roXtra Whitepaper (Funktionen im Detail) - Rossmanith GmbH

InhaltroXtraHighlightsFunktionen...............................................................................................................35Sicherheit.......................................................10Erweiterungen................................................11Kontakt..................................................................... 14Version 02/20132

HighlightsMit roXtra erleben Sie eine neue Leichtigkeitin der Dokumentenlenkung. Siesparen Zeit und Kosten. Die Dokumentation,Bearbeitung und Freigabe von Dokumentenwird für jeden Mitarbeiter benutzerfreundlichund einfach durchführbar,ohne aufwendige Schulungen.roXtra schafft Potenziale über Abteilungs-und Unternehmensgrenzen hinweg.Mit roXtra sind relevante Informationenzum richtigen Zeitpunkt, am richtigenOrt verfügbar. Die Entscheidung, wem Dokumentein welchem Umfang zugänglichgemacht werden, liegt bei Ihnen. Sie undIhre Mitarbeiter können standortunabhängigan Dokumenten arbeiten, miteinanderkommunizieren, Daten prüfen und freigeben.Für Anwendungsfälle wie die Dokumentenlenkungim Qualitätsmanagement,Assetmanagement, Vertragsmanagement,Due Diligence oder DocumentCompliance, stehen zusätzlich spezielleFunktionalitäten zur Verfügung.Unser Ziel: Sie und Ihre Mitarbeiter begeistern.Wir liefern Ihnen kein komplexesSoftwaresystem, sondern eine effi zienteLösung, die schnell einsatzbereit ist undIhnen vom ersten Tag an wirklichen Nutzenbringt.roXtra ist „Vielseiter“ - und Spezialist.Entdecken Sie, welche Möglichkeiten dasSystem für Sie bereithält. Die umfangreichenKernfunktionen bieten Ihnen alle Möglichkeiten,ein lebendiges und intuitivesDokumentenmanagement zu realisieren.3

HighlightsDesign trifft auf BenutzerfreundlichkeitDer Einstieg in die Arbeit mit roXtra ist dabeiim Gegensatz zu vielen Dokumentenmanagementsystemenschnell und einfachvollzogen - weil Sie in einer gewohnten,benutzerfreundlichen Umgebung arbeiten.Ihre Wahl: Intranet oder Internet?roXtra kann entweder auf Ihren eigenenServern installiert werden oder steht alternativals ASP-Plattform zur Verfügung.Sie können auf Dokumente in roXtra vonjedem beliebigen Rechner mit roXtra-Anschlusszugreifen.SchnittstellenroXtra bietet Ihnen vielfältige Schnittstellenfür Ihr Intranet oder beliebige andereAnwendungen. roXtra ist damit fl exibel anIhre individuellen Bedürfnisse anpassbar.Über eine umfangreiche API ist ein einfacherDatenaustausch möglich.Geringer Installations- und SchulungsaufwandroXtra ist in kürzester Zeit einsatzbereit,eine Clientinstallation ist nicht notwendig.Durch eine einfache und intuitive Bedienungund die gewohnte Bearbeitung inMicrosoft-Offi ce-Programmen sparen Siemit roXtra Zeit und Kosten für aufwendigeSchulungen.4

FunktionenSie möchten sich als Benutzer eines Dokumentationssystemsmit Ihrer Arbeit beschäftigen- und nicht mit der Bedienungeiner Softwarelösung. Alle Funktionalitätenin roXtra werden nach diesem Anspruchfortlaufend weiterentwickelt.Skalierbar für 10-10.000 AnwenderEgal ob Sie roXtra nur für wenige Mitarbeiteroder als Großunternehmen für ganzeAbteilungen und Standorte einsetzen wollen:Die Anzahl der Nutzerlizenzen könnenSie frei an Ihre Bedürfnisse anpassen.Ihre Komplettlösung für die DokumentenlenkungroXtra unterstützt den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus,von der Erstellungüber die Revisionierung und Freigabe bishin zur Archivierung.Übersicht der Kernfunktionen vonroXtra:Benutzereinladung und webbasierter ZugriffNutzerlizenzenmanagementBenutzerrechtemanagementWorkflowmanagementAufgabenmanagementVerteilung und LesebestätigungArchivierung und RevisionierungFreigabe von DokumentenSchnellansichten HTML/PDFSammeldruck und AuswertungenFeld- und VolltextsucheVerlinkungenGrafische ÜbersichtsseitenÜbernahme bestehender DokumentationKommunikation via Nachrichten5

