und Berufsbildungsamt - LENA > Lehrstellen An-, Abmeldung

Erziehungsdirektiondes Kantons BernMittelschul- undBerufsbildungsamtFachbereich InformatikanwendungenMBADirection del'instruction publique du canton de BerneOffice de l´enseignement secondaire du 2°e degréet de la formation professionnelleDomaine spécialisé applications informatiquesOSPVersion: 02.12.11Verantwortlich: S. HebaufANLEITUNG LEHRSTELLEN DURCH LEHRBETRIEBE VERWALTENEinleitung ................................................................................................................................................. 1Web Zugriff .............................................................................................................................................. 2Anmeldung............................................................................................................................................... 2Kennwort vergessen ................................................................................................................................ 2Erfolgreiche Anmeldung........................................................................................................................... 3Lehrstellen verwalten............................................................................................................................... 3Filialen verwalten ..................................................................................................................................... 6Betriebsadresse ändern für Hauptlehrbetrieb und Filiale ........................................................................ 7Vorlehrstellen verwalten........................................................................................................................... 8Passwort ändern...................................................................................................................................... 9E-mail ändern........................................................................................................................................... 9Abmelden................................................................................................................................................. 9Nachfragen zu bestimmten Themen...................................................................................................... 10EINLEITUNGDer Kanton Bern führt in einer Datenbank einen Nachweis, der als frei gemeldeten Lehrstellen. DasMittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) im Kanton Bern ermöglicht ab 01.01.2012 den Lehrbetriebendie selbstständige Verwaltung ihrer Lehrstellen via Internet. In der Zeitspanne vom 15.08.2011 bis30.10.2011 wurde ein Pilotbetrieb mit fünf ausgewählten Lehrbetrieben zu Testzwecken durchgeführt.Die Rückmeldungen haben das MBA ermutigt, analog den Kantonen Zug, Aarau, Basel Land die Lehrstellenpublikationden Lehrbetrieben zu übergeben.Die Daten, die offenen Lehrstellen, welche auf dem Webportal Lena Admin durch die Lehrbetriebeeingegeben werden, werden in der Datenbank des MBA gespeichert und von dort aufwww.erz.be.ch/lena und auf www.berufsberatung.ch publiziert.Herzlichen Dank für Ihr Mitwirken an einer aktuellen Publikation der offenen Lehrstellen.Inhaltliche ZuständigkeitMittelschul- und BerufsbildungsamtAbteilung Betriebliche BildungKasernenstrasse 27Postfach3000 Bern 22Tel.: 031 633 87 87lena@erz.be.chTechnische Zuständigkeit:Mittelschul- und BerufsbildungsamtFachbereich InformatikanwendungenKasernenstrasse 273000 Bern 22Tel.: 031 633 86 10(Durchwahl 1: Fragen zu Escada – Evento wählen; danach Durchwahl 2 für allgemeine Probleme)mba-fbi@erz.be.chFBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 1 von 10

Fachbereich Informatikanwendungen MBADomaine spécialisé applications informatiques OSPWEB ZUGRIFFBevor Sie vom Mittelschul- und Berufsbildungsamt den Zugriff auf die Internet Seite erhalten, werdenSie um Ihr Einverständnis und um die Angabe einer Kontakt E-mail Adresse gebeten. Diese Angabenwerden aus Sicherheits- und Administrationsgründen in der Datenbank für die Lehrstellen- und Vorlehrstellenverwaltungeingetragen. Danach erhielten Sie vom MBA einen Benutzernamen und einKennwort zugesandt. Die Eingabe und Verwaltung der Lehrstellen geschieht durch die Lehrbetriebeauf https://www.lena-admin.apps.be.ch.ANMELDUNGBei Verwendung des oben genannten Links gelangen Sie zur Eintrittsmaske. Geben Sie bitteden zugesandten Benutzernamen und das Kennwort ein und klicken auf den Button.Falls die Anmeldung fehl schlägt, wird Ihnen mittels rot markierter Meldung angezeigt, welcheeingegebenen Daten falsch sind. Falls Ihre Muttersprache Französisch ist, so wählen Sie bitte den Button ganz o-ben, rechte Seite.Im Rotumrandeten Feld werden Ihnen aktuelle Mitteilungen präsentiert. Diese variieren entsprechendangesichts der mitzuteilenden Informationen. Die Mitteilungen werden von der AbteilungBetriebliche Bildung gepflegt und aktualisiert.KENNWORT VERGESSENHaben Sie Ihr Kennwort vergessen, so wählen Sie bitte .Sie bekommen ein neues Kennwort automatisch generiert zugesandt, wenn Sie die von uns registrierteKontakt E-Mail-Adresse eingetragen haben.Sollten Sie dazu Fragen haben, so melden Sie sich bitte beim Fachbereich Informatikanwendungen.FBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 2 von 10

