Das Intranet als Prozessportal - Timetoact
Das Intranet als Prozessportal - Timetoact
Das Intranet als Prozessportal - Timetoact
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<strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
<strong>Intranet</strong> Plattform zur Prozess Unterstützung nutzen mit<br />
der neuen TIMETOWEB Workflow-Engine.<br />
Ausblick auf die zukünftigen Möglichkeiten.<br />
19. Mai 2010, TIMETOWEB 2010<br />
Alfred Ronczka, alfred.ronczka@TIMETOACT.DE, Tel.: +49 221 97343 46<br />
TIMETOACT GROUP, Im Mediapark 2, 50670 Köln, WWW.TIMETOACT.DE
TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
TIMETOWEB - Historie<br />
Von konfigurierbaren Seiten zum <strong>Prozessportal</strong><br />
Konfigurierbare<br />
Seiten<br />
Template-<br />
Technologie /<br />
Datenquellen<br />
Web Edit<br />
Web 2.0<br />
Seite 2<br />
Personalisierung<br />
Workflow-<br />
Engine
TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
<strong>Intranet</strong><br />
<strong>Intranet</strong><br />
Nicht öffentliches Rechnernetz<br />
Beschleunigt die innerbetrieblichen Informationsströme<br />
Vereinfacht die Arbeit<br />
Zugriff häufig über ein <strong>Intranet</strong>portal<br />
<strong>Intranet</strong>portal<br />
Üblich <strong>als</strong> Webportal<br />
Hauptsächlich zum Austausch von Informationen und Wissen<br />
Plattform mit Daten aus heterogenen Anwendungen<br />
Homogene Benutzungsoberfläche<br />
Dient der Zusammenarbeit von Personen und Gruppen<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
<strong>Prozessportal</strong><br />
„Ein <strong>Prozessportal</strong> ermöglicht den Zugriff auf<br />
Geschäftsprozesse inklusive aller dazu notwendigen<br />
Informationen in einer Web-Applikation“ (Wikipedia)<br />
<strong>Prozessportal</strong><br />
Zuständig für die Ausführung von Geschäftsprozessen<br />
Geschäftsprozesse werden automatisiert<br />
Richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Platz<br />
Kann sehr flexibel und dynamisch um Funktionalitäten und Prozesse<br />
ergänzt werden<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Geschäftsprozesse<br />
Definition Geschäftsprozess<br />
Eine Folge von Einzeltätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden,<br />
um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen<br />
Beispiele für Geschäftsprozesse<br />
Rechnungsprüfung<br />
Investitionsantrag<br />
Urlaubsantrag<br />
Reiseantrag<br />
Freigabe (z.B. eines Content-Dokument)<br />
Übersetzungsanforderung<br />
…<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Sequenzielle und parallele Prozesse<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Prozessentwicklung<br />
Optimierung<br />
Modellierung<br />
Überwachung<br />
Seite 7<br />
Implementierung
TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Workflow<br />
Prozess / Geschäftsvorfall / Vorgang / Arbeitsablauf<br />
Besteht aus einzelnen Schritten / Aktivitäten<br />
Eine Aktivität löst eine bestimmte andere Aktivität aus<br />
Workflow beinhaltet<br />
Definierter Startpunkt<br />
Geregelter Ablauf<br />
Festgelegtes Ende<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Workflow-Management-System<br />
Workflow-Management<br />
Alle Aufgaben bei der Modellierung, Spezifikation, Ausführung und<br />
Steuerung eines Workflows<br />
Workflow-Management-System<br />
Informationstechnische Automatisierung oder Unterstützung von<br />
Geschäftsprozessen<br />
Ist eine SOFTWARE<br />
AKTIVE Steuerung arbeitsteiliger Prozesse<br />
Unterstützt STRUKTURIERTE Aufgaben und Prozesse<br />
<strong>Das</strong> System definiert, wie sich die Arbeit und die dazugehörigen<br />
Informationen innerhalb eines Unternehmens verhalten<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Kriterien Workfloweinsatz<br />
Hohe Strukturiertheit der Prozesse<br />
Hohe Komplexität der Prozesse<br />
Große Definierbarkeit der Prozesse<br />
Große Anzahl beteiligter Personen<br />
Wiederverwendbarkeit<br />
Ausführungshäufigkeit<br />
Organisationsaufwand<br />
Stellenwert der Prozesse (Relevanz)<br />
Rentabilität<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Nutzen Workfloweinsatz<br />
Anwender können manuelle Prozesse schneller, einheitlicher<br />
und mit weniger Fehlern ausführen<br />
Aufgaben werden zum richtigen Zeitpunkt unter<br />
Berücksichtigung aller relevanten Informationen erledigt<br />
Verteilung der Arbeitsauslastung und größere<br />
Personenunabhängigkeit<br />
Verbesserung und Vereinheitlichung der Prozesse<br />
-> höhere Qualität und höhere Transparenz<br />
