Nr. 01 Besprechungsprotokoll - Sitzung am 23.03.2012

AG Dokumentare in der GPOHBesprechungsprotokoll Nr. 01Ort:CCH - Congress Center HamburgAm Dammtor / Marseiller Str.20355 HamburgGPOH-Teilnehmer:Andrea Abdel Ghany, KölnElisabeth Brüggemann, St. AugustinNicole Engelke, BielefeldHannah Guckeisen, HomburgElisabeth Gutjahr, MainzClaudia Hoffmann, HomburgSilke Kullmann, GöttingenMarianne Pichlmair, AugsburgBrigitte Remus, EssenTanja Reuter, KasselUte Rohrberg, AachenHeike Schmitz, BielefeldPetra Schoop, BremenKatja Simon-Klingenstein, StuttgartGudrun Sowada, KölnWilma Struck, FrankfurtKay Witetschek, HamburgMartina Zimmermann, BonnDatum / Uhrzeit:23.03.201209:00 - 10 :30Entschuldigt:Doris Allich, UlmKarin Apel, StuttgartSusanne Ellinger,RegensburgDonate Jakoby, HeidelbergSylvie Utsch, GießenAbwesend:Matthias Kevric, StuttgartModeration:Martina ZimmermannGäste:Irene Krämer, HannoverRenate Groth, DüsseldorfAnja Heß, MainzMelanie Koch, EssenRuth Mikasch, EssenTop Thema1. BegrüßungMartina Zimmermann begrüßt alle Anwesenden und bedankt sich für die rege Teilnahme an der1. Sitzung der AG. Sie bedauert, dass keine Mitarbeiter aus den Studienzentralen anwesendsind und würde sich mehr Interesse von dieser Seite wünschen, da sich die AG ausdrücklich alsForum für alle Mitarbeiter in der kinderonkologischen Dokumentation versteht.2. Organisatorisches2.a) Organisatorisches - Vorstellung der Sprecher1. Sprecher: Martina Zimmermann, martina.zimmermann@ukb.uni-bonn.de2. Sprecher: Matthias Kevric, matthias.kevric@olgahospital-stuttgart.de2.b) Organisatorisches - Wahl des ProtokollführersZur Wahl stellen sich: Kay Witetschek, UKE Hamburg und Marianne Pichlmair, KlinikumAugsburg. Marianne Pichlmair wird mit der Mehrheit der anwesenden GPOH-Mitglieder zumProtokollführer gewählt.Seite 1 von 4

2.c) Organisatorisches - Vorstellung Gast: Irene Krämer, ZDM HannoverMartina Zimmermann stellt Frau Krämer vor, die sich bereit erklärt hat, die AG zu unterstützen.Frau Krämer gibt Informationen zu den nächsten Doku-Tagungen bekannt:10.05.2012 in Berlin: Programm wird voraussichtlich noch vor Ostern verschickt13.09.2012 in Hamburg: Thema Vorbereitung von Audits, Monitoring und Inspektionen (FrauHouben, KKS Leipzig)3. Bildung der ArbeitsgruppenEs wird besprochen, dass sich die einzelnen AGs selbstständig formieren sollen. Bereitsvorhandene Materialien / SOPs sollen recherchiert werden. Diese werden dann verbessert undaktualisiert. Natürlich müssen einige SOPs auch neu erarbeitet werden.Es ist ausdrücklich erwünscht, dass auch Nicht-Anwesende / Nicht-GPOH-Mitglieder in den AGsmitarbeiten bzw. den AGs zuarbeiten sollen.Die Ergebnisse der AGs werden in den nächsten Sitzungen vorgestellt und besprochen.Das Protokoll der 1. AG-Sitzung wird von Martina Zimmermann Herrn Prof. Klingebiel,Vorsitzender der GPOH zur Kenntnisnahme geschickt mit der Anfrage, ob sich die AGDokumentation bereits mit der Satzung, den Zielen und den gebildeten AGs unter‚Arbeitsgruppen der GPOH’ im Internet präsentieren kann.Martina Zimmermann bietet jeder AG ausdrücklich ihre Unterstützung an. Sie bittet darum, sieüber den Stand der Arbeit in den einzelnen AGs auf dem Laufenden zu halten.3.a) AG: Aufbau der Internetpräsenz der AG Dokumentare unter ‚Kinderkrebsinfo’ inZusammenarbeit mit Ingrid Grüneberg, Redakteurin im Büro von Prof. Dr. Ursula CreutzigDie AG wird sich um ein eigenes Logo bemühen. Vorschläge sind erwünscht.Teilnehmer:Marianne Pichlmair, marianne.pichlmair@klinikum-augsburg.deTanja Reuter, tanja.reuter@klinikum-kassel.deUte Rohrberg, urohrberg@ukaachen.deGudrun Sowada, Kinderonkologie-dokumentation@uk-koeln.de3.b) AG: Recherche über bereits bestehende Checklisten / SOPs von anderen Arbeitsgruppenmit der Thematik Dokumentation in Zusammenarbeit mit Irene Krämer, ZDM HannoverEs wird über die Notwendigkeit von Checklisten diskutiert, sie sollen Hilfestellung und Anleitungin den Kliniken sein. Die allgemeine Erfahrung in den Kliniken ist eher positiv. Bereitsvorhandene Checklisten aus den FSA-Schulungen und den Protokollen sollen aktualisiertwerden, nicht vorhandene neu erstellt werden. Hier wäre eine Mitarbeit von Kollegen/Innen derStudienzentralen hilfreich.Teilnehmer:Andrea Abdel Ghany, Kinderonkologie-dokumentation@uk-koeln.deHannah Guckeisen, hannah.guckeisen@uks.euClaudia Hoffmann, claudia.hoffmann@uks.euSilke Kullmann, silke.kullmann@med.uni-goettingen.dePetra Schoop, kinderonkologie@klinikum-bremen-mitte.de3.c) AG: Datenbankerstellung, - pflege des Adressverteilers Dokumentare,Dokumentationsassistenten, FSAs in den Studienzentralen, den Studienzentren sowieSeite 2 von 4

