CM12 - Produktorientiertes Variantenmanagement in der ... - tekom

Produktorientiertes Variantenmanagementin der Technischen KommunikationTutorial - CM12Tekom Jahrestagung 2013, WiesbadenDr. Stefan DierßenDiNovum UGRalf RichterMaxxdocDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen1

ReferentenvorstellungDr. Stefan Dierßen• Dipl.Ing. im Bereich allgemeiner Maschinenbau• Spezialisierung auf den IT Sektor• Fokus: Produkte, Prozesse, Tools• Ab 2002 Beratung & Projektumsetzung im Umfeld:• Produkt Daten Management (PDM/PLM)• Maschinensimulation• Instruktion (Maschinendokumentation unterstützt durch visuelle Medien)• Seit 2008 Geschäftsführer der DiNovum• Prozessanalyse & System Konzeption (PDM, CMS, ETK, DMS)• Produktstrukturierung im Bereich Produktentwicklung - TechnischeDokumentation (Modularisierung)• Konzeption und Implementierung von „Productivity Apps“• Wiederverwendung von CAD Modellen für Animation bzw. SimulationDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen2

ReferentenvorstellungRalf Richter• Dipl.-Betriebswirt (FH)• Schwerpunktstudium Medien- und Informationswirtschaft• Ab 2003 Beratung und Key Account Management• Content Management System für die Technische Dokumentation• Ab 2008 Vertriebsleitung und Produktmanagement• Content Management System für die Technische Dokumentation• Software zur Risikobeurteilung• Fachreferent Technische Redaktion (TAE)• Ab 2012 Geschäftsführung• Technische Dokumentation• Risikobeurteilung• Beratung und Evaluierung zur Einführung von Content ManagementSystemen für die Technische Dokumentation• Seit 10/2013 Inhaber und Geschäftsführer Maxxdoc• Ganzheitliche Technische DokumentationDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen3

Zielsetzung des Tutorials• Verständnis für die Treiber von Varianten• Auswirkungen der Variantenvielfalt auf die TechnischeDokumentation• Differenzierung der Begrifflichkeiten• Wissensaufbau zur Umsetzung einesVariantenmanagements• Konzeptionelles Vorgehen bei der Strukturierung,Modularisierung und KlassifizierungDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen4

Inhaltsübersicht• Einführung in die Variantensteuerung– (Grundlagen, Begriffe, Definitionen)• Vorgehensweise bei der Umsetzung– (Inhaltsdifferenzierung, Typisieren, Klassifizieren)• Einführung einer Variantensteuerung in der Praxis– (Mögliche Vorgehensweisen)• Beispiel aus der Praxis• Fragen & Diskussion– (Fragen, Eigene Erfahrungen, Herausforderungen)Dipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen5

Einführung in die VariantensteuerungDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen6

Warum Variantenvielfalt ³ ?1) Aus Sicht der Kunden:• Unterschiedliche Ausprägung von Produkten (Anwendung, Funktion,Design, Ausstattung, Preisgestaltung)• Individualisierung von Produkten aufgrund von Kundenbedürfnissen• Technischer Fortschritt (Weiterentwicklung, Einsatz neuer Technologien)2) Aus Sicht der Hersteller:• Verkürzung von Produktlebenszyklen/Steigerung derProduktion• Beispiel BMW-Group: Aktueller Lebenszyklus: 5-6 Jahre/Auto,ca. 350 Modellvarianten mit bis zu 500 Sonderausstattungen-> 10³¹ Varianten pro Fahrzeugtyp• Aufbau neuer Vertriebskanäle (z.B. mittels OEM-Partner ->Anpassung der Varianten und Optionen an die Anforderungender Partner)• Anwendung/Anpassung der bestehenden Technologie auf neueMärkte und BranchenBild: BMWDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen7

Warum Variantenvielfalt ³ ?3) Aus Sicht der Technischen Dokumentation:• Rechtliche Sicherheit für unterschiedliche Märkte aufgrund vonabweichenden Gesetzen, Normen und Vorschriften• Individuelle Anpassung von Dokumentationen entsprechendKundenwunsch/Wunsch der Partner (OEM)• Verschiedene Zielgruppen in unterschiedlichen Märkten• Steigende Sprachenvielfalt aufgrund von Kundenbedürfnissen und derErschließung neuer Märktehttp://www.efellemedia.comDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen8

Begriffsklärung - VarianteVariante:= abweichende Ausführung= Ausgestaltung eines Produkts Technische Dokumentation:• Produktvarianten (z.B. Spezifische Konfiguration eines Produkts)• Sprachvarianten (z.B. Spanische Betriebsanleitung)• Zielgruppenspezifische Varianten (z.B. Wartungsanleitung)• Lokalisierungen (z.B. Anleitungen für den US-Markt)• Formatabhängige Varianten (z.B. Online-Hilfe)• Kundenspezifische Varianten (z.B. OEM-Layout)Regelfall = Kombination aus VariantenDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen9

