XiGuide 2019 - das Magazin (Special Edition)

Nr. 4
XIGUIDE
das magazin
Creating Security
Developing Quality
AVL | Fresenius Kabi Austria | BMW Group
Adecco | KTM u. v. m.
1
Special Edition

EDITORIAL
Liebe Leser innen,
Was sich geändert hat, merkt man im täglichen Austausch
mit Kunden. Die elektronische Signatur hat die
Nische längst verlassen. „Noch vor wenigen Jahren war
es im Kundengespräch essenziell, die gesamte Technologie
zu erklären“, sagt CEO Georg Lindsberger. „Heute
bringen Kunden fundiertes Vorwissen mit und interessieren
sich zuerst dafür, was XiTrust besser kann als
andere Anbieter.“ Es geht nicht länger darum, ob die
elektronische Signatur überhaupt kommt, sondern mit
welchem Produkt.
Unternehmen rüsten heute global auf die elektronische
Signatur um und ersetzen alte, papierbasierte Prozesse.
Immer mehr tun das mit XiTrust MOXIS. Kein Produkt
am Markt ist so vielseitig, keines ist so leicht in bestehende
Officesysteme zu integrieren.
Interviewtermin bei Fresenius Kabi Austria:
v. l. Hans-Jürgen Moitzi (Fresenius), Alexandra
Marine Nuñez, Christoph Schomberg (XiTrust)
Davon handelt die neue Ausgabe des XiGuide. Wie
arbeiten Kunden mit den Produkten von XiTrust? Wie
hilft MOXIS konkret, Signaturprozesse zu verbessern?
Das wollten wir in den Interviews mit ausgewählten
XiTrust-Kunden ganz genau wissen. Ob es der Personaldienstleister
Adecco ist, der Spezialist für alle Antriebssysteme
AVL, der Pharmariese Fresenius oder der Zweiradhersteller
KTM: Spannende Gespräche, von denen wir
selbst auch immer wieder profitieren: Nur Kunden, deren
Geschäft man haargenau kennt, werden am Ende auch
zufriedene Kunden sein.
Im großen Exklusiv-Interview mit Georg Lindsberger
und Andreas Koller (CEO XiTrust Germany) lesen Sie,
wie die Unternehmensführung von XiTrust die Marktentwicklung
bewertet und wie es in Sachen elektronische
Signatur weitergeht. Ergänzend dazu lesen Sie in einem
Gastbeitrag die ganz persönliche Sicht von Herwig
Springer zur digitalen Transformation. Herwig Springer
ist CEO von i5invest, dem Partnerunternehmen, das
XiTrust bei der weiteren Internationalisierung seines
Marktauftritts tatkräftig begleitet. Und wussten Sie
schon, dass die elektronische Signatur ihre Ursprünge eigentlich
schon im ausgehenden Mittelalter hat? Unser
Essay rundet das Magazin ab und beleuchtet Geschichte
und Gegenwart der (elektronischen) Signatur.
Wir wünschen Ihnen eine spannende und inspirierende
Lektüre mit dem neuen XiGuide!
Ihre XiGuide-Redaktion
3

XIGUIDE
INHALT
COMPANY
CUSTOMERS
CUSTOMERS
INTERVIEW
7
24
28
46
50
52
Georg Lindsberger,
CEO XiTrust
Andreas Koller,
KTM
Signieren auf der Überholspur
AVL
Wachstum mit MOXIS
GULP – a Randstad
company
München, Argentinien
und zurück
BMW Group
Aus Freude am Signieren!
HABAU Group
Auf IT gebaut
CEO XiTrust Germany
Sign und Bewusstsein
PRODUKTE
GASTBEITRAG
ESSAY
12
MOXIS und xIDENTITY
Die etwas bessere
E-Signatur-Lösung
14
XBS und XMS
Eine unendliche Geschichte
34
42
56
20
60
16
Ecosystem MOXIS
Der Star ist das Team
Adecco Group
Der Kunde ist König
Fresenius Kabi Austria
Neue Perspektiven
AWO Saarland
Lauf, Zettel, lauf!
Herwig Springer
Netz des Erfolgs
Zur Kulturgeschichte der
Unterschrift
Ausgezeichnet unterzeichnet
4 5

COMPANY INTERVIEW
SIGN UND BEWUSSTSEIN
In der Geschichte von XiTrust Secure Technologies
spiegelt sich die gesamte Entwicklung der
digitalen Signatur. Aus der Nische zum globalen
Trend: Die Möglichkeit, qualifiziert elektronisch
zu signieren und analoge Prozesse in die digitale
Zukunft zu überführen, steht heute bei allen
Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Ein
Gespräch mit DI Georg Lindsberger (CEO XiTrust)
und DI Andreas Koller (CEO XiTrust Germany).
Herr Lindsberger, Herr Koller, die digitale Signatur ist
auf bestem Weg zum Standard. Was hat das Bewusstsein
für das Thema gestärkt?
Andreas Koller: Die digitale Transformation, die alle
Unternehmen derzeit durchlaufen, ist zwar ein viel strapaziertes
Modewort, aber die Unternehmen können ja
auch rechnen: Konsequente Digitalisierung ist der Grundstein
für mehr Effizienz und Umsatzsteigerung. Die digitale
Signatur ist da so etwas wie das i-Tüpfelchen auf
der Digitalisierungs-Agenda: Denn trotz umfassender Digitalisierung
in allen möglichen Unternehmensbereichen
sind zentrale Arbeitsprozesse vielerorts immer noch papiergebunden.
Genau diese Lücke schließt nun die digitale
Signatur.
Georg Lindsberger: Ein Treiber ist die rasante technologische
Entwicklung in den vergangenen Jahren. Was
man nicht zuletzt an der Entwicklung unseres Produkts
MOXIS ablesen kann. Wichtige Basis dafür ist der rechtliche
Rahmen, der seit 2016 durch die eIDAS-Verordnung
der EU geschaffen wurde. Die Fernsignatur ist dadurch im
gesamten EU-Raum praktisch nutzbar geworden. Etwaige
juristische Bedenken spielen seither keine Rolle mehr.
Gleichzeitig ist durch die eIDAS-Verordnung eine ganz vitale
Dynamik entstanden. Das hat auch XiTrust genutzt:
Die digitale Signatur liegt jetzt im Trend.
Koller: Dass es überhaupt einen signifikanten Bewusstseinswandel
gibt, erleben wir in Kundengesprächen:
Während wir vor einigen Jahren das Kerngeschäft der Xi-
Trust noch in Grundzügen erklären mussten, stellen wir
heute fest, dass Kunden vorab viel mehr wissen. Sie fragen
jetzt eher: Wir brauchen eine Signaturlösung. Was
könnt ihr besser als die Konkurrenz?
Sie haben die eIDAS-Verordnung genannt. Ist der rechtliche
Rahmen ein zentraler Entry Point, um bei Kunden
auf offene Ohren zu stoßen? Gerade, wenn es um technologische
Innovationen geht?
Lindsberger: Das ist definitiv unsere Erfahrung. Wobei
die eIDAS-Verordnung „nur“ eine Grundlage darstellt.
Fast noch wichtiger sind spezifische Gesetzesänderungen,
die ganze Branchen endgültig vor die Aufgabe stellen,
technologisch zu reagieren. Das beste Beispiel für diese
Art Bewusstseinstreiber ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.
Das fordert in seiner Novelle ab sofort, dass
Personaldienstleister jegliches Vertragswerk vor Arbeitsantritt
des Personals abschließen müssen – da fährt die
Eisenbahn drüber.
Koller: Exakt. Ein derart straightes Vertragsmanagement
hat sich auf analogem Wege als viel zu mühsam,
fast nicht mehr leistbar erwiesen. Die Konsequenz ist die
qualifizierte elektronische Signatur, die orts- und zeitungebunden
geleistet werden kann. Die rechtskonforme digitale
Signatur sorgt für klare Verhältnisse.
Ist Europa bei der digitalen Signatur weiter als andere
Länder?
Koller: Fest steht, dass wir in der EU das höchste Level
erfüllen, das der Gesetzgeber verlangen kann. In den
USA sind sie da nicht ganz so strikt, etwa hinsichtlich der
Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen. Die strenge
Unterscheidung in einfache, fortgeschrittene und qualifizierte
Signatur spielt nicht annähernd so eine Rolle wie in
Europa. Da wird eine einfache Signatur ohne Problem als
fortgeschrittene durchgewunken.
DI Georg Lindsberger (CEO XiTrust) und DI Andreas Koller (CEO XiTrust Germany)
6 7

COMPANY INTERVIEW
Sind denn ausschließlich rechtliche Bedingungen Treiber
für die Veränderungen, die wir aktuell erleben?
Lindsberger: Jein. Es hängt immer auch mit der Größe
des Unternehmens und der Masse an signaturpflichtigen
Dokumenten zusammen. Ein Global Player wie die
AVL schickt jährlich Hunderttausende Dokumente um die
Welt. Diese mussten bis vor Kurzem handschriftlich signiert
werden. Hier hat die Abteilung Human Resources den
Stein ins Rollen gebracht. Die wollten proaktiv eine technologische
Lösung, um kostspielige personelle Ressourcen
zu entlasten! Die Antwort war die qualifizierte elektronische
Signatur, wie sie von MOXIS unterstützt wird.
Koller: Das ist ein Beispiel mit durchaus repräsentativem
Charakter. Es funktioniert nicht selten nach dem Domino-Prinzip:
Sobald eine Abteilung eines Unternehmens
durch die digitale Signatur einen Effizienzgewinn nachweisen
kann, folgen andere, die das Konzept für ihre tägliche
Praxis prüfen. So schließen sich die letzten digitalen
Lücken eines Unternehmens. Bis zur Größe einer AVL.
Dabei schaut à la longue mehr heraus als ein interner Effizienzgewinn
durch Kostensenkung, sondern mittel- und
langfristig eine messbare Gewinnsteigerung: Durch die
Schnelligkeit der Technologie digitale Signatur gewinnen
Unternehmen Projekte und neue Aufträge und sichern
auf diese Weise Wettbewerbsvorteile.
Heißt das wachsende Bewusstsein für digitale Signaturen,
dass wir tatsächlich auf dem Weg zum papierlosen Büro sind?
Koller: Das ist eine Idealvorstellung, der man sich sicher
sehr stark annähern kann. Aber das vollständig papierlose
Büro ist auch aus unserer Perspektive wenig realistisch.
Papier wird es auch in Zukunft noch in Büros
geben. Haptik wird immer eine Rolle spielen.
Ein weit verbreitetes Vorurteil besagt ja auch, dass die
Branche Handschriftliches generell abschaffen will ...
Das schlägt sich in der Weiterentwicklung von MOXIS
nieder. Die elektronische Unterschriftenmappe ist in
den vergangenen Jahren immer leistungsstärker geworden.
Welchen Einfluss hat der Kunde auf die Arbeit am
Produkt?
Lindsberger: Die entscheidende. Es gibt derzeit sicher
niemanden in unserer Branche, der so nahe am Markt ist
wie XiTrust. Neue Produktfeatures entstehen zu 95 % im
direkten Austausch mit unseren Kunden! Stellt sich bei
einem der so auf den Weg gebrachten Features heraus,
dass es eine sinnvolle Ergänzung für das gesamte Produkt
ist, nehmen wir es als Kern-Feature auf und es wandert
ins Basisprodukt. Ist es sehr spezifisch auf eine individuelle
Kundenanforderung zugeschnitten, bekommt der
Kunde das exklusiv in seiner MOXIS-Version. Welchen
Weg das Produkt im Laufe der Jahre hinter sich gebracht
hat, zeigt ein Blick in die Historie: Die Ausgangsüberlegung
für MOXIS war ein Unterschriftentool, das analog
wie ein Doodle zur digitalen Terminvereinbarung funktioniert.
Daran gemessen haben wir aus einem Moped ein
SUV der Luxusklasse gemacht. Mithilfe unserer Kunden.
Zum Kundenstamm von XiTrust gehören Global Player
wie Fresenius, BMW, Adecco und AVL. Wird sich am Fokus
auf Unternehmen in dieser Liga etwas ändern?
Lindsberger: Wir werden den Fokus eher erweitern.
Das bedeutet einerseits, die Arbeit mit Großkunden
noch zu intensivieren. Hier liegt die Kernkompetenz von
XiTrust. Wir registrieren auf der anderen Seite aber auch,
dass kleine und mittlere Unternehmen professionelle Signaturlösungen
verstärkt nachfragen. Das ist eine neue
Qualität. Wir tragen dem Rechnung mit neuen Produkten
wie MOXISCloud. Das Konzept dahinter: Auch wer begrenzte
Serverkapazitäten hat oder über kein hausinternes
Rechenzentrum verfügt, kann alle Funktionalitäten
von MOXIS mit unserer Cloudlösung nutzen.
Lindsberger: Das ist natürlich Unsinn. Bei unserer
Technologie geht es zuallererst darum, signaturpflichtige
Unternehmensprozesse zu optimieren und für die
Anwender einfach mehr rauszuholen. Da ist es wichtig,
klar zu differenzieren. Der Mehrwert unserer Produktpalette
tritt ja am deutlichsten bei dezentral aufgestellten
Unternehmen zutage – eine Struktur, die sich im
Zuge der Globalisierung immer häufiger herausbildet.
Unternehmen arbeiten immer mit anderen Unternehmen
zusammen. Um diese Zusammenarbeit effizient
abzuwickeln, ist die digitale Signatur perfekt geeignet.
Denn zwischen allen involvierten Unternehmen werden
„tonnenweise“ papiergebundene Dokumente zur Unterschrift
hin und her geschickt. Das kostet Zeit, Geld und
nicht selten auch Nerven. Wenn wir etwas abschaffen
wollen, dann das!
Und vice versa?
Koller: Kunden profitieren zunächst vom Produkt selbst,
aber nicht nur. Es kommt relativ häufig vor, dass einzelne
Kunden in den Gesprächen über ihre neue Signaturlösung
mit XiTrust MOXIS ihre Prozesse hinterfragen, insbesondere
diejenigen, die „immer schon“ so waren, wie sie sind. Im
Ergebnis werden die entweder angepasst oder, auch das
haben wir schon erlebt, ganz abgedreht: Da waren Dokumente
seit Jahrzehnten im Umlauf und es wird zum Erstaunen
der Verantwortlichen klar, dass diese eigentlich
schon länger nicht mehr gebraucht werden. Aus einem
schlecht aufgesetzten analogen Prozess wird ja nicht automatisch
ein guter, nur weil man ihn digitalisiert. Deshalb
sagen wir bei Kundengesprächen ganz bewusst: Einzelne
ineffiziente Prozesse sollten geändert werden, erst dann
macht es Sinn, sie mit MOXIS zu digitalisieren.
«Niemand in unserer Branche
«Konsequente Digitalisierung ist der
ist derzeit so nah am Markt wie
Grundstein für mehr Effizienz und
XiTrust!»
Umsatzsteigerung!»
DI Georg Lindsberger,
CEO XiTrust
DI Andreas Koller,
CEO XiTrust Germany
8 9

