PayPal PDFMAILER Dokumentation - Gotomaxx Software GmbH

PayPal PDFMAILER Dokumentation
Version 1.0 vom 08.02.2012

Inhalt
Einführung ...........................................................................................................................................3
Installation ...........................................................................................................................................4
Erste Schritte .......................................................................................................................................5
Einrichten der PayPal-Integration ......................................................................................................6
Datenerkennung im Zahlschein ...................................................................................................... 10
Versand eines PDF Beleges mit PayPal-Zahlschein ...................................................................... 11
Weitere Installationen...................................................................................................................... 12
Individualisierung des Bezahlprozesses ........................................................................................ 13
PayPal PDFMAILER im Testmodus verwenden .............................................................................. 14
FAQ´s ................................................................................................................................................ 15
Support Informationen .................................................................................................................... 16
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Einführung
Wir freuen uns, dass Sie den PayPal PDFMAILER verwenden. Falls Sie über dieses Handbuch
hinaus weitere Fragen haben, zum Beispiel wie Sie Dateien erstellen, archivieren, versenden oder
Abläufe automatisieren können, dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an
support@gotomaxx.de. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Das kann der PayPal PDFMAILER
Der PayPal PDFMAILER stellt eine Ergänzung Ihres bisherigen Zahlungsportfolios dar.
Insbesondere Prozesse, die heute außerhalb des Onlineshops stattfinden (z.B. telefonische
Anfragen oder Bestellungen, Retouren, usw.), können so zeitsparender und mit mehr Sicherheit
abgewickelt werden. Denn: Welcher Kunde gibt beispielsweise gerne seine Kreditkartendaten am
Telefon durch?
Die Software produziert unkompliziert PDF-Dateien und kann in nahezu jede Systemumgebung
integriert werden. Die Ausbaustufe "Professional" ist aus einer druckenden Anwendung heraus
komplett steuerbar. Somit ist fast jeder Vorgang automatisierbar. Mit dem PDFMAILER "Server" ist
die Lizenzverwaltung stressfrei, da jeder Server unabhängig von der Anwenderzahl lizenziert wird.
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Installation
Für die Installation des PayPal PDFMAILERS mit der PayPal-Bezahlfunktion verwenden Sie bitte
das folgende Setup:
http://www.gotomaxx.de/paypalpdfmailer/
Bevor Sie mit der Software arbeiten können, sollten Sie das Programm auf Ihrer Festplatte
installieren.
So installieren Sie den PayPal PDFMAILER:
• Öffnen Sie das Laufwerk und den Ordner, in dem die Setupdatei gespeichert ist.
• Führen Sie auf der Setupdatei einen Doppelklick aus. Das Installationsprogramm "Setup"
startet.
• Folgen Sie nun den Anweisungen des Installationsassistenten.
Im Laufe der Installation können Sie einen Namen für den neuen Drucker vergeben und den
PayPal PDFMAILER in MS-Office und MS-Explorer integrieren. Durch die Integration in MS-Office
steht in den Office-Produkten Word, Excel und PowerPoint eine Schaltfläche zur direkten Ausgabe
über den PayPal PDFMAILER bereit. Somit können im MS-Explorer folgende Dokumenttypen
direkt per "Rechtsklick" aus dem Windows Explorer an den PayPal PDFMAILER ausgegeben
werden: MS-Word, Excel, PowerPoint, PDF, PJD.
Bitte beachten Sie, dass Sie als Administrator angemeldet sein müssen, damit das Programm
ordnungsgemäß installiert werden kann!
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Erste Schritte
Nach der Installation des PayPal PDFMAILERs steht Ihnen in Ihrer Windows-Druckerliste ein
neuer, virtueller Drucker zur Verfügung. Über diesen Drucker können Sie PDF-Dokumente mit
direktem PayPal-Zahlungslink erstellen. Dazu muss das gewünschte Dokument, welches Sie mit
einem Zahlungslink versehen möchten, ganz einfach über den PayPal-PDFMAILER-Drucker
gedruckt werden.
Nach dem ersten Ausdruck eines Dokuments wird Ihnen in einem Dialog eine Vorschau auf das
gedruckte Dokument gezeigt.