FunktionenBenutzereinladung und webbasierterZugriffroXtra ist über den Browser zugänglich unddamit standortunabhängig nutzbar. NeueBenutzer können Sie einfach per Mail indas System einladen und ihnen eine Nutzerlizenzsowie Benutzerrechte zuweisen.NutzerlizenzenFür roXtra gibt es drei verschiedene Nutzer-Lizenzen.Die Bearbeiter-Lizenz und die Leser-Lizenz sind personenbezogen. Die Bearbeiter-Lizenzbeinhaltet im Gegensatzzur reinen Leser-Lizenz die Möglichkeiten,Dokumente zu bearbeiten, zu prüfen undfreizugeben.Die Public-Leser-Lizenz ist nicht personenbezogenund ist als Sammel-Zugangzu verstehen. Sie macht ebenfalls einenrein lesenden Zugriff auf roXtra möglichund eignet sich im Besonderen für denexternen Zugriff durch Kunden oder Geschäftspartner.BenutzerrechtemanagementFür jeden Benutzer werden im Systemindividuelle Zugriffs-, Bearbeitungs- undFreigaberechte festgelegt. Um diesen Vorgangso einfach wie möglich zu halten,können Sie mehrere Benutzer zu Gruppenzusammenfassen und die Rechte für dieeinzelnen Gruppen gesammelt vergeben.Im Benutzermanagement können auchStellvertreterregelungen und die Administratoreneingetragen werden.6

FunktionenFrei definierbare Prüfungs- und FreigabeworkflowsFür Ihre Dokumente legen Sie in roXtraindividuelle Workfl ows fest. Dabei defi nierenSie verschiedene Rollen, wie z.B. diedes Dokumenten-Verantwortlichen, desBearbeiters, des Prüfers und des oder derEmpfänger. Alle Workfl ows werden aufWunsch auch grafi sch dargestellt. Überdie grafi sche Darstellung kann die Lenkungund der aktuelle Stand des Dokumentseingesehen werden.Email-Anbindung mit Aufgaben- undEskalationsmanagementAn die Prüfungs- und Freigabeworkfl owssind das Aufgaben- und Eskalationsmanagementangeschlossen. Aufgaben innerhalbder Workfl ows werden automatischgeneriert. Der jeweilige Nutzer wirdin roXtra und zusätzlich per Email benachrichtigt.Wird eine Aufgabe nicht fristgerechterledigt, kommt es zur Eskalation.Der Dokumenten-Verantwortliche oderVorgesetzte wird dabei automatisch benachrichtigtund kann eingreifen.Verteilung und LesebestätigungWird ein Dokument freigegeben oder neueingestellt, wird es automatisch an dieausgewählten Empfänger verteilt. Diesebekommen eine neue Aufgabe in roXtrazugewiesen, zusätzlich werden alle Empfängerauch per E-Mail informiert. Vor demVerteilen eines Dokuments können Sie ausverschiedenen Varianten der Lesebestätigungwählen. So können bei kritischen DokumentenMultiple-Choice-Tests hinterlegtwerden.7

