Projektkommunikation - Projektmanagement

PROJEKTKOMMUNIKATION
PROJEKTMANAGEMENT

Bauprojekte
erfolgreich
managen
und kommunizieren
Die globale Vernetzung und neue Medien verändern
den Projektalltag. Die daraus resultierenden modernen
Methoden für Projektabwicklungen stellen
neue Ansprüche an die Führungskräfte. Es ist mehr
denn je erforderlich, Projekte zu strukturieren und
zu leiten.
Projektmanagement ist zu einer Schlüsselkompetenz
geworden und stellt das Bindeglied zwischen
Auftraggeber und Projektteam dar. In dieser
Position sind Soft Skills genauso erforderlich wie
Abwicklungskompetenz und Leadership.
Bei einem Projekt sind eine Vielzahl von Bauherrenleistungen
wahrzunehmen, die der Projektmanager
für den Bauherren übernimmt. Dazu zählen Organisation
und Planung, Koordination, Information,
Überwachung und Dokumentation.

BAUPROJEKTE SIND AUCH
KOMMUNIKATIONSBAUSTELLEN
Eine systemische, strategisch geplante Projektkommunikation
nimmt in der Bauwirtschaft einen
wichtigen Platz ein. Sie sorgt dafür, dass die richtigen
Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen
Personen weitergegeben werden, sie fördert und
moderiert den Dialog zwischen den Beteiligten und
stellt einen reibungslosen Bauablauf sicher. Die Projektkommunikation
unterstützt das Projektmanagement
im zwischenmenschlichen Bereich und schafft
eine stabile Kommunikationskultur.
DIE PERFEKTE SYMBIOSE
FÜR IHR PROJEKT
Durch die Kombination von Projektmanagement
und Projektkommunikation
sorgen wir dafür, dass Ihr Projekt nicht nur
aus technischer, sondern auch aus kommunikativer
Sicht bestmöglich umgesetzt
wird. Unsere Formel lautet:
Projekterfolg = Projektmanagement
+ professionelle Projektkommunikation
Im Mittelpunkt steht Ihr Projekt. Als
Prozessmoderatoren erstellen wir die Rahmenbedingungen
für die wertschätzende
Projektkommunikation über interne und
externe Kanäle.

Probleme
lösen
bevor sie
entstehen:
Ihr Projekt
in bester
Hand
ERFOLGREICHE BAUPROJEKTE DURCH
SOUVERÄNE BAUHERREN
Wir organisieren, strukturieren und koordinieren die
Realisierung Ihres Projektes. Als Ihr „Treuhänder“
vertreten wir ausschließlich Ihre Interessen als Bauherr
und stellen sicher, dass die Projektziele exakt erreicht
werden. Wir steuern Ihr Projekt sicher und erfolgreich
durch eine strukturierte Vorgehensweise. Sie werden
durch unser Bauprojektmanagement wesentlich vom
Stress der Bauabwicklung entlastet und haben den Kopf
frei für übergeordnete, nicht delegierbare Entscheidungen.
Unser ganzheitliches Bauprojektmanagement
unterstützt Sie nachhaltig.
Unsere Leitsätze sind:
■ Bauherren stark machen und entlasten.
■ Besser miteinander reden.
■ Projektänderungen sicher steuern.
■ Erfolgreiche Bauprojekte durch souveräne Bauherren.
Entlastung . Sicherheit . pm1
IHRE VORTEILE MIT PM1 PROJEKTMANAGEMENT
Erhebliche
Entlastung des
Bauherren
Kosten-, Termin-
und Qualitäts-
sicherheit
Verringerung
von ungeplanten
Zusatzkosten
Optimierter
Projektablauf
Wirtschaftliche,
bedarfsgerechte
Projekte

