Auf den Punkt gebracht - Die Projektfabrik GmbH

SEPA und die Steuerliche Compliance in DeutschlandFinanzverwaltung beanstandet unsignierte Elektronische KontoauszügeKönigstein / Kronberg, den 10.12.2013Autoren:Klaus Schwägerl, Die Projektfabrik GmbHDr. Dirk-Oliver Kaul, Steuersozietät Sanftenberg, Münch & KaulAm 01.02.2014 ist es soweit. 26 nationale Zahlungsverkehrssystemein 33 Ländern werden durch den einheitlichenZahlungsverkehrsraum SEPA abgelöst. Eine technischeHerausforderung? Sicherlich, aber es stellt sich in Deutschland alsweitere Herausforderung die Sicherstellung steuerlicher Complianceim Zahlungsverkehr dar.en BlickAuf den Punkt gebracht Zahlungsverkehr wird mitSEPA dynamisch. JährlicheFormatänderungen sindsteuerkonform nachzuhalten Digitale Kontoauszüge sind nurDie Problemstellung:Verstärkt werden wir von Banken und deren Firmenkunden aufHinweise der Deutschen Finanzverwaltung angesprochen, dasselektronische Kontoauszüge als steuerlicher Nachweis nichtanerkannt werden, wenn diese nicht rechtsverbindlich digital signiertsind. Anlass für die Autoren, die Anforderungen der steuerlichenCompliance im SEPA Umfeld näher darzustellen.Die Deutschen Rechtsgrundlagen:Rechtliche Grundlagen für das Erfordernis einer qualifiziertendigitalen Signatur finden sich im Signaturgesetz (SigG). DieVerpflichtung zur handelsrechtlich richtigen und steuerkonformenAufbewahrung von Unterlagen ergibt sich unter anderem aus demHandelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).Branchenspezifisch sind weitere Aufbewahrungsvorschriften zuberücksichtigen.Dass eine elektronische Buchführung im Unternehmen den„Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“(GoBS) entsprechen muss, versteht sich von selbst. ImRahmen der Abgabenordnung und GoBS muss der Steuerpflichtigeeine Verfahrensdokumentation der relevanten IT Systemebereitstellen, mit der sich ein Prüfer in angemessenem Zeitrahmeneinen Systemüberblick verschaffen kann. Dazu gehört z.B. aucheine Beschreibung der mit dem System möglichen Auswertefunktionen,Reports und Tabellen. Die gesamte Dokumentationmuss zwingend in deutscher Sprache verfasst sein, da dies dieAmtssprache ist.Die Durchführung von Betriebsprüfungen im Kontext steuerlichaufzubewahrender, originär digital erzeugter Unterlagen ist in den„Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitalersteuerkonform, wenn sierechtsverbindlich digital signiertsindBetriebsprüfer haben keinVerwertungsverbot für zu vielbereitgestellte UnterlagenBei einem Softwareupdate aufSEPA ist die SteuerkonformitätsicherzustellenBei einem Systemwechselwegen SEPA müssenaufbewahrungspflichtige Datensteuerkonform aufbereitetwerden und die Auswertefunktionender Altapplikationnachgebaut werdenKann dies nicht sichergestelltwerden, muss die Altapplikationüber den Zeitraum der Aufbewahrungspflichtlauffähig undauswertbar erhalten werdenBeim Outsourcing desZahlungsverkehrs undDatenhaltung im Ausland mussdie Finanzverwaltung diesvorher genehmigen

Unterlagen“ (GDPdU) seit 2002 geregelt. Gemäß einer von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwCim März 2012 veröffentlichen Studie verlangte bei einer Umfrage unter 230 repräsentativenUnternehmen bei 75% die Finanzverwaltung den Digitalen Zugriff auf steuerrelevante Daten. Tendenzgegen 100% steigend!Die Zugriffsarten auf DatenZu unterscheiden ist generell zwischen der Aufbewahrungspflicht aus einem Vertrag und dersteuerlichen Aufbewahrungsfrist. So ist in vielen SEPA Informationen zu lesen, dass dasLastschriftmandat einer 14 monatigen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Im handelsrechtlichen Sinneabsolut korrekt. Im steuerlichen Sinne unterliegen Mandate jedoch nach der Abgabenordnung einerAufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren