XiGuide 2018
28.06.2018 • Aufrufe
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XiGuide 2018

Der XiGuide - das Kundenmagazin von XiTrust in der aktuellen Version. Alles rund um das Thema elektronische Signatur und Verschlüsselung, Interviews mit Referenzkunden und Hintergrundinformationen zu XiTrust. Viel Spaß beim Lesen!

Der XiGuide - das Kundenmagazin von XiTrust in der aktuellen Version. Alles rund um das Thema elektronische Signatur und Verschlüsselung, Interviews mit Referenzkunden und Hintergrundinformationen zu XiTrust.

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Nr. 3<br />

XIGUIDE<br />

das magazin<br />

Developing Quality<br />

Creating Security<br />

Fresenius Kabi Austria | Wirtschaftskammer Wien<br />

GULP Information Services | HABAU Group u.v.m.<br />

1

EDITORIAL<br />

Liebe Leserinnen und Leser,<br />

„Die elektronische Signatur ist auf dem Weg zum<br />

Standard in der Kommunikation“: Dieses Zitat eines<br />

Kunden der XiTrust steht stellvertretend für die Entwicklung<br />

der Technologie der digitalen Unterschrift. Sie<br />

ersetzt papiergebundene Prozesse, verkürzt Durchlaufzeiten<br />

und setzt neue Maßstäbe in puncto Sicherheit.<br />

XiTrust Secure Technologies hat ihr Portfolio über anderthalb<br />

Jahrzehnte behutsam aufgebaut und es immer<br />

wieder an die Bedürfnisse der Kunden angepasst. Wir<br />

wissen, dass dieser Prozess nie wirklich zu Ende geht und<br />

Unternehmen immer wieder neue Herausforderungen<br />

auf dem Weg der digitalen Transformation begegnen.<br />

Interviewtermin bei Fresenius Kabi Austria:<br />

v. l. Hans-Jürgen Moitzi (Fresenius), Alexandra<br />

Marine-Nuñez, Christoph Schomberg (XiTrust)<br />

Wir begleiten unsere Kunden auf diesem Weg – mit Produkten,<br />

die es einfach machen, die ganze Bandbreite der<br />

elektronischen Signatur zu nutzen und leicht in bestehende<br />

Systeme zu integrieren sind. Im Zentrum der Arbeit<br />

von XiTrust Secure Technologies steht die elektronische<br />

Unterschriftenmappe MOXIS. In ihr stecken alle<br />

Funktionalitäten und Lösungen rund um die rechtssichere<br />

elektronische Signatur. MOXIS ist das Herzstück unserer<br />

Entwicklungsarbeit.<br />

Die elektronische Signatur ist dabei ein branchenübergreifendes<br />

Thema. Davon handelt die vorliegende<br />

Ausgabe unseres Unternehmensmagazins <strong>XiGuide</strong>:<br />

Wie unterschiedlichste Branchen die elektronische Unterschriftenmappe<br />

MOXIS erfolgreich in ihre individuellen<br />

Prozesse integrieren. Und damit unsere Kunden wirklich<br />

alles aus einer Hand bekommen, kümmern wir uns<br />

auch um die digitale Identität, die Voraussetzung für die<br />

rechtssichere elektronische Signatur ist. Dafür steht unser<br />

Service xIDENTITY.eu.<br />

Wir laden Sie ein zu einer Lese-Reise durch die ganze<br />

Welt von XiTrust Secure Technologies und wünschen<br />

Ihnen eine inspirierende Lektüre!<br />

Ihre <strong>XiGuide</strong> Redaktion

XIGUIDE<br />

INHALT<br />

COMPANY<br />

CUSTOMERS<br />

CUSTOMERS<br />

INTERVIEWS<br />

VERSICHERUNG<br />

BEHÖRDE<br />

HANDWERK<br />

GESUNDHEIT<br />

SOZIALES<br />

7<br />

Georg Lindsberger, CEO<br />

32<br />

SVA<br />

36<br />

Wirtschaftskammer Wien I<br />

78<br />

ODAV AG<br />

62<br />

KAGes<br />

54<br />

Arbeiterwohlfahrt Saarland<br />

„Wir sind gerade erst<br />

angekommen“<br />

Kurze Wege<br />

Visuelle Wahrnehmungen<br />

Maßarbeit fürs Handwerk<br />

Mehr Zeit für Patienten<br />

Lauf, Zettel, lauf!<br />

20<br />

Forschung und Entwicklung<br />

74<br />

VAEB<br />

40<br />

Wirtschaftskammer Wien II<br />

80<br />

Homestory Stempelmacher<br />

Smart in die Zukunft<br />

Bye, bye Post-its!<br />

De facto in der Schnellbahn<br />

Einfach echt<br />

PRODUKTE<br />

10<br />

XBS<br />

Einer für alle, alle für einen<br />

12<br />

MOXIS<br />

Was MOXIS leistet<br />

14<br />

XMS<br />

Ein unendlicher Prozess<br />

18<br />

xIDENTITY<br />

WOHNEN<br />

50<br />

Wohnbaugruppe Ennstal<br />

Und täglich grüßt das<br />

Murmeltier<br />

ARBEIT<br />

42<br />

GULP Information Services<br />

München, Argentinien<br />

und zurück<br />

BILDUNG<br />

70<br />

Karl-Franzens-Universität<br />

Zukunft im Werkzeugkoffer<br />

INDUSTRIE<br />

26<br />

Fresenius Kabi Austria<br />

MOXIS, Metal und Extreme<br />

BAUEN<br />

58<br />

HABAU Group<br />

Auf IT gebaut<br />

Knowing Me, Knowing You

INTERVIEW<br />

„WIR SIND GERADE ERST ANGEKOMMEN“<br />

Die elektronische Signatur macht<br />

Unternehmensprozesse sicherer und schafft<br />

wichtige Spielräume für Ressourcen. Sie gehört<br />

gegenwärtig zu den wichtigsten IT-Innovationen.<br />

Interview mit DI Georg Lindsberger, CEO des<br />

Marktführers XiTrust Secure Technologies,<br />

über Innovationen und Kreativität.<br />

prognostiziert. Aber wie es so ist bei Hypes: die kühlen genauso<br />

schnell ab, wie sie sich erhitzt haben. Dann kommt<br />

die Enttäuschungsphase und auf die folgt dann ein realistisches,<br />

solides Wachstum und das Thema wird wirtschaftlich<br />

relevant.<br />

In welcher Phase sind Sie in das Thema eingestiegen?<br />

Auf dem Tiefpunkt. Die eSignatur war nicht leicht zum<br />

Fliegen zu bekommen. Unser Ziel blieb aber immer, das<br />

Thema über die öffentliche Verwaltung hinaus in die Unternehmen<br />

zu tragen.<br />

Wann kam der Wendepunkt für XiTrust?<br />

DI Georg Lindsberger, CEO XiTrust: „Es ist wichtig,<br />

Anwender positiv zu motivieren und nicht bloß aus<br />

Angst vor Sicherheitsrisiken aktiv zu werden.“<br />

Herr Lindsberger, was bedeutet Innovation für Sie?<br />

Georg Lindsberger: Neue Sachen anzugehen und damit<br />

auch bewusst Risiken in Kauf zu nehmen. Innovation<br />

ohne Risikobereitschaft ist für mich nicht denkbar.<br />

Gerade unser Unternehmen würde es ohne den innovativen<br />

Gedanken heute nicht geben. Wir sind vor 14 Jahren<br />

ja mit der Idee für ein Produkt gestartet, das es in dieser<br />

Form noch nicht gegeben hat.<br />

Heute ist XiTrust Marktführer auf dem Feld der elektronischen<br />

Signatur. Wie hat das angefangen?<br />

Beim Mittagessen. Die eigentliche Idee war damals, einen<br />

Service anzubieten, mit dem man signierte Dokumente<br />

oder Mails sicher in der Cloud ablegen kann.<br />

Dabei ist es ja bekanntlich nicht geblieben.<br />

Wir haben schnell gemerkt, dass es noch kaum digital<br />

signierte Dokumente gab, also auch nichts, was man<br />

in einer Cloud sichern könnte. So ist dann die eigentliche<br />

Kernidee des Unternehmens entstanden: die rechtssichere<br />

digitale Signatur. Obwohl es die digitale Signatur ja<br />

schon gab, zumal in Österreich, das im europäischen Vergleich<br />

hier eine Vorreiterrolle einnimmt.<br />

Nur hat sich das damals primär auf die öffentliche Verwaltung<br />

beschränkt. Obwohl es, getrieben durch eine<br />

Studie von Gartner, schon einen Hype um das Thema eSignatur<br />

gab. Da wurden kurzfristig exorbitante Umsätze<br />

So etwa um 2010. Da ist das Interesse an elektronischer<br />

Signatur von Unternehmensseite spürbar angezogen.<br />

Die Technologie war da aber noch deutlich komplexer<br />

als heute. Der Endbenutzer spielte deshalb noch keine<br />

so große Rolle.<br />

Das ist heute anders. Da gibt es eine einfach zu bedienende<br />

Oberfläche. Die Marktreife ist so weit fortgeschritten,<br />

dass die Handy-Signatur immer selbstverständlicher<br />

wird, auf Vorstandsebene, aber auch privat. Für mich ist<br />

das die entscheidende Innovation.<br />

Die Sensibilität für IT-Sicherheit und elektronische Signatur<br />

scheint dennoch nicht überall gleich ausgeprägt ...<br />

Richtig, hier muss man unterscheiden. Unternehmen<br />

wissen oft schon aus leidvoller Erfahrung, dass sie etwas<br />

tun müssen. Andernorts fehlt die Negativ-Erfahrung: Es<br />

ist heute noch nicht annähernd klar, welche Sicherheitsrisiken<br />

in aktuellen Netz-Nutzungsgewohnheiten wirklich<br />

stecken und was man sich durch lückenhafte IT-Security<br />

einbrocken kann.<br />

Ist IT-Security heute das Kernprodukt von XiTrust?<br />

Sicherheit ist die Basis aller unserer Produkte. Es geht uns<br />

aber um mehr. Mir war immer wichtig, Anwender positiv<br />

zu motivieren und nicht bloß aus Angst vor Sicherheitsrisiken<br />

aktiv zu werden. Also auch mal zu fragen: Wie kann<br />

ich mit der neuen Lösung mehr Spielraum gewinnen?<br />

Lassen sich meine Ressourcen gewinnbringender nutzen?<br />

6 7

INTERVIEW<br />

Und wie ist es umgekehrt? Beeinflusst die Arbeit mit<br />

den Kunden die Innovationen von XiTrust?<br />

Von Kunden kann man sehr viel lernen. Unsere Innovationsfähigkeit<br />

profitiert sicher von der Bandbreite unserer<br />

Kunden, die in so vielen unterschiedlichen Branchen<br />

unterwegs sind. Das zwingt uns, immer wieder genau<br />

hinzusehen: Welche unterschiedlichen Prozesse gibt es,<br />

wie wird das gelebt? Da ist man sehr nah am Unternehmenskern.<br />

Wir erleben es als Privileg, dieses Wissen mit<br />

unseren Produkten weitergeben zu können. Langweilig<br />

wird es uns da nicht so schnell.<br />

Das Gesundheitswesen war immer ein Schwerpunkt in<br />

der Arbeit von XiTrust. Wie erklärt sich das?<br />

Im Gesundheitswesen fällt traditionell viel verpflichtende<br />

Dokumentation an. Ob Laborbericht, Befund oder<br />

Arztbrief – überall muss rechtssicher von einer oder mehreren<br />

Personen unterschrieben werden. Unser MOXIS<br />

hebt all diese Prozesse auf ein neues Level.<br />

Wie zeigt sich das konkret?<br />

Nehmen wir das Beispiel Arztbrief. Der wird heute, nachdem<br />

er digital schon alle Qualitätskontrollen durchlaufen<br />

hat, oft noch ausgedruckt. Bis er dann auf Papier unterschrieben<br />

ist und endlich weitergeleitet werden kann, dauert<br />

es oft sehr lange. Mit der Handysignatur gibt es keinen<br />

Medienbruch, die entscheidende Unterschrift kann unabhängig<br />

von Ort und Zeit geleistet werden. Ergebnis: Der<br />

Arztbrief ist schneller beim Patienten – und schneller im<br />

Archiv.<br />

Stimmen Sie der Auffassung zu, dass Innovationszyklen<br />

immer kürzer werden, sich das Rad immer schneller<br />

dreht?<br />

Sicher passiert im Kleinen sehr viel in immer schnelleren<br />

Frequenzen. Was die Grundlagen betrifft, glaube<br />

ich eher, dass Wirtschaftstheoretiker wie Peter Drucker<br />

recht haben. Grundsätzliche Innovationen brauchen immer<br />

noch rund 30 Jahre, um sich massenhaft durchzusetzen.<br />

Das sehe ich auch für die elektronische Signatur,<br />

wenn man bedenkt, wann eigentlich die ersten asymmetrischen<br />

Verfahren entwickelt worden sind: Das war Ende<br />

der Siebziger. Wir sind also gerade erst angekommen.<br />

Wie wird der Innovationsgedanke von Ihren Mitarbeitern<br />

mitgetragen?<br />

Für uns ist Neugier und das Interesse an neuen Technologien<br />

in der Mitarbeiterauswahl essenziell. Für kreative<br />

Leute braucht man natürlich auch das entsprechende<br />

Umfeld, ein Betriebsklima, in dem neue Ideen offen diskutiert<br />

werden und eigenverantwortliches Handeln wichtiger<br />

ist, als Hierarchien einzuhalten. Immer dann, wenn<br />

die Möglichkeit eines Fehlers eher toleriert wird, entsteht<br />

auch ein innovationsfreundliches Betriebsklima. Steht die<br />

Angst vor Fehlern im Vordergrund, entsteht nichts.<br />

Ihre Lieblingsinnovation im Privatleben?<br />

Der Flugzeugmodus beim Handy.<br />

DI Georg Lindsberger, CEO XiTrust: „Unsere Innovationsfähigkeit profitiert von der Bandbreite unserer Kunden!“<br />

