Microsoft Dynamics NAV - ELO Digital Office

Return on Invest: Einfach schneller!Der Ansatz klassischer Schnittstellenkonzepte hat enorme Nachteile: In der Regel istdie Implementierung der kundenindividuellen Prozesse mit hohem Aufwandverbunden und geht stark zu Lasten der Updatefähigkeit der ERP-Lösung. Dagegenerfolgt die Projektrealisierung mit dem ELO BLP wesentlich schneller – dank dervorgefertigten Branchen-Templates als Basis. Ein weiterer Pluspunkt ist das Minimuman Anpassung, die es innerhalb von MS Dynamics NAV bedarf, denn die eigentlicheIntelligenz steckt direkt im ELO BLP als Middleware. So wird – im Gegensatz zuherkömmlichen Schnittstellenkonzepten – erheblich zur Updatefähigkeit von MicrosoftDynamics NAV beigetragen.Leistungsfähiger Output Manager – Verarbeitung vonDruckdaten aus Dynamics NAVMit dem ELO BLP Output Manager steht eine flexible Schnittstelle zur Verarbeitungvon Ausdrucken aus DYNAMICS NAV zur Verfügung.TIFF- oder PDF-Dokumente können aus jedem Beleg erzeugt werden. Die Indexierungder Dokumente mit den Daten aus Dynamics NAV oder Drittsystemen erfolgt dabeivollautomatisch.Für jeden Dokumententyp ist eine profilgestützte Erzeugung von Hintergrundformularenmöglich, um das Dokument so im ELO ECM-System abzulegen,dass es dem natürlichen Erscheinungsbild entspricht.Auch die Archivierung flüchtiger Belege, die nach der Buchung nicht mehr vorhandensind (z.B. Einkaufsanfrage), ist möglich. Selbstverständlich werden bei derDruckdatenverarbeitung nicht nur die Dokumente, sondern auch alle zugehörigenStrukturen inkl. Referenzen im ECM-System angelegt.Dokumente integrieren:Ganz einfach!Die einfache Handhabung des ELO BLPermöglicht – automatisch im Hintergrundoder per Knopfdruck im Anwenderdialog –die ganzheitliche Speicherung derGeschäftsdokumente im ELO ECM- System:· Verarbeitung von Ausdruckenaus Dynamics NAV mit dem OutputManager· Ablage und Ablaufsteuerung vongescannten Dokumenten aus demPosteingang· Barcode-Erkennung vonScan-Dokumenten· Speicherung von Dokumenten ausMicrosoft Word, Excel und OneNote· Ablage von E-Mails aus MicrosoftOutlook· Ablage von Dateien direkt aus demDateisystemMit minimalem Aufwand wird die kompletteDokumentenverarbeitung durch diezentrale Einstellung geregelt.Mit dem ELO BLP kann außerdem festgelegt werden, ob Dokumente bei mehrmaligerArchivierung als Version des ursprünglichen Dokumentes oder als zusätzlichesDokument abgelegt werden sollen. Die gesamte (Änderungs-) Historie eines Belegesist damit im ELO ECM-System nachvollziehbar gespeichert.Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.com

