Ascotel Voice Mail System AVS 5150 ... - comforcom

Ascotel Voice Mail System AVS 5150
Bedienungsanleitung
ascom
1

Inhalt
Das Bedienkonzept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Zugang zu den Verwaltungsfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Sprachmenüs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Mitteilungen hören . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Optionen: Passwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Optionen: Sprache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Optionen: CLIP + Zeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Persönliche Begrüssung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Anrufschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Benachrichtigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Mitteilungen senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Zum Hauptmenü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Voice-Mail-Bedienung mit konfigurierten Tasten . . . . . . . 11
3 Beispiele zur Tastenkonfigurierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1

2
Sprachmenüs
Mitteilungen
hören
1
1
Nächste
ascom Voice Mail System
Kurzbedienungsanleitung
Zugang zu Ihrer persönlichen Mailbox:
1. Geben Sie die interne oder externe Rufnummer
Ihres Voice Mail System ein.
Interne Rufnummer
Externe Rufnummer
2. Schalten Sie auf Transparten_Mode/DTMF um,
falls nötig. (Das ist vom Telefontyp abhängig).
3. Betätigen Sie irgendeine Taste, falls nötig:
4. Folgen Sie den Systemanweisungen (Sprachmenü).
1
1
Hören
2
Option
2
2
Ändern
1
Hören
3
Passwort SpracheClip+Zeit
Ein/Aus
9
Zurück
3 4
Wieder- Speichern
holen
Persönliche
Benachrich-
Begrüssung Name Anrufschutz tigung
2 3 4 5 6 8 9
2
Aufspr.,
ändern
9
Zurück
Weiterleiten
8
Löschen
9
Zurück
Ein/Aus
1 2 8 9
Hören Aufspr., Löschen Zurück
ändern
1 2 9
1 2 3
Ein/Aus Tel.-Nr. Tel.-Nr.
eingeben hören
Mitteilung
senden
9
Zurück
Zum
Hauptmenü
(Automatisierte
Vermittlung)
gültig ab SW-V5.0
Hören Ändern Zurück
Hinweis:
5 8 9
Transparent_Mode/DTMF muss eingeschaltet
sein (z.B. *-Taste lang drücken)
Beant- Löschen Zurück
worten
haz1309aadea0

Das Bedienkonzept
Das Bedienkonzept
Als Voice-Mail-Teilnehmer besitzen Sie eine persönliche Mailbox. Diese funktioniert
ähnlich wie ein Anrufbeantworter, d.h. Anrufer hören eine Begrüssung und
können eine gesprochene Mitteilung hinterlassen. Das Voice-Mail-System AVS
bietet Ihnen zusätzliche Möglichkeiten, die weit über die bekannten Beantwortungsfunktionen
hinausgehen. Dazu zählen z.B. die "Automatisierte Vermittlung",
die interne und externe Benachrichtigung, der gleichzeitige Versand von
Mitteilungen an Gruppen, Mehrsprachigkeit usw.
Die Benutzerführung erfolgt über Sprachmenüs, die verschiedene Möglichkeiten
anbieten. Die Auswahl eines Menüpunktes erfolgt durch die Eingabe von DTMF-
Wählzeichen (Dual Tone Multi Frequency) über die Tastatur Ihres Telefons. Dazu
muss das Telefon in den Transparent/DTMF-Mode geschaltet sein. Die Telefone
Office 10, 25, 35, 45 und 130 werden nach Aufbau einer Verbindung standardmässig
automatisch in diesen Mode geschaltet. Die Telefone Office 20, 30, 40,
100 und 150 sind bei jedem Anruf von Hand in den Transparent/DTMF-Mode
umzuschalten. Dies erfolgt mit einem langen Tastendruck der *-Taste oder mit
der Fox-Taste.
3

