12 2009 - Mittelstandsmagazin

Meetings müssen nicht todlangweilig und ineffi zient sein
tod durch Meeting
10 IRRTÜMER ÜBER MEETINGS
Müssen Meetings todlangweilig und
ineffizient sein? Müssen sie so an die
schmerzgrenze gehen, dass die teilnehmer
das Ende der sitzung kaum
abwarten können? Patrick lencioni,
der autor der leadership-Fabel „tod
durch Meeting“ sagt nein. hier die
größten irrtümer über Meetings:
1. Meetings sind von Natur aus langweilig.
Stimmt nicht: Sie sind nur
langweilig, weil alle Konfl ikte vermieden
oder weichgespült werden.
Mit einem gut aufgebauten Spannungsbogen
und ein wenig Drama
wird das Meeting konstruktiv und
interessant.
2. Meetings sind ineff ektiv. Nicht
unbedingt. Oft fehlt ihnen einfach
nur die kontextuelle Struktur. In
einem Meeting soll alles geklärt werden
von Strategie- über Taktik- bis
zu Verwaltungsfragen. Diese zufällige
Sammlung von Th emen bewirkt
Unklarheit darüber, was überhaupt
erreicht werden soll und führt so zu
weniger Entscheidungen.
3. Einer muss das Sagen haben. Das
sollte nicht so sein. Ein Meeting
ist eine dynamische Interaktion
zwischen Personengruppen, die
über relevante Th emen diskutieren.
One-Man-Shows gehören ins
Unterhaltungsgeschäft !
4. Erstmal langsam warm werden.
Bloß nicht. In den ersten zehn Minuten
entscheidet sich der Verlauf
des Meetings. Darum keine Zeit
verschwenden und gleich in die Diskussion
einsteigen. Wecken Sie das
Interesse der Teilnehmer, indem Sie
mögliche Auswirkungen von Fehlentscheidungen
genau erläutern.
5. Vermeiden Sie Konfl ikte. Nein.
Auseinandersetzungen haben in
Meetings ihren berechtigten Platz.
Es ist Aufgabe des Diskussionsleiters,
Konfl ikte aufzudecken und
produktiv zu gestalten. Diskussionen
fördern den persönlichen Einsatz
des Einzelnen, lösen Probleme
und vermeiden Frust.
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6. Halten Sie sich an die vorab
festgelegte Tagesordnung. Nur
bedingt. Wichtige Th emen ergeben
sich manchmal auch aktuell
während des Meetings. Der
Diskussionsführende braucht
eine disziplinierte Spontaneität.
Er muss fl exibel genug sein, um
das Th ema spontan mit aufzunehmen
oder es für das nächste
Meeting vorzumerken.
7. Probleme gleich abschließend
klären. Besser nicht. Es besteht
die Gefahr, sich während der Besprechung
in Details zu verlieren.
Auch hier ist es am Diskussionsleiter,
den Punkt vielleicht besser
auf die Liste für potenzielle Th emen
des nächsten Meetings zu
setzen.
8. Das Meeting muss lang genug
sein, um alle Tagesordnungspunkte
zu besprechen. Besser
nicht wertvolle Zeit beim ersten
Tagesordnungspunkt vertrödeln,
so dass alle anderen Punkte nur
schlecht abgehandelt werden.
Das Meeting sollte kurz genug
sein und trotzdem alle Th emen
behandeln.
9. Weniger Meetings verschwenden
weniger Zeit. Die Lösung
liegt nicht in weniger Sitzungen,
sondern in besseren. Besprechungen
werden eff ektiver, wenn verschiedene
Arten von Meetings
eingeführt werden hinsichtlich
Ziel, Format und Dauer. Es sollte
unterschieden werden zwischen
täglichem Check-In -Meeting,
wöchentlicher Lagebesprechung,
monatlicher Strategie-Besprechung
und vierteljährlicher Manöver-Kritik
in entsprechender
Besetzung.
10. Ineff ektive Meetings sofort absetzen.
Stimmt nicht ganz. Wenn
Sie ein neues Meeting einführen,
sollten Sie es über einen vorab
festgesetzten Zeitraum erstmal
konsequent testen.
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