BAU 2019 // 10 Schritte zum sicheren Messeerfolg
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TEIL I<br />
TEIL II<br />
TEIL III<br />
VOR DER MESSE<br />
WÄHREND DER MESSE<br />
NACH DER MESSE<br />
powered by MEPLAN
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
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INHALT<br />
EDITORIAL<br />
Mirko Arend<br />
VOR DER MESSE<br />
1 Messeziele S. 4<br />
2 Budgetkalkulation S. 6<br />
3 Messestandkonzept S. 8<br />
4 Besuchereinladung S. 14<br />
5 Neue Kontakte gewinnen S. 16<br />
WÄHREND DER MESSE<br />
6 Mitarbeiterbriefing S. 18<br />
7 Messegespräche S. 20<br />
8 Leadmanagement S. 22<br />
NACH DER MESSE<br />
9 Messenacharbeit S. 24<br />
<strong>10</strong> Erfolgskontrolle S. 26<br />
<strong>Messeerfolg</strong>sgutschein<br />
im Wert von 1.200 Euro S. 29<br />
To do am/ab<br />
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Sehr geehrte Aussteller der <strong>BAU</strong> <strong>2019</strong>,<br />
Messen sind hervorragende Kommunikations- und Geschäftsplattformen – insbesondere wenn sie strukturiert und<br />
professionell vorbereitet werden. Mit der Initiative <strong>Messeerfolg</strong> wollen wir Ihnen Kniffe, Tricks und Regeln näher<br />
bringen, mit denen Ihr Messeauftritt noch erfolgreicher werden kann.<br />
Die Broschüre <strong>10</strong> beinhaltet viele Praxistipps für Ihre tägliche Arbeit und beantwortet konkrete Kernfragen bezüglich<br />
einer erfolgreichen Messebeteiligung.<br />
Unser Leitfaden zeigt Ihnen in zehn <strong>Schritte</strong>n, wie Sie Ihre Messeziele sicher und effizient erreichen. Tragen Sie<br />
daher gleich konkrete Termine ein, an denen Sie mit der Umsetzung der einzelnen <strong>Schritte</strong> beginnen wollen.<br />
Checklisten, Tools, nützliche Quellen und Praxistipps dienen als wichtige Hilfsmittel für eine effiziente Realisation<br />
Ihres Messeprojekts.<br />
Weitere Unterstützung bei der Umsetzung Ihrer zehn <strong>Schritte</strong> <strong>zum</strong> <strong>sicheren</strong> <strong>Messeerfolg</strong> bietet Ihnen die Initiative<br />
<strong>Messeerfolg</strong> der <strong>BAU</strong> <strong>2019</strong>. Vertiefende Informationen erhalten Sie beispielsweise in den Workshops und Onlinetrainings<br />
oder in umfangreichen Checklisten, die Ihnen <strong>zum</strong> richtigen Zeitpunkt zugesandt werden. Weitere Informationen<br />
hierzu unter www.bau-muenchen.com/messeerfolg.<br />
Wir wünschen Ihnen einen guten Start in Ihre Messevorbereitungen und viel Erfolg auf der <strong>BAU</strong> <strong>2019</strong>.<br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
Herausgeber: MEPLAN GmbH,<br />
Olof-Palme-Straße 1, 81829 München<br />
ISBN 978-3-00-027670-5<br />
Copyright by MEPLAN GmbH<br />
Mirko Arend<br />
Projektgruppenleiter<br />
<strong>BAU</strong> <strong>2019</strong><br />
3
MESSEZIELE<br />
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ÜBERSICHT<br />
<strong>10</strong> STEPS<br />
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Wer sich keine konkreten Messeziele setzt, kann sie auch nicht erreichen. Welche Ziele<br />
verfolgen Sie mit Ihrer Messebeteiligung? Wollen Sie vorrangig neue Kunden gewinnen, das<br />
Image Ihres Unternehmens pflegen oder Produktneuheiten präsentieren? Von der Definition<br />
Ihrer Messeziele hängt die gesamte Planung Ihres Messeauftritts ab: von der Standflächenwahl<br />
über das Messestanddesign und die Besuchereinladung bis hin zur Betreuung Ihrer<br />
Gäste am Stand.<br />
KERNFRAGEN<br />
Wie ermittle ich die Ziele meiner Messebeteiligung?<br />
Mit dem praktischen und kostenfreien MesseNutzenCheck des AUMA* erhalten<br />
Sie online einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Ziele von Messebetei li gungen. Außerdem finden<br />
Sie dort die richtigen Instrumente, um das Erreichen Ihrer Messeziele auch messen zu können.<br />
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Orientieren Sie sich bei der Definition Ihrer Messeziele an<br />
Ihren Unternehmens- und Marketingzielsetzungen.<br />
Rechtzeitige Festlegung – je früher, desto besser.<br />
Definieren Sie realistische Ziele, die Sie für jede Messebeteiligung<br />
neu festlegen bzw. überprüfen.<br />
Konzentrieren Sie sich auf Ziele, die konkret messbar sind.<br />
Legen Sie fest, wie Sie das Erreichen Ihrer Ziele messen wollen.<br />
Kommunizieren Sie die Messeziele an alle Messebeteiligten in<br />
Form einer schriftlichen Dokumentation.<br />
Wie werden meine Messeziele Kernstück der Messeplanung?<br />
Binden Sie frühzeitig alle Bereiche Ihres Unternehmens, die direkt in Ihren Messe auftritt involviert sind,<br />
in die Planung mit ein. Erarbeiten Sie Ihre Messeziele gemeinsam und kommunizieren Sie diese an<br />
