Richtlinie für Barkasse, Banküberweisungen und Belege

Bund der DeutschenKatholischen Jugendim Erzbistum BerlinErzbischöfliches Amtfür JugendseelsorgeStand Berlin, den 07.08.2013An alle Verantwortlichenin der Kinder- und JugendarbeitRoutine Standards für Barkasse, Banküberweisungen und BelegeLiebe Finanzverantwortliche,wer öffentliche Gelder- wie ihr es über die Zuschüsse macht- in Anspruch nehmen will, muss sich verpflichtenfür die ordnungsgemäße Verwendung und die entsprechende Nachweisführung Sorge zu tragen. Zuwendungendürfen nur solchen Empfänger bewilligt werden, bei denen eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gesichertist und die in der Lage sind, die Verwendung der Mittel bestimmungsgemäß nachzuweisen.Damit Rechnungen und Belege reibungslos gebucht und ausgezahlt werden können, haben wir die wichtigenPunkte zusammengetragen. Wir bitten, diese bei jeder Abrechnung zum Vergleich anzuwenden, damit unnötigerAufwand (z.B. bei Rückfragen) vermieden werden kann.Die Nachweisführung durch eine Buchhaltung ist nicht immer leicht und zugleich für jeden verständlich.Deshalb haben wir für euch ein Kassenbuch elektronisch angefertigt und dabei Rechnungsformeln hinterlegt. Esist eine Datei für die Barkassenbewegungen und eine für die Bankbuchungen auf dem Verbands- Dekanats- Konto.Hier könnt ihr eine Nummer für die Barkasse und eine andere für das Girokonto vergeben, dann habt ihr inder Bank- und Kassenführung eine gute Übersicht für eure Einnahmen und Ausgaben. Das elektronische Kassenbuchkönnt ihr euch herunterladen unter http://www.bdkj-berlin.de/foerderung/.Öffentliche Finanzmittel werden unter bestimmten Bedingungen für die kirchliche Jugendarbeit bewilligt. Dahersind alle eure Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen und es gilt der Grundsatz:Keine Auszahlung und keine Buchung ohne Beleg!!!• Alle Rechnungen und Belege müssen folgende Angaben haben:Firmen Namen, Einzelhandelanschrift, Gaststättenanschrift oder Trägeranschrift,Datum,einzelne Positionen der Ausgaben undbei Rechnungen Unterschrift der Person, die diese Rechnung ausgestellt hat.Belege und Rechnungen für VeranstaltungenZusätzlich mit Zeitraum und der Bezeichnung der Veranstaltung beschriften.Gaststätten Belege und RechnungenZusätzlich mit Angaben der Notwendigkeit und Angaben der Personen, welche daran teilgenommenhaben einreichen.• RechnungenMüssen auf den BDKJ, einen Mitgliedsverband, oder eine Kirchengemeinde ausgestellt sein.Rechnungen die über ein Privatkonto ausgeglichen worden sind, bitte mit Zahlungsnachweis (Kopiedes Kontoauszuges) und Originalrechnung einreichen.• Grundsätzlich dürfen sich in der Buchhaltung nur Originalbelege befindenAusnahmen bilden Belege für Maßnahmen, die einem Verwendungsnachweis beigefügt werdenmüssen. In diesen Fällen ist für die eigenen Unterlagen unbedingt eine Fotokopie anzufertigen.Diese muss den Hinweis zum Auffinden der Originalbelege tragen.

• Thermo- Belege und Thermo- RechnungenMüssen kopiert und im Original mit der Kopie eingereicht werden. Darauf bitte angeben, wofürdiese Ausgabe gewesen ist.Ausgaben für Benzinkosten müssen folgende Angaben haben:km- Stände von Abfahrt und Ankunft, Kfz- Kennzeichen und Halter des Fahrzeugs angeben.• TeilnehmerbeiträgeMüssen ohne Verrechnung mit Ausgabe- Belegen komplett bei der Bank eingezahlt werden.Besser ist noch die Teilnehmerbeiträge von den Teilnehmern sich direkt überweisen zu lassen.• Belege ohne die oben beschriebenen Angaben, werden nicht anerkannt• Quittungen und RechnungenPfand, Tragetaschen, Alkohol und Zigaretten, so auch für Privatzwecke eingekaufte Artikel, müssenaus dem Gesamt- Betrag rausgerechnet werden.Es dürfen keine Positionen auf den Rechnungen, oder Belegen unkenntlich gemachtwerdenBitte unterstreichen und daneben die Positionen rausrechnen.• Honorare und FahrtkostenerstattungenMüssen grundsätzlich überwiesen werden.• Alle erhaltenen Vorschüsse über eine Überweisung oder über eine Barauszahlung ausder BarkasseMüssen mit Vorschussabrechnungsübersicht und Originalbelegen nachgewiesen werden.Muster-Bargeld Abrechnung für die Abrechnung der Vorschüsse im Anhang• Bargeld Abhebung mit der EC- Karte von der BankEs muss unterschieden werden zwischen Barauszahlung an Kasse und Barabhebung von derBank an „Dritte“.Barauszahlung an KasseMuss in Barkasse als Eingang verbucht werden.EC- Karten Abhebung die nicht an die Barkasse eingezahlt worden sindJede Bargeldabhebung von der Bank, die nicht in die Barkasse eingezahlt worden ist, muss komplettmit Kostenübersicht (mit Einnahme und Ausgabeübersicht) abgerechnet werden. Abrechnungsiehe Muster unten.Bei Weitergabe des abgehobenen Betrages an „Dritte“ muss eine Quittung, oder ein Schuldscheinausgestellt werden.Die Unterschrift des Empfängers und der Grund der Zahlung (mit Datum) müssen auf dem Belegeingetragen sein. Keine Weitergabe an „Dritte“ ohne Quittung.Alle Personen, die Bargeld erhalten haben, müssen die Bargeldeinnahme quittieren und im Anschlussbei der Verwaltung mit Kostenübersicht abrechnen, (Kostenübersicht- Vorlagen unten alsBeispiel angegeben).BDKJ:Waldemarstraße 8aEingang von Dresdenerstraße 2810999 BerlinTel.: (0 30) 75 69 03-0Fax: (0 30) 75 69 03-70E-Mail: info@bdkj-berlin.deInternet: www.bdkj-berlin.deEAJ:Waldemarstraße 8aEingang von Dresdenerstraße 2810999 BerlinTel.: (0 30) 75 69 03-0Fax: (0 30) 75 69 03-70E-Mail: eaj@erzbistumberlin.de

VorschussabrechnungAbrechnung: (Name der Veranstaltung?) und (Name des Vorschussinhabers?)__________________________________________________Lfd. Nr. Beleg Nr. Beleg-DatumEmpfänger Grund der Zahlung Einnahme AusgabeSummeSaldoRückzahlungRestvorschussHiermit bestätige ich die Richtigkeit der Angaben,Datum ______________Unterschrift: ______________________________Abrechnung erhalten am: ________________vom____________________________________Gezeichnet sachlich richtig:(Name)______________________________________________________________________________________________________BDKJ:Waldemarstraße 8aEingang von Dresdenerstraße 2810999 BerlinTel.: (0 30) 75 69 03-0Fax: (0 30) 75 69 03-70E-Mail: info@bdkj-berlin.deInternet: www.bdkj-berlin.deEAJ:Waldemarstraße 8aEingang von Dresdenerstraße 2810999 BerlinTel.: (0 30) 75 69 03-0Fax: (0 30) 75 69 03-70E-Mail: eaj@erzbistumberlin.de