Geschäftsprozessmanagement in der Hochschulverwaltung - DINI
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Dr. Guido Ehmer<br />
Senior Manager<br />
Public Sector Consult<strong>in</strong>g<br />
<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Hochschulverwaltung</strong><br />
- Strategie, Design, Implementierung und Controll<strong>in</strong>g von Prozessen -<br />
www.ids-scheer.com
© IDS Scheer AG www.ids-scheer.com<br />
Gefahrstoff-<br />
Verwaltung<br />
Steuerung<br />
Steuerung<br />
PICA<br />
Beschaffung<br />
4-Augen-Pr<strong>in</strong>zip<br />
Stellenaus-<br />
schreibung<br />
Stellenaus-<br />
schreibung<br />
Abschreibungen<br />
Abschreibungen<br />
AiB Aktivierung<br />
AiB Aktivierung<br />
Preisvergleiche<br />
Preisvergleiche<br />
Anlagenzugang<br />
Anlagenzugang<br />
Auftrags-<br />
abwicklung<br />
Anzahlung<br />
Baumaßnahme<br />
Baumaßnahme<br />
Bedarfsanmeldung<br />
Bedarfsanmeldung<br />
Nie<strong>der</strong>schlagung<br />
Studierenden-<br />
verwaltung<br />
Studierenden-<br />
verwaltung<br />
Bewilligungs-<br />
bescheid<br />
Debitoren-<br />
buchhaltung<br />
Debitoren-<br />
buchhaltung<br />
Kreditoren-<br />
buchhaltung<br />
Leistungs-<br />
verrechnung<br />
Leistungs-<br />
verrechnung<br />
Bewilligung<br />
Bewilligung<br />
Drittmittel-<br />
antrag<br />
Drittmittel-<br />
antrag<br />
Dienstreisen-<br />
abrechnung<br />
Kaufmännischer<br />
Jahresabschluss<br />
Kaufmännischer<br />
Jahresabschluss<br />
Inventur<br />
Projekt-<br />
management<br />
Instandhaltung<br />
Instandhaltung<br />
Haushalts-<br />
anmeldung<br />
Haushalts-<br />
anmeldung<br />
Gebäudeerfolgs-<br />
rechnung<br />
Gebäudeerfolgs-<br />
rechnung<br />
Hauptbuchhaltung<br />
Hauptbuchhaltung<br />
Ergebnisbereichs-<br />
controll<strong>in</strong>g<br />
E<strong>in</strong>richtung<br />
Studiengänge<br />
Kameraler<br />
Jahresabschluss<br />
Verwendungs-<br />
nachweis<br />
Verwendungs-<br />
nachweis<br />
Registratur<br />
Registratur<br />
Raumplanung<br />
Raumplanung<br />
Qualitäts-<br />
management<br />
Qualitäts-<br />
management<br />
Monatsabschluss<br />
Öffentlichkeits-<br />
arbeit<br />
Öffentlichkeits-<br />
arbeit<br />
Periodische<br />
Arbeiten<br />
Periodische<br />
Arbeiten<br />
Lagerbuchhaltung<br />
Warene<strong>in</strong>gang<br />
Warene<strong>in</strong>gang<br />
Veranstaltungs-<br />
management<br />
Veranstaltungs-<br />
management<br />
Schlüssel-<br />
verwaltung<br />
Flächen<br />
management<br />
Flächen<br />
management<br />
IT-Service<br />
IT-Service<br />
Gremien-<br />
betreuung<br />
Gremien-<br />
betreuung<br />
Studierenden-<br />
verwaltung<br />
Alumni<br />
Alumni<br />
Prüfungs-<br />
verwaltung<br />
Instandhaltung<br />
Zielvere<strong>in</strong>barungen<br />
Zielvere<strong>in</strong>barungen<br />
Betriebe<br />
gewerblicher Art<br />
Monatsabschluss<br />
Monatsabschluss<br />
Zahlungsverkehr<br />
Plankosten-<br />
rechnung<br />
Plankosten-<br />
rechnung<br />
Prozessvielfalt <strong>in</strong> <strong>der</strong> Hochschule<br />
Auftrags-<br />
forschung<br />
Budgetierung<br />
Budgetierung
Komplexität <strong>der</strong> Prozesse<br />
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“Schlüsselerkenntnisse” über Geschäftsprozesse<br />
1. “A A bad process is better<br />
than no process!” process!<br />
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Dr. Michael Hammer,<br />
IDS Scheer ProcessWorld 2003<br />
2. “A A good process is better<br />
than a bad process!”<br />
process!<br />
3. “Even Even a good process can<br />
be made better!” better!