In dieser Vorschau können alle Einstellungen und Verarbeitungsoptionen zum Erzeugen des
Dokuments getroffen werden. So kann z.B. über einen Klick auf das Disketten-Symbol der
Ausdruck als PDF im Dateisystem gespeichert werden. Über einen Klick auf das Brief-Symbol ,
kann das gedruckte Dokument direkt als PDF mit dem lokal installierten E-Mail-Client versendet
werden.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten und Verarbeitungsoptionen finden Sie in der offiziellen PayPal-
PDFMAILER-Hilfe. Diese erreichen Sie nach der Installation über die Konfigurationsoberfläche
unter "Start->Programme->gotomaxx->gotomaxx PDFMAILER".
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Einrichten der PayPal-Integration
Um das gedruckte Dokument mit einem PayPal-Bezahllink zu versehen, sollten Sie diese Funktion
in Ihrem PayPal-Konto einrichten. Dazu drucken Sie bitte ein Dokument, welches mit einem
Bezahllink versehen werden soll, über den PayPal-PDFMAILER-Drucker. Es öffnet sich, wie im
Punkt "Erste Schritte" beschrieben der Vorschaudialog. In diesem Dialog können Sie über einen
Klick auf das PayPal-Symbol einen Bezahllink einfügen. Beim ersten Aufruf dieser
Funktion wird ein Einrichtungsassistent gestartet der Sie Schritt für Schritt unterstützt.
Im ersten Schritt des Assistenten werden Sie nach Ihrer bei PayPal hinterlegten E-Mail-Adresse
gefragt. Bitte geben Sie diese im dazu vorgesehenen Eingabefeld ein und bestätigen Sie mit
"Weiter".
Da wir keine Zugangsdaten Ihres PayPal-Kontos speichern, ist es notwendig, den PayPal
PDFMAILER das Recht zur Erzeugung von Zahlungsaufträgen zu erteilen.
Dazu wird im nächsten Schritt geprüft, ob dieses Recht in
Ihrem PayPal-Konto bereits vergeben wurde. Da dies bei der
ersten Einrichtung nicht der Fall sein wird, werden Sie
aufgefordert, das entsprechende Recht in Ihrem PayPal–
Konto zu vergeben. Klicken Sie dazu im nächsten Schritt
des Assistenten auf die Schaltfläche "Erlaubnis erteilen".
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Durch den Klick auf "Erlaubnis erteilen" werden Sie automatisch in Ihrem Browser auf die PayPal-
Website weitergeleitet. Um das entsprechende Recht zu vergeben, sollten Sie sich dort mit Ihren
PayPal-Logindaten anmelden. Danach werden Sie direkt gefragt, ob Sie den PayPal PDFMAILER
berechtigen möchten, Zahlungsaufträge zu erstellen.
Durch einen Klick auf "Genehmigung erteilen" wird die entsprechende Genehmigung in Ihrem
PayPal-Konto hinterlegt.
Sobald das Recht vergeben wurde, können Sie mit dem Einrichtungsassistenten im PayPal
PDFMAILER fortfahren. Dieser springt, nachdem die Genehmigung erteilt wurde, automatisch in
Schritt 4.
In diesem Schritt werden Sie aufgefordert, Ihren Namen/Firmennamen zu hinterlegen. Dieser
wird auf dem Zahlschein und im PayPal-Warenkorb Ihres Kunden angezeigt. Des Weiteren
können Sie einen automatisch zu ermittelten Verwendungszweck auswählen. Darüber hinaus ist
es Ihnen möglich, die Zahlung später zuzuordnen. Sie können bis zu zwei Verwendungszwecke
definieren.
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Zur Auswahl stehen folgende Optionen:
• Belegnummer
• Belegdatum
• Kundennummer
• Bestellnummer
Nach der Auswahl der gewünschten Information versucht der PayPal PDFMAILER bei jedem
weiteren Ausdruck den ausgewählten Wert automatisch zu ermitteln. Damit brauchen Sie nicht
bei jedem Belegdruck einen Verwendungszweck per Hand einzutragen.
Beispiel:
Wählen Sie in diesem Dialog "Rechnungsnummer" und "Kundennummer" aus, versucht der
PayPal PDFMAILER bei jedem Ausdruck die entsprechenden Informationen aus Ihrem Beleg
auszulesen. Mehr dazu finden Sie im Teil "Datenerkennung im Zahlschein".
Sie können die Felder zum Verwendungszweck auch leer lassen und später pro Beleg eine
individuelle Information hinterlegen.
