eErfolgsgeschichte B.T. innovation GmbH PDF Download - eEvolution

„Die zentrale Datenhaltung in eEvolution® ermöglichtdie Durchführung von gezielten Kampagnen, die sowohldie Interessen des Kunden und auch die bisherigen Umsätzemit unseren Produkten berücksichtigt.“Thilo Stoik,IT-Leiter bei B.T. innovationB.T. innovationDie B.T. innovation GmbH entwickelt,produziert und vertreibt technischeProdukte und Systemlösungen für dieBaubranche. 1991 als reines Handelsunternehmengegründet, hat es einerasante Entwicklung zum Produzentenvollzogen und bedient heute weltweitKunden mit innovativen Lösungen. Seit2000 wird die UnternehmenssoftwareeEvolution® eingesetzt, die 2007 umdie Kundenmanagementlösung MicrosoftDynamics CRM ergänzt wurde. Inengem Zusammenspiel zwischen MicrosoftOutlook, der UnternehmenssoftwareeEvolution® und der Kundenmanagementlösungwird eine strukturierteQualifizierung von Leads und die bessereNachverfolgung von Aufgaben undTerminen erreicht. Die Kommunikationzwischen Innen- und Außendienst geschiehtlückenlos im CRM-System undalle Außendienstmitarbeiter haben beieinem Besuchstermin Offline-Zugriffauf die Marketingaktivitäten und Auftragsinformationenihrer Kunden.Die wichtigsteHerausforderungDezentrale, uneinheitliche „Vertriebslösungen“,bestehend aus individuellenMicrosoft Excel-Listen, eigenen Wiedervorlagesystemenund Vertriebssystematiken,sollten zu einer zentralenLösung vereinheitlicht werden. Heuteermöglicht die integrative Lösung einnachhaltiges Kampagnenmanagement,eine strukturierte Leadqualifizierungund die Realisierung der Verkaufschancen.Die AnforderungenDer Informationsaustausch zwischenInnendienst und Außendienst solltestandardisiert werden: Termine oderAufgaben werden heute automatischim Microsoft Outlook eingetragen. JederAußendienstmitarbeiter kann allevertriebsrelevanten Kundeninformationenauf seinem Notebook einsehen,was die Vorbereitung, Durchführungund Nachbereitung von Kundenterminenerleichtert. Allen Mitarbeitern imUnternehmen steht eine lückenloseDokumentation der Besuchsberichtedes Außendienstes zur Verfügung.Lösung und Systemumgebung• Zentrale Datenhaltung ineEvolution® 6.0• Microsoft Dynamics CRM 4.0• Microsoft SQL-Server 2005• Automatische Replikation von Aufträgenin die Kundenakte des Außendienstes• Mehrsprachige Kampagnen –z.B. auch mit kyrillischen undspanischen SchriftzeichenDer Hauptnutzenfür den Kunden• Zentrale Datenhaltung in derUnternehmenssoftware eEvolution®• Enges Zusammenspiel von Unternehmenssoftware,CRM-Lösung undMicrosoft Outlook• Durchgängiges Kampagnenmanagementzur optimalen Nutzung vonVertriebsmöglichkeiten• Schnelle Erstellung von Besuchsberichtendurch vorgegebene Berichtsbausteine• Unternehmensweite Verwaltung vonTerminen, Aufgaben und Wiedervorlagenin Microsoft Outlook• Offline-Zugriff auf alle vertriebsrelevantenInformationen (z.B. Aufträge,Marketingkampagnen, Produktpalette,Preise) beim Kundenbesuch• Änderungen an den Vertriebsprozessendurch den Anwender – ohnefremde Hilfe – möglich• Einfache Auswertungsmöglichkeitenzur Ermittlung der Vertriebsvorschau• Unternehmensweit standardisierteVorgehensweise im Vertriebsprozess• Einschränkung der Zugriffsrechteauf die Kundendaten für das Telefonmarketing• Optimierung des Nutzungsgrades derLösung durch den eEvolution® ImplementierungspartnerCOMPRA• automatisierter Workflow-Prozesszum Versand von KundeninformationenDer nGroup ServicepartnerDer nGroup Servicepartner COMPRA ausHildesheim ist seit vielen Jahren mitden Anforderungen von ProduktionsundHandelsunternehmen vertraut.Besondere Expertise hat der MicrosoftGold Certified Partner COMPRA zudemin der Schaffung von integrierten Lö-