nach Ablauf der Gültigkeit, wenn man in ihnenBuchungsbelege sieht. Wenn sie „nur“ Geschäftsbriefe darstellen, sind es 6 Jahre. EineRechtsprechung dazu gibt es noch nicht, es entscheidet also der Betriebsprüfer.Der Umfang einer Betriebsprüfung ist in der Prüfungsanordnung geregelt. Seit Einführung der GDPdUim Jahre 2002 besteht für Betriebsprüfer zumindest nach Auffassung der Finanzverwaltung keinVerwertungsverbot von bereitgestellten Unterlagen, auch wenn diese versehentlich zugänglichgemacht wurden. Dies alleine erfordert höchste Sorgfalt in der Zusammenstellung der angefordertenPrüfungsunterlagen durch den Steuerpflichtigen.Betriebsprüfer können diverse Datenformate verarbeiten, diese sind in den Fragen und Antwortenzum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung dokumentiert. Im Rahmen der GDPdU könnenBetriebsprüfer wahlfrei nach drei Zugriffsarten auf die entsprechenden Daten zugreifen. Dabei könnensie sich für eine Zugriffsart oder eine beliebige Kombination mehrerer Zugriffsarten gleichzeitigentscheiden:Z1: Der „unmittelbare Datenzugriff“beinhaltet den Nur-Lesezugriff auf DV-Systeme durch den Prüfer zur Prüfung der Buchhaltungsdaten,Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalenDatenbank). Darunter fällt auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichenDV-Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten.Z2: Beim „mittelbaren Datenzugriff“müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmenoder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Verlangt werden darf aber nur eine maschinelle Auswertung mitden im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Die Kosten der maschinellenAuswertung hat das Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind die Unternehmen zur Unterstützungdes Prüfers durch mit dem DV-System vertraute Personen verpflichtet.Z3: Bei der „Datenträgerüberlassung“sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertungder Daten notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne undexterne Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch inden Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden.Was heißt das konkret bei der SEPA Umstellung?Bisher war der Deutsche Zahlungsverkehr statisch, das heißt, die in Deutschland verwendetenFormate DTAUS und DTAZV haben sich nicht verändert. Künftig, mit SEPA werden die Formatedynamisch. Jährlich im November tritt in der Regel ein neues Rulebook (einheitliches Regelwerk fürdie Abwicklung von SEPA Überweisungen und SEPA Lastschriften) des European Payments Council

(EPC) in Kraft. Anpassungen der SEPA Formate sowie Änderungen unterschiedlicher Zahlungsverkehrsdienstleisterführen dazu, dass dies auch Konsequenzen für in Deutschland steuerpflichtigeUnternehmen nach sich zieht. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat vereinbart, dass im SEPAZahlungsverkehr immer das aktuelle und das Vorgängerformat von Banken angenommen werden.Nachstehend werden aus der Praxis verschiedene Szenarien und deren HandlungsanforderungenaufgezeigtSzenario 1: Ein Softwareupdate der ZahlungsverkehrsapplikationHier ist zunächst sicherzustellen, dass die Auswertefunktionen der Applikation bei einemSoftwareupdate über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht weiterhin bestehen bleiben.Archivdaten müssen, auch wenn sie in dritten Archivsystemen gespeichert wurden in dieOriginalapplikation zurückgeladen werden und mit den Werkzeugen der Applikation ausgewertetwerden können.Weiterer Faktor ist die lückenlose, retrograde Recherchierbarkeit von unveränderbaren Daten. Diessetzt ein entsprechendes Archivkonzept voraus. Ein Backup von Daten am Monatesende wird dieserAnforderung nicht gerecht, da dort