alle internen und externen Akteure. Die Vermittlung Ihrer Ziele ist ein ebenso wichtiger Bestandteil<br />
des Briefings externer Dienstleister wie auch Ihres Standpersonals.<br />
Welche Vorteile bieten klar formulierte und dokumentierte Messeziele?<br />
Mit den richtig definierten Messezielen sorgen Sie für eine klare, durchgängige Messekommunikation<br />
und haben jederzeit einen verbindlichen Leitfaden für alle Messeaktivitäten an der Hand. Ihre Messeziele<br />
bilden auch die Basis für die wichtige Erfolgskontrolle nach der Messe. Je klarer Sie dabei Ihre<br />
Ziele definieren, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten.<br />
* Ausstellungs- und Messe-Ausschuss<br />
der Deutschen Wirtschaft e. V.<br />
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HÄUFIGE MESSEZIELE<br />
Kontaktziele: Stammkundenpflege, Neukundengewinnung<br />
Informationsziele: Wettbewerbsbeobachtung, Benchmarking,<br />
Gewinnung neuer Kooperationspartner<br />
Kommunikationsziele: Steigerung des Bekanntheitsgrads, Imageverbesserung,<br />
Einsicht in Kundenverhalten<br />
Vertriebsziele: Vertragsabschlüsse,<br />
Aufbau neuer Vertriebswege, Erschließung neuer Märkte<br />
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BUDGETKALKULATION<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
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Mit einer realistischen Budgetkalkulation schaffen Sie ein solides finanzielles Fundament<br />
für Ihre Messebeteiligung. Grobeinschätzungen, Pi-mal-Daumen-Kalkula tio nen oder die viel<br />
bemühte „Hausnummer“ führen immer zu Kompromiss lösungen, die Ihre Messeziele gefährden.<br />
Daher ist es entscheidend, dass Sie von Anfang an eine verlässliche Übersicht über die<br />
anfallenden Messekosten haben. Planen Sie Ihr Budget frühzeitig!<br />
Bedenken Sie alle Positionen: Standfläche, Gebühren,<br />
Versorgung (Strom, Wasser etc.), Messestandkonzeption,<br />
Messebau, Marketingmaßnahmen, Personal, Reisekosten,<br />
Catering etc.<br />
KERNFRAGEN<br />
Welche Kostenpositionen sollten in meine Budgetkalkulation<br />
mit einfließen?<br />
Der MesseNutzenCheck des AUMA (www.auma.de) vermittelt nicht nur einen Überblick über<br />
die Messeziele, sondern auch über die Kosten positionen einer Messe.<br />
Wie erhalte ich eine realistische Kalkulation?<br />
Der „Messebudgetplaner“ ermöglicht Ihnen die Berechnung Ihres Messebudgets für die<br />
wichtigsten messespezifischen Kosten. Dieses kostenlose Online-Tool erreichen Sie unter<br />
www.automatica-budgetplaner.de.<br />
Zudem sollten Sie die Nachkalkulation vergangener Messebeteiligungen prüfen und als<br />
Grundlage heranziehen.<br />
Wie gestalte ich meinen Messeauftritt effizienter,<br />
um Kosten zu reduzieren?<br />
Wer früh plant, spart bares Geld. Nichts verursacht mehr Kosten als kurzfristige Änderungen oder<br />
Last-Minute-Bestellungen. Prüfen Sie zu jedem Zeitpunkt, wie und wo Sie auf bereits Bestehendes<br />
zurückgreifen können. Sichern Sie durch regelmäßige Abstimmung mit Ihrem Messeteam die Einhaltung<br />
des Budgets.<br />
Achten Sie darauf, dass Ihr Budget auf Fakten basiert, nicht<br />
auf groben Schätzungen.<br />
Überprüfen Sie die Einhaltung Ihres Budgets durch eine<br />
Nachkalkulation im Anschluss an die Messe.<br />
PRAXISTIPP<br />
www.bau-budgetplaner.de<br />
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MESSESTANDKONZEPT<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
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Mit der richtigen Idee überzeugen. Ein beeindruckender Messestand zieht Besucher an<br />
und lenkt interessierte Blicke auf Ihr Unternehmen. Entscheidend sind dabei nicht das<br />
Standbudget und die -größe, sondern ein schlüssiges Standkonzept, das Sie beim Erreichen<br />
Ihrer Messeziele unterstützt.<br />
KERNFRAGEN<br />
Wodurch zeichnet sich ein gutes Standkonzept aus?<br />
Das optimale Standkonzept orientiert sich in erster Linie an den definierten Messe zielen. Wollen Sie<br />
beispielsweise den Bekanntheitsgrad Ihrer Produkte erhöhen, so stellt auch das Standkonzept die<br />
Inszenierung Ihrer Produkte in den Vordergrund. Ist Ihr wichtigstes Ziel dagegen der Neukundenkontakt,<br />
so gilt das Hauptaugenmerk der Fernwirkung Ihres Standes und aufmerksamkeitsstarken<br />
Eyecatchern. In jedem Fall sollte Ihr Standkonzept eine klar formulierte Messe botschaft beinhalten.<br />
Messen leben vom Gespräch: Wichtig ist daher die Planung von Bereichen, die Gespräche in angenehmer<br />
Atmosphäre erlauben.<br />
Ein weiterer bedeutsamer Bestandteil der Gesamtkonzeption ist die Detailgestaltung des Standes.<br />
Achten Sie dabei auf die optimale Auswahl der Exponate sowie auf den gezielten Einsatz von Grafiken,<br />
