1 Projektstrukturplan

INFORMATIKMODUL 163: EIN IT-KLEINPROJEKT FÜHRENPROJEKTPLANUNG1 ProjektstrukturplanAnhand des Phasenkonzepts, der definierten Ziele und des angestrebten Projektresultats können Sie Ihr Projektstrukturieren, indem Sie sämtliche Tätigkeiten festlegen, die zur Erreichung der erwarteten Ergebnisse notwendigsind. Wie eine solche Strukturierung erfolgt, zeigen wir Ihnen in diesem Kapitel.Bei der Projektstrukturierung wird die Gesamtaufgabe des Projekts stufenweise in Teilaufgaben zerlegt, undzwar so lange, bis man eine Stufe erreicht hat, bei der ein weiteres Zerlegen unnötig oder nicht mehr sinnvollerscheint. Diese unterste Stufe bezeichnet man als ein Arbeitspaket.Mit dem schrittweisen Zerlegen der Projektaufgaben stellen Sie sicher, dass• keine Aufgaben übersehen bzw. vergessen werden,• jede Aufgabe nur einmal bearbeitet wird und• jede Aufgabe an der logisch richtigen Stelle des Projektablaufs bearbeitet wird.1.1 Zweck des ProjektstrukturplansDas Ergebnis der Projektstrukturierung ist der Projektstrukturplan (PSP). Um alle anfallenden Aufgaben überblickenzu können, braucht es einen solchen Projektstrukturplan. Er liefert die Antworten auf die folgenden Fragen:• Wie gliedern wir das Projekt inhaltlich?• Welche Funktionen sind im Projekt zu erfüllen?• Wie bilden wir sinnvolle Arbeitspakete innerhalb des Projekts?• Mit welchen Kosten und Kapazitäten müssen wir rechnen?Wie detailliert ein solcher Projektstrukturplan ausfallen muss, d. h., welcher Detaillierungsgrad notwendig ist,hängt von den folgenden Einflussgrössen ab:• Komplexität des Projekts• Grad der Aufgabenspezialisierung der beteiligten Mitarbeitenden• Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen im Projekt• Einschätzung der Projektleiterin («Habe ich den Überblick über das ganze Projekt?»)Allgemein gilt die folgende «Faustregel»: Wenn sich den am Projekt beteiligten Mitarbeitenden klare Arbeitsaufträgezuweisen lassen, ist eine angemessene Strukturierungstiefe gefunden.1.2 GliederungsprinzipienFür die Strukturierung von Projekten werden in der Praxis die vier Gliederungsprinzipien verwendet, die wir inden folgenden Abschnitten behandeln:M163_Strukturplan Quelle: Führer et al., Projektmanagement – Management Basiskompetenz (2005) - 1 -

INFORMATIKMODUL 163: EIN IT-KLEINPROJEKT ABWICKELNPROJEKTPLANUNG1.2.1 Gliederung nach ObjektenFür die Gliederung nach Objekten kommen alle Objekte in Frage, die im Rahmen des Projekts «bearbeitet»'werdenmüssen. Bei einem Softwareentwicklungsprojekt können dies auf der Ausführungsebene z. B. bestimmteApplikationen oder Systemkomponenten sein, bei einem Marktprojekt die verschiedenen Kunden-Zielgruppen und bei einem Organisationsprojekt die einzelnen Ländervertretungen (Tochtergesellschaften) einesKonzerns.Nachfolgend finden Sie eine mögliche Gliederung nach Objekten für das Umbauprojekt «Büroräumlichkeiten»:1.2.2 Gliederung nach Funktionen (Verrichtungen)Für die Gliederung nach Funktionen kommen alle Tätigkeiten in Frage, die im Projekt verrichtet werden müssen.Dieses Gliederungsprinzip erweist sich vor allem in unteren Strukturebenen als nützlich. Eine solche Gliederungnach Verrichtungen könnte beim Umbauprojekt der Büroräume folgendermassen aussehen:In Bauprojekten kommen verschiedene Handwerker als Spezialisten zum Einsatz; es herrscht eine klare Arbeitsteilung.Überdies gibt es eine logische Reihenfolge der Verrichtungen: Zunächst braucht es die Planung (von denersten Entwurfsskizzen über das Einholen von Baugenehmigungen bis zu den detaillierten Ausführungsplänen).Das Koordinieren und das Kontrollieren der Bauarbeiten sind ein weiterer Aufgabenblock. Die Ausführungsarbeitenbeim Bauen umfassen z. B. das Bodenlegen, Gipsen, Malen, die Elektro- und Sanitär-Installationsarbeitenusw. Das Umziehen in die umgebauten Büroräume beinhaltet z. B. das Packen und Transportieren der Unterlagen,das Kommunizieren des Umzugs, das Organisieren einer Eröffnungsfeier usw.1.2.3 Gliederung nach ProjektphasenDie Gliederung nach Projektphasen geschieht gemäss der Vorgehensmethodik, die für ein Projekt angewendetwird (wie z. B. des Basis-Phasenkonzepts, siehe Kap. 4.2, S. 45). Die folgende Abbildung zeigt die Gliederungnach Projektphasen für das Software-Entwicklungsprojekt «Neues Verkaufssystem».M163_Strukturplan Quelle: Führer et al., Projektmanagement – Management Basiskompetenz (2005) - 2 -