ARIS Solution Szenario -<br />
<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> für Hochschulen<br />
Das Das Solution Solution Szenario Szenario ‘<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong><br />
Hochschulen“ unterstützt die die<br />
Analyse Analyse & Optimierung von von Prozessen und und<br />
die die Umsetzung des des Verän<strong>der</strong>ungsprozesses<br />
<strong>in</strong> <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er e<strong>in</strong>er Hochschule.<br />
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<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> für Hochschulen<br />
Best-practice<br />
Methode (AVE)<br />
Erfahrungen…<br />
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ARIS Platform<br />
Produkte
<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> für Hochschulen<br />
Best-practice<br />
Methode (AVE)<br />
Erfahrungen…<br />
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ARIS Platform<br />
Produkte
ARIS Solution Szenario -<br />
<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> für Hochschulen<br />
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ARIS Solution Szenario -<br />
<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> für Hochschulen<br />
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<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> für Hochschulen –<br />
Strategiephase<br />
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Analyse Erfolgsfaktoren<br />
Projektumfang<br />
Hochschul-Landkarte<br />
Hochschul Landkarte<br />
Managementprozesse<br />
Kernprozesse<br />
Unterstützungsprozesse<br />
Strategische & operative<br />
Hochschulsteuerung<br />
Forschung /<br />
wissenschaftliche Dienst- und Transferleistungen<br />
Kaufmännische<br />
Prozesse<br />
Personalprozesse<br />
Lehre / Studium / Weiterbildung<br />
Controll<strong>in</strong>g-<br />
Prozesse<br />
Beschaffungsprozesse<br />
Berichtswesen<br />
Drittmittelmanagement<br />
Gebäudemanagement<br />
Strategische Prozessziele
Analyse <strong>der</strong> Erfolgsfaktoren: Geschäftsfeldmatrix<br />
� Wie wichtig s<strong>in</strong>d die verschiedenen Geschäftsfel<strong>der</strong> für das Erreichen <strong>der</strong><br />
Gesamtstrategie e<strong>in</strong>er Hochschule?<br />
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Größe des Kreises entspricht künftigem Soll- Engagement <strong>der</strong> Hochschule
Analyse <strong>der</strong> Erfolgsfaktoren<br />
� Welche Erfolgsfaktoren bee<strong>in</strong>flussen die Erreichung <strong>der</strong> kritischen Hochschulziele?<br />
1.<br />
2.<br />
3.<br />
4. Profilierte Forschungsl<strong>in</strong>ie<br />
5. Bekanntheitsgrad <strong>der</strong> För<strong>der</strong>programme<br />
6.<br />
Eigene Hochschule<br />
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Haupterfolgsfaktoren<br />
Geschäftsfeld: Zuwendungsforschung<br />
Erfolg: Effiziente und transparente Durchführung von Drittmittelprojekten<br />
Effiziente Prozesse im Drittmittelmanagement<br />
Exzellente Wissenschaftler<br />
Optimale Ressourcenausstattung<br />
…<br />
Stärkster Wettbewerber<br />
Ausprägungen<br />
-- - o + ++<br />
Ziel
Prozesslandkarte<br />
� Wie gestalten sich die Aufbau- und Ablauforganisation auf oberster Ebene?<br />
Managementprozesse<br />
Kernprozesse<br />
Unterstützungsprozesse<br />
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Strategische & operative<br />
Hochschulsteuerung<br />
Forschung /<br />
wissenschaftliche Dienst- und Transferleistungen<br />
Kaufmännische<br />
Prozesse<br />
Personalprozesse<br />
Lehre / Studium / Weiterbildung<br />
Controll<strong>in</strong>g-<br />
Prozesse<br />
