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SCHALLGEDAMPFTE DENKERZELLE So gar nicht verstaubt und ärmelschonend gibt sich die heimische Finanzverwaltung. Mit der Umsetzung des "Bürokonzepts 2020" ist der Fiskus fortschrittlicher als manches Unternehmen. autorin:erikahofbauer Kosteneinsparung - und Ressourcenoptimierung Schlagwörter aus der Betriebswirtschaft, die in der öffentlichen Verwaltung zunehmend zum Einsatz kommen. Im Wiener Finanzministerium ging man sogar noch einen Schritt weiter: Moderne Konzepte zur Organisations- und Infrastrukturentwicklung fanden Einzug in notwendige Überlegungen, wie einerseits ehrgeizige Sparbemühungen mit optimierten Arbeitsahlaufen kombiniert werden können. "Bürokonzept 2020" heißt die Antwort auf die Frage, wie Synergien innerhalb der Finanzverwaltung erreicht werden können. Das Konzept, das wissenschaftlich unter anderem von der TU Wien unter Universitätsprofessor Alexander Redlein begleitet wurde, ist seit 2004 im Umsetzungsstatus: Arbeiteten im Jahr 2000 noch rund 16.000 Beamte an den acht Finanzamt-Standorten, waren es zehn Jahre später nur noch 11.650. Seit 2004 ging auch die angemietete Fläche des Finanzministeriums um 21 Prozent zurück. Ab heuer tritt das Projekt in eine besonders interessante Phase: Im neu entstehenden Bürokomplex "Wien Mitte" sollen in dem auf 100.000 Quadratmetern Nut/fläche ausgelegten Gebäude auf rund 35.000 Quadratmetern acht Finanzämter sowie die Großbetriebsprüfung ihren Vollbetrieb aufnehmen. Spätestens 2013 werden die Finanzbeamten in ihren neuen Büros sitzen, derzeit wird an der Detailflächensowie der Belegungsplanung gefeilt. VERÄNDERTE ORGANISATION Die Eckpunkte des Bürokonzeptes skizzierte Gerhard Ptpal, im Finanzministerium zuständig für die Immobilien des Hauses, bereits am vergangenen internationalen Facility Management- Kongress an der TU Wien im November, als das Konzept präsentiert wurde: -> Wien Mitte in 1030 Wien, Landstraßer Hauptstraße, mit rund 61.000 Quadratmetern -> Green Worx in 1020 Wien, Lassallestraße, mit rund 19.200 Quadratmetern -> Silbermöwe in 1030 Wien, Haidingergasse, mit rund 17.500 Quadratmetern Diese organisatorischen erfordern ein ordentliches Maß an infrastruktureller Anpassung. Technik-Professor Redlein zeigt sich stolz, "den ersten Meter" dieses -> VIRTUELLE BÜROS IN TOPLAGE Ständig besetzte Büros sind inzwischen bei vielen modernen - Unternehmensformen kaum mehr sinnvoll oder möglich. "Aktuelle Arbeitsformen, wie Co-Working, Desk-Sharing, Home oder Mobile Office, verlangen nach effizienten und flexiblen Bürolösungen", erläutert Alexander Varendorff, Geschäftsführer des Business Center-Betreibers Bena "den Trend einer Totalflexibilisierung des Arbeitsplatzes in einer neuen Dimension". Das Unternehmen bietet seinen Kunden mit dem ,virtuellen Büro' nicht nur physisch die Büros an, sondern auch eine repräsentative Büroadresse in Toplage mit eigener Telefonnummer. Die Büroservices, wie Empfang oder Sekretariat, sowie die IT- und Telekommunikationsprodukte können flexibel kombiniert und an den sechs Wiener Standorten unabhängig genutzt werden. Varendorff: "Das Büro ist immer genau dort, wo sich der Kunde gerade befindet." 2/4
Change-I'rozesses wissenschaftlich begleiten zu können. Sein Institut wurde mit der Bedarfserhebung in diesem Bereich der l-'inanzvcrwaltung beauftragt: "Im E-Government sind ja die Ministerien Vorreiter", ist Redlein beeindruckt von der progressiven Einstellung der Verwaltung. Nun ging es darum, innovative Büroformen zu entwickeln und sinnvolle Infrastrukturmaßnahmen einzubauen. Die wesentliche Frage zu Beginn war, erinnert sich Redlein: "Welche Abläufe gibt es im Ministerium?" Denn jede Stelle braucht ein anderes Arbeitsumfcld: Gibt es persönlichen oder nur telefonischen Kundenkontakt? Bewegt man sich viel im Außendienst? Die Großbetriebsprüfer seien ja eher draußen vor Ort. Ebenso die Finanzpolizei, die hauptsachlich auf Baustellen anzutreffen sei, so Redlein. Aber auch Büroarbeit ist nicht gleich Büroarbeit: "Wenn jemand mit Vertragsanalyse beschäftigt ist, benötigt er eine andere Arbeitsumgebung als Routinearbeiter", erklärt Redlein die Anforderungen. Nur hübsche, neue Büromöbel hinzustellen, genüge nicht. Das gehe oft an den Anforderungen vorbei. Denn auch im Verwaltungs- - betrieb arbeite man zunehmend projektorientiert und nicht alle Teams sind personell immer gleich zusammengesetzt. Genauso flexibel müssen daher auch die Bürolösungen sein. RAUS AUS DER ISOLATION Mit einem neuen Bürokonzept will Alexander Strohmayer in die Welt der Office-Anbieter vorstoßen. Mit seinen "Neno Offices" sei er am Puls der Zeit: Man widme sich den neuen Bedürfnissen einer wachsenden Gruppe von "digitalen Nomaden" und Selbstständigen, die es mittlerweile in sehr vielen Brachen gibt, die ein flexibles Arbeitsumfeld suchen, das sie an ihr Leben anpassen können und nicht umgekehrt, erläutert der Neno-Gründer sein Konzept. Office on Demand könnte man in Kurzform zu den Neno-Büros sagen. Die Registrierung und die Einrichtung eines Accounts erfolgen online. Über ein Ticketsystem können Nutzer Zeitblöcke kaufen, die je nach Bedarf eingelöst werden können. Auch die Buchung der Räumlichkeiten erfolgt online. Die Tickets werden zu einem Einheitspreis angeboten, der für alle Standorte in der Stadt gilt und auch an allen eingelöst werden kann. Ticketpreise beginnen bei 19 Euro pro Halbtag und beinhalten die gebuchte Raumnutzung, die gesamte technische Infrastruktur (Bürogeräte) sowie ein Getränkekontingent. Nutzer können Einzelarbeitsplätze, offene Bereiche, Kreativräume, Wissens- und Medienforen buchen. Je nach aktuellem Job wird die Arbeitsumgebung ausgewählt: Die Urban Creative-Standorte befinden sich in zentraler, hochfrequentierter Lage und bieten moderne Räumlichkeiten, die frisches Design mit künstlerischen Elementen kombinieren. Die Executive Suite-Standorte sind in eleganten Altbauten in zentraler, gediegener Lage zu finden. Es dominieren stilvolles Interieur und gesetzte Farbwelten. Nutzer finden dort neben Einzelarbeitsplätzen auch vermehrt Meeting- und Workshop-Räumlichkeiten sowie Projektbüros für größere Gruppen. 3/4
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