Wir empfehlen als Verwendungszweck immer min. die Rechnungsnummer anzugeben, da diese
von PayPal vorausgesetzt wird. Möchten Sie dennoch auf die Rechnungsnummer verzichten,
muss die Option im PayPal-Konto explizit deaktiviert werden. Beachten Sie auch die
Belegnummer bei jedem Beleg eindeutig sein muss, sonst kann die Transaktion nicht ausgeführt
werden.
Nachdem der Einrichtungsassistent abgeschlossen ist, wird in der Vorschau automatisch der
PayPal-Zahlschein mit Bezahllink eingefügt.
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Des Weiteren erhalten Sie automatisch eine vom gotomaxx-System generierte E-Mail mit einem
Schlüssel (Token). Diesen Schlüssel benötigen Sie für weitere Installationen des PayPal
PDFMAILERS mit Ihrem Account. Mehr dazu finden Sie unter "Weitere Installationen".
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Datenerkennung im Zahlschein
In diesem Zahlschein werden folgende Informationen zum Erzeugen des späteren Bezahllinks
erfasst:
• Endbetrag
• Betreff 1
• Betreff 2
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit eine Lieferadresse einzutragen. Dies benötigen Sie
immer dann, wenn Sie den PayPal-Käufer-/Verkäuferschutz in Anspruch nehmen möchten und
das Produkt physisch versendet wird. Beachten Sie dazu, die Voraussetzungen in der PayPal
Verkäuferschutzrichtlinie.
Damit Sie die Daten in Zukunft nicht per Hand eintippen müssen, kann unser System lernen, wie
die Daten automatisch erkannt werden können.
Dazu klicken Sie bitte auf das Eingabefeld nach "Betrag". Es erscheint eine Auswahlliste mit allen
möglichen Beträgen. Dort wählen Sie den zu begleichenden Betrag einmalig aus. Mit der Auswahl
des Betrages speichert der PayPal PDFMAILER alle Informationen, die zur automatischen
Ermittlung des Endbetrages zukünftig notwendig sind.
Auf dem gleichen Weg treffen Sie, wenn im Assistenten eingerichtet, bitte die Zuordnung der
Verwendungszwecke ("das Geld ist für…"). Auch hier speichert der PayPal PDFMAILER nach der
ersten manuellen Auswahl alle Informationen, um die Werte in Zukunft automatisch zu erkennen.
Zur Auswahl der Lieferadresse klicken Sie bitte in das erste Feld der Adresseneingabe (Name).
Sie bekommen nun alle auf dem Beleg erkannten Adressen aufgelistet. Wählen Sie aus dieser
Liste bitte die entsprechende Lieferadresse aus. Der PayPal PDFMAILER übernimmt nun die
entsprechenden Adressdaten in die dafür vorgesehenen Felder. In Zukunft, wenn die
Lieferadresse an gleicher Stelle steht, sollte die Adresse automatisch erkannt werden.
Bitte beachten Sie:
Die Datenerkennung gewährleistet keine 100%igen Datenerkennungen. Sie dient lediglich dazu,
Sie bei der Datenerfassung zu unterstützen. Bitte prüfen Sie die Daten bei jedem Ausdruck.
Um den Prozess komplett sicher zu automatisieren, wird die Verwendung der Steuerzeichen (ab
PDFMAILER Professional) empfohlen.
Das Feld "Land" bei der Erfassung der Lieferadresse wird nicht durch die Erkennungslogik
gefunden und muss per Hand gesetzt werden.
Die angegeben Verwendungszwecke und die Lieferadresse tauchen nicht auf dem Zahlschein (im
PDF) des Belegempfängers auf, werden aber an PayPal zur Zuordnung der Zahlung übergeben.
Wenn Sie bei der Einrichtung im Assistenten keinen Verwendungszweck definiert haben, können
Sie eine beliebige Textinformation manuell pro Beleg eingeben.
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Versand eines PDF Beleges mit PayPal-Zahlschein
Nachdem im PayPal-PDFMAILER-Vorschaudialog alle notwendigen Informationen im Zahlschein
erfasst wurden, kann der Beleg als PDF gespeichert bzw. direkt per E-Mail an den Kunden
gesendet werden.