Licht, Farbe und Materialien.<br />
Worauf ist bei der Standaufteilung zu achten?<br />
Sorgen Sie für eine klare Abgrenzung von Kommunikations- und Präsentationsbereichen: mit<br />
Pflanzen, semitransparenten Raumteilern oder durch getrennte Raumebenen. Schaffen Sie in jedem<br />
Bereich eine eigene Atmosphäre, beispielsweise durch unterschiedliche Bodenbeläge oder eine<br />
individuelle Beleuchtung.<br />
Kalkulieren Sie von Beginn an ausreichend Flächen für den Backofficebereich, Lager, Garderobe und<br />
vor allem für das Catering mit ein. Insbesondere darf die Bewirtung den Standablauf nicht stören.<br />
Einblicke in die Küche oder hinter Theken sind zu vermeiden.<br />
Eine besondere Herausforderung ist die intelligente Besucherführung am Stand: Informationstheken<br />
sollten als erster Anlaufpunkt unmittelbar ins Auge fallen, einzelne Standbereiche durch auffällige Beschriftung<br />
klar gegliedert werden. Denken Sie an den Grundsatz „weniger ist mehr“ – vermeiden Sie<br />
Zutrittsbarrieren und achten Sie darauf, dass Sie Ihren Stand nicht „zustellen“. Auf genügend Platz für<br />
Exponate und Präsentationsmedien sollte geachtet werden.<br />
Welche Informationen benötigt Ihr Standbaupartner zur Entwicklung Ihres<br />
individuellen Standkonzepts?<br />
Je mehr Hintergrundinformationen Sie Ihrem Standbaupartner liefern, desto besser ist das Standkonzept<br />
auf die Erreichung Ihrer Messeziele ausgerichtet. Messespezifisch spielen Informationen<br />
zur Lage, Größe und Art der Stand fläche eine Rolle. Haben Sie schon eine konkrete Vorstellung<br />
zur Bauweise Ihres Stands? Kennen Sie Ihre Standnachbarn? Hilfreich sind für Ihre Standbaupartner<br />
auch Fotodokumentationen älterer Messebeteiligungen oder Beispiele von Ständen, die Sie auf<br />
anderen Messen besonders beeindruckt haben. Zudem benötigt Ihr Standbaupartner genaue Infos<br />
darüber, welche Aktivitäten am Stand geplant sind (z. B. Präsentationen, Vorführungen, Events<br />
etc.). Maßgeblich wird aber ein Punkt das Standkonzept beeinflussen: Ihr verfügbares Budget.<br />
Ihr Messestand repräsentiert Ihr Unternehmen.<br />
Ihr Standkonzept muss sich an Ihren Messezielen ausrichten.<br />
Schaffen Sie angenehme Kommunikationsbereiche.<br />
Schließlich wollen Sie den persönlichen Kontakt pflegen.<br />
Kommunizieren Sie klare Botschaften.<br />
Denken Sie bei der Größe Ihrer Standfläche auch an den<br />
Platzbedarf für Lagerraum, Backoffice oder das Catering.<br />
Insbesondere bei der Gestaltung von Grafiken- und Informationstexten<br />
gilt: „Weniger ist mehr“.<br />
8<br />
9
STAND<strong>BAU</strong>ARTEN<br />
SYSTEM<strong>BAU</strong>WEISE<br />
SYSTEM<br />
Kostengünstig und dennoch ausdrucksstark? Standardlösung und trotzdem<br />
individuell konfigurierbar? Die Systemstände von MEPLAN bieten jede Menge<br />
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Ausstellerwünsche in Systembauweise realisiert werden können. Und das<br />
Beste: Die meisten Systemlösungen können Aussteller schnell und einfach<br />
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Messedaten<br />
eingeben<br />
Standtyp<br />
wählen<br />
Stand- und Teppichfarben<br />
wählen<br />
Ausstattung<br />
wählen<br />
ÜBERSICHT<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
<strong>10</strong> STEPS<br />
%<br />
SOFORTIGE<br />
PREISANGABE<br />
COLUMN<br />
MAXI ONE<br />
FRESH-SIGHT<br />
DIALOGUE<br />
BALANCE<br />
SYSTEM<br />
<strong>10</strong><br />
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STAND<strong>BAU</strong>ARTEN<br />
MISCH<strong>BAU</strong>WEISE<br />
INDIVIDUAL<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
KONVENTIONELLE <strong>BAU</strong>WEISE<br />
DESIGN<br />
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Die Mischbauweise zeichnet sich durch hochwertige, individuell konzipierte<br />
Standdesigns in flexibler Modularbauweise, geringen Planungs- und Realisierungszeiten<br />
sowie flexiblen Einsatzmöglichkeiten für unterschiedlich große<br />
Standflächen aus. Die Mischbauweise wird häufig genutzt für Stände zwischen 40<br />
und 120 m².<br />
Hochwertige Standbauten, individuell gefertigte Unikate und exklusive Ausstattungsdetails:<br />
Bei unseren Designständen legen wir größten Wert auf das Besondere, das<br />
Einzigartige und vollendete Qualität. Das optimale Zusammenspiel von Architekten,<br />
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BESUCHEREINLADUNG<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
Mit einem gezielten Besuchermarketing können Sie sicher sein, dass Sie diejenigen Kunden<br />
am Messestand begrüßen, für die Sie sich interessieren. Nichts ist auf einer Messe ineffizienter<br />