Beschaffungsprozesse<br />
Berichtswesen<br />
Drittmittelmanagement<br />
Gebäudemanagement
Auswirkungen <strong>der</strong> Erfolgsfaktoren auf Steuerungskennzahlen<br />
>> Von den strategischen Geschäftsfel<strong>der</strong>n, <strong>der</strong>en Erfolgsfaktoren und<br />
Zielerreichungsgraden h<strong>in</strong> zur Geschäftsprozessoptimierung
Welche Prozesse bee<strong>in</strong>flussen den Erfolg?<br />
� Prozesslandschaft für das Geschäftsfeld Zuwendungsforschung<br />
Hauptgeschäftsprozesse<br />
Drittmittelmanagement<br />
Personalprozesse<br />
Strategische<br />
Hochschulsteuerung<br />
Beschaffungsprozesse<br />
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Beitrag <strong>der</strong> Prozesse zur Erfüllung <strong>der</strong> HEF<br />
4 HEF<br />
(1,2,3,5)<br />
1 HEF<br />
(2)<br />
2 HEF<br />
(2,4)<br />
2 HEF<br />
(3)<br />
Haupterfolgsfaktoren<br />
1. Effiziente Prozesse im Drittmittelmanagement<br />
2 . Exzellente Wissenschaftler<br />
3. Optimale Ressourcenausstattung<br />
4. Profilierte Forschungsl<strong>in</strong>ie<br />
5. Bekanntheitsgrad <strong>der</strong> För<strong>der</strong>programme
Priorisierung <strong>der</strong> Hauptgeschäftsprozesse<br />
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Beitrag <strong>der</strong> Prozesse<br />
zur Erfüllung <strong>der</strong> HEF
Handlungsfeld: Drittmittelmanagement<br />
Drittmittelmanagement<br />
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ger<strong>in</strong>g mittel hoch<br />
� Ziel:<br />
Effiziente Forschungsunterstützung über för<strong>der</strong>mittelorientiertes Drittmittelmanagement<br />
� Risiko Status Quo:<br />
� Unzureichende Nachweisführung, <strong>in</strong>transparente Aktenführung<br />
� Mischformen zentraler/dezentraler Verantwortung / Aufgabenteilung<br />
� Kommunikations- und Abstimmdefizite zwischen den Akteuren<br />
� Maßnahmen:<br />
Optimierungspotenziale<br />
� Analyse des Ist-Geschäftsprozesses "Drittmittel“<br />
� Gestaltung Soll-Geschäftsprozess „Drittmittel“ unter Berücksichtigung <strong>der</strong> nach<br />
För<strong>der</strong>mittelgeber differenzierten Anfor<strong>der</strong>ungen / Best-Practice Abgleich<br />
� Organisationsgestaltung und rollenspezifische Qualifizierungen<br />
� Umsetzung Anfor<strong>der</strong>ungen 7. EU Rahmenprogramm / DFG Programmpauschale<br />
� Prozesscontroll<strong>in</strong>g nach erfolgter Umsetzung
Def<strong>in</strong>ition Prozessziele<br />
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Q-<br />
Ziele<br />
t-<br />
Ziele<br />
€-<br />
Ziele
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<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> für Hochschulen<br />
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Prozesslandkarte Hochschule<br />
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Prozess- Prozess<br />
Landkarte<br />
Hauptgeschäfts<br />
Hauptgesch fts<br />
Prozess<br />
Prozess<br />
Level 1<br />
Aktivität Aktivit<br />
Level 2<br />
Level 3<br />
Level 4
Prozessbasierte Rahmenarchitektur e<strong>in</strong>er Hochschule<br />
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Fragestellungen Optimierungskriterien?!<br />
� Kundenorientierung:<br />
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Wie kann ich den Nutzen für me<strong>in</strong>en Kunden steigern?<br />
� Mitarbeiterorientierung:<br />
S<strong>in</strong>d me<strong>in</strong>e Prozesse für die Mitarbeiter verständlich?<br />
� Zukunftsorientierung:<br />
Welche Entwicklungen muss ich bei me<strong>in</strong>en Prozessen antizipieren?<br />
� Effizienz:<br />
Wie kann ich den Aufwand für me<strong>in</strong>en Prozess reduzieren?
