Jour Fixe

Ergebnis-Protokoll: Interne Abstimmung Team Malcher – Analyse Projektstatus
Projekt:
Ort:
Datum: 10.02.2014
Uhrzeit:
Thema:
Teilnehmer: s. u.
Änderungshistorie:
Interne Abstimmung Team Malcher – Analyse Projektstatus
Videokonferenz Berlin / Köln
10:00 – 11:30 Uhr
Vorgehen Jour Fixe, Verwendung Projekt-Masterdatei
Version: Bearbeitet am: durch: Grund:
V01 10.02.2014 W.Speer Erstellung
Teilnehmer:
Name Email Unternehmen Tel.Nr.
Marcel Malcher marcel.malcher@bbh-beratung.de BBHC (030) 611 28 40 - 914
Sven Hennemann sven.hennemann@bbh-beratung.de BBHC (0221) 650 25 - 323
Olivia Schatz olivia.schatz@bbh-beratung.de BBHC (0221) 650 25 - 320
Nico Schulte nico.schulte@bbh-beratung.de BBHC (0221) 650 25 - 324
Matthias Puffe matthias.puffe@bbh-beratung.de BBHC (030) 611 28 40 - 925
Tim Oehme tim.oehme@bbh-beratung.de BBHC (030) 611 28 40 - 762
Martin Strelow martin.strelow@bbh-beratung.de BBHC (030) 611 28 40 - 760
Berkan Erol berkan.erol@bbh-beratung.de BBHC (030) 611 28 40 - 768
Wolfram Speer wolfram.speer@bbh-beratung.de BBHC (030) 611 28 40 - 773
Ergebnisse und Vereinbarungen:
Nr. Wer Thema K Bis
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Organisatorisches rund um den Jour Fixe
• Als Protokollführer ist Nadine Knauf vorgesehen, falls eine Teilnahme
nicht möglich ist, muss ein Ersatz zur Verfügung stehen
• Vor jedem Jour Fixe ist das Agenda-Blatt in der Projekt-Masterdatei
zu füllen, dabei sollten von jedem Team die Inhalte eigenverantwortlich
eingepflegt werden. Hierzu ist die Projekt-Masterdatei zentral auf
Sharepoint abzulegen, damit jeder Mitarbeiter Zugriff darauf hat
• Die Eintragung in das Agenda-Blatt erfolgt in Form einer Erinnerungs-
Rundmail. Die Rundmail versendet Nadine Knauf spätestens 2 Tage
vor Beginn des nächsten Jour Fixe an alle Mitarbeiter
• Sanktionen sind angedacht bei wiederholter Nichteintragung
• Das Agenda-Blatt wird nicht archiviert, besprochene Themen werden
Legende K: A = Aufgabe B = Beschluss E = Empfehlung
F = Feststellung I = Information V = vertagt
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I -

Nr. Wer Thema K Bis
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gelöscht. Falls ein Thema nicht abschließend geklärt werden konnte,
bleibt es auf der Agenda für den nächsten Jour Fixe stehen
• Das Zeitfenster des Jour Fixe beträgt wöchentlich 1h
• Die Terminfindung erfolgt durch Nadine Knauf 14 Tage im Voraus
• Bei Bedarf besteht die Möglichkeit einen „Sonder-Jour Fixe“ abzuhalten
• Die Moderation des Jour Fixe erfolgt rollierend, die Reinfolge alphabetisch
Strukturelles Vorgehen des Jour Fixe
• Das Agenda-Blatt ist entsprechend den Inhalten der einzelnen
Mitarbeiter vorzustellen
• Projektübersicht: Die Vorstellung/Besprechung der Projekte erfolgt
gemäß fortlaufender Nummer durch den Projektverantwortlichen
• Zielerreichung: Soll-Ist-Abgleich, falls Ziele nicht erreicht werden:
ergebnisoffene Maßnahmendiskussion
• Sonderthemen werden am Ende des Jour Fixe besprochen falls
noch Zeit dazu ist, ansonsten werden die Themen bei dem nächsten
Jour Fixe wieder aufgegriffen
• Festlegung des nächsten Jour Fixe Termins
Überarbeitung Datenblatt „Projekt-Übersicht“
• Neue Projekte sind zentral durch das Back-Office in Zusammenarbeit
mit den Projektverantwortlichen in die Masterdatei einzupflegen
• Die Auftragsbezeichnung erfolgt gemäß der Aktenanlage
• Die Arbeitstage erfolgen gemäß dem Angebot
• Ein Tagessatz von 1.500€ ist zu hinterlegen
• Bei Seminaren ist die Anzahl der Teilnehmer einzutragen, um das
letztendliche Projektvolumen erfassen zu können (Teilnahmegebühr
* Anzahl der Teilnehmer – 20 % Catering * Kostenteilung mit BBH)
• Einarbeitung eines Feldes „Zusammenarbeit mit BBH ja/nein“
• Überarbeitung des Status der Projekte: Bearbeitung in Prozent muss
entfernt werden. Folgende Felder müssen hinzugefügt werden:
• begonnen,
• geplant,
• nicht angenommen,
• angenommen,
• Angebot gestellt,
• beendet.
Einfügen Datenblatt „Akquiseliste“
• Inhalt soll sein, wo Gespräche geführt werden, der (Projekt)status
sowie wer der Verantwortliche ist
• Die Inhalte sollen Mandanten-/Themenbezogen wiedergegeben
werden
I -
A -
A -
Legende K: A = Aufgabe B = Beschluss E = Empfehlung
F = Feststellung I = Information V = vertagt
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Nr. Wer Thema K Bis
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Allgemeines zum Datenblatt „Reporting“
To-Do
• Die Historie füllt der Projektverantwortliche aus
• Bei Teilprojekten ist von jedem Projektverantwortlichen ein kleines
Update einzutragen (1 Satz)
• Reportingberichte werden erst ab einem 5-stelligen Projektvolumen
erstellt, keine Berichte für Seminare/Workshops
• Bei laufenden Projekten (bspw. CUR) werden die Bearbeitungsthemen
eingetragen
• Abklärung mit Nadine Knauf wie sich der Prozess im Back-Office bei
einer Aktenanlage vollzieht und Abstimmung, wie dieser Prozess am
geeignetsten in die Projekt-Masterdatei integriert werden kann
• Abstimmungstermin mit Frau Kockel, Marcel Malcher, Matthias Puffe:
• Wie erfolgt die Zeiterfassung im Hintergrund?
• Kann ein Signal erfolgen, wenn ein bestimmter Schwellenwert
(bspw. 75%) bei dem Auftragsvolumen überschritten wird?
(Termin wird durch das Back-Office eingestellt)
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A, I
Legende K: A = Aufgabe B = Beschluss E = Empfehlung
F = Feststellung I = Information V = vertagt
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