n:etworking - nitsche Computersysteme GmbH

GeLÖSt!
Die klassische Telefonanlage war defekt und hätte teuer repariert werden müssen –
die M. K. H. Steuerberatungsgesellschaft mbH in München hat sich für eine IP-Telefonanlage
von Swyx entschieden. n:etworking sprach mit Stb Karin Hübner über die Gründe.
n:etworking: Frau Hübner, Sie haben sich in
Ihrer Kanzlei für die IP-Telefonie entschieden.
Zunächst einmal: aus welchen Gründen war
eine Neuanschaffung notwendig?
Stb Karin Hübner: Die bestehende Anlage,
eine analoge Siemens Highcom-Anlage mit
21 physikalischen Anschlüssen, war in entscheidenden
Bauteilen defekt und hätte für
teures Geld repariert und insgesamt upgedatet
werden müssen. Außerdem hatten wir
die EDV-Arbeitsplätze von der lokalen (und
damit ortsgebundenen) Funktionalität auf
Windows-Terminal-Funktionalität (WTS) umgestellt
und damit fl exibilisiert. Jeder kann
sich überall mit seiner Kennung einloggen
und hat seine Arbeitsumgebung unabhängig
von seinem „festen“ Arbeitsplatz. Dazu passte
die Telefonsituation mit festen „ortsgebundenen“
Apparaten aber nicht. Zwar hätten Rufweiterleitungen
geschaltet werden können,
was aber vom Handling her äußerst unkomfortabel
und auch fehleranfällig ist und pro
Weiterleitung einen Apparat blockiert. Zudem
haben wir zwei Sekretariate, die wechselweise
die Telefonzentrale bedienen, so dass wir
die „Zentralenausstattung“ immer doppelt
vorhalten mussten.
n:etworking: Und mit der IP-Telefonanlage
konnte diese Zielsetzung erreicht werden?
Stb Karin Hübner: Ja, wir haben nun absolute
Flexibilität, d.h. es ist eine jederzeitige Anpassung
an vorhandene Erfordernisse möglich,
sowohl im Hinblick auf Personalstärke
als auch hinsichtlich von Arbeitsprozessen.
Jeder nimmt „sein Telefon“ mit, ganz egal wo
er/sie sich in der Kanzlei aufhält.
n:etworking: Bringt die Nutzung des neuen
Systems noch weitere Erleichterungen?
Stb Karin Hübner: Sogar jede Menge. Die
Funktionsvielfalt ist unglaublich umfangreich.
Beispielsweise kann aus jedem Anwendungs-
Ein Anschluss unter dieser Nummer
Mit der IP-Telefonie wird´s fl exibel und einfach
programm – Word, Excel, Outlook – heraus
komfortabel per Mausklick telefoniert werden.
Alternativ kann ein Name eingetippt werden,
und die Anlage sucht sich automatisch in der
Datenbank die dazu hinterlegten Rufnummern
aus, von denen dann die gewünschte selektiert
werden kann. Und auch eine Schnittstelle
zur DATEV-Telefonie ist vorhanden. Es können
wechselnde Telefonagentengruppen konfi -
guriert werden. Gesprächsmitschnitte sind
möglich, genauso wie eine exakte Telefonzeiterfassung.
Jeder Mitarbeiter kann seine
individuelle Voicemail einrichten. Besonders
wertvoll ist auch die Möglichkeit, von außen
per VPN auf die Telefonanlage mit allen Features
zuzugreifen. Somit können wir jederzeit
externe und mobile Telearbeitsplätze einbinden.
Und über das Telefon-Software-Fenster
auf dem PC ist stets auf einen Blick zu sehen,
wer gerade verfügbar ist, wer telefoniert, wer
abwesend und abgemeldet ist, usw.
n:etworking: Eine eierlegende Wollmilchsau
sozusagen. Mit welchen Endgeräten wird
eigentlich telefoniert?
Stb Karin Hübner: Grundsätzlich haben
alle Mitarbeiter PC-verbundene Headsets.
Zusätzlich haben wir für die Sekretariatsarbeitsplätze
und die beiden Chefs EDVunabhängige
physikalische Apparate. Somit
ist die telefonische Kommunikation nach
außen auch für den Fall eines Serverausfalls
o.ä. sichergestellt. Ansonsten werden
alle gängigen Features genutzt, die diese
Anlage bietet, einschließlich „Sofortnachrichten“
und PC-gestützter Faxfunktion. Natürlich
wurden auch die vorhandenen physikalischen
Faxgeräte als Nebenstellen in die
Anlage eingebunden mit allen sich daraus
ergebenden Funktionserweiterungen. Nicht
zuletzt haben wir dadurch einen separaten
Telekom-Anschluss für ein Faxgerät einsparen
können. Sogar die Frankiermaschine ist
als Nebenstelle eingebunden.
Stb Karin Hübner
n:etworking: Somit konnten also auch noch
Kosten gespart werden?
Stb Karin Hübner: Ja, auch wenn die Anschaffung
und Installation der Anlage letztendlich
etwas teuerer war als bei einer herkömmlichen,
haben wir eine Kostenersparnis
durch die Vereinfachung und Reduzierung
der Administration. Und unser Sevicelevel
hat sich durch die schnelleren Reaktionsmöglichkeiten
und die Vermeidung erfolgloser
Durchstellversuche noch erhöht.
Außerdem haben wir nun Investitionssicherheit,
da die Anlage softwaremäßig immer auf
dem aktuellen Stand gehalten werden kann
und Funktionalitäten nicht hardwareabhängig
sind. Eine rundum gute Entscheidung.
Und die nitsche computersysteme GmbH
hat das komplette System gewohnt zuverlässig
geplant und perfekt umgesetzt und
integriert.
n:etworking: Frau Hübner, herzlichen Dank
für das Gespräch.
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