COMPANY INTERVIEW
Wie wird sich die digitale Signatur denn auf privater Ebene
entwickeln? Ist sie überhaupt in der Masse praktikabel?
Lindsberger: Das passiert ja jetzt schon und wird sich
in den kommenden Jahren noch weiter verstärken. Die
Anwendungsfälle reichen von Bankgeschäften bis zur Beteiligung
an politischen Willensbildungsprozessen. Und
die Identverfahren, die zur Leistung einer digitalen Signatur
berechtigen, können ja ebenfalls ohne großen Aufwand
online erledigt werden. Große Versicherungen arbeiten
schon jetzt verstärkt mit digitalen Signaturen im
Privatkundengeschäft.
Koller: Abseits aller Spekulationen kann man die Eingangsfrage
nur bestätigen: Digitale Signaturen sind auf
dem Weg zum Standard. In Österreich hat man da einen
gewissen Vorsprung, in Deutschland und der Schweiz stehen
wir erst am Anfang. Bis 2024 werden vor allem digitale
Identitäten zur Grundausstattung gehören – auch weil
dieses Thema immer mehr in die öffentliche Hand zurückgeführt
werden wird. Dokumente wie Reisepass oder
Führerschein – all dies wird künftig digitalisiert sein.
Herr Lindsberger, Herr Koller, danke für das Gespräch!
Ein kleiner Blick in die Zukunft: Wo stehen wir in fünf
Jahren, im Jahr 2024, beim Thema digitale Signatur?
10 11

COMPANY MOXIS UND XIDENTITY
DIE ETWAS BESSERE E-SIGNATUR-LÖSUNG
Durch Digitalisierung werden Arbeitsabläufe effizienter und
schneller. Es ist für alle daran Beteiligten leichter, Geschäftspro-
zesse nachzuvollziehen und damit jederzeit „im Film“ zu sein.
In diesem Spirit ist auch die Signaturlösung XiTrust MOXIS ent-
wickelt worden. MOXIS ist die digitale Form der Unterschriften-
mappe: eine Plattform, die die rechtsgültige elektronische
Signatur von Dokumenten standardmäßig unterstützt.
Die Ablösung papiergebundener
Unterschriften ist heute Teil der Digitalisierungsstrategie
von Unternehmen
der Privatwirtschaft wie
auch öffentlicher Institutionen.
Sinnlose Medienbrüche durch Ausdrucken,
Unterschreiben, Einscannen
und wieder Ausdrucken gehören
der Vergangenheit an. Mit MOXIS
können Dokumente aller Art qualifiziert
elektronisch – also rechtsgültig
– unterschrieben werden: Verträge,
Bestellungen, Angebote, Personal–
unterlagen u.v.m..
MOXIS ist bewusst als Unternehmenslösung
zur Digitalisierung papierbasierter
Unterschriftenprozesse
konzipiert worden. Der permanente
Dialog mit unseren Anwendern
ist einer der Gründe, warum MOXIS
kontinuierlich verbessert und an sich
verändernde Kundenbedürfnisse angepasst
worden ist. Das Ergebnis dieses
Austausches ist eine einzigartige
Funktionsvielfalt und optimale Usability.
Die Integrationsmöglichkeiten
von MOXIS in bestehende Prozesse
und Systeme sind entsprechend umfangreich.
Über Schnittstellen (APIs)
können alle gängigen Drittsysteme
im Bereich ERP, ECM, CMS, CRM, etc.
angesprochen und MOXIS daran angebunden
werden. Beispiele dafür
sind SAP, OpenText, MS SharePoint
oder Salesforce.
MOXIS ist gleichzeitig ein offenes
System: Dokumente, die bereits über
andere Plattformen signiert worden
sind, werden nahtlos verarbeitet,
weitere Signaturen können ebenfalls
angebracht werden. Die Integrität
des Dokuments bleibt unberührt –
eine in dieser Form einzigartige Interoperabilität
am Markt für digitale
Signaturen.
In MOXIS steckt die ganze Welt
der elektronischen Signatur!
Fernsignatur – digitale Identität
Eines der essenziellen Features von
MOXIS ist die Möglichkeit, standardmäßig
mit der qualifizierten elektronischen
Signatur (QES) arbeiten zu
können – gemäß der EU-weit gültigen
eIDAS-Verordnung die einzige
Form der digitalen Unterschrift, die
in ihrer Rechtswirkung einer handschriftlichen
Signatur entspricht.
Eine QES kann entweder mit einer
Signaturkarte oder per Fernsignatur
via Mobiltelefon geleistet werden –
eine Variante, die in der Praxis auch
aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit
sehr beliebt ist. Voraussetzung
für den Einsatz der Fernsignatur ist
die persönliche Authentifizierung:
Das Resultat ist eine digitale Identität.
Mit xIDENTITY zur QES
Gemeinsam mit dem langjährigen
Partner und Trust Center
A-Trust hat XiTrust dafür einen
durchgängig digitalen Prozesses geschaffen:
der Identitäts-Check erfolgt
einmalig via Videoidentifikation,
danach stellt das Trust Center
ein qualifiziertes Zertifikat aus. Das
Verfahren kann weltweit durchlaufen
werden und dauert nur wenige
Minuten. Die erhaltene digitale
Identität xIDENTITY ist fünf Jahre
lang gültig und sofort einsatzbereit.
Schon können in MOXIS Dokumente
mit dem Mobiltelefon rechtsgültig
elektronisch signiert werden.
XITRUST MOXIS
KEY FEATURES
• Unterschreiben von mehreren Dokumenten im Stapel
• Konfigurierbare Workflows und Entscheidungsebenen
• Intelligentes Platzhalterkonzept zur Visualisierung der
Unterschrift
• Definition von Unterschreibergruppen, Hinterlegung von
Rollen und Hierarchien aus dem AD, Vertreterregelung
• Vielfältige Integrationsmöglichkeiten und Anbindung an
Drittsysteme (SAP, OpenText, SharePoint, Office365 etc.)
• Anbindung verschiedener Identitätsprovider
• Verschiedene Signaturtypen und -qualitäten (u. a. QES)
• Customized Branding
• Installation On-Premises oder als Cloud-Variante (SaaS)
12 13

COMPANY XBS UND XMS
EINE UNENDLICHE GESCHICHTE
Wer Systeme über Jahre perfekt auf seine Bedürfnisse
zugeschnitten hat, sieht sich bei neuen Komponenten nicht selten
mit einer komplexen Aufgabe konfrontiert. Noch dazu, wenn
die Hauptanforderung lautet: je einfacher, desto besser. Hier
entscheidet intelligente Anpassungsfähigkeit – Beispiele: XiTrust
Business Server (XBS) bzw. XiTrust Mailing System (XMS).
gleichzeitig. Er dockt problemlos an
alle schon vorhandenen Elemente eines
IT-Systems an und beweist damit
wahrhaft integrativen Charakter.
Und was, wenn danach ein neues
Workflow-System in die Unternehmensprozesse
integriert wird? Auch
Neuankömmlinge versorgt der XBS
vom ersten Tag an, denn er ist ein
durch und durch nachhaltiges System.
BACKGROUND
XITRUST MAILING SYSTEM
Mit dem XiTrust Mailing System (XMS) bietet XiTrust seinen Kunden
eine zentrale Signatur- und Verschlüsselungslösung, die alle Absender
eines Unternehmens automatisch mit personenbezogenen
S/MIME-Zertifikaten ausstattet. XMS ist einfach und ohne zusätzliche
Installation von Software am E-Mail-Client in die bestehende
E-Mail-Infrastruktur zu integrieren und wird wie eine Firewall dem
E-Mail-System vorgeschaltet.
Wenn von „gewachsenen Strukturen“
die Rede ist, geht es meistens
um die IT großer Unternehmen. Gemeint
ist eine IT-Landschaft, die immer
wieder an die aktuellen Bedürfnisse
eines Unternehmens angepasst
und erweitert wird. Neue Komponenten
kommen im Laufe der Jahre
hinzu und werden in die bestehende
Landschaft integriert. Ziel dieses Prozesses
ist es, Zahlungsverkehr, Workflow-Systeme,
E-Mails oder Langzeitarchiv
in individuell zugeschnittenen
Abläufen darzustellen. Die mehr als
anderthalb Jahrzehnte lange Erfahrung
mit den Themen Verschlüsselung
und Signatur bewahren wir wie
einen Schatz in unserem XiTrust Business
Server (XBS).
Anwender aus allen Branchen können
sofort mit ihm arbeiten. Der XBS
mag nämlich gewachsene Strukturen,
geht individuell auf sie ein und
ist ungemein kontaktfreudig. Der
XBS versieht seinen Signatur-Dienst
für ein einzelnes System genauso
zuverlässig wie für alle. Und zwar
«XMS hat im Laufe
der Jahre einen
„Bauchladen“
bekommen, mit dem
wir individuell auf die
jeweiligen Kundenwünsche
reagieren
Konkret zeigt sich dies etwa am
Beispiel E-Mail-Sicherheit: Eines der
Urprodukte von XiTrust hat sich in
Form des XiTrust Mailing System
(XMS) als flexible Lösung in puncto
sichere E-Mail-Kommunikation
für Unternehmen etabliert (siehe
Infobox rechts). Damit lassen sich
auch die bekannten Betrugsfälle, wo
plötzlich Millionen Euro aufgrund einer
nicht sicheren Mail auf unbefugte
Konten überwiesen werden, ganz
einfach verhindern!
Das XiTrust Mailing System
• stellt die Echtheit der Inhalte und die Authentizität des Absenders
individuell sicher,
• bietet denselben Komfort wie ein zentrales Gateway-Zertifikat
mit allen Vorteilen des personenbezogenen Einzelzertifikats,
• ermöglicht es, dass der Absender einer E-Mail immer persönlich
zuzuordnen ist,
• erstellt personenbezogene Zertifikate vollautomatisch und
zentral,
• übernimmt das unternehmensweite Roll-out von Einzelzertifikaten
in Vollautomation.
können und dafür nicht
mehr in die
Entwicklung gehen
müssen.
Ich nehme mir einen
Workflow und klicke
mir den einfach
zusammen.»
XiTrust Business Server (XBS)
Wolfgang Bauer,
Leiter Produktentwicklung XBS/XMS
XiTrust Mailing System (XMS)
14 15

COMPANY ECOSYSTEM MOXIS
DER STAR IST DAS TEAM
Der Erfolg eines Softwareprodukts korreliert naturgemäß mit dem
Kundennutzen. Wie groß dieser in der Praxis ist, hängt nicht nur
von Funktionalität und Usability ab. Genauso entscheidend für die
bestmögliche Umsetzung eines Projekts ist, dass sich die Lösung wie ein
Puzzleteil in bestehende Systeme und Prozesse einfügt – und keinen
Fremdkörper darstellt, um den man sich gesondert zu kümmern hat.
Das Beispiel des Ecosystems von MOXIS zeigt, wie das gelingen kann.
beispielsweise die Anbindung an Europas
führendes ECM-System – Doxis4
von SER.
Personaldienstleistungsbranche als
Best Practice
Ein Musterbeispiel in puncto Integration
und Zusammenarbeit sind
Personaldienstleister. Die Branche
weist nicht zuletzt durch geänderte
gesetzliche Rahmenbedingungen
einen besonderen Bedarf an rechtsgültigen
E-Signatur-Lösungen auf.
Durch die Partnerschaften mit branchenführenden
Softwareherstellern
wie LANDWEHR oder Gedat können
Personaldienstleister und Zeitarbeitsunternehmen
die E-Signatur mit
MOXIS in ihre Workflows integrieren,
ohne dabei auf ihre gewohnte Umgebung
verzichten zu müssen!
Damit nicht genug: So zeigt
sich etwa der Branchen-Riese und
XiTrust-Kunde Adecco so überzeugt
von MOXIS, dass die Lösung auch an
den eigenen Kundenstamm selbst
weitervertrieben wird.
MOXIS QuickSign – einfach und
schnell
Unsere Produkte werden laufend
überprüft, verbessert und weiterentwickelt.
MOXIS QuickSign ist eine der
neuesten Errungenschaften aus der
Entwicklungsschmiede von XiTrust.
Hier zeigt sich die Integrationsstärke
des Produkts noch einmal deutlicher.
Denn mit MOXIS QuickSign kann die
grundlegende Signaturfunktionalität
als eigenes Feature in einem Drittsystem
angeboten werden. So geschehen
beispielsweise bei Egnyte,
dem führenden Anbieter für sicheres
Enterprise-File-Sharing. Egnyte-
Anwender können mit MOXIS Quick-
Sign PDF-Dokumente direkt in der
Benutzeroberfläche von Egnyte
Connect einfach und rechtsgültig digital
signieren.
Mit starken Partnern an der Seite
geht es leichter. Das gilt für alle Belange
des menschlichen Miteinanders.
Bei XiTrust ist dieses Prinzip
seit Bestehen des Unternehmens fest
verankert – egal ob in der Forschung,
im Vertrieb oder bei Produktintegrationen.
Mit dem Launch der E-Signatur-Plattform
MOXIS wurde das Augenmerk
verstärkt auf diesen Aspekt
gelegt und ein Ecosystem geschaffen,
in dessen Zentrum die digitale Unterschrift
steht und in dem alle Beteiligten
ihre passende Umlaufbahn
finden – das „Universe of Signing“.
Eng verbunden mit der Geschichte
und auch dem Erfolg von
XiTrust ist der Name A-Trust. Die
Zertifikate des österreichischen
Trust Centers und „qualifizierten
Vertrauensdiensteanbieters“ laut
eIDAS-Verordnung, ermöglichen
elektronische Signaturen, die in ihrer
Rechtswirkung einer händischen
Unterschrift entsprechen. Gemeinsam
wurde mit xIDENTITY ein Service
auf den Weg gebracht, um Dokumente
in MOXIS standardmäßig
in verlässlicher Qualität digital signieren
zu können. Diese Möglichkeit
beschränkt sich nicht nur auf den
Gültigkeitsbereich der eIDAS-Verordnung,
nämlich die EU. Mit der Anbindung
des „All-in Signing Service“ von
Swisscom wird auch dem Schweizer
Signaturgesetz ZertES Genüge getan.
Integrationen anderer Identitätsprovider
sind schon jetzt auf Wunsch
problemlos realisierbar und werden
in Zukunft ebenso standardmäßig
angeboten werden.
Individuell und vielfältig
Einer der großen Pluspunkte von
MOXIS ist die Integrationsfähigkeit,
die sich ebenso individuell darstellt,
wie die gewachsenen Systemlandschaften
großer Unternehmen. Beginnend
bei verschiedenen vorgefertigten
Plug-ins für täglich genutzte
Applikationen wie Office 365, kann
MOXIS über eine entsprechende
Schnittstelle an alle gängigen dokumentenerzeugenden
oder -verarbeitenden
Systeme eines Unternehmens
angebunden werden, und zwar unabhängig
von Branche oder Abteilung.
Dank zahlreicher Partnerschaften
sind auf diese Weise vielfältige
Integrationen entstanden, die out-ofthe-box
verfügbar sind und sich bereits
als Standard etabliert haben,
16 17