FunktionenAutomatische Archivierung und RevisionierungWenn Sie Dokumente einstellen oder bearbeiten,werden diese automatisch revisioniert.Die Revisionsnummer wird entwederdurch roXtra automatisch erzeugt odermanuell eingegeben. Wenn Sie Dokumenteoder Aufzeichnungen löschen, werdendiese in roXtra archiviert.Freigabe von DokumentenDokumente werden entweder über einenWorkfl ow freigegeben und an Benutzerverteilt, oder bestimmte Inhalte des Systemswerden direkt über offene Links zugänglichgemacht. Diese können Sie jederzeitauch wieder deaktivieren.Sammeldruck und AuswertungenMit der Funktion des Sammeldrucks habenSie die Möglichkeit, ein Gesamt-PDF ausder Dokumentation oder einzelnen Ordnernin roXtra zu erzeugen. VerschiedeneAuswertungen und Reports unterstützenIhr Monitoring.Schnellansichten der Dokumente alsHTML und PDFIhr Zugriff auf Dokumente in roXtra verläuftschnell und übersichtlich. Sie können sichein Dokument in den Schnellansichten sowohlim HTML als auch im PDF Format anzeigenlassen.8

FunktionenFeld- und VolltextsucheMit der integrierten Suche fi nden Sieschnell relevante Dokumente zu einembestimmten Stichwort. Dabei wird zusätzlichzu den Metadaten (Feldern) des Dokumentsauch der Inhalt durchsucht. Dokumente,die außerhalb der Zugriffsrechteliegen, werden in den Suchergebnissennicht angezeigt.Verlinkung und grafische ÜbersichtsseitenDokumente, die miteinander in Zusammenhangstehen, können als Referenzengekennzeichnet werden. Über Hyperlinksim Text werden Dokumente untereinanderverlinkt. So gelangen die Leser mit nur einemKlick direkt zu weiterführenden Informationenund mitgeltenden Unterlagen.Dokumente, die Sie häufi g nutzen, könnenSie Ihren Favoriten zuordnen.Grafi sche Übersichtsseiten (z.B. in MicrosoftPowerpoint) können Sie ebenfallsmit Verlinkungen versehen. Die Darstellungund Verknüpfung von verschiedenenInhalten wird so besonders anschaulichund benutzerfreundlich.Kommunikation via NachrichtenZu jedem Dokument können in roXtra öffentlicheoder private Nachrichten versendetwerden. Dabei können Sie nur mitBenutzern kommunizieren, die ebenfallsZugriffsrechte auf das entsprechende Dokumentbesitzen.Übernahme bestehender DokumentationenIhre bisherige Dokumentation kann einfachin roXtra importiert und integriert werden,auch aus bisher genutzten Systemen.9

SicherheitDie Sicherheit aller Ihrer Datenund Dokumente ist uns ein persönlichesAnliegen. Datensicherheitbedeutet die Integrität, Vertraulichkeitund Verfügbarkeit Ihrer Dokumente undDateien in roXtra.Installation auf Ihren eigenen Servernoder sicheres Hosting am StandortDeutschlandSie können je nach Bedarf wählen, ob dasSystem auf Ihren eigenen Servern installiertwird, oder auf Servern, die von unsam Standort Deutschland gehostet werden.Beide Möglichkeiten bieten Ihnen einhöchstes Maß an Sicherheit. Dabei ist vorallem für Unternehmen mit eingeschränkteninternen IT-Ressourcen das Hostingdurch die Server der Rossmanith GmbHeine optimale Lösung.Sicherer, verschlüsselter Datenaustauschmit HTTPSIhre Daten werden durch eine mit SecureSockets Layer (SSL) geschützte HTTPSVerbindung zwischen Client und Serverübertragen. Wir verwenden hierfür ausschließlichZertifikate von international anerkanntenZertifizierungsstellen.Doppelte Authentifizierung beim LoginDie optionale Zwei-Stufen-Authentifizierungbeim Login stellt sicher, dass sichnur der Benutzer persönlich in seinenroXtra-Account einloggen kann. Bei diesermehrstufigen Authentifizierung gibt der Benutzerzusätzlich zu seinem persönlichenPasswort einen weiteren PIN ein, den erbspw. per Mail zugesendet bekommt.Explizite ZugriffsrechteÜber die Rechtevergabe in roXtra stellenSie sicher, dass Benutzer nur auf Dokumenteund Dateien zugreifen können, aufdie Sie tatsächlich Zugriffsrechte haben.Dabei können Sie auch einstellen, ob Dokumentenur gelesen, oder auch heruntergeladenund bearbeitet werden können.Diese Rechte können bis auf Dokumentenebenevergeben werden.Statisches oder dynamisches WasserzeichenBei Dokumenten kann ein statisches oderdynamisches Wasserzeichen hinterlegtwerden. Damit können Sie Dokumente beispielsweiseals ‚vertraulich‘ kennzeichnenoder die Authentizität eines Dokumentsnachweisen.10