Wie werden Handysignatur, XiTrust MOXIS und die digitale<br />

Unterschriftenmappe die Unternehmensprozesse<br />

der Zukunft beeinflussen?<br />

Sie beeinflussen sie schon heute. Anwender beginnen erstmalig<br />

seit Jahren zu reflektieren, was überhaupt in ihrem Unternehmen<br />

unterschrieben werden muss und was nicht. So<br />

werden eingefahrene Prozesse hinterfragt. Gleichzeitig sind<br />

diese Unternehmen mit unseren Produkten flexibler und damit<br />

auch wettbewerbsfähiger geworden. Ein spannender Synergieeffekt,<br />

zumal für Kunden, die einen Großteil ihrer Prozesse<br />

bereits digitalisiert hatten, aber immer noch ohne<br />

eSignatur gearbeitet haben.<br />

8 9

COMPANY PRODUKTE XBS<br />

EINER FÜR ALLE, ALLE FÜR EINEN!<br />

Wer Systeme über Jahre perfekt auf seine Bedürfnisse zugeschnitten<br />

hat, sieht sich bei neuen Komponenten nicht selten mit einer<br />

komplexen Aufgabe konfrontiert. Wie lässt sich zum Beispiel die<br />

elektronische Signatur ohne besonderen Aufwand integrieren? Noch<br />

dazu, wenn die Hauptanforderung lautet: je einfacher, desto besser?<br />

Hier entscheidet intelligente Anpassungsfähigkeit. Wie der XiTrust<br />

Business Server und MOXIS die elektronische Signatur revolutionieren.<br />

Wenn von „gewachsenen Strukturen“<br />

die Rede ist, geht es meistens<br />

um die IT großer Unternehmen. Gemeint<br />

ist eine IT-Landschaft, die immer<br />

wieder an die aktuellen Bedürfnisse<br />

eines Unternehmens angepasst<br />

und erweitert wird. Neue Komponenten<br />

kommen im Laufe der Jahre hinzu<br />

und werden in die bestehende<br />

Landschaft integriert. Ziel dieses Prozesses<br />

ist es, Zahlungsverkehr, Workflow-Systeme,<br />

E-Mails oder Langzeitarchiv<br />

in individuell zugeschnittenen<br />

Abläufen darzustellen. Der hohe Anpassungsgrad<br />

dieser über Jahre gewachsenen<br />

IT-Strukturen verdient<br />

zwar das Attribut „maßgeschneidert“,<br />

ist aber gleichzeitig auch die<br />

Ursache für einen gewissen Mangel<br />

an Flexibilität: Einzelne Komponenten<br />

sind Unikate, werden nicht konsequent<br />

gewartet oder der Hersteller<br />

hat den Support längst eingestellt.<br />

Die Folge sind nicht selten kostspielige<br />

Neustarts der gesamten IT.<br />

Richtige Antworten<br />

Wer den Zusatznutzen elektronische<br />

Signatur für eine oder mehrere<br />

Komponenten seines Systems<br />

einfügt, möchte da natürlich sichergehen,<br />

dass dies eben kein „Fass ohne<br />

Boden“ wird. Am Ende bleibt immer<br />

die Frage, mit welcher Technologie<br />

die elektronische Signatur sicher und<br />

nachhaltig in bestehende Abläufe zu<br />

integrieren ist. Jetzt und in Zukunft.<br />

Darauf haben wir die richtigen Antworten<br />

gefunden.<br />

Problemloses Andocken<br />

Die anderthalb Jahrzehnte lange<br />

Erfahrung mit den Themen Verschlüsselung<br />

und Signatur bewahren<br />

wir wie einen Schatz in unserem Xi-<br />

Trust Business-Server (XBS). Anwender<br />

aus allen Branchen können sofort<br />

mit ihm arbeiten. Der XBS mag nämlich<br />

gewachsene Strukturen, geht individuell<br />

auf sie ein und ist ungemein<br />

kontaktfreudig. Er versieht alle Dokumente<br />

innerhalb eines Unternehmens<br />

mit einer Signatur. Er macht<br />

sie dadurch rechtssicher, zeigt Veränderungen<br />

zuverlässig an und gibt<br />

Ihnen die Sicherheit, dass alle im<br />

Umlauf befindlichen Dokumente authentisch<br />

sind. XBS versieht seinen<br />

Signatur-Dienst für eines Ihrer Systeme<br />

genauso zuverlässig wie für<br />

alle. Und zwar gleichzeitig. Er dockt<br />

problemlos an alle schon vorhandenen<br />

Elemente eines IT-Systems an<br />

und beweist damit wahrhaft integrativen<br />

Charakter. Und was, wenn danach<br />

ein neues Workflow-System in<br />

die Unternehmensprozesse integriert<br />

wird? Auch Neuankömmlinge versorgt<br />

XBS vom ersten Tag an, denn er<br />

ist ein durch und durch nachhaltiges<br />

System. Würde man die Qualitäten<br />

unseres XiTrust Business-Servers in<br />

einem Satz zusammenfassen, dürfte<br />

dieser nur lauten: Einer für alle!<br />

Individuelle Entscheidungen<br />

In den XBS ist in den vergangenen<br />

Jahren all unser Wissen über Unternehmensprozesse<br />

eingeflossen. Unsere<br />

Wartung und regelmäßige Updates<br />

machen den XBS zu einem<br />

berechenbaren Partner. In der Arbeit<br />

mit unseren Kunden ist das Produkt<br />

noch flexibler und leistungsstärker<br />

geworden. Darauf sind wir stolz.<br />

Der End-User fehlte allerdings noch<br />

in diesem Szenario. Bis vor wenigen<br />

Jahren noch war das Thema elektronische<br />

Signatur zu komplex für dieses<br />

Segment. Das haben wir geändert.<br />

Mit XiTrust MOXIS haben wir<br />

dem XBS einen Partner zur Seite gestellt,<br />

der es mittlerweile bis in die<br />

Vorstandsetagen geschafft hat.<br />

Mit XiTrust MOXIS können endlich<br />

alle Dokumente auch persönlich<br />

unterschrieben werden. Das bedeutet<br />

für alle Unterzeichnenden mehr<br />

Freiheit: An die Stelle automatisierter<br />

Prozesse tritt nun die individuelle<br />

Entscheidung, wann und wo unterschrieben<br />

wird. Papierlos, ohne<br />

Medienbrüche. Dafür haben wir rund<br />

um MOXIS die Unterschriftenmappe<br />

geschaffen. Hier werden alle Do-<br />

kumente gesammelt, die eine oder<br />

auch mehrere Unterschriften benötigen.<br />

Die meisten dieser Dokumente<br />

stammen erfahrungsgemäß aus<br />

dem unternehmensinternen Workflow-System.<br />

Mit dem XBS haben<br />

wir einen Weg gefunden, wie sie aus<br />

diesem System in die MOXIS Unterschriftenmappe<br />

gelangen. Umgekehrt<br />

gilt das natürlich auch: Die<br />

Kombination von XBS und MOXIS<br />

sorgt für die nahtlose Re-Integration<br />

aller persönlich signierten Dokumente<br />

in den Unternehmens-Workflow.<br />

Ob z. B. die Dokumente aus SAP<br />

stammen oder SharePoint, spielt für<br />

die Unterschriftenmappe keine Rolle.<br />

MOXIS ist die personalisierte Variante<br />

des Business-Servers, alles läuft<br />

hier zusammen. Auf den Punkt gebracht:<br />

Alle für einen!<br />

Aber stopp!<br />

Fehlt da nicht noch etwas Entscheidendes?<br />

Richtig! Um mit MOXIS<br />

persönlich elektronisch zu signieren,<br />

ist die digitale Identität Grundvoraussetzung.<br />

Und zwar mit staatlich<br />

anerkanntem Zertifikat. Nur so sind<br />

Integrität, Authentizität und Rechtssicherheit<br />

einer Unterschrift zu gewährleisten.<br />

Nur so wird die Signatur<br />

gesetzeskonform. Mit unserem<br />

Service xIDENTITY.eu gelangen die<br />

Anwender unserer Produkte auf dem<br />

schnellsten Weg zur digitalen Identität.<br />

Mit ihr können Sie orts- und zeitunabhängig<br />

unterschreiben – eine<br />

Karte brauchen Sie auch nicht mehr.<br />

Deshalb vervollständigt erst xIDEN-<br />

TITY.eu die Produktfamilie. XBS,<br />

MOXIS und digitale Identitäten kommen<br />

aus einer Hand. Sie kümmern<br />

sich um Ihr Business, wir um Ihre Signatur!<br />

10 11

COMPANY PRODUKTE MOXIS<br />

WAS MOXIS LEISTET<br />

MOXIS ist eine europäische Lösung. Ob Sie in Paris, Berlin<br />

oder Pisa arbeiten: Die elektronische Unterschriftenmappe<br />

MOXIS ist für Unternehmen entwickelt worden, die täglich<br />

eine Vielzahl von Dokumenten unterzeichnen müssen.<br />

MOXIS dockt funktional an die Infrastruktur<br />

der Fernsignatur an. Die<br />

so geleisteten Unterschriften entsprechen<br />

der im Juli 2016 in Kraft getretenen<br />

eIDAS-Verordnung, die die<br />

rechtlichen Rahmenbedingungen der<br />

qualifizierten elektronischen Unterschrift<br />

in allen 28 Mitgliedsländern<br />

der EU einheitlich regelt. MOXIS verarbeitet<br />

qualifizierte, eIDAS-konforme<br />

Identitäten. Das heißt: Die digital<br />

geleisteten Unterschriften sind<br />

rechtssicher und damit der herkömmlichen<br />

Unterschrift in der Europäischen<br />

Union rechtlich gleichgestellt.<br />

Man kann nicht hochwertiger<br />

unterschreiben.<br />

Workflow: MOXIS ist anpassungsfähig.<br />

Die Software lässt sich einfach<br />

in den unternehmensinternen Workflow<br />

integrieren und bildet diesen<br />

optimal ab. Die Nutzung von MO-<br />

XIS erfordert keinerlei Schulungsaufwand<br />

für MitarbeiterInnen eines<br />

Unternehmens. Anwender entscheiden<br />

selbst, wie viele Unterschriften<br />

ein Dokument benötigt, wer unterschreibt<br />

und wie das Dokument weiterverarbeitet<br />

wird. MOXIS sorgt dafür,<br />

dass jedes Dokument innerhalb<br />

eines Workflows leicht zu finden ist<br />

und sein aktueller Status jederzeit<br />

nachvollziehbar bleibt.<br />

Qualität: MOXIS ist Fernsignatur<br />

mit Zertifikat. Alle Ihre elektronischen<br />

Signaturen genügen den<br />

höchsten Rechtsstandards in der EU.<br />

Qualifiziert unterschrieben wird per<br />

Handy, ohne Signaturkarte.<br />

Stapelfunktion: Elektronisch unterschreiben,<br />

wann und wo Sie wollen.<br />

Um langwierige Prozesse effizienter<br />

zu gestalten, unterzeichnen<br />

Sie mit MOXIS mehrere Dokumente<br />

ganz einfach gleichzeitig – und parallel<br />

zu anderen Unterzeichnern.<br />

Platzhalter: Der Platzhalter zeigt an,<br />

wo Ihre Unterschrift hingehört. Er ist<br />

individuell konfigurierbar und kann<br />

einer einzelnen Person, Funktion oder<br />

Abteilung zugeordnet werden. Nach<br />

digitaler Gegenzeichnung mit MOXIS<br />

verwandelt sich der Platzhalter in ein<br />

Bild Ihrer handschriftlichen Signatur.<br />

Integration in MS Word: MOXIS<br />

ist so konzipiert, dass es „lautlos“ im<br />

Hintergrund läuft. Die Software lässt<br />

sich bequem in MS Word einsetzen,<br />

ohne dabei die Oberfläche von Word<br />

zu verlassen. Word2MOXIS kürzt dabei<br />

zeitsparend ab: Schon bei der Erstellung<br />

eines Dokuments gehen die<br />

Einladungen zum Unterschreiben<br />

raus.<br />

MOXIS On Premise: MOXIS ermöglicht<br />

jede Form von elektronischer,<br />

rechtssicherer Fernsignatur. Gerade<br />

wenn vertrauliche Dokumente zur<br />

Signatur kommen, empfiehlt sich die<br />

On-Premise-Variante: Mit ihr ist der<br />

Server direkt in die IT-Infrastruktur<br />

des Anwenders integriert. Sämtliche<br />

Daten bleiben damit immer innerhalb<br />

der Systemgrenzen des Kunden.<br />

MOXIS Cloud: MOXIS Cloud ist<br />

die Cloud-Variante der elektronischen<br />

Unterschriftenmappe. Auch<br />

hier können Dokumente – wie bei der<br />

On-Premise-Variante – ohne Installation<br />

in der eigenen Infrastruktur<br />

per Fernsignatur qualifiziert signiert<br />

werden. Einzeln oder im Stapel.<br />

MOXIS Toolkit: Die Funktionalität<br />

der digitalen Unterschriftenmappe<br />

MOXIS kann mittels MOXIS Toolkit<br />

in ein bestehendes System, beispielsweise<br />

ein Krankenhaus-Informationssystem,<br />

integriert werden. Dadurch<br />

muss der Anwender, wie ein<br />

Arzt, der Arztbriefe zeichnet, nie das<br />

eigene System verlassen, um Dokumente<br />

mittels Fernsignatur qualifiziert<br />

zu signieren.<br />

Mit MOXIS zu unterschreiben, bedeutet<br />

immer an Ort und Stelle zu<br />

sein. Ob Sie im Büro sind oder gerade<br />

mit Ihrer französischen Bulldogge<br />

im Wald spazieren gehen. Denn die<br />

elektronische Unterschriftenmappe<br />

unterstützt die qualifizierte mobile<br />

Fernsignatur.<br />

Mit MOXIS lassen sich außerdem<br />

Medienbrüche effektiv vermeiden.<br />

Zu unterschreibende Dokumente<br />

brauchen für den Signaturvorgang<br />

nicht mehr ausgedruckt und anschließend<br />

wieder eingescannt zu<br />

werden. Der gesamte Vorgang von<br />

der Dokumentenerstellung über die<br />

Unterschrift bis zur Ablage im Archiv<br />

kann mit MOXIS digital dargestellt<br />

werden.<br />

MOXIS WCAG: In den Web Content<br />

Accessability Guidelines ist festgeschrieben,<br />

wann eine Software behindertengerecht<br />

genannt werden<br />

darf: MOXIS erfüllt alle Kriterien und<br />

ist auch in einer WCAG-konformen<br />

Version erhältlich. Zum Beispiel für<br />

stark sehbehinderte oder vollständig<br />

erblindete Menschen: Alle Schritte<br />

sind am Computer über die Tastatur<br />

durchführbar, Mausklicks sind nicht<br />

mehr notwendig. Das bewährte Audio-Tool<br />

Screenreader, das Textinhalte<br />

und Prozessschritte akustisch<br />

vermittelt, führt die Nutzer durch die<br />

gesamte Anwendung – bis zur Unterschrift.<br />

12 13

COMPANY PRODUKTE XMS<br />

EIN UNENDLICHER PROZESS<br />

Als Leiter der Produktentwicklung von XiTrust Secure Technologies<br />

hat Wolfgang Bauer alle zentralen Produkte des Unternehmens<br />

maßgeblich mitgestaltet. Zum Beispiel das XiTrust Mailing<br />

System (XMS). Im Interview gibt er Einblicke in die Arbeit seines<br />

Teams und das Selbstverständnis der Softwareentwicklung.<br />

Wolfgang, du bist Leiter der Produktentwicklung.<br />

Wie würdest du<br />

selbst deine Aufgabe bei XiTrust beschreiben?<br />

Wolfgang Bauer: Ich bin der, der<br />

bei den Themen Business-Server und<br />

Mailing-System den Hut aufhat und<br />

das Ganze durchplant. Ich bin außerdem<br />

der, der in der Entwicklung am<br />

längsten da ist.<br />

Wenn man dich im Unternehmen<br />

sieht, fällt auf, dass du extrem<br />

fokussiert und konzentriert<br />

am Bildschirm arbeitest. Ist das die<br />

Voraussetzung für erfolgreiche Softwareentwicklung?<br />

Es ist sicher von Vorteil, wenn man<br />

sich gut konzentrieren kann (lacht).<br />

Nur: Softwareentwicklung fängt ja<br />

schon viel früher an. Das macht es<br />

so spannend, dass sehr unterschiedliche<br />

Leute beteiligt sind.<br />

Wie läuft so ein Entwicklungsprozess<br />

ab?<br />

Als erstes geht darum zu verstehen,<br />

was der Kunde will. Das ist die Aufgabe<br />

des Product Owners, der in gleichermaßen<br />

engem Kontakt mit der<br />

Entwicklung und dem Kunden steht.<br />

Dann wird gefragt, wie die Anforderungen<br />

des Kunden technisch umzusetzen<br />

sind. Was ist in Wartung und<br />

Support realisierbar? Lässt sich ein<br />

allgemeiner Mehrwert für das Produkt<br />

umsetzen und was ist eine rein<br />

kundenspezifische Anpassung? Dann<br />

werden die Aufgaben im Team aufgeteilt<br />

in kleinere Pakete. Kurz: Es ist<br />

keineswegs so, dass wir nur auf unseren<br />

Bildschirm starren und pausenlos<br />

an Lösungen tüfteln. Es geht stark<br />

um Kommunikation innerhalb des<br />

Teams und mit dem Product Owner.<br />

Kommunikation als Qualitätssicherung?<br />

Auf alle Fälle. Jeder hat seinen individuellen<br />

Blick auf ein und dieselbe<br />

Thematik. Dieses versammelte Wissen<br />

machen wir uns zunutze. So erzielt<br />

man aus meiner Sicht die besten<br />

Ergebnisse. Es hat aber auch noch<br />

eine andere Seite: Wenn von vorneherein<br />

klar ist, dass ich das, was ich<br />

mache, mit jemandem teilen werde,<br />

bin ich automatischer kritischer mit<br />

mir selbst. Ich präsentiere meine Ergebnisse<br />

ja erst, wenn ich glaube, das<br />

ist jetzt was G’scheit’s. Das alles ist<br />

ein fortlaufender Prozess, die Produkte<br />

werden so permanent weiterentwickelt.<br />

Das klingt so, als sei alles immer im<br />

Fluss. Gibt es in der Softwareentwicklung<br />

nie ein Produkt, das fertig ist?<br />

So ist es. Es gibt kein Softwareprodukt,<br />

das jemals fertig ist, zumindest<br />

nicht in dem Sinne, dass es nicht<br />

mehr zu verbessern wäre.<br />

Ergebnis eines solchen Prozesses<br />

ist auch das XiTrust Mailing System<br />

(XMS), an dessen Entwicklung du<br />

maßgeblich beteiligt bist.<br />

E-Mail-Sicherheit kann man getrost<br />

als eines der Urprodukte von XiTrust<br />

bezeichnen. Als wir vor 15 Jahren anfingen,<br />

uns damit zu beschäftigen, war<br />

die Zeit für das Produkt XMS im Speziellen<br />

und E-Mail-Sicherheit im Allgemeinen<br />

noch nicht reif. Das hat sich<br />

mittlerweile grundlegend geändert.<br />

Inwiefern?<br />

Das Bewusstsein für sicheren<br />

E-Mail-Austausch ist heute viel stärker<br />

verankert. Wer sich technisch ein<br />

bisschen auskennt, dem war immer<br />

bewusst, was per Mail geht: Erstens<br />

für jeden lesbar, es ist per Definition<br />

nicht vertraulich, was in einer normalen<br />

E-Mail steht. Nur weil der Absender<br />

Wolfgang Bauer ist, kannst du<br />

nicht davon ausgehen, dass die Mail<br />

tatsächlich von mir stammt – und<br />

auch nicht, ob der Inhalt nicht verändert<br />

worden ist. Je wichtiger eine Mail<br />

ist, desto höher das Missbrauchsund<br />

Schadenspotenzial.<br />

Stärkeres Bewusstsein für Sicherheitsthemen<br />

ist ja auch das Ergebnis<br />

gesellschaftlicher Prozesse.<br />

Spielen solche Überlegungen in der<br />

Softwareentwicklung eine Rolle?<br />

Oder woraus schließt du, dass sich<br />

hier viel verändert hat?<br />

Ehrlich gesagt, als Entwickler<br />

schließe ich das aus der Tatsache,<br />

«XMS hat im Laufe<br />

der Jahre einen<br />

„Bauchladen“<br />

bekommen, mit<br />

dem wir individuell<br />

auf die jeweiligen<br />

Kundenwünsche<br />

reagieren können und<br />

dafür nicht mehr in<br />

die Entwicklung gehen<br />

müssen. Ich nehme mir<br />

einen Workflow und<br />

klicke mir den einfach<br />

zusammen.»<br />

Wolfgang Bauer,<br />

Leiter der Produktentwicklung<br />

dass jetzt viel mehr solche Projekte<br />

auf meinem Schreibtisch landen<br />

(lacht).<br />

Und der Facebook-Skandal, bei dem<br />

Millionen Nutzerdaten illegal weiterverwertet<br />

worden sind?<br />

Da ist das Reaktionsmuster immer<br />

das gleiche: Nach einer ersten großen<br />

Aufregung über den Datenmissbrauch<br />

ebbt das wieder ab und man<br />

kehrt zur Tagesordnung zurück. Ob<br />

sich das in absehbarer Zeit grundlegend<br />

ändern wird, würde ich eher<br />

bezweifeln.<br />

Auch beim Thema E-Mail-Sicherheit?<br />

Im Business-Umfeld gibt es ein eindeutig<br />

stärkeres Bewusstsein für den<br />

Schutz vertraulicher Daten als bei<br />

rein privater Nutzung. Das hat natürlich<br />

mit den bekannten Fällen zu<br />

tun, wo plötzlich Millionen Euro aufgrund<br />

einer nicht sicheren Mail auf<br />

unbefugte Konten überwiesen worden<br />

sind.<br />

Ist es nicht auch von der Unternehmensgröße<br />

abhängig, ob es sinnvoll<br />

ist, mit sicheren Mailsystemen zu<br />

arbeiten?<br />

Es ist nicht die Frage, ob es sinnvoll<br />

ist, mit E-Mail-Sicherheitssystemen<br />

wie unserem XMS zu arbeiten,<br />

sondern wieviel noch passieren<br />

muss, damit diese Form der sicheren<br />

Datenübertragung zum Standard<br />

für Unternehmen wird. Vertrauliche<br />

Mails in falschen Händen können<br />

kleine Unternehmen wie große gleichermaßen<br />

ruinieren. Grundsätzlich<br />

muss sich halt auch jeder kritisch<br />

fragen, wie abhängig sein Geschäftsmodell<br />

von einer sicheren Datenübertragung<br />

ist. Das sind einfache<br />

rechnerische Überlegungen: Was ist<br />

der größtmögliche Schadensfall und<br />

was kostet mich die Lösung?<br />

Was macht XMS besser als andere<br />

Systeme zur E-Mail-Sicherheit?<br />

Das Gesamtpaket macht XMS aus.<br />

Wir haben sowohl einen eigenständigen<br />

Mailserver plus die Möglichkeit,<br />

Workflows individuell zu konfigurieren.<br />

Das heißt, ich kann entscheiden,<br />

14 15

COMPANY PRODUKTE XMS<br />

wie ein Mail behandelt wird und es<br />

auf die jeweilige Unternehmens-Policy<br />

abstimmen. Indem man etwa<br />

festlegt: Mails an eine bestimmte<br />

Domain müssen immer verschlüsselt<br />

sein. Dazu gibt es ein Administrations-Tool,<br />

mit dem das leicht zu<br />

verwalten ist. Und ich kann für die<br />

Mitarbeiter dynamisch Zertifikate<br />

beantragen. Das wird möglich durch<br />

die Schnittstelle zu unserem Partner<br />

A-Trust.<br />

Würdest du sagen, dass die Flexibilität<br />

des XMS zu seinen USPs zu<br />

zählen ist?<br />

Auf jeden Fall. XMS hat im Laufe<br />

der Jahre einen „Bauchladen“ bekommen,<br />

mit dem wir individuell auf die<br />

jeweiligen Kundenwünsche reagieren<br />

können und dafür nicht mehr<br />

in die Entwicklung gehen müssen.<br />

Ich nehme mir einen Workflow und<br />

klicke mir den einfach zusammen.<br />

Nehmen wir das Beispiel Reporting.<br />

Wenn es gewünscht ist, kann mit<br />

dieser Funktion ganz leicht nachvollzogen<br />

werden, wie viele Mails versendet<br />

worden sind, wie viele davon<br />

signiert, verschlüsselt, entschlüsselt.<br />

Zu jeder Signaturprüfung kannst du<br />

einen Prüfbericht erzeugen. Und das<br />

eben alles im Workflow.<br />

Da wir gelernt haben, dass ein Softwareprodukt<br />

niemals fertig wird:<br />

Woran hat dein Team zuletzt gearbeitet?<br />

Das neueste Feature macht es<br />

möglich, dass die Mail zwischen zwei<br />

Mailservern transparent durchgetunnelt<br />

wird – ohne sie im XMS zu<br />

speichern. XMS führt nur die Verschlüsselungs-Signatur-Operationen<br />

durch und leitet sie dann direkt<br />

weiter. Der große Vorteil hier:<br />

Dieser Knoten ist nahezu wartungsfrei.<br />

Denn die Mail kann nicht verloren<br />

gehen. Entweder es ist in dem<br />

einen Mailsystem oder in dem anderen.<br />

Dazwischen wird es nur signiert<br />

verschlüsselt.<br />

Der End-User merkt von alledem<br />

nichts und hat entsprechend keinen<br />

zusätzlichen Aufwand …<br />

Diese Userfreundlichkeit, die<br />

du ansprichst, ist für mich ein<br />

Muss-Kriterium. Der End-User<br />

wäre überfordert, wenn er eigene<br />

Mail-Clients oder Zertifikate selbst<br />

installieren müsste. Und wenn er<br />

dann von Fremdsystemen Mails erhält,<br />

die signiert und verschlüsselt<br />

sind, und selbst checken müsste,<br />

ob die Signatur passt und wenn<br />

nicht, warum nicht! Ein Fass ohne<br />

Boden. Mit dem XMS haben wir diese<br />

Prozesse in die Unternehmenslö-<br />

sung integriert. Da ist das vollkommen<br />

transparent. Schlimmstenfalls,<br />

wenn jemand anderes mit einem<br />

nicht vertrauenswürdigen Zertifikat<br />

arbeitet, kommt eine Benachrichtigung.<br />

Und dann kann immer noch<br />

wer hinschauen, der sich auskennt<br />

(lacht)! Dabei spielt es keine Rolle, ob<br />

die Mail nach Peking oder nach Wien<br />

geschickt wird.<br />

Dazu kommt beim XMS auch die Visualisierung<br />

der Log-Dateien?<br />

Richtig. XMS ist jetzt noch administratorenfreundlicher:<br />

Wir haben<br />

im XMS grafisch aufbereitet, welchen<br />