COMPANY INSIDE
Büro-Impressionen ...
18 19

GASTBEITRAG HERWIG SPRINGER
NETZ DES ERFOLGS
Wie Unternehmen von der digitalen Transformation profitieren
«Daten sind als
Vermögenswert zu
betrachten und auch so
zu behandeln.»
ZUR PERSON
HERWIG SPRINGER
Herwig Springer,
CEO der Unternehmensberatung i5invest
Die weltweiten IT-Ausgaben werden
von Gartner für 2019 auf 3,76 Billionen
US-Dollar geschätzt. Das ist
eine Summe, die sich in ähnlichen
Regionen bewegt wie der Staatshaushalt
der USA. Ausgegeben wird
das IT-Geld größtenteils für Mobiltelefone,
PCs und lokale Rechenzentrumsinfrastrukturen
bis hin
zu Cloud-Services und Internet of
Things (IoT)-Geräten.
Die IT-Architektur der Zukunft
gruppiert sich um die Themenkomplexe
Recht, Sicherheit und Enterprise
Collaboration. Mit Letzterem meinen
wir gewöhnlich Software- und
Netzwerktools, die die interne Zusammenarbeit
in Unternehmen unterstützen.
Gerade wenn das Tagesgeschäft
stark projektgetrieben ist,
helfen diese Applikationen, die Produktivität
jedes einzelnen Projektbeteiligten
auf ein neues Level zu heben.
In der Enterprise Collaboration
lassen sich zwei Gruppen definieren,
die in besonderem Maße von digitalen
Konzepten profitieren: Dokumentenmanagement
(Content Management)
und Human Resources. Die
Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt,
eine optimierte Unternehmenskommunikation
ist das Ziel.
Inhalt und Kommunikation
Die gemeinsame Nutzung von Aktivitäten
und Daten in einem weit
verzweigten Netzwerk stellt sicher,
dass die Unternehmen das Wissen,
das sie erzeugen, und die Daten,
die sie produzieren, jederzeit in
jeder Kombination abrufen können.
Eine Forrester-Studie kommt zu dem
Ergebnis, dass Enterprise Communication
Tools den Informationsfluss
zwischen den Mitarbeitern massiv
verbessern und etwaige Hindernisse
auf dem Weg zu einer stärkeren Kundenbindung
abzubauen helfen.
Eine ganz wesentliche Antwort auf
diese Fragen sind globale Allianzen
von Unternehmen, die auf demselben
Markt unterschiedliche Segmente abdecken.
Eines der prominentesten
Beispiele ist sicher die Partnerschaft
zwischen Microsoft, Cisco und Slack.
Hier bestätigt sich, was wir seit Jahren
beobachten: Ein zeitgemäßes Unternehmen
kennt keine Grenzen! Das
Geschäftstempo beschleunigt sich
und der Wettbewerb – also auch der
Kampf um die Margen – erfordern intelligente
IT-Lösungen. Ein Tempo,
das nicht zuletzt auf immer mobilere
Mitarbeiter und nahezu lückenlose
Vernetzung mit den Kunden zurückzuführen
ist.
Die sofortige, effektive und effiziente
Bereitstellung eines Produkts oder
einer Dienstleistung ist unverzichtbare
Anforderung an jedes erfolgreiche
Unternehmen im digitalen Zeitalter.
Das zeigt sich auch an vermeintlich
kleinen Beispielen: Unternehmen, die
nicht abgehängt werden wollen, sollten
schon bei der E-Mail-Kommunikation
beginnen. Es ist mittlerweile
nicht mehr akzeptabel, dass auf
eine Mailantwort zugewartet werden
muss, wenn akuter Handlungsbedarf
besteht. Noch während Sie der Angelegenheit
nachgehen, um die betreffende
Person zu kontaktieren, macht
die Konkurrenz das Geschäft.
Funktionierende EC-Tools bringen
vielfältige Vorteile für Unternehmen
und ihre Partner. Zu den wichtigsten
zählen die Zusammenführung ver-
streuter Teams, Schnelligkeit, mehr
Flexibilität und Agilität – gerade auch
bei kleineren Unternehmenseinheiten
– und eine Steigerung der Produktivität
des Personals.
IT-Security und Legal Compliance
Der zweite Themenkomplex kreist
um IT-Security und Legal Compliance.
Themen, die nicht selten auf
komplexe Weise miteinander verwoben
sind. Unter der Headline Enterprise
Security finden wir Produkte
und Cloud-basierte Dienste, die Cyber-Bedrohungen
und Angriffe auf
Unternehmen erkennen, verhindern,
vor ihnen schützen und in wirkungsvoller
Weise auf sie reagieren.
Bei der Entscheidung, welches Produkt
und welcher Dienst am besten
passen, müssen zentrale Punkte geklärt
sein: Das Verhältnis von Risiko,
Resilienz, Benutzerfreundlichkeit
und Preis sollte so ausgewogen wie
möglich sein. Ziel ist es, immer (!) die
größte Transparenz in allen Vorgängen
zu gewinnen und diese dauerhaft
darzustellen. Schließlich geht es
darum, mehr Kontrolle über für das
Kerngeschäft wesentliche Prozesse
zu gewinnen.
Innovationsmotor Datenschutz
Dass IT-Sicherheitsthemen im
Zuge der digitalen Transformation
so präsent sind, liegt auch am Datenschutzrecht.
Hier sind Unternehmen
gut beraten, im Rechts- und Regulierungsumfeld
immer auf dem neuesten
Stand zu bleiben. Schon ein
einziger Verstoß gegen eine entsprechende
Verordnung – hier mag u. a.
die DSGVO als Beispiel genannt sein
– kann zu massiven Verlusten und
Reputationsschäden führen. Wir beobachten,
dass eine sich dynamisch
anpassende Rechtslage oft die Initialzündung
ist, die Investitionen in Sicherheitsthemen
überhaupt erst auf
den Weg bringt.
Daten sind dabei als Vermögenswert
zu betrachten und auch so zu
behandeln. Zugleich sind sie auch
eine potenzielle Verbindlichkeit. Zwei
Beispiele aus der jüngeren Vergangenheit
dokumentieren die Folgen
mangelnder IT-Sicherheit auf eindrückliche
Weise. Der Finanzdienst-
Herwig Springer ist CEO der Unternehmensberatung
i5invest. Er ist verantwortlich
für Business Development,
Corporate Development/M&A. Hier
bringt er seine reiche Erfahrung in den
Bereichen Deals, Hightech-Unternehmensbewertung,
erneuerbare Energien,
Unternehmensentwicklung und
grenzüberschreitende M&A ein.
Herwig Springer ist als Valuation-and-Deals-Experte
seit 2005 in den
Bereichen Corporate Finance sowie
Deals Consulting tätig und berät eine
Vielzahl von Mandanten vom österreichischen
Mittelstand bis hin zu multinationalen
Konzernen. Herwig Springer
studierte an der Wirtschaftsuniversität
Wien, hat in Zusammenarbeit mit der
Copenhagen Business School einen
CEMS-Master-Abschluss in Internationalem
Management erlangt.
Darüber hinaus trägt er die Bezeichnung
Chartered Financial Analyst®
und ist Autor verschiedener Publikationen
in der Wirtschaftsliteratur.
20 21

GASTBEITRAG HERWIG SPRINGER
leister Equifax mit einem Jahresumsatz
von 2,6 Milliarden US-Dollar
wurde 2017 Opfer eines gigantischen
Datendiebstahls. Über drei Monate
hinweg verschafften sich Hacker Zugriff
auf die Daten von 143 Millionen
Kunden. Neben Sozialversicherungsnummern
und anderen persönlichen
Daten waren es fast 300.000 Kreditkartennummern,
die dabei den Kriminellen
in die Hände fielen. Einfallstor
war eine Sicherheitslücke in einer
Anwendungssoftware, die in den Internetauftritt
des Unternehmens eingebunden
war.
Sicherheit geht in die Cloud
Nicht minder drastisch sind die
Folgen eines Sicherheitslecks bei
Maersk. Das Unternehmen wurde
2017 Opfer der globalen "Petya"-Cyberangriffe.
Maersk-CEO SØren Skou
formulierte das Desaster damals so:
„In der vergangenen Woche sind wir
das Opfer eines Cyberangriffs geworden.
Das Geschäftsvolumen wurde
negativ beeinflusst. Wir gehen davon
aus, dass der Angriff die Ergebnisse
um 200 bis 300 Millionen USD negativ
beeinflussen wird.“
Die Folgen mangelnder IT-Sicherheit
sind weitreichend. Sie bedrohen
Arbeitsplätze, kosten Millionen
von Dollar. Das Rampenlicht ist eingeschaltet.
Supplier Relationship Manager
sollten das Momentum nutzen,
um sich viel stärker auf das zu konzentrieren,
was in der Sicherheitsabteilung
vor sich geht. Hier gilt es,
die Sicherheitsstrategie intelligent
mit Geschäftsinitativen zu verknüpfen.
Nicht selten sind Unternehmen
bei der Wahl der passenden IT-Sicherheitsstrategie
überfordert. Ihre
eigene IT wird unter der Wartungslast
von Legacy-Sicherheitslösungen
regelrecht begraben. Cloud-basierte
Sicherheitsprodukte sind vergleichsweise
agiler und können neue
Erkennungsmethoden- und Dienste
wesentlich schneller implementieren
als „hausgemachte“ Lösungen vor
Ort.
Partner programmieren und integrieren
Es ist am Ende auch eine Frage
der Kultur. Durch APIs und Integration
leben wir heute in einer hybriden
Umgebung. Einige Anwendungen
sind über die Cloud leicht verfügbar,
andere sind nur vor Ort. APIs ermöglichen
es Benutzern, Anwendungen
wie Dropbox, Slack oder Google Drive
nahtlos miteinander zu verbinden.
Fast jedes Technologieunternehmen
betreibt ein Partnerprogramm oder
eine Reihe von Initativen, die darauf
abzielen, sich mit Branchenpartnern
zu vernetzen. Diese Partnerprogramme
sind im Allgemeinen darauf ausgerichtet,
die Integration mit komplementären
Technologieanbietern
zu unterstützen, deren Produkte und
Dienstleitungen mit der jeweiligen
IT-Plattform zu integrieren und harmonisieren.
Die Partnerprogramme sind alles
andere als Selbstzweck: Sie dienen
dazu, die Erwartungen der (Bestands-)Kunden
zu erfüllen und
gemeinsam neue Kunden zu erschließen.
IT-Entscheider suchen bei der
Lösung für einzelne Themen nicht
nach einem einzigen Tool, das „alles
kann“. Gerade hier können Allianzen
zwischen Technologieanbietern
der Schlüssel zum Erfolg sein. Eine
IDG-Studie bestätigt diesen Trend: 90 %
der IT-Entscheider arbeiten mittlerweile
mit Anbietern zuammen, die
Teil einer Partnerschaft sind. Bleibt
am Ende wieder einmal festzuhalten:
Gelungenes Networking auf Kundenwie
auf Anbieterseite ist das Modell
der Zukunft!
22 23

CUSTOMERS KTM
SIGNIEREN AUF DER ÜBERHOLSPUR
Die Welt auf zwei Rädern ist die Welt von KTM. Der österreichische
Motorradhersteller hat auch in der digitalen Transformation einen
Gang höher geschaltet: Mit XiTrust MOXIS werden Signaturprozesse
nun elektronisch in zahlreichen Unternehmensworkflows abgebildet.
Entscheidungskriterium war neben der Anwendungsvielfalt von MOXIS
auch die Integrationsfähigkeit der elektronischen Unterschriftenmappe
in bestehende Officesysteme wie SAP. Ein Interview mit Wolfgang
Zwicknagl, Vice President IT & Organization, KTM AG.
Die digitale Transformation ist eine
der großen Herausforderungen für
Unternehmen – gerade wenn es um
das Thema elektronische Signaturen
geht. Wie geht KTM damit um?
Von 2014 bis 2016 haben wir die
die Systemlandschaft und IT-Infrastruktur
bei KTM einmal umgedreht
und auf SAP umgestellt. Prozesse, die
wir bis dahin in Papierform abgewickelt
hatten, konnten nun digital dargestellt
werden. Zu den Dingen, die
dann noch übrig geblieben sind, gehörten
qualifizierte elektronische Unterschriften.
Wir brauchten zudem
eine Lösung, die sich leicht in SAP integrieren
lässt. Dann sind wir auf
XiTrust MOXIS aufmerksam geworden.
Wie sah generell der Signaturprozess
in der Ära vor dem Einsatz von
MOXIS aus?
Der Zeitaufwand für das Einsammeln
der nötigen Unterschriften in
Papierform war doch recht heftig.
Die Ausgangsfrage war aber zunächst
eine andere: Wie gehen wir grundsätzlich
mit dem Thema Unterschriften
um? Und das ist alles andere als
trivial. Als Unternehmen unserer Größe
hat man schließlich eine präzise
definierte Unterschriftenregelung.
Was besagt die Unterschriftenregelung?
Das ist ein klassisches Compliance-Thema.
Da geht es allgemein darum,
wer überhaupt unterschreiben
darf, was konkret zu unterschreiben
ist, ferner sind Betragsgrenzen festgelegt,
die Art der Dokumente und
anderes. Dies alles gilt es in Einklang
zu bringen mit einer neuen Möglichkeit,
qualifiziert elektronisch zu signieren.
Wir wollten in erster Linie die
Signaturprozesse nach außen verbessern.
Wer unterschreibt?
Das sind Vorstände, Prokuristen,
Geschäftsführer von Sub-Gesellschaften.
Ziel ist es, Beschaffungen
und Vertragsthemen signifikant zu
beschleunigen. Die Unterschriften
«Motorsport ist für
uns nicht nur ein
Produkt oder ein
Marketinginstrument.
Es ist unsere Kultur.
Deshalb ist alles, was
der Beschleunigung
dient, bei KTM immer
willkommen. So wie
MOXIS!»
Wolfgang Zwicknagl,
Vice President IT & Organization
KTM AG
nach außen waren ja auch nach der
SAP-Umstellung nicht elektronisch
unterstützt.
Welche Dokumente werden in Ihrem
Hause elektronisch unterschrieben?
Das geht quer durch vom Non-
Disclosure Agreement, also vertraulichen
Dokumenten, über Verträge
bis zu Bestellabrufen. Im Kontakt mit
Zulieferern ist es meistens so, dass
wir die entsprechenden Dokumente
in Papierform erhalten und diese
dann elektronisch signiert zurückschicken.
Wie wird die elektronische Signatur
intern bei KTM angenommen?
Bei den Signaturpflichtigen ist das
sofort mit großer Selbstverständlichkeit
aufgenommen worden und wird
täglich genutzt. Etwas anders sah
es zunächst bei der Personengruppe
aus, die die Signatare erst mit den
entsprechenden Dokumenten versorgt
und diese dann zum Signieren
in MOXIS einlädt. Inzwischen ist aber
ganz deutlich geworden: MOXIS stellt
für alle am Workflow Beteiligten eine
Erleichterung dar!
Wo konnten Sie Verbesserungen
durch den Einsatz von MOXIS erzielen?
In unseren Workflows gilt gemäß
unserer Unterschriftenregelung oftmals
das Vier-Augen-Prinzip. Aufgrund
der hohen Mobilität gerade
der Signaturpflichtigen und der zum
Teil großen räumlichen Distanzen in
einem Großunternehmen wie KTM
ist dann oft mühsam gewesen, die
notwendigen Unterschriften peu à
peu zusammenzutragen. Wobei „tragen“
hier durchaus wörtlich zu verstehen
ist.
Klingt recht zeitintensiv …
KTM Mecky von 1957
Stimmt, dafür ist viel Zeit drauf gegangen.
Die Möglichkeit, mobil zu signieren,
und das dann auch noch
24 25