als Zufall und Hoffnung.<br />
KERNFRAGEN<br />
Warum sind Besuchereinladungen so wichtig?<br />
Laut einer aktuellen AUMA-Umfrage ist eine Messeeinladung die wirksamste Form der Besucheransprache<br />
überhaupt. Zudem bieten Messeeinladungen eine hervorragende Möglichkeit, sich<br />
frühzeitig vom Wettbewerb positiv abzusetzen und Interesse zu generieren. Das Wichtigste aber ist:<br />
Auch die verfügbare Zeit der Messebesucher ist begrenzt. Über 80 % aller Fachbesucher planen<br />
Ihren Messe besuch im Vorfeld und vereinbaren bereits wichtige Gesprächstermine. Sorgen Sie mit<br />
gezielten Einladungen für verbindliche Besuchertermine.<br />
Wie plane ich meine Einladungskampagne richtig?<br />
Die wichtigste Regel vorweg: Planen Sie frühzeitig. Allein die Aktualisierung und Erweiterung von<br />
Adressdaten ist zeitaufwändig – und unerlässlich. Schließlich hat die richtige Ansprache Ihrer Gäste<br />
oberste Priorität. Kategorisieren Sie Ihre Adressen und legen Sie fest, wen Sie per E-Mail einladen<br />
wollen und für welche Gäste Sie die persönlichere Form des Briefes oder der direkten Ansprache<br />
wählen. Gut strukturierte Adressdaten erlauben Ihnen zudem, zielgruppenspezifische Anschreiben zu<br />
versenden.<br />
Beachten Sie beim Einladungsversand, dass Führungskräfte und Gäste mit langer Anreise mehr<br />
Vorlaufzeit für ihre Terminplanung benötigen. Auch Feiertage und<br />
Ferien sind zu berücksichtigen. Nicht nur bei mehrstufigen Einladungskampagnen ist ein exakt<br />
definierter Terminplan genauso wichtig wie die inhaltliche Abstimmung der Einladungen mit weiteren<br />
Marketingmaßnahmen.<br />
Insbesondere die internen Organisationsprozesse sind frühzeitig zu definieren:<br />
An wen geht der Rücklauf? Wer koordiniert die Messetermine und wie? Sind Ihre<br />
Vertriebsmitarbeiter über die Messeeinladungen informiert und können diese kompetent reagieren,<br />
wenn sie von interessierten Besuchern angesprochen werden?<br />
Wie hebe ich mich mit meiner Einladung von den anderen Ausstellern ab?<br />
Mehrstufige Einladungsaktionen erzielen deutlich höhere Aufmerksamkeit. Nutzen Sie dabei auch<br />
unterschiedliche Medienformen. Bewährt haben sich beispiels weise „Save the Date“-E-Mails für den<br />
ersten Schritt, im zweiten dann die schriftliche Einladung in Briefform und zuletzt der persönliche<br />
Erinnerungsanruf kurz vor Messebeginn. Schaffen Sie dabei besondere Anreize für den Besuch<br />
Ihres Messe stands und wecken Sie Neugierde auf die Innovationen, die Sie präsentieren. Auch<br />
Gutscheine, eine Einladung zur Standparty und zu Vorträgen oder passende Give-aways verstärken<br />
das Interesse an einem Standbesuch. Leicht zu integrieren und bei den Besuchern sehr beliebt sind<br />
die Gutscheine, die beim Messeveran stalter bestellt werden können und Ihren Besuchern einen<br />
kostenfreien Zugang zur Messe ermöglichen. Häufig stehen diese Gutscheine auch in elektronischer<br />
Form zur Verfügung und lassen sich somit problemlos in Ihre E-Mails integrieren.<br />
14<br />
Messeeinladungen tragen maßgeblich <strong>zum</strong><br />
Erfolg der Messebeteiligung bei.<br />
Messeeinladungen sind ein integrativer Bestandteil der<br />
gesamten Messekommunikation.<br />
Laden Sie außer bestehenden auch neue Kunden ein.<br />
Nachhaltige Wirkung lässt sich mit einer mehrstufigen<br />
Besucheransprache erreichen.<br />
Schaffen Sie Anreize für einen Standbesuch.<br />
Vereinbaren Sie konkrete Gesprächstermine.<br />
Sprechen Sie Ihre unterschiedlichen Zielgruppen individuell an.<br />
PRAXISTIPP:<br />
WAS GEHÖRT IN MEINE MESSEEINLADUNG?<br />
Messebotschaft<br />
Veranstaltung: Ort und Datum<br />
Ansprechpartner mit Kontaktdaten<br />
Themen, Produkte, Dienstleistungen insbesondere: Neuheiten<br />
Nutzen für die Besucher<br />
Events (Produktpräsentationen, Vorträge etc.)<br />
Logo des Unternehmens und der Messe<br />
Anreiz (z. B. (elektronische) Eintrittsgutscheine)<br />
Rückantwortmöglichkeiten<br />
Halle/Standnummer Wegweiser <strong>zum</strong> Stand<br />
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NEUE KONTAKTE GEWINNEN<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
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Messen sind nicht nur das ideale Forum zur Kundenpflege, sie sind auch das ideale<br />
Instrument, um neue Kontakte zu gewinnen.<br />
KERNFRAGEN<br />
Wie erreiche ich bereits vor der Messe potenzielle Besucher?<br />
Wer neue Kontakte generieren will, muss potenzielle Besucher über die eigene Messebeteiligung<br />
informieren. Binden Sie die Ankündigung Ihrer Messepräsenta tion in Ihre gesamte Kommunikation<br />
mit ein, beispielsweise in Ihre E-Mail-Signatur, auf Ihrer Website, in Ihre Anzeigen oder in einen<br />