Begriffsklärung - VariantensteuerungVariantensteuerung:• Determinieren von Varianten• Anlegen von Varianten• Verwaltung von Varianten• Steuerung von VariantenAbgrenzung des Begriffs: Variable = Platzhalter (meist für spezifische Werte) Version = Zeitlich und inhaltlich fixierter Stand einer VarianteDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen10

Begriffsklärung - KlassifikationKlassifikation:auch: Typifikation, Systematik= Bilden von abstrakten Klassen zur Abgrenzung bzw. OrdnungKlassifizierung:= Durchführung der Klassifikation• Einteilung von Objekten anhand bestimmter Merkmale• Erfassen von Metadaten und/oder Ablage von Objekten nach einerbestimmten SystematikKlassierung:= Anwenden einer Klassifikation auf ein Objekt (Zuordnung)Taxonomie:= Sonderform der Klassifikation• Monohierarchisches Klassifikationsschema(Baumdiagramm)Produkt 1A (1) B (1) C (1)D (1) G (1)E (3) F (1)H (1) I (1)Dipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen11

Begriffsklärung - Weitere BegriffeModul:= Informationseinheit• Teildokument (z.B. Kapitel)• Text- bzw. Informationsbaustein (z.B. Tabelle)Metadaten:= Informationen über Daten, aber nicht diese selbst• Ersteller der Information• Version der Information• Letzte Änderung der VersionVariantenmatrix:= Konsolidierte Form aller Klassifikationsmerkmale und Metadaten• Zusammenstellen von Varianten mittels Variantenfilter• Anreichern der Varianten um Variablen Üblicherweise: System Unterstützung erforderlich (z.B. im CMS)Dipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen12

Differenzierung der ProduktklassenProduktklassifikation Massenprodukt(MTS – Make to Stock)z.B. Elektronikgeräte Konfigurierbares Produkt(MTO – Make to Order)z.B. Pkw Kundenspezifisches Produkt(ATO – Assemble to Order)z.B. Werkmaschinen Einzelprodukt(ETO – Engineer to Order)z.B. KraftwerkAuswirkungen auf die TD Einmaliger Erstellungsaufwand;Wiederverwendung von Modulen; Geringer Konfigurationsaufwand 150% Beschreibung des Produkts;Wiederverwendung von Modulen; Mittlerer Konfigurationsaufwand Kundenspezifische Dokumentation;Zusätzliche Erstellung vonindividuellen Modulen; Komplexe Konfiguration Einzeldokumentation; KaumWiederverwendung von Modulen; Geringe AutomationsmöglichkeitDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen13

Sichten der StrukturthematikEntwicklung Vertrieb Produktion Doku.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------?----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Sicht der ProduktentwicklungFunktions-/ProduktionsorientiertFührendes System: ERP/ PDMDefinition der Varianten & OptionenTechnische Beschreibungen & MerkmaleBauteil-KlassifikationSicht der Technischen DokumentationInhaltsorientiertDTP/CMSIm Idealfall Übernahme der ProduktstrukturEinbettung in die Prozess-/FunktionsbeschreibungKlassifikation des ContentsDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen14

Strukturierung aus Sicht derProduktentwicklungZielsetzung:• Erfüllung von Kunden/vom Markt geforderten Funktionen auf Basis einesgeeigneten Variantenkonzepts• Aufbau der Masterstruktur entsprechend einem PS-Basiskonzeptes(z.B. Baukasten, Baureihe, Modul, Paket, etc.)Teilfunktion 1.1Funktionsträger 1Teilfunktion 1.2• Unterschiedliche Einstufung der „Produktvarianten“Funktion 1Teilfunktion 2.1Funktionsträger 2• auf Produktebene (Erzeugnisvarianten)• Montageebene (Baugruppenvarianten)• Strukturebene (Baugruppen)• Materialebene (Einzelteile)ProduktideeFunktion 2Funktion 3• Detaillierung der einzelnen Funktionsvarianten und Optionen(Modelle, Zeichnungen, Kennzahlen)• Modell-Parametrisierung auf Basis von VariantenkennzahlenTeilfunktion 2.2Teilfunktion 2.3Teilfunktion 3.1Teilfunktion 3.2Funktionsträger 3Funktionsträger 4Modul 1Modul 2Ergebnis: Generische Produktstruktur, Klassifikationsmerkmale• (Maximalstückliste), AusprägungenDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen15