Das Bedienkonzept
Zugang zu den Verwaltungsfunktionen
Für die Anwahl ihrer persönlichen Mailbox gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie die SAS-Nummer oder DDI-Nummer Ihres Voice-Mail-Systems.
2. Stellen Sie sicher, dass das Telefon DTMF-Wählzeichen sendet. Falls nötig
können sie mit einem langen Tastendruck der *-Taste oder mit der Fox-Taste
in den Transparent/DTMF-Mode umschalten.
3. Sie hören: "Bitte geben sie Ihr Passwort ein". Bei Erstbenutzung ist das Passwort
auf den Defaultwert "1234" eingestellt. Es empfiehlt sich, das Passwort
sofort zu ändern, damit kein Unbefugter ihre persönlichen Mitteilungen
abhören kann.
Hinweis:
4
Hören sie nach Anwahl des Voice-Mail-Systems stattdessen einen
allgemeinen Ansagetext, ist ihrer Teilnehmernummer keine Mailbox
zugewiesen. Wenden sie sich in diesem Fall an den Systemadministrator.
4. Nach richtiger Eingabe des Passwortes hören sie: "Sie haben X neue Mitteilungen
und Y gespeicherte Mitteilungen" oder "Sie haben keine (neuen)
Mitteilungen". Sie befinden sich jetzt im Hauptmenü der Verwaltungsfunktionen
ihrer Mailbox und können von hier aus Ihre Mitteilungen abhören,
bearbeiten oder Ihre persönlichen Mailboxoptionen einstellen. In den folgenden
Abschnitten sind diese Funktionen detailliert beschrieben.

Sprachmenüs
Sprachmenüs
In den folgenden Abschnitten sind die Verwaltungsfunktionen Ihrer persönlichen
Mailbox beschrieben. Nach Anwahl Ihrer Mailbox werden Ihnen alle Möglichkeiten
in der ersten Sprachmenü-Ebene mit Angabe der entsprechenden Tasten akustisch
angeboten.
Hinweis:
Mit Hilfe der Kurzbedienungsanleitung (siehe Seite 2) können Sie mit
entsprechender Tastenwahl jederzeit die gewünschten Verwaltungsfunktionen
aufrufen, ohne die entsprechenden Sprechtexte abwarten
zu müssen. Dies gilt für die Sprachmenüs in allen Ebenen.
Mitteilungen hören
In diesem Menü werden die Mitteilungen abgehört, gespeichert, mit oder ohne
Kommentar intern weitergeleitet, direkt beantwortet oder gelöscht.
Hinweis:
1
Nächste
Beachten Sie, dass die Mitteilungen in Ihrer Mailbox normalerweise für
30 Tage gespeichert bleiben bevor sie automatisch gelöscht werden. Die
Speicherdauer kann von Ihrem Systemadministrator verändert werden.
Bitte folgen Sie den Sprachmenüs.
2
Mitteilungen
hören
1
3 4
Wieder- Speichern
holen
Weiterleiten
haz1310aadea0
5 8 9
Beant- Löschen Zurück
worten
5

Sprachmenüs
Optionen: Passwort
Es empfiehlt sich, den Zugang zur eigenen Mailbox mit einem persönlichen Passwort
zu schützen. Das Passwort besteht aus einer vierstelligen Zahl aus den Ziffern
0..9. Die DTMF-Wählzeichen * und # dürfen nicht verwendet werden. Vergisst ein
Mailboxbesitzer sein Passwort, kann es der Systemverwalter auf den Default-Wert
"1234" zurücksetzen. Mit Eingabe des Wertes "0000" wird die Passwortabfrage
deaktiviert.
Bitte folgen Sie den Sprachmenüs.
Optionen: Sprache
Das Voice-Mail-System bietet 3 Systemsprachen zur Auswahl. Die 1. Sprache ist
die Standard-Sprache. Sie können für Ihre Mailbox die Standard-Sprache wechseln.
Danach sind alle Systemansagen in der neu gewählten Sprache zu hören.
Dies gilt z.B. für das Sprachmenü der Verwaltungsfunktionen Ihrer Mailbox oder
für die Standard-Begrüssung für Anrufer auf Ihre Mailbox.
Bitte folgen Sie den Sprachmenüs.
6
1
Hören
1
haz1311aadea0
haz1312aadea0
Hören
Option
2
1
Passwort
2
Ändern
Option
2
2
Sprache
2
Ändern
9
Zurück
9
Zurück