Weg eine Mail durch den Workflow<br />

nimmt, mit den entsprechenden Logmeldungen<br />

dazu. Mit der Suchmaske<br />

kann ich jederzeit nachvollziehen,<br />

was mit einer bestimmten Mail passiert<br />

ist und dass sie erfolgreich zugestellt<br />

worden ist. Durchaus ein Mehrwert,<br />

denn ich muss die Mail nicht<br />

mühsam grabben. Wenn wir über<br />

neue Features sprechen, müssen wir<br />

auch über den Verjüngungsprozess<br />

sprechen …<br />

BACKGROUND<br />

XITRUST MAILING SYSTEM<br />

(XMS)<br />

Mit dem XiTrust Mailing System (XMS) bietet XiTrust seinen Kunden<br />

eine zentrale Signatur- und Verschlüsselungslösung, die alle<br />

Absender eines Unternehmens automatisch mit personenbezogenen<br />

S/MIME-Zertifikaten ausstattet. XMS ist einfach und ohne<br />

zusätzliche Installation von Software am E-Mail-Client in die bestehende<br />

E-Mail-Infrastruktur zu integrieren und wird wie eine<br />

Firewall dem E-Mail-System vorgeschaltet.<br />

XMS:<br />

• stellt die Echtheit der Inhalte und die Authentizität des Absenders<br />

individuell sicher.<br />

• bietet denselben Komfort wie ein einzelnes Gateway-Zertifikat<br />

mit allen Vorteilen des personenbezogenen Einzelzertifikats.<br />

• ermöglicht es, dass der Absender einer Mail immer persönlich<br />

zuzuordnen ist.<br />

• erstellt personenbezogene Zertifikate vollautomatisch und<br />

zentral<br />

• übernimmt das unternehmensweite Roll-out von Einzelzertifikaten<br />

in Vollautomation<br />

Ach so? XMS wird jetzt jünger?<br />

Es ist ja ein ständiger, nie endender<br />

Prozess, so ein Produkt wie XMS am<br />

Leben zu erhalten. Die Bibliotheken<br />

veralten, die Technologie ändert sich,<br />

es kommen neue Versionen von Java<br />

raus. Da muss man Liebe und Zeit investieren.<br />

So kommen wir in der Entwicklung<br />

immer wieder zu neuen<br />

Spielzeugen, die wiederum neue Produktfeatures<br />

überhaupt erst möglich<br />

machen.<br />

Danke für das Gespräch, Wolfgang!<br />

16 17

COMPANY PRODUKTE XIDENTITY<br />

KNOWING ME, KNOWING YOU!<br />

Die Teilnahme an der digitalen Gesellschaft erfordert eine<br />

rechtssichere digitale Identität. Der schnellste und einfachste<br />

Weg dorthin führt über unseren Service auf xIDENTITY.eu.<br />

Das ist neu. Das Thema ist fast so alt wie die Menschheit.<br />

Verbindlich unterzeichnete Schriftstücke<br />

gibt es seit Tausenden von<br />

Jahren. Die Absender und Unterzeichner<br />

eines Dokuments standen mit ihrer<br />

Identität für Echtheit und Gültigkeit<br />

ein. Dinge schriftlich und damit<br />

für alle sichtbar zu kommunizieren,<br />

ist ein urmenschliches Bedürfnis. Der<br />

älteste Schriftträger war die Höhlenwand<br />

vor 15.000 Jahren. Es folgten<br />

Ton, Speckstein, Bast, Seide, Papyrus<br />

und schließlich Papier, wie wir es<br />

noch heute kennen.<br />

Jedes Mal wenn sich der Schriftträger<br />

änderte, kam das einer Revolution<br />

gleich. Die Merkmale dieser Revolutionen<br />

waren indessen immer<br />

dieselben: Es ging zunächst um die<br />

Vereinfachung. Dazu kamen neue<br />

Möglichkeiten der Vervielfältigung,<br />

Veröffentlichung und der Archivierung.<br />

Das Computerzeitalter<br />

hat nur wenige Jahre<br />

gebraucht, um die<br />

Kultur der Kommunikation<br />

tiefgreifend<br />

zu verändern. Die<br />

technischen Mittel<br />

und Chancen,<br />

die die Digitalisierung<br />

mit sich bringt,<br />

sind umfassend und<br />

werden auch als „Internet<br />

der Dinge“ bezeichnet.<br />

Damit ist<br />

gemeint, dass immer mehr Geräte<br />

miteinander verbunden sind und<br />

miteinander kommunizieren. Das bedeutet<br />

gleichzeitig, dass die Sicherheitsstandards<br />

mit dieser rasanten<br />

Entwicklung Schritt halten müssen.<br />

Die Voraussetzung dafür ist eine vertrauenswürdige<br />

digitale Identität.<br />

Ganz einfach per Handy-Signatur, sie<br />

beschreibt den Paradigmenwechsel<br />

im digitalen Zeitalter.<br />

Das Identity und Access Management<br />

in seiner klassischen Ausprägung<br />

wurde als interner Dienst für<br />

die Mitarbeiter eines einzelnen Unternehmens<br />

verstanden. Dieses Modell<br />

verändert<br />

sich gerade radikal, indem<br />

nicht nur die eigenen Mitarbeiter,<br />

sondern auch Kunden und Partner<br />

einbezogen werden. Daraus können<br />

sich deutlich mehr neue Geschäftsmodelle<br />

entwickeln, immer mehr<br />

Prozesse werden ohne Medienbruch<br />

online abgewickelt. Es geht darum,<br />

Verfahren zu vereinfachen, Zeit zu<br />

sparen und Wettbewerbsvorteile zu<br />

sichern.<br />

Dabei nimmt Österreich innerhalb<br />

der EU eine Vorreiter-Rolle ein.<br />

Die Möglichkeit, mit der Handy-Signatur<br />

zu arbeiten, besteht bereits<br />

seit 2003. Mehr als eine halbe Million<br />

Menschen verfügte 2015 hier bereits<br />

über eine digitale Identität – mit<br />

Zertifikat. Gültig ist sie in der gesamten<br />

EU. Neben Services wie E-Government<br />

und -Banking treibt die<br />

Handy-Signatur heute vor allem Unternehmenslösungen<br />

an. Schnelle<br />

Kommunikation und sichere Archivierung<br />

sind die zentralen Bausteine<br />

einer neuen IT-Architektur. Um<br />

den ersten Schritt zur Teilnahme<br />

an der digitalen Gesellschaft<br />

zu gehen, bedarf es nur<br />

weniger Mausklicks:<br />

mit dem Service von<br />

xIDENTITY.eu!<br />

18 19

COMPANY FORSCHUNG UND ENTWICKLUNG<br />

SMART IN DIE ZUKUNFT<br />

In einer Welt, in der sich Innovationszyklen stetig beschleunigen,<br />

arbeitet XiTrust Secure Technologies aktiv an den Lösungen von<br />

morgen. Der Unternehmensbereich Forschung und Entwicklung<br />

zeigt gleichzeitig, wie heterogen XiTrust aufgestellt ist. Das zeigt<br />

sich beispielhaft an dem Forschungsprojekt MMAssist 2 und der<br />

Entwicklung einer barrierefreien Version von MOXIS, der elektronischen<br />

Unterschriftenmappe. Interview mit Katrin Riemer, Leiterin<br />

der Forschung und Entwicklung bei XiTrust Secure Technologies.<br />

Frau Riemer, seit 2017 gibt es die<br />

elektronische Unterschriftenmappe<br />

MOXIS auch in einer barrierefreien<br />

Version. Wie ist dieses Projekt entstanden?<br />

Katrin Riemer: XiTrust Secure<br />

Technologies hat die digitale Unterschriftenmappe<br />

MOXIS in einem Forschungsprojekt<br />

mit Unterstützung<br />

der FH Joanneum an die WCAG-Richtlinien<br />

angepasst. Damit kann das auf<br />

IT-Sicherheit spezialisierte Unternehmen<br />

die Unterschriftenmappe nun<br />

auch in einer barrierefreien Version<br />

anbieten. MOXIS entspricht jetzt<br />

den Web Content Accessability Guidelines<br />

(WCAG). Stark sehbehinderte<br />

und vollständig erblindete Menschen<br />

können jetzt ohne fremde Hilfe Dokumente<br />

digital unterschreiben.<br />

Worum genau geht es in den Richtlinien<br />

für barrierefreie Anwendungen?<br />

In den WCAG ist festgeschrieben,<br />

welche Anforderungen Software erfüllen<br />

muss, damit sie auch von Menschen<br />

mit Handicap ohne Probleme<br />

genutzt werden kann. Nur wenn alle<br />

Einzelanforderungen des umfangreichen<br />

Katalogs erfüllt sind, erhält die<br />

Software das Prädikat „barrierefrei.“<br />

In Deutschland ist die Barrierefreiheit<br />

von IT-Anwendungen vielerorts<br />

– etwa bei Behörden – Bedingung für<br />

ihren Einsatz.<br />

Ist die WCAG-Version von MOXIS in<br />

der Praxis getestet worden?<br />

Ja, wir haben diese in unserem<br />

Standard-MOXIS integriert und daher<br />

kann jeder MOXIS-Kunde unsere<br />

Software barrierefrei nutzen. Für das<br />

Forschungsprojekt von XiTrust sind<br />

in enger Zusammenarbeit mit der FH<br />

Joanneum Testreihen mit seh-eingeschränkten<br />

und blinden Menschen<br />

durchgeführt worden. Schon während<br />

dieser Testphase haben wir von<br />

den Probanden ein durchweg positives<br />

Echo bekommen. Die barrierefreie<br />

Version von MOXIS wurde ganz<br />

stark als ein Plus an Unabhängigkeit<br />

und Freiheit wahrgenommen!<br />

Frau Riemer, das Forschungsprojekt<br />

MMAssist 2 wiederum ist eine Kooperationspartnerschaft<br />

zwischen<br />

XiTrust und Industriegrößen wie<br />

Siemens, Kapsch und AVL. Worum<br />

geht es da?<br />

Die Überschrift ist erst einmal Industrie<br />

4.0 und dann geht es im weitesten<br />

Sinne um das Zukunftsthema<br />

Augmented Reality. Die Fragestellung<br />

lautet vereinfacht: Wie kann ein<br />

Werker, ausgestattet mit mobilen Devices,<br />

vor Ort optimal mit Informationen<br />

versorgt werden, um so die Wartungsqualität<br />

auf ein anderes Level<br />

zu befördern – sowohl hinsichtlich<br />

Qualität als auch Schnelligkeit.<br />

Wie kommt XiTrust da ins Spiel?<br />

Bei MMassist II schließen wir mögliche<br />

Sicherheitslücken. In allen Prozessoptimierungen,<br />

die vorangetrieben<br />

werden müssen, besetzt XiTrust<br />

drei zentrale Themen: Authentizität,<br />

Datenintegrität und Privacy – unsere<br />

„Wissens-Pyramide“.<br />

Fangen wir mal mit Authentizität<br />

an. Was bedeutet das hier konkret?<br />

Wenn Maschinenteile irgendwo auf<br />

der Welt gewartet werden, muss man<br />

ja genau wissen, wer an der Maschine<br />

arbeitet und welche fachlichen<br />

Kompetenzen diese Person hat. Mit<br />

unserer Krypto-Lösung haben wir eine<br />

Möglichkeit geschaffen, Servicetechniker<br />

mittels Quick Response Code elektronisch<br />

zu authentisieren und in eine<br />

Fernwartungs-Session einzukoppeln.<br />

XITRUST FORSCHT<br />

BACKGROUND<br />

Das österreichische Forschungsprojekt MMassist II gibt einen<br />

Einblick in die Smart Factory der Zukunft. Komplexe Wartungsarbeiten<br />

werden ortsunabhängig koordiniert und mit mobilen<br />

Endgeräten durchgeführt. Die Wartung einer Industrieanlage am<br />

anderen Ende der Welt ist sofort möglich, ohne erst einen hochausgebildeten<br />

Servicetechniker ins Flugzeug setzen zu müssen.<br />

Die Übermittlung der dafür benötigten Daten ist zuverlässig abgesichert.<br />

Im Forschungsprojekt MMassist II wird herausgearbeitet,<br />

wie die Smart Factory der Zukunft schon heute funktioniert.<br />

Das Projekt, an dem unteranderem AVL List, Siemens und Kapsch<br />

beteiligt sind, erprobt all jene Technologien, die Produktionsmitarbeiter<br />

vor Ort mit Unterstützung von digitalen Assistenzsystemen<br />

wie mobilen Endgeräten und Datenbrillen künftig dazu befähigen,<br />

Störfälle, Wartung und Fernwartung durchzuführen. Für<br />

die Sicherheit der Datenübermittlung ist XiTrust Secure Technologies<br />

in das mit sechs Millionen Euro budgetierte Forschungsprojekt<br />

eingebunden.<br />

20 21

COMPANY FORSCHUNG UND ENTWICKLUNG<br />

Welchen Input liefert XiTrust beim<br />

Thema Datenintegrität?<br />

Hier nutzen wir unsere Technologien,<br />

um Wartungsdokumente, Fotos,<br />

Videos bzw. alle Arten von elektronischen<br />

Artefakten für Servicetechniker<br />

oder Schulungsdokumente mit<br />

einer elektronischen Signatur zu versehen.<br />

Das verschafft die Sicherheit,<br />

dass keines dieser Dokumente je unautorisiert<br />

bearbeitet worden ist. So<br />

kann zwar nicht unterbunden werden,<br />

dass jemand ein Wartungsdokument,<br />

das um die Welt geht, ändert<br />

– aber man erkennt sofort, dass das<br />

Dokument geändert wurde und damit<br />

nicht vertrauenswürdig ist.<br />

Stichwort Privacy: Wie sicher werden<br />

die Daten an den Servicetechniker<br />

übertragen?<br />

Die Übertragungssicherheit vervollständigt<br />

die Themenpyramide von Xi-<br />

Trust bei MMAssist 2. Wartungsdaten<br />

werden um den ganzen Erdball über<br />

das Internet transportiert, je nachdem,<br />

wo die Maschine steht. Ob das<br />

nun in Russland ist oder in China.<br />

maßgeschneidert an die Bedürfnisse<br />

unserer Industriekunden anzupassen.<br />

Für XiTrust ergibt sich durch die<br />

Kooperation mit den großen Industrieplayern<br />

wie AVL die Möglichkeit,<br />

neue Produkte und Dienstleistungen<br />

zu entwickeln und gleichzeitig bestehende<br />

Produkte wie den XiTrust<br />

Business Server und die digitale Unterschriftenmappe<br />

MOXIS um Attraktivitätsfaktoren<br />

anzureichern.<br />

Hier sehen wir die große Chance,<br />

Wettbewerbsvorteile zu sichern und<br />

neue Märkte zu erschließen.<br />

«In Deutschland ist<br />

die Barrierefreiheit<br />

von IT-Anwendungen<br />

vielerorts – etwa bei<br />

Behörden –<br />

Bedingung für<br />

ihren Einsatz!<br />

Die barrierefreie<br />

Unterschriftenmappe<br />

MOXIS ist das beste<br />

Beispiel für diesen<br />

gesellschaftlichen<br />

Fortschritt.»<br />

Katrin Riemer,<br />

Leiterin Forschung und Entwicklung,<br />

XiTrust Secure Technologies<br />

Solche Daten sind traditionell ein<br />

gefundenes Fressen für Plagiatoren.<br />

Wie also kommen diese Daten von<br />

Unternehmen wie der AVL sicher ans<br />

Ziel? Wir garantieren mit unserer<br />

Technologie dafür, dass nur der Endtechniker<br />

Zugang zu den Daten hat.<br />

Lernt XiTrust bei MMAssist2 als Nebeneffekt<br />

auch etwas dazu?<br />

Das ist deutlich mehr als ein Nebeneffekt.<br />

Wir nutzen solche Kooperationen<br />

aktiv, um unser Produktportfolio<br />

zu erweitern und<br />

22 23

COMPANY INSIDE<br />

Büro-Impressionen ...<br />

24 25

CUSTOMERS: FRESENIUS KABI AUSTRIA<br />

MOXIS, METAL UND EXTREME<br />

Hans-Jürgen Moitzi ist vielleicht nicht der typische IT-Leiter in Diensten<br />

eines weltweit agierenden Pharmaunternehmens wie Fresenius<br />

Kabi. Der frühere Heavy-Metal-Sänger denkt über den Tellerrand<br />

Wissen muss dann in die IT-Sprache<br />

übersetzt werden. Nur auf dieser Basis<br />

können die passenden Lösungen<br />

für die individuellen Bedürfnisse entwickelt<br />

werden.<br />

hinaus: Welchen Einfluss haben moderne Technologien wie XiTrust<br />

MOXIS auf Unternehmensprozesse und wie wandelt sich aktuell das<br />

Ist das Verständnis von Unternehmens-IT<br />

auch global im Umbruch?<br />

Anforderungsprofil von IT-Mitarbeitern in Unternehmen? Und er ist<br />

überzeugt: IT muss ein Schulfach werden wie Mathematik und Deutsch.<br />

Herr Moitzi, wie würden Sie Ihren<br />

Aufgabenbereich als Leiter der IT<br />

bei Fresenius Kabi in Graz beschreiben<br />

wollen?<br />

Ich bin mit meinem Team nicht nur<br />

für Graz zuständig, sondern auch für<br />

alle anderen Fresenius-Kabi-Standorte<br />

in Österreich und zum Teil auch<br />

in Italien. Wofür die IT zuständig ist<br />

und wofür nicht, unterliegt natürlich<br />

den konkreten Anforderungen, aber<br />

auch der immer weiter fortschreitenden<br />

Digitalisierung. Unser Selbstverständnis<br />

baut auf den drei Säulen<br />

Neue Technologien, Unternehmensprozesse<br />

und Mitarbeiter auf.<br />

Das klingt nach einer ganzheitlichen<br />

Herangehensweise. Hat sich die Bedeutung<br />

der IT in Unternehmen gewandelt?<br />

Auf jeden Fall. Die Wahrnehmung<br />

von IT-Dienstleistungen in Unternehmen<br />

war lange eher die, dass da jemand<br />

kommt, einen Standard-PC installiert,<br />

bei Bedarf wartet und das war<br />

es auch fast schon. Die IT galt eher<br />

als notwendiges Übel. Das hat sich<br />

heute massiv gewandelt.<br />

Inwiefern?<br />

Das Profil von IT-Managern ist anspruchsvoller<br />

geworden. IT-Verantwortliche<br />

müssen immer näher an die<br />

Fachbereiche herankommen. Welche<br />

Prozesse gibt es dort überhaupt? Wie<br />

lassen sich die verbessern oder überhaupt<br />

erst digital darstellen? Dieses<br />

Hans-Jürgen Moitzi ist IT-Leiter bei Fresenius Kabi Austria. Der frühere Heavy-Metal-Sänger<br />

(im Bild ganz links) und 100-Kilometer-Läufer denkt über den Tellerrand hinaus.<br />

Was wir gerade überall erleben,<br />

ist die Aufteilung der IT-Dienstleistungen.<br />

Die Standard-IT wird immer<br />

stärker outgesourct oder in die Cloud<br />

verschoben. Ich brauche heute meine<br />

Server nicht mehr selbst zu hosten,<br />

da gibt es mittlerweile gute und<br />

vor allem weniger kostenintensive<br />

Alternativen. Insgesamt rechne ich<br />

in Zukunft mit einer Abnahme der<br />

Standard-IT, an ihre Stelle werden<br />

immer mehr automatisierte Prozesse<br />

treten. Auf der anderen Seite brauchen<br />

wir viel mehr IT-Leute, die sich<br />

in den Unternehmen auskennen und<br />

wissen, wie man zum Beispiel papiergetriebene<br />

Prozesse in digitale überführt.<br />

Das betrifft allerdings auch all<br />

jene, die nicht klassisch der IT zuzuordnen<br />

sind, sondern den Fachabteilungen.<br />

Hier ist ein grundsätzliches<br />

Bewusstsein für digitale Prozesse gefragt.<br />

Bei Fresenius Kabi Austria werden<br />

papiergetriebene Prozesse digitalisiert,<br />

und zwar mit Unterstützung<br />

von MOXIS, der elektronischen Unterschriftenmappe.<br />

Wie ist die Entscheidung<br />

zustande gekommen,<br />

künftig elektronisch zu signieren?<br />

Vieles, worüber intern bei Fresenius<br />

Kabi und mit externen Partnern<br />

kommuniziert wird, unterliegt der<br />

Geheimhaltung. Strenger vielleicht<br />

als in anderen Branchen, weil wir es<br />

hier mit verschreibungspflichtigen<br />

Arzneimitteln und Medizinprodukten<br />

zu tun haben. Da ist es von großer<br />

Bedeutung, dass alles, was an Informationen<br />

hereinkommt oder das<br />

Unternehmen verlässt, überprüfbare<br />

Datenintegrität und damit Rechtssicherheit<br />

voraussetzt. Der Wunsch,<br />

hierzu eine passende digitale Lösung<br />

zu entwickeln, wird immer häufiger<br />

auch von externen Partnern an uns<br />

herangetragen, die nur noch so Daten<br />

austauschen möchten.<br />

Warum ist Datenintegrität über die<br />

Geheimhaltung hinaus so wichtig<br />

für Fresenius Kabi Austria?<br />

Da geht es um Nachvollziehbarkeit.<br />

Papier ist bekanntlich geduldig.<br />

In papiergebundene Prozesse schleichen<br />

sich auf längere Sicht leichter<br />

Fehler ein. Vermeidbare Fehler! Bei<br />

einem elektronisch signierten Dokument<br />

können wir immer nachvollziehen,<br />

wer es verantwortet, ob es verändert<br />

worden ist und natürlich, wo<br />

es sich befindet. Ich bin überzeugt,<br />

dass immer mehr Systeme kommen<br />

werden, die diese Datenintegrität<br />

und Authentizität sicherstellen.<br />

Welche Rolle spielt für Sie der Aspekt<br />

des papierlosen Büros?<br />

Das Ziel müssen nicht nur papierlose<br />

Prozesse im Büro sein, sondern<br />

dies betrifft immer stärker<br />

auch die Produktion, die Logistik,<br />

Herstellungsprozesse. Das steht auf<br />

der Agenda führender Unternehmen<br />

mittlerweile ganz oben – einfach weil<br />

es schneller ist. Bei uns geht es dann<br />

auch noch um Altlasten wie papiergebundene<br />

Archive, die sukzessive<br />

digitalisiert werden.<br />

Zu Beginn war die Nutzung MOXIS<br />

auf einen ausgewählten Personenkreis<br />

zugeschnitten. Ist geplant,<br />

MOXIS bei Fresenius Kabi weiter<br />

auszurollen?<br />

Wir haben MOXIS zu Beginn stark<br />

projektbezogen eingesetzt. Wobei wir<br />

übrigens in großem Maße von der<br />

Flexibilität und Schnelligkeit unserer<br />

Ansprechpartner bei XiTrust profitiert<br />

haben. Im Kick-off-Projekt ging<br />

es darum, die Verifizierung der übermittelten<br />

Daten noch schneller und<br />

zuverlässiger durchführen zu können.<br />

Geplant ist allerdings, MOXIS<br />

in größerem Umfange im Unternehmen<br />

auszurollen. Den Anfang macht<br />

unsere Marketing-Unit, die MOXIS<br />

für interne Freigabeprozesse nutzen<br />

möchte. Das sind weniger geheimhaltungspflichtige<br />

Vorgänge, aber eben<br />

solche, bei denen zwei oder mehr<br />

Leute unterschreiben müssen, damit<br />

etwas weitergeht.<br />

26 27

CUSTOMERS: FRESENIUS KABI AUSTRIA<br />

Ist die Pharmabranche in Sachen Digitalisierung<br />

weiter als andere?<br />

Das ist natürlich so pauschal nicht<br />

zu beantworten. Sicher aber ist: Die<br />

Pharmaindustrie ist extrem qualitätsgetrieben.<br />

Das umfasst dann<br />

eben nicht nur die reinen Produktionsprozesse.<br />

Bei uns ist die elektronische<br />

Signatur definitiv auf dem Weg<br />

zum Standard in der Kommunikation.<br />

Die Frage, wie authentisch und integer<br />

Daten sind, stellt sich auch im<br />

Privaten und ebnet den Weg für professionelle<br />

Lösungen wie eben die<br />

rechtssichere elektronische Signatur.<br />

Teilen Sie diese Einschätzung?<br />

Definitiv. Bei der privaten Nutzung<br />

von PCs muss umgedacht werden.<br />

Ist die Anlage wenigstens virengeschützt?<br />

Das können viele Nutzer<br />

nicht mit Sicherheit sagen. Da ist keine<br />

Kontrolle. Wie gehe ich mit meinen<br />

Kreditkarteninformationen um,<br />

wie signiere ich online? Da sind die<br />

meisten privaten Nutzer allein gelassen.<br />

Digitale Kompetenz ist ein politisches<br />

Thema: Die gehört auf den<br />

Stundenplan! Ich bin davon überzeugt,<br />

dass jedes Kind in der Schule<br />

eine Programmiersprache lernen<br />

sollte. So lässt sich digitale Kompetenz<br />

bei den nachfolgenden Generationen<br />

aufbauen.<br />

Kann die gesellschaftliche Entwicklung<br />

nicht mit dem Tempo der Digitalisierung<br />

mithalten?<br />

Klar ist: Diese Entwicklung geht viel<br />

schneller voran, als der Gesetzgeber<br />

nachziehen kann. Was im Moment<br />

passiert, kommt ja nicht an der Oberfläche<br />

der gesellschaftlichen Diskussion<br />

an. Die Leute, die damit auch beruflich<br />

zu tun haben oder sich für IT<br />

interessieren – die kriegen das mit.<br />

Die überwiegende Mehrheit eher<br />

nicht, und sie macht sich auch keine<br />

großen Gedanken darüber.<br />

Sie haben bei Fresenius Kabi Austria<br />

und Italien eine „IT-Resilienz“<br />

etabliert. Was steckt dahinter?<br />

Den Anstoß zu dem Programm<br />

habe ich 2016 gegeben. Resilienz<br />

stellt ja eigentlich nur die Frage: Wieviel<br />

hält man aus? Das Thema spaltet<br />

sich in zwei Hälften. Die rein technische<br />

ist überschaubar: Da gibt es<br />

Mitarbeiterschulungen, Updates und<br />

verschiedenes anderes. Das alles ist<br />

klar definiert und zur Routine geworden.<br />

Der Faktor Mensch dagegen wird<br />

sowohl am Arbeitsplatz als auch im<br />

gesellschaftlichen Kontext bei der<br />

Nutzung von IT meistens ausgeklammert.<br />

BACKGROUND<br />

FRESENIUS KABI AUSTRIA<br />

Fresenius Kabi ist einer von vier eigenständig agierenden Unternehmensbereichen<br />