CUSTOMERS KTM
BACKGROUND
KTM
qualifiziert, erlebe ich als erhebliche
Verbesserung. Da ist es dann
auch möglich zu signieren, wenn man
sich gerade bei der MotoGP befindet,
die ja bekanntermaßen leider nicht in
Mattighofen stattfindet (lacht). Bei
KTM stellen wir fest, dass MOXIS ein
wertvoller Baustein auf dem Weg
zum papierlosen Büro ist. Unser
Ziel ist es, mit immer
weniger Papier im Büro
auszukommen.
Haben Sie einen Überblick, wie es
im Bereich Digitalisierung bei KTM
weitergeht, insbesondere hinsichtlich
der elektronischen Signatur?
Es gibt nach wie vor einzelne Bereiche,
in denen wir derzeit noch papiergebunden
arbeiten. Da ist MOXIS à
la longue natürlich wesentliches Element
der Überlegungen. Ein Beispiel:
Wenn ich eine einfache Genehmigung
in SAP abbilden kann – ohne
Unterschrift –, ist das immer ein interner
Vorgang. Sobald aber nach außen
kommuniziert wird, kommt MOXIS ins
Spiel. Hier wird es mittelfristig deutlich
mehr Anwendungsfälle geben.
MOXIS ist ein sehr flexibles Produkt,
das in unterschiedlichsten Branchen
zum Einsatz kommt. Gibt es dennoch
etwas Spezifisches, den Motorsport betreffendes,
das MOXIS für Sie leistet?
KTM ist ein Maschinenbauunternehmen
und gleichzeitig ein Motorsportunternehmen.
Motorsport ist
dabei für uns nicht nur ein Produkt
oder ein Marketinginstrument. Es ist
unsere Kultur. Deshalb ist alles, was
der Beschleunigung dient, bei KTM
immer willkommen! So wie MOXIS.
Herr Zwicknagl, vielen Dank für das
Gespräch.
Der Name KTM ist weltweit Inbegriff für Motorsport. Weniger
bekannt ist, dass das Firmenkürzel ursprünglich für „Kraftfahrzeuge
Trunkenpolz Mattighofen“ stand. Gegründet von Hans
Trunkenpolz, produziert KTM seit 1954 Motorräder in Serie. Bis
heute hat sich das Unternehmen zu einem Global Player entwickelt,
der dem Qualitätslabel Made in Austria seinen Stempel
aufdrückt. Mit rund 4.200 Mitarbeitern und einem Umsatz von
knapp 1,5 Milliarden Euro ist KTM heute der größte Motorradhersteller
Europas.
www.ktm.com
26 27

CUSTOMERS AVL
WACHSTUM MIT MOXIS
Die AVL ist eines der innovativsten Industrieunternehmen in Österreich
und weltweit führend bei der Entwicklung und dem Testen von
Antriebssystemen. Das konstante Wachstum von AVL hat auch zu einem
immer höheren Aufkommen von signaturpflichtigen Dokumenten
geführt. In XiTrust MOXIS ist das Unternehmen fündig geworden bei
der Suche nach einer integrationsstarken Signaturlösung, die auch
global funktioniert. Ein Interview mit Karin Koch (Head of HR Corporate
Services), Andreas Graf (Department Manager IT Governance
and Project Office) und Burghard Ziegler (IT-Projektmanager).
Die AVL arbeitet mit XiTrust
MOXIS. Federführend war Human
Resources. Können Sie, Frau Koch,
als Abteilungsleiterin etwas zur Motivation
sagen, jetzt von analogen
auf digitale Signaturen umzustellen?
Karin Koch: Bei uns gibt es ein striktes
Schriftlichkeitsgebot. Für alle Mitarbeiter
am Standort Graz werden sämtliche
Vereinbarungen verschriftlicht. Das bedeutet,
es sind Zehntausende Schriftstücke
pro Jahr auszufertigen. Selbst
bei Automatismen wie kollektivvertraglich
geregelten Vorrückungen,
wird der Vorgang noch einmal zu Papier
gebracht. Und die meisten dieser
Schriftstücke bedürfen zweier Unterschriften:
von der Personalleitung sowie
von der Fachabteilung.
… eine analoge Lösung dürfte angesichts
dieser Umfänge recht mühsam
gewesen sein …
Koch: Sie sagen es. Es war tatsächlich
so, dass jedes Dokument per
Hauspost an den Fachbereichsleiter
zur handschriftlichen Signatur
weitergeleitet worden ist. Begleitend
hat die zuständige Sachbearbeiterin
eine Kopie einbehalten mit dem Vermerk,
wann das Dokument an wen
ausgeschickt wurde. Ein mühsames
Geschäft, denn mitunter hat man
erst nach einigen Wochen auf der
Tonspur erfahren, dass das Dokument
nie angekommen ist, der Abteilungsleiter
gerade urlaubt oder sich
die Unterschrift aus anderen Gründen
verzögert. Vor diesem Hintergrund
stellt die digitale Signatur einen
enormen Fortschritt dar. So kam
das Projekt ins Rollen.
Die AVL ist Vorreiter in Sachen Digitalisierung.
Herr Graf, welche Rolle
spielt das Thema digitale Transformation
im IT-Gesamtkonzept?
Andreas Graf: Eine ganz zentrale.
Die elektronische Signatur ist da nur
ein Ausschnitt des Gesamtbildes. Bei
den technischen Prüfständen ist der-
zeit ein großes Thema, digitale Zwillinge
der physischen Anlagen zu erschaffen.
Mit der digitalen Signatur
hat sich die IT der AVL schon etwas
länger beschäftigt. Wir haben uns
dann aber gefragt, mit genaus welcher
Lösung wir die digitale Signatur
global implementieren können.
Was meinen Sie mit globaler Implementierung?
Graf: Unser Ziel war eine Signaturlösung,
die global funktioniert. Wir
wollten deshalb von Anfang wissen:
Was kostet die Lösung, wenn man sie
als Enterprise-Lizenz weltweit ausbaut?
Es hilft mir nichts, ein Erst-Szenario
zu entwickeln, das sich isoliert
gesehen rechnet, nur um dann festzustellen,
dass die Kosten beim globalen
Roll-out mit 10.000 Mitarbeitern
explodieren. MOXIS hat unseren
Anforderungen standgehalten – auch
im Zusammenspiel z. B. mit einer
SharePoint-Lösung.
Demnach ist die ausgeprägte Integrationsfähigkeit
von MOXIS ein starkes
Argument für Sie gewesen?
Graf: Die Integrationsfähigkeit des
Produkts ist essenziell. Ich muss mit
einer Signaturlösung in SAP reinkommen
und wieder raus. Damit haben
wir natürlich auch die Option, Kunden
einzubinden, wenn es etwa um
Non-Disclosure Agreements geht.
Auch bei Human Resources müssen
externe Signaturen grundsätzlich
möglich sein. Und die Lösung muss
überall funktionieren: in China, in
Australien, egal wo.
Koch: Die Entscheidung, künftig
mit digitalen Signaturen zu arbeiten,
stellte uns aber noch vor eine ande-
«Unser Ziel war eine
Signaturlösung, die
global funktioniert.
Eine, die sich auch
noch rechnet, wenn
man sie im gesamten
Unternehmen ausrollt.
MOXIS hat all unseren
Anforderungen
standgehalten!»
Andreas Graf,
Department Manager IT Governance
AVL
28 29

CUSTOMERS AVL
re Herausforderung: Weil es bei der
AVL Kultur ist, wichtige Schriftstücke
von Hand zu unterschreiben und
dann persönlich zu überreichen, war
es uns wichtig, dass die Signaturlösung
individuelle Unterschriftsbilder
unterstützt. Die sind dann zwar auf
PDF, haben aber immer noch die persönliche
Note. Wir wollten beim Look
and Feel nichts verändern. Auch diese
Anforderung erfüllt MOXIS perfekt.
Sie haben das Thema digitale Signatur
aber aus langjähriger leidvoller
Erfahrung angeschoben?
Koch: Ein Unternehmen, das so
stark wächst wie die AVL, muss sich
etwas überlegen, wenn das Wachstum
immer mehr Schriftstücke mit
sich führt und diese dann mit derselben
Personalstärke bewältigt werden
müssen. Wenn es um Effizienzsteigerung
geht, kommt man an einer Lösung
wie MOXIS nicht mehr vorbei.
Wie hilft Ihnen MOXIS konkret?
Koch: Durch die minutiöse Nachvollziehbarkeit
des Weges und des
Status quo eines Dokuments. Nach
unserer Erfahrung ist die Rücklaufquote
bei digitalem Signatur-Workflow
deutlich höher als bei papiergebundenen
Prozessen. Und die
Stapelsignatur ist richtig toll! Genau
wie die Möglichkeit, mobil zu signieren.
Im analogen Szenario stapeln
sich in meiner Mappe die Dokumente
und ich muss physisch anwesend
sein, um diese zu unterzeichnen. Das
kostet Zeit. Man braucht kein Mathematik-Genie
zu sein, um auszurechnen,
was für einen Gewinn dann die
mobile Signatur mit Stapelfunktion
darstellt!
Herr Graf, wie sehen Sie als IT-Verantwortlicher
das Thema Effizienzsteigerung
durch IT?
Graf: Als Säule unserer IT-Strategie
der Operational Excellence. Wenn ich
an die Reduzierung der Durchlaufzeiten
bei analogen Lösungen und die
Ersparnis an ungezählten papiergebundenen
Kopien denke, verzeichne
ich mit MOXIS massive Effizienzsteigerungen!
Nicht weniger wichtig ist
das, was Frau Koch ausgeführt hat:
Das Schriftbild ist bei uns essenziell.
Warum eigentlich?
Graf: Wenn die Unterschrift so geleistet
wird, signalisiert das, dass sich
der Auftraggeber mit dem digitalen
Dokument ebenso intensiv auseinandergesetzt
hat. Solche vermeintlichen
Details sind es am Ende, die Vertrauen
schaffen. Hinzu kommt: Sämtliche
Freigabeprozesse in SAP und
SharePoint werden in MOXIS "verheiratet".
Der Mitarbeiter kann alles in
einem Schritt erledigen, braucht die
Oberfläche nicht zu verlassen.
Wie schlägt sich das ökonomisch
nieder?
Graf: Hier entscheidet die Perspektive:
Die AVL wächst jährlich im Schnitt
um 10 %. Primäres Ziel der Integration
von Applikationen wie MOXIS ist daher,
das Wachstum mit den vorhandenen
Ressourcen zu bewältigen und
eben nicht in dem Maße aufbauen zu
müssen, wie wir wachsen. So können
wir dem wachsenden Druck auf die
Margen am besten begegnen.
Wie geht es weiter mit der digitalen
Signatur bei der AVL? Gibt es Pläne
eines globalen Roll-outs?
Graf: Bei den Verantwortlichen unserer
weltweiten Niederlassungen
gibt es jetzt schon großes Interesse
an einer Signaturlösung und mittelfristig
sicher auch einen ersten Piloten.
Im ersten Schritt haben wir die
150 Führungskräfte am Standort Graz
mit der MOXIS-Lösung vertraut gemacht.
Von da sind wir ganz schnell
bei Projektaufträgen und Freigaben.
Das Projektgeschäft ist weltweit ein
Schwerpunkt der AVL. Da steckt jede
Menge Digitalisierungsbedarf drin.
Inwieweit kann die digitale Signatur
das Kerngeschäft der AVL unterstützen,
also etwa Prüfstände für Motorenentwicklung?
Graf: Das ist ein weites Feld. Jeder
unserer Projektleiter weiß sofort, welcher
Report, der zum Kunden geht, in
welcher Weise signiert werden muss.
Da sind überall Anwendungsszenarien.
Die Projektleiter sind aus IT-Sicht
eine der zentralen Zielgruppen, wenn
wir über das globale Roll-out der digitalen
Signatur reden. Dabei wird das
gesamte Geschäft der AVL abgebildet
von der Brennstoffzelle bis zu E-Mobilität.
Vom Sales-Prozess über die
Angebotsfreigabe sowie Freigaben innerhalb
des Projekts - bis das Ergebnis
geliefert wird, habe ich immer
wieder mit Freigaben zu tun.
Herr Ziegler, Sie haben als Projektleiter
die Integration von MO-
XIS von Beginn an begleitet. Wie haben
Sie die Zusammenarbeit mit der
XiTrust erlebt?
Burghard Ziegler: Als sehr entspannt.
Man spürt in der Zusammenarbeit
immer den agilen Gedanken,
den Kunden zufriedenzustellen. Es ist
von Beginn des Projekts schnell wei-
Karin Koch, Burghard Ziegler, Andreas Graf (v. l. n. r.)
30 31

CUSTOMERS AVL
tergegangen. Innerhalb weniger Monate
konnten wir einen ernsthaften
Testbetrieb darstellen. Ich habe es
übrigens auch als klaren Vorteil empfunden,
dass die Wege zwischen uns
und der XiTrust in Graz kurz sind.
und Entwicklungsaufgabe. Denn es
geht bei der Einführung von MOXIS
nicht nur um eine neue Applikation,
sondern auch darum, bestehende Papierprozesse
in digitales Denken umzumünzen.
Graf: Für die AVL kann ich sagen,
dass die digitale Transformation in
nahezu allen Geschäftsbereichen
stattfindet. Das konsequent voranzutreiben
ist ein Muss für alle Unternehmen.
Wer hier zu lange zögert,
katapultiert sich aus dem Markt.
Für das Kerngeschäft der AVL werden
Smart Services ein marktentscheidendes
Thema sein. Hinter allen
Überlegungen steht ja immer die Frage:
Welchen Mehrwert kann ich meinem
Kunden bieten? Darauf müssen
wir täglich eine Antwort finden.
Frau Koch, Herr Ziegler, Herr Graf,
vielen Dank für das Gespräch.
Wie wird so ein Projekt bei der AVL
erfolgreich auf den Weg gebracht?
Ziegler: Wir bringen fortlaufend
Innovationen im Bereich IT auf den
Weg. Das ist immer wieder neu und
das kann sehr mühsam sein – zum
Glück haben wir die da zur Unterstützung
den bereits digitalisierten
Projektprozess mit mobiler App. Es
ist entscheidend, Begeisterung für
das jeweilige Projekt im Team zu entfachen.
Welche Vision verfolgen wir
mit dieser Neuerung? So ein Projekt
ist ebenso eine große Organisations-
Wie sehen Sie die weitere Entwicklung
der digitalen Transformation in
der Weltwirtschaft?
BACKGROUND
AVL
Die Anstalt für Verbrennungskraftmaschinen List (AVL) gibt es
unter diesem Namen seit 1948. Was als Ingenieursbüro von Prof.
Dr. Hans List begann, ist heute ein global agierendes Unternehmen
mit mehr als 10.000 Mitarbeitern, über 4.000 davon am
Headquarter in Graz. Kerngeschäft ist die Entwicklung und der
Test von Antriebssystemen sowie die Erforschung alternativer
Antriebe wie zum Beispiel die Brennstoffzellen-Technologie. Die
AVL erzielt einen Jahresumsatz von 1,75 Milliarden Euro (2018).
www.avl.com
32 33