Optionen: CLIP + Zeit
Sprachmenüs
Beim Eingang einer Mitteilung wird automatisch die Zeit, das Datum sowie (falls
verfügbar) die Rufnummer des Anrufers gespeichert. Mit dieser Option wählen
Sie, ob Sie diese Informationen vor dem Abspielen einer Mitteilung hören wollen
oder nicht
Bitte folgen Sie den Sprachmenüs.
Persönliche Begrüssung
Das Voice-Mail-System ordnet jeder Mailbox eine Standard-Begrüssung zu, z.B.
"Sie sind mit der Mailbox-Nummer NNN verbunden". In diesem Menü können Sie
eine persönliche Begrüssung aufsprechen. Die persönliche Begrüssung kann vom
Mailbox-Besitzer jederzeit abgehört, geändert oder gelöscht werden.
Hinweis:
Anrufer können die Begrüssung mit der "#-Taste" überspringen und
sofort eine Mitteilung hinterlassen.
Bitte folgen Sie den Sprachmenüs.
1
haz1314aadea0
2
Passwort Sprache
haz1313aadea0
1
Hören
Option
2
3
Clip+Zeit
Ein/Aus
Persönliche
Begrüssung
2
Aufspr.,
ändern
3
8
Löschen
9
Zurück
9
Zurück
7

Sprachmenüs
Name
Sprechen Sie in diesem Menü Ihren Namen auf. Der Name ersetzt die Mailboxnummer
in der Standard-Begrüssung. Der Anrufer hört dann: "Sie sind mit der
Mailbox von "Name" verbunden. Der aufgesprochene Name wird zudem beim
Weiterleiten einer Mitteilung automatisch eingesetzt.
Bitte folgen Sie den Sprachmenüs.
Anrufschutz
In diesem Menü wird der Anrufschutz "Bitte nicht stören" ein- oder ausgeschaltet.
Nach dem Einschalten vermittelt das Voice-Mail-System keine Anrufe mehr zu
diesem Teilnehmer. Der Anrufer erhält dann einen speziellen Sprechtext, der ihm
weitere Vermittlungsmöglichkeiten anbietet.
Nach dem Ein- oder Ausschalten wird Ihnen die aktuelle Einstellung mitgeteilt.
8
Name
4
haz1315aadea0
1 2 8 9
Hören Aufspr., Löschen Zurück
ändern
Anrufschutz
5
Ein/Aus
haz1316aadea0

Benachrichtigung
Sprachmenüs
Die externe Benachrichtigung dient zur Signalisation eingegangener Mitteilungen
Ihrer Mailbox auf einem externen Anschluss. In diesem Menü wird die Rufnummer
des externen Anschlusses (bis zu 20 Ziffern) eingegeben sowie die externe
Benachrichtigung ein- oder ausgeschaltet.
Hinweis:
Es ist möglich, dass dieser Menüpunkt in Ihrem Sprachmenü nicht
angeboten wird. Melden Sie sich in diesem Fall bei Ihrem Systemadministrator.
Er kann Ihnen die Berechtigung zur externen Benachrichtigung
erteilen.
Bitte folgen Sie den Sprachmenüs.
1
Benachrichtigung
6
2
Ein/Aus Tel.-Nr.
eingeben
3
Tel.-Nr.
hören
haz1317aadea0
9
Zurück
9