Fachbereich Informatikanwendungen MBADomaine spécialisé applications informatiques OSPERFOLGREICHE ANMELDUNGNach erfolgreicher Anmeldung erscheint folgende Ansicht.Ihre bei uns registrierte Kontakt E-mail Adresse erscheint Ihnen hier zur Kontrolle. Falls Sie uns nochkeine Kontakt E-mail Adresse genannt haben, so bitten wir Sie diese mittels [E-MAIL ÄNDERN] einzutragen.Ändert sich Ihre Kontakt E-mail Adresse, so können Sie diese mittels der Funktion in der Navigationsleiste[E-MAIL ÄNDERN] aktualisieren. Eine aktualisierte Kontakt E-mail Adresse ist wichtig, da diese,wie beschrieben, auch für die Funktion [KENNWORT VERGESSEN] genutzt wird.Zuerst möchten wir Sie nun bitten aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen das Ihnen zugesandteKennwort in ein eigens erstelltes Kennwort zu ändern .In der Navigationsleiste sehen Sie nun die Ihnen zur Lehrstellenadministration zur Verfügung stehendenMöglichkeiten.LEHRSTELLEN VERWALTENIn der Navigationsleiste erhalten Sie mittels [LEHRSTELLEN VERWALTEN] eine Übersicht über dieBerufe, für die Sie eine Bildungsbewilligung für Ihren Lehrbetrieb (Hauptfirma) haben.Falls Ihre Firma aus einer Zentrale und einer oder mehrere Filialen besteht, sehen Sie einen weiterenNavigationspunkt [FILIALEN VERWALTEN]. Dieser wird ansonsten in der Navigationsleiste nicht aufgeführt.FBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 3 von 10

Fachbereich Informatikanwendungen MBADomaine spécialisé applications informatiques OSPEingeben der Lehrstellen:Klicken Sie in der Spalte [LEHRBERUF] auf den Link bestehend aus der BBT Nummer und der BerufsundBranchenbezeichnung.Unter der Überschrift [JAHR] sehen die das entsprechende Organisationsjahr für die Verwaltung derLehrstellen.Beim betreffenden Beruf haben Sie folgende Möglichkeiten: Lehrstellenanzahl anpassen Lehrstellencharakterisierung Bewerbungsadresse eintragen / mutieren Kontaktperson erfassen / mutierenEs erscheint das Dialogfenster für die Eingabe der [LEHRSTELLEN] für den ausgewählten Beruf. Dieserist als Kopfzeile nochmals aufgeführt.Geben Sie die Anzahl der freien Lehrstellen für den aufgeführten Beruf ein.Das Feld [LETZTE FREIMELDUNG] ist kein Eingabefeld. Das Datum aktualisiert sich aus dengemachten Eingaben.Markieren Sie die [AUSBILDUNGSSPRACHE] der Lehrstelle.Wählen Sie unter [SCHNUPPERN] die entsprechende Möglichkeit aus.[ANMELDEFRIST]: Bis wann können die Bewerbungen eingereicht werden? Geben Sie dasDatum gemäss Vorgaben ein oder definieren Sie mittels des roten Kalenderzeichens dasDatum.Falls die Lehrstelle den Kriterien [LEISTUNGSSPORTFREUNDLICH] entspricht, setzen Sieeinen Haken.FBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 4 von 10