„Erst die Anpassungen an unsere Prozesse durch die Fachleute der COMPRA hatdie Leistungsfähigkeit unserer Kundenmanagementlösung Microsoft DynamicsCRM optimiert.“Thilo Stoik,IT-Leiter bei B.T. innovationsungen, die aus Microsoft Produktenund der Unternehmenssoftware eEvolution®bestehen.Durch die Nähe zum SoftwarehausnGroup und seine spezialisierten Branchenkenntnissesind zahlreiche kundenspezifischeBedürfnisse in die weitereeEvolution® Produktentwicklungeingeflossen. Großes Engagement, verbundenmit kreativen, modernen Lösungsansätzenführen zu einer hohenKundenzufriedenheit. COMPRA verstehtsich als Ideenlieferant und Berater, beschäftigtan mehreren Standorten inDeutschland 40 Mitarbeiter und betreutmehr als 350 Unternehmenskunden.Internetadressen:www.bt-innovation.dewww.compra.dewww.ngroup.infowww.eEvolution.infoB.T. innovation –Internationale Kampagnen mitMicrosoft Dynamics CRMIntelligentes Zusammenspiel vonOutlook, CRM und UnternehmenssoftwareeEvolution®Die beiden Buchstaben im FirmennamenB.T. innovation stehen für Bauund Technik. Als international tätigerEntwickler und Hersteller von Systemlösungenund Produkten für Bauunternehmen,Betonfertigteilwerke undHändler bietet das Unternehmen unteranderem Magnettechnik, Schalungs-,Abdicht- und Spannsysteme an. 1991als reines Handelsunternehmen gegründet,hat sich das Unternehmen imLaufe der Jahremit innovativenProduktentwicklungenzu einemwichtigen Herstellerfür dieBaubranche entwickelt,was amAusbau der ProduktpaletteundMitarbeiterzahlabzulesen ist.Das Unternehmenlegt sehr großen Wert auf einekaufmännische und technische Beratungder eigenen Kunden durch regionaleVertriebsmitarbeiter. Dabeierhalten die Außendienstmitarbeiterintelligente Softwareunterstützung,um den Verwaltungsaufwand gering zuhalten und gleichzeitig den kundenbezogenenInformationsfluss zu optimieren.Dezentrales Kontaktmanagementund handgeschriebeneBesuchsberichteBevor 2007 die Kundenmanagementlösung(CRM) eingeführt wurde, warenbei den Vertriebsmitarbeitern viele unterschiedlicheVerfahren zur Adress-,Wiedervorlage- und Terminverwaltungim Einsatz. Da es noch keine zentraleLösung gab, konnte Jeder seine eigeneMethode (z.B. Papierkalender, Wiedervorlagemappe)verwenden. Adressenwurden nicht zentral verwaltet, sondern- je nach Bereich - als Kontaktein Outlook oder in eigenen Excel-Listengepflegt. Daher waren zentrale Kampagnenoft schwer zu organisieren.Vor einem Besuch bei einem Interessentenoder Kunden war der Vertriebsinnendienstoder das Marketing oftAuskunftsstelle für den Vertriebsaußendienst,um Informationen über Reaktionenauf Marketingkampagnen oderdie letzten Bestellungen zu bekommen.Mittlerweile wird eine unternehmensweiteLösung für das Kundenmanagementeingesetzt, die alle Prozesse rundum die Kundengewinnung und -betreuungstandardisiert und optimiert.

UnternehmenslösungeEvolution® seit2000 im EinsatzZur Abwicklung der betriebswirtschaftlichenund logistischen Prozesse ist beiB.T. innovation seit dem Jahr 2000 dieUnternehmenslösung eEvolution® imEinsatz. Bereits 2007 führte man zusätzlichdie KundenmanagementlösungMicrosoft Dynamics CRM für die Unterstützungder Marketing- und Vertriebsprozesseein. Bei der Einführung wurdedas Produkt vom damaligen IT-Partnernur in der Grundkonfiguration undohne eine weitergehende Anpassungbereitgestellt. „Die Abbildung unsererProzesse war damals nicht optimal.Als COMPRA die Betreuung übernahmund uns die Anpassungs- und Integrationsmöglichkeitenaufgezeigt undkonfiguriert hat, kam der ganze Nutzender Lösung zum Tragen.“ so Thilo Stoik,IT-Leiter bei B.T. innovation. Heuteagieren Microsoft Dynamics CRM, MicrosoftOutlook und eEvolution® Hand inHand.Systematische Kontaktpflegeund Qualifizierung von LeadsNeue Geschäftskontakte erlangt B.T. innovationhauptsächlich auf Baumessenund Fachveranstaltungen sowie durchMailings. Im Nachgang zu derartigenVeranstaltungen oder Aussendungenübernimmt ein Telefonteam die Nachverfolgungder Kontakte und befragtdie potentiellen Kunden nach ihren Anforderungenund Interessen. Damit allegrundlegenden Informationen erfragtwerden, hat B.T. einige Maskenfelderals Pflichtfelder in Microsoft DynamicsCRM deklariert. In der Softwarelösungwerden sämtliche Kontakte (z.B. Brief,Anruf, Besuch, Terminvereinbarungen)und Gesprächsergebnisse mit den Kundenvermerkt. Sollten sich während desKundenkontakts Folgeaktivitäten für daseigene Team oder für Kollegen ergeben,werden sämtliche Termineinträge oderAufgaben im CRM System gespeichertund automatisch an Microsoft Outlookübergeben. Damit ist sichergestellt,dass rechtzeitig eine Terminerinnerungund Bearbeitung durch die jeweiligenMitarbeiter erfolgen kann. Die Unternehmenssoftwareist so konfiguriert,dass die Mitarbeiter im Telefonteamnur eingeschränkten Zugriff auf die fürsie relevanten Daten