CUSTOMERS ADECCO GROUP
DER KUNDE IST KÖNIG
BACKGROUND
Personaldienstleister stehen derzeit besonders im Fokus beim Thema
elektronische Signatur. Eine Innovationswelle rollt durch die gesamte
Branche. Für die Adecco ist die qualifizierte elektronische Signatur
mit XiTrust MOXIS Schlüssel für die umfassende Digitalisierung von
Geschäftsprozessen. Anstoß sind neue gesetzliche Anforderungen,
wie sie das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) formuliert.
Ziel ist es darüber hinaus, die Zusammenarbeit mit Kunden bei
Signaturprozessen zu optimieren. Ein Interview mit Martin Souczek,
Leiter des IT-Anforderungsmanagements bei der Adecco.
Herr Souczek, als Leiter des IT-Anforderungsmanagements
reagieren
Sie auf neue Anforderungen innerhalb
Ihrer Branche und auf Innovationsideen
von Mitarbeitern. Wie
kam es zur Integration der elektronischen
Signatur in die Arbeitsprozesse
der Adecco?
Die Initialzündung war die geänderte
rechtliche Situation in Deutschland
durch die Novelle des AÜG: Vor
Arbeitsantritt des Mitarbeiters hat
das Dokument rechtssicher unterzeichnet
zu sein. Aus diesem Anforderungsprofil
heraus war die elektronische
Signatur die logische
Konsequenz.
Welche Abteilungen haben intern
die Veränderungen vorangetrieben?
sche Ziel dahinter ist die umfassende
Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
«Der Kunde soll sich
frei aussuchen, mit
welchen Identitäten
er arbeitet. Deshalb
ist es für die Adecco
ein Riesenvorteil, dass
XiTrust MOXIS mehrere
Identitätsanbieter
unterstützt!»
Steckt nur die Gesetzesänderung AÜG
dahinter oder haben Sie für Adecco
weitere Vorteile definieren können?
Die Arbeit mit der qualifizierten
elektronischen Signatur (QES) kommt
auch als Vorteil bei den Kunden an.
Das hat einen rechtlichen Hintergrund:
Ist das Dreiecksverhältnis zwischen
Adecco, Mitarbeiter und Kunden
nicht klar geregelt, kann sich der
Arbeitnehmer nach deutschem Recht
– theoretisch und praktisch – auf
Festanstellung einklagen.
Passiert das häufig?!
Solche Fälle sind zwar selten, aber
es ist schon vorgekommen. Die-
ses Worst-Case-Szenario ist durch
die qualifizierte elektronische Signatur
zum vorgeschriebenen Zeitpunkt
prinzipiell ausgeschlossen. Mit der
qualifizierten elektronischen Signatur
sind auch unsere Kunden auf der
sicheren Seite. Eine klare Entlastung
im Kundenverhältnis für die Adecco!
Digitalisierte Prozesse waren für die
Adecco ja auch vor der Einführung
der QES kein Neuland. Wie kam
letztlich der Stein ins Rollen?
ADECCO GROUP
The Adecco Group mit Sitz in Zürich ist einer der größten Personaldienstleister
weltweit und in 60 Ländern präsent. Mit mehr als
einer Million Mitarbeitern in rund 5.100 Niederlassungen bietet
das Unternehmen ein breites Spektrum an Personaldienstleistungen
und bringt täglich über 700.000 Arbeitskräfte mit über
100.000 Unternehmen zusammen. Unter dem Dach der Adecco
Group ist die Adecco Personaldienstleistungen GmbH Arbeitgeber
für rund 15.000 Mitarbeitern und verfügt über 130 Niederlassungen.
Kerndienstleistungen sind Arbeitnehmerüberlassung,
Personalvermittlung, Consulting sowie Arbeitsschutz und Prävention.
www.adeccogroup.com
Im Personalmanagement hatten wir
schon vor der Einführung der QES einen
hohen Digitalisierungsgrad: Kandidaten
werden dem Kunden elektronisch
vorgeschlagen, nachdem diese
sich bereits elektronisch beworben haben.
Dann gab es einen Bruch in der
Prozesskette: Es war noch nicht möglich,
das Vertragswerk digital abzuwickeln.
Die entsprechenden Dokumente
trafen in Papierform beim Kunden ein.
Andere Teilprozesse waren bereits digital,
wie etwa die elektronische Zeiterfassung.
Wenn man so will, ist die QES
so etwas wie das Missing Link im Digitalisierungsprojekt
der Adecco.
Zunächst die Rechtsabteilung, die
dafür sorgt, dass alle Geschäftsprozesse
der Adecco rechtssicher abgebildet
werden. Maßgeblicher Treiber
dieser Innovation ist aber die Geschäftsleitung
selbst. Das strategi-
Martin Souczek,
Leiter IT-Anforderungsmanagement
Adecco Group
34 35

CUSTOMERS ADECCO GROUP
Das hören wir öfter. Haben Sie eine
Erklärung dafür, warum die QES
immer wieder in dieser Rolle in Erscheinung
tritt?
In der Vergangenheit waren die
Möglichkeiten zur qualifizierten elektronischen
Signatur noch nicht so
ausgereift, wie wir es jetzt mit Xi-
Trust MOXIS erleben. Signaturkarten,
Kartenlesegeräte und so fort: okay,
das geht theoretisch auch, hat sich
aber für ein großes Unternehmen wie
die Adecco intern wie extern als limitiertes
Signaturkonzept erwiesen. Da
bleibt man lieber bei den alten analogen
Prozessen. Die Kombination
aus MOXIS und xIDENTITY mit der
A-Trust im Hintergrund bietet für die
Adecco die ideale Plattform, um die
qualifizierte elektronische Signatur
im Unternehmen auszurollen.
Hat das Prinzip „One Face To The
Customer” die jetzige Lösung angetrieben?
Das war tatsächlich ein Entscheidungsfaktor!
Denn Signaturlösungen
sind eben nicht trivial – etwa im Vergleich
zu Zeiterfassungssystemen.
Und durch die hausinternen Schulungen
zum Registration Officer sind
wir in der charmanten Position, unsere
Kunden nach einer Präsentation
zum Thema QES sofort mit digitalen
Identitäten versorgen zu können.
Das ist in der Form mit anderen Anbietern
nicht denkbar!
Welche Flexibilität erwarten Sie von
einer Signaturlösung?
Der Kunde soll sich frei aussuchen,
mit welchen Identitäten er arbeitet.
Deshalb ist es ein Riesenvorteil,
dass XiTrust MOXIS unterschiedliche
Identitätsanbieter unterstützt! Das
potenziert die Flexibilität hinsichtlich
der Signaturlösungen um ein Vielfaches.
Es ist optimal, dass der Kunde
mit anderen Signaturlösungen erstellte
Dokumente auch in MOXIS
unterschreiben kann!
für XiTrust MOXIS entschieden. An
diesem prominenten Beispiel zeigt
sich unsere Strategie: Weil bei uns
Themen wie automatische Dokumentenerstellung
oder Archivierung
auf MOXIS zugeschnitten werden,
haben wir ein Interesse daran, dass
möglichst viele Kunden mit XiTrust
MOXIS unterzeichnen.
Wie ist das bei BMW gelaufen?
BMW ist einer der größten Kunden
der Adecco-Gruppe in Deutschland.
Da entstehen bei der gleichen Signaturlösung
natürlich willkommene Synergieeffekte.
Der nächste Entwicklungsschritt
ist bereits geplant, dass
nämlich die beiden Instanzen von
MOXIS untereinander kommunizieren:
Wir erstellen einen Signaturauftrag,
der wird dann automatisch an
BMW übermittelt und unterzeichnet
und dann wieder an unsere Instanz
zurückgespielt. Das ist optimales Arbeiten!
Herr Souczek, vielen Dank für das
Gespräch.
«BMW ist einer der
größten Kunden
der Adecco-Gruppe
in Deutschland.
Da entstehen
bei der gleichen
Signaturlösung
natürlich willkommene
Synergieeffekte.»
Martin Souczek,
Leiter IT-Anforderungsmanagement
Adecco Group
Können Sie als Adecco darauf Einfluss
nehmen?
Mit solchen Lösungen punktet
man, wenn die Lösung flexibel ist
und gut funktioniert. Das haben wir
bei unserem Kunden BMW so erlebt.
Nachdem wir unsere Lösung vorgestellt
haben, hat sich BMW ebenfalls
36 37

SPONSORING
POLEPOSITION
Der neue XiTrust-Porsche! Schon seit sieben Jahren engagiert sich XiTrust erfolgreich als
Sponsor im Motorsport. Der Porsche mit dem Kult-Piloten Denis G. Watt am Steuer hat in der
Vergangenheit immer wieder für Überraschungen im starken Starterfeld des Porsche Cups
gesorgt. Kunden und Freunde des Unternehmens können den Rennwagen live erleben auf
der Rennstrecke am Red Bull Ring in Spielberg, wenn das Friends of XiTrust Network Event
seine Pforten öffnet. Unser Fotograf Klemens Grassl war schon früher am Start. Er hat den
frisch gebrandeten Rennwagen exklusiv beim Geheim-Training auf dem Pannonia-Ring in
Ungarn ablichten dürfen. Wir haben hier einige Impressionen für Sie zusammengestellt!
38 39

SPONSORING
40 41

CUSTOMERS FRESENIUS KABI AUSTRIA
NEUE PERSPEKTIVEN
Hans-Jürgen Moitzi ist vielleicht nicht der typische IT-Leiter in
Diensten eines weltweit agierenden Pharmaunternehmens wie
Fresenius Kabi. Der IT-Profi denkt über den Tellerrand hinaus:
Welchen Einfluss haben moderne Technologien wie XiTrust MOXIS
auf Unternehmensprozesse und wie wandelt sich aktuell das
Anforderungsprofil von IT-Mitarbeitern in Unternehmen? Und er ist
überzeugt: IT muss ein Schulfach werden wie Mathematik und Deutsch.
Herr Moitzi, wie würden Sie Ihren
Aufgabenbereich als Leiter der IT
bei Fresenius Kabi in Graz beschreiben
wollen?
Ich bin mit meinem Team nicht nur
für Graz zuständig, sondern auch für
alle anderen Fresenius-Kabi-Standorte
in Österreich und zum Teil auch
in Italien. Wofür die IT zuständig ist
und wofür nicht, unterliegt natürlich
den konkreten Anforderungen, aber
auch der immer weiter fortschreitenden
Digitalisierung. Unser Selbstverständnis
baut auf den drei Säulen
Neue Technologien, Unternehmensprozesse
und Mitarbeiter auf.
Das klingt nach einer ganzheitlichen
Herangehensweise. Hat sich
die Bedeutung der IT in Unternehmen
gewandelt?
Auf jeden Fall. Die Wahrnehmung
von IT-Dienstleistungen in Unternehmen
war lange eher die, dass da jemand
kommt, einen Standard-PC installiert,
bei Bedarf wartet und das
war es auch fast schon. Die IT galt
eher als notwendiges Übel. Das hat
sich heute massiv gewandelt.
Inwiefern?
Das Profil von IT-Managern ist anspruchsvoller
geworden. IT-Verantwortliche
müssen immer näher an die
Fachbereiche herankommen. Welche
Prozesse gibt es dort überhaupt? Wie
lassen sich die verbessern oder überhaupt
erst digital darstellen? Dieses
Wissen muss dann in die IT-Sprache
übersetzt werden. Nur auf dieser Basis
können die passenden Lösungen
für die individuellen Bedürfnisse entwickelt
werden.
Ist das Verständnis von Unternehmens-IT
auch global im Umbruch?
Was wir gerade überall erleben,
ist die Aufteilung der IT-Dienstleistungen.
Die Standard-IT wird immer
stärker outgesourct oder in die Cloud
verschoben. Ich brauche heute meine
Server nicht mehr selbst zu hosten,
da gibt es mittlerweile gute und
vor allem weniger kostenintensive Alternativen.
Insgesamt rechne ich in
Zukunft mit einer Abnahme der Standard-IT,
an ihre Stelle werden immer
mehr automatisierte Prozesse treten.
Auf der anderen Seite brauchen wir
«Bei Fresenius Kabi
ist die
elektronische
Signatur auf dem Weg
zum Standard in der
Kommunikation.»
Hans-Jürgen Moitzi,
IT-Leiter Fresenius Kabi Austria
viel mehr IT-Leute, die sich in den
Unternehmen auskennen und wissen,
wie man zum Beispiel papiergetriebene
Prozesse in digitale überführt.
Das betrifft allerdings auch all
jene, die nicht klassisch der IT zuzuordnen
sind, sondern den Fachabteilungen.
Hier ist ein grundsätzliches
Bewusstsein für digitale Prozesse gefragt.
Bei Fresenius Kabi Austria werden
papiergetriebene Prozesse digitalisiert,
und zwar mit Unterstützung
von MOXIS, der elektronischen Unterschriftenmappe.
Wie ist die Entscheidung
zustande gekommen,
künftig elektronisch zu signieren?
Vieles, worüber intern bei Fresenius
Kabi und mit externen Partnern
kommuniziert wird, unterliegt der
Geheimhaltung. Strenger vielleicht
als in anderen Branchen, weil wir es
hier mit verschreibungspflichtigen
Arzneimitteln und Medizinprodukten
zu tun haben. Da ist es von großer
Bedeutung, dass alles, was an Informationen
hereinkommt oder das
Unternehmen verlässt, überprüfbare
Datenintegrität und damit Rechtssicherheit
voraussetzt. Der Wunsch,
hierzu eine passende digitale Lösung
zu entwickeln, wird immer häufiger
auch von externen Partnern an uns
herangetragen, die nur noch so Daten
austauschen möchten.
Warum ist Datenintegrität über die
Geheimhaltung hinaus so wichtig
für Fresenius Kabi Austria?
Da geht es um Nachvollziehbarkeit.
Papier ist bekanntlich geduldig.
In papiergebundene Prozesse schleichen
sich auf längere Sicht leichter
Fehler ein. Vermeidbare Fehler! Bei
einem elektronisch signierten Dokument
können wir immer nachvollziehen,
wer es verantwortet, ob es verändert
worden ist und natürlich, wo
es sich befindet. Ich bin überzeugt,
dass immer mehr Systeme kommen
werden, die diese Datenintegrität
und Authentizität sicherstellen.
Welche Rolle spielt für Sie der Aspekt
des papierlosen Büros?
Das Ziel müssen nicht nur papierlose
Prozesse im Büro sein, sondern
dies betrifft immer stärker
auch die Produktion, die Logistik,
Herstellungsprozesse. Das steht auf
der Agenda führender Unternehmen
mittlerweile ganz oben – einfach weil
es schneller ist. Bei uns geht es dann
auch noch um Altlasten wie papiergebundene
Archive, die sukzessive
digitalisiert werden.
Zu Beginn war die Nutzung MOXIS
auf einen ausgewählten Personenkreis
zugeschnitten. Ist geplant,
MOXIS bei Fresenius Kabi weiter
auszurollen?
Wir haben MOXIS zu Beginn stark
projektbezogen eingesetzt. Wobei wir
übrigens in großem Maße von der
Flexibilität und Schnelligkeit unserer
Ansprechpartner bei XiTrust profitiert
haben. Im Kick-off-Projekt ging
es darum, die Verifizierung der übermittelten
Daten noch schneller und
zuverlässiger durchführen zu können.
Geplant ist allerdings, MOXIS
in größerem Umfange im Unternehmen
auszurollen. Den Anfang macht
unsere Marketing-Unit, die MOXIS
für interne Freigabeprozesse nutzen
möchte. Das sind weniger geheimhaltungspflichtige
Vorgänge, aber eben
solche, bei denen zwei oder mehr
Leute unterschreiben müssen, damit
etwas weitergeht.
Ist die Pharmabranche in Sachen Digitalisierung
weiter als andere?
Das ist natürlich so pauschal nicht
zu beantworten. Sicher aber ist: Die
42 43

