umfang sowie dieForm der Übermittlung der zu archivierenden Daten vorab festzulegen. Datenbestände, dieaus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden, sind nichtanzubieten. Einzelheiten der Archivierung von Verschlusssachen, insbesondere dieerforderlichen besonderen technischen und organisatorischen Maßnahmen, regelt der Senatdurch Verwaltungsvorschrift.(4) Die Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes und der Stadtgemeinde Bremenhaben dem Staatsarchiv auch Exemplare aller von ihnen herausgegebenen oder in ihremAuftrag erscheinenden Druckschriften zur Übernahme anzubieten.(5) Entscheidet das Staatsarchiv nicht innerhalb eines halben Jahres über die Übernahme derangebotenen Unterlagen, erlischt insoweit die Ablieferungspflicht.(6) Die übrigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts mit Ausnahme der StadtgemeindeBremerhaven, die der Aufsicht des Landes unterstehen und für ihr Archivgut nicht anderweitigSorge tragen (§ 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3), bieten Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgabennicht mehr benötigt werden, dem Staatsarchiv zur Übernahme an. Absatz 1 Satz 2 und 3sowie Absätze 2 bis 5 gelten entsprechend.- 16 – Aktenordnung des LfD Bremen neu (2).doc