1_8_CPUW_The activity based IKEA workplace

DER
ACTIVITY BASED
IKEA WORKPLACE
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INHALT
4 Ein Activity Based Workplace
6 Ein neuer Ansatz
8 Meins, deins, unsers
10 Wir glauben an die Menschen!
12 Digitale Aufbewahrung,
digitale Erreichbarkeit
14 Gemeinsame Zeit im Team
16 Auswahl eines Arbeitsbereichs
18 Unsere Ziele
IKEA WORLD OF WORKING 2016
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EIN ACTIVITY BASED
IKEA WORKPLACE
Wir bei IKEA wissen schon seit Jahrzehnten, dass ein
Zuhause am besten ist, wenn es verschiedene Bereiche
für unterschiedliche Aktivitäten bietet. Das ist die Basis
unseres Kerngeschäftes.
Daher war es für uns selbstverständlich, das Wissen aus
unsern Kerngeschäft auf unseren Arbeitsplatz anzuwenden,
damit unsere Aktivitäten bestimmen, wo wir arbeiten.
Ein Activity Based Workplace bietet wie unser Zuhause
eine Vielzahl flexibler Bereiche zum Arbeiten. Diese
Arbeitsbereiche sind an unsere derzeitigen und zukünftigen
Bedürfnisse angepasst. Sie variieren im Aussehen und in
ihrer Nutzung: Sie fördern das konzentrierte Arbeiten, die
Zusammenarbeit, Kommunikation und Entspannung.
In diesem funktionalen Arbeitsplatz wählt jeder den
Bereich, der am besten passt, und wechselt zwischen
den Arbeitsbereichen je nach Bedarf.
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In einem Activity Based Workplace
stehen viele verschiedene
Bereich zur Auswahl in denen du
arbeiten kannst.

EIN NEUER ANSATZ
Das Design eines Ativity Based IKEA Workplace ist genau
an die Aktivitäten angepasst, aus denen unsere Arbeit
besteht. Dabei werden nicht nur unsere heutigen sondern
auch zukünftigen Aufgaben mit einbezogen. Es ist darauf
ausgerichtet, langfristiges Wachstum und organisatorische
Entwicklung zu fördern.
Die Idee dahinter ist, dass es uns leichter fällt, unsere Werte
zu leben, produktiv zu sein und unsere Ziele zu erreichen,
wenn wir bestimmen, wie, wann und wo wir arbeiten.
Obwohl der Wechsel hin zu Activity Based Working im
Einklang mit unserer IKEA Kultur steht bedeutet es eine
Veränderung voranzutreiben, die alle Organisationsebenen
betrifft: Mitarbeiter, Führungskräfte und Teams.
Activity based Working baut auf einen Führungsstil auf
Vertrauensbasis auf. Gemeinsame Ziele und starke Kommunikationsstrukturen
innerhalb des Teams unterstützen
die Mitarbeiter darin, persönlich Verantwortung zu übernehmen.
Die Vorteile: mehr Zusammenarbeit und Produktivität,
eine flexiblere, nachhaltigere Nutzung des Büros, gestärkte
Mitarbeiter und mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
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Jeder Bereich, jeder Sitzplatz kann
und darf genutzt werden.