der Konzerngruppe Fresenius. Mit 250.000<br />

Mitarbeitern in mehr als 100 Ländern erzielt der Pharmakonzern<br />

einen Jahresumsatz von 25 Milliarden Euro. Das Fresenius‐Kabi-Werk<br />

in Graz produziert sterile Arzneimittel und hat sich auf<br />

komplexe Prozessanforderungen und innovative Technologien<br />

spezialisiert. Das Produktportfolio umfasst Arzneimittel wie Anästhetika,<br />

Analgetika, Antiinfektiva und Antibiotika. Zudem werden<br />

großvolumige Produkte zur parenteralen Ernährung und<br />

Diagnostikprodukte wie Röntgenkontrastmittel hergestellt. Im<br />

IT-Management gelten auch aufgrund des sensiblen Produktportfolios<br />

höchste Qualitätsansprüche. Fresenius Kabi arbeitet<br />

seit 2017 mit XiTrust Secure Technologies zusammen.<br />

www.fresenius-kabi.com<br />

28 29

CUSTOMERS: FRESENIUS KABI AUSTRIA<br />

«Bei Fresenius Kabi<br />

Konkret?<br />

ist die<br />

elektronische<br />

Signatur auf dem Weg<br />

zum Standard in der<br />

Kommunikation.»<br />

Hans-Jürgen Moitzi,<br />

IT-Leiter Fresenius Kabi Austria<br />

Wir müssen ja schauen, wie es dem<br />

Menschen dabei geht. Ein Mitarbeiter,<br />

der früher bloß ein Telefon zu bedienen<br />

hatte, arbeitet jetzt mit einem<br />

Ticketsystem, in dem er 50 Tickets<br />

am Tag abarbeiten muss, dazu hat er<br />

noch verschiedene andere Programme<br />

zu bedienen. Deshalb habe ich mit<br />

Andreas Herz, dem Vizepräsidenten<br />

der steirischen Wirtschaftskammer<br />

und Experten für Resilienzthemen,<br />

eine Workshop-Reihe aufgesetzt. Im<br />

ersten Schritt ging es darum, bei den<br />

Teilnehmern ein Bewusstsein dafür<br />

zu schaffen, ob sie sich bereits am Limit<br />

ihrer Leistungsfähigkeit befinden<br />

– und ihnen dann entsprechende<br />

Tools mit auf den Weg zu geben, wie<br />

man vorbeugt oder eben gegensteuert.<br />

mine, Timelines, Kommunikation,<br />

private Probleme und so weiter. Wer<br />

aus diesem Kreislauf nur schlecht<br />

rauskommt, ist aus meiner Sicht tatsächlich<br />

Burn-out- oder Bore-out-gefährdet.<br />

Diese Zusammenhänge zu<br />

erkennen, ist eines der wichtigsten<br />

Ziele im IT-Resilienz-Programm bei<br />

Fresenius Kabi. Aber wir sind nicht<br />

allein mit diesem Ansatz: Immer<br />

mehr Unternehmen, insbesondere in<br />

Deutschland, haben ein Bewusstsein<br />

für diese sensible Thematik entwickelt.<br />

Ist Resilienz-Training ein spezifisches<br />

IT-Thema?<br />

Bei Fresenius Kabi gibt es inzwischen<br />

auch einige Fachabteilungen,<br />

die eigene Resilienz-Programme<br />

und -Schulungen durchführen.<br />

Aber speziell in der IT ist man immer<br />

an der Front. In meinem Team stellen<br />

wir fest: So wahnsinnig viele Anrufe<br />

kriegen wir nicht, in denen es<br />

heißt „Mensch, das funktioniert aber<br />

gut!“ Wenn wir überhaupt was hören,<br />

dann eher „Jetzt geht es schon wieder<br />

nicht!“ So sind wir immer mit den<br />

Problemen der anderen konfrontiert.<br />

Deshalb sind wir natürlich auch Psychologen:<br />

Erst mal den Frust wegnehmen,<br />

wir kümmern uns drum und alles<br />

ist gut.<br />

So weit weg sind diese Dinge voneinander<br />

gar nicht wie, es auf den ersten<br />

Blick erscheinen mag. Für mich<br />

ist das eine Frage der Einstellung. Ich<br />

habe immer versucht, so professionell<br />

wie möglich zu agieren. Das war<br />

bei The Last Warning der Fall, wo extreme,<br />

relativ komplexe Musik auf<br />

dem Programm stand. Dazu passt,<br />

dass ich mich auch als Extremläufer<br />

ausprobiert habe, mit 100-Kilometer-Läufen.<br />

Das Extreme liegt in<br />

meiner Persönlichkeit begründet: Alles,<br />

was ich mache, soll Spaß machen<br />

und ich möchte es so gut wie möglich<br />

umsetzen. Und da ordne ich auch das<br />

Projekt mit MOXIS ein: Wenn wir eine<br />

Lösung einführen, dann muss die<br />

auch wirklich wasserdicht sein!<br />

Unternehmen Sie immer noch<br />

100-Kilometer-Läufe?<br />

Sowohl die Band als auch der Extremsport<br />

liegen vor meiner Zeit als<br />

IT-Leiter bei Fresenius Kabi Austria.<br />

Jetzt ist das ein bisschen schwieriger<br />

geworden, in der freien Zeit auch<br />

noch aufs Gaspedal zu treten. Für alles<br />

gibt es eine Zeit im Leben. Und da<br />

kommen wir wieder zum Thema Resilienz:<br />

Wissen, wann es zu viel wird.<br />

Das ist die Kunst.<br />

«Wir haben in<br />

großem Maße von<br />

der Flexibilität und<br />

Schnelligkeit unserer<br />

Ansprechpartner bei<br />

XiTrust profitiert!»<br />

Hans-Jürgen Moitzi,<br />

IT-Leiter Fresenius Kabi Austria<br />

Klingt nach Burn-out-Prävention.<br />

Das kann man sicher auch dort im<br />

weitesten Sinne einordnen, das ist<br />

richtig. Im Prinzip ist der Geist ja den<br />

ganzen Tag im Autopilot-Modus: Ter-<br />

Vor Ihrer Tätigkeit als IT-Leiter<br />

von Fresenius Kabi Austria waren<br />

Sie Sänger bei The Last Warning,<br />

einer professionell arbeitenden Heavy‐Metal-Band,<br />

und hatten noch<br />

deutlich längeres Haar als heute.<br />

Wie erklärt sich diese Metamorphose?<br />

Oder ist sie gar ein Widerspruch?<br />

Hans-Jürgen Moitzi, IT-Leiter<br />

Fresenius Kabi Austria, ist überzeugt:<br />

IT muss ein Schulfach werden<br />

wie Mathematik und Deutsch.<br />

30 31

CUSTOMERS: SVA<br />

KURZE WEGE<br />

Die Sozialversicherung der gewerblichen Wirtschaft (SVA) hat für ihr<br />

umfangreiches Datenmanagement eine zentrale Lösung gesucht.<br />

Für Direktorin Sabine Zaussinger ging es darum, komplexe Prozesse<br />

verkürzen und ohne Medienbruch arbeiten zu können. Gefragt<br />

war eine unabhängige und vor allem einfach zu integrierende<br />

Lösung. Florian Egger, Organisations- und IKT-Leiter der SVA,<br />

und sein Team haben sich für XiTrust MOXIS entschieden.<br />

Sabine Zaussinger war die vielen<br />

„schwarzen Mappen“, die durch<br />

das Haus „wanderten“, einfach leid,<br />

wie sie sagt. Inhalt der Mappen: Dokumente,<br />

die auf eine Unterschrift<br />

warten. Kein einfaches Unterfangen,<br />

wenn es, wie bei der SVA nicht selten<br />

der Fall, gleich mehrere Unterschriften<br />

sein müssen. „Aufgrund der Verfügbarkeiten<br />

der Zeichnungsberechtigten<br />

vergehen da mehrere Stunden<br />

oder sogar Tage, bis ein Dokument<br />

per Unterschrift freigegeben ist und<br />

im Workflow seinen weiteren Weg<br />

gehen kann“, weiß Zaussinger aus Erfahrung.<br />

Die Direktorin für Finanzen<br />

und Organisation der SVA hat deshalb<br />

nach einer papierlosen Lösung gesucht,<br />

die die signaturpflichtigen Prozesse<br />

vereinfacht und die „schwarzen<br />

Mappen“ überflüssig macht.<br />

Für die SVA ging es darum, eine<br />

zentrale Lösung für ihr Dokumentenmanagement<br />

zu finden. Egal, um<br />

welche organisatorischen Themen es<br />

geht. Im Rechnungswesen sind das<br />

Zahlungsanweisungen, im Personalmanagement<br />

können das zum Beispiel<br />

Anträge für Überstunden sein-<br />

Wir haben eine unabhängige Lösung<br />

gesucht, die unsere Anforderungen<br />

erfüllt – und haben uns auf Basis<br />

einer eingehenden Analyse für die<br />

elektronische Unterschriftenmappe<br />

XiTrust MOXIS entschieden!“, ergänzt<br />

Florian Egger.<br />

Einen wichtigen Anstoß für diese<br />

Innovation gab der Zahlungsfreigabeprozess.<br />

Hier hatten Sabine Zaussinger<br />

und Florian Egger schon länger<br />

nach Optimierungsmöglichkeiten gesucht.<br />

Im bis dahin gängigen Prozedere<br />

wurde versucht, die Freigaben<br />

und die Zahlungsanweisungen mehrstufig<br />

in Papierform zusammenzutragen.<br />

Nachteil: Solche Prozesse sind<br />

im operativen Bereich immer mit einem<br />

gewissen Fehlerrisiko behaftet,<br />

wodurch zur Risikominimierung eine<br />

mehrstufige Freigabe und Genehmigung<br />

erforderlich war. Das hat sich<br />

durch die Integration von MOXIS geändert.<br />

Hier behält die SVA jederzeit<br />

die Übersicht beim Dokumentenmanagement.<br />

„Da wir eine teilweise heterogene<br />

Systemlandschaft haben, waren wir<br />

daran interessiert, einen möglichst<br />

offenen Prozess sowie eine möglichst<br />

offene Konfigurationsmöglichkeit zu<br />

haben, damit wir die Lösung brei-<br />

testmöglich einsetzen können“, sagt<br />

Florian Egger. „Wir haben gemeinsam<br />

mit XiTrust einen guten Weg gefunden.<br />

Die Möglichkeit, selbstständig<br />

Anpassungen vorzunehmen, ist<br />

sehr hilfreich, weil es uns in die Lage<br />

versetzt, unterschiedliche Prozesse<br />

zu definieren und im Zahlungsverkehr-Umfeld<br />

auf die unterschiedlichen<br />

Eingangssysteme flexibel zu reagieren!“<br />

Tägliche Zahlungsanweisungen bis<br />

zu einer Million Euro<br />

Mit täglichen Zahlungsanweisungen<br />

bis zu einer Million Euro gehört<br />

die SVA zu den führenden Sozialversicherungen<br />

für Selbstständige in Europa.<br />

Dabei spielt zum Beispiel das<br />

Thema Vergütung und Erstattung<br />

von Arztrechnungen eine zentrale<br />

Rolle in der täglichen Arbeit der SVA.<br />

Der von MOXIS unterstützte Prozess<br />

hebt ein beträchtliche Optimierungspotenzial,<br />

da der Prozess voll transparent<br />

digital umgesetzt werden<br />

kann.<br />

Kunden reichen ihre Rechnungen<br />

ein und bekommen diese nach einem<br />

bestimmten Schlüssel vergütet. „Die-<br />

se Zahlungen lösen wir aus, indem<br />

wir in den Fachsystemen die Werte<br />

ermitteln. Die werden anschließend<br />

gezielt als Datenträger gebündelt.<br />

Der Datenträgerbegleitzettel geht zuerst<br />

an einen Prüfer, der eine Freigabe<br />

erteilt. Im nächsten Schritt wird der<br />

Datenträgerbegleitzettel elektronisch<br />

signiert“, erläutert Finanzdirektorin<br />

Zaussinger. Anschließend geht der<br />

Datenträger inklusive dem Datenträgerbegleitzettel,<br />

der elektronisch signiert<br />

wurde, an die Bank. Die prüft,<br />

ob derjenige, der das Dokument signiert<br />

hat, eine entsprechende Befugnis<br />

besitzt. Und wenn ja, dann wird<br />

die Zahlung ausgelöst.<br />

Besser und schneller mit der mobilen<br />

Signatur<br />

Welche Verbesserung dieser Prozess<br />

darstellt, zeigt sich bei einem<br />

Blick auf die bisherigen, deutlich zeitaufwendigeren<br />

Prozesse. Zwar hat<br />

es da auch Anweisungen via Datenträger<br />

gegeben. Der Datenträgerbegleitzettel<br />

wurde aber per Hand unterschrieben.<br />

Die Bank hatte dann<br />

ebenso manuell zu prüfen, ob eine<br />

Anweisung erfolgen darf oder nicht.<br />

Unter Umständen waren auch noch<br />

gesondert Telefonate mit der Bank<br />

notwendig. Darüber hinaus waren<br />

die zu zeichnenden Unterlagen oft<br />

eine ziemlich lange Zeit im Haus unterwegs,<br />

bis alle Unterschriftsberechtigten<br />

die Zahlung freigeben konnten.<br />

Mit der Integration von MOXIS haben<br />

Egger und sein Team einen langgehegten<br />

Wunsch der signaturpflichtigen<br />

Mitarbeiter in der SVA<br />

verwirklicht, nämlich die mobile Signatur.<br />

Denn diese kann jederzeit<br />

unabhängig vom Aufenthaltsort des<br />

Signatars geleistet werden. Neben<br />

dem Wunsch, eine zentrale Lösung<br />

für Unterschriftenprozesse zu integrieren,<br />

war für die SVA das Thema<br />

Mobilität ein wesentlicher Entscheidungsfaktor<br />

– innerhalb und außerhalb<br />

des Hauses. „Die Kollegen aus<br />

der Geschäftsleitung, die das vor allem<br />

betrifft, sind viel unterwegs und<br />

nicht immer im Haus. Da ist die Möglichkeit,<br />

übers iPad oder remote via<br />

Notebook zu unterschreiben, einfach<br />

besser und schneller als auf den Papierstoß<br />

zu warten“, urteilt Organisations-<br />

und IKT-Leiter Egger.<br />

Dabei gibt es natürlich die Möglichkeit,<br />

notfalls auch aus dem Urlaub<br />

oder während Auslandsterminen zu<br />

signieren. Aber gerade die Möglichkeit,<br />

die Mobilität durch MOXIS auch<br />

inhouse zu nutzen, sieht auch Sabine<br />

Zaussinger als einen wesentlichen<br />

Benefit der Lösung: „Oftmals sind die<br />

KollegInnen den ganzen Tag in Terminen.<br />

Man muss aber gar nicht so<br />

weit denken, dass die Leute überall in<br />

Österreich unterwegs sind, sondern<br />

es reicht ja schon, wenn sie von einem<br />

Termin in den anderen hetzen.<br />

Und dann die Möglichkeit zu haben,<br />

Papierlose Lösung statt schwarzer<br />

Mappen: Direktorin Sabine Zaussinger<br />

und IT-Leiter Florian Egger arbeiten mit<br />

MOXIS.<br />

32 33

CUSTOMERS: SVA<br />

SVA<br />

BACKGROUND<br />

Mit einem Budget von mehr als fünf Milliarden Euro (2017) zählt<br />

die Sozialversicherung der gewerblichen Wirtschaft (SVA) zu<br />

den führenden Kranken- und Pensionskassen für Selbstständige<br />

in Europa. Für die Pensionsversicherung ihrer Mitglieder wendet<br />

die SVA jährlich 3,9 Milliarden Euro auf, für die Krankenversicherung<br />

sind es 1,1 Milliarden. Für einzelne Geschäftsprozesse wie<br />

Zahlungsfreigaben oder Vorgänge in der Personalplanung nutzt<br />

die SVA XiTrust MOXIS, die elektronische Unterschriftenmappe.<br />

MOXIS ist dabei ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu einem<br />

papierlosen Datenmanagement.<br />

www.svagw.at<br />

in die elektronische Unterschriftenmappe<br />

zu schauen und Dinge abzuarbeiten,<br />

ist eine große Hilfe!“<br />

Für viele Nutzer ist die Integration<br />

von MOXIS immer auch ein Baustein,<br />

administrative Vorgänge überhaupt<br />

einer Digitalisierung zu unterziehen.<br />

Diesen „Lokomotiven-Charakter“ hat<br />

MOXIS auch für die SVA. Und zwar<br />

auch hinsichtlich der Vision eines<br />

papierlosen, von Medienbrüchen befreiten<br />

Büros. Florian Egger und sein<br />

Team unterstützen die SVA auf dem<br />

Weg, interne, jetzt noch papiergebundene<br />

Vorgänge zu digitalisieren,<br />

um zukünftig möglichst in einem<br />

elektronischen Prozess mit wenigen<br />

Medienbrüchen unterwegs zu sein.<br />

Ein Baustein in diesem Digitalisierungsprozess<br />

ist MOXIS.<br />

All dem liegt die übergeordnete<br />

Strategie zugrunde, wie sie der Vorstand<br />

klar definiert hat: Die SVA soll<br />

als führende europäische Sozialversicherung<br />

von Selbstständigen positioniert<br />

werden. Der Verwaltungsaufwand<br />

soll von der stetig steigenden<br />

Versichertenzahl entkoppelt werden.<br />

Sabine Zaussinger: „Die Lösung lautet<br />

konsequente Digitalisierung. Um<br />

unsere Versicherten in Zukunft noch<br />

besser betreuen zu können, stehen<br />

kundenorientierte Services, Innovationen<br />

und Digitalisierung im Fokus!“<br />

«Oftmals sind die<br />

Kollegen und<br />

Kolleginnen den<br />

ganzen Tag in<br />

Terminen. Und dann<br />

die Möglichkeit zu<br />

haben, einfach in<br />

die elektronische<br />

Unterschriftenmappe<br />

zu schauen und<br />

Dokumente<br />

abzuarbeiten, die zu<br />

signieren sind, ist eine<br />

große Hilfe!»<br />

Sabine Zaussinger,<br />

Direktorin Finanzen und Organisation,<br />

SVA<br />

34 35

CUSTOMERS: WIRTSCHAFTSKAMMER WIEN<br />

VISUELLE WAHRNEHMUNGEN<br />

Wie funktioniert die Integration von MOXIS in bestehende IT-Systeme?<br />

Welche Aufgaben kann die elektronische Unterschriftenmappe im<br />

Bereich Visualisierung übernehmen? Wie hat sich die strategische Rolle<br />

der IT in Unternehmen gewandelt? Was ist Digitalisierung eigentlich?<br />

Ein Gespräch mit Andreas Gerking, Teamleiter Projektmanagement,<br />

Abt. Strategie- und IT-Management, und Projektleiter für das<br />

Dokumentenmanagementsystem der Wirtschaftskammer Wien.<br />

Wie nutzen Sie MOXIS?<br />

Wir haben intern in der Kammer<br />

unterschiedliche Genehmigungsstufen,<br />

die je nach der Höhe der Genehmigungsbeträge<br />

gestaffelt sind. Diese<br />

müssen vom Präsidenten, Direktor,<br />

Direktor-Stellvertreter oder AbteilungsleiterInnen<br />

freigegeben werden.<br />

Um diese finanziellen Genehmigung<br />

durchzuführen, haben wir einen<br />

halb-automatischen Workflow ins<br />

DMS integriert, der auch ohne MOXIS<br />

möglich gewesen wäre. Aber: Im DMS<br />

gibt es lediglich eine elektronische<br />

Genehmigung, man sieht innerhalb<br />

des DMS nur, dass das eine bestimmte<br />

Person genehmigt hat. Wir wollten<br />

aber einen Schritt weiter gehen und<br />

eine Visualisierung anbringen. Dies<br />

begründet sich darin, dass z. T. Genehmigungen<br />

abgelegt werden. Und<br />

weil wir Abteilungen haben, die z. T.<br />

noch ausdrucken müssen und somit<br />

die Visualisierung einen nicht unerheblichen<br />

Vorteil bringt. Für diese Visualisierung<br />

verwenden wir MOXIS.<br />

Wie sind Sie vorgegangen?<br />

Wir haben eine Schnittstelle zwischen<br />

dem Dokumentensystem Sa-<br />

perion und MOXIS implementiert, in<br />

der MOXIS als eine Art „Visualisierungsstempel“<br />

fungiert. Beispiel: Der<br />

Direktor gibt eine bestimmte Genehmigung<br />

für ein Projekt frei, dann wird<br />

dieses Deckblatt der Genehmigung zu<br />

MOXIS gegeben und quasi visualisiert<br />

und geprüft: War das auch wirklich<br />

der Herr Direktor, der das genehmigt<br />

hat? Es wird ein Visualisierungsstempel<br />

mit der Unterschrift des Direktors<br />

mit freigegeben oder abgelehnt und<br />

mit dem Namen des jeweiligen Signatars<br />

von Moxis aufgebracht. Und<br />

es wird dann wieder ins DMS übertragen.<br />

Dort wird der Workflow weiter<br />

verarbeitet, indem das Dokument<br />

zum Ursprungsauftraggeber weitergegeben<br />

wird. Das ist der Status quo.<br />

Was ist weiterhin geplant?<br />

Mit dem Roll-out im Bereich finanzielle<br />

Genehmigungen könnten theoretisch<br />

800 MitarbeiterInnen mit<br />

MOXIS arbeiten, das heißt, so viele<br />

Mitarbeiter können im Dokumentenmanagement<br />

arbeiten. Aber die<br />

Menschen, die die finanziellen Genehmigungen<br />

geben, sind Kostenstellenverantwortliche<br />

(KSV): Präsident,<br />

Direktor, Direktor-Stellvertreter, AbteilungsleiterInnen<br />

und weitere KSV,<br />

diese können mit diesem Freigabetool,<br />

bzw. mit der Visualisierung arbeiten.<br />

Da reden wir von knapp über<br />

50 MitarbeiterInnen. Das wurde im<br />

vergangenen Oktober ausgerollt.<br />

Welche Rolle hat die Möglichkeit zur<br />

Stapelsignatur gespielt?<br />

Die Stapelsignatur ist ein wichtiges<br />

Argument für uns gewesen, da man<br />

auch mehrere Vorgänge in einem Arbeitsschritt<br />

abschließen kann. Die<br />

Anzahl der Freigaben ist bei uns im<br />

Haus stark volatil. Anfang und Ende<br />

eines Jahres sind das natürlich mehr,<br />

weil speziell am Ende des Jahres die<br />

Budgetierungen und das Jahresprogramm<br />

anstehen. Es kommt dabei<br />

immer darauf an, wie viele Projekte<br />

und Maßnahmen wir haben, die eine<br />

finanzielle Genehmigung benötigen.<br />

Herr Gerking, Sie sind seit 20 Jahren<br />

im Bereich IT tätig. Hat sich die Bedeutung<br />

der IT in den vergangenen<br />

Jahren gewandelt?<br />

Ich denke schon. Das ging relativ<br />

schleichend ohne den großen Hallo-Effekt.<br />

Das hat viel damit zu tun,<br />

dass die User heute deutlich IT-affiner<br />

sind als noch in den 90ern und<br />

den Nullern. Vor allem aber damit,<br />

dass die heutige IT eine deutlich größere<br />

strategische Rolle spielt, im Sinne<br />

von IT-Projekt-Managern. Man<br />

geht in Richtung Consultant und<br />

IT-Projekt-Manager, weil natürlich<br />

fast jedes Projekt, circa 90 Prozent,<br />

mit IT-Komponenten verbunden ist.<br />

Es gibt sicher noch die Spezialisten,<br />

wie Programmierer, aber beim Gros<br />

der IT-Mitarbeiter hat sich das Aufgabenfeld<br />

gewandelt.<br />

In welcher Weise?<br />

Die sind viel näher an den Abteilungen,<br />

den MitarbeiterInnen und<br />

den Kunden als früher. Wir in der<br />

Wirtschaftskammer haben die IT ja<br />

auch bewusst in die Strategieabteilung<br />

integriert. Daran lässt sich ablesen,<br />

welche Bedeutung die IT bei<br />

strategischen Prozessen und Positionierungen<br />

spielt – deshalb heißt es<br />

inzwischen „Strategie- und IT-Management“.<br />

«In Zukunft werden<br />

immer mehr<br />

Dokumente mit<br />

der Fernsignatur<br />

unterschrieben, da<br />

wird MOXIS eine<br />

zentrale Rolle<br />

spielen.»<br />

Andreas Gerking,<br />

Teamleiter Projektmanagement<br />

36 37

CUSTOMERS: WIRTSCHAFTSKAMMER WIEN<br />

Wie macht sich das in der täglichen<br />

Praxis bemerkbar?<br />

Früher kam oft nur der „Computerschrauber“.<br />

Heute tragen IT-Abteilungen<br />

strategische Entscheidungen<br />

an zentraler Position mit und<br />

gestalten diese aktiv. Digitalisierung<br />

heißt für uns auch viel Aufklärungsarbeit.<br />

Denn das große Wort „Digitalisierung“<br />

birgt natürlich auch viel<br />

Unsicherheit. Wir wirken dem durch<br />

bestimmte Schulungsmaßnahmen<br />

entgegen, sodass das Thema ein<br />

bisschen entzaubert wird und weggeht<br />

von der Vorstellung, dass man<br />

den Arbeitsplatz durch die Digitalisierung<br />

verliert.<br />

Hängt davon ab, was man unter Digitalisierung<br />

versteht …<br />

Aus unserer Sicht ist es keine Digitalisierung,<br />

wenn man ein Dokument<br />

aus einer analogen in eine digitale<br />

Form bringt. Nur weil einer ein<br />

pdf draus macht und es ans E-Mail<br />

hängt, ist das noch lang nicht digitalisiert.<br />

Was ist dann Digitalisierung?<br />

Uns geht es darum, Arbeitsabläufe<br />

wie die finanziellen Genehmigungen<br />

sinnvoll mit Tools zu ergänzen.<br />

Wir haben eine Aufbewahrungs- und<br />

Archivierungspflicht für Dokumente<br />

über ganz bestimmte Zeiträume.<br />

Wir wollen unseren Mitarbeitern<br />

mit der Digitalisierung von Arbeitsprozessen<br />

im Bereich finanzielle<br />

Genehmigungen helfen, alle diese<br />

Vorgänge elektronisch abzubilden.<br />

Früher wurden gerade diese Dokumente<br />

grundsätzlich ausgedruckt<br />

«Heute tragen<br />

IT-Abteilungen<br />

strategische<br />

Entscheidungen an<br />

zentraler Position<br />

mit und gestalten<br />

diese aktiv.»<br />

Andreas Gerking,<br />

Teamleiter Projektmanagement<br />

und vielfach wieder eingescannt. Es<br />

ist unser Ziel, für eine sinnvolle Arbeitserleichterung<br />

zu sorgen.<br />

Wie war es früher?<br />

Da wurde ein Konzept geschrieben,<br />

dem die finanzielle Genehmigung<br />

dazugestellt wurde, dann wurde es<br />

ausgedruckt und per Hauspost an die<br />

Genehmiger geschickt. Die haben hat<br />

dann unterschrieben und dann ging<br />

es per Hauspost wieder zurück. Zusätzlich<br />

benötigten es noch unterschiedliche<br />

Abteilungen, in denen<br />

es eingescannt und abgelegt wurde.<br />

Da wird eine Mehrfachablage zur Herausforderung,<br />

mit den bekannten<br />

Schwierigkeiten, Dokumente schnell<br />

aufzufinden.<br />

Und mit MOXIS?<br />

Mit MOXIS und unserem DMS bringen<br />

wir die Dokumente gleich in einen<br />

elektronischen Workflow, und<br />

die sind dann einmal abgelegt und<br />

nicht doppelt oder dreifach. Heute im<br />

DMS finde ich alles in einem Suchvorgang,<br />

wo früher eine Rundmail geschrieben<br />

wurde, um etwa Verträge<br />

in einem Vorgang zu suchen, die auf<br />

verschiedenen Laufwerken gespeichert<br />

waren.<br />

Heute kürzen wir das ab. Erleichterung<br />

für alle Beteiligten – das ist für<br />

uns Digitalisierung! Wir wollten mit<br />

der Visualisierung durch MOXIS die<br />

Sicherheit geben, von wem die Genehmigung<br />

kommt. Die Möglichkeit,<br />

ortsunabhängig zu signieren, ist vor<br />

allem für die Führungskräfte sehr<br />

wichtig, weil sie nicht am eigenen PC<br />

sitzen müssen. Das geht eben auch<br />

mit einem mobilen Gerät.<br />

Was plant die WKW für die digitale<br />

Zukunft des Signierens?<br />

Derzeit gibt es diese Vorgänge nur<br />

innerhalb des Kammernetzwerks.<br />

Künftig ist angestrebt, dass auch<br />

von extern mit MOXIS signiert werden<br />

kann. In Zukunft werden immer<br />

mehr Dokumente mit der Fernsignatur<br />

unterschrieben werden, da<br />

wird MOXIS eine zentrale Rolle spielen.<br />

Dazu kommen Eigendynamiken,<br />

zum Beispiel von Fachorganisationen,<br />

die ihren Abteilungsprozess neu<br />

gestalten möchten. Das wird Schritt<br />

für Schritt ausgeweitet. Im Schneeballprinzip.<br />

Eine abschließende Frage: Wie beurteilen<br />

Sie die Zusammenarbeit<br />

mit XiTrust?<br />

Abgesehen von den Verbesserungen,<br />

die das Produkt MOXIS für uns<br />

gebracht hat? Mir hat die Schnelligkeit<br />

sehr gut gefallen, mit der alles<br />

umgesetzt worden ist, was wir uns<br />

gewünscht haben. Wir haben mit<br />

Frau Dr. Hösch aus Ihrem Hause sehr<br />

gut zusammengearbeitet. Vom Erstgespräch<br />

bis zur Umsetzung. Perfekt!<br />

38 39

CUSTOMERS: WIRTSCHAFTSKAMMER WIEN<br />

DE FACTO IN DER SCHNELLBAHN<br />

Die Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsgebiete von MOXIS,<br />