Um den Beleg per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf das Brief-Symbol . Es wird direkt eine
neue E-Mail über Ihren lokalen MAPI-fähigen E-Mail-Client geöffnet. Im Anhang dieser E-Mail ist
das erzeugte PDF-Dokument mit integriertem PayPal-Zahlschein. Dieser kann vom Kunden direkt
in einem beliebigen PDF-Reader (z.B. Adobe-Reader) geöffnet werden. Enthalten ist die
Rechnung, wie aus Ihrer Anwendung gedruckt, sowie der PayPal-Zahlschein vor dem ersten und
nach dem letzten Dokument.
Über einen Klick auf den "PayPal Express-Kauf"-Button kann der Rechnungsempfänger die
Zahlung direkt aus dem PDF heraus veranlassen.
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Weitere Installationen
Möchten Sie mit Ihrem PayPal-Konto weitere Installationen des PayPal PDFMAILERs aktivieren,
zum Beispiel auf Ihrem Laptop, können Sie dies ohne Probleme tun. Dazu installieren Sie einfach
das entsprechende Setup auf weiteren Systemen und führen dort den Einrichtungsassistenten
aus. Der Assistent fragt in diesem Fall allerdings nicht nochmal nach der Berechtigung in Ihrem
PayPal-Konto, sondern nach einem Token (Schüssel).
Diesen Token (Schlüssel) haben Sie bei der ersten Einrichtung des Assistenten per E-Mail an Ihre
PayPal-E-Mail-Adresse erhalten.
Nachdem der Token eingetragen wurde, kann der Assistent, wie oben beschrieben, weiter geführt
werden. Der aktuelle Computer ist nun autorisiert PDF´s mit Bezahlfunktion zu erzeugen.
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Individualisierung des Bezahlprozesses
Der oben beschriebene Prozess kann an unterschiedlichen Stellen in Ihrem Unternehmen
individualisiert werden. Dazu ist eine Lizenzierung des PayPal PDFMAILERS notwendig (Standard,
Professional, Server).
Die erste Möglichkeit ist die Individualisierung des PayPal-Warenkorbes beim Klick durch den
Kunden auf den Express-Kauf-Button. Dort wird in der kostenfreien Version des PayPal
PDFMAILERs kein Firmenlogo gezeigt. Der dafür vorgesehene Platz ist mit einer weißen Fläche
gefüllt.
Diesen Zustand können Sie ändern, indem Sie den PayPal PDFMAILER lizenzieren (in diesem Fall
min. in der Standard Version). Durch das Eintragen einer entsprechenden Lizenz, erhalten Sie im
dritten Schritt des Einrichtungsassistenten (siehe Einrichten der PayPal-Integration) die
Möglichkeit, eine individuelle Logo-URL anzugeben. Zu beachten ist, dass die Logografik auf einer
sicheren Quelle liegen sollte und mit einer HTTPS-Adresse angegeben wird z.B.
https://www.meinTestShop24.de/Bilder/Logo.JPG
Des Weiteren sollten Sie die maximale Bildgröße beachten. Diese liegt bei 750 x 90 Pixel.
Ist über diesen Weg eine entsprechende Grafik hinterlegt, wird diese auch im Warenkorb
entsprechend angezeigt.
Die zweite Art der Individualisierung ist die Möglichkeit, die Seite, die Ihr Kunde nach dem
Abschluss des Bezahlvorganges angezeigt bekommt, zu ändern. Hat Ihr Kunde einen
Bezahlvorgang aus einem PDF erfolgreich abgeschlossen, wird standardmäßig eine von gotomaxx
erstellte Seite gezeigt. Diese Seite bestätigt dem Kunden den erfolgreichen Abschluss der
Transaktion, bzw. zeigt beim Auftreten eines Fehlers die entsprechende Fehlerinformation an.
Die Seite, welche beim erfolgreichen Abschluss einer Transaktion gezeigt wird, können Sie in
einem lizenzierten (min. Standard-Version) PayPal PDFMAILER selbst definieren. Dazu können Sie
ebenfalls im 3. Schritt des Einrichtungsassistenten eine URL zu einer selbst erstellten
Abschlussseite definieren. Diese Seite wird immer dann angezeigt, wenn ein Kunde eine
Transaktion auf einem PDF erfolgreich abgeschlossen hat. Tritt bei der Transaktion ein Fehler auf,
bekommt der Kunde diesen über die von gotomaxx bereitgestellte Seite gezeigt.
