PCtip 4/99 - Praxis, Excel, Rechnen mit der Zeit ... - informatik-aktuell

Excel-TippsPraxisRechnen mit der ZeitDer Kampf gegen dieZeit lässt sich inExcel zumindest aufdem Papier bestehen.AusgeklügelteDatum- und Zeitfunktionensind IhrRüstzeug. Wir zeigenan einer Arbeitszeittabelle,wie sie richtigeinzusetzen sind.1TIPP2TIPPSo berechnetExcel korrekt dieArbeitszeiten.3TIPPNegative Stundenbilanzensollen rotdargestellt werden.4TIPP6TIPPLohn aus Zeitberechnen● von Sonja WunschDie Zeiten der Stechuhr sind meistenortsvorüber! Herr und Frau Arbeitnehmergleiten durch die Arbeitstage, von derSelbstverantwortlichkeit gebeutelt: Über Kommenund Gehen dürfen und müssen sie selbstentscheiden. Niemand kontrolliert, ob die x-Stundenwoche aus dem Arbeitsvertrag auch eingehaltenwird. Unter solch grosszügigen Umständenneigen die fleissigen Schweizer Bienendazu, zu viel zu arbeiten. Damit Sie Ihre Zeitenaber nicht völlig aus den Augen verlieren, habenwir für Sie eine Tabelle erstellt. Die private Kontrollewird damit zum Kinderspiel – und werweiss: Vielleicht sind Sie einmal froh, wenn SieIhre Arbeitsstunden schwarz auf weiss haben.Wenn Sie die Tabelle nachbauen wollen, startenSie mit einer leeren Arbeitsmappe und gebenin der ersten Zeile die Beispiel-Überschriften ein.Dann gilt es unter EXTRAS/OPTIONEN/BERECHNENdie Option 1904-DATUMSWERTE zu aktivieren. Eshandelt sich hierbei um ein Excel-internes Datumssystem,das am 2. Januar 1904 anstelle vomDen Datumskalenderohne Wochenendenerstellt Excel automatischund berechnetdazu gleich den richtigenWochentag.1.1.1900 beginnt und gegenüber der 1900-StandardvarianteRechen-Vorteile bietet, siehe auchTipp 4. – Nun sind Sie startbereit:Datumsformat undautomatischer KalenderDie Spalte B wird der Start Ihrer Berechnungen.Formatieren Sie sie für die Datumseingabe. Dazuklicken Sie mit rechts auf den Spaltenkopf Bund wählen ZELLEN FORMATIEREN/ZAHLEN/BE-Mehr als 24 Stundenaddieren5TIPPFerientage automatischzählenSo werden Arbeitszeiten übersichtlich verwaltet. Diese noch um zahlreiche Funktionen erweiterteTabelle finden Sie auf der PCtip Homepage unter http://www.pctip.ch/downloads/.WennSie keinen Internet-Zugang haben, senden wir Ihnen die Datei auf Diskette – gegen eineSchutzgebühr von 3 Franken in Briefmarken und ein frankiertes Antwortcouvert, s. Seite 25.1TIPPNUTZERDEFINIERT. Dort muss nichts angeklickt,sondern in das Feld FORMATE «TT.MM.JJJJ» eingegebenwerden für eine Darstellung der Form01.01.1999. Da B1 durch den Spaltentitel belegtist, geben Sie nun in B2 Ihr Startdatum ein, hierden 1. Januar 1999. In die Zelle darunter tippenSie die Formel ein, die an einem Freitag zwei Tageüberspringt und sonst einen Tag weiterzählt:=WENN(A2="Freitag";B2+3;B2+1)Alle Formeln sind ohne Leerschlag einzugeben.Füllen Sie nun diese Formel in die fol-▲ANZEIGE

Excel-TippsPraxisgenden Felder ein. Einfach Feld B3 anklicken,den Mauszeiger auf der rechten, unteren Eckeplatzieren, bis er sich in ein Kreuz verwandelt,und mit gedrückter Maustaste etwa 25 Zellennach unten ziehen. Diesen Trick müssen Sie sichmerken, im Folgenden ist mit «Zellen nach untenfüllen» immer dieses Vorgehen gemeint.Wenn Sie jetzt in Spalte A die Wochentagenachtragen, werden in B die Wochenenddatenübersprungen. Übrigens ist es auch kein Problem,den Wochentag automatisch aus dem Datumzu ermitteln. Geben Sie in A2 die Formel ein:=TEXT(WOCHENTAG(B2+1);"TTTT")Da die Funktion WOCHENTAG eine Zahl zwischen1 (Mo) und 7 (So) ergibt, wandeln Sie diesemit der Formel TEXT in den zugehörigen Tagum, TTTT ist die dazu nötige Formatangabe.Nun füllen Sie die Formel nach unten auf (sieheoben) und löschen ggf. alle Tage im Februar.▲2TIPPArbeitszeitenkorrekt berechnetAls Nächstes gehts ans Eingeben der Zeiten. Indie Spalten C und D geben Sie ein, wann Sie kommenbzw. wann Sie nach Hause gehen.Am bestenverwenden Sie dazu die Form Stunde:Minuten.Excel interpretiert das automatisch als Uhrzeit.Falls nicht, markieren Sie beide Spalten und weisenüber ZELLEN FORMATIEREN/ZAHLEN/UHRZEITdie Darstellung 13:30 zu.Die Spalte E soll die Gesamtarbeitszeit berechnen.Geben Sie dazu in E2 folgende Formelein und füllen Sie mit dem erwähnten Trick dieZellen nach unten auf:=WENN(C2