der elektronischen Unterschriftenmappe, sind breitgefächert. Im<br />

Personalwesen der Wirtschaftskammer Wien hat MOXIS zahlreiche<br />

Prozesse digital verbessert, weil Medienbrüche nun effektiv<br />

vermieden werden. Die elektronische Unterschriftenmappe leistet<br />

einen wichtigen Beitrag zur Einführung digitaler Abläufe, wo vorher<br />

analog gearbeitet wurde. Ein Telefonat mit Daniela Friedrich aus dem<br />

Referat Personalentwicklung und -prozesse der Wirtschaftskammer.<br />

Hallo Frau Friedrich, schön, Sie<br />

gleich zu erreichen! Wir würden<br />

gern mit Ihnen über MOXIS im Personalwesen<br />

der Wirtschaftskammer<br />

Wien sprechen.<br />

Gern, was möchten Sie wissen?<br />

Sie sind als stellvertretende Personalleiterin<br />

bei der WKW verantwortlich<br />

für das Thema Personalentwicklung.<br />

Fällt Digitalisierung ebenfalls<br />

in Ihren Zuständigkeitsbereich?<br />

Ja, durchaus – aber nicht nur die<br />

Abteilung Personal trägt hierzu bei.<br />

Es sind einige Kolleginnen und Kollegen<br />

für das Thema Digitalsierung zuständig.<br />

Den Lead hat dabei die Abteiltung<br />

Strategie und IT.<br />

Ich sehe den Antrieb und die Vorbildrolle<br />

im eigenen Team und dann<br />

natürlich als Personalentwicklung<br />

(Bildung) für die einzelnen Teams<br />

und Abteilungen im ganzen Haus.<br />

Wir sind in der Mitverantwortung,<br />

das Thema an unsere Mitarbeiterinnen<br />

und Mitarbeiter zu bringen, sei es<br />

durch Schulungen, durch Webinare<br />

oder durch neue digitale Abläufe.<br />

Wie ist die Entscheidung motiviert,<br />

Signaturprozesse mit Unterstützung<br />

von MOXIS aufzusetzen?<br />

Im Bereich Personal waren wir länger<br />

auf der Suche und haben bereits<br />

vor MOXIS mit der elektronischen Signatur<br />

gearbeitet. Wir setzen seit circa<br />

zwei Jahren einen Schwerpunkt,<br />

Prozesse zu digitalisieren und Dokumente<br />

mit der digitale Signatur zu<br />

unterschreiben, damit es zu keinen<br />

Medienbrüchen bei den Workflows<br />

kommt.<br />

Zum Beispiel?<br />

Bewerbungen. Die Frage war: Wie<br />

lässt sich der Vorgang der Bewerbung<br />

eines neuen Mitarbeiters digital abbilden<br />

und mit dem Vertragsmanagement<br />

verbinden?<br />

Es gibt eine Vielzahl von Ideen, wie<br />

wir einzelne Prozesse sinnvoll digitalisieren<br />

können. So haben wir intern<br />

begonnen, die digitale Signatur zu<br />

verwenden und nicht mehr händisch<br />

zu unterschreiben.<br />

Zunächst noch ohne MOXIS?<br />

Ja, aber das hat sich in der Praxis<br />

als schwierig erwiesen. Der gesamte<br />

Vorgang hat wesentlich mehr Zeit gekostet:<br />

nicht die Unterschrift selbst,<br />

aber der gesamte Ablauf, da es zum<br />

Beispiel keine Stapelfunktion gab.<br />

Über die WKÖ haben wir von XiTrust<br />

gehört. Wir vereinbarten einen Termin,<br />

sahen uns die Demoversion an<br />

und nutzen mittlerweile MOXIS für<br />

sämtliche interne Vorgänge, die eine<br />

Signatur bzw. eine Unterschrift benötigen.<br />

Der externe Roll-out wäre<br />

nun der nächste Schritt, also etwa im<br />

Bereich Verträge.<br />

Ein Beispiel aus Ihrer Praxis?<br />

Naja, im Bereich Weiterbildung fallen<br />

einige Rechnungen an, die wir<br />

von verschiedenen Bildungseinrichtungen<br />

bekommen. Diese signieren<br />

(genehmigen) wir mit MOXIS und<br />

schicken diese anschließend in die<br />

Buchhaltung. Wenn es eine Notwendigkeit<br />

gibt, Dokumente, die die Personalverrechnung<br />

betreffen, per Unterschrift<br />

freizugeben, dann wird<br />

das über MOXIS gemacht und elektronisch<br />

in die Personalverrechnung<br />

weitergeleitet.<br />

Hat MOXIS zu einer signifikanten<br />

Vereinfachung Ihrer Prozesse geführt?<br />

Unbedingt! Für uns ist das medienbruchfreie<br />

Arbeiten mit MOXIS<br />

ein enormer Vorteil: nach der Unterschrift<br />

nochmal einscannen, ausdrucken,<br />

ablegen? Das fällt jetzt alles<br />

weg! Für mich es auch eine<br />

enorme Erleichterung, dass ich von<br />

überall unterschreiben kann. Das<br />

zusammengenommen stellt eine<br />

Vereinfachung unserer Prozesse dar<br />

und ist damit natürlich auch zeitsparend.<br />

Vorher haben wir analog gearbeitet.<br />

Wenn man nach Außenterminen<br />

wieder ins Büro kam, warteten<br />

dort Berge an Mappen, die es abzuarbeiten<br />

– zu unterschreiben – galt.<br />

Jetzt kann ich das de facto schon in<br />

der Schnellbahn erledigen.<br />

Auch schon auf der Skipiste?<br />

Nein, da nicht (lacht). Nur dort, wo<br />

ich nicht selber fahren muss. Aber<br />

es geht gar nicht so sehr um meinen<br />

persönlichen Vorteil. Das bringt<br />

auch den Mitarbeitern, die auf diese<br />

Unterschriften warten, viel. Die warten<br />

jetzt nicht mehr lange und können<br />

die einzelnen Prozesse schneller<br />

abschließen.<br />

Welches Dokument ist das aktuell<br />

letzte, das Sie über MOXIS unterschrieben<br />

haben?<br />

Das war heute und ist noch gar<br />

nicht lange her. Es war eine Rechnung<br />

für ein Weiterbildungsseminar<br />

von einem unserer Mitarbeiter. Wir<br />

haben ein zentrales Aus- und Weiterbildungsbudget<br />

und das läuft über<br />

meinen Schreibtisch. Solche Freigaben<br />

müssen nicht noch einmal ausgedruckt<br />

werden und gehen jetzt<br />

gleich direkt in die Buchhaltung.<br />

Danke für das Gespräch!<br />

Bitte, gern! Ciao!<br />

40 41

CUSTOMERS: GULP INFORMATION SERVICES<br />

MÜNCHEN, ARGENTINIEN UND ZURÜCK<br />

Die Arbeitswelt ist in Bewegung. Immer häufiger arbeiten<br />

hochqualifizierte Experten aus den Bereichen IT, Engineering<br />

und Finance auf Projektbasis. Der Modus: Absolute Mobilität und<br />

spannende neue Projekte. Die Randstad-Tochter GULP Information<br />

Services aus Deutschland gehörte 1997 zu den ersten Projektbörsen<br />

für Freelancer im damals noch neuen Internet. Seitdem kamen<br />

neue Geschäftsbereiche hinzu, unter anderem auch der Bereich<br />

Vermittlungsagentur. Diese vermittelt jährlich Tausende Freelancer<br />

zu den passenden Auftraggebern. Umgekehrt funktioniert das<br />

auch: Selbstständige Experten aus der ganzen Welt nutzen die<br />

Projektbörse auf GULP, um spannende Projektaufträge zu akquirieren.<br />

können und die gefragte Qualifikation<br />

mitbringen. Bestimmtes Knowhow<br />

kriegt man durch Freiberufler in<br />

der Regel viel schneller ins Haus. Das<br />

macht Unternehmen natürlich auch<br />

flexibler: Nicht jedes Know-how wird<br />

permanent gebraucht.<br />

Wie unterstützt GULP diese Abläufe?<br />

Das läuft immer nach dem gleichen<br />

Muster ab: Der Kunde kommt auf uns<br />

zu mit einem konkreten Projektbedarf.<br />

Die Freelancer haben ein Profil<br />

in unserer Datenbank hinterlegt und<br />

wir gleichen dann Skills und Erfahrungen<br />

mit den spezifischen Anforderungen<br />

der Auftraggeber ab.<br />

Vertragsmanagement spielt bei<br />

GULP demnach eine zentrale Rolle?<br />

scheidung zum digitalen Vertragsmanagement<br />

kam aus unserer Geschäftsführung,<br />

weil verschiedene<br />

GULP-Kunden bereits mit der elektronischen<br />

Signatur gearbeitet haben.<br />

Und da fragt man sich dann: Warum<br />

machen wir das nicht eigentlich<br />

auch?<br />

Zumal bei der Arbeit mit Freelancern<br />

…<br />

Genau. Die sind viel unterwegs und<br />

haben nicht immer Gelegenheit, ihre<br />

Post zeitnah zu bearbeiten. Da kann<br />

die Fertigstellung eines Vertragsvorgangs<br />

mitunter Wochen dauern.<br />

Und die Entscheidung für XiTrust<br />

MOXIS kam genau wie zustande?<br />

Business as usual: Wir haben verschiedene<br />

Anbieter auf dem Feld der<br />

elektronischen Signatur kontaktiert<br />

und MOXIS ist übrig geblieben, weil<br />

es sich als das beste Produkt erwiesen<br />

hat mit allen Funktionen, die wir<br />

in der täglichen Arbeit im Vertragsmanagement<br />

brauchen. Langfristiges<br />

Ziel ist es, alle entsprechenden<br />

Transaktionen zu digitalisieren und<br />

damit weitgehend papierlos abwickeln<br />

zu können.<br />

«Für uns ist<br />

die Stapelsignatur<br />

ein Segen. Verträge<br />

werden zunächst<br />

inhouse von zwei<br />

Unterschrifts-<br />

berechtigten signiert<br />

und dann geht<br />

der Vertrag zum<br />

Unterschreiben an<br />

den Freelancer. Diese<br />

Ihre Projektverträge unterschreiben sie mit MOXIS. Ein Interview<br />

mit Thomas Gasteiger, Projektmanager bei GULP in München.<br />

Herr Gasteiger, GULP ist ein Personaldienstleister,<br />

der sich unter anderem<br />

auf Freelancer aus den Bereichen<br />

IT, Engineering und Finance<br />

spezialisiert hat. Ist das ein Trend<br />

am Arbeitsmarkt, dass hochqualifizierte<br />

Experten lieber zeitlich begrenzt<br />

auf Projektbasis arbeiten als<br />

fest angestellt?<br />

Die Idee dahinter war schon immer<br />

spannend: Gerade in den von<br />

Ihnen genannten Einsatzbereichen<br />

ist es von enormem Vorteil, technologisch<br />

immer am Ball zu bleiben,<br />

weil man sehr viel unterschiedliche<br />

Unternehmen und Spezialisierungen<br />

kennenlernt. So können Freelancer<br />

konsequent an ihrem Marktwert<br />

schrauben, sie lernen viel und bringen<br />

dieses Wissen in den nächsten<br />

Projektauftrag wieder ein. Die rasante<br />

technologische Entwicklung, gerade<br />

in den Bereichen IT und Engineering,<br />

stärkt dieses Prinzip sicherlich<br />

noch zusätzlich. Daneben schätzen<br />

sie die Unabhängigkeit und das größere<br />

Verdienstpotenzial.<br />

Stichwort Fachkräftemangel: Hat<br />

sich die Perspektive der Unternehmen,<br />

zumal in Deutschland, da gewandelt?<br />

Es wird immer schwerer, qualifiziertes<br />

Personal zu finden, das stimmt<br />

in vielen Bereichen tatsächlich. Daher<br />

gibt es immer öfter die Situation,<br />

Spitzen mit richtig guten Leuten<br />

abzudecken, die sofort anfangen<br />

Richtig, das liegt bei uns in der Natur<br />

der Sache: Der Freelancer hat mit<br />

uns einen Vertrag, der Kunde ebenfalls.<br />

Wir fungieren als Schnittstelle<br />

zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.<br />

Das stellt hohe Anforderungen<br />

an ein professionelles Vertragsmanagement.<br />

Und deshalb kam die Idee ins Spiel,<br />

diese Verträge mit MOXIS elektronisch<br />

zu signieren?<br />

Dass wir überhaupt auf die Idee gekommen<br />

sind, Verträge elektronisch<br />

zu signieren, hat eher mit leidvoller<br />

Erfahrung zu tun. Wenn man dieses<br />

Thema auf analoge Weise löst, kostet<br />

das enorm viel Zeit – durch den<br />

Postweg. Wann ist welcher Vertrag<br />

wo? Und ist er überhaupt schon unterschrieben?<br />

Das ist natürlich bei<br />

Verträgen, die noch in Umschlägen<br />

per Post geschickt werden, oft schwer<br />

zu sagen. Der Ausschlag für die Ent-<br />

Entscheidungsebenen<br />

bildet MOXIS<br />

perfekt ab.»<br />

Thomas Gasteiger,<br />

Projektmanager und Recruiter,<br />

GULP München<br />

42 43

CUSTOMERS: GULP INFORMATION SERVICES<br />

Wie ist der Roll-out von MOXIS konkret<br />

gelaufen?<br />

Wir haben MOXIS zunächst nur für<br />

interne Prozesse genutzt. Das hatte<br />

einen ganz praktischen Hintergrund:<br />

Wir wollten eine Testphase, um unsere<br />

Bedürfnisse bei Signaturprozessen<br />

genau kennenzulernen und<br />

haben da MOXIS auch schon in seiner<br />

ganzen Bandbreite genutzt und<br />

schnell festgestellt, dass einzelne<br />

Funktionen perfekt zu unserem Anforderungsprofil<br />

passen.<br />

Zum Beispiel?<br />

Für uns ist die Stapelsignatur ein<br />

Segen. Verträge werden zunächst inhouse<br />

von zwei Unterschriftsberechtigten<br />

signiert und dann geht der<br />

Vertrag zum Unterschreiben an den<br />

Freelancer. Diese Entscheidungsebenen<br />

bildet MOXIS perfekt ab. Und<br />

wenn das täglich 30 und mehr Verträge<br />

sind, kommt einiges zusammen.<br />

Jetzt können wir alle diese Verträge<br />

intern im Stapel signieren.<br />

Bevor wir mit MOXIS an die Freelancer<br />

rausgegangen sind, hatten wir intern<br />

schon Tausende Dokumente damit<br />

unterschrieben. Mittlerweile sind<br />

wir schon im fünfstelligen Bereich.<br />

Das soll dann künftig auch über das<br />

reine Vertragsmanagement hinausgehen<br />

und unter anderem auch bei<br />

standardisierten internen Freigabeprozessen<br />

zum Tragen kommen, die<br />

MOXIS ja auch kann.<br />

Welche Rolle spielt die qualifizierte<br />

elektronische Signatur im Vertragsmanagement<br />

für GULP?<br />

Eine entscheidende! Obwohl Projektverträge<br />

streng genommen keiner<br />

bestimmten Form bedürfen,<br />

also eigentlich auch mündlich und<br />

per Handschlag geschlossen werden<br />

könnten, ist im geschäftlichen Umfeld<br />

– schon aus Nachweisgründen<br />

– die Schriftform einfach Standard.<br />

Der Vorteil bei der qualifizierten elektronischen<br />

Signatur mit MOXIS ist<br />

auch, dass wir damit die Identität des<br />

Vertragspartners nachweisen können.<br />

GULP arbeitet nicht nur mit Freelancern<br />

aus Deutschland, sondern ist<br />

international aufgestellt. Gewinnt<br />

hier das Thema elektronische Signatur<br />

noch einmal mehr Schubkraft?<br />

Unser Schwerpunkt liegt im<br />

deutschsprachigen Raum (D – A –<br />

CH), wir arbeiten aber auch mit Auftragnehmern<br />

z.B. aus Großbritannien,<br />

Spanien und Osteuropa. Das ist<br />

eine Personengruppe mit einer auffällig<br />

hohen Akzeptanz gegenüber<br />

relativ neuen Technologien wie dieser.<br />

Der Grund liegt auf der Hand: Die<br />

Möglichkeit, Verträge elektronisch<br />

zu signieren, wird als erhebliche Erleichterung<br />

wahrgenommen. Hier<br />

kostet der Postweg schließlich noch<br />

mehr Zeit als bei Freelancern aus<br />

Deutschland. Aber wir haben auch<br />

Leute aus Übersee: Bestes Beispiel<br />

war ein IT-Spezialist aus Argentinien.<br />

Auf dem Postwege hätte sein Vertragsprozedere<br />

Wochen gedauert. Mit<br />

MOXIS und der qualifizierten elektronischen<br />

Signatur schmilzt das zusammen<br />

auf wenige Stunden – inklusive<br />

aller administrativen Vorgänge!<br />

BACKGROUND<br />

GULP<br />

INFORMATION SERVICES<br />

GULP Information Services ist Personalagentur und Projektportal<br />

für zeitlich begrenzte Projektaufträge von hochqualifizierten<br />

Freelancern aus den Bereichen IT, Engineering und Finance. Gemeinsam<br />

mit GULP Solution Services, das sich auf die Bereiche<br />

Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung spezialisiert<br />

hat, bringt GULP so hochqualifizierte Experten und Unternehmen<br />

zusammen: Freelancer in Projekte, Arbeitnehmer in einen temporären<br />

Einsatz zu interessanten Unternehmen oder Mitarbeiter<br />

in Festanstellung.<br />

GULP beschäftigt derzeit über 400 interne Mitarbeiter und ist an<br />

17 Standorten in Deutschland und der Schweiz vertreten. Das<br />

Unternehmen ist eingebettet in den Verbund der Randstad Gruppe<br />

Deutschland und gehört zur niederländischen Randstad Holding<br />

nv, einem der größten Personaldienstleister weltweit.<br />

www.gulp.de<br />

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SEGELSPORT<br />

FRISCHER WIND<br />

XiTrust engagiert sich als Sponsor für den<br />

Segelsport in Österreich und unterstützt das<br />

Team des Bundesligisten Nautic Club Austria.<br />

Mittlerweile hat sich das erst 2015 ins Leben<br />

gerufene Regatta-Format Bundesliga etabliert.<br />

Wer je in einem Segelboot saß,<br />

weiß, was es heißt, bei einer Wende<br />

nicht rechtzeitig den Kopf einzuziehen.<br />

Der wird sie spüren, die Macht<br />

des Windes, die ihm nämlich den<br />

Baum vor den Schädel prallen lässt.<br />

Fokussiert sein, immer in der Situation<br />

bleiben – das hilft ganz entscheidend<br />

gegen solche Risiken und<br />

Nebenwirkungen. Nur das richtige<br />

Timing, das Gefühl für die Situation<br />

und perfekt abgestimmte Teamarbeit<br />

lassen den Kahn laufen.<br />

In Österreich fehlte es bis 2015 an<br />

einem professionellen Regatta-Format.<br />

Im jetzt dritten Jahr ihres Bestehens<br />

hat sich die Segel-Bundesliga<br />

in Österreich vollends etabliert<br />

– mit Wettfahrten am Wörthersee,<br />

am Achensee, an der Neuen Donau,<br />

am Mondsee und am Mattsee.<br />

Mit dabei: das Team des Nautic Club<br />

Austria. Im Fahrtwind der Bundesliga<br />

haben sich weitere Regatten herausgebildet,<br />

die den Wettkampfmodus<br />

der Bundesliga übernommen<br />

haben, zum Beispiel die steirische<br />

Landesliga.<br />

„Für uns ist das Engagement für<br />

den Segelsport nur logisch“, sagt DI<br />

Gerhard Fliess von XiTrust. Der passionierte<br />

Segler weiß schließlich,<br />

worauf es ankommt. „Segeln ist bei<br />

genauer Betrachtung der idealtypische<br />

Mannschaftssport: Nur wer<br />

sich auf die Nebenleute verlassen<br />

kann, navigiert sein Boot sicher und<br />

erfolgreich. Teamgeist und das Zusammenspiel<br />

der Beteiligten führen<br />

am Ende zum Erfolg!“<br />

46 47

SPONSORING<br />

Regatta am Neusiedlersee<br />

48 49

CUSTOMERS: WOHNBAUGRUPPE ENNSTAL<br />

UND TÄGLICH GRÜSST DAS MURMELTIER<br />

Papierbasierte<br />

Unterschriftenmappen und<br />

tagelange Unterschriftenläufe<br />

gehören bei der Wohnbaugruppe<br />

Ennstal der Vergangenheit<br />

an. <strong>XiGuide</strong> sprach mit<br />

Vorstandsdirektor Alois Oberegger,<br />

der mit MOXIS sogar schon auf<br />

der Skipiste unterschrieben hat.<br />

Herr Direktor Oberegger, was war<br />

die Motivation, XiTrust MOXIS einzuführen?<br />

Alois Oberegger: Mein großes Ziel<br />

ist es, komplett papierlos zu arbeiten,<br />

zumindest aber möglichst papierarm.<br />

Die Unterschrift, die wir bisher auf<br />

Papier leisten mussten, hat dieser Vision<br />

im wahren Sinne des Wortes einen<br />

Strich durch die Rechnung gemacht.<br />

Kommt einem irgendwie bekannt<br />

vor.<br />

Allerdings! Und ist leider der ganz<br />

normale Wahnsinn im Büroalltag.<br />

Vor der Integration von MOXIS wurde<br />

ein Dokument auf Reisen geschickt:<br />

Ein Dokument, das bereits in digitaler<br />

Form vorlag, ist nur für die Unterschrift<br />

wieder ausgedruckt worden.<br />

Dann wurde es versendet, um es wiederum<br />

mit der Unterschrift des Mieters<br />

bzw. Auftragnehmers zu versehen.<br />

Naja, und anschließend ist es<br />

wieder eingescannt worden – ein administrativer<br />

Hürdenlauf.<br />

Ein Hürdenlauf, den Sie nicht mehr<br />

wollten. Würden Sie sich als Innovator<br />

bezeichnen auf dem Weg zum<br />

papierlosen Büro?<br />

Ja, insofern, als wir nun schon seit<br />

mehreren Jahren konsequent am papierarmen<br />

Büro arbeiten. Auch hinsichtlich<br />

einer eigenen Archivlösung<br />

und der Einbindung in das ERP-System<br />

kann man durchaus behaupten,<br />

dass wir hier eine Vorreiterrolle einnehmen.<br />

Wird diese Rolle bei anderen Unternehmen<br />

wahrgenommen? Gibt es<br />

viele, die nachziehen wollen?<br />

Unser Softwarehaus spricht natürlich<br />

regelmäßig mit Kunden, um gemeinsame<br />

Ziele zu definieren und<br />

die Archivlösung inklusive der digitalen<br />

Signatur einzubinden. Ich strebe<br />

keine Einzellösung fürs Archiv an,<br />

sondern danach, eine für die MitarbeiterInnen<br />

gar nicht sichtbare<br />

Schnittstelle zu schaffen, damit sie<br />

immer im gleichen Programm arbeiten<br />

können.<br />

Und auch das Workflow-System ist<br />

hier mit eingebunden.<br />

Wie sind Sie auf MOXIS aufmerksam<br />

geworden?<br />

Bei einer Kundenveranstaltung von<br />

XiTrust in Graz. Mir hat seit Beginn<br />

der Kooperation die individuelle Projektbetreuung<br />

durch XiTrust gefallen.<br />

Ganz wichtig war, dass wir uns vor<br />

allem in der Anfangsphase intensiv<br />

in das Projekt einbringen und so die<br />

Anpassung an unsere Bedürfnisse optimal<br />

steuern konnten.<br />

Ihre ersten Praxiserfahrungen mit<br />

MOXIS?<br />

Trotz anfänglicher Skepsis im<br />

Haus, ob das wohl alles rechtsgültig<br />

ist, habe ich mich natürlich sehr darüber<br />

gefreut, endlich so unterschreiben<br />

zu können. Vor allem deshalb,<br />

weil ich meinem Ziel eines papierlosen<br />

Büros wieder ein Stückchen näher<br />

gekommen bin. Was die interne<br />

Skepsis betrifft: Da konnte ich erfolgreich<br />

Überzeugungsarbeit leisten<br />

– den Rest hat XiTrust MOXIS<br />

selbst geleistet. Die Kollegen haben<br />

schnell gemerkt, dass es sich hier um<br />

ein wertvolles Tool handelt, mit dem<br />

nicht nur rechtsverbindlich unterschrieben<br />

werden kann, sondern das<br />

auch den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.<br />

Kurz gesagt: MOXIS ist für<br />

uns ein enormer Prozessbeschleuniger.<br />

Was ist seit MOXIS anders?<br />

Ganz neu ist das ja alles zum Glück<br />

nicht. Durch das Telebankingverfahren<br />

ist fast jeder mit TAN-Codes vertraut.<br />

Das große Plus besteht eher da-<br />

rin, dass die digitale Unterschrift, so<br />

wie sie bei uns implementiert ist, die<br />

Möglichkeit bietet, auf unsere Belege<br />

und unsere Dokumente, die wir freigeben,<br />

zuzugreifen und diese auch<br />

am iPad oder PC anzeigen zu lassen.<br />

Eine reine digitale Unterschrift mit<br />

einem TAN-Code macht wenig Sinn,<br />

wenn Dokumente dann erst wieder<br />

bei mir am Tisch landen.<br />

Die Wohnbaugruppe Ennstal hat<br />

sechs Niederlassungen in drei Bundesländern.<br />

Würden Sie sagen, dass<br />

diese durch MOXIS näher zusammengerückt<br />

sind?<br />

Ja, das stimmt, gewissermaßen<br />

sind wir näher zusammengerückt.<br />

Bisher musste ein Dokument, das<br />

etwa in Deutschlandsberg erzeugt<br />

wurde, zur Unterschrift mit der Post<br />

in die Zentrale nach Liezen geschickt<br />

werden. Und diese Dokumente mussten<br />

dann ja auch wieder zurück. Das<br />

geht jetzt alles in digitaler Form. Mit<br />

MOXIS fällt nun der gesamte Postweg<br />

weg, was die Prozesse verkürzt und<br />

viel Zeit spart. Damit gehören übrigens<br />

auch Skontoverluste der Vergangenheit<br />

an.<br />

Von welcher Größenordnung reden<br />

wir bei den zu unterschreibenden<br />

Dokumenten?<br />

Ich unterschreibe pro Tag zwischen<br />

fünf und 20 Zahlungsanweisungen<br />

im Stapel (ca. 80.000 Rechnungen/<br />

Jahr) und in weiterer Folge werden es<br />

bei den Auftragsschreiben 16.000 im<br />

Jahr sein, also ungefähr 80 pro Tag.<br />

Hier handelt es sich derzeit noch um<br />

reine B2B-Dokumente, wir möchten<br />

dieses Verfahren aber auch sukzessive<br />

auf B2C-Dokumente ausrollen.<br />

Welche Begriffe fallen Ihnen spontan<br />

ein, wenn Sie an XiTrust MOXIS<br />

denken?<br />

Papierlos, schneller und sicherer –<br />

sicherer als die eigenhändige Unterschrift<br />

und vor allem standortunabhängig!<br />

Was war die speziellste Situation, in<br />

der Sie mit MOXIS unterschrieben<br />

haben?<br />

Naja, die Speziellste war ohne Frage,<br />

als ich auf Skiurlaub war. Da<br />

musste dringend eine Überweisung<br />

durchgeführt werden und da kurzfristig<br />

niemand anderer erreichbar<br />

war, habe ich das auf der Skipiste<br />

problemlos erledigen können.<br />

„Ich unterschreibe pro Tag bis zu 20 Zahlungsanweisungen digital“:<br />

Vorstandsdirektor Alois Oberegger<br />

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CUSTOMERS: WOHNBAUGRUPPE ENNSTAL<br />