ErweiterungenSie können roXtra durch verschiedeneModule und Funktionen aus unseremPortfolio ergänzen. Mit roXtra steht Ihnenein System zur Verfügung, das sich nachIhren individuellen Ansprüchen und Wünschenausbauen lässt.SprachmoduleCorporate DesignImportscannerEinbindung externer DatenbankenCD BuilderActive Directory/LDAP ConnectorIndividuelle ErweiterungenroXtra Anwendungsfälle: Gehen Sie mitroXtra einen Schritt weiter. Lassen Siesich von uns beraten, wie roXtra Ihre Prozesseim Bereich des Dokumentenmanagementsoptimieren kann.Spezielle Anwendungsfälle von roXtra mitspezifischen zusätzlichen Funktionalitäten:• Qualitätsmanagement• Assetmanagement• Vertragsmanagement• Due Diligence• Document Comliance11

ErweiterungenSprachmoduleBei internationalem Einsatz kann die Sprachefür jeden Nutzer individuell eingestelltwerden. Die bereits verfügbaren Standardsprachensind einfach implementierbar.Jede weitere Sprache kann ohne großenAufwand realisiert werden.Aktuell können wir Ihnen roXtra in folgendenSprachen anbieten:• Chinesisch• Englisch• Italienisch• Niederländisch• Portugiesisch• Tschechisch• Deutsch• Französisch• Kroatisch• Polnisch• Spanisch• TürkischCorporate DesignWir passen die roXtra-Oberfl äche an IhrCorporate Design an. Durch den Einsatzder Unternehmensfarben und Ihres Logosist roXtra perfekt in Ihre Unternehmenskulturintegriert.• UngarischImportscannerMit dem Importscanner können Sie Papierdokumentein roXtra erfassen, wahlweisekönnen beim Scannen auch direkt Metainformationenzu den Dokumenten mit angegebenwerden.12

ErweiterungenEinbindung externer Quellen und DatenbankenÜber Verlinkungen, spezifi sche Schnittstellenund die roXtra API kann auf Dokumentein anderen Systemen zugegriffen werden.Genauso können Sie einen Zugriff aus anderenAnwendungen auf roXtra einrichten.CD BuilderMit dem CD-Builder können Sie Daten undDokumente für eine serverunabhängigeNutzung exportieren.Active Directory / LDAP ConnectorSie erhalten eine direkte Anbindung an IhreWindows Domäne zur Benutzer-, Gruppen-und Kennwortsynchronisation.Individuelle ErweiterungenDer modulare Systemaufbau von roXtraverfügt über zahlreiche Schnittstellen undeine umfassende API-Funktionalität. ImRahmen des Customizings können problemlosauch ganz individuelle Lösungenumgesetzt werden.Sonderentwicklungen werden dabei nachErstellung eines Pfl ichtenhefts auf Wunschzum Festpreis angeboten. So können Siebereits vorab den Nutzen kalkulieren.13

oXtra live erleben!Erleben Sie roXtra und alle Funktionalitäten live bei einer Online-Präsentation: Wir schalten Siedabei per Internet auf unser System auf und zeigen Ihnen die gesamte Arbeitsweise, währendam Telefon alle Fragen ausführlich beantwortet werden können.Rufen Sie uns an unter +49 (0)7161 50570-0 oder sendenSIe uns eine E-Mail an service@rossmanith.com.Wir freuen uns auf Sie!Mit roXtra befinden Sie sich in guter Gesellschaft:Rossmanith GmbHPoststraße 41D - 73033 GöppingenTel. +49 (0)7161 50570-0Fax +49 (0)7161 50570-29service@rossmanith.com14