Maßgeschneiderte
Kommunikation
für
Ihr Projekt
EXTERNE KOMMUNIKATION
■ Konzepterstellung
Analyse der Ausgangssituation, Identifikation der
Ansprechpersonen, Erstellung eines individualisierten
Kommunikationskonzeptes, Übersichtsplan inkl.
Kosten und Timing
Jedes Bauprojekt ist einmalig, sowohl in seiner Größe,
Komplexität und den Anforderungen. Die Projektkommunikation
muss die individuellen Gegebenheiten
berücksichtigen, um das Projekt in eine kommunikative
Komfortzone zu bringen.
■ Medienarbeit
Pressetexte, Presseaussendungen, Pressegespräche,
Hintergrundgespräche mit relevanten Journalisten,
Interviews
■ Fachmedienarbeit
Projekt-Aufbereitung für deutschsprachige Architekturzeitschriften
und Special-Interest-Magazine der
jeweiligen Branche, Fotoshooting und Fotobearbeitung
■ Advertorials
Schaltung von Anzeigen in den regionalen Medien
■ Veranstaltungsmanagement
Diverse Informationsveranstaltungen für Anrainer,
kritische Stakeholder, spätere Nutzer
INTERNE KOMMUNIKATION
■ Strategieworkshop vor Projektbeginn
■ Laufende strategische Betreuung
der internen Kommunikation
■ Verfassen von Protokollen,
Zwischenberichten, Rapporten
■ Managen interner informeller
Kommunikationskanäle
■ Befüllung von Projektplattformen und
Kommunikationsräumen (z.B. Projektwebsite)
■ Persönliche Gespräche mit
Projektbeteiligten und externen Stakeholdern
■ Social Media
Betreuung des Facebook- und YouTube-Kanals, Netmovies
zur Baudokumentation, Baublog, monatlicher
Newsletter
■ Publikationen
Broschüre (online/offline) mit einer detaillierten
Beschreibung der Baumaßnahmen, Visualisierungen,
Informationssheets an der Baustelle
■ Projekt-Website
Programmierung und Befüllung, ausführlicher Newsund
Presse-Bereich, Suchmaschinenoptimierung,
Website-Auswertungen
■ Medien-Resonanzanalyse
Laufende Medienbeobachtung, Auswertung der Ergebnisse

Wir halten Ihr
Projekt auf Kurs
IHR NUTZEN
Der Einsatz eines unabhängigen Bauprojektmanagements bringt
einen vielfachen Nutzen für den Bauherren, sobald die Projektarbeit
durch Umfang und Schwierigkeit im Routinealltag keinen Platz mehr
findet. Unsere qualifizierten Bauprojektmanager übernehmen nicht
nur viele Bauherrenleistungen, sondern auch ein großes Maß an Verantwortung.
Ihr Honoraraufwand wird durch die effizienten Leistungen
unseres Bauprojektmanagements und den daraus resultierenden
Vorteilen zu einem Gewinn:
■ Reduziertes Projektrisiko durch klare und geprüfte Projektziele
■ Wesentliche Einsparungen durch sichere Koordination der Planungsabläufe
■ Kompetente Steuerung von unvermeidbaren Projektänderungen
■ Geringere Kosten durch organisierte und erfahrene Bauumsetzung
■ Verringerung von Qualitätsmängeln durch frühzeitiges
Erkennen und Beheben
■ Durchgängige Risikominimierung mit modernster
Projektdokumentation
■ Bessere Absicherung des Projekterfolges

DIE
TUGENDEN
Konflikte stehen bei der Bauabwicklung an der Tagesordnung.
Einige davon könnten schon beim Start vieler Projekte verhindert
werden. Unter Berücksichtigung der „7 Tugenden beim
Bauen“ werden Projektziele leichter und schneller erreicht und
Projekte insgesamt erfolgreicher gemacht.
KLUGHEIT
Realistische Baukosten mit
Kostenreserven einkalkulieren.
7 AM BAU
Klare, smarte Projektziele formulieren
– spezifisch, messbar,
VERNUNFT akzeptiert, realistisch, terminiert.
Auf eine stimmige Projektkommunika-
VERSTÄNDNIS tion und Projektleitung achten.
Das Projektziel konsequent im Auge
MUT behalten und mit Weitblick arbeiten.
GERECHTIGKEIT
Durchdachte Änderungen umsetzen
und unvermeidbare Änderungen als
Chance ansehen.
Realistische Termine
MÄSSIGUNG mit Pufferzeiten einplanen.
Die Projektwirklichkeit
WAHRHAFTIGKEIT akzeptieren.

Klare
Kommunikation
ist
der Türöffner
für
Ihr Projekt
PROJEKTKOMMUNIKATION
WIRKT POSITIV
NACH INNEN
INTERNE PROJEKTKOMMUNIKATION
Das Ziel der internen Kommunikation sind ein reibungsloser Austausch
sowie die Weitergabe von Wissen und Informationen. Wenn dies gelingt,
entsteht ein Vertrauensverhältnis. Das wiederum führt zu schnelleren
Entscheidungsfindungen und zu mehr Verständnis bei den Projektbeteiligten.
Arbeitsabläufe können effizienter gestaltet und ein klares
Rollenverhältnis aufgebaut werden. Zu den Stakeholdern der internen
Projektkommunikation zählen Auftraggeber, Projektmanagement-Team,
Architekten, Planer und ausführende Firmen.