Strukturen – Sicht der Redaktion• Zielsetzung: Generierung eines Informationsproduktes für ein definiertesProdukt mit gegebenen Spezifikationen• Grundelemente: Dokument/Informationsprodukt, Kapitel, Unterkapitel,Informationsbausteine/Module, Grafiken, Variablen, usw.• Inhaltsobjekte/Strukturen/Klassifikation:StrukturKlassifikationKapitel-/Objektstruktur Taxonomie / KlassifikationsattributeKapitel/ModulUnterkapitel/ModulTextbaustein/ ModulGrafikParameterModul…Produkt AProdukt A-1Produkt AProdukt A-1Klasse 456…Markt: EUKapiteltyp: WartungTyp: TabelleTyp: mit UmhausungTyp: Anzugsmoment;..Typ: Hydraulik…Dipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen16

Strukturen – Sicht der Redaktion• Konfiguration und Filter:KonfigurationKlassifikation/FilterKapitel-/Objektstruktur Taxonomie / MetadatenKapitel/ModulUnterkapitel/ModulTextbaustein/ ModulGrafikParameterModul…Produkt AProdukt A-1Produkt AProdukt A-1Klasse 456…Markt: EUKapiteltyp: WartungTyp: TabelleTyp: mit UmhausungTyp: Anzugsmoment;..Typ: Hydraulik…Dipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen17

Strukturen - HerausforderungenKonfigurationVerknüpfung zur PE-SichtKlassifikation/FilterStruktur Taxonomie Merkmale AusprägungDokumentMasterstrukturProdukt A Markt:EUKapitelProdukt A-1 Kapiteltyp: WartungUnterkapitel 1 A Produkt A-1-AGeeignete-KriterienModul X-Typ: Hydraulik XModul Y- Typ: Hydraulik YGranularitätder Objekte …- Typ: Wartung FUnterkapitel 1 B Produkt A-1-BDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen18

Strukturen - HerausforderungenMasterstruktur:• Über alle Produkte? Pro Produktfamilie ? Pro Marktsegment?..• Strukturvorgaben durch Kunden, Gesetze und NormenGranularität der Module:• Granularität nimmt mit steigender Zahl der Informationsprodukte zu• Module, die weiter granuliert werden, müssen ggf. neu übersetzt werden• Steigende Zahl von Modulen Komplexitätszunahme bei der Verwaltung, Konfiguration und Filterung! Modulgröße so groß wie möglich und so klein wie nötigVerknüpfung zur Produkt Entwicklungs-Sicht:• Übernahme der Taxonomie aus der Produktstruktur möglich?• Können Klassifikationsmerkmale direkt aus der PE übernommen werden?• Abhängigkeiten von Inhalten und technischen Baugruppen identifizierenKlassifikationskriterien:• Dienen der Ordnung Nur so viele Kriterien wie nötig definieren!• Klare und transparente Definition der Kriterien und deren Ausprägungen Akzeptanz und Verständnis bei den Mitarbeitern ist Voraussetzung!Dipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen19

Vorgehensweisebei der UmsetzungDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen20

Themenüberblick• Informationsprodukte & Masterstrukturen– Aufbereitung der Inhalte• Strukturabgleich– Taxonomien– Metadaten• Klassifikation/Konfiguration– Einbinden von SchnittstellenDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen23

Informationsprodukte & Masterstrukturen• Recherche/Auflistung aller benötigten Informationsprodukte (IP´s)• Recherche der zu berücksichtigenden Anforderungen pro IP(Normen, Gesetze, Markt, Kunde, Zielgruppe, usw.)• Definition/Berücksichtigung allgemeiner Strukturvorgaben und CI– Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Konformitätserklärung,…• Festlegung der produktübergreifenden/produktbezogenen Struktur– Übereinstimmungen über die Produktfamilien identifizieren und prüfen, obund inwieweit diese konsolidiert werden können– Festlegung einer oder mehrerer Masterstrukturen– Differenzierung von Standardmodulen, Beschreibung von VariantenDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen24

Aufbereitung der Inhalte• Recherche/Abgleich der produktübergreifenden/produktbezogenenInhalte/Module• Recherche der zu berücksichtigenden Anforderungen proInformationsbaustein/Modul (Normen, Gesetze, Markt, Kunde,Zielgruppe, usw.)• Konsolidierung der produktübergreifendenInformationsbausteine/Module• Konsolidierung aller Informationsbausteine/Module bzgl.Standardisierung• Erstellung/Ableitung der spezifischen produktbezogenenInformationsbausteine/Module (z.B. pro Kunde, pro Zielgruppe, usw.)Dipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen25