Buchungsvorgänge nur zum Stichtag gespeichert werden und nichtmehr retrograd lückenlos recherchierbar sind.Für den Betriebsprüfer ist beim Z3 Zugriff das Datenmodell über den Aufbewahrungszeitraum zuharmonisieren und die Daten sind unter Umständen zu denormalisieren.Beispiel: Die Prüfungsanordnung des Finanzamtes umfasst den Zahlungsverkehr für die Jahre 2011,2012 und 2013. Im Jahr 2013 hat das Unternehmen den Zahlungsverkehr auf SEPA umgestellt. Damitsind auch Formatänderungen im Jahr 2013 (SEPA=ISO20022) erforderlich geworden. Der Prüfer lädtsich z.B. beim Z3 Zugriff die Daten der prüfungsrelevanten Jahre in seine Prüfersoftware IDEA. Nurmit denormalisierten Daten und einem harmonisierten Datenmodell welche diese Systemänderungenberücksichtigen, kann sich der Prüfer einheitlich strukturiert die Daten zur Auswertung ansehen.Strukturinformationen wie Tabellen, Felddefinitionen und Verknüpfungen der zu prüfendenDatenbestände sind explizit zu beschreiben. Dazu kann der Datenbeschreibungsstandard mit der„index.xml“ Datei verwendet werden. Die „index.xml“ ist nicht zwingend zur Anwendungvorgeschrieben, jedoch aus unserer Sicht sehr empfehlenswert. Die Spezifikationen sind im Netz freizum kostenlosen Download verfügbar.Szenario 2: Die Ablösung der Altapplikation durch eine neue, SEPA fähige ApplikationDieses Szenario ist komplizierter als Szenario 1. In den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrechtder Finanzverwaltung, Stand 22.01.2009, ist kommentiert: „Die nach § 147 Abs. 2 Nr. 2Abgabenordnung geforderte maschinelle Auswertbarkeit von Daten ist durch ein Archivsystem nursichergestellt, bzw. gegeben, wenn das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht diegleichen Auswertungen ermöglicht, als wären die Daten (einschließlich Auswertungstools) noch imProduktivsystem.“Übersetzt bedeutet dies, dass vor dem Abschalten und Abbau der Altapplikation die unter Szenario 1beschriebenen steuerlichen Anforderungen sichergestellt werden, darüber hinaus jedoch auch alleAuswertefunktionen der Originalapplikation nachgebaut werden müssen. Sollte dies nichtsichergestellt sein, muss die Altapplikation über den gesamten Aufbewahrungszeitraum verfügbar

gehalten werden. Dies ist technisch sehr aufwändig in der Umsetzung, schon alleine regelmäßigeKontrollen der Funktionsfähigkeit der Applikation und der Lesbarkeit der Daten sind von den Kostenund dem Aufwand kaum zu rechtfertigen.Wird eine Migration in ein neues System vorgenommen, dann darf sich zwar das Format der Datenverändern, die Daten jedoch selbst auf keinen Fall. Bei Migrationen droht eine weitere Stolperfalle. Oftwird bei einer Migration das Erstelldatum der Datei automatisch mit dem Migrationsdatumüberschrieben. Auch hier ist entsprechende Vorsorge zu treffen, z.B. darf dies nicht dazu führen, dassein Unternehmen Daten länger aufbewahrt als erforderlich.Szenario 3: Ein Outsourcing der Zahlungsdienstleistungen an einen DrittanbieterDieses Szenario entspricht den erweiterten Anforderungen aus dem Szenario 2. Zusätzlich ist zuprüfen, ob es sich beim Outsourcing um eine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des §11 BDSGhandelt. Hier sind dann unbedingt die Vorgaben für die Auftragsdatenverarbeitung zu beachten.Die Speicherung elektronischer Buchführung kann auch im Ausland nach dem Jahressteuergesetz2009 auf Antrag von der Finanzbehörde genehmigt werden. Elektronische Bücher und sonstigeelektronische Aufzeichnungen dürfen nach §146 Abs. 2a AO auf Antrag und unter engenVoraussetzungen im Ausland aufbewahrt werden.Ausland ist jedoch so definiert, dass damit die EU Staaten und die Staaten des EuropäischenWirtschaftsraumes (Norwegen, Liechtenstein, Island) gemeint sind. Mit dem Antrag ist dieGenehmigung des