INTERNE
KOMMUNIKATION
Bauherr
Architekt
ausführende
Firmen und
deren Mitarbeiter
Information +
Dokumentation
durch Projektkommunikation
EXTERNE
KOMMUNIKATION
Interessens-
gruppen, Politiker,
Behörden, Anrainer,
Bevölkerung,
Nutzer, Medien
Die gut geplante und durchgeführte Projektkommunikation wirkt sich positiv
auf primäre Projektziele wie Kosten, Termine und Qualität aus. Kommunikation
hilft Abstimmungsfehler und Streitereien zu vermeiden, die Motivation zu
erhöhen und Risiken zu minimieren. In den einzelnen Projektphasen haben wir
uns verschiedenen Kommunikationsansprüchen gestellt:
■ Entwicklungsphase: Vertrauen und stabile interne Kommunikation aufbauen
■ Vorbereitungsphase: Klare Strukturen und Lösungswege definieren
■ Planungsphase: Akzeptanz und positive Einstellung herstellen
■ Behördenverfahren: Abgestimmter professioneller Auftritt
■ Ausführungsphase: Verständnis und Orientierung herbeiführen
■ Übergabe: Ergebnis und Nutzen aufzeigen
UND AUSSEN
EXTERNE PROJEKTKOMMUNIKATION
Das Ziel der externen Kommunikation ist die Unterstützung des
planmäßigen und effizienten Bauablaufs. Damit soll eine generelle
Akzeptanz für das Projekt hergestellt und gesichert werden.
Zu den Stakeholdern der externen Projektkommunikation zählen
insbesondere die zukünftigen Nutzer, Anrainer, Politik, Befürworter,
Gegner, ausführende Firmen, Interessensvertretungen,
Medien, Verfahrensparteien und die Bevölkerung. Wer welche
Bedeutung hat, ist stark projektabhängig.

LEISTUNGS
Unser Prinzip. Ihre Vorteile.
PROJEKTPHASEN
RISIKEN
PROJEKTMANAGEMENT
PROJEKTENTWICKLUNG
Ungenaue Projektziele
Projektidee
Machbarkeitsprüfung
Projektziele
PROJEKTVORBEREITUNG
Schlechtes
Kommunikationssystem
Projektorganisation
Projektteamfindung
Projektkommunikationssystem
PROJEKTPLANUNG
Unstrukturierter
Planungsprozess
Planungskoordination
Änderungsmanagement
Bauherrenfreigaben
BEHÖRDENVERFAHREN
Langwierige Verfahren
mit vielen Auflagen
Behördenvorabstimmung
Einreichung
Behördenverfahren
PROJEKTAUSFÜHRUNG
Hohe Kosten
bei geringer Qualität
Ausschreibungsverfahren
Beauftragungen
Kostenkontrolle
Terminkontrolle
Qualitätskontrolle
ÜBERGABE
Zu späte Übergabe
mit Baumängeln
Qualitätskontrolle
Abnahmen
Mängelbehebungen

BEREICHE
OUTPUT
PROJEKTKOMMUNIKATION PROJEKTMANAGEMENT PROJEKTKOMMUNIKATION
Situationsanalyse
Definition Kommunikationsziele
Festlegung interne Kommunikationsstrukturen
und Moderationsmodalitäten
Strategieworkshop
Kostenrahmen/Terminrahmen
Qualitätsrahmen
Raum- und Funktionsprogramm
Präziser Projektauftrag
Teambuilding
Wissen über relevante Stakeholder
Abgestimmte Kommunikationsstrukturen
Kommunikationsplan inhaltlich,
zeitlich und finanziell
Stakeholder-Kontaktliste
Kommunikationsrichtlinien
Festlegung Maßnahmenplan
Medientraining externe Kommunikatoren
Adäquate Organisation
Leistungsfähige Planer
Zielführende Kommunikation und
Dokumentation
Klare Kommunikationsstrukturen
Erstellung Kommunikationsplan
Festlegung Dialoggruppen
Strategisches Timing
Effizienter Planungsprozess
Qualitätsvorgaben
Geordnete Freigabe von Änderungen
Laufende Kostensicherheit
Geringe Lebenszykluskosten
Wertschätzender Umgang Team
Grundlegendes Info-Material
Klare Kommunikationsstrategie
Klare Kommunikationsschritte
Eindeutige Ansprechpersonen
Informationsveranstaltungen Stakeholder
Erstellung Basispressemappe
Produktion Projektfolder
Pressegespräch
Zügige und friktionsfreie
Behördenverfahren
Wenig Behördenauflagen
Wenig Planänderungen
Schaffung von Verständnis
und Akzeptanz
Umsetzung Kommunikationsplan
Journalistengespräche
Presseaussendungen
Social Media und Onlineaktivitäten
Projektteam-Moderation
Beratungsleistung
Leistungsfähige ausführende Firmen
Einhaltung Kostenziele
Einhaltung Terminziele
Einhaltung Qualitätsziele
Reduzierung von Widerstand
Erhöhung der Projekteffektivität
Einbindung Auftraggeber und Nutzer
Positive Wahrnehmung und
Reputation des Projekts
Informierte Stakeholder
Transparenz
Positive Haltung gegenüber Projekt
Abschluss-Pressegespräch
Fotoshooting fertiges Projekt
Beiträge für Fachmedien
(Architektur, Special Interest)
Evaluierung externe Kommunikation
Evaluierung Teamkommunikation
Einhaltung Bauqualität
Erhalt aller Bewilligungen
Mängelfreiheit
Reibungslose Inbetriebnahme
Vermarktung des
Projekterfolges