INFORMATIKMODUL 163: EIN IT-KLEINPROJEKT ABWICKELNPROJEKTPLANUNG1.2.4 Gemischte GliederungIn der Praxis werden die bisher vorgestellten Gliederungsprinzipien meist gemischt angewendet, denn nur seltenist es sinnvoll, die Struktur eines Projekts durchgängig nach dem gleichen Prinzip zu strukturieren.In der folgenden Grafik sehen Sie die mögliche Projektstruktur für das Software-Entwicklungsprojekt «NeuesVerkaufssystem» nach diesem Prinzip der gemischten Gliederung. Die Hauptgliederung erfolgt dabei nach denProjektphasen. Innerhalb der Projektphasen kommt entweder das Gliederungsprinzip nach Objekten (beim Projektmanagement)oder nach Funktionen (beim Grobkonzept, Detailkonzept, bei der Realisierung und Einführung)zur Anwendung.NeuesVerkaufssystemProjektmanagement Grobkonzept Detailkonzept Realisierung EinführungInitialisierungProjektauftragProjektstrukturBasisplanungProjektorg.Kick-offPlanungRegelmässigeTerminplanungRegelmässigeKostenplanungRegelmässigeQualitätsplanungBusinessanforderungenanalysierenKundenanforderungenanalysierenDatenmodelldefinierenLösungenvariantenmit TeilprojektabstimmenMasken-LayoutdefinierenProzessebeschreibenLogischesDatenmodellSchnittstellen UmsystembeschreibenPhysischesDatenmodellMaskenparametrisierenListenparametrisierenProzesseparametrisierenAbbau AltsystemvorbereitenProgramm fürDatenübernahmeBenutzer schulenApplikationabnehmenApplikation BetriebübergebenBenutzer betreuen1.3 Strukturelemente kennzeichnenDie konsequente Gliederung eines Projekts (nach Objekten, Funktionen und/oder Phasen) erlaubt es, rasch undgezielt alle Aufgaben bzw. Strukturelemente zu finden, die für die Planung und Abwicklung des betreffendenProjekts wichtig sind. Damit die ermittelten Strukturelemente von nun an jederzeit eindeutig identifiziert werdenkönnen, empfiehlt es sich, diese entsprechend der Strukturhierarchie systematisch zu kennzeichnen. Normalerweisewerden sie nummeriert.Anhand der obigen Projektstruktur können Sie in der folgenden Grafik eine solche Kennzeichnung der Strukturelementefür das Projekt «Neues Verkaufssystem» nachvollziehen:M163_Strukturplan Quelle: Führer et al., Projektmanagement – Management Basiskompetenz (2005) - 3 -

INFORMATIKMODUL 163: EIN IT-KLEINPROJEKT ABWICKELNPROJEKTPLANUNGWenn die Projektleitung und die Mitarbeitenden über die einzelnen Strukturelemente kommunizieren, verwendensie die entsprechenden Kennzeichen. Beispielsweise berichtet die Projektleitung, dass das Element P2.3 (Datenmodelldefinieren) zu 75 % abgeschlossen ist, bei P1.2b (Kostenplanung) Anpassungen notwendig sind usw.1.4 Arbeitspakete beschreibenNachdem Sie alle wichtigen Aufgaben (Strukturelemente) des Projekts ermittelt und gekennzeichnet haben,beschreiben Sie in einem nächsten Schritt diese Aufgaben in Form so genannter «Arbeitspakete». Ein Arbeitspaket(AP) stellt somit die unterste Ebene des Projektstrukturplans dar; es wird nicht noch weiter untergliedert.Zu diesem Zweck ergänzen Sie die ermittelten und gekennzeichneten Aufgaben des Projekts um die in der folgendenTabelle aufgeführten Informationen.RubrikAllgemeinZieleErgebnisSchnittstellenAktivitäten/TermineVoraussetzungen /RestriktionenAnhangInformationen• Eindeutige Kennzeichnung des Projekts• Eindeutige Kennzeichnung des Arbeitspakets• Titel des Arbeitspakets• Verantwortliche Person• Projektleiter als Auftraggeber• Start des Arbeitspakets (Anfangstermin)• Ende des Arbeitspakets (Endtermin)• Beschreibung der Ziele, die mit diesem Arbeitspaket zu erreichensind• Beschreibung des Ergebnisses• Quantität und Qualität des Ergebnisses• Form der Präsentation und Prüfung des Ergebnisses• Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen im Projekt• Schnittstellen zu Arbeitspaketen in anderen Projekten• Teilschritte zur Erledigung des Arbeitspakets• Termine für die einzelnen Teilschritte• Aufwandschätzung für jeden Teilschritt• Finanzielle Ressourcen(Kostenbudget für das betreffende Arbeitspaket)• Personelle Ressourcen• Zu beachtende Dokumente• Verfügbare Sachmittel• Dokumente• PläneErst nach der detaillierten Beschreibung der Arbeitspakete kann eine fundierte Planung des Projekts vorgenommenwerden. Gleichzeitig erfolgt die Vergabe von Arbeitsaufträgen an die dafür vorgesehenen Mitarbeitenden.Diese so genannten Arbeitspaketaufträge dienen im Rahmen der Projektfortschrittskontrolle als.Die Vorteile der sorgfältigen Arbeitspaketbeschreibung liegen auf der Hand:• Anhand der detaillierten, schriftlichen Informationen sind die Projektmitarbeitenden in der Lage, ihr Arbeitspaketauftragsgemäss zu erledigen.• Der Projektleiter behält den Überblick über die delegierten Arbeitsaufträge; gleichzeitig dienen sie ihm alsMassstab für die Fortschrittskontrolle.• Die beauftragten Mitarbeitenden können die Arbeitspakete selbstständig erledigen (d. h. entsprechend denRahmenbedingungen nach eigenem Gutdünken selber organisieren und abwickeln).M163_Strukturplan Quelle: Führer et al., Projektmanagement – Management Basiskompetenz (2005) - 4 -