Prozess Projektantrag: Schwachstellen<br />
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Prozess Projektantrag: Schwachstellen<br />
Projektantrag<br />
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Schwachstellen<br />
ger<strong>in</strong>g mittel hoch<br />
� Überwiegend papierbasierte Abwicklung <strong>der</strong> Projektantrags<br />
� mehrfaches Kopieren des Projektantrags<br />
� Mehrfache Prüfungen des Projektantrags; lange Prozesslaufzeit<br />
� Anträge verschw<strong>in</strong>den (unklar wie häufig)<br />
� Organisatorische Brüche zwischen Sachbearbeiter Drittmittel<br />
dezentral, zentral und Registratur<br />
� Vorgänge im Drittmittelbereich beson<strong>der</strong>s aufwendig und<br />
papier<strong>in</strong>tensiv<br />
� Wenig Unterstützung für den Wissenschaftler bei hohem<br />
adm<strong>in</strong>istrativen Aufwand
Prozess Projektantrag: Optimierungspotenziale<br />
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Drittmittelakte<br />
Antrag<br />
Bewilligung<br />
Projektdurchführung<br />
Projektabschluss<br />
Adm<strong>in</strong> Service<br />
Zentral<br />
Adm<strong>in</strong> Service<br />
Dezentral<br />
Personal<br />
Beschaffung<br />
Dienstreise<br />
Berichtswesen<br />
Vorhabensbeschreibung<br />
Gesamtf<strong>in</strong>anzierungsplan<br />
Projektantrag<br />
Vorlage akademischer Senat<br />
SAP Stammdaten<br />
Bewilligungsschreiben<br />
Stelle nausschreibung<br />
VOL Bestellsche<strong>in</strong><br />
E<strong>in</strong>gangsrechung, Liefersche<strong>in</strong><br />
Reiseformular<br />
SAP Transaktion, HTML-Bericht,<br />
BW -E<strong>in</strong>b<strong>in</strong>dung)<br />
Verwendnungsnachweis<br />
Wissenschaftlicher Bericht<br />
Konzeptionelles Strukturmodell Drittmittelakte<br />
Umsetzung Drittmittelakte <strong>in</strong> SAP
Prozess Projektantrag : Optimierungspotenziale<br />
Projektantrag<br />
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Optimierungspotenziale<br />
ger<strong>in</strong>g mittel hoch<br />
� Elektronische statt papierbasierte Abwicklung Projektantrag<br />
(„Elektronische Drittmittelakte“ / Archivierung)<br />
� bessere Nachvollziehbarkeit des Vorganges<br />
� schnellere Abwicklung -> Workflow<br />
� E<strong>in</strong>satz DMS-System zur Ablage des gesamten „Drittmittelvorgangs“;<br />
Möglichkeit benutzer- o<strong>der</strong> abteilungsspezifischer Anmerkungen<br />
� E<strong>in</strong>sparung Kopier- und Ablageaufwand<br />
� Informationszugang je<strong>der</strong>zeit & für alle berechtigten Bereiche<br />
� Zusammenführung von Antrag, Bewilligung sowie weiterer<br />
nachfolgen<strong>der</strong> Dokumente durch E<strong>in</strong>scannen <strong>der</strong> Dokumente und<br />
Ablage im DMS<br />
� zentrale Dokumentenablage und - verfügbarkeit
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<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> Hochschulen<br />
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Hochschulwissen publizieren<br />
� Dynamische Veröffentlichung von<br />
Prozesswissen, Rollen o<strong>der</strong><br />
IT-Landschaften<br />
� Transparenz für die Nutzer<br />
� Sicherung des Prozesswissens<br />
� Wissensbasis für e<strong>in</strong>en kont<strong>in</strong>uierlichen<br />
Verbesserungsprozess<br />
� Verbesserung <strong>der</strong> Zusammenarbeit<br />
mit den Fakultäten<br />