Newsletter. Sorgen Sie für Interesse, indem Sie Highlights ankündigen – beispielsweise Fachvorträge<br />
von renommierten Experten oder exklusive Produktpremieren.<br />
Binden Sie Informationen zu Ihrem Messeauftritt<br />
in Ihre bestehende Kommunikation mit ein und<br />
nutzen Sie die Kommunikationswege des Veranstalters<br />
wie z. B. den Katalogeintrag.<br />
Bieten Sie unkomplizierte Möglichkeiten der Kontaktaufnahme<br />
mit Ihrem Unternehmen.<br />
Sorgen Sie mithilfe einer durchgängigen Kommunikation für<br />
eine hohe Wiedererkennbarkeit.<br />
Laden Sie ehemalige Kunden und Pressevertreter an Ihren<br />
Stand ein.<br />
Besonders wichtig ist die Einladung potenzieller Neukunden. Nutzen Sie dafür Adressen Ihrer<br />
eigenen Datenbank potenzieller und ehemaliger Kunden oder von Adressbrokern. Auch Newsletter-<br />
Abonnenten-Pools, Community-Plattformen und die Ausstellerdatenbank der Messe sind wertvolle<br />
Quellen. Bieten Sie Besuchern mit einem Eintrag im Messekatalog die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme.<br />
Zahlrei che Chancen, auf sich aufmerksam zu machen, bieten auch die Kommunikationsplattformen<br />
der Messe. Dazu zählen Einträge in den Messekatalog und Bannerwerbung auf der<br />
Messehomepage. Sorgen Sie im Vorfeld der Messe mit aktiver Pressearbeit für redaktionelle Berichterstattung<br />
über Ihren Messeauftritt oder nutzen Sie die Möglichkeit, Anzeigen in Sonderausgaben<br />
von Fachpublika tionen zur Messe zu schalten.<br />
Wie gewinne ich während der Messe das Besucherinteresse?<br />
Um das Interesse Ihres potenziellen Neukontakts zu gewinnen, muss dieser auf den ersten Blick<br />
erkennen können, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen bietet. Besondere Eyecatcher am Stand<br />
oder Aktionen können dabei die Aufmerksamkeit der Messebesucher erregen. Viele Messen bieten<br />
auch die Möglichkeit, Werbeflächen auf dem Messegelände für eine gezielte Führung zu Ihrem Stand<br />
zu nutzen. In Kooperation mit anderen Ausstellern lassen sich auch Hinweise auf den eigenen Stand<br />
an den Ständen Ihrer Partner effizient platzieren.<br />
16 17
MITARBEITERBRIEFING<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
%<br />
Der Verlauf eines Kundengesprächs am Messestand ist ein maßgeblicher Erfolgsfaktor. Damit<br />
Ihre Standmitarbeiter optimal agieren und reagieren, müssen sie im Vorfeld umfassend auf die<br />
spezifischen Anforderungen vorbereitet werden.<br />
KERNFRAGEN<br />
Welche Informationen benötigen meine Standmitarbeiter, um<br />
optimal vorbereitet zu sein?<br />
Nur wer sein Ziel kennt, kann es auch erreichen. Die genaue Kenntnis der definierten Messeziele,<br />
-botschaften und -strategien sind für die Gesprächsführung am Stand unerlässlich. Je genauer Ihre<br />
Mitarbeiter wissen, was und wer sie auf der Messe erwartet, desto besser können sie sich auf die<br />
Situation am Stand vorbereiten. Informieren Sie sie darüber, welche Zielgruppen Sie eingeladen<br />
haben und welche potenziellen Interessenten aufgrund der Besucherstruktur der Messe zu erwarten<br />
sind. Die FKM*-Besucherstatistik gibt Ihnen darüber genauen Aufschluss.<br />
Der Messestand ist für die Messedauer Ihre zentrale Firmenpräsenz. Daher sollten Ihre Mitarbeiter<br />
auch ihr Umfeld genau kennen. Nicht nur die exakte Standposition auf dem Messegelände, sondern<br />
auch, welche Mitbewerber sich auf der Messe in welcher Form und mit welchen Produkten und<br />
Dienstleistungen präsentieren.<br />
Wie sichere ich einen reibungslosen organisatorischen Ablauf am Stand?<br />
Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten am Messestand ist unerlässlich, um reibungslose Prozesse<br />
zu gewährleisten. So ist insbesondere zu klären, wer der Ansprechpartner für Key-Accounts<br />
ist, wer sich um Presseanfragen kümmert und wer für organisatorische Fragen zuständig ist. Eine<br />
Telefonliste mit den wichtigsten Kontaktpersonen am Stand sollte jedem verfügbar sein, ebenso wie<br />
eine Übersicht mit Terminen, Veranstaltungen und Aktionen am Stand.<br />
Um möglichst viele Kontakte zu gewinnen, ist die Festlegung der optimalen Gesprächsdauer sinnvoll.<br />
Vereinbaren Sie zudem mit Ihrem Standteam ein unauffälliges Zeichen, um ungewollte „Marathon-<br />
Gespräche“ geschickt zu beenden. Kommunizieren Sie im Vorfeld an alle Standmitarbeiter, wie<br />
Gespräche an Ihrem Stand dokumentiert werden sollen.<br />
Wie bereite ich meine Standmitarbeiter optimal vor?<br />
Messetrainings sind ein wichtiges Instrument, um frühzeitig alle Messe beteiligten auf<br />
konkrete Situationen am Stand vorzubereiten und das richtige Kommunikationsverhalten<br />
