Dojo 1/16 _ DE

GESCHÄFTSSTELLE | DOJO | 1/2016
Im Dienste der Mitglieder
2015 stand für die Abteilung Dienste die Einführung des neuen IT-Systems im Zentrum. Eine Herkulesaufgabe,
die dank intensiver Projektarbeit und geduldigen Vereinsverantwortlichen auf
dem Weg zu einer soliden Lösung ist. Mit der modernen Verbands-Website, dem Extranet und
einer neuen Administrationslösung wird die Abteilung ihre Aufgaben künftig noch dienstleistungsorientierter
ausführen können.
Die SJV-Geschäftsstelle ist als zentrale Informations-und
Anlaufstelle das Herz des
Verbandes und bietet kompetente Dienstleistungen
für Vereine, Schulen, Funktionäre,
Mitarbeitende und Vorstand, Judoka,
Ju-Jitsuka und Interessierte. Um diese Aufgabe
künftig noch dienstleistungsorientierter
erfüllen zu können, wurde im August
2015 eine moderne und benutzerfreundliche
Verbands-Website, ein neues Extranet
sowie eine Verbandsadministrations-Lösung
mit erweiterten Funktionen eingeführt.
Die Geschäftsstelle arbeitet dabei als
Teil des IT-Projektteams an der kontinuierlichen
Optimierung der neuen Plattformen.
«Das Fundament unseres
Verbandes besteht aus dem
kompetenten und unermüdlichen
Einsatz der vielen Trainer,
Expertinnen, Vereinsadministratoren,
Funktionären, Kursorganisatorinnen
und Ehrenamtlichen,
die sich mit viel Herzblut
für das Judo und Ju-Jitsu in der
Schweiz einsetzen.»
(Eliane Glathé,
Mitarbeiterin Geschäftsstelle)
Mit dem neuen Extranet haben die Mitgliedervereine
die Möglichkeit, ihre Daten zentral
in der SJV-Datenbank zu verwalten. Neu
können auch die Daten der nicht lizenzierten
Mitglieder registriert werden. Das Extranet
muss jedoch noch ausgebaut und weiter
vereinfacht werden, um den Vereinen und
Kursorganisatoren ihre Arbeit zu erleichtern.
Mit einer starken Geschäftsstelle im Rücken: Mitglieder beim Training
Zudem sollen in Zukunft allgemeine Vorlagen,
Checklisten und Informationsmaterial
das Angebot im Extranet bereichern.
Durch die aufwändige IT-Systemumstellung
wurden die personellen Ressourcen der Geschäftsstelle
stark in Anspruch genommen,
so dass die Dienstleistungen leicht reduziert
werden mussten. Ein grosses Dankeschön
geht an alle Vereinsverantwortlichen und
Kursorganisatoren, die in der Umstellungsphase
auf das neue IT-System Geduld und
Verständnis zeigten.
Nebst dem zeitintensiven IT-Support für die
Mitglieder konnte die Abteilung Dienste u.a.
die Administration des gesamten Kurswesens
sowie die Koordination und die Professionalisierung
der zahlreichen Übersetzungsaufträge
gewährleisten und entlastete die
Abteilung Ausbildung z.B. bei der Organisation
und Durchführung des National Judo &
Ju-Jitsu Day 2015.
Das vergangene Jahr zeigte auf, dass die Einführung
eines neuen IT-Systems für die Abteilung
Dienste andere Arbeitsprozesse und
zusätzliche, unvorhergesehene Aufgaben
nach sich zieht und es dabei nicht ausreicht,
nur in neue Technik zu investieren.
2016 wird daher für die Abteilung im Zeichen
der internen Prozessoptimierung, der
Nutzung von Synergien und des Ausbaus
der Dienstleistungen stehen. Insbesondere
möchte die Geschäftsstelle die Abteilungsverantwortlichen
und aktiven Verbandsfunktionäre
vermehrt in ihrer administrativen
Arbeit entlasten. Als langfristiges Ziel
wird angestrebt, die Anzahl Mitglieder und
Lizenzierte wieder erhöhen zu können. Diese
Bestrebungen bedingen jedoch eine entsprechende
Investition in die Dienstleistungen
für die Mitglieder – mehr Ressourcen
für mehr Service.
Zahlen und Fakten zur
Geschäftsstelle im Jahr 2015
– SJV Mitglieder (Vereine und
Schulen): 272
– SJV Lizenzierte: 13 857
– Angestellte: 2 (130 Stellenprozente)
– Eingegangene Mails auf
office@sjv.ch: 15 218
– Anzahl ausgestellter SJV-Pässe:
rund 2400
– Papierverbrauch: 33 650 Blatt
Alle Zahlen basieren auf dem Stand
Dezember 2015
Bild: zVg