MEINS, DEINS, UNSERS
Ein Activity Based Workplace ist ein geteilter Arbeitsplatz.
Jeder Sitzplatz und jeder Arbeitsbereich stehen allen zur
freien Verfügung. Das heißt, dass wir alle davon profitieren,
mehr Möglichkeiten zur Auswahl zu haben.
Teilen heißt auch, offen nebeneinander zu arbeiten. Das
fördert Zusammenarbeitet und sorgt für weniger „Silo
Denken“. Außerdem ist ein geteilter Arbeitsplatz flexibler
und nachhaltiger.
Der Arbeitsplatz ist darauf ausgelegt, multifunktional zu
sein und eine Vielzahl an Aufgaben zu unterstützen. Er
lässt sich leicht an die verschiedenen Arbeitsaufgaben und
die unterschiedliche Anzahl an Mitarbeitern anpassen.
Ein Activity Based Workplace benötigt pro Mitarbeiter
weniger Quadratmeter, da die Räumlichkeiten geteilt und
weniger Schreibtische benötigt werden. Das heißt wiederum,
dass weniger Platz benötigt wird, der auch beheizt,
gereinigt und gewartet werden muss.
Das Teilen des Arbeitsplatzes ist demokratisch und die
Ressourcen werden nachhaltiger genutzt. Das passt
perfekt zu unserer Geschäftsidee und unsern Nachhaltigkeits-Ansatz.
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WIR GLAUBEN AN DIE
MENSCHEN!
Wenn wir das Verhalten betrachten, das für Activity Based
Working notwendig ist, um mit dem Konzept erfolgreich zu
sein, sind einige Aspekte zu beachten. Ein Punkt ist das wir
alle das gleiche Wissen haben müssen:
• Ein gemeinsames Verständnis über Activity Based
Working. Wir alle müssen wissen, wie die verschiedenen
Bereiche richtig genutzt werden, und wir müssen
uns darauf einlassen, dass der Arbeitsplatz geteilt wird.
• Ein Arbeitsklima, das auf Vertrauen aufgebaut ist.
Um die freie Auswahl und die Flexibilität zu nutzen, die
Activity Based Working bietet, müssen wir uns gegenseitig
vertrauen.
Mit diesen Punkten müssen wir proaktiv arbeiten. Vor, während
und nach der Umstellung auf Activity Based Working.
Ein Activity Based Workplace bietet uns die Gelegenheit,
unsere Mitarbeiteridee, unsere Kultur und Werte und unseren
IKEA Talent Approach in unser Tagesgeschäft zu integrieren.
Damit daraus ein Arbeitsplatz wird, der persönliches
und organisatorisches Wachstum fördert.
Um den IKEA Talent Approach zu zitieren:
„Wir glauben daran, dass Menschen ihr Bestes geben wollen
und bereit sind, zusammen auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten,
zu lernen und sich weiterzuentwickeln, persönlich
wie beruflich.“
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DIGITALE AUFBEWAHRUNG
DIGITALE ERREICHBARKEIT
Um einen Activity Based Workplace optimal zu nutzen,
müssen wir uns frei darin bewegen können – ganz nach
unserem Bedarf. Hierbei sind zwei Dinge wichtig:
Erstens: Digitale Aufbewahrung ist ein Muss.
Wir müssen überall auf unsere gespeicherten Dokumente
zugreifen können, um damit zu arbeiten, sie zu teilen und
mit anderen zusammenzuarbeiten.
Somit ist digitale Aufbewahrung unerlässlich.
Zweitens: Digitale Erreichbarkeit ist unabdingbar.
Das heißt, dass wir die verfügbaren Arbeitsmittel nutzen
und digital kommunizieren: telefonieren, skypen,
e-mailen, SMS verschicken und Instant Messaging.
Weitere Möglichkeiten sind, das Teilen von Kalendern in
Outlook, digitale Laufwerke, die es ermöglichen, dass
Teams die gleichen Dokumente teilen und damit arbeiten
können. Dies sorgt für ein besonderes Maß an Konnektivität,
Transparenz und Gemeinschaftsgefühl.
Damit der Einzelne mobil und flexibel arbeiten kann, aber
auch gemeinschaftlich, sind digitale Aufbewahrung und
digitale Erreichbarkeit von entscheidender Wichtigkeit für
das Activity Based Working.
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GEMEINSAME ZEIT IM TEAM
Activity Based Teams arbeiten verteilt – innerhalb und
außerhalb des Standortes. Das heißt, dass wir aktiv daran
arbeiten müssen, unsere Bindungen und unser Zusammengehörigkeitsgefühl
als Team zu stärken.
Maßnahmen, von denen das Team profitiert, sind:
• das Festlegen regelmäßiger Treffen, vor Ort und virtuell.
• geplante regelmäßige Treffen zur Fika, zum Mittagessen
und Besprechungen vor Ort.
• Digitalisierung:
- Kalender in Outlook mit den anderen teilen, um schnell
zu sehen, was die anderen tun.
- den Standort anzeigen lassen in „Skype for Business“.
- gemeinsame digitale Plattformen zum Arbeiten nutzen.
Ob ein Team am gleichen Standort arbeitet oder nicht,
es ist in jedem Fall wichtig, sich zu überlegen, wie das
Gemeinschaftsgefühl als Team am besten gepflegt wird.
Dies ist eine Notwendigkeit sowie eine Gelegenheit für die
Teamentwicklung.
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Jeden Tag überlegst
du dir, was du tun
musst und wo dir das
am besten möglich ist.

AUSWAHL EINES
ARBEITSBEREICHS
In einem Activity Based Workplace ist es wichtig, dass du
deinen Bedarf kennst. Du musst dir überlegen, was du zu
tun hast und wo du dies bestmöglich erledigen kannst.
Dafür musst du das Activity Based „Denken“ üben. Frage
dich selbst:
• Was muss ich tun?
• Wie viele Personen sind an dieser Aufgabe beteiligt?
• Ist meine Aufgabe vertraulich? Können andere meinen
Bildschirm einsehen oder meinem Gespräch zuhören?
• Welche Atmosphäre bevorzuge ich? Formal oder locker?
Das Beantworten dieser Fragen hilft dir, den am besten
geeigneten Bereich zu finden. Ob es nur für dich oder eine
Gruppe von Menschen ist.
Natürlich ist es wichtig, dass du verstehst, wie die Arbeitsbereiche
eingesetzt werden sollen. Wenn du neugierig
bleibst und vieles ausprobierst, wirst du im Nu das Activity
Based Working einsetzen.
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UNSERE ZIELE
Die Vorteile des Activity Based Working sind offensichtlich.
Es bietet dir einen Arbeitsplatz, der auf unseren beruflichen
Bedarf zugeschnitten ist. Freie Wahl, Flexibilität, Nachhaltigkeit.
Ein Acitvity Based Workplace trägt zu den folgenden IKEA
Zielen bei.
• einen großartigen Arbeitsplatz zu bieten.
• Talente anzuziehen und zu halten.
• die Zusammenarbeit/und ein IKEA zu stärken.
• eine positive Wirkung auf Mensch und Umwelt zu haben.
• platzeffizient zu arbeiten.
Alles in allem passt der Ansatz des Activity Based Working gut
zu unseren allgemeinen Zielen und unserer einzigartigen IKEA
Kultur.

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