� Verbesserung <strong>der</strong> Effizienz <strong>der</strong><br />
Verwaltungsprozesse<br />
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>> Permanente, weltweite Verfügbarkeit von<br />
aktuellsten Prozess<strong>in</strong>formationen
Hochschulprozesse per Mausklick<br />
Hochschule ► Verwaltung ► Entwicklung von Studiengängen ► E<strong>in</strong>richtung von Studiengängen<br />
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E<strong>in</strong>richtung von Studiengängen
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<strong>Geschäftsprozessmanagement</strong> Hochschulen<br />
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Bus<strong>in</strong>ess Process Controll<strong>in</strong>g – Überblick<br />
�Bus<strong>in</strong>ess Process Controll<strong>in</strong>g verfolgt das Ziel, Geschäftsprozesse von<br />
Hochschulen kont<strong>in</strong>uierlich zu beobachten und zu bewerten, um auf dieser<br />
Basis Maßnahmen abzuleiten, mittels <strong>der</strong>er die Organisation leistungsfähiger<br />
gestaltet werden kann<br />
�Effiziente Prozess-Steuerung durch spezifisches Kennzahlensystem<br />
�Verankern <strong>der</strong> kont<strong>in</strong>uierlichen Verbesserung <strong>der</strong> Prozesse<br />
Ergebnisse<br />
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Kennzahlensystem Analysemodelle<br />
Zeiten<br />
Durchlaufzeiten ...<br />
Mengen<br />
Absolventen, Lieferpositionen, Drittmittelprojekte Picks,<br />
Warene<strong>in</strong>gangsbuchungen<br />
Qualitäten<br />
Zeiten<br />
Risiken<br />
Auslastung,<br />
Lieferbereitschaft...<br />
Kosten<br />
Zufriedenheitsquoten,<br />
Ausschussquoten, Transportkosten,<br />
Reklamationsanteile,<br />
Beschwerden, Pönalen Skonto,… ...<br />
Durchlaufzieten ...<br />
Term<strong>in</strong>rtreuen<br />
Term<strong>in</strong>treue<br />
Drittmittel<br />
Antrag<br />
stellen<br />
Bewilligungsbescheid<br />
umsetzen<br />
Projekt<br />
bewirtschaften
Auswirkung von Prozesskennzahlen auf die Balanced Scorecard:<br />
vorher / nachher<br />
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� Konsistenz zwischen Hochschulstrategie und Geschäftsprozess!<br />
Hochschul-Scorecard<br />
Ist-Prozesse<br />
Hochschul-Scorecard<br />
nach Geschäftprozessoptimierung
Kennzahlenverbesserung durch Prozessoptimierung<br />
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Integration BSC / Prozesse<br />
Servicee<strong>in</strong>heit<br />
Drittmittel optimal<br />
gestalten<br />
0,20<br />
0,30<br />
Ist-Prozess<br />
„Drittmittelantrag“<br />
Index Kundenzufriedenheit<br />
<strong>der</strong> Antragsteller<br />
Durchlaufzeit<br />
des Antragverfahrens<br />
senken<br />
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Servicee<strong>in</strong>heit<br />
Drittmittel optimal<br />
gestalten<br />
0,20<br />
0,30<br />
Prozessoptimierung<br />
Index Kundenzufriedenheit<br />
<strong>der</strong> Antragsteller<br />
Durchlaufzeit<br />
des Antragverfahrens<br />
senken<br />
Dr. Lü<strong>der</strong><br />
Fr. Huber-Friedrich<br />
Prozess<br />
Drittmittelantrag<br />
Soll-Prozess<br />
Drittmittelantrag
Prozessorientierte Hochschule<br />
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>> Über das Portal zu <strong>in</strong>tegrierter<br />
prozess- und kennzahlbasierter Hochschulsteuerung
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