Unterstützung des ZDM bei der Vorbereitung zu den Tagungen MedizinischeDokumentation in der Pädiatrischen Onkologie und HämatologieMartina Zimmermann möchte auf Grund ihrer bisherigen Erfahrungen gerne eine eigeneDatenbank erstellen und pflegen. Frau Krämer bietet ihre Unterstützung an.Martina Zimmermann, martina.zimmermann@ukb.uni-bonn.de3.d)Vorbereitung der TagungenTeilnehmer:Irene Krämer, Studienunterstuetzung@mh-hannover.deKatja Simon-Klingenstein, k.simon-klingenstein@klinikum-stuttgart.deMarianne Pichlmair, marianne.pichlmair@klinikum-augsburg.deUte Rohrberg, urohrberg@ukaachen.deMartina Zimmermann, martina.zimmermann@ukb.uni-bonn.deAG: Einarbeitungskonzepte für „Neue“ Mitarbeiter, Erstellen von SOPs für einzelneArbeitsabläufe (z.B. Umgang mit Amendments, Registerstudien)Frau Krämer stellt eine Liste bereits vorhandener SOPs vor. Es wird diskutiert, welche SOPs fürunsere Arbeit wichtig sind.Teilnehmer:Katrin Apel, k.apel@klinikum-stuttgart.deElisabeth Brüggemann, e.brueggemann@asklepios.comNicole Engelke, nicole.engelke@evkb.deHeike Schmitz, heike.schmitz@evkb.deKatja Simon-Klingenstein, k.simon-klingenstein@klinikum-stuttgart.deGudrun Sowada, Kinderonkologie-dokumentation@uk-koeln.deMartina Zimmermann, martina.zimmermann@ukb.uni-bonn.deSOP Meldepflicht bei RegisterstudienHier wird als Quelle das ZLG (zentrales Landesmelderegister) und der Arbeitskreis med.Ethikkommissionen empfohlen.Tanja Reuter, tanja.reuter@klinikum-kassel.deIrene Krämer, Studienunterstuetzung@mh-hannover.de3.e) AG: Organisation im Prüfzentrum, Vorbereitung von Monitoring, Inspektion, AuditTeilnehmer:Marianne Pichlmair, marianne.pichlmair@klinikum-augsburg.deWilma struck, wilma.struck@kgu.deKay Witetscheck, k.witetschek@uke.deMartina Zimmermann, martina.zimmermann@ukb.uni-bonn.de3.f) AG: Studienzentralen: Koordination von wiederhol. Arbeitsabläufen beiProtokollerstellung, SOPs zur Einreichung der Anträge Ethikkommissionen, BfArM, PEI,LandesoberbehördenDa keine Mitarbeiter aus den Studienzentralen anwesend sind, wird dieser Punkt vertagt4. DiskussionSeite 3 von 4

Rege Diskussionen haben bereits während der Vergabe der einzelnen AGs stattgefunden undentfallen deshalb an dieser StelleMartina Zimmermann wird für ihr Engagement und ihre ausgezeichnete Arbeit gelobt.5. Termin für die 2. AG-SitzungDa voraussichtlich im Mai noch keine Ergebnisse vorliegen werden, findet die 2. Sitzung vor derTagung der Dokumentare in Hamburg am 13.09.2012 in Hamburg statt. Hier sollen ersteErgebnisse präsentiert und diskutiert werden. Die Räumlichkeit für die 2. AG-Sitzung wird vonFrau W. Treulieb, HIT-Studienzentrale Hamburg organisiert.Frau Krämer bietet an im Mai in Berlin Räume zu organisieren, falls sich die einzelnen AGs dorttreffen wollen.05.04.2012M. Zimmermann/M. PichlmairSeite 4 von 4