OMV Beitrag AWENKO 2018

AGRAR- UND ERNÄHRUNGSWIRTSCHAFT
Foto: Awenko
Mobile Systeme unterstützen Audits durch einen schnellen Zugriff auf notwendige Daten, zu jedem Zeitpunkt an jedem Ort.
SILKE KLAUS
MOBILES QUALITÄTSMANAGEMENT
Awenko unterstützt Unternehmen bei allen Aufgaben im Qualitätsmanagement. Das Konzept dahinter vereint
langjährige Erfahrungen aus der Praxis der Ernährungswirtschaft und der IT. Zwei findige Unternehmer aus
der Region tüftelten es aus: Silke Klaus, Awenko-Geschäftsführerin, ist gelernte Wirtschaftsingenieurin mit
Schwerpunkt Ernährungswirtschaft; das Thema Qualitätsmanagement begleitete sie von Anfang an. Als selbständige
Unternehmerin führte sie Unternehmen bis zur Zertifizierung. Gemeinsam mit Dominic Sander, der
seit über 25 Jahren bundesweit marktführende Lebensmittelunternehmen in IT-Fragen berät,
gründete sie in Emstek die Awenko GmbH & Co. KG.
Ein IT-gestütztes Qualitätsmanagement ist
schon heute in vielen Betrieben Standard.
Doch am eigentlichen Erfassungsort wird
oft mit handschriftlichen Listen gearbeitet.
Das mobile Erfassen von Daten via Smartphone
oder Tablet erhöht dabei Zuverlässigkeit
und Transparenz und mindert
zugleich den Personalaufwand. Auch in
der Region schätzen namhafte Vertreter
wie Meyer Gemüsebearbeitung, Heidemark
GmbH und Steinemann Fleisch- und Wurstspezialitäten
die Software. Meyer Gemüsebearbeitung
aus Twistringen verarbeitet
als Vollsortimenter für die Lebensmittelindustrie
jährlich rund 70.000 Tonnen Obst
und Gemüse. Seit über einem Jahr nutzen
die Twistringer nun das System von Awenko
über alle Abteilungen im Haus hinweg:
Qualitätsmanagement, Qualitätssicherung,
Einkauf, Technik, Produktentwicklung und
das Lieferantenmanagement greifen auf
die Daten zu, werten sie aus und stellen sie
anderen Stellen zur Verfügung.
„Mit dem System von Awenko sparen wir in
den nachgelagerten Prozessen der Datenaufnahme
deutlich Arbeitszeit,“ sagt René
Knappe, Leiter der Abteilung Qualitätsmanagement
bei Meyer Gemüseverarbeitung.
60

VERBUND OM | ARGUMENTE 2018
„Wir nutzen das Awenko-System klassisch
für Audits, auch für unsere Glas-Kontrollen,
und natürlich für Begehungen aller
Art.“ Knappe schätzt an der Software, dass
alles sofort zentral für Kollegen anderer
Abteilungen zur Verfügung stehlt und das
System automatisch Aufgaben nachhält.
Auch die Fotodokumentation via Tablet sei
unterwegs viel einfacher umzusetzen. „Wir
nutzen die Software mittlerweile auch für
unser Lieferantenmanagement. Hier konnte
uns Awenko eine zusätzliche Anwendung
individuell konzipieren und im System implementieren“,
freut sich Knappe.
Foto: Awenko
Solche und viele andere Erfahrungen direkt
beim Kunden vor Ort fließen in die stetige
Weiterentwicklung von Awenko ein, es
macht die Praxisnähe der Anwendung aus.
Awenko schaut auf den Kundennutzen,
feilt gemeinsam mit den Anwendern immer
wieder an neuen Lösungen und erweitert
das System. So können Kunden auch weit
über eigentliche QM-Aufgaben hinweg die
Software für die Steuerung von wiederkehrenden
Aufgaben und einem optimalem
Workflow nutzen.
Bei HACCP-Kontrollen, etwa zu Kerntemperaturen an der Bratstraße, lassen sich die ermittelten
Werte sofort eingeben, mit dem Sollwert abgleichen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen
bzw. wichtige Meldungen an zuständige Techniker auslösen. Die Eigenkontrollen
sind hier sofort dokumentiert und zentral erfasst bzw. gespeichert.
Von der Papierlast befreien
Mit einer papiergestützten Dokumentation
stoßen viele Unternehmen schnell an
ihre Grenzen: Bei großen Datenmengen,
in Filialbetrieben oder mehreren Produktionsstätten
steigt der Zeitbedarf für das
Erfassen, das Übertragen in Datentabellen
und Auswerten. Zahlreiche Auditoren berichten
von wöchentlich ein bis zwei Tagen
61