2. Die Lösung für große DokumentenmengenBei großen Dokumentenmengen ist das frühe Erfassen der Eingangsbelege dieideale Form der Vorgangsbearbeitung im MS Dynamics NAV Umfeld: Papierbelegewerden direkt am Posteingang eingescannt und in elektronischer Form den relevantenBearbeitungsschritten zugeführt. Dadurch entfallen Liegezeiten und die unmittelbareautomatisierte Bearbeitung des Beleggutes ist möglich. Mit Hilfe der ZusatzlösungELO DocXtractor kann so eine automatisierte Belegklassifizierung und Datenextraktionerfolgen. Dabei werden im Rahmen einer intelligenten Freiformerkennung diebuchungs- und bearbeitungsrelevanten Daten ohne manuelle Interventionselbstständig ausgelesen.Mit dem ELO BLP wird die automatische Eingangsrechnungserkennung tief in dasMicrosoft Dynamics NAV-Umfeld integriert. Mit den optionalen BLP-Komponentenfür den DocXtractor können alle relevanten Daten aus NAV zur Überprüfung derErkennungsergebnisse in die DocXtractor-Datenbanken generiert werden. ImAnschluss an den Erkennungsprozess können somit auch die buchungsrelevantenDaten an Microsoft Dynamics NAV übergeben werden, sowohl für sogenannteKostenrechnungen als auch für materialwirtschaftliche Rechnungen mit Bestellhintergrund.Das manuelle Zusammenstellen und Eintippen der Belegdaten in die Buchungsmaskeentfällt, die Folge ist eine wesentlich schnellere Bearbeitung. Zudem können mitHilfe des ELO BLP und des ELO Workflows zielsicher und abteilungsübergreifendBearbeitungsprozesse gesteuert werden. Über das Workflow-Monitoring hat derAnwender jederzeit den Überblick über den Status eines Bearbeitungsprozesses.Auch überwacht das System selbstständig die Einhaltung bestimmter Fristen undschützt auf diese Weise beispielsweise vor einem drohenden Skontoverlust.Die Highlights des ELO BLP· Einzigartige Technologie, bei derBusiness-Logik und die Applikationsparameterfrei konfigurierbar inseparaten Templates verwaltet werden· Automatische Verarbeitung vonDruckausgaben wie Belegen, Reports,Office-Dokumenten usw. aus MSDynamics NAV heraus· Branchenstandardkonfigurationen undBest-Practice-Ansätze auf Knopfdruck· Einfache Ablage und Zuordnung vonE-Mails und Office-Dokumenten· Leistungsfähige automatisierteBelegeingangsverarbeitung· Automatisiertes Erstellen vonAktenstrukturen aus demMS Dynamics NAV System· Zielsichere Steuerung des Belegflussesmit der ELO Workflow-Komponente· Vorgangsbezogene Such- und Filteranfragenan das Archivsystem direkt ausdem MS Dynamics NAV System herausDokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.com

ie Lösungein praktischer Mehrwert>>Intelligentes E-Mail-ManagementELO Business Logic ProviderMehr Power für Ihre ProzesseOffice-Dokumente integriert erstellen und verarbeitenEine reibungslose Vorgangsbearbeitung setzt voraus, dass Dinge nahtlos ineinandergreifen. Hierfür steht das Office Plug-in des ELO BLP Connect. Die Abwicklung desexternen Schriftverkehrs wird damit zum Kinderspiel, denn es lassen sich beliebigeDokumentenvorlagen verwalten. Vorgangsbezogen kann direkt aus MS DynamicsNAV beispielsweise ein gewünschtes Kunden- oder Lieferantenanschreiben erstelltwerden. Das Ausfüllen der Dokumentenvorlage mit den erforderlichen Informationenerfolgt dabei automatisch auf Basis der Microsoft Dynamics NAV Daten.ELO BLP stellt auch direkt aus Microsoft Word und Excel die korrekte Ablage undVerknüpfung mit dem MS Dynamics NAV Daten und Vorgänge sicher. Diesgewährleistet eine lückenlose Transparenz der Geschäftsfälle, auch nachdem dieseabgeschlossen sind. Durch die komfortable Erstellung der Office-Dokumente direktaus MS Dynamics NAV heraus lassen sich in der Regel bis zu 70 Prozent desSchriftverkehrs automatisieren.E-Mails integriert verarbeitenDie E-Mail unterliegt als Geschäftsbrief rechtlichen Auflagen. So schreibt die GDPdU-Verordnung vor, dass steuerrelevante E-Mails eindeutig indexiert über denvorgeschriebenen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt werden müssen. Wasbietet sich da mehr an, als die E-Mails vorgangsbezogen auf Basis des ELO ECM-Systems im Zusammenspiel mit MS Dynamics NAV zu verwalten. ELO stellt die E-Mail-Archivierungsdienste bereit und ermöglicht über den ELO BLP die direkteVerknüpfung und Zuordnung zum MS Dynamics NAV Geschäftsvorfall. Unabhängigdavon, ob es sich um eine Lieferantenthematik, eine Auftragsbearbeitung oderallgemein um ein Kundenprojekt handelt: Durch die Verknüpfung mit Hilfe des ELOBLP ist jederzeit die vollständige Sicht auf einen Geschäftsvorfall gegeben.Dies gilt selbstverständlich für alle ein- und ausgehenden E-Mails. In beiden Fällenkann eine sachgerechte Archivierung und Zuordnung zum entsprechenden MSDynamics NAV Geschäftsvorfall erfolgen.Umfassende Recherche auch direkt aus NAVMit der leistungsfähigen SmartSearch-Funktionalität ist der direkte Zugriff auf alleDokumentenarten aus MS Dynamics NAV möglich. Mitarbeiter haben per Mausklick,z. B. direkt aus der NAV Debitorenkarte, alle Dokumente zum jeweiligen Kunden imÜberblick.Enterprise Content Management