Fachbereich Informatikanwendungen MBADomaine spécialisé applications informatiques OSP[BEMERKUNGEN]: Zu jeder Lehrstelle können verschiedene Bemerkungen oder Zusatzinformationenerfasst werden. Aus Einheitsgründen sind diese Bemerkungen nicht frei definierbar,sondern können aus einer standardisierten Liste mittels Dropdown ausgewählt werden. Dazumarkieren Sie die Bemerkung und klicken auf das Zeichen . Danach erscheint die ausgewählteBemerkung im darunter liegenden Feld. Diesen Vorgang können Sie wiederholen.Eine Bemerkung kann mittels des Zeichens wieder ausgetragen werden. Markieren Siedazu die Bemerkung und klicken Sie auf den Button.Aktuell vordefinierte Bemerkungen.Die Bemerkungen für die Lehrstellen werden zukünftig den einzelnen Berufen zugeteilt. Falls Sie füreinen bestimmten Beruf eine weitere Bemerkung wünschen, so melden Sie dies bitte auf die Mailadresselena@erz.be.ch. Die Bemerkung kann für Ihr Berufsfeld hinzugefügt werden.Nachdem die Eingaben für die Lehrstellen erfolgt sind, gilt es die [BEWERBUNGSADRESSE] für dieseLehrstelle(n) zu definieren. An diese Adresse sendet die lehrstellensuchende Person ihre Bewerbungsunterlagen.Sobald Sie einen Buchstaben in ein Feld eintragen, werden Ihnen entsprechende Wortvorschläge gemacht.Diese orientieren sich an den zuletzt gemachten Eingaben. Falls die Bewerbungsadresse derBetriebsadresse entspricht, so können Sie diese in die Felder kopieren.Im Dialogfeld [KONTAKTPERSON] sind Sie gebeten eine Adresse aufzuführen, an die sich die lehrstellensuchendePerson wenden kann, falls sie Fragen hat.Mit dem Buttonsichern Sie die gesamten getätigten Eingaben. Bestätigt wird dies durchein Dialogfeld am Kopf der Website.FBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 5 von 10

Fachbereich Informatikanwendungen MBADomaine spécialisé applications informatiques OSPIhre Mutationen sind auf www.erz.be.ch/lena nach 4 Stunden ersichtlich und aufwww.berufsberatung.ch nach ca. 1 Tag. Ab dem Jahr 2012 wird angestrebt, dass die Lehrstellenmutationenzeitgleich auf dem Internet ersichtlich sind.Misslungene Speicherungsversuche werden folgendermassen angezeigt:Die Fehlenden Eingaben werden rotumrandet aufgeführt:FILIALEN VERWALTENFalls Ihre Firma aus einer Zentrale und einer oder mehrere Filialen besteht, sehen Sie einen Navigationspunkt[FILIALEN VERWALTEN].Es werden die gesamten Filialen der Hauptfirma mit PLZ und Ort aufgelistet. Nun können Sie pro Filialedie Lehrstellen und Vorlehrstellen pro Beruf verwalten.Sind Ihre Filialen nicht vollständig abgebildet (zuwenig oder zuviel aufgeführt), so wenden Sie sich anlena@erz.be.ch.Pro [FILIALE] erscheinen die bewilligten Berufe und die Anzahl Lehrstellen.Klicken Sie wieder in der Spalte [LEHRBERUF] auf den Link bestehend aus BBT Nummer und Berufsbezeichnungund geben Sie die Daten analog [LEHRSTELLEN VERWALTEN] ein.In der Spalte [LEHRBERUF] können Sie die Lehrstellen administrieren. Im Unterschied zu der Hauptfirmafinden Sie hier am Ende der Felder [BEWERBUNGSADRESSE] einen Button, mit dem Sie dieBewerbungsadresse aus dem Hauptbetrieb auch als Bewerbungsadresse für die Filiale übernehmenkönnen. So sparen Sie sich zeitaufwändige Eingaben.FBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 6 von 10