abzustimmen. Auch ein schriftliches Briefing, in dem alle relevanten Aspekte Ihrer Messebeteiligung<br />
knapp formuliert sind, ist eine wertvolle Unterstützung für Ihre Standmitarbeiter.<br />
Nutzen Sie den Tag vor der Messe für ein kurzes Kick-off-Meeting, um organisatorische<br />
Details und offene Fragen zu klären, eine Einführung in den Stand zu geben sowie nochmals<br />
die wichtigsten Kommunikationsrichtlinien zu wieder holen.<br />
Auch während der Messetage sind tägliche Meetings notwendig. Nur so können Sie sofort<br />
bei auftretende Problemen reagieren und erhalten Feedback zu den geführten Messegesprächen<br />
und allen Prozessen am Stand.<br />
Der erste Eindruck zählt – setzen Sie an Ihrer<br />
Informationstheke nur bestens geschultes,<br />
kompe tentes Personal ein.<br />
Setzen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter, um gemeinsam<br />
das Messeziel zu erreichen.<br />
Nutzen Sie in täglichen Meetings das Feedback Ihrer<br />
Mitarbeiter, um umgehend reagieren zu können.<br />
Arbeiten Sie mit einem System, das jederzeit sofort erkennen lässt,<br />
welche Mitarbeiter gerade nicht am Stand anwesend sind und wann<br />
diese zurückkehren.<br />
Gehen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten am Stand klar<br />
verteilt und kommuniziert sind.<br />
*Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen<br />
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MESSEGESPRÄCHE<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
%<br />
Die Möglichkeit zur „Live-Kommunikation“ mit Interessenten, Kunden und Partnern ist ein<br />
wesentlicher Vorteil von Messen. Messen sind Kommunikationsforen und entsprechend<br />
steht am Messestand das erfolgreiche Kundengespräch im Mittelpunkt. Ihre gesamte<br />
Messevorbereitung und Ihr Standkonzept sollten darauf ausgerichtet sein, zahlreiche und<br />
qualitativ hochwertige Messegespräche zu generieren.<br />
KERNFRAGEN<br />
Wie führe ich ein erfolgreiches Messegespräch?<br />
Messegespräche sind Dialoge. Vermeiden Sie es, in einen Monolog über Ihre Leistungen zu<br />
verfallen. Erkunden Sie im Gespräch die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners.<br />
Beantworten Sie nicht nur Fragen, sondern fragen Sie selbst gezielt nach. Und vergessen Sie nicht:<br />
Das Messegespräch dient der Kontaktpflege und der Kundenneugewinnung. Vereinbaren Sie also<br />
gemeinsam das weitere Vorgehen.<br />
Wie spreche ich Besucher richtig an?<br />
Geben Sie Ihrem Besucher beim Betreten des Standes erst einmal kurz Zeit, sich zu orientieren.<br />
Nehmen Sie Augenkontakt auf und steigen Sie dann mit einer offenen, situativen Frage in das<br />
Gespräch ein. Und ganz wichtig: Die Gesprächspartner sollten sich im Gesprächsverlauf mit dem<br />
Austausch der Visitenkarte persönlich vorstellen.<br />
Sprechen Sie Ihre Besucher mit einer offenen<br />
Frage an. Vermeiden Sie allgemeine Floskeln<br />
wie die Frage „Kann ich Ihnen helfen?“.<br />
Vermitteln Sie nicht nur Informationen, sondern hinterfragen<br />
Sie aktiv die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners.<br />
Bereiten Sie sich auf Ihre Gesprächstermine vor und informieren<br />
Sie sich über das Unternehmen Ihres Gesprächspartners.<br />
Beweisen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie Ihr Messegespräch<br />
ernst nehmen – mit einer raschen Reaktion auf seinen Besuch<br />
im Nachfeld der Messe.<br />
Intensive Trainings mit allen Mitarbeitern, die am Messestand<br />
Gespräche führen, geben Sicherheit und schaffen einheitliche<br />
Kommunikationsleitlinien.<br />
Testen Sie, wie gut Sie sind. Mit „Mystery Visits“ während und<br />
Online-Befragungen nach der Messe.<br />
Halten Sie vereinbarte Termine ein.<br />
Wie prüfe ich die Qualität der Messegespräche?<br />
Die Selbsteinschätzung einer Gesprächssituation ist sehr subjektiv. Mit den so genannten „Mystery<br />
Visits“ durch einen objektiven Testbesucher können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und<br />
die Betreuungsqualität optimieren. Ein fundiertes Feedback erhalten Sie kostengünstig durch eine<br />
Online-Befragung Ihrer Besucher nach der Messe. Als Grundlage für die Optimierung Ihres nächsten<br />
Messe auftritts ist sie ein wertvolles Instrument im Messemarketing.<br />
20<br />
21
LEADMANAGEMENT<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
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Die perfekt geplante Kontakterfassung als Erfolgsgarant.<br />
KERNFRAGEN<br />
Wie sichere ich schon vor der Messe die optimale Kontakterfassung?<br />
Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Prozess der Kontakterfassung und legen Sie standardisierte<br />