StrukturabgleichAbgleich/Matching von Produkt- undDokumentationsstruktur• Ebenenbetrachtung für eine Strukturvereinheitlichung• Abgleich/Matching der Produktstruktur mit den Taxonomien• Abgleich/Matching der Produktstruktur mit den Metadaten• Differenzierung von statischen und dynamischenInformationsbausteinen/ModulenDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen26

Konfiguration/KlassifikationKonfiguration im CMS/ Anlegen und Vergabe der Klassifikationen• Anlegen der benötigten Taxonomien• Anlegen der benötigten Metadaten (ggf. inklusive derAusprägungen)• Klassifizieren der Informationsbausteine/Module• Einbinden von Schnittstellen (z.B. ERP, PDM/PLM)• Anlegen des/der FilterDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen27

Einführung einer Variantensteuerungin der PraxisDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen28

Schritt für Schritt• Die Informationen zu einem Produkt werden produkt-/projektweise erstellt• Die Variantensteuerung entsteht analog zu den jeweilig auftretendenAnforderungen aus der Produktwelt und wächst Schritt für SchrittVorteile:• Geringer Komplexitätsgrad in der Erstellungsphase• Geringer Ressourcenaufwand in der ErstellungsphaseNachteile:• Granularität der Informationsbausteine wird „nach bestem Wissen undGewissen“ festgelegt und muss in späteren Projekten oftmals aufgebrochenund neu definiert werden• Höhere Übersetzungskosten durch die immer wieder neue Granularität derInformationsbausteine• Höherer Komplexitätsgrad bei der Verwaltung und VersionierungDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen29

Gesamtprojekt• Produkte werden in einem Gesamtprojekt in ein CMS überführt• Die Variantensteuerung wird dabei ganzheitlich betrachtet konzipiertVorteile:• Informationsbausteine/Module müssen nur einmal definiert werden• Keine zusätzlichen Übersetzungskosten, weil die Granularität derInformationsbausteine/Module weitestgehend erhalten bleibtNachteile:• Höherer Komplexitätsgrad in der Einführungsphase• Höherer Ressourcenaufwand• Oft fehlendes ErfahrungswissenDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen30

Beispiel aus der PraxisDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen31

Hersteller von Maschinen und Anlagen• Export der Produkte in alle Kontinente• Erstellung von Betriebsanleitungen und Montageanleitungen• Mehrere OEM-Partner• Schrittweise Einführung der Variantensteuerung• Ausgabe in den Formaten MS WORD und PDF• Einsatz eines CMS zur Variantensteuerung (hier: SCHEMA ST4)Dipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen32

Schritt 1: Taxonomie• Recherche der Produktstruktur• Anlegen einer analogen Taxonomieim Content Management SystemDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen33

Schritt 2: Klassifikation• Ableiten einer Klassifikation aus derProduktstruktur• Festlegen der zu verwendendenKlassifizierungsmerkmale• Entsprechende Konfiguration desContent Management Systems füreine spätere KlassierungDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen34

Schritt 3: Dokumentationsstruktur• Aufbau einer Masterstruktur• Berücksichtigung von Gesetzen,Normen, Vorschriften, Richtlinien,Kundenwünschen, etc.• Berücksichtigung derrecherchierten ProduktstrukturenDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen35

Schritt 4a: Globale Informationen• Anlegen aller globalenInformationsbausteine• Berücksichtigung vonStandardisierungsmethoden imHinblick auf Wiederverwendbarkeit• Einbindung der globalenInformationsbausteine in dieMasterstrukturDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen36

Schritt 4b: Spezifische Informationen• Anlegen der bekanntenproduktspezifischenInformationsbausteine• Berücksichtigung vonStandardisierungsmethoden imHinblick auf Wiederverwendbarkeit• Festlegen der anzuwendendenStrategie(n) zur Variantensteuerung• Entsprechende Einbindung derproduktspezifischenInformationsbausteine in dieMasterstrukturDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen37

Schritt 5: Variablen• Determination der Variablen• Anlegen der Variablen in denInformationsbausteinen (global,produktspezifisch)• Anlegen einer Wertematrix zu denVariablen (Basis für spätereautomatisierte Befüllung mitkonkreten Werten)Dipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen38

Schritt 6: Klassierung• Klassierung der Informationsbausteine mittels festgelegterTaxonomien• Klassierung der Informationsbausteine mittels konfigurierterKlassifikationsmerkmaleDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen39

Schritt 7: Erzeugen von Varianten• Zusammenstellen von Variantenmittels Variantenfilter• Anreichern der Varianten umVariablen• Generierung der Variante• im benötigten Format• für den jeweiligen OEM• für die gewünschte Zielgruppe• für den entsprechenden Markt• in der produktspezifischenAusführung• in der benötigten SpracheDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen40

Fragen & DiskussionDipl.-Ing. Dr. Stefan Dierssen41