Organigramm
Projektmanagement und Projektkommunikation
arbeiten im Modell von pm1 und Plenos eng
zusammen.
BAUHERR
Bauherr
Facilitymanagement
Betriebsorganisation
technisch
kaufmännisch
kommunikativ
Stakeholder
Behörden-
Förderstellen
Geschäftsführung des Projektes
technisch kaufmännisch kommunikativ
Nutzer
PROJEKTMANAGEMENT
Projektmanagement Bau
Steuerung
Behörden
PM
technisch
PM
kaufmännisch
PK
Steuerung
Nutzer
PM = Projektmanagement, PK = Projektkommunikation
OPERATIVE UMSETZUNG
Finanzierung Planung Ausführung Bewirtschaftung

Referenzen
pm1 und Plenos können eine Vielzahl an Referenzen
im Projektmanagement und in der
Projektkommunikation vorweisen. Hier finden
Sie einen kleinen Auszug davon.
Domrundgang Salzburg Feuerwehr Völs HAK Oberndorf
Krankenhaus Zell am See Leading Family Hotel, Gosau Mozarteum Salzburg
Seniorenwohnhaus Hallein Sportanlage Straßwalchen Sporthalle Liefering, Salzburg
ALPENRIND - Tiefkühlhaus Sternbrauerei Salzburg The View 2 - Wohnen über Salzburg

PROJEKTMANAGEMENT
Das große
Ganze sehen
PM1 – PROJEKTMANAGEMENT FÜR PLANEN UND BAUEN
pm1 unterstützt Kunden bei der Abwicklung von komplexen Bauvorhaben
und gibt Zukunftsvisionen Raum und Gestalt. Die unabhängigen Bauprojektmanager
versuchen mit ihrer Arbeit die Lebensqualität der Menschen
nachhaltig zu verbessern. Durch SMART Buildings gestalten sie schon jetzt
die SMART Cities der Zukunft entscheidend mit.
pm1 arbeitet mit modernsten Technologien und schafft SMARTE Gebäude,
die sich hervorragend rechnen. Durch optimierte Kosten, erzielte Qualität
und eingehaltene Termine entsteht ein Mehrwert für die Kunden. Das Unternehmen
bietet alle erforderlichen Baudienstleistungen aus einer Hand
an, die für die erfolgreiche Umsetzung eines innovativen Bauvorhabens
notwendig sind. Diese reichen von der Architektur-Planung über das Bauprojektmanagement
bis hin zur Örtlichen Bauaufsicht und der Überleitung
in den FM-Betrieb.
Als führender Bauprojektmanager wollte Arnold Schmitzer von Anfang an
seinen Kunden bestmögliche Entlastung und Sicherheit bei der Umsetzung
von Bauvorhaben bieten.

PLENOS – AGENTUR FÜR KOMMUNIKATION
Plenos wurde 1994 gegründet und gehört mittlerweile zu den Top-10-Kommunikationsagenturen
in Österreich. Die in Salzburg ansässige Agentur
ist nicht nur in Österreich bestens vernetzt, sondern kann als Partner von
Ketchum Publico auch auf ein internationales Agentur-Netzwerk zurückgreifen.
Neben der Projektkommunikation, der klassischen Medienarbeit,
strategischen Beratung und Unternehmenskommunikation beschäftigt
sich die Agentur intensiv mit Employer Branding, Social- und Digital Media
sowie Event-Management. Zusätzlich wurde mit Plenos creative ein Standbein
im Bereich der Markenkommunikation und Werbung aufgebaut.
Plenos beschäftigt derzeit in den beiden Unternehmen 15 fest angestellte
Mitarbeiter und vereint langjährige Erfahrung mit dem kreativen Biss einer
jungen Agentur.
Und jedem
verständlich
machen
PROJEKTKOMMUNIKATION

die unabhängigen bauprojektmanager
pm1 projektmanagement
planen und bauen gmbh
Franz-Josef-Straße 22
5020 Salzburg
T +43 662 871667
office@pm1.at
www.pm1.at
Plenos Agentur für
Kommunikation GmbH
Paracelsusstraße 4
5020 Salzburg
T +43 662 620242-0
office@plenos.at
www.plenos.at