Sprachmenüs
Mitteilungen senden
Diese Funktion dient zum Versand einer neuen Mitteilung an eine oder mehrere
Mailboxen. Dies ist vor allem in folgenden Anwendungsfällen sinnvoll:
• Sie möchten einem Mailbox-Besitzer der nicht auf das Voice-Mail-System
umgeleitet hat eine Mitteilung hinterlassen.
• Sie möchten eine Mitteilung gleichzeitig an mehrere oder alle Mailbox-Besitzer
senden. Es gibt fünf Mailbox-Gruppen mit den Default-Nummern 000, 001,
002, 003 und 099. Der Systemverwalter kann den ersten vier Gruppen Mailboxen
zuordnen. Die Gruppe 099 beinhaltet immer alle Mailboxen.
Bitte folgen Sie den Sprachmenüs.
Zum Hauptmenü
Mit der Taste 9 können Sie vom Hauptmenü der Verwaltungsfunktionen Ihrer
persönlichen Mailbox ins Hauptmenü der "Automatisierten Vermittlung"
wechseln. Sie hören dann den Begrüssungstext des Eröffnungsmenüs für die
gerade aktive Betriebsart (Tag, Pause, Nacht, Feiertag/Ferien).
Der Systemverwalter kann die Taste umdefinieren.
10
Mitteilung
senden
8
haz1318aadea0
Zum
Hauptmenü
9
(Automatisierte
Vermittlung)
haz1319aadea0

Voice-Mail-Bedienung mit konfigurierten Tasten
Voice-Mail-Bedienung mit konfigurierten Tasten
Zur komfortablen Bedienung häufig benutzter Voice-Mail Funktionen (z.B. Anrufumleitung
oder Rufweiterschaltung zu Ihrer Mailbox aktivieren/deaktivieren,
Abfrage der eingegangenen Mitteilungen usw.) können Sie die frei konfigurierbaren
Tasten Ihres Office-Telefons nutzen. Diese werden mit Hilfe von Funktionsbefehlen
selbstbelegend konfiguriert. Danach genügt ein einziger Tastendruck und
die gewünschte Funktion wird ausgeführt.
Die folgenden Konfigurationsbeispiele gelten für die Telefone Office 25, 30, 35,
40 und 45. Dabei wird automatisch die Leitung belegt und die konfigurierte Funktion
ausgeführt.
Die Funktionsbefehle in den nachfolgenden Beispielen haben folgende Bedeutung:
Funktionsbefehl Bedeutung
I Leitung belegen
X Verbindung abbauen
P 1 Sekunde Pause vor nächster Aktion
N In Wahlvorbereitung eingegebene Rufnummer einsetzen
Z Transparent/DTMF-Mode aktivieren
11

Voice-Mail-Bedienung mit konfigurierten Tasten
3 Beispiele zur Tastenkonfigurierung
Mit den folgenden drei Schritten gelangen Sie in das Menü zur Konfiguration
einer Taste. Dieses Vorgehen gilt für alle nachfolgenden Beispiele:
1. Menütaste so oft drücken bis Konfigurierung (oder Programmierung)
erscheint und mit der Foxtaste bestätigen oder
Langer Tastendruck der Menütaste
2. Menütaste so oft drücken bis "Tasten" erscheint und mit der Foxtaste
bestätigen
3. Die zu konfigurierende freie Taste drücken
Weiter unter Punkt 4 der nachfolgenden Beispiele
Beispiel 1
12
Hinweis:
Mit einem langen Tastendruck der gewünschten Taste kann direkt in das
Menü zur Konfiguration dieser Taste gesprungen werden.
Anrufumleitung (AUL) oder Rufweiterschaltung (RWS) zur eigenen Mailbox
4. Mit der Foxtaste "Funktionstaste" wählen und mit "Ok" bestätigen
5. Mit der Foxtaste "Umleiten" und "Teilnehmer" oder "Rufweiterschaltung"
(RWS) wählen und mit "Ok" bestätigen
6. Die angezeigten Funktionsbefehle im Speicher 1 und 2 entsprechen nun den
gewählten Funktionen. Im Speicher 1 ist die Funktion zur Aktivierung und im
Speicher 2 die Funktion zur Deaktivierung abgelegt. Mit "Ok" werden diese
Funktionsbefehle gespeichert.
Aktivieren (Speicher 1) Deaktivieren (Speicher 2)
Anrufumleitung I*21N#PX I#21PX
Rufweiterschaltung I*61N#PX I#61PX
Zur Aktivierung der Anrufumleitung oder der Rufweiterschaltung geben Sie in der
Wahlvorbereitung die Nummer Ihres Voice-Mail-Systems ein und drücken die entsprechende
Funktionstaste. Bei erneutem Tastendruck wird die Funktion wieder
deaktiviert.