CUSTOMERS FRESENIUS KABI AUSTRIA
Pharmaindustrie ist extrem qualitätsgetrieben.
Das umfasst dann
eben nicht nur die reinen Produktionsprozesse.
Bei uns ist die elektronische
Signatur definitiv auf dem Weg
zum Standard in der Kommunikation.
Die Frage, wie authentisch und integer
Daten sind, stellt sich auch im
Privaten und ebnet den Weg für professionelle
Lösungen wie eben die
rechtssichere elektronische Signatur.
Teilen Sie diese Einschätzung?
Definitiv. Bei der privaten Nutzung
von PCs muss umgedacht werden.
Ist die Anlage wenigstens virengeschützt?
Das können viele Nutzer
nicht mit Sicherheit sagen. Da ist keine
Kontrolle. Wie gehe ich mit meinen
Kreditkarteninformationen um,
wie signiere ich online? Da sind die
meisten privaten Nutzer allein gelassen.
Digitale Kompetenz ist ein politisches
Thema: Die gehört auf den
Stundenplan! Ich bin davon überzeugt,
dass jedes Kind in der Schule
eine Programmiersprache lernen
sollte. So lässt sich digitale Kompetenz
bei den nachfolgenden Generationen
aufbauen.
Kann die gesellschaftliche Entwicklung
nicht mit dem Tempo der Digitalisierung
mithalten?
Klar ist: Diese Entwicklung geht viel
schneller voran, als der Gesetzgeber
nachziehen kann. Was im Moment
passiert, kommt ja nicht an der Oberfläche
der gesellschaftlichen Diskussion
an. Die Leute, die damit auch beruflich
zu tun haben oder sich für IT
interessieren – die kriegen das mit.
Die überwiegende Mehrheit eher
nicht, und sie macht sich auch keine
großen Gedanken darüber.
Sie haben bei Fresenius Kabi Austria
und Italien eine „IT-Resilienz“
etabliert. Was steckt dahinter?
Resilienz stellt ja eigentlich nur
die Frage: Wieviel hält man aus? Das
Thema spaltet sich in zwei Hälften.
Die rein technische ist überschaubar:
Da gibt es Mitarbeiterschulungen,
Updates und verschiedenes anderes.
Das alles ist klar definiert und
zur Routine geworden. Der Faktor
Mensch dagegen wird sowohl am Arbeitsplatz
als auch im gesellschaftlichen
Kontext bei der Nutzung von IT
meistens ausgeklammert. Das muss
sich ändern.
«Wir haben in
großem Maße von
der Flexibilität und
Schnelligkeit unserer
Ansprechpartner bei
XiTrust profitiert!»
Hans-Jürgen Moitzi,
IT-Leiter Fresenius Kabi Austria
BACKGROUND
FRESENIUS KABI AUSTRIA
Fresenius Kabi ist einer von vier eigenständig agierenden Unternehmensbereichen
der Konzerngruppe Fresenius. Mit 250.000
Mitarbeitern in mehr als 100 Ländern erzielt der Pharmakonzern
einen Jahresumsatz von 25 Milliarden Euro. Das Fresenius‐Kabi-Werk
in Graz produziert sterile Arzneimittel und hat sich auf
komplexe Prozessanforderungen und innovative Technologien
spezialisiert. Das Produktportfolio umfasst Arzneimittel wie Anästhetika,
Analgetika, Antiinfektiva und Antibiotika. Zudem werden
großvolumige Produkte zur parenteralen Ernährung und
Diagnostikprodukte wie Röntgenkontrastmittel hergestellt. Im
IT-Management gelten auch aufgrund des sensiblen Produktportfolios
höchste Qualitätsansprüche. Fresenius Kabi arbeitet
seit 2017 mit XiTrust Secure Technologies zusammen.
www.fresenius-kabi.com
Herr Moitzi, vielen Dank für das Gespräch.
44 45

CUSTOMERS GULP - A RANDSTAD COMPANY
MÜNCHEN, ARGENTINIEN UND ZURÜCK
Die Arbeitswelt ist in Bewegung. Immer häufiger arbeiten
hochqualifizierte Experten aus den Bereichen IT, Engineering
und Finance auf Projektbasis. Der Modus: Absolute Mobilität und
spannende neue Projekte. Die Randstad-Tochter GULP Information
Services aus Deutschland gehörte 1997 zu den ersten Projektbörsen
für Freelancer im damals noch neuen Internet. Seitdem kamen
neue Geschäftsbereiche hinzu, unter anderem auch der Bereich
Vermittlungsagentur. Diese vermittelt jährlich Tausende Freelancer
zu den passenden Auftraggebern. Umgekehrt funktioniert das
auch: Selbstständige Experten aus der ganzen Welt nutzen die
Projektbörse auf GULP, um spannende Projektaufträge zu akquirieren.
können und die gefragte Qualifikation
mitbringen. Bestimmtes Knowhow
kriegt man durch Freiberufler in
der Regel viel schneller ins Haus. Das
macht Unternehmen natürlich auch
flexibler: Nicht jedes Know-how wird
permanent gebraucht.
Wie unterstützt GULP diese Abläufe?
Das läuft immer nach dem gleichen
Muster ab: Der Kunde kommt mit einem
konkreten Projektbedarf auf uns
zu. Die Freelancer haben ein Profil in
unserer Datenbank hinterlegt und
wir gleichen dann Skills und Erfahrungen
mit den spezifischen Anforderungen
der Auftraggeber ab.
Vertragsmanagement spielt bei
GULP demnach eine zentrale Rolle?
scheidung zum digitalen Vertragsmanagement
kam aus unserer Geschäftsführung,
weil verschiedene
GULP-Kunden bereits mit der elektronischen
Signatur gearbeitet haben.
Und da fragt man sich dann: Warum
machen wir das nicht eigentlich
auch?
Zumal bei der Arbeit mit Freelancern
…
Genau. Die sind viel unterwegs und
haben nicht immer Gelegenheit, ihre
Post zeitnah zu bearbeiten. Da kann
die Fertigstellung eines Vertragsvorgangs
mitunter Wochen dauern.
Und die Entscheidung für XiTrust
MOXIS kam wie genau zustande?
Business as usual: Wir haben verschiedene
Anbieter auf dem Feld der
elektronischen Signatur kontaktiert
und MOXIS ist übrig geblieben, weil
es sich als das beste Produkt erwiesen
hat, mit allen Funktionen, die wir
in der täglichen Arbeit im Vertragsmanagement
brauchen. Langfristiges
Ziel ist es, alle entsprechenden
Transaktionen zu digitalisieren und
damit weitgehend papierlos abwickeln
zu können.
«Für uns ist
die Stapelsignatur
ein Segen. Verträge
werden zunächst
inhouse von zwei
Unterschrifts-
berechtigten signiert
und dann geht
der Vertrag zum
Unterschreiben an
den Freelancer. Diese
Ihre Projektverträge unterschreiben sie mit MOXIS. Ein Interview
mit Thomas Gasteiger, Projektmanager bei GULP in München.
Herr Gasteiger, GULP ist ein Personaldienstleister,
der sich unter anderem
auf Freelancer aus den Bereichen
IT, Engineering und Finance
spezialisiert hat. Ist das ein Trend
am Arbeitsmarkt, dass hochqualifizierte
Experten lieber zeitlich begrenzt
auf Projektbasis arbeiten als
fest angestellt?
Die Idee dahinter war schon immer
spannend: Gerade in den von
Ihnen genannten Einsatzbereichen
ist es von enormem Vorteil, technologisch
immer am Ball zu bleiben,
weil man sehr viel unterschiedliche
Unternehmen und Spezialisierungen
kennenlernt. So können Freelancer
konsequent an ihrem Marktwert
schrauben, sie lernen viel und bringen
dieses Wissen in den nächsten
Projektauftrag wieder ein. Die rasante
technologische Entwicklung, gerade
in den Bereichen IT und Engineering,
stärkt dieses Prinzip sicherlich
noch zusätzlich. Daneben schätzen
sie die Unabhängigkeit und das größere
Verdienstpotenzial.
Stichwort Fachkräftemangel: Hat
sich die Perspektive der Unternehmen,
zumal in Deutschland, da gewandelt?
Es wird immer schwerer, qualifiziertes
Personal zu finden, das stimmt
in vielen Bereichen tatsächlich. Daher
gibt es immer öfter die Situation,
Spitzen mit richtig guten Leuten
abzudecken, die sofort anfangen
Richtig, das liegt bei uns in der Natur
der Sache: Der Freelancer hat mit
uns einen Vertrag, der Kunde ebenfalls.
Wir fungieren als Schnittstelle
zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
Das stellt hohe Anforderungen
an ein professionelles Vertragsmanagement.
Und deshalb kam die Idee ins Spiel,
diese Verträge mit MOXIS elektronisch
zu signieren?
Dass wir überhaupt auf die Idee gekommen
sind, Verträge elektronisch
zu signieren, hat eher mit leidvoller
Erfahrung zu tun. Wenn man dieses
Thema auf analoge Weise löst, kostet
das enorm viel Zeit – durch den
Postweg. Wann ist welcher Vertrag
wo? Und ist er überhaupt schon unterschrieben?
Das ist natürlich bei
Verträgen, die noch in Umschlägen
per Post geschickt werden, oft schwer
zu sagen. Der Ausschlag für die Ent-
Entscheidungsebenen
bildet MOXIS
perfekt ab.»
Thomas Gasteiger,
Projektmanager und Recruiter,
GULP München
46 47

CUSTOMERS GULP - A RANDSTAD COMPANY
Wie ist der Roll-out von MOXIS konkret
gelaufen?
Wir haben MOXIS zunächst nur für
interne Prozesse genutzt. Das hatte
einen ganz praktischen Hintergrund:
Wir wollten eine Testphase, um unsere
Bedürfnisse bei Signaturprozessen
genau kennenzulernen. Dabei
haben wir MOXIS auch schon in seiner
ganzen Bandbreite genutzt und
schnell festgestellt, dass einzelne
Funktionen perfekt zu unserem Anforderungsprofil
passen.
Zum Beispiel?
träge intern im Stapel signieren.
Bevor wir mit MOXIS an die Freelancer
rausgegangen sind, hatten wir intern
schon Tausende Dokumente damit
unterschrieben. Mittlerweile sind
wir schon im fünfstelligen Bereich.
Das soll dann künftig auch über das
reine Vertragsmanagement hinausgehen
und unter anderem auch bei
standardisierten internen Freigabeprozessen
zum Tragen kommen, die
MOXIS ja auch abwickeln kann.
Welche Rolle spielt die qualifizierte
elektronische Signatur im Vertragsmanagement
für GULP?
Eine entscheidende! Obwohl Projektverträge
streng genommen keiner
bestimmten Form bedürfen,
also eigentlich auch mündlich und
per Handschlag geschlossen werden
könnten, ist im geschäftlichen Umfeld
– schon aus Nachweisgründen
– die Schriftform einfach Standard.
Der Vorteil bei der qualifizierten elektronischen
Signatur mit MOXIS ist
Für uns ist die Stapelsignatur ein
Segen. Verträge werden zunächst inhouse
von zwei Unterschriftsberechtigten
signiert und dann geht der
Vertrag zum Unterschreiben an den
Freelancer. Diese Entscheidungsebenen
bildet MOXIS perfekt ab. Und
wenn das täglich 30 und mehr Verträge
sind, kommt einiges zusammen.
Jetzt können wir alle diese Verauch,
dass wir damit die Identität des
Vertragspartners nachweisen können.
GULP arbeitet nicht nur mit Freelancern
aus Deutschland, sondern ist
international aufgestellt. Gewinnt
hier das Thema elektronische Signatur
noch einmal mehr Schubkraft?
Unser Schwerpunkt liegt im
deutschsprachigen Raum (D – A –
CH), wir arbeiten aber auch mit Auftragnehmern
z. B. aus Großbritannien,
Spanien und Osteuropa. Das ist
eine Personengruppe mit einer auffällig
hohen Akzeptanz gegenüber
relativ neuen Technologien wie dieser.
Der Grund liegt auf der Hand: Die
Möglichkeit, Verträge elektronisch zu
signieren, wird als erhebliche Erleichterung
wahrgenommen. Hier kostet
der Postweg schließlich noch mehr
Zeit als bei Freelancern aus Deutschland.
Haben Sie einen konkreten Fall für
uns?
BACKGROUND
GULP - A RANDSTAD COMPANY
Bestes Beispiel war ein IT-Spezialist
aus Argentinien. Auf dem Postwege
hätte sein Vertragsprozedere Wochen
gedauert. Mit MOXIS und der
qualifizierten elektronischen Signatur
schmilzt das zusammen auf wenige
Stunden – inklusive aller administrativen
Vorgänge!
Herr Gasteiger, vielen Dank für das
Gespräch.
GULP ist Personalagentur und Projektportal für zeitlich begrenzte
Projektaufträge von hochqualifizierten Freelancern aus den Bereichen
IT, Engineering und Finance. Gemeinsam mit GULP Solution
Services, das sich auf die Bereiche Arbeitnehmerüberlassung
und Personalvermittlung spezialisiert hat, bringt GULP so hochqualifizierte
Experten und Unternehmen zusammen: Freelancer
in Projekte, Arbeitnehmer in einen temporären Einsatz zu interessanten
Unternehmen oder Mitarbeiter in Festanstellung.
GULP beschäftigt derzeit über 400 interne Mitarbeiter und ist an
17 Standorten in Deutschland und der Schweiz vertreten. Das
Unternehmen ist eingebettet in den Verbund der Randstad Gruppe
Deutschland und gehört zur niederländischen Randstad Holding
nv, einem der größten Personaldienstleister weltweit.
www.gulp.de
48 49