Direkter Aufruf von NAV-Objekten aus dem ELO ECMDer BLP Connect Plugin NAV-Start ermöglicht das Aufrufen von Informationen ausDynamics NAV im ELO ECM. So kann der Anwender zum Beispiel bei der Rechercheeiner Kundenreklamation im ECM-System auf eine E-Mail treffen, die eine bishernicht eingetragene Rabatt-Kondition nachweist. Es muss also eine entsprechendeGutschrift erfolgen, ebenso wie die Korrektur der Rabatt-Codes in der Debitorenkartevon MS Dynamics NAV. Der Anwender kann jetzt komfortabel direkt aus dem ELOECM die entsprechende Kundenkarte und die Gutschriftserfassung in NAV öffnenund bearbeiten.Echter Nutzen für kleine, mittelständische und großeUnternehmenELO BLP bietet für Unternehmen jeder Größe klare Vorteile. Kleine Unternehmenerreichen mit ELO BLP ein hochwertiges ECM-Projekt quasi „out of the box“.Passgenau abgestimmte Paketangebote für kleine Unternehmen ermöglichen einesehr kosteneffektive Lösung. Bei mittleren, großen und komplexen Projekten gelingtdank flexibler Konfigurationsmöglichkeiten und einfacher Anwendung die Realisierungeiner hochwertigen ECM-Lösung mit enormen Zeit- und Kostenvorteilen.Das einzigartige Konzept des ELO BLP sorgt für ein flexibles wie transparentesGesamtsystem. Das Ergebnis sind niedrige Betriebs- und Folgekosten bei einerhohen Flexibilität, um die Anforderung des Unternehmens jederzeit passgenauabbilden zu können. Die Mehrmandantenfähigkeit der Lösung ermöglicht zum einendie Abbildung unterschiedlicher Anforderungen einzelner Mandanten in einemProjekt und zum anderen die Kopplung unterschiedlicher führender (ERP-/CRM-)Systeme. So gelingt, bei zentraler Konfiguration, in einem Mandanten ein passgenauesProjekt auf Basis von MS Dynamics NAV und in einem weiteren Mandanten z.B. aufBasis von MS Dynamics AX.COMPLIANCE – Mit SicherheitrechtskonformDie Anbindung an die ELO ECM-Suite überden Business Logic Provider bietet den MSDynamics Business-Lösungen auch dieVorteile eines performanten Archiv-Backends. Dieses schafft die Grundlagefür eine rechtskonforme Archivierunggemäß GOBS und GDPdU. Vor allem dielückenlose Nachweisbarkeit von korrektabgeschlossenen Geschäftsvorfällen gewinntsowohl im Prüfungsfalle als auch imRechtsstreit eine immer größereBedeutung.Systemvoraussetzungen· Microsoft Dynamics NAV (NAVISION),ab Ver. 3.xOffice DokumenteScan DokumenteERP, CAD, CRM, ...BLP GeschäftsprozesslogikCollaborationArchivDMSECMPortalHinweise: Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die genannten Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Inhaber.Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.com

ELO Business Logic ProviderELO Business Solution für Microsoft Dynamics NAV©ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigungder ELO Digital Office GmbH. Technische Änderungen vorbehalten. Artikel-Nr. A000-DYNA-DEELO erhalten Sie bei:ELO Digital Office GmbH · Stuttgart (D) · www.elo.com · info@elo.comELO Digital Office AT GmbH · Linz (A) · www.elo.at · info@elo.atELO Digital Office CH AG · Zürich (CH) · www.elo.ch · info@elo.chEnterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.com