Tip
Voice-Mail-Bedienung mit konfigurierten Tasten
Um die Nummer Ihres Voice-Mail-Systems auch auf die Funktionstaste zu legen
wird der Inhalt von Speicher 1 entsprechend editiert:
Anrufumleitung aktivieren I*21nnnPX
Rufweiterschaltung aktivieren I*61nnnPX
Dabei ist "nnn" die Nummer Ihres Voice-Mail-Systems. Die Nummer Ihrer Mailbox
wird automatisch zugeordnet und muss daher nicht angegeben werden.
Beispiel 2
Hinweis:
Die aktivierte Funktion kann auch mit der Foxtaste unter "Zurückstellen"
deaktiviert werden.
Einstieg ins Hauptmenü der Verwaltungsfunktionen der eigenen Mailbox und
Mitteilungen abfragen
1. Mit der Foxtaste "Nummerntaste" wählen und mit "Ok" bestätigen
2. Mit der Foxtaste den gewünschten Speicherplatz wählen
3. Die folgenden Funktionsbefehle eingeben:
"InnnZNf" dabei ist:
nnn
f
Nummer des Voice-Mail-Systems
Verwaltungsfunktion (z.B. f=1 für Mitteilungen hören)
Zur Aktivierung der Funktion geben Sie in der Wahlvorbereitung das Benutzer-
Passwort Ihrer Mailbox ein und drücken die entsprechende Taste.
13

Voice-Mail-Bedienung mit konfigurierten Tasten
Tip
Um das Passwort Ihrer Mailbox auch auf die Funktionstaste zu legen wird der
Inhalt von Speicher 1 folgendermassen editiert:
"InnnZxxxxf" dabei ist:
nnn
xxxx
f
Beispiel 3
14
Hinweis:
Die Telefone Office 25, 35 und 45 schalten nach Aufbau einer Verbindung
standardmässig automatisch in den Transparent/DTMF-Mode um.
Der Funktionsbefehl "Z" kann daher weggelassen werden.
Mitteilungen einer fremden oder einer virtuellen Mailbox abfragen
1. Mit der Foxtaste "Nummerntaste" wählen und mit "Ok" bestätigen
2. Mit der Foxtaste den gewünschten Speicherplatz wählen
3. Die folgenden Funktionsbefehle eingeben:
"InnnZNP9Pfmmmxxxx" dabei ist:
nnn
9
f
mmm
xxxx
Nummer des Voice-Mail-Systems
Benutzer-Passwort
Verwaltungsfunktion (z.B. f=1 für Mitteilungen hören)
Nummer des Voice-Mail-Systems
Wechsel ins Hauptmenü der "Automatisierten Vermittlung"
DTMF-Wählzeichen für Mitteilungen hören im Hauptmenü
Nummer der fremden oder virtuellen Mailbox
Passwort der fremden oder virtuellen Mailbox
Zur Aktivierung der Funktion geben Sie in der Wahlvorbereitung das Benutzer-
Passwort Ihrer Mailbox ein und drücken die entsprechende Taste.

Tip
Voice-Mail-Bedienung mit konfigurierten Tasten
Um das Passwort Ihrer Mailbox auch auf die Nummerntaste zu legen, den
Speicherinhalt entsprechend editieren. (Siehe Tips der Beispiele 1 und 2)
Hinweis:
Wenn Sie diese Funktion auf einer Taste eines Telefons ohne eigene
Mailbox konfigurieren kommen Sie direkt ins Hauptmenü der "Automatisierten
Vermittlung".
15

Voice-Mail-Bedienung mit konfigurierten Tasten
16

Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten.
Der Leistungsumfang ist von der Software abhängig
© by ascom
20322315de_ba_000_a0