Excel-TippsPraxisNegative Stundenbilanzenerscheinen rotDas Praktischste an unserer Arbeitszeittabelleist die Spalte Guthaben. Hier sehen Sie immer,wie viel Stunden Sie im Plus sind – oder wann Siein den negativen Bereich abrutschen. Und damitIhnen wirklich nicht entgeht, wann Sie mit demFleiss ein wenig zulegen müssen, werden negativeWerte rot dargestellt.Und so gehts: Wählen Sie H2 und geben Sie«=G2-F2» ein. Diese Funktion füllen Sie in diedarunterliegenden Felder. Um positive Zahlen▲4TIPPDamit Sie Rot sehen, wenn Sie zu wenig arbeiten,geben Sie eine spezielle Formatierungein.schwarz und negative Zahlen rot darzustellen,verwenden Sie am besten wieder ein benutzerdefiniertesZahlenformat. Markieren Sie dazu diegewünschte Spalte, klicken mit der rechtenMaustaste und wählen ZELLEN FORMATIEREN/ZAHLEN/BENUTZERDEFINIERT. Dort geben Sie«[h]:mm;[Rot]-[h]:mm;0":"00;@» ein – was soviel heisst wie: Ist die Zahl positiv, erscheint sie inder Standardtextfarbe; ist sie negativ, ist sie rot;Nullen sollen als 0:00 dargestellt werden; Textformatist beliebig.5TIPPFerientage automatischzählenDie nächste Spalte ist für Ferientage reserviert.Wenn Sie dort an einem Tag den Text «Ferien»eingeben, soll dieser in einer Zelle zu den bezogenenFerientagen addiert werden. Dazu verwendenSie am besten die Funktion ZÄHLEN-WENN. Geben Sie «=ZÄHLENWENN (I:I; "Ferien")»in die Zelle, welche die Anzahl Ferientageenthalten soll.Schön wäre nun noch, wenn Ferien- undFeiertage automatisch als normale Arbeitstageangerechnet würden – diese Stunden fehlen bisherin der Rechnung. Ersetzen Sie dazu die Formelin E2 durch=WENN(ODER(I2="Ferien";I2="Feiertag");"08:00";WENN(C2

DIE GRÖSSTE PC-ZEITSCHRIFT DER SCHWEIZDer Klick zu nochmehr Wissen – mitIhrem PCtipp-AboSichern Sie sich jetzt die besten Tipps und Tricksrund um den PC. Zu einem unschlagbar günstigenPreis jeden Monat in Ihrem Briefkasten.KLICKEN SIE HIERAUCH SO KÖNNEN SIE GANZ EINFACH ABONNIEREN:Bestellen Sie Ihr Abo übers Internet www.pctipp.ch/abo. Oder füllen Sie den Talon aus undsenden Sie ihn an: PCtipp-Leserservice, Postfach, CH-9026 St. Gallen, Fax +41 71 314 04 08.Ja, ich möchte den PCtipp kennenlernen und bestelle ein Jahres abonnement Schweiz:12 Ausgaben plus ein Sonderheft für nur Fr. 43.– (statt Fr. 50.70 am Kiosk).Ausland: Fr. 58.– (Westeuropa, B-Post), Fr. 75.– (sonstige Länder, Luftpost) P010316Ich profitiere doppelt und bestelle ein 2-Jahres-Abo für nur Fr. 76. –(statt Fr. 101.40 am Kiosk). 2-Jahres-Abo im Ausland nicht erhältlich.Herr/Frau (Zutreffendes unterstreichen)Vorname/NameFirmaStrasse/Nr.PLZ/OrtURHEBERRECHTS-HINWEISDer Artikel in diesem PDF-Dokument stammtaus dem PCtipp, der grössten Schweizer Computer-Zeitschrift.Der Inhalt ist urheberrechtlichgeschützt. Die Urheberrechte liegen beider IDG Communications AG. Nachdruck,Verbreitung und elektronische Wiedergabe,auch auszugsweise, nur mit schriftlicherGenehmigung des Verlages.Stand: September 2006Preise für die Schweiz inkl. 2,4% MwSt.LandWAS SIE NICHT DÜRFEN:Sie dürfen dieses PDF-Dokument nicht fürkommerzielle Zwecke einsetzen.Sie dürfen dieses Dokument nicht verändern.Sie dürfen dieses Dokument weder gedrucktnoch elektronisch in grossen Mengen anDritte verteilen.Sie dürfen dieses Dokument nicht selbst alsDownload anbieten, jedoch einen Link daraufsetzen.WAS SIE DÜRFEN:Sie dürfen dieses Dokument ausdrucken undbei Bedarf an einzelne Dritte weitergeben.Sie dürfen dieses Dokument in elektronischerForm an einzelne Dritte weitergeben.Dieses PDF-Dokument stellen wir Ihnengratis zur Verfügung. Mit einem Abo des PCtippleisten Sie einen Beitrag,der dieses Gratisangebotweiterhin ermöglicht.