INFORMATIKMODUL 163: EIN IT-KLEINPROJEKT ABWICKELNPROJEKTPLANUNGIn der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel eines Arbeitspaketauftrags für das Umbauprojekt «Büroräumlichkeiten»:RubrikInformationenAllgemein • Projekt «Umbau Büroräumlichkeiten Stockerstrasse 15»• Bezeichnung AP: P2.4.3 / Variantenentwurf Büroaufteilung• Beauftragte(r): Valentin Fischlin, Architekt FischIin+Schatzmann• Auftraggeber (Projektleiterin): Daniela Gadient• Start AP: 01.04.05• Ende AP: 22.04.05Ziel• Entwürfe bilden die Entscheidungsgrundlage (Stufe Grobkonzept)für den Bauherrn.Ergebnis • Erwartet werden 3 Entwürfe (siehe Spezifikation v. 26.02.05)Schnittstellen • Wünsche/Anforderungen des Bauherrn (AP P1.2.2)• Restriktionen gemäss Vorstudie (AP P1.1)• Variantenentwürfe Eingangsbereich und Cafeteria (AP P2.4.1/2)Aktivitäten/Termine • Skizzenentwürfe, Ausbaupläne (gemäss Spezifikation)• Entwürfe an Projektleiterin (Termin: 18.04.05, 18.00 Uhr)• Korrekturen (Termin: 21.04.05, 18.00 Uhr)• Präsentationstermin beim Bauherrn: 22.04.05, 16.15 UhrVoraussetzungen / • Finanzielle Ressourcen: gemäss Offerte V. Fischlin v. 01.03.05Restriktionen• Personelle Ressourcen: gemäss Offerte V. Fischlin• Zu beachtende Dokumente: siehe Schnittstellen bzw. div. Planungsunterlagenan V. Fischlin am 26.02., 06.03., 31.03.05Anhang• Keiner (Dokumente/Planungsunterlagen separat geschickt)Der Projektstrukturplan (PSP) ist das Ergebnis der Zerlegung des Projekts in Teilaufgaben; er dient der Projektleitungdazu, alle anfallenden Aufgaben zu überblicken.Es gibt vier Gliederungsprinzipien:• Die Gliederung nach Objekten erfolgt aufgrund der Objekte, die im Rahmen des Projekts «bearbeitet»werden müssen.• Für die Gliederung nach Funktionen (Verrichtungen) kommen alle Tätigkeiten in Frage, die im Rahmendes Projekts verrichtet werden müssen.• Bei der Gliederung nach Projektphasen werden die Phasen gemäss Vorgehensmethodik als Strukturierungshilfebeigezogen.• Die gemischte Gliederung vereinigt die Gliederungsprinzipien nach Objekten, Funktionen und/oder Projektphasen;sie kommt in der Praxis häufig vor.Damit die ermittelten Aufgaben bzw. Strukturelemente des Projekts jederzeit eindeutig identifiziert werdenkönnen, empfiehlt es sich, diese entsprechend der Strukturhierarchie systematisch zu kennzeichnen.Die Beschreibung der Aufgaben bzw. Strukturelemente geschieht in Form von Arbeitspaketen (AP), die jeweilsdie folgenden Informationen enthalten sollten:• Allgemeine Informationen zum Projekt und zum Arbeitspaket• Ziele• Ergebnis• Schnittstellen• Aktivitäten / Termine• Voraussetzungen / Restriktionen• AnhangM163_Strukturplan Quelle: Führer et al., Projektmanagement – Management Basiskompetenz (2005) - 5 -