haben.Außendienst hat Zugriffauf kundenspezifischeInformationenVor dem Einsatz der CRM Lösung riefendie Außendienstmitarbeiter oftmals inder Unternehmenszentrale an, um sichim Vorfeld eines Kundenbesuchs überdie Historie des Kunden zu informieren.Diese Recherche kann jeder Mitarbeiterheute selbst durchführen, denner hat für seine Kontakte alle kundenspezifischenInformationen und sämtlicheProduktinformationen auf seinemNotebook dabei. Alle Aufträge werdenaus eEvolution® automatisch auf dasNotebook repliziert und können dort- wie auch alle Produktinformationenund Preislisten - auf dem aktuellenStand eingesehen werden. Jeder kannrecherchieren, auf welche Vertriebskampagnender Kunde reagiert hat,welche Messen er besucht hat und welcheBestellungen oder Retouren ausgeführtwurden. Auf diese Weise kannjedes Vertriebsgespräch intensiv undeffektiv vorbereitet werden.Besuchsberichte undAuswertungenIm Nachgang eines Gesprächs ist einekomfortable und schnelle Erstellungeines Besuchsberichts möglich. Er wirddurch die Auswahl vorgegebener Standardbausteineper Mausklick erstelltund bei Bedarf durch Freitext oder Zahlenwerte(z. B. die Höhe der Umsatzerwartung)ergänzt. Einfachste Auswertungenüber die sogenannte „ErweiterteSuche“ zeigen jedem Mitarbeiter, wel-„Gemeinsam mit B.T. innovation haben wir alle Prozessefür die systematische Kontaktpflege zu Interessentenund Kunden eingerichtet.“Jens Hampl,Projektleiter COMPRA

che offenen Verkaufschancen er nochhat und bei welchen Interessenten eraktiv werden sollte. COMPRA programmierteeine zusätzliche Auswertung,die den Microsoft SQL Berichtsserververwendet: Diese Auswertung summiertdie Quartalsumsätze aller Außendienstmitarbeiterund stellt die vereinbartenVorgaben und den Erfüllungsgradjedes Mitarbeiters gegenüber. Dertagesgenaue Status wird im Intranetveröffentlicht, wo ihn jeder Außendienstmitarbeiterzur Ermittlung seinerZielerreichung abrufen kann.Zentrale Datenhaltung ermöglichtdurchgängige VertriebsprozesseAlle Interessentendaten werden zunächstin Microsoft Dynamics CRMgehalten und beim ersten Auftrag automatischan eEvolution® übergeben.Alle Kundendaten werden zentral inder Unternehmenssoftware eEvolution®gespeichert. Der Nutzer muss sichdarüber keinerlei Gedanken machen, dader Austausch automatisch geschieht.Auch das Zusammenspiel mit MicrosoftOutlook geschieht für den Anwenderunbemerkt. „Mir war es wichtig, dassdas Zusammenspiel der drei Komponenten(Microsoft CRM, Microsoft Outlookund eEvolution®) reibungslos funktioniert.Das konnten wir erreichen.“ soThilo Stoik zu seiner Strategie.Produktionsmodul und Stücklistenerleichtern die ArbeitB.T. innovation produziert eine Reiheihrer selbst entwickelten und patentiertenLösungen, wie die MagnetsystemeMagFly®, MagFly® AP oder dieSchalsysteme MultiForm® undFlyFrame® unter Nutzung des Produktionsmodulsvon eEvolution®. Zur Optimierungder Lagerhaltung werden fürBT-Spannschlösser, die vom DeutschenInstitut für Bautechnik (DIBt) zugelassensind, die eEvolution® Stücklistengenutzt:Die BT-Spannschlösser M16 / M20 werdensowohl einzeln und als Set mitallen Zubehörteilen angeboten. SämtlicheBestandteile des Sets werdenüber die Stücklisten verwaltet. Somitwird auf einen gemeinsamen Bestandzurückgegriffen und die Lagerentnahmekann – je nach Bedarf - flexibel füreinzelne Schlösser und Sets erfolgen.Prozessänderungeneinfach möglichAlle Prozesse lassen sich bei Bedarfleicht und selbst anpassen, ohne Hilfevom IT-Partner in Anspruch nehmenzu müssen. „Wir wollten beispielsweisedie Brancheninformationen bei den Firmenadressendetaillieren. Dazu habenwir in Microsoft Dynamics CRM einfacheKlickmasken ergänzt und können nunzusätzlich erfassen, welche Produkteunsere Kunden herstellen.“ berichtetThilo Stoik. „Dadurch können wir nunsehr genaue Kampagnen durchführen,die auf die Produkte unserer Kundenausgerichtet sind. Diese Flexibilität hateinen hohen Nutzen für uns.“Weitere InformationennGroup GmbH & Co. KGBavenstedter Str. 50D-31135 HildesheimTel. +49 5121-280672Fax +49 5121-7486100info@ngroup.infowww.ngroup.info„B.T. innovation profitiert vom Einsatz moderner eEvolution® undCRM-Software in Form von effizienten Prozessen und Transparenzder Kundendaten.“Jens Hampl, Projektleiter der COMPRA GmbH.