«Mit MOXIS entfällt<br />

nun der gesamte<br />

Postweg, das<br />

verkürzt die Prozesse<br />

und spart viel Zeit.»<br />

Alois Oberegger,<br />

Vorstandsdirektor<br />

Wohnbaugruppe Ennstal<br />

www.wohnbaugruppe.at<br />

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CUSTOMERS: ARBEITERWOHLFAHRT SAARLAND<br />

LAUF, ZETTEL, LAUF!<br />

Geschäftsführer Holger Wilhelm<br />

macht die Arbeiterwohlfahrt<br />

Saarland fit für die Zukunft. Die<br />

Integration von XiTrust MOXIS<br />

zeigt, wie Prozesse digitalisiert<br />

und gleichzeitig firmeninterne<br />

Synergieeffekte erzeugt werden.<br />

Ein Job wie jeder andere ist dies sicher<br />

nicht. Dass Holger Wilhelm<br />

überhaupt Manager in einem so traditionsreichen<br />

Wohlfahrtsverband<br />

wie der Arbeiterwohlfahrt (AWO)<br />

Saarland geworden ist, ist denn auch<br />

kein Zufall. „Die Arbeiterwohlfahrt ist<br />

tief in der Gesellschaft verankert. Das<br />

ist historisch gewachsen. So erklärt<br />

sich auch die große Zahl unserer ehrenamtlichen<br />

Mitarbeiter“, sagt der<br />

46-Jährige. „In meiner Familie war<br />

das über die Generationen hinweg<br />

nicht anders. Ich bin<br />

mit dem Thema aufgewachsen.“<br />

Das kann<br />

man wohl sagen: Die<br />

Großmutter war Ortsvereinsvorsitzende<br />

in<br />

einer kleinen saarländischen<br />

Gemeinde. Als<br />

sie den Vorsitz abgab,<br />

übernahm die Mutter<br />

das Amt. Seit 2014 führt<br />

Holger Wilhelm die Geschäfte<br />

des Landesverbandes<br />

Saarland.<br />

Als kaufmännischer Geschäftsführer<br />

hat Holger Wilhelm heute das gesamte<br />

Unternehmen im Blick. Zu seinen<br />

Hauptaufgaben gehört es, die<br />

AWO zukunftsfähig zu machen und<br />

dort, wo dazu Modernisierungen notwendig<br />

sind, aktiv zu werden. Das<br />

geht von baulichen Maßnahmen<br />

und Anschaffungen an den jeweiligen<br />

Standorten bis zur Optimierung<br />

sämtlicher Verwaltungs- und IT-Prozesse<br />

im gesamten Verband.<br />

Modernisierung im Personalbereich<br />

In seinen Verantwortungsbereich<br />

fallen auch IT und Personal. Hier hat<br />

der Manager erheblichen Prozessoptimierungsbedarf<br />

gesehen. Auf seine<br />

Initiative hin ist dann die Zusammenarbeit<br />

mit XiTrust entstanden.<br />

Gefragt war eine Lösung, die einzelne<br />

Verwaltungsprozesse beschleunigt<br />

und jederzeit den vollen Überblick<br />

über das große Ganze gewährleistet.<br />

Eine Herausforderung in einem Unternehmen<br />

mit mehreren Hundert,<br />

über das gesamte Bundesland verteilten,<br />

Standorten. „Da gibt es naturgemäß<br />

einen hohen Bedarf an<br />

gut funktionierender Kommunikation“,<br />

weiß Wilhelm. Das war in der<br />

Vergangenheit nicht immer einfach.<br />

Fast alle Vorgänge waren papierbasiert,<br />

vieles ist auf dem Postwege<br />

weitergeleitet worden – mit dem dazugehörigen<br />

logistischen Aufwand<br />

und der gelegentlichen Nachfrage,<br />

wann denn mit dem benötigten Dokument<br />

zu rechnen sei.<br />

„MOXIS gibt uns die Möglichkeit, alle<br />

diese Prozesse Schritt für Schritt zu<br />

digitalisieren.“ Der Einsatz von MO-<br />

XIS ist dabei durchaus im Rahmen<br />

der Unternehmensstrategie zu interpretieren,<br />

deren Ziel es ist, alle Ressourcen<br />

so effizient wie möglich einzusetzen,<br />

um auf diese Weise so viel<br />

Zeit wie möglich für die Kunden der<br />

AWO zu gewinnen.<br />

Den Anstoß zur Zusammenarbeit<br />

der AWO Saarland mit XiTrust ergaben<br />

die zahlreichen Anforderungen<br />

im Personalumfeld: Einstellungen,<br />

umfangreiche Meldeprozesse<br />

der dezentralen Einrichtungen und<br />

Urlaubsanträge sind dabei nur einige<br />

wenige Themen. Je größer das Unternehmens,<br />

desto komplexer ist auch<br />

der Bearbeitungsaufwand in allen<br />

Personalfragen. Bei der AWO spiegelt<br />

sich das in der Vielzahl der Prozessbeteiligten<br />

und den Anforderungen<br />

des Gesetzgebers an jeden einzelnen<br />

Vorgang.<br />

Prozessgenauigkeit und Transparenz<br />

In einem Unternehmen dieser<br />

Größe schreibt der Gesetzgeber<br />

etwa im Falle<br />

einer Einstellung ein präzise definiertes,<br />

fristgerechtes Prozedere vor. Die<br />

einzelnen Akteure in Personalangelegenheiten<br />

kommen aus der Personalabteilung<br />

selbst, dem Datenschutz<br />

und dem Betriebsrat. Prozessgenauigkeit<br />

und Transparenz sind dann natürlich<br />

die zentralen Komponenten.<br />

„Ziel war es, die durch eine Vielzahl<br />

an Einzelschritten gekennzeichneten,<br />

papierbasierten Freigabeprozesse mit<br />

XiTrust MOXIS zu vereinfachen und<br />

zu beschleunigen“, sagt Holger Wilhelm.<br />

In Personalfragen kommt bei<br />

der AWO der „Laufzettel“ zum Einsatz.<br />

Ein Dokument, über das neun<br />

verschiedene Personalthemen abgebildet<br />

werden. Und es ist ein Dokument,<br />

das in der Vergangenheit papierbasiert<br />

war, teilmanuell erstellt<br />

wurde und für dessen Zustellung<br />

Postboten in die Pedale treten mussten.<br />

Beispiel Einstellung von neuen Mitarbeitern:<br />

Der Laufzettel enthält den<br />

gesamten Personalvorgang, von den<br />

Bewerbungsunterlagen bis zu den<br />

Genehmigungen aller Zeichnungsverpflichteten.<br />

Von entscheidender<br />

Bedeutung ist beim Laufzettel neben<br />

den einzuhaltenden Fristen seine<br />

Vollständigkeit. Ist diese nicht<br />

gegeben, wird der Laufzettel zurückgeschickt<br />

und der Prozess wird von<br />

Neuem angestoßen.<br />

Blitzschnelle Korrekturen<br />

Dies hat in der Vergangenheit immer<br />

wieder zu unnötigen Verzögerungen<br />

von bis zu einer Woche geführt.<br />

„Mit XiTrust MOXIS haben wir<br />

optimale Transparenz gewonnen: Ein<br />

unvollständiger Laufzettel etwa wird<br />

innerhalb von fünf Minuten neu erstellt“,<br />

sagt Wilhelm. Der aktuelle<br />

Standort des Laufzettels und der jeweilige<br />

Status des Vorgangs ist für<br />

alle Beteiligten jederzeit ersichtlich.<br />

Die AWO Saarland hat in MOXIS genau<br />

die Klammer gefunden, die einen<br />

Vorgang, an dem mehrere Abteilungen<br />

beteiligt sind, sicher zusammenhält.<br />

Mit Unterstützung von XiTrust MO-<br />

XIS kann die AWO Saarland jetzt den<br />

gesamten Prozessablauf digital abbilden<br />

– bis hin zu den Signaturen der<br />

Entscheider. Synergieeffekte sind dabei<br />

inbegriffen: Das Unternehmen<br />

hat die Integration von MOXIS parallel<br />

dazu genutzt, die eigenen Prozes-<br />

54 55

CUSTOMERS: ARBEITERWOHLFAHRT SAARLAND<br />

se zu durchleuchten und wenn nötig<br />

einem Uplift zu unterziehen. Das Fazit<br />

von Holger Wilhelm: „MOXIS passt<br />

sich optimal an unsere dezentrale<br />

Unternehmensstruktur an!“<br />

Baustein für die Digitalisierung<br />

Beim Wohlfahrtsverband steht diese<br />

Form der Prozessoptimierung für<br />

mehr als ein gelungenes Ressourcenmanagement.<br />

Die Integration von<br />

XiTrust MOXIS in das firmeninterne<br />

IT-System ist für Holger Wilhelm<br />

und sein Team ein Baustein für die<br />

Digitalisierung insgesamt. „Die Arbeit<br />

mit MOXIS sehe ich als Kick-off<br />

für eine Vielzahl von Prozessen, die<br />

fit für die Unternehmenszukunft gemacht<br />

werden“, berichtet Holger Wilhelm.<br />

Deshalb hat die AWO Saarland<br />

von Beginn an auf eine „große Lösung“<br />

gesetzt, bei der Entscheider aus<br />

allen Abteilungen an einen Tisch geholt<br />

wurden.<br />

Derzeit konzentriert sich der Einsatz<br />

von MOXIS noch auf unternehmensinterne<br />

Prozesse im Saarland.<br />

Die Visionen von der digitalen Zukunft<br />

des Unternehmens werden indessen<br />

immer konkreter. „Jedes Unternehmen<br />

braucht Innovationen,<br />

um lebensfähig zu bleiben, da macht<br />

die AWO Saarland keine Ausnahme“,<br />

weiß Holger Wilhelm. „Für die Zukunft<br />

kann ich mir vorstellen, dass<br />

wir mit MOXIS auch Prozesse abbilden,<br />

die über die Unternehmensgrenzen<br />

hinausgehen. Zum Beispiel auch<br />

mit externen Lieferanten und Dienstleistern.“<br />

«MOXIS gibt uns<br />

die Möglichkeit,<br />

unsere Prozesse Schritt<br />

für Schritt<br />

zu digitalisieren.»<br />

Holger Wilhelm,<br />

Geschäftsführer<br />

Arbeiterwohlfahrt Saarland<br />

BACKGROUND<br />

ARBEITERWOHLFAHRT<br />

SAARLAND<br />

Die Arbeiterwohlfahrt (AWO) gehört zu den größten Arbeitgebern in<br />

Deutschland. Mit fast 150.000 hauptberuflichen Mitarbeitern ist die<br />

AWO nicht nur einer der bedeutendsten Wohlfahrtsverbände Europas,<br />

sondern auch einer der traditionsreichsten: Gegründet 1919 von der<br />

Schneiderin Marie Juchacz, um die akute Not nach dem Ersten Weltkrieg<br />

zu lindern, im Nationalsozialismus unter Verbot gestellt, spiegelt<br />

sich in der Geschichte der AWO gleichsam die Geschichte Deutschlands<br />

und Europas im 20. Jahrhundert.<br />

Die AWO ist ein dezentral organisierter Verband mit Niederlassungen<br />

in jedem deutschen Bundesland. Der Landesverband Saarland gehört<br />

mit 5.000 Mitarbeitern zu den kleineren und weist einen Jahresumsatz<br />

von rund 200 Millionen Euro aus. Kaum zu bewältigen wäre das Leistungsspektrum<br />