Höhere Verfügbarkeit von Informationen<br />
Bessere Kontrolle und Koordination<br />
Reduzierung der Bearbeitungszeiten und Kosten<br />
Steigerung der Produktivität<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Workflow-Engine- Anforderungen<br />
Speziellen Voraussetzungen und Anforderungen des<br />
jeweiligen Unternehmen abbilden<br />
Sequentielle und parallele Workflows<br />
Präzise Steuerung der Workflows<br />
Schnelle Prozess-Änderungen bei Änderungen der<br />
Rahmenbedingen<br />
Berücksichtigung von vorhandenen Systeme und deren<br />
Daten<br />
Mehrsprachigkeit<br />
Nutzung über Web oder Notes oder beides<br />
Umsetzung komplexester Unternehmensprozesse<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Workflow-Engine- Anforderungen<br />
Flexibilität<br />
Flexibilität<br />
Seite 13<br />
Flexibilität
TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Kurzübersicht Workflow-Umsetzung<br />
Umsetzung <strong>als</strong> eigenentwickelte „aktionsbasierte“ Lotus<br />
Notes/Domino Workflow-Lösung<br />
Pro Workflow gibt es mehrere Schritte<br />
Pro Schritt gibt es mehrere Aktionen (Buttons)<br />
Pro Aktion werden verschiedene Tätigkeiten ausgeführt<br />
Auswahl von Verantwortlichen<br />
Aufruf von Dialogboxen, z.B. Kommentareingabe oder Infoboxen<br />
Ausführung von „mächtigen Jobs“<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Architektur<br />
Kern der Architektur ist<br />
das TIMETOWEB R 8.10<br />
Layout<br />
Konfigurations-Bereich<br />
2 neue Konfigurationen<br />
Workflows<br />
MailTemplates (neues Modul)<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Architektur<br />
Definition jedes Workflows <strong>als</strong> XML<br />
Im Settings-Bereich<br />
Eine neue Teilmaske mit versteckten Workflow-Feldern<br />
Muss in die jede Hauptmaske eingebunden werden<br />
Zwei neue Teilmasken für die Workflow-Buttons in Notes<br />
Buttons mit Icon<br />
Subbuttons ohne Bild<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Nutzungs-Varianten<br />
Stand-Alone<br />
Neue reine Workflow-Datenbank „TIMETOflow“<br />
Integration in bestehende Lotus Notes Datenbanken<br />
Kopieren von Designelementen in eine bestehende Datenbank<br />
Die Applikationslogik muss nicht verändert werden<br />
TIMETOWEB-Modul<br />
Integration <strong>als</strong> neues TIMETOWEB-Modul<br />
Kommt im nächsten Main-Release<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Workflow Konfiguration<br />
Befindet sich im neuen Konfigurations-Bereich Workflows<br />
Definiert<br />
In welchem Dokument steht dieser Workflow zur Verfügung?<br />
-> Selektions-Formel<br />
Welche Personen dürfen diesen Workflow starten (Initiatoren)?<br />
-> alle oder bestimmte Personen, Gruppen, Rollen oder @Formeln<br />
Welche Personen haben besondere Rechte auf diesen Workflow<br />
(Owner)?<br />
-> bestimmte Personen, Gruppen, Rollen oder @Formeln<br />
Welche XML-Definition wird gezogen<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Start eines Workflows<br />
Start-Button<br />
Auswahl aus der Liste aller verfügbaren Workflows für das aktuelle<br />
Dokument und den aktuellen Anwender<br />
Direkter Start-Button<br />
Aufruf eines speziellen Workflows über einen Button<br />
Start per Backend<br />
Aufruf eines speziellen Workflows beim Speichern oder Formular<br />
erzeugen<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Aktion-Buttons für Akteure<br />
Bis zu 5 Aktion-Buttons für Akteure (Verantwortliche) pro<br />
Schritt<br />
Jeder Aktions-Button hat<br />
Default-Beschriftung<br />
Label (über die TIMETOWEB Label Technik)<br />
Icon<br />
Sieht der aktuelle Akteur<br />
Sieht auch der Besitzer (Owner) und die Rolle<br />
[WorkflowMaster]<br />
Besitzer kann auch die Aktion stellvertretend für den Akteur<br />
durchführen – vorher kommt eine Sicherheitsabfrage<br />
Aktion-Buttons werden im XML definiert<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Aktion-Buttons für Owner<br />
Bis zu 3 Aktion-Buttons für Besitzer (Owner)<br />
Jeder Aktion-Button hat ein/e<br />
Default-Beschriftung<br />
Label (über die TIMETOWEB Label Technik)<br />
Bild<br />
Sieht auch die Rolle [WorkflowMaster]<br />
Über einen Button sollte der aktuelle laufende Workflow<br />
abgebrochen werden können<br />
Aktion-Buttons werden im XML definiert<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
XML-Definition<br />
Jeder Workflow wird <strong>als</strong> XML definiert und unter den<br />
Settings abgelegt<br />
Muss valides XML sein<br />
Besteht aus vier Bereichen<br />
Schritte<br />
Aktionen<br />
Akteur-Dialoge<br />