Gesprächsformulare fest. So gehen Sie sicher, am Ende über alle wichtigen Informationen zu<br />
verfügen. Gesprächsformulare erleichtern und sichern im nächsten Schritt die zügige Nachbearbeitung<br />
und Auswertung Ihrer Messekontakte. Bereiten Sie bereits vor Messebeginn den Versand eines<br />
Dankesschreibens vor und versenden Sie dieses tagesaktuell oder kurz nach Messeende an Ihre<br />
Besucher.<br />
Wie führe ich die Kontakterfassung am Stand durch?<br />
Um die Gesprächsinformationen auswerten zu können, müssen diese direkt nach dem Gespräch<br />
erfasst werden. Notizen während des Gesprächs zeigen Ihrem Besucher, dass Sie sein Anliegen<br />
ernst nehmen – denken Sie allerdings daran, diese offen vor dem Kunden zu machen. Vergessen Sie<br />
nicht, Ihre Gesprächsnotizen mit den Kontaktdaten oder der Visitenkarte Ihres Gesprächspartners<br />
zu versehen. Vereinbaren Sie auf alle Fälle den nächsten Schritt: Ob dies nun die Zusendung von<br />
Informationsmaterial ist, ein weiterer Gesprächstermin oder die Zusendung eines Angebots.<br />
Erfassen Sie Kontaktdaten unmittelbar und digital<br />
direkt am Stand.<br />
Standardisierte Gesprächsprotokolle lassen sich<br />
umgehend digitalisieren. So gehen keine wichtigen<br />
Informationen verloren.<br />
Nutzen Sie Wettbewerbsvorteile durch eine zeitnahe<br />
Nachbearbeitung Ihrer Messekontakte.<br />
Erfassen Sie folgende Daten standardisiert mit einem einfachen<br />
Gesprächsbogen: Kontaktdaten, Besucherkategorie (Kunde etc.),<br />
Gesprächsinhalt (z. B. Interesse an bestimmten Produkten), an wen<br />
wird der Kontakt intern weitergeleitet, vereinbarte nächste <strong>Schritte</strong><br />
und Datum, Bemerkungen.<br />
Wie aufwändig ist eine professionelle Kontakterfassung?<br />
Mit den richtigen Tools ersparen Sie Ihren Standmitarbeitern jede Menge Arbeit – und gewährleisten,<br />
dass alle Daten und Gesprächsformulare schon auf der Messe digitalisiert werden. Mit professionellem<br />
Leadmanagement werden alle Kontaktdaten Ihrer Besucher digitalisiert. Alle wichtigen Kontakt- und<br />
Gesprächsdaten stehen Ihnen somit innerhalb kürzester Zeit für die Nachbearbeitung zur Verfügung.<br />
PRAXISTIPP<br />
Leadmanagement Service<br />
Mit dem Leadmanagementservice von MEPLAN<br />
beginnt die Messenacharbeit schon während der<br />
Messe. Die Kontakt- und Gesprächsinformationen<br />
Ihrer Besucher werden Ihnen tagesaktuell in digitaler<br />
Form zur Verfügung gestellt.<br />
Ihr Kontakt für Rückfragen:<br />
consult@meplan.de<br />
1| Elektronische<br />
Kontakterfassung<br />
2| Digitalisierung der<br />
Gesprächsbögen<br />
3| Schnelle Reaktion<br />
auf Messebesuch<br />
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MESSENACHARBEIT<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
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Erntezeit – so trägt Ihr Messeengagement Früchte.<br />
KERNFRAGEN<br />
Warum ist die Messenacharbeit eigentlich so wichtig?<br />
Ihre Besucher führen auf einer Messe viele Gespräche – sehr wahrscheinlich auch mit Ihren Mitbewerbern.<br />
In diesem Zusammenhang ergab eine Studie des AUMA, dass über 50 % der Messebesucher<br />
mit der Messenacharbeit der Aussteller unzufrieden sind. Dort liegt also ein besonders hohes<br />
Potenzial, sich vom Wettbewerber abzusetzen.<br />
Wodurch zeichnet sich eine gute vertriebliche Messenacharbeit aus?<br />
Gute vertriebliche Nacharbeit zeichnet sich durch eine schnelle Reaktion sowie ein konkretes Eingehen<br />
auf das Anliegen des Besuchers aus. Ihre Besucher erwarten, dass Sie Zusagen einhalten – und<br />
beispielsweise die Zusendung von Informationsmaterialien und Angeboten nicht auf die lange Bank<br />
schieben. Einen nachhaltig positiven Eindruck des Messe besuchs sichert auch ein Dankesschreiben,<br />
das unmittelbar nach dem Besuch versendet wird.<br />
Wie schaffe ich es, von den Erfahrungen aller Messebeteiligten<br />
zu profitieren?<br />
Neben den Daten Ihrer Messemarktforschung liefert Ihnen das Feedback aller betei ligten Mitarbeiter<br />
und Dienstleister wichtige Anhaltspunkte, die Sie zur Optimierung Ihres nächsten Messeprojekts<br />
benötigen. Feedbackmeetings und -workshops sollten umgehend nach Messeende durchgeführt<br />
werden, damit Eindrücke, Anregungen, Lob und auch Kritik nicht verloren gehen.<br />
Die schnelle Reaktion auf Messegespräche<br />
sichert Wettbewerbsvorteile.<br />
Halten Sie Zusagen (z. B. Versand von Angeboten oder<br />
Informationsmaterialien) unbedingt ein.<br />
Definieren Sie bereits vor der Messe alle Prozesse<br />
der Nacharbeit.<br />
Holen Sie sich Feedback von allen Beteiligten:<br />
durch Online-Befragung, Feedbackmeetings und -workshops.<br />
Eine professionelle Kontakterfassung am Stand ist<br />