ohne die Unterstützung von 14.000 Ehrenamtlichen. Die<br />

AWO Saarland betreibt über 300 verschiedene Einrichtungen in den<br />

Bereichen der Jugend- und Familienhilfe, der Eingliederungshilfe sowie<br />

der Altenhilfe. Der Landesverband Saarland ist einer wenigen, der alle<br />

Dienstleistungsfelder der Sozialbranche abdeckt.<br />

www.awo-saarland.de<br />

56 57

CUSTOMERS: HABAU GROUP<br />

AUF IT GEBAUT<br />

Das digitale Zeitalter ist auch in der Baubranche angekommen.<br />

Immer mehr IT-Anwendungen unterstützen die Unternehmen – in<br />

der Verwaltung und vor Ort auf der Baustelle. Die HABAU Group<br />

arbeitet mit dem MOXIS Toolkit. Gefragt war eine Lösung, die einfach<br />

zu bedienen ist und leicht in das bestehende System integrierbar ist.<br />

Wie digitale Prozesse die Baubranche<br />

unterstützen können, ist auf den<br />

ersten Blick vielleicht nicht sofort ersichtlich.<br />

Dabei ist die Zukunftsvision<br />

einer „Industrie 4.0“ längst auch hier<br />

angekommen, zum Beispiel durch<br />

Building Information Modeling (BIM).<br />

Dahinter verbirgt sich nicht weniger<br />

als die digitale Baustelle, bei der von<br />

der Planung über die Ausführung bis<br />

zur Kalkulation alle Einzelschritte in<br />

einem Modell zusammengefasst werden.<br />

Sämtliche Informationen sind<br />

für alle Beteiligten jederzeit verfügbar,<br />

jede kleine Änderung im Projekt<br />

ist mit allen Auswirkungen sofort<br />

nachzuvollziehen.<br />

Konkret steht BIM für die Planung<br />

als 3-D-Modell und die digitale Erfassung<br />

aller relevanten Daten, die dann<br />

direkt ins Modell einfließen. Was im<br />

angelsächsischen Raum bereits gelebte<br />

Praxis ist, gehört in der österreichischen<br />

Baubranche noch nicht immer<br />

zum Tagesgeschäft. Auch bei der<br />

HABAU Group befindet man sich hier<br />

noch im Anfangsstadium. Ein erster<br />

wichtiger Schritt im Digitalisierungsprozess<br />

wurde nun mit der Einführung<br />

von XiTrust MOXIS und der<br />

elektronischen Unterschrift gemacht<br />

– in Form von MOXIS Toolkit.<br />

Einfachheit im Vordergrund<br />

Mit MOXIS Toolkit wird die Unterschriftenfunktion<br />

komplett in die bestehenden<br />

betriebsinternen Systeme<br />

integriert. Die Anwendung der elektronischen<br />

Unterschrift läuft im Prinzip<br />

unsichtbar im Hintergrund. „Ein<br />

entscheidender Vorteil!“, findet Gerhard<br />

Schaupp, IT-Leiter bei HABAU.<br />

„Ich kenne meine Anwender, es muss<br />

so einfach wie möglich sein. Wenn<br />

«Ich bin davon<br />

überzeugt, dass die<br />

elektronische<br />

Unterschrift jetzt<br />

und in den<br />

kommenden Jahren<br />

zum Durchbruch<br />

kommen wird.<br />

Die Zeit ist reif.»<br />

Gerhard Schaupp,<br />

IT-Leiter HABAU<br />

BACKGROUND<br />

HABAU<br />

Die HABAU Group mit Sitz in Perg/Oberösterreich,<br />

ist ein jahrzehntelang erfolgreich<br />

gewachsenes Familienunternehmen<br />

und zählt heute mit über 4.000 Mitarbeitern<br />

und einem jährlichen Bauvolumen<br />

von mehr als einer Milliarde Euro zu den<br />

Top 4 der österreichischen Bauindustrie.<br />

Die Bandbreite der HABAU Group als internationaler<br />

Komplettanbieter reicht vom<br />

Hochbau, Tiefbau, Fertigteilbau und Pipelinebau<br />

bis zum Untertage-, Stahl- sowie<br />

Anlagenbau.<br />

www.habau.at<br />

58 59

CUSTOMERS: HABAU GROUP<br />

Zahlreiche Anwendungsfälle<br />

Mit der Implementierung von Xi-<br />

Trust MOXIS wurden zunächst interne<br />

Prozesse wie die Anforderung<br />

von IT-Assets mittels Online-Formular<br />

oder die Übermittlung<br />

zum Durchbruch kommen wird.<br />

Die Zeit ist reif!<br />

Das Einsatzgebiet von XiTrust MO-<br />

XIS soll deshalb auch rasch ausgebaut<br />

werden – Anwendungsfälle gibt<br />

es bei HABAU genug. Behördliche<br />

es zu umständlich ist, weil man die<br />

Anwendung verlassen muss, wird<br />

es nicht genutzt.“ Mit MOXIS Toolkit<br />

kann der Unterschriftenprozess immer<br />

direkt aus der Anwendung heraus<br />

erfolgen,<br />

mit der aktuell gearbeitet wird.<br />

„XiTrust hat uns in der Umsetzung<br />

super unterstützt. Aber ich war teilweise<br />

selbst überrascht, wie gut das<br />

von den Mitarbeitern angenommen<br />

wird“, sagt Schaupp. Insgesamt 2.500<br />

IT-Arbeitsplätze gibt es bei der Habau<br />

Group, 1.400 davon betreuen<br />

Gerhard Schaupp und sein Team im<br />

Full-Service.<br />

von Stundenmeldungen<br />

abgedeckt. Für solche<br />

Dinge ist zumeist eine einfache<br />

Freigabe mittels fortgeschrittener<br />

Signatur ausreichend. Aber auch<br />

der Prozess für Leistungsmeldungen<br />

im Controlling, wo qualifizierte<br />

Signaturen notwendig sind<br />

und händisch nach dem Vier-Augen-Prinzip<br />

unterschrieben wurde,<br />

ist bereits umgesetzt. Was<br />

die Zukunft der elektronische Signatur<br />

auch und gerade in der Baubranche<br />

betrifft, ist IT-Leiter Gerhard<br />

Schaupp optimistisch: „Ich<br />

bin davon überzeugt, dass die<br />

elektronische Unterschrift jetzt<br />

und in den kommenden Jahren<br />

Dokumente, bei denen mehrere Personen<br />

der Geschäftsführung unterschreiben<br />

müssen, sind aufgrund der<br />

dezentralen Struktur mit verschiedenen<br />

Standorten in ganz Österreich<br />

noch eine äußerst zeitaufwendige<br />

Angelegenheit. Gerhard Schaupp:<br />

„Hier kann die digitale<br />

Signatur mit ihrer<br />

ganzen Bandbreite an<br />

Vorteilen optimal genutzt<br />

werden. Auch<br />

im Einkauf soll schon<br />

bald elektronisch unterschrieben<br />

werden<br />

– auch von den Lieferanten!“<br />

60 61

CUSTOMERS: KAGES<br />

MEHR ZEIT FÜR PATIENTEN<br />

Der Kostendruck ist nirgends so<br />

präsent wie im Gesundheitswesen.<br />

Auf dem Weg der Digitalisierung<br />

sind zeitsparende und sichere<br />

IT-Lösungen gefragt. Ein<br />

Gespräch mit Karl Kocever,<br />

IKT-Verantwortlicher<br />

lassungsbrief unterschrieben ist, darf<br />

er in die elektronische Gesundheitsakte<br />

(ELGA), erst dann erfolgt der<br />

Versand des Befundes. Der verantwortliche<br />

ärztliche Direktor oder der<br />

jeweilige Leiter der Abteilung kann<br />

diesen Prozess jederzeit über die Statistik<br />

nachvollziehen. Da weiß er,<br />

was wie lange gedauert hat: Wie viel<br />

Zeit brauchen die einzelnen Stationen<br />

für diese Vorgänge, welche Unterschriften<br />

sind noch offen?<br />

der Steiermärkischen<br />

Krankenanstaltengesellschaft.<br />

Wird diese Statistik auch als Steuerungstool<br />

dieser Prozesse eingesetzt?<br />

Oder sogar als Entscheidungshilfe?<br />

Herr Kocever, die KAGes arbeitet<br />

bereits seit 2005 mit XiTrust Secure<br />

Technologies zusammen. Wie kam<br />

es dazu?<br />

Karl Kocever: Wir hatten bereits<br />

1998 das Projekt Langzeitarchivierung<br />

auf den Weg gebracht. Krankengeschichten<br />

gab es bis dahin fast<br />

ausschließlich auf Mikrofilm. Mit ein,<br />

zwei Zwischenschritten haben wir<br />

dann entschieden, eine revisionssichere<br />

Archivierung in unser System<br />

zu integrieren. Dazu haben wir die<br />

Expertise von XiTrust gesucht. Das<br />

Thema Langzeitsignatur wurde dann<br />

gründlich evaluiert und sehr gut umgesetzt.<br />

Das klingt nach einem zufriedenen<br />

Kunden!<br />

Ist auch so. Ich kann sogar mit bestem<br />

Gewissen sagen, dass ich XiTrust<br />

als innovatives Unternehmen mit einer<br />

hohen Verlässlichkeit erlebe. Bei<br />

so einem großen Projekt ist das die<br />

Grundvoraussetzung für eine Zusammenarbeit.<br />

Inwieweit verändert die Signatur die<br />

Prozesse der KAGes denn?<br />

Die Langzeitarchivierung bringt<br />

uns logistische Entlastung. Lagerräume<br />

für Kilometer von Patientenakten<br />

brauchen wir in Zukunft nicht mehr.<br />

Das ist bei der Neubauplanung in unserem<br />

Projekt Klinikum 2020 schon<br />

bedacht: Für Krankengeschichten<br />

werden praktisch keine Lagerräume<br />

mehr eingeplant. Hinzu kommt die<br />

schnellere Verfügbarkeit aller Daten.<br />

Im analogen Archiv muss man sich<br />

immerhin „die Mühe“ machen, alle<br />

verfügbaren Daten zusammenzutragen.<br />

Das kostet Zeit. Zeit, die wir mit<br />

der digitalen Langzeitarchivierung<br />

einsparen und im besten Fall zum<br />

Wohle der Patienten aufwenden können.<br />

Ihr Krankenhaus-Informationssystem<br />

(KIS) hat innerhalb Europas<br />

eine Sonderstellung?<br />

Wir haben sogar das größte KIS<br />

im europäischen Vergleich. Aus dem<br />

Krankenhaussystem, das unser führendes<br />

System ist, rufen wir unser<br />

Langzeitarchiv auf. Damit haben<br />

wir Zugriff auf alle Patientenakten,<br />

von Patienten, die jemals in unseren<br />

Spitälern waren. Gleichzeitig ist das<br />

auch ein Zukunftsthema, bei dem<br />

immer höhere Ansprüche an die Leistungsfähigkeit<br />

und Datensicherheit<br />

gestellt werden. Zum Beispiel in der<br />

Forschung gewinnt unser Langzeitarchiv<br />

eine Schlüsselfunktion, indem<br />

wir anonymisierte Daten zur Verfügung<br />

stellen können.<br />

Die elektronische Signatur ist bei Befunden<br />

oder Arztbriefen noch nicht<br />

überall Standard. Ein Zukunftsthema<br />

für die KAGes?<br />

Ein immenses Thema sogar – wie<br />

überhaupt die Erstellung des Entlassungsbefundes.<br />

Erst wenn der Ent-<br />

Ja, ein ganz wichtiger Punkt. Durch<br />

diese Steuerungs-Funktion und die<br />

Transparenz, die wir hier in unserem<br />

System hergestellt haben, wächst<br />

auch der Druck auf die Verantwortlichen.<br />

Ich bin deshalb davon überzeugt,<br />

dass am Ende dieser Prozesse<br />

eine elektronische Signatur zur entscheidenden<br />

Beschleunigung der beschriebenen<br />

Abläufe führen wird. Infrastrukturell<br />

sind wir heute schon<br />

perfekt vorbreitet.<br />

Wie weit kann Digitalisierung im Gesundheitswesen<br />

überhaupt gehen?<br />

Sagen wir einmal so: Selbst wenn<br />

man mittels Expertensystemen einen<br />

Arztbrief mit Textbausteinen<br />

per Computerprogramm automatisiert<br />

schreiben könnte, hieße das natürlich<br />

nicht, dass der Arzt ersetzbar<br />

wäre. Die Frage lautet deshalb eher,<br />

wo kann Digitalisierung die Arbeit erleichtern?<br />

Ich denke schon, dass sich<br />

hier für einzelne Berufsgruppen im<br />

Gesundheitswesen die Arbeit erleichtern<br />

könnte.<br />

62 63

CUSTOMERS: KAGES<br />

Zum Beispiel?<br />

Ein Patient wird eingeliefert und<br />

durchläuft einen regelrechten Fragenmarathon.<br />

Erst stellt der aufnehmende<br />

Arzt seine Fragen, dann die<br />

Schwester, die Fragen sind in vielen<br />

Punkten redundant. Und am Ende<br />

kommt der Anästhesist, und der fragt<br />

noch einmal fast dasselbe. Das sind<br />

Rituale, die man sicher effektiver und<br />

zeitsparender gestalten kann. Deshalb<br />

haben wir jetzt auch die Aufgabe<br />

zu evaluieren, wie eine gemeinsame<br />

Dokumentation den Fragenmarathon<br />

ersetzen könnte.<br />

Werden die Dokumentationsprozesse<br />

im LKH eines Tages papierlos<br />

sein?<br />

Wenn es nur nach der IT gehen<br />

würde, wären papierbasierte Prozesse<br />

schon heute die Ausnahme. Tatsächlich<br />

bin ich aber eher noch etwas<br />

skeptisch. Ein vollkommen papierloses<br />

Krankenhaus wird es aus meiner<br />

Sicht nicht so schnell geben. Was es<br />

geben wird und bei uns auch schon<br />

gibt, ist ein papierarmes Krankenhaus.<br />

«Die elektronische<br />

Signatur wird zur<br />

entscheidenden<br />

Beschleunigung<br />

unserer<br />

Abläufe führen.»<br />

Karl Kocever,<br />

IKT-Verantwortlicher<br />

KAGes<br />

KAGES<br />

BACKGROUND<br />

Karl Kocever ist verantwortlich für den IKT-Betrieb der Steiermärkischen<br />

Krankenanstaltengesellschaft, kurz KAGes. Mit seinen<br />

63 Mitarbeitern sorgt er für den Betrieb und den Ausbau der<br />

IT-Infrastruktur und begleitet seit nunmehr fast vier Jahrzehnten<br />

den Aufbau des Netzwerks steirischer Spitäler und Landespflegezentren<br />

der KAGes. Insgesamt umfasst die KAGes-IT rund 150<br />

Mitarbeiter, neben IKT gibt es noch drei weitere IT-Abteilungen.<br />

Zur KAGes gehören 15 Krankenanstalten an 23 Standorten und<br />

4 Pflegezentren in der gesamten Steiermark, dem zweitgrößten<br />

Bundesland Österreichs. Insgesamt 17.000 Menschen arbeiten<br />

für die KAGes. Damit ist die Krankenanstaltengesellschaft der<br />

größte Arbeitgeber der Steiermark.<br />

Über 12.500 PCs und Laptops sind in der gesamten KAGes-Familie<br />

im Einsatz. 2,1 Millionen Befunde werden pro Jahr im medizinischen<br />

Dokumentationssystem openMEDOCS elektronisch<br />

diktiert. Noch einmal so viele Laborbefunde werden in den Laboren<br />

der KAGes erstellt. Rund 944.000 ambulante und 275.000<br />

stationäre PatientInnen werden jährlich in den Einrichtungen des<br />

KAGes-Verbundes medizinisch und pflegerisch betreut. Mit Investitionskosten<br />

von 460 Millionen Euro modernisiert die KAGes<br />

ihre Einrichtungen im Projekt LKH 2020. Seit 2005 arbeitet die<br />

KAGes mit XiTrust Secure Technologies u. a. im Bereich der Signatur<br />

von Dokumenten für die Langzeitarchivierung zusammen.<br />

www.kages.at<br />

64 65

SPONSORING<br />

PORSCHE SPORTS CUP<br />

Insgesamt fünf Jahre hat sich XiTrust mit Herzblut als<br />

Sponsor im Motorsport engagiert. Der XiTrust-Porsche<br />

mit dem erfahrenen Piloten Denis G. Watt im Cockpit hat<br />

dabei für manche Überraschung sorgen können. Bei seinem<br />

letzten Rennen im Porsche Sports Cup auf dem Red-Bull-<br />

Ring in Spielberg, sprang der sensationelle sechste Platz in<br />

der Klasse heraus – das Sahnehäubchen auf dem PS-starken<br />

Sponsoring-Event von XiTrust und eine Empfehlung für die<br />

Zukunft. Gäste, Kunden und Freunde des Unternehmens<br />

genossen die Mischung aus Information über die Produkte<br />

und Innovationen von XiTrust und der einzigartigen<br />

Atmosphäre auf einer der schönsten Rennstrecken<br />

Europas. Unser Fotograf Klemens Grassl hat zum Abschied<br />

einige Impressionen mit der Kamera eingefangen.<br />

66 67

SPONSORING<br />

68 69

CUSTOMERS: KARL-FRANZENS-UNIVERSITÄT GRAZ<br />

ZUKUNFT IM WERKZEUGKOFFER<br />

„Digital ist besser“ – die von Tocotronic schon vor zwanzig Jahren<br />

ausgegebene Parole hat an den Universitäten einen ganz besonderen<br />

Stellenwert. Zum Beispiel an der Karl-Franzens-Universität in Graz. Hier<br />

ist man in Sachen Digitalisierung einen Riesenschritt weitergekommen.<br />

Die Kooperation zwischen XiTrust und dem IT-Team der Uni weist<br />

den Weg in die digitale Zukunft. Ein Treffen mit Christian Marzluf,<br />

Verantwortlicher für den Bereich IT an der Karl-Franzens-Universität.<br />

Dass die Universität im Umbruch<br />

ist, kann man sehen. In den Büros<br />

der IT-Abteilung herrscht noch<br />

immer ein leicht verträumter Altbau-Charme.<br />

Kaffeeduft liegt in der<br />

Luft. Holzböden und die kunstvollen<br />

alten Türklinken gehören hier schon<br />

seit Jahrzehnten zum Interieur. Einfach<br />

nicht wegzudenken. Im neuen<br />

Konferenzraum im Erdgeschoss weht<br />

da ein anderer Wind. Hier sucht man<br />

den Retro-Style vergeblich, die Zukunft<br />

hat längst begonnen. Digitale<br />

Präsentationstechnik, alles frisch<br />

verkabelt, kein Schnickschnack und<br />

online sowieso.<br />

Fragt man Christian Marzluf nach<br />

der Digitalisierung der Universität,<br />

denkt er erst einen Moment in Ruhe<br />

nach, bevor er antwortet. Der IT-Leiter<br />

der Grazer Karl-Franzens-Universität<br />

weiß sehr genau, dass gerade<br />

bei diesem Thema zur Zeit viel geredet<br />

und hineininterpretiert wird.<br />

Zum Beispiel darüber, was Digitalisierung<br />

in unserer Zeit überhaupt bedeutet.<br />

Effektiv und einfach<br />

Was die Digitalisierung für den Betrieb<br />

der Universität bedeutet? „Bei<br />

uns würde ich von einem ongoing<br />

process sprechen. Da geht es bei Digitalisierung<br />

zunächst mal um Effektivitätsverbesserungen<br />

in der Verwaltung,<br />

um Prozessvereinfachungen,<br />

die elektronisch abgebildet werden<br />

und die Usability für unsere Kunden<br />

erleichtern sollen.“ Das sind elektronische<br />

Anträge von Dienstreisen<br />

oder elektronische Bestellungen, um<br />

vor allem in der Verwaltung schneller<br />

und zum Vorteil der KundInnen<br />

«Die Studierenden<br />

von heute<br />

sind mit einem<br />

digitalen Lifestyle<br />

aufgewachsen.<br />

Dem haben<br />

auch wir als<br />

Bildungsinstitution<br />

Rechung zu tragen.»<br />

Christian Marzluf,<br />

IT-Leiter<br />

Karl-Franzens-Universität<br />

arbeiten zu können. Für Christian<br />

Marzluf und sein Team ist es u. a. das<br />

von Kurt-Martin Lugger initiierte Paper-down-Projekt,<br />

also das Ziel, möglichst<br />

papierlos zu arbeiten. Ebenso<br />

steht die Mobilität der Studierenden<br />

auf der Agenda. Eine riesige Herausforderung,<br />

findet der IT-Chef. „Die<br />

Studierenden von heute sind mit einem<br />

digitalen Lifestyle aufgewachsen.<br />

Dem haben auch wir als Bildungsinstitution<br />

Rechung zu tragen.“<br />

Dazu kommt die Digitalisierung<br />

von Lerninhalten und Forschungsergebnissen.<br />

Die Universitäten verfolgen<br />

hier eine Open-Access-Strategie,<br />

mit der alle Publikationen für alle<br />

verfügbar gemacht werden sollen.<br />

„Das hat auch erhebliche Auswirkungen<br />

auf die Langzeitarchivierung<br />

– eine Herausforderung, die man jedoch<br />

als einzelne Universität möglicherweise<br />

gar nicht stemmen kann,<br />

sondern als Konglomerat von allen<br />

österreichischen Bildungseinrichtungen“,<br />

findet Christian Marzluf.<br />

Viel Arbeit auf dem Weg zur digitalen<br />

Universität. Arbeit, die in Graz<br />

schon ganz konkrete Formen angenommen<br />

hat – mit Unterstützung<br />

von XiTrust MOXIS. Angefangen mit<br />

der Integration der Handysignatur<br />

über die Einführung der Amtssignatur<br />

bis hin zur Dualen Zustellung, befinden<br />

sich nun schon einige Tools<br />

im Werkzeugkoffer des IT-Teams der<br />

Karl-Franzens-Universität.<br />

Den Anfang machte ein erfolgreiches<br />

Pilotprojekt an der Geisteswissenschaftlichen<br />

Fakultät. Ziel war es<br />

dabei, den Vorsitzenden der Curricula-Kommissionen,<br />

der Prüfungsabteilung<br />

und den Studierenden Arbeit<br />

abzunehmen. Direkt über XiTrust<br />

MOXIS können jetzt alle anfallenden<br />

Bescheinigungen, zum Beispiel Anerkennungsbescheide,<br />

digital mittels<br />

Handy-Signatur unterzeichnet werden,<br />

einzeln oder im Stapelverfahren.<br />

Weitere Säulen des Pilotprojekts<br />

waren die duale Zustellung und die<br />

Amtssignatur. Das Projekt soll künftig<br />

auf weitere Fakultäten ausgerollt<br />

werden.<br />

Wochenlange Zitterpartie<br />

Wie der Pilot an der Universität<br />

ganz konkrete Verbesserungen auf<br />

den Weg gebracht hat, beschreibt<br />

DI Klaus-Peter Löbl, der als Leiter<br />

der Abteilung Business Applications<br />

das Projekt intern betreut hat:<br />

„Auch wenn der Vorsitzende grad irgendwo<br />

auf der Welt unterwegs ist,<br />

kann er trotzdem Bescheide signieren,<br />

und zwar dort, wo er sich gerade<br />

befindet!“ Vorher, so Klaus-Peter<br />

Löbl, sei dieses Prozedere fast mit einem<br />

Spießrutenlauf zu vergleichen<br />

gewesen. „Vor allem für die MitarbeiterInnen<br />

aus dem Dekanat war das<br />

oft eine wochenlange Zitterpartie:<br />

Nie war sicher: Kommt der Vorsitzende?<br />

Oder doch nicht? Wann endlich<br />

kommt die Unterschrift? Das alles<br />

ist jetzt deutlich entspannter als<br />

früher!“<br />

Auch der zweite Projektschwerpunkt<br />

hat schnell seine Qualitäten<br />

in der täglichen Praxis bewiesen. Mit<br />

der dualen Zustellung können die<br />

SachbearbeiterInnen jetzt direkt aus<br />

Word to MOXIS die Funktionalität<br />

aufrufen. Dadurch werden viele Arbeitsschritte<br />

zu einem einzigen zusammengefasst,<br />

was Zeit spart und<br />

die Arbeit erleichtert. „Die KollegInnen<br />

brauchen sich nicht mehr darum<br />

zu kümmern, dass das Dokument<br />

70 71

CUSTOMERS: KARL-FRANZENS-UNIVERSITÄT GRAZ<br />

ausgedruckt oder in die Poststelle geschafft<br />

wird, wo es mit Siegel versehen<br />

und als RSA-Brief auf die Reise<br />

geschickt wurde“, erläutert Klaus-Peter<br />

Löbl. „Jetzt lade ich das Dokument<br />

hoch und brauche mich bis zum Zeitpunkt<br />

der Benachrichtigung ‚Zugestellt<br />

und unterschrieben‘ um nichts<br />

mehr zu kümmern!“<br />

Die dritte Säule in der Kooperation<br />

zwischen Universität und Xi-<br />

Trust ist die Amtssignatur. Durch<br />

sie ist jeder Ausdruck eines Dokuments<br />

rechtsgültig. Eine umständliche<br />

und kostenintensive Archivierung<br />

von Papierdokumenten entfällt<br />

nun gänzlich. Auch die Studierenden<br />

profitieren von MOXIS. Der schnelle<br />

Prozessdurchlauf und die erhöhte<br />

Transparenz erleichtern das Studentenleben,<br />

amtssignierten Bescheide<br />

können jederzeit elektronisch vorgelegt<br />

oder mehrfach ausgedruckt werden<br />

– die Signatur behält ihre Gültigkeit.<br />

Prozesse neu denken<br />

Der Werkzeugkoffer mit MOXIS<br />

drin, hat für das IT-Team außerdem<br />

noch großes strategisches Potenzial:<br />

Prozesse können jetzt intensiver<br />

analysiert werden. Dafür ist an der<br />

Karl-Franzens-Universität ein Team<br />

zusammengestellt worden, das sich<br />

damit beschäftigt, bisherige Prozesse<br />

aufzuzeichnen, Ist und Soll zu definieren.<br />

Als Ergebnis möchte man herausarbeiten,<br />

wie Prozesse in Zukunft<br />

aussehen könnten. Christian Marzluf:<br />

„Am Ende des Tages geht es um Effizienzsteigerung<br />

und alles, was hilft,<br />

die moderne Verwaltung so schlank<br />

wie möglich zu gestalten. Dieser Nutzen<br />

muss allen Anwendern auch klar<br />

vermittelt werden. Vor allem dann,<br />

wenn es um Kosten geht.“<br />

Unser Gespräch ist zu Ende. Jetzt<br />

geht es wieder rauf in den dritten<br />

Stock ins Büro. Über Holzböden am<br />

Sekretariat vorbei. Ein frischer Kaffee<br />

ist schon in Arbeit. Den, darüber ist<br />

man sich in Christian Marzlufs Team<br />

auch einig, wird es sicher nicht so<br />

schnell digital geben.<br />

BACKGROUND<br />

KARL-FRANZENS-<br />

UNIVERSITÄT GRAZ<br />

Die Karl-Franzens-Universität in Graz zählt zu den größten und traditionsreichsten<br />

Hochschulen Österreichs. Mit mehr als 32.000 Studierenden<br />

und 4.100 MitarbeiterInnen prägt sie das pulsierende Leben der steirischen<br />

Landeshauptstadt. Ihre geografische Lage begünstigt zudem den<br />

wissenschaftlichen, wirtschaftlichen und kulturellen Austausch mit dem<br />

südöstlichen Europa. Als moderne Stätte der Wissenschaft führt die<br />

Karl-Franzens-Universität Spitzenforschung in zahlreichen internationalen<br />

Projekten und Kooperationen zusammen. In einem Pilotprojekt hat<br />

die Karl-Franzens-Universität gemeinsam mit XiTrust den Startschuss für<br />

eine weitere Digitalisierung administrativer Prozesse gegeben. Den Anfang<br />

hat die Geisteswissenschaftliche Fakultät gemacht.<br />

www.uni-graz.at<br />

Für IT-Chef Christian Marzluf sind<br />

genau diese Innovationen in der gesamten<br />

Uni-Verwaltung die Bausteine<br />

der Digitalisierung. Die Idee dahinter:<br />

ein Pilotprojekt aufzusetzen,<br />

mit dessen Elementen die IT-Toolbox<br />

nachhaltig erweitert wird. „Wenn<br />

man die Digitalisierung vorantreiben<br />

will, braucht man eine Toolbox mit<br />

den richtigen Werkzeugen drin. Wir<br />

sind dafür da, im Sinne der Paperdown-Strategie<br />

zu unterstützen und<br />

Ideen zu liefern, wie Akten und Zeitabläufe<br />

reduziert und Prozesse vielleicht<br />

auch neu gedacht werden können!“<br />

Digitale Präsentationstechnik, alles frisch<br />

verkabelt, kein Schnickschnack und<br />

online sowieso: Konferenzraum an der<br />

Karl-Franzens-Universität in Graz<br />

72 73

CUSTOMERS: VAEB<br />

BYE-BYE POST-ITS!<br />

Mit 175.685 Versicherten steht die Versicherungsanstalt für<br />

Eisenbahnen und Bergbau (VAEB) tagtäglich der Herausforderung<br />

gegenüber, eine enorme Menge an Dokumenten zu verwalten. Jedes<br />

zu unterschreibende musste bisher in Papierform verarbeitet werden –<br />

ein Prozess, der für alle Beteiligten organisatorisch sehr mühsam sowie<br />

kosten- und zeitintensiv war. Mit der digitalen Unterschriftenmappe<br />

XiTrust MOXIS hat die VAEB den „Papierkrieg“ durch einen<br />

Was waren die ersten Schritte bei<br />

der Digitalisierung Ihrer Prozesse?<br />

Renate Molnar (RM): Wir haben<br />

begonnen mit Posteingang und Archiv.<br />

Die Fachabteilungen hatten sich<br />

Workflows gewünscht, die digital abbildbar<br />

sind. Und ohne die Integration<br />

des Archivs ist das natürlich nicht<br />

möglich. Hier hat die elektronische<br />

Signatur erheblich zur Optimierung<br />

der Prozesse beigetragen. Da greift<br />

ein Zahnrad ins andere.<br />

«MOXIS hilft uns,<br />

unseren Job besser<br />

zu machen ... »<br />

Werner Bogendorfer,<br />

Leiter Service und Infrastruktur<br />

VAEB<br />

« ... und es ist<br />

für uns keine<br />

Insellösung,<br />

sondern Teil<br />

eines umfassenden<br />

Prozesses, der<br />

bei uns mit der<br />

elektronischen<br />

Archivierung<br />

begonnen hat.»<br />

elektronischen Prozess ersetzt. <strong>XiGuide</strong> sprach mit Renate Molnar,<br />