CUSTOMERS BMW GROUP
AUS FREUDE AM SIGNIEREN!
Die Autos und Motorräder, die BMW baut, gehören zu den besten und begehrtesten weltweit. Der traditionsreiche Fahrzeughersteller,
der 2016 sein 100-jähriges Bestehen feiern durfte, tut alles dafür, die „Freude am Fahren“ immer wieder
aufs Neue unter Beweis zu stellen. Eine der Voraussetzungen ist höchstmögliche Flexibilität im Produktionsprozess selbst.
Dafür garantiert nicht zuletzt BMW Zeitarbeit. Unter dem Dach der BMW Group erarbeitet dieser Unternehmensbereich
Lösungen im Personalmanagement, die genau das sicherstellen. Die digitale Signaturlösung für diese Herkules-Aufgabe
heißt seit Ende 2018 MOXIS! Die elektronische Unterschriftenmappe von XiTrust bringt dabei die nötigen PS auf die Straße
und sorgt für Speed und Grip in allen Signaturprozessen. Das unternehmensinterne Roll-out hat noch ein paar Meilen
vor sich. Nach der Zeitarbeit stehen mit dem Einkauf und der medizinischen Abteilung von BMW bereits zwei weitere
Unternehmensbereiche an der Startlinie. Ziel: MOXIS. Aus Freude am Signieren!
Mit full speed in die elektromobile Zukunft: BMW i8 Roadster
50 51

CUSTOMERS HABAU GROUP
AUF IT GEBAUT
Das digitale Zeitalter ist auch in der Baubranche angekommen.
Immer mehr IT-Anwendungen unterstützen die Unternehmen – in
der Verwaltung und vor Ort auf der Baustelle. Die HABAU Group
arbeitet mit MOXIStoolkit. Gefragt war eine Lösung, die einfach zu
bedienen ist und leicht in das bestehende System integrierbar ist.
Wie digitale Prozesse die Baubranche
unterstützen können, ist auf den
ersten Blick vielleicht nicht sofort ersichtlich.
Dabei ist die Zukunftsvision
einer „Industrie 4.0“ längst auch hier
angekommen, zum Beispiel durch
Building Information Modeling (BIM).
Dahinter verbirgt sich nicht weniger
als die digitale Baustelle, bei der von
der Planung über die Ausführung bis
zur Kalkulation alle Einzelschritte in
einem Modell zusammengefasst werden.
Sämtliche Informationen sind
für alle Beteiligten jederzeit verfügbar,
jede kleine Änderung im Projekt
ist mit allen Auswirkungen sofort
nachzuvollziehen.
Konkret steht BIM für die Planung
als 3-D-Modell und die digitale Erfassung
aller relevanten Daten, die dann
direkt ins Modell einfließen. Was im
angelsächsischen Raum bereits gelebte
Praxis ist, gehört in der österreichischen
Baubranche noch nicht immer
zum Tagesgeschäft. Auch bei der
HABAU Group befindet man sich hier
noch im Anfangsstadium. Ein erster
wichtiger Schritt im Digitalisierungsprozess
wurde nun mit der Einführung
von XiTrust MOXIS und der
elektronischen Unterschrift gemacht
– in Form von MOXIStoolkit.
Einfachheit im Vordergrund
Mit MOXIStoolkit wird die Unterschriftenfunktion
komplett in die bestehenden
betriebsinternen Systeme
integriert. Die Anwendung der elektronischen
Unterschrift läuft im Prinzip
unsichtbar im Hintergrund. „Ein
entscheidender Vorteil!“, findet Gerhard
Schaupp, IT-Leiter bei HABAU.
„Ich kenne meine Anwender, es muss
so einfach wie möglich sein. Wenn
«Ich bin davon
überzeugt, dass die
elektronische
Unterschrift jetzt
und in den
kommenden Jahren
zum Durchbruch
kommen wird.
Die Zeit ist reif.»
Gerhard Schaupp,
IT-Leiter HABAU
BACKGROUND
HABAU GROUP
Die HABAU Group mit Sitz in Perg/Oberösterreich,
ist ein jahrzehntelang erfolgreich
gewachsenes Familienunternehmen
und zählt heute mit über 4.000 Mitarbeitern
und einem jährlichen Bauvolumen
von mehr als einer Milliarde Euro zu den
Top 4 der österreichischen Bauindustrie.
Die Bandbreite der HABAU Group als internationaler
Komplettanbieter reicht vom
Hochbau, Tiefbau, Fertigteilbau und Pipelinebau
bis zum Untertage-, Stahl- sowie
Anlagenbau.
www.habau.at
52 53

CUSTOMERS HABAU GROUP
Zahlreiche Anwendungsfälle
Mit der Implementierung von Xi-
Trust MOXIS wurden zunächst interne
Prozesse wie die Anforderung
von IT-Assets mittels Online-Formular
oder die Übermittlung
zum Durchbruch kommen wird.
Die Zeit ist reif!"
es zu umständlich ist, weil man die
Anwendung verlassen muss, wird
es nicht genutzt.“ Mit MOXIStoolkit
kann der Unterschriftenprozess immer
direkt aus der Anwendung heraus
erfolgen,
mit der aktuell gearbeitet wird.
„XiTrust hat uns in der Umsetzung
super unterstützt. Aber ich war teilweise
selbst überrascht, wie gut das
von den Mitarbeitern angenommen
wird“, sagt Schaupp. Insgesamt 2.500
IT-Arbeitsplätze gibt es bei der Habau
Group, 1.400 davon betreuen
Gerhard Schaupp und sein Team im
Full-Service.
von Stundenmeldungen
abgedeckt. Für solche
Dinge ist zumeist eine einfache
Freigabe mittels fortgeschrittener
Signatur ausreichend. Aber auch
der Prozess für Leistungsmeldungen
im Controlling, wo qualifizierte
Signaturen notwendig sind
und händisch nach dem Vier-Augen-Prinzip
unterschrieben wurde,
ist bereits umgesetzt. Was
die Zukunft der elektronische Signatur
auch und gerade in der Baubranche
betrifft, ist IT-Leiter Gerhard
Schaupp optimistisch: „Ich
bin davon überzeugt, dass die
elektronische Unterschrift jetzt
und in den kommenden Jahren
Das Einsatzgebiet von XiTrust MOXIS
soll deshalb auch rasch ausgebaut
werden – Anwendungsfälle gibt es
bei HABAU genug. Behördliche Dokumente,
bei denen mehrere Personen
der Geschäftsführung unterschreiben
müssen, sind aufgrund der
dezentralen Struktur mit verschiedenen
Standorten in ganz Österreich
noch eine äußerst zeitaufwendige
Angelegenheit. Gerhard Schaupp:
„Hier kann die digitale Signatur mit
ihrer ganzen Bandbreite
an Vorteilen optimal genutzt
werden. Auch im
Einkauf soll schon bald
elektronisch unterschrieben
werden – auch von
den Lieferanten!“
54 55

CUSTOMERS ARBEITERWOHLFAHRT SAARLAND
LAUF, ZETTEL, LAUF!
Geschäftsführer Holger Wilhelm
macht die Arbeiterwohlfahrt
Saarland fit für die Zukunft. Die
Integration von XiTrust MOXIS
zeigt, wie Prozesse digitalisiert
und gleichzeitig firmeninterne
Synergieeffekte erzeugt werden.
Ein Job wie jeder andere ist dies sicher
nicht. Dass Holger Wilhelm
überhaupt Manager in einem so traditionsreichen
Wohlfahrtsverband
wie der Arbeiterwohlfahrt (AWO)
Saarland geworden ist, ist kein Zufall.
„Die Arbeiterwohlfahrt ist tief
in der Gesellschaft verankert, historisch
gewachsen. So erklärt sich auch
die große Zahl unserer ehrenamtlichen
Mitarbeiter“, sagt der 46-Jährige.
„In meiner Familie war das über die
Generationen hinweg nicht anders.
Ich bin mit dem Thema
aufgewachsen.“ Das
kann man wohl sagen:
Die Großmutter war
Ortsvereinsvorsitzende
in einer kleinen saarländischen
Gemeinde.
Als sie den Vorsitz
abgab, übernahm die
Mutter das Amt. Seit
2014 führt Holger Wilhelm
die Geschäfte des
Landesverbandes Saarland.
Als kaufmännischer Geschäftsführer
hat Holger Wilhelm heute das gesamte
Unternehmen im Blick. Zu seinen
Hauptaufgaben gehört es, die
AWO zukunftsfähig zu machen und
dort, wo dazu Modernisierungen notwendig
sind, aktiv zu werden. Das
geht von baulichen Maßnahmen
und Anschaffungen an den jeweiligen
Standorten bis zur Optimierung
sämtlicher Verwaltungs- und IT-Prozesse
im gesamten Verband.
Modernisierung im Personalbereich
In seinen Verantwortungsbereich
fallen auch IT und Personal. Hier hat
der Manager erheblichen Prozessoptimierungsbedarf
gesehen. Auf seine
Initiative hin ist dann die Zusammenarbeit
mit XiTrust entstanden.
Gefragt war eine Lösung, die einzelne
Verwaltungsprozesse beschleunigt
und jederzeit den vollen Überblick
über das große Ganze gewährleistet.
Eine Herausforderung in einem Unternehmen
mit mehreren Hundert,
über das gesamte Bundesland verteilten
Standorten. „Da gibt es naturgemäß
einen hohen Bedarf an
gut funktionierender Kommunikation“,
weiß Wilhelm. Das war in der
Vergangenheit nicht immer einfach.
Fast alle Vorgänge waren papierbasiert,
vieles ist auf dem Postwege
weitergeleitet worden – mit dem dazugehörigen
logistischen Aufwand
und der gelegentlichen Nachfrage,
wann denn mit dem benötigten Dokument
zu rechnen sei.
„MOXIS gibt uns die Möglichkeit, alle
diese Prozesse Schritt für Schritt zu
digitalisieren.“ Der Einsatz von MOXIS
ist dabei durchaus im Rahmen der
Unternehmensstrategie zu interpretieren.
Deren Ziel ist es, alle Ressourcen
so effizient wie möglich einzusetzen,
um auf diese Weise so viel Zeit
wie möglich für die Kunden der AWO
zu gewinnen.
Prozessgenauigkeit und Transparenz
Den Anstoß zur Zusammenarbeit
der AWO Saarland mit XiTrust gaben
die zahlreichen Anforderungen
im Personalumfeld: Einstellungen,
umfangreiche Meldeprozesse der
dezentralen Einrichtungen und Urlaubsanträge
sind dabei nur einige
wenige Themen. Je größer das Unternehmen,
desto komplexer auch der
Bearbeitungsaufwand in allen Personalfragen.
Bei der AWO spiegelt sich
das in der Vielzahl der Prozessbeteiligten
und den Anforderungen
des Gesetzgebers an jeden
einzelnen Vorgang.
In einem Unternehmen dieser
Größe schreibt der Gesetzgeber
etwa im Falle
einer Einstellung ein präzise definiertes,
fristgerechtes Prozedere vor. Die
einzelnen Akteure in Personalangelegenheiten
kommen aus der Personalabteilung
selbst, dem Datenschutz
und dem Betriebsrat. Prozessgenauigkeit
und Transparenz sind dann natürlich
die zentralen Komponenten.
„Ziel war es, die durch eine Vielzahl
an Einzelschritten gekennzeichneten,
papierbasierten Freigabeprozesse mit
XiTrust MOXIS zu vereinfachen und
zu beschleunigen“, sagt Holger Wilhelm.
In Personalfragen kommt bei
der AWO der „Laufzettel“ zum Einsatz.
Ein Dokument, über das neun
verschiedene Personalthemen abgebildet
werden. Und es ist ein Dokument,
das in der Vergangenheit papierbasiert
war, teilmanuell erstellt
wurde und für dessen Zustellung
Postboten in die Pedale treten mussten.
Blitzschnelle Korrekturen
Beispiel Einstellung von neuen Mitarbeitern:
Der Laufzettel enthält den
gesamten Personalvorgang, von den
Bewerbungsunterlagen bis zu den
Genehmigungen aller Zeichnungsverpflichteten.
Von entscheidender
Bedeutung ist beim Laufzettel neben
den einzuhaltenden Fristen seine
Vollständigkeit. Ist diese nicht
gegeben, wird der Laufzettel zurückgeschickt
und der Prozess von Neuem
angestoßen.
Dies hat in der Vergangenheit immer
wieder zu unnötigen Verzögerungen
von bis zu einer Woche geführt.
„Mit XiTrust MOXIS haben wir
optimale Transparenz gewonnen: Ein
unvollständiger Laufzettel wird innerhalb
von fünf Minuten neu erstellt“,
sagt Wilhelm. Der aktuelle
Standort des Laufzettels und der jeweilige
Status des Vorgangs ist für
alle Beteiligten jederzeit ersichtlich.
Die AWO Saarland hat in MOXIS genau
die Klammer gefunden, die einen
Vorgang, an dem mehrere Abteilungen
beteiligt sind, sicher zusammenhält.
Mit Unterstützung von XiTrust MO-
XIS kann die AWO Saarland jetzt den
gesamten Prozessablauf digital abbilden
– bis hin zu den Signaturen der
Entscheider. Synergieeffekte sind dabei
inbegriffen: Das Unternehmen
hat die Integration von MOXIS paral-
56 57