ausländischen Staates vorzulegen, dass der deutsche Fiskus auf die Daten imAusland zugreifen darf. Auf jeden Fall, auch bei einem Outsourcing und Datenhaltung im Inland, istsicherzustellen, dass die Finanzverwaltung Zugriff auf die Daten im Rahmen ihrer Prüfungsanordnungerhält.Die gute Nachricht:Rückstellungen für Kosten im Zusammenhang mit Aufbewahrungspflichten sind in der Bilanzausweisbar. Dies betrifft zum Beispiel Anpassungen der IT Systeme, Softwarekosten für dieEinrichtung eines Datenzugriffskonzeptes im Rahmen von Z1 Prüfungen, Archivierungskosten sowieKosten für die Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit älterer Hard- und Software für denDatenzugriff. Nicht Rückstellungsfähig sind Anschaffungskosten für Archivsysteme. Sind Systeme fürdiesen Zweck anzuschaffen, werden deren Kosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauerabgeschrieben.Digitale Rechtsverbindliche Signatur für Kontoauszüge:Abschließend möchten die Autoren die eingangs erwähnten Hinweise der DeutschenFinanzverwaltung hinsichtlich elektronischer Kontoauszüge kommentieren.Kontoauszüge werden von Banken digital im MT940/942 oder künftig im CAMT05x Format verschickt.Diese sind aber nur rechtlich verbindlich, wenn sie mit einer qualifizierten Digitalen Signatur nachSignaturgesetz versehen sind. Aus diesem Grund versenden derzeit Banken neben denelektronischen Kontoauszügen ebenfalls ausgedruckte Kontoauszüge.

Die Lösung:Bestandteil der SEPA Lösung der Projektfabrik GmbH ist eine Auftragsdatenverarbeitung für Bankenunter Verwendung der qualifizierten digitalen elektronischen Signatur der Kontoauszüge. Damit stellenwir für Banken und deren Firmenkunden die steuerliche Compliance elektronischer Kontoauszügesicher. Als Zusatznutzen wird neben der Kostenersparnis auch prozessual eine lückenloseelektronische Kette sichergestellt, welche Fehlerquoten auf nahezu „null“ reduziert.Die in diesem Fachbeitrag genannten Fragestellungen werden neben weiteren Aufgabenstellungen imKontext des Zahlungsverkehrs durch das Portfolio der Autoren professionell und zuverlässigabgedeckt. Näheres dazu unter http://www.projektfabrik.com/de/sepa/Klaus Schwägerl ist Geschäftsführer der Managementberatung „Die ProjektfabrikGmbH“, einem Unternehmernetzwerk mit 340 Spezialisten. Er ist in diesem Verbund fürInterim- und Innovationsmanagement, strategische Beratung, sowie die Entwicklungneuer Geschäftsfelder zuständig. Klaus Schwägerl verfügt über umfangreiches Erfahrungspotenzialin der Konzeption und erfolgreiche Umsetzung weltweiter Großprojekte.Im Bereich SEPA blickt er auf eine mehrjährige Trainertätigkeit bei Management Circleund diverse Projekterfahrungen zurück. Die von ihm konzipierte und von mehreren Banken für ihreFirmenkunden empfohlene SEPA Lösung entstand durch eine geschickte Verknüpfung bester Einzellösungendes Marktes. Sie verfügt über zahlreiche Alleinstellungsmerkmale gegenüber Mitbewerbern.Im Bereich der Steuer Compliance hat er vor kurzem ein zweijähriges Post Merger Mandat in derFinanzdienstleistungsbranche abgeschlossen und dort mit seinem Team von insgesamt 29Spezialisten die steuerliche Compliance historischer Daten sichergestellt.Kontakt: klaus.schwaegerl@projektfabrik.com, Tel: +49 6174 203920Dr. Dirk-Oliver Kaul ist Sozius der Steuerberatersozietät Sanftenberg, Münch & Kaul undberät seit vielen Jahren Unternehmen unterschiedlicher Größen, Rechtsformen undBranchen in allen steuerrechtlichen Fragestellungen. Außerdem ist er Hochschullehrerfür Steuern und Rechnungswesen an der FOM Hochschule für Oekonomie undManagement in Frankfurt sowie Lehrbeauftragter für Unternehmensbesteuerung an derUniversität Mannheim und der Mannheim Business School.Kontakt: Dokaul@datevnet.de, Tel: +49 6173 7835-0