Leiterin des Bereichs Gesundheit und Service, und Werner Bogendorfer,<br />

Haben Sie mit MOXIS Ihre internen<br />

Prozesse auf den Prüfstand gestellt<br />

oder sogar verändert?<br />

der in der VAEB für Service und Infrastruktur verantwortlich ist.<br />

Herr Bogendorfer, Ihre Vision für die<br />

VAEB ist das papierlose Büro. Wie<br />

hilft Ihnen MOXIS dabei?<br />

Werner Bogendorfer (WB): Ob Rechnungen,<br />

Freigaben oder Bescheide:<br />

Alle Dokumente müssen irgendwann<br />

vorstandstauglich unterzeichnet<br />

werden. Normalerweise werden die<br />

dann ausgedruckt und wieder eingescannt.<br />

Wir wollten eine elegantere<br />

Lösung. Gleichzeitig nutzen wir den<br />

großen Vorteil, diesen Prozess jetzt<br />

auch ortsunabhängig durchführen zu<br />

können. Meine physische Präsenz im<br />

Büro ist nicht mehr gefragt – außer<br />

ich habe Termine! (lacht). Aber im<br />

Ernst: Es gibt bei der VAEB fast nichts,<br />

das wir nicht mit MOXIS signieren.<br />

Wie sieht diese Ortsunabhängigkeit<br />

in Ihrem Arbeitsalltag konkret aus?<br />

WB: Ich fahre täglich mit der<br />

Schnellbahn ins Büro. Ich habe es<br />

mir zur Angewohnheit gemacht, die<br />

Fahrtzeit zu nutzen, indem ich schon<br />

einiges abarbeite, wie das Signieren<br />

von Dokumenten.<br />

Ist die Zeitersparnis signifikant?<br />

WB: Keine Frage. Ich rede hier<br />

von bis zu 20 Dokumenten, die ich<br />

mit MOXIS alle auf einmal signieren<br />

kann. Normalerweise würden mich<br />

diese Dokumente in irgendeinem<br />

Ordner auf meinem Schreibtisch erwarten,<br />

wo ich mir dann jedes einzelne<br />

vornehmen müsste. So verstreicht<br />

sinnlos Zeit, die ich auf der Fahrt ins<br />

Büro schon gespart habe.<br />

Aber das zieht ja weitere Kreise: Es<br />

ist nicht nur eine Zeitersparnis für<br />

mich, sondern auch für alle anderen,<br />

die an dem Prozess beteiligt sind<br />

– ob es Dienstverträge, freizugebende<br />

Überstunden oder Dienstreisevoranmeldungen<br />

sind.<br />

WB: Für uns stand keine Umwälzung<br />

erprobter Arbeitsabläufe an,<br />

sondern deren Qualität. Wir wollten<br />

schneller und effizienter arbeiten.<br />

Wir haben dank MOXIS schnellere<br />

Durchlaufzeiten und übersichtlichere<br />

Prozesse. Für mich passt deshalb die<br />

Formulierung besser, dass das Produkt<br />

sich optimal an die individuellen<br />

Prozesse bei der VAEB anpasst.<br />

Trotzdem ist es schon ein großer<br />

Schritt, die Unterschrift jetzt elektronisch<br />

zu setzen, wo sie jahrzehntelang<br />

manuell geleistet wurde.<br />

WB: Sicher, das beschreibt auch<br />

einen Kulturwandel, mit dem sich<br />

manche(r) nicht so leicht tut. Die Akzeptanz<br />

für Innovationen hat aber<br />

immer schon etwas gebraucht, um<br />

in der Masse anzukommen. Bei den<br />

ausgezeichneten Erfahrungen, die<br />

wir mit MOXIS machen, habe ich<br />

aber keinen Zweifel, dass sich diese<br />

Entwicklung fortsetzen wird und<br />

analoge Verfahren nahezu vollständig<br />

ablöst.<br />

Renate Molnar,<br />

Leiterin Gesundheit und Service<br />

VAEB<br />

74 75

CUSTOMERS: VAEB<br />

Vor allem, wenn man wie Sie viel<br />

unterwegs ist ...<br />

WB: Allerdings. Ich unterschreibe,<br />

wann und wo ich will. Für mich ist<br />

das ein Luxus, den ich mir gern gönne.<br />

Warum soll ich ins Büro fahren,<br />

wenn es nicht unbedingt notwendig<br />

ist? Was das Signieren von Dokumenten<br />

betrifft, ist MOXIS für mich<br />

da so etwas wie das Missing Link,<br />

nach dem ich gesucht habe. Jetzt<br />

kann ich wichtige Vorgänge eigentlich<br />

immer bearbeiten. Selbst im Urlaub<br />

oder beim Frühstück. Was weg<br />

ist, ist weg.<br />

Wie kommen die Vorteile durch<br />

MOXIS bei den Versicherten an?<br />

WB: Für mich ist es der beste Fall,<br />

wenn der Versicherte gar nicht mitbekommt,<br />

was im Hintergrund rennt.<br />

Sicher, Durchlaufgeschwindigkeit<br />

und Reaktionszeit erhöhen sich. Das<br />

kommt schon beim Versicherten an.<br />

Aber woran das im Einzelnen liegt,<br />

will der im Normalfall gar nicht wissen.<br />

Moxis hilft uns, unseren Job besser<br />

zu machen. Das zählt.<br />

RM: Der von MOXIS unterstützte<br />

Prozess hat für uns außerdem enorm<br />

an Transparenz gewonnen. Es kann<br />

nichts mehr verloren gehen. Sobald<br />

das Dokument elektronisch verfügbar<br />

ist, ist auch immer klar, wo es ist<br />

und in welchem Status es sich befindet,<br />

ob es abgelehnt worden ist und<br />

aus welchen Gründen die Unterschrift<br />

verweigert wurde. Es gibt gottseidank<br />

keine Post-its bei dieser Arbeitsweise<br />

mehr. Alles ist für jeden<br />

nachvollziehbar und immer präsent.<br />

Da kommen dann aber schon die<br />

Versicherten ins Spiel?<br />

Welchen thematischen Schwerpunkt<br />

gibt es aktuell in der Arbeit<br />

mit MOXIS?<br />

WB: Wir feilen am Rechnungs-Workflow.<br />

Zu jeder Rechnung<br />

gehört das zugrunde liegende Angebot<br />

als Rechtsgrundlage, dann brauchen<br />

wir Investitionsplannummern,<br />

damit die Rechnung korrekt verbucht<br />

werden kann, und schließlich eine<br />

Bestätigung, dass die Arbeit auch in<br />

der bestmöglichen Qualität erledigt<br />

worden ist. Dann erst kann ein Vorstand<br />

signieren und gibt die Zahlungsanweisung<br />

frei. Dieser Prozess<br />

wird im Hintergrund programmiert,<br />

bis wir zum Go Live nachhaltig funktionierende<br />

Automatismen definiert<br />

haben.<br />

Zum Abschluss noch eine persönliche<br />

Frage: Hat der Vorstand Bogendorfer<br />

eine besondere Affinität zu<br />

den Themen Eisenbahn und Bergbau?<br />

WB: Mein Urgroßvater war Lokomotivführer.<br />

Aber das ist es dann<br />

auch schon.<br />

BACKGROUND<br />

VERSICHERUNGSANSTALT<br />

FÜR EISENBAHNEN UND<br />

BERGBAU<br />

Die Versicherungsanstalt für Eisenbahnen und Bergbau (VAEB)<br />

ist ein zentral verwalteter Sozialversicherungsträger für Eisenbahn-<br />

und Bergbaubedienstete, der 2005 aus der Fusion der<br />

Versicherung der Eisenbahner und der Versicherungsanstalt des<br />

Bergbaus entstanden ist. Die VAEB ist österreichweit für die Bereiche<br />

Kranken- und Pensionsversicherung sowie für die Unfallversicherung<br />

zuständig und beschäftigt 873 Mitarbeiter.<br />

www.vaeb.at<br />

RM: Richtig. Langfristig möchten<br />

wir diese neue Transparenz auch an<br />

die Versicherten weitergeben: Sie<br />

werden dann ihre eigenen Dokumente<br />

auch vom Heimcomputer aus einsehen<br />

können. Das wird die Bedeutung<br />

der physischen Post spürbar<br />

relativieren. Anträge können dann<br />

auf digitalem Wege gestellt werden<br />

und landen automatisch in unserem<br />

Workflow. Wir betrachten MOXIS dabei<br />

nicht als Insellösung, sondern als<br />

Teil eines umfassenden Prozesses,<br />

der bei uns mit der elektronischen<br />

Archivierung begonnen hat.<br />

76 77

CUSTOMERS: ODAV AG<br />

MASSARBEIT FÜRS HANDWERK<br />

Wer seit rund 50 Jahren in der IT-Branche beheimatet ist, der kann<br />

getrost als Pionier bezeichnet werden. Die ODAV ist so ein Pionier.<br />

wie andere Wirtschaftszweige auch.<br />

Wir sehen aber noch etwas mehr Luft<br />

nach oben als in der Industrie.“<br />

BACKGROUND<br />

ODAV AG<br />

Bereits 1969 als Ostbayerische Datenverarbeitungsgesellschaft<br />

gegründet und im Jahr 2000 in eine Aktiengesellschaft umgewandelt,<br />

ist die ODAV AG mit Sitz im bayerischen Straubing heute einer<br />

der wichtigsten IT-Partner der deutschen Handwerkskammern.<br />

Seit Neuestem mit spezifischer Unterstützung durch XiTrust.<br />

Die Digitalisierung der Wirtschaft<br />

ist einer der Megatrends des 21. Jahrhunderts.<br />

Maschinen kommunizieren<br />

miteinander, das Internet der Dinge<br />

scheint unaufhaltsam den Takt anzugeben.<br />

Unter dem Schlagwort „4.0“<br />

werden Arbeitsprozesse effizienter<br />

und sicherer denn je. Aber nicht nur<br />

die Industrie, auch das Handwerk<br />

wird immer stärker von dem Megatrend<br />

beeinflusst.<br />

Das Handwerk gilt in Deutschland<br />

mit einer Million Betrieben und mehr<br />

als fünf Millionen Arbeitnehmern zu<br />

Recht als Rückgrat der mittelständischen<br />

Wirtschaft. Seine starke Position<br />

verdanken die Betriebe nicht<br />

zuletzt auch ihrer Organisationsstruktur<br />

in Form der Zugehörigkeit<br />

bzw. Mitgliedschaft in einer Kammerorganisation.<br />

Handwerkskammern<br />

nehmen als hoheitliche Aufgabenstellung<br />

die Interessen des Handwerks<br />

bzw. ihrer Mitglieder wahr.<br />

Und sie machen Schule in Sachen Digitalisierung.<br />

Luft nach oben<br />

Die überwiegende Zahl aller Handwerksbetriebe,<br />

die durch die Handwerkskammern<br />

vertreten werden,<br />

weist bereits einen hohen Digitalisierungsgrad<br />

auf. Das zeigt sich etwa<br />

bei der Nutzungsintensität digitaler<br />

Geräte. Eine aktuelle Umfrage<br />

des Zentralverbandes des Deutschen<br />

Handwerks (ZDH) hat ergeben, dass<br />

93,9 Prozent aller Betriebe entweder<br />

auf einen stationären PC oder ein<br />

Notebook, auf Smartphone, Tablet<br />

oder Server zurückgreifen. Zusätzlich<br />

nutzen sie computergesteuerte Maschinen<br />

und Anlagen sowie auch bereits<br />

3-D-Drucker für ihre Leistungserstellung<br />

und Produktion.<br />

„Die Handwerksorganisationen haben<br />

die Zeichen der Zeit erkannt. So<br />

wie man von Industrie 4.0 spricht,<br />

spricht man selbstverständlich auch<br />

von Handwerk 4.0“, sagt Karl Zollner,<br />

Vorstand der ODAV, des wichtigsten<br />

Partners im Bereich der Erbringung<br />

von IT-Serviceleistungen für Handwerkskammern.<br />

„Natürlich hat die<br />

Digitalisierung das Handwerk erfasst<br />

Für Karl Zollner geht es deshalb<br />

nicht ohne fortlaufende Innovationen:<br />

„Das ist Teil unserer unternehmensspezifischen<br />

Strategie: Aus erkennbaren<br />

Trends die passenden<br />

Lösungen für die Handwerksorganisationen<br />

zu formen.“ Nachdem<br />

die ODAV bereits eine eigene Unterschriftenmappe<br />

als ausgereiftes Produkt<br />

anbieten konnte, stellte sich<br />

in diesem Zusammenhang die Frage<br />

nach einer möglichen Weiterentwicklung<br />

in Richtung Rechtssicherheit.<br />

Mit Unterstützung von XiTrust<br />

ist man hier einen Riesenschritt weitergekommen.<br />

Datenintegrität sichern<br />

Der Kontakt zu XiTrust kam über<br />

das seit Jahren gepflegte Beziehungssystem<br />

der ODAV zur IT-Abteilung<br />

der Bundeswirtschaftskammer in<br />

Wien zustande. Im Anschluss an einen<br />

informellen Besuch bei der Landeswirtschaftskammer<br />

in Graz wurde<br />

auf einer ODAV-Klausurtagung die<br />

Idee zur Zusammenarbeit zwischen<br />

beiden IT-Spezialisten geboren. „Unser<br />

Ziel war es, mit XiTrust ein für die<br />

Handwerkskammern maßgeschneidertes<br />

Produkt auf den Weg zu bringen“,<br />

sagt Vorstand Karl Zollner. Die<br />

elektronische Unterschriftenmappe<br />

wurde mit MOXIS idealtypisch durch<br />

die Möglichkeit einer rechtssicheren<br />

Signatur ergänzt.<br />

Die Dokumentationspflichten bei<br />

Handwerkskammern sind vielfältig.<br />

Mit der durch XiTrust MOXIS erweiterten<br />

Signaturkomponente in<br />

Als Technologiepartner unterstützt die<br />

ODAV Handwerkskammern und deren<br />

Mitgliedsbetriebe mit hochwertigen Software-Lösungen<br />

und IT-Dienstleistungen.<br />

Über tausend Betriebe und Handwerksorganisationen<br />

optimieren mit ODAV Verwaltungsabläufe<br />

oder delegieren Servicetätigkeiten.<br />

Die ODAV AG ist eine Gesellschaft<br />

mit über 30 Handwerkskammern als Aktionären,<br />

über 120 Mitarbeiterinnen und<br />

Mitarbeitern und rund neun Millionen Euro<br />

Jahresumsatz.<br />

www.odav.de<br />

der Unterschriftenmappe ist es den<br />

Handwerkskammern möglich, Verträge,<br />

Bestellungen, Beschlüsse oder<br />

Auszahlungsanordnungen qualifiziert<br />

und rechtskonform zu unterschreiben<br />

– und das ohne Medienbrüche.<br />

So wird beispielsweise bei<br />

Freigaben durch die elektronische Signatur<br />

jeder einzelne Prozessschritt<br />

dokumentiert.<br />

Gleichzeitig kann nachgewiesen<br />

werden, dass die Freigabe auch<br />

rechtlich ordnungsgemäß erfolgt ist.<br />

Bisher war diese Möglichkeit im Prozess<br />

ausschließlich durch PIN-Eingabe<br />

realisiert. „Nur der Nachweis, dass<br />

ein Dokument von einer bestimmten<br />

Person zu einer bestimmten Zeit<br />

freigegeben wurde, der fehlte bisher<br />

noch“, sagt Karl Zollner. „Es geht uns<br />

hier nicht nur pauschal um das Thema<br />

Datensicherheit, sondern insbesondere<br />

um Datenintegrität und -authentizität.“<br />

Der diplomierte Kaufmann setzt<br />

auch im Privatbereich auf Authentizität.<br />

Bereits als Student als Bauhelfer<br />

auf handwerklichen Spuren,<br />

steht er heutzutage in langjähriger<br />

Kundenbeziehung zu manchem<br />

Handwerksbetrieb. Das vor 25 Jahren<br />

gebaute Haus der Familie hat viel<br />

handwerkliche Eigenleistung erfahren<br />

und wenn man ihn fragt, über<br />

welches handwerkliche Geschick er<br />

persönlich verfügt, muss er nicht<br />

lange überlegen. „Ich glaube, ich<br />

könnte noch einigermaßen gut Fliesen<br />

legen und arbeite in meiner Freizeit<br />

ab und zu gerne mit Holz!“<br />

«Unser Ziel war es,<br />

mit XiTrust<br />

ein für die<br />

Handwerkskammern<br />

maßgeschneidertes<br />

Produkt auf<br />

den Weg<br />

zu bringen!»<br />

Karl Zoller,<br />

ODAV-Vorstand<br />

78 79

HOMESTORY<br />

EINFACH ECHT<br />

Die Themen Datenintegrität und -authentizität sind keine Erfindungen<br />

des digitalen Zeitalters. Das Handwerk des Stempelerzeugers<br />

zeugt von der langen Tradition originaler Dokumente. Ihnen<br />

verlieh nur der von Hand gefertigte Stempel ihre Echtheit und<br />

die Sicherheit, dass alles mit rechten Dingen zugeht. Ein Besuch<br />

bei Europas letztem Stampiglienerzeuger Heimo Fließ.<br />

Manchmal beginnt Datenauthentizität<br />

mit einem langen Nagel am<br />

rechten Daumen. Heimo Fließ steht<br />

in seiner alten Werkstatt und zieht<br />

eine der sehr schmalen, sehr breiten<br />

Schubladen auf. In ihnen lagern<br />

Hunderttausende Bleilettern. Geordnet<br />

wie am letzten Tag seiner Handwerksstätigkeit.<br />

1998 ist er als letzter<br />

handarbeitender Stempelmacher Europas<br />

in Pension gegangen. Die Werkstatt<br />

lagert heute im Keller seines<br />

Wohnhauses in Leoben in der Steiermark.<br />

„Mein Handwerk gibt es nicht<br />

mehr in der Form. Heute ist ja alles<br />

digitalisiert“, sagt der heute 80-Jährige.<br />

Während der Letternsatz aus den<br />

Werkstätten verschwunden ist, 40<br />

von ihnen hat es nach 1945 in Österreich<br />

noch gegeben, ist heute der<br />

Lichtsatz an seine Stelle getreten.<br />

Stempel indessen hat es als Beleg der<br />

Echtheit eines Dokuments eigentlich<br />

schon immer gegeben. Die ersten historisch<br />

belegbaren Siegelstempel datieren<br />

um das Jahr 3100 v. Chr. und<br />

werden den Sumerern zugeschrieben.<br />

Gearbeitet wurde mit Edelsteinen<br />

wie Onyx oder Achat. In sie wurden<br />

die Siegel eingraviert. Seit dem<br />

frühen Mittelalter bezeugten in Europa<br />

Wachssiegel Absender und Echtheit<br />

eines Dokuments.<br />

500.000 Bleilettern<br />

Wo welcher Buchstabe in den hölzernen<br />

Setzkästen liegt, weiß Heimo<br />

Fließ immer noch mit traumwandlerischer<br />

Sicherheit. „Hier drin haben<br />

wir ein ‚m' und dies hier ist ein<br />

Querstrich.“ Man muss schon sehr<br />

genau hinsehen, um das zu überprüfen.<br />

Die Buchstaben an den Enden<br />

der hauchdünnen Blei-Zink-Elemente<br />

sind nämlich mikroskopisch klein.<br />

Aber: alles stimmt. „Um die einzelnen<br />

Buchstaben sicher zu fassen zu<br />

kriegen und sie für einen Stempel anzuordnen,<br />

brauchte ich einen langen<br />

Daumennagel. Sonst wären sie mir<br />

entwischt“, sagt Heimo Fließ mit einem<br />

Schmunzeln. Etwa eine halbe<br />

Million einzelner Bleilettern lagern in<br />

den 70 Schubladen der Werkstatt.<br />

Das Handwerk hat Heimo Fließ von<br />

seinem Vater erlernt, der sich nach<br />

dem Krieg als Autodidakt eine Werkstatt<br />

als Stampiglienerzeuger – so die<br />

offizielle Berufsbezeichnung – aufgebaut<br />

hat. Die dazugehörige Urkunde<br />

hängt auch noch im Keller, wo eine<br />

feine Staubschicht über dem Inventar<br />

vom Vergehen der Zeit berichtet.<br />

Mit höchster Sorgfalt und Präzision<br />

hat er pro Monat 200 Stempel angefertigt.<br />

Nur sie bezeugten Echtheit<br />

und Autorität eines Dokuments.<br />

1951 trat er als einziger Stempelerzeugerlehrling<br />

in den väterlichen Betrieb<br />

ein. Weit hatte er es nicht zum<br />

Arbeitsplatz: Die Werkstatt in Leoben<br />

ist immer ein Teil der Wohnung von<br />

Familie Fließ gewesen. Ab 1963 übernahm<br />

Heimo Fließ den Familienbe-<br />

trieb. „Die 60er- und 70er Jahre waren<br />

die Glanzzeiten meines Betriebs“,<br />

erinnert sich der alte Herr mit dem<br />

gepflegten weißen Rauschebart, „ich<br />

hatte immer gut zu tun.“ Wie sein<br />

Handwerk hat auch die Biografie des<br />

pensionierten Stempelmachers Seltenheitswert:<br />

Fließ ist kein einziges<br />

Mal in seinem Leben umgezogen.<br />

Auto vom Überschuss<br />

Die Geschäfte des Stampiglienerzeugers<br />

verliefen über die Jahre<br />

durchaus volatil. An die Glanzzeiten<br />

erinnert er sich ganz gern. „Ich hatte<br />

einige wirklich gute Jahre, da ist sogar<br />

etwas übrig geblieben.“ Zum Beispiel<br />

die 100.000 Schilling, von denen<br />

er sich sein erstes Auto in den 60ern<br />

leisten konnte. „Meine hohe Qualität<br />

war gleichzeitig ein Problem: Die<br />

Stempel, die ich gefertigt habe, hielten<br />

ein Leben lang. Nachbestellungen<br />

waren dann nicht mehr nötig.“<br />

Das Verfahren, mit dem der Stampiglienerzeuger<br />

Fließ in seiner Werkstatt<br />

gearbeitet hat, beherrscht er<br />

noch heute wie am ersten Tag. „Das<br />

ist in Fleisch und Blut übergegangen!“<br />

Nachdem der Satz der Buchstaben<br />

eines Stempels mit langem Daumennagel<br />

komplettiert ist, wird der<br />

in eine halbfeuchte Masse aus Gips<br />

und anderen Zutaten wie Kaolin und<br />

Dextrin gepresst. Das so entstandene<br />

Negativ muss nun bei 50 Grad Celsius<br />

austrocknen. „Dann erst kann ich<br />

es von Hand nachbearbeiten und Ungenauigkeiten<br />

mit Messer und Schere<br />

nachbessern“, doziert Meister Fließ,<br />

den es spürbar in den Fingern juckt.<br />

Der Naturkautschuk, aus dem<br />

schließlich der eigentliche Stempel<br />

gefertigt wird, kann nun in den<br />

Gipsabdruck gelegt werden. Mit der<br />

von Hand betriebenen Schraubstock-Presse<br />

werden beide Elemente<br />

fest aneinander gepresst, eine Zeit<br />

lang erhitzt und dadurch vulkanisiert.<br />

So entsteht das Stempelgummi,<br />

das nun behutsam in seine hölzerne<br />

Stempelform gearbeitet wird. Für filigranere<br />

Arbeiten wie Firmenlogos<br />

oder Unterschriften in Stempelform<br />

wurde ein Graveur hinzugezogen.<br />

„Das waren Leute, die spiegelverkehrte<br />

Unterschriften perfekt gravieren<br />

konnten!“, schwärmt der Meister.<br />

Zeugnis der Wirtschaftsgeschichte<br />

Wer sich alles Stempelunikate von<br />

ihm und vor ihm von seinem Vater<br />

hat anfertigen lassen, kann man<br />

ziemlich genau nachlesen. „Das ist<br />

alles in meinen Heften dokumentiert,<br />

schauen Sie“, sagt Fließ voller Stolz<br />

und schlägt eine Seite auf. Hier drin<br />

ist jede einzelne unserer Arbeiten<br />

verewigt!“ Stempel an Stempel, dicht<br />

gedrängt, lesen sich in ihrer Zahl und<br />

Vielfältigkeit als lebendiges Zeugnis<br />

österreichischer Wirtschafts- und<br />

Kulturgeschichte nach dem Zweiten<br />

Weltkrieg.<br />

Industrieunternehmen wie die<br />

VOEST, die Gösser „Bierniederlage<br />

Mitterndorf“, aber auch längst versunkene<br />

Dynastien wie die „Modernste<br />

Repassieranstalt Steffi Richter“ haben<br />

bei Heimo Fließ handgefertigte<br />

Stempel bestellt. Auch Ämter und<br />

Behörden zieren die Kundenliste. Ein<br />

Stempel für die Justiz bescheinigt humorlos:<br />

„Haft!“ Dazu der Metzger am<br />

Ort, der „Alpine Volks- und Gebirgstrachten-Erhaltungs-Verein“<br />

und ungezählte<br />

Privatleute: Stempel gal-<br />

80 81

HOMESTORY<br />

ten und hatten handgemacht zu<br />

sein. „Die waren ja auch fälschungssicher“,<br />

sagt Heimo Fließ, „nicht jeder<br />

konnte einen Stempel herstellen.“<br />

Dafür brauchte es schon einen erfahrenen<br />

Handwerksmeister – und für<br />

amtliche Stempel auch einen beglaubigten<br />

Auftrag.<br />

Wenn man Heimo Fließ fragt, was<br />

er an seinem Beruf am meisten gemocht<br />

hat, muss er nicht lange überlegen:<br />

„Ich war immer unabhängig.<br />

Mir hat niemand reingeredet.<br />

Noch nicht mal der Vater, nachdem<br />

ich den Betrieb übernommen hatte!“<br />

Langsam schiebt er die Schubladen<br />

wieder zu, löscht das Licht und verschließt<br />

die Tür zur Werkstatt. Über<br />

der Tür prangt noch ein altes emailliertes<br />

Schildchen. „Nichtbeschäftigten<br />

Eintritt verboten.“ An bestimmten<br />

Dingen ändert sich nie etwas.<br />

82 83

KARIKATUR<br />

Illustration: Michaela Nutz<br />

Mit diesem Werkzeug, volkstümlich „Kugelschreiber“ genannt,<br />

wurde noch bis Anfang des 21. Jahrhunderts auf Papier<br />

aus kostbarem Holz unterschrieben.<br />

IMPRESSUM<br />

Redaktionsleitung und Text: Christoph Schomberg<br />

Marketing und Presse: Alexandra Marine-Nuñez<br />

Design und Illustration: Michaela Nutz (Ltg.), Andrea Gföllner<br />

Fotografie:<br />

Klemens Grassl<br />

Fotonachweis: SBL/David Pichler (S. 42), Foto-Bohn (S. 54), AWO Saarland (S. 56), Cramers Kunstanstalt (S. 57)<br />

Lektorat:<br />

Jörg Eipper-Kaiser<br />

Druck:<br />

DMS DATA+MAIL Schinnerl e.U.<br />

© XiTrust Secure Technologies GmbH <strong>2018</strong><br />

Die Referenzinterviews geben ausschließlich die Angaben der interviewten Referenzkunden wieder. Der Abdruck derselben ist mit ausdrücklicher Genehmigung der Interviewpartner<br />

gestattet. Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter.<br />

Der <strong>XiGuide</strong>, einschließlich aller Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne schriftliche Zustimmung des<br />

Herausgebers unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Fotokopien oder andere Verfahren, Vervielfältigungen jeglicher Art, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und<br />

Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen oder Maschinen, vor allem, wenn diese begleitend oder Teil von kommerziellen Aktivitäten sind.<br />

XiTrust kann die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der im Magazin enthaltenen Informationen und Angaben nicht garantieren und dafür auch keine Haftung übernehmen.<br />

84 85

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Österreich / Niederlassung Graz<br />

Grazbachgasse 67, 8010 Graz<br />

Deutschland / Niederlassung Düsseldorf<br />

Daimlerstraße 8a, 41564 Kaarst<br />

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