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PayPal PDFMAILER im Testmodus verwenden
Um die Anbindung des PayPal PDFMAILERs an Ihr PayPal-Konto zu testen, können Sie im
PDFMAILER den Sandbox-Modus aktivieren. Ist diese Option aktiviert, können Sie im PayPal
PDFMAILER Einrichtungsassistenten ein PayPal-Testkonto (Sandbox Account) hinterlegen und mit
diesem die komplette Funktionalität der Anwendung testen.
Um den Sandbox-Modus zu aktivieren, öffnen Sie bitte die Datei "GPayment.XML" in einem
Texteditor. Die Datei "GPayment.XML" finden Sie im Dateisystem an folgender Stelle:
C:\Programme\GEngine\Extensions
In dieser Datei sollten Sie die Textstelle durch
ersetzen. Speichern Sie im Anschluss die geänderte Datei unter
gleichem Namen ab.
Nun können Sie im Einrichtungsassistenten Ihre PayPal-Sandboxdaten verwenden.
Um später wieder mit echten PayPal-Kontodaten zu arbeiten, können Sie die Änderung in der
Datei "GPayment.XML" einfach rückgängig machen.
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FAQ´s
Bei der Einrichtung der Datenerkennung im Zahlschein ist mir ein Fehler unterlaufen. Wie kann
die Datenerkennung wieder zurückgesetzt werden?
Die Datenerkennung wird in einer Datei gespeichert. Durch das Löschen dieser Datei kann die
Datenerkennung zurückgesetzt werden. Die zu löschende Datei finden Sie an folgender Stelle:
Windows XP/2003:
C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\gotomaxx\gxml\gotomaxx.invoice.std.ml
Windows Vista/7/2008:
C:\ProgramData\gotomaxx\gxml\gotomaxx.invoice.std.ml
Kann die im PDF enthaltene Werbezeile entfernt werden?
Um werbefreie PDF-Dokumente mit PayPal-Bezahlfunktion zu erzeugen, setzen Sie sich bitte
direkt mit gotomaxx in Verbindung (www.gotomaxx.com).
Wie kann ich die für PDFMAILER vergebene Berechtigung in meinem PayPal-Konto zurücksetzen?
Um die Berechtigung für den PDFMAILER in Ihrem PayPal-Konto zu entfernen, melden Sie sich
bitte mit Ihren Zugangsdaten in Ihrem PayPal-Konto an. Klicken Sie dann auf "Mein Profil" und
dort auf "Einstellungen". In der dann aufgehenden Liste finden Sie am Ende den Punkt
"Dienstanbieter". Über diesen Link kommen Sie auf eine Liste mit allen in Ihrem Konto
berechtigten Dienstanbietern. Dort wird auch der gotomaxx-Dienst mit dem Namen "PDFMAILER"
und der E-Mail-Adresse paypal@gotomaxx.com auftauchen. Über den Link "Entfernen" können Sie
die Berechtigung löschen.
Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Funktion wieder in Anspruch nehmen möchten,
können Sie im Einrichtungsassistenten des PayPal PDFMAILERS das Recht jeder Zeit neu
vergeben.
Wie kann ich den PayPal PDFMAILER deinstallieren?
Zur Deinstallation der Software öffnen Sie bitte in Ihren Windows-Systemeinstellungen die
Funktion "Programme". Suchen Sie in der Liste den Eintrag "PayPal PDFMAILER" und klicken Sie
auf "Entfernen".
Was kann ich tun, wenn ich den Token (Schlüssel) verloren habe und weitere Rechner anbinden
möchte?
In diesem Fall sollte der Berechtigungsprozess neu ausgeführt werden. Setzen Sie dazu die in
Ihrem PayPal-Konto vergebene Berechtigung an gotomaxx zurück. Beim nächsten Ausführen des
Assistenten, können Sie nun das Recht in Ihrem Konto neu vergeben und erhalten in diesem
Zuge erneut einen Token per E-Mail zugeschickt.
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Support Informationen
Bei technischen Fragen/Problemen mit dem PayPal PDFMAILER wenden Sie sich bitte an:
support@gotomaxx.com
Bei Problemen mit Ihrem PayPal-Konto, erreichen Sie uns über den Link "Kontakt" auf
www.paypal.de oder per Email aus Ihrem PayPal-Konto.
Bei Fragen bezüglich der Lizenzierung des PayPal PDFMAILERS wenden Sie sich bitte an:
info@gotomaxx.com
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