CUSTOMERS ARBEITERWOHLFAHRT SAARLAND
lel dazu genutzt, die eigenen Prozesse
zu durchleuchten und wenn nötig
einem Uplift zu unterziehen. Das Fazit
von Holger Wilhelm: „MOXIS passt
sich optimal an unsere dezentrale
Unternehmensstruktur an!“
Baustein für die Digitalisierung
Beim Wohlfahrtsverband steht diese
Form der Prozessoptimierung für
mehr als gelungenes Ressourcenmanagement.
Die Integration von
XiTrust MOXIS in das firmeninterne
IT-System ist für Holger Wilhelm
und sein Team ein Baustein für die
Digitalisierung insgesamt. „Die Arbeit
mit MOXIS sehe ich als Kick-off
für eine Vielzahl von Prozessen, die
fit für die Unternehmenszukunft gemacht
werden“, berichtet Holger Wilhelm.
Deshalb hat die AWO Saarland
von Beginn an auf eine „große Lösung“
gesetzt, bei der Entscheider aus
allen Abteilungen an einen Tisch geholt
wurden.
Derzeit konzentriert sich der Einsatz
von MOXIS noch auf unternehmensinterne
Prozesse im Saarland.
Die Visionen von der digitalen Zukunft
des Unternehmens werden indessen
immer konkreter. „Jedes Unternehmen
braucht Innovationen,
um lebensfähig zu bleiben, da macht
die AWO Saarland keine Ausnahme“,
weiß Holger Wilhelm. „Für die Zukunft
kann ich mir vorstellen, dass
wir mit MOXIS auch Prozesse abbilden,
die über die Unternehmensgrenzen
hinausgehen. Zum Beispiel auch
mit externen Lieferanten und Dienstleistern.“
«MOXIS gibt uns
die Möglichkeit,
unsere Prozesse Schritt
für Schritt
zu digitalisieren.»
Holger Wilhelm,
Geschäftsführer
Arbeiterwohlfahrt Saarland
BACKGROUND
ARBEITERWOHLFAHRT
SAARLAND
Die Arbeiterwohlfahrt (AWO) gehört zu den größten Arbeitgebern in
Deutschland. Mit fast 150.000 hauptberuflichen Mitarbeitern ist die
AWO nicht nur einer der bedeutendsten Wohlfahrtsverbände Europas,
sondern auch einer der traditionsreichsten: Gegründet 1919 von der
Schneiderin Marie Juchacz, um die akute Not nach dem Ersten Weltkrieg
zu lindern, im Nationalsozialismus unter Verbot gestellt, spiegelt
sich in der Geschichte der AWO gleichsam die Geschichte Deutschlands
und Europas im 20. Jahrhundert.
Die AWO ist ein dezentral organisierter Verband mit Niederlassungen
in jedem deutschen Bundesland. Der Landesverband Saarland gehört
mit 5.000 Mitarbeitern zu den kleineren und weist einen Jahresumsatz
von rund 200 Millionen Euro aus. Kaum zu bewältigen wäre das Leistungsspektrum
ohne die Unterstützung von 14.000 Ehrenamtlichen. Die
AWO Saarland betreibt über 300 verschiedene Einrichtungen in den
Bereichen der Jugend- und Familienhilfe, der Eingliederungshilfe sowie
der Altenhilfe. Der Landesverband Saarland ist einer wenigen, der alle
Dienstleistungsfelder der Sozialbranche abdeckt.
www.awo-saarland.de
58 59

ESSAY
AUSGEZEICHNET UNTERZEICHNET
ZUR KULTURGESCHICHTE DER UNTERSCHRIFT
Mit Handschrift ist im landläufigen Sinne eine Charaktereigenschaft gemeint. Das persönliche und
handschriftliche Verbürgen von Echtheit und Original hatte in der analogen Welt seinen festen Platz und
erweist sich im digitalen Zeitalter oft als nicht mehr zeitgemäße Kultur- und Arbeitstechnik. Zumal dann,
wenn es um das Unterschreiben im professionellen Kontext geht. Um sich die wandelnde Bedeutung
von gemalten Unterschriften und die Ablösung durch elektronische Signaturen vor Augen zu führen,
lohnt ein Blick in die Geschichte. Von den ersten Zeichen bis zum E-Signatur-Platzhalter in MOXIS.
Wer das erste Mal mit elektronischen
Signaturen in Berührung
kommt, fragt sich meistens, ob die
elektronische Signatur denn wirklich
so viel gilt wie die handschriftliche.
Diese auch im Jahre drei nach
der eIDAS-Verordnung manchmal
noch etwas bang vorgetragene Frage
deutet es an: Die Geschichte der Unterschrift
ist zuallererst ein gewichtiges
Kapitel der Rechtshistorie. In
ihr spiegelt sich nicht weniger als die
Entwicklung Europas in wirtschaftlicher
und kultureller Hinsicht.
Die Erfolgsgeschichte der Unterschrift
ab dem 15. Jahrhundert ist untrennbar
verknüpft mit dem aufblühenden
Kaufmannswesen in Europa.
Das akkurate Anbringen eines Siegels
mit Stempel und tropfendem Kerzenwachs
wird zum Auslaufmodell. Zumal
die Beurkundung mit Siegel ursprünglich
eher eine Domäne des
Adels und der Kirche gewesen war.
Kaufleute griffen immer öfter zur Feder
– angesichts der wachsenden Zahl
von Kauf- und Handelsverträgen eine
durchaus zeitsparende, pragmatische
Methode. Unter Verträge setzten sie
mit spitzer Feder ihr Zeichen oder ihren
ausgeschriebenen Namen.
Die Schwelle vom Mittelalter zur
Neuzeit ist geprägt von rasant wachsendem
Welthandel. Neue Märkte
entstanden, größere Distanzen konnten
in immer weniger Zeit überwunden
werden. Mobilität spielt bei der
Verbreitung der Signatur damit eine
Schlüsselrolle. Das zeigt sich auch in
der Kunst. Denn spätestens ab dem
„Goldenen Zeitalter“ in der europäischen
Malerei entstand im 17. Jahrhundert
ein europaweiter Kunstmarkt.
Da die Künstler nun die
Käufer ihrer Werke nicht mehr zwingend
persönlich kennenlernten, setzte
sich die Signatur von Werken endgültig
als Echtheitsbeweis durch und
wurde zum Standard. Ein weiterer
zentraler Schlüssel zur Verbreitung
der handschriftlichen Signatur ist die
Bildung: Immer mehr Menschen lernten
schreiben und waren dadurch
überhaupt erst in der Lage, mit ihrem
Namen Unterschriften zu leisten.
Signatur und Globalisierung
Damit erzählt die Geschichte der
Unterschrift von der Ökonomisierung
der Welt, der Bildung und ja, wenn
man so will, von den Ursprüngen der
Globalisierung. Die Signatur breitete
sich in alle Lebensbereiche aus. Nicht
nur Künstler begannen ihre Werke
grundsätzlich zu signieren, Staaten
regelten ihr Miteinander per Unterschrift
unter Vertragswerke, Arbeitsverhältnisse
wurden festgeschrieben,
Handelsverträge abgeschlossen. Die
Unterschrift wurde zur weltumspannenden
Kulturtechnik und zum Synonym
für Echtheit. Sie bildete damit
die gesellschaftsrechtliche Grundlage
allen Gemeinwesens.
Beweis schwarz auf weiß
Heute ist die rechtsgültige Unterschrift
u. a. im Paragraf 126 des BGB
Deutschlands geregelt. Der Fachterminus
lautet Schriftform. Es ist im
Gesetzestext explizit festgehalten,
dass die elektronische Signatur der
handschriftlichen Signatur gleichgesetzt
ist, also dieselbe Rechtsverbindlichkeit
besitzt. Ausnahme ist die notarielle
Beurkundung. Sie hat nach
Paragraf 126 dieselbe Rechtsgültigkeit
wie die Handschrift oder die
elektronische Signatur. Beurkundet
der Notar die Rechtmäßigkeit, können
des Schreibens nicht Mächtige
eine Willensbekundung durch einfache
Zeichen kundtun.
Im Zeitalter der elektronischen Signatur
haben wir die Wahl, weiterhin
analog zu signieren oder digitale
Technik zu nutzen. Für größere Unternehmen,
die ihren Schriftverkehr
digitalisieren wie viele andere Geschäftsbereiche
auch, ist die durch
ein persönliches Zertifikat qualifizierte
elektronische Signatur alternativ–
los. Der übergeordnete Trend ist die
abnehmende Bedeutung der Handschrift
im Alltag. Was schreiben wir
denn noch von Hand? Einkaufszettel,
Post-its, Ansichtskarten, Tagebücher.
Viel mehr ist es nicht. Durch die Digitalisierung
ist kein Mensch mehr darauf
angewiesen, sich handschriftlich
mitzuteilen. Oder sich ausschließlich
da mitzuteilen, wo seine Schreibmaschine
steht.
Unterschriftenautomat
So antiquiert Handschrift und
handschriftliche Signatur in Alltag
und Beruf mittlerweile auch erscheinen
mögen, so konkurrenzlos sind sie
an exponierter Stelle: Wenn internationale
Verträge und präsidiale Dekrete
unter dem Blitzlichtgewitter der
Presse gegengezeichnet werden, wird
in einer medienwirksamen Inszenierung
der goldene Füllfederhalter gezückt
und das Ergebnis stolz der Öffentlichkeit
präsentiert. Schwarz auf
weiß ist der Beweis. Keine Überraschung
ist es da auch, dass Autogramme
bei ebay besser verkäuflich
sind als Selfies mit Prominenten.
Einer der Urväter der professionellen Signatur: Der Hanse-Kaufmann Georg Gisze auf
einem Gemälde von Hans Holbein dem Jüngeren (1532)
Einzelne Dokumente gelten als persönlicher,
wenn sie mit einem Montblanc
signiert sind. Von wem auch
immer: So produziert ein deutsches
Unternehmen Unterschriftenautomaten,
die von Roboterhand Füllfederhalter
führen und so ganz persönliche
Unterschriften zu Papier
bringen – von Kunden, die eigentlich
keine Zeit zum eigenhändigen Signieren
haben oder die Mühen der Schönschrift
auf kostbarem, handgeschöpften
Papier scheuen. Der Automat ist
in der Lage, persönliche Signaturen
60 61

ESSAY
perfekt zu imitieren – und das sogar
mit minimalen Nuancen, da keine
persönliche Unterschrift der nächsten
aufs Haar gleicht.
Unleserliche Rezepte
Schwierig wird dieses Verfahren
immer dann, wenn das unterschriebene
Dokument ins Fadenkreuz
rechtlicher Streitfälle gerät. Dann
gilt es aufzuklären, wer wirklich auf
den Startknopf gedrückt hat und ob
der Inhaber der aufgemalten Handschrift
tatsächlich wusste, dass mit
seiner Signatur unter Steuererklärungen
Gelder am Finanzamt vorbeigeschleust
wurden. Per se rechtsgültig
im Sinne des Paragrafen 126 BGB,
also wie qualifizierte elektronische
Signaturen oder klassische Handschriften,
sind solche Kunstwerke
nämlich nicht.
Unterschrift von Michelle Obama
Rechtsgültig signiert sind dagegen
handgeschriebene Arztrezepte.
Das kann hinsichtlich des Schriftbildes
ganz originell sein, hat aber mitunter
drastische Folgen. Nach einer
Studie des Institute of Medicine der
National Academies of Sciences aus
dem Jahr 2006 sterben in den USA
jährlich 7.000 Patienten an den Folgen
unleserlicher Rezepte. Und Fehlverschreibungen
sind teuer: Der
Schweizer Krankenkassendachverband
santésuisse hat ausgerechnet,
dass unleserliche Ärzteverordnungen
und Rezepte das Schweizer
Gesundheitssystem jährlich mindestens
100 Millionen Schweizer
Franken kosten.
Handschrift als Kunst
Während die elektronische Signatur
(leserliche) elektronische Arztrezepte
ermöglicht, Unternehmensworkflows
vereinfacht oder
Bankgeschäfte mobil macht, feiert
die Handschrift auf anderen Bühnen
eine Renaissance. Als verschnörkelte
Kalligrafie oder als kunstvoll geschwungenes
Handlettering – Techniken,
wie man sie in den Workshops
der österreichischen Künstlerin Elke
Wunsch aus Graz lernen kann. „In
den letzten Jahren vollzieht sich ein
deutlicher Wandel zu Handgefertigtem
und Handschrift“, sagt Elke
Wunsch. „Ich sehe das als Reaktion
auf unser nach Perfektion strebendes,
digitales Zeitalter. In der Welt
der Computer, Tablets und Handys
hebt sich Handgeschriebenes durch
seinen ganz eigenen Charme ab und
weckt bei Menschen ein emotionales
Erlebnis. Die eigene Handschrift gewinnt
zunehmend an Bedeutung!“
Künstlerin Wunsch findet aber
auch, dass heute die elektronische
und die handgeschriebene Signatur
gleichermaßen ihre Berechtigung besitzen.
Immer da, wo es Handlungsabläufe
vereinfacht und eine „persönliche
Note“ fehl am Platze ist,
sieht Signatur-Expertin Wunsch die
elektronische Signatur im Vorteil.
Aber auch im Geschäftsleben empfiehlt
sie, hin und wieder die Handschrift
zu bevorzugen: „Dort, wo man
Personen emotional erreichen oder
besondere Wertschätzung ausdrücken
möchte, ist die handgeschriebene
Signatur unumgänglich.“
So geben verschiedene Unternehmen
für einzelne Gelegenheiten bei
ihr Handgeschriebenes in Schönschrift
in Auftrag. Ein boomender
Markt, der es im digitalen Zeitalter
bis auf die Kreidetafeln gehobener
Gastronomie geschafft hat. Am spannendsten
findet Elke Wunsch aber
immer noch die individuelle Handschrift.
„Handschrift ist etwas, was
uns einzigartig macht. Unsere eigene
Schrift ist immer individuell und authentisch,
emotional und asymmetrisch.
Das macht sie außergewöhnlich,
so wie unser ganz persönlicher
Fingerabdruck.“
Darauf, nämlich die eigene Handschrift,
braucht man aber selbst im
digitalen Zeitalter nicht zu verzichten.
Wer will, kann zum Beispiel in
XiTrust MOXIS sein persönliches
Schriftbild in die elektronische Signatur
einfügen. Der individuell gestaltete
Platzhalter wird per Drag and Drop
an die richtige Stelle im Dokument
gezogen und ist genauso rechtsgültig
wie die Signatur eines flämischen
Meisters unter einem Stillleben im
17. Jahrhundert.
Individuelles Schriftbild in MOXIS
62 63

KARIKATUR
Illustration: Michaela Nutz
Mit diesem Werkzeug, volkstümlich „Kugelschreiber“ genannt,
wurde noch bis Anfang des 21. Jahrhunderts auf Papier
aus kostbarem Holz unterschrieben.
IMPRESSUM
Redaktion: Lukas Fölzer, Alexandra Marine Nuñez, Christoph Schomberg (Ltg.)
Design: Michaela Nutz
Fotografie: Klemens Grassl
Lektorat: Jörg Eipper-Kaiser
Fotonachweis: AVL (S. 32), Adecco (S. 35), Fresenius Kabi (S. 43-44), BMW Group (S. 50), AWO Saarland (S. 56), Foto-Bohn (S. 56), Cramers Kunstanstalt
(S. 59) Staatliche Museen Berlin (S. 61)
Druck: DMS DATA+MAIL Schinnerl e.U.
© XiTrust Secure Technologies GmbH 2019
Die Referenzinterviews geben ausschließlich die Angaben der interviewten Referenzkunden wieder. Der Abdruck derselben ist mit ausdrücklicher Genehmigung der Interviewpartner
gestattet. Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter.
Der XiGuide, einschließlich aller Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne schriftliche Zustimmung des
Herausgebers unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Fotokopien oder andere Verfahren, Vervielfältigungen jeglicher Art, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und
Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen oder Maschinen, vor allem, wenn diese begleitend oder Teil von kommerziellen Aktivitäten sind.
XiTrust kann die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der im Magazin enthaltenen Informationen und Angaben nicht garantieren und dafür auch keine Haftung übernehmen.
64 65

XiTrust Secure Technologies GmbH
Österreich / Niederlassung Graz
Grazbachgasse 67, 8010 Graz
Deutschland / Niederlassung Düsseldorf
Daimlerstraße 8a, 41564 Kaarst
www.xitrust.com
66