Boxen-Dialoge<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
XML-Definition<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
XML-Definition Schritte<br />
Knoten Schritte mit Attributen<br />
Eindeutige Bezeichnung (ID)<br />
Fristtage bis zur Fertigstellung<br />
Fristdatum<br />
Unterknoten mit den verfügbaren Aktionen (= Buttons)<br />
Referenzieren auf den jeweiligen Aktionen-Knoten<br />
Aktionen haben folgende Attribute<br />
Eindeutige Bezeichnung<br />
ID 1 bis 5 für Akteur-Aktionen<br />
ID 11 bis 13 für Besitzer-Aktionen<br />
Nächster Schritt<br />
Ausführung mit Serverrechten<br />
Entscheidung<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
XML-Definition Aktionen<br />
Knoten Aktionen mit frei wählbaren eindeutigen Namen<br />
Die Aktions-Knoten haben folgende Attribute<br />
Anzahl Akteure für nächsten Schritt<br />
Logeintrag erstellen<br />
Fenster schließen (in Notes)<br />
Jede Aktion hat folgende Unterknoten<br />
Aktions-Bezeichnung mit Attributen Label-Pfad und Bild<br />
Akteur-Auswahl mit Attribut Schritt (referenziert auf Akteur-Knoten)<br />
Dialogbox mit Attribute Name (referenziert auf Boxen-Knoten)<br />
Jobs<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
XML-Definition Akteur-Dialoge<br />
Jeder Akteur-Dialog-Knoten hat folgende Elemente<br />
Dialogbox-Text<br />
Dialogbox-Message<br />
Leser oder Autor-Zugriff<br />
Zugriff nach Beendigung des Schrittes<br />
Mehrfachauswahl<br />
Mindestauswahl an Akteuren<br />
Maximalauswahl an Akteuren<br />
Auswahltyp<br />
Statischer Wert<br />
Liste (Person, Gruppe, Rolle, @Formel, LotusScript, Funktion)<br />
Adressbücher<br />
Definierte Ansicht<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
XML-Definition Boxen-Dialoge<br />
Jeder Boxen-Dialog-Knoten hat folgende Elemente<br />
Dialogbox-Text<br />
Dialogbox-Message<br />
Name eines Settings-Dokuments für eine Infobox<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
XML-Definition Jobs<br />
Jeder Aktions-Knoten Jobs hat folgende Elemente<br />
@Formel<br />
LotusScript<br />
Spezielle Funktion<br />
Mail<br />
Jeder Aktions-Unterknoten Jobs hat folgende Attribute<br />
Gilt nur für bestimmten Schritt<br />
Anzahl der zustimmenden Akteure damit der nächste Schritt<br />
ausgeführt werden kann<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
MailTemplate Konfiguration<br />
Ist ein neues Modul, dass auch in TIMETOWEB eingebaut<br />
wird<br />
Befindet sich im Konfigurations-Bereich<br />
Verschickt personalisierte Mails<br />
Unterstützt Mehrsprachigkeit<br />
Arbeitet mit Platzhaltern<br />
Notes-Link und Browser-Links können verschickt werden<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
MailTemplate Konfiguration<br />
Beinhaltet die folgenden Felder:<br />
Absender<br />
Empfänger (Mehrfachwerte)<br />
Kopie-Empfänger (Mehrfachwerte)<br />
Betreff<br />
Text (mit Notes-Link und Browser-Links)<br />
Feld für RichText-Anhänge<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Replacer für Adress-Felder<br />
Replacer werden <strong>als</strong> XML-Setting definiert<br />
Adress-Felder können Mehrfachwerte enthalten<br />
Es gibt verschiedene Typen<br />
Statische Werte<br />
Feldwerte<br />
@Formel<br />
Seite 31
TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Replacer für Text-Felder<br />
Replacer werden <strong>als</strong> XML-Setting definiert<br />
Es gibt verschiedene Typen<br />
Statische Werte<br />
Feldwerte<br />
@Formel<br />
Formatierte Namensfelder<br />
Zahlenfelder<br />
Datum-Feld<br />
Zeit-Feld<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Anforderungen ans Workflow-Modul<br />
Flexibilität<br />
Flexibilität<br />
Seite 33<br />
Flexibilität
TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
BIER-Workflow in Foundations-DB<br />
Seite 34
TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
BIER-Workflow in Foundations-DB<br />
Seite 35
TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Live-Demo<br />
BIER-Workflow in<br />
Foundations-DB<br />
BIER-Workflow in<br />
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TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Formular-Workflow in TIMETOWEB<br />
Seite 37
TIMETOWEB 2010 > <strong>Das</strong> <strong>Intranet</strong> <strong>als</strong> <strong>Prozessportal</strong><br />
Live-Demo<br />
Antrags-Formular-Workflow in<br />
TIMETOWEB 8.10<br />
Seite 38
Vielen Dank für Ihre<br />
Aufmerksamkeit!<br />
19. Mai 2010, TIMETOWEB 2010<br />
Alfred Ronczka, alfred.ronczka@TIMETOACT.DE, Tel.: +49 221 97343 46<br />
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