Fachbereich Informatikanwendungen MBADomaine spécialisé applications informatiques OSPBETRIEBSADRESSE ÄNDERN FÜR HAUPTLEHRBETRIEB UND FILIALEHat sich die Adresse Ihres Lehrbetriebs oder Ihrer Filiale geändert?So wählen Sie den Navigationspunkt [BETRIEBSADRESSE ÄNDERN] für Hauptlehrbetrieb oder denNavigationspunkt FILIALEN VERWALTEN und danach, um die Adresseder Filialen zu mutieren.Bitte beachten Sie folgendes:Die ersten 2 Zeilen der Betriebsadresse der Hauptfirma und der Filiale sind gesperrt. Sie können nurdie darunter aufgeführten Koordinaten ändern. Nach Speichern Ihrer Eingaben sehen Sie einen Hinweis,dass die Adressmutation übermittelt und vom Mittelschul- und Berufsbildungsamt geprüft wird.Die Mutationen werden in der Datenbank des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes als Mutationsanträgeaufgeführt. (Achtung, dieser Printscreen dient nur der Erklärung und ist für Sie als LehrstellenverantwortlichePerson nicht sichtbar).Die Mutationen werden von der zuständigen Sachbearbeiterin geprüft und angenommen oder abgelehnt.Bei positivem Bescheid sind Sie innerhalb von 24 Stunden auf dem Internet aktualisiert.FBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 7 von 10

Fachbereich Informatikanwendungen MBADomaine spécialisé applications informatiques OSPIn Ausnahmefällen kann auch folgende Meldung bei Ihnen erscheinen:Dies erscheint in Fällen, wo es nötig ist, Mutationen gemeinsam zwischen Lehrbetrieb und MittelschulundBerufsbildungsamt zu besprechen. Sie können die Gelegenheit wahrnehmen und selbst Kontaktaufnehmen, andernfalls werden Sie innert den nächsten 24 Stunden kontaktiert.VORLEHRSTELLEN VERWALTENVerwaltet der Lehrbetrieb / die Hauptfirma nebst Lehrstellen auch Vorlehrstellen, und sind diese in derDatenbank des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes erfasst, so werden diese angezeigt und könnenanalog den Lehrstellen von Ihnen selbstständig verwaltet werden.FBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 8 von 10

Fachbereich Informatikanwendungen MBADomaine spécialisé applications informatiques OSPPASSWORT ÄNDERNSie können (empfehlenswert) jederzeit oder in einem bestimmten Rhythmus Ihr Passwort wechseln.Dabei müssen Sie sich an vorgegebene Kriterien halten.Mit [SPEICHERN] werden Ihre Korrekturen aktualisiert.E-MAIL ÄNDERNFalls Sie Ihre Kontakt E-mail Adresse ändern möchten oder noch gar keine gemeldet haben, wählenSie diese Funktion. Mit [SPEICHERN] werden Ihre Korrekturen aktualisiert.ABMELDENMittels des Links auf der Website rechts oben können Sie sich abmelden .Danach erscheint folgendes Dialogfeld:Falls Sie sich wieder anmelden wollenWir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der selbstständigen Verwaltung der Lehrstellen und Vorlehrstellen.Wir stehen Ihnen für Fragen und Anregungen jederzeit zur Verfügung. Bitte beschreiben Sie uns IhreBedürfnisse im Zusammenhang mit den offenen Lehrstellen.Freundliche GrüsseMittelschul- und BerufsbildungsamtAbteilung Betriebliche BildungFBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 9 von 10

Fachbereich Informatikanwendungen MBADomaine spécialisé applications informatiques OSPNACHFRAGEN ZU BESTIMMTEN THEMENThemaAnsprechspersonenUsername vergessen FBI, Tel. 031 633 86 10 (Durchwahl 1 / 2)Kontakt - Email für WEB Zugriff vergessen (wird benötigtfür die Funktionalität „Kennwort“ neu zusendenPasswort vergessenFBI, Tel. 031 633 86 10 (Durchwahl 1 / 2)Link „Kennwort vergessen“Neue Bemerkung für eine Lehrstelle einfügen ABB, lena@erz.be.ch oder 031 633 87 87Lehrstelle für einen neuen Beruf aufschalten ABB, lena@erz.be.ch oder 031 633 87 87Lehrstelle für einen neuen Lehrort aufschalten ABB, lena@erz.be.ch oder 031 633 87 87Getätigte Mutationen wurden nicht angenommen ABB, lena@erz.be.ch oder 031 633 87 87Vorlehrstelle aufschalten können ABB, lena@erz.be.ch oder 031 633 87 87FBI_Lehrstellen_Verwalten_WEB_LB_V1.3.doc Seite 10 von 10