die grundlegende Voraussetzung der Messenachbearbeitung.<br />
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ERFOLGSKONTROLLE<br />
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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />
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Sie wollen mit jedem Messeauftritt besser werden? Dann überlassen Sie nichts dem<br />
Zufall. Analysieren Sie, welche Messeziele Sie in welchem Umfang erreicht haben. Nur so<br />
können Sie Ihr Messe engagement kontinuierlich optimieren und Ihren <strong>Messeerfolg</strong> stetig<br />
ausbauen.<br />
Messekontakte sind der Maßstab Ihres Erfolges.<br />
KERNFRAGEN<br />
Was zuletzt zählt, ist die Qualität Ihrer Kontakte. Differenzieren Sie<br />
nach Kunden, Interessenten und weiteren Zielgruppen sowie nach<br />
dem Potenzial des jeweiligen Besuchers.<br />
Wie weiß ich, ob ich erfolgreich war?<br />
Eine der wichtigsten Informationsquellen ist sicherlich die Auswertung Ihrer Messekontakte. Ihre<br />
Gesprächsdokumentation gibt Ihnen exakten Aufschluss über Anzahl und Qualität der Gespräche an<br />
Ihrem Stand. Aber auch passive Kontakte sind als Erfolg zu werten. Wer Sie auf der Messe wahrgenommen<br />
hat und wie Sie wahrgenommen wurden, lässt sich über Besucher befragungen ermitteln.<br />
Weitere wichtige Kennzahlen sind die Relation von Messe besuchern insgesamt und Ihren aktiven<br />
Kontakten, die Anzahl der Kontakte pro Standmitarbeiter oder auch die Kontaktanzahl je Zielgruppe.<br />
Woher beziehe ich Vergleichsgrößen?<br />
Nur mit einer kontinuierlichen Dokumentation von Ergebnissen über Jahre hinweg lassen sich<br />
verlässliche Erkenntnisse über den Erfolg Ihres Marketinginstruments Messe feststellen. Weitere<br />
Orientierungsgrößen zur Qualifizierung liefern aber auch die Daten des Messeveranstalters.<br />
Vergleichen Sie Ihre Besucherstruktur am Stand mit den FKM*-<br />
Daten der Messe.<br />
Orientieren Sie sich bei der Erfolgsmessung an Ihren konkreten<br />
Messezielen. Bedenken Sie dabei, dass Messen langfristig wirken<br />
und neben der Generierung von Kontakten und Umsätzen viele<br />
weitere Vorteile – wie beispielsweise die Vermittlung des Unternehmensimages<br />
oder die Steigerung des Bekanntheitsgrades –<br />
bieten.<br />
*Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen<br />
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Wie ermittle ich meine eigenen Kennzahlen?<br />
Bereits <strong>zum</strong> Zeitpunkt der Definition Ihrer Messeziele sollten konkrete Messgrößen festgelegt werden.<br />
Dadurch ist gewährleistet, dass schon in der Planungsphase mitbedacht werden kann, wie und in<br />
welchem Umfang sich die entsprechenden Kennzahlen erheben lassen. Zudem können Marktforschungsmaßnahmen<br />
während der Messe eingesetzt werden, um verlässliche Informationen über das<br />
Erreichen der Messeziele zu erhalten. Mit Besucherbefragungen vor Ort oder Online-Befragungen<br />
lässt sich beispielsweise die Imagewirkung des Auftrittes sowie die Besucherzufriedenheit mit dem<br />
geführten Gespräch und die Investitionsbereitschaft des Besuchers ermittelt. „Mystery Visits“ zur<br />
Analyse der Servicequalität und Benchmarkanalysen zur Überprüfung Ihres Standkonzepts – auch im<br />
Vergleich mit Ihren Wettbewerbern – sind weitere wirksame Instrumente.<br />
AUSGEWÄHLTE KENNZAHLEN<br />
UND MESSMETHODEN<br />
Anzahl der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen<br />
Qualität der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen<br />
Gespräche pro Mitarbeiter – Auswertung der Gesprächsbögen<br />
Anzahl der Standbesucher – Besucherzählung<br />
Gesamtzufriedenheit der Standbesucher – Besucherbefragung<br />
Gesprächsinitiative der Standmitarbeiter – „Mystery Visits“<br />
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NOTIZEN<br />
Wichtig: Messen<br />
sind komplex! Nur<br />
wer alle <strong>Schritte</strong><br />
richtig macht, kann<br />
am Schluss „ernten”!<br />
- MESSETRAINING<br />
- MESSEKONZEPT-BERATUNG<br />
- MESSESTAND-FEEDBACK<br />
- MYSTERY VISITS<br />
* Gesamtwert des Gutscheins: 1.200 €.<br />
Je oben genanntem Projekt maximal 300 € einlösbar.<br />
E-Mail: consult@meplan.de <strong>Messeerfolg</strong>s-Hotline: +49 (0)89 949 28311
SYSTEM INDIVIDUAL DESIGN CONSULT INTERNATIONAL<br />
MEPLAN ist national und international Ihr verlässlicher Partner für Ihren <strong>Messeerfolg</strong>.<br />
HERAUSGEBER:<br />
MEPLAN GmbH<br />
Olof-Palme-Straße 1<br />
81829 München<br />
Tel. + 49 89 540 267 980<br />
Fax + 49 89 540 267 409<br />
info@meplan.com<br />
www.meplan.com<br />
In Zusammenarbeit mit der<br />
Hochschule für angewandte Wissenschaften München<br />
ISBN 978-3-00-027670-5