AGRAR- UND ERNÄHRUNGSWIRTSCHAFT
Foto: Awenko
Sichert turnusmäßige Eigenkontrollen: Das interaktive Qualitätsmanagementsystem
sendet via App eine Erinnerung an den zuständigen Mitarbeiter. Ihm stehen auf Klick
sofort alle notwendigen Checklisten und Wertevorgaben zur Verfügung – wie hier in
Großgastronomien bei der Überprüfung von Temperaturen in der Speisenausgabe.
von Fremdkörpern lässt sich mit digitalen
Methoden am Erfassungsort effizient
durchführen. Sofort abrufbare Sollfotos in
Checklisten zeigen, ob Bauten, Maschinen
oder Lebensmittel den Spezifikationen
entsprechen. Abweichungen, etwa Veränderungen
an Maschinenteilen im Vergleich
zum Vorgabefoto, erleichtern dem Mitarbeiter
direkt am Ort die Risikoeinschätzung.
Ausgerüstet mit einem Tablet kann er
zudem sofort ein Foto vom Ist-Zustand
aufnehmen und zentral und transparent für
weitere Beteiligte einpflegen. Diese mobil
erfassten und den Maßnahmen zugeordneten
Daten erlauben bei Fremdkörper-Reklamationen
eine umgehende angemessene
Reaktion nach innen und nach außen.
Sowohl Reklamations- als auch Rückrufmanagement
können durch den regelmäßigen
Sollabgleich mit Spezifikationswerten bzw.
von Fotos auf gesicherte und lückenlos
erfasste Daten zurückgreifen.
Mehraufwand bei handschriftlichen Listen.
Je mehr Kontroll- und Aufzeichnungspflichten
auf der Basis Dutzender Vorgaben und
Leitlinien Qualitätsmanager heute übernehmen
müssen, je komplexer der Betrieb
aufgebaut ist, desto wirtschaftlicher ist
der Einstieg in ein mobiles Qualitätsmanagement.
Dabei gehen die Vorteile über
eine deutliche Zeitersparnis weit hinaus:
Analysen, eine zügige Information an und
der Austausch mit Kunden, Lieferanten,
Teamkollegen oder Abteilungen – das alles
klappt nur, wenn Daten digital und zentral
gespeichert sind. Vieles läuft deutlich
effizienter. Die Vorteile im Überblick:
• schneller Zugriff auf Nachweise bei Audits
zu jedem Zeitpunkt an jedem Ort
• Fehlerreduzierung durch eine umgehend
digital ausgelöste Handlungsmöglichkeit
mittels vorgegebener Handlungsalternativen
direkt am Erfassungsort
• sofortiges Abarbeiten erforderlicher Maßnahmen
aus Behördenauflagen, Veterinäkontrollen
oder Reklamationen
• lückenlos durchgeführte Eigenkontrollen
lassen sich umgehend nachweisen, per
E-Mail versenden oder ausdrucken
• durch frei erstellte Inhalte und hinterlegte
Formeln ist auch der Einsatz für die Erfassung
von Produktionsdaten möglich
• Teamvorteil: Mitarbeiter sind intern
besser vernetzt bei Aufgaben, an denen
mehrere Personen oder Abteilungen
arbeiten. Auch standortübergreifend sind
so alle Beteiligten zu jeder Zeit informiert.
Mühsames Suchen nach Daten in E-Mails,
Ordnern oder Archiven ist passé
• der Nachweis von umgehend erfolgten
Korrekturmaßnahmen im Fall von Sollabweichungen.
Im Krisenfall kann das
unter Haftungsgesichtspunkten von
großer Bedeutung sein
• automatische Erinnerungsfunktionen an
die zuständigen Mitarbeiter für sichere
turnusmäßige Kontrollen
• die Erarbeitung von neuen Qualitätsmanagementstrategien,
auch zu Anforderungen,
die sich aus Food Fraud
oder Food Defense ergeben
• ein effektiveres Fremdkörpermanagement
nach HACCP- oder IFS-Standards
• das Einbinden von Dritten durch externe
Aufträge, etwa Lieferanten, die ausgefüllte
Spezifikationsvorlagen übermitteln und im
System den verantwortlichen Mitarbeitern
sofort an jedem Ort zur Verfügung stehen.
Die erhobenen Daten lassen sich dank der
zentralen Verfügbarkeit für alle weiteren
Workflow-Maßnahmen abteilungsübergreifend
nutzen – ein wesentlicher Vorteil eines
flexibel-interaktiven Systems. Hier zwei
ausgewählte Beispiele:
1. Fremdkörpermanagement
Das Identifizieren, Beurteilen und Einleiten
von Maßnahmen zur weiteren Vermeidung
2. Vernetzt im Team
Ausgerüstet mit einem Tablet samt Qualitätsmanagement-App
haben Mitarbeiter
nicht nur ihr Mobile Office unterwegs dabei.
Sie identifizieren anhand eines QR-Codes
an den Prüfpunkten auch die jeweiligen
Aufgaben mit allen Wertevorgaben. Bei Abweichungen
lassen sich sofort Maßnahmen
einleiten und die erforderlichen Benachrichtigungen
an Vorgesetzte, das gesamte
Team oder andere Abteilungen oder externe
Dienstleister aussenden.
Bei technischen Defekten lässt sich über
eine hinterlegte E-Mail an den Techniker
sofort ein Servicefall oder eine Reparatur
auslösen. Die dabei mögliche gleichzeitige
Aufnahme von Störungszeiten ist dabei
auch für spätere Beurteilungen und Managementreviews
von Bedeutung. Im Fall
von Soll-Abweichungen bei Wareneingangskontrollen
stehen der Abteilung Einkauf
sofort alle benötigten Informationen auf
Klick zur Verfügung.
Häufen sich ab einer definierten Größe
Sollabweichungen, erhalten Verantwortliche
eine Nachricht oder eine grafische
Auswertung. Das ermöglicht eine fundierte
Risikoeinschätzung und übermittelt dem
Einkauf gleichzeitig wichtige Basisdaten für
Adaptionen der Beschaffungsstrategien.
Übrigens ein großer Vorteil dieses mobilen
Qualitätsmanagement-Systems: Im
62

VERBUND OM | ARGUMENTE 2018
Gegensatz zu Papierdaten lässt sich nach
der Eingabe eines nicht ordnungsgemäßen
Sollwertes die digitale Checkliste nicht
einfach ad acta legen – der Status bleibt
auf „offen“: Das System meldet das an den
zuständigen Qualitätsmanager und verlangt
den Nachweis einer Korrekturmaßnahme
im Workflow. Ein Beispiel: Was ist von wem
unternommen worden mit nicht ordnungsgemäß
metall-detektierten oder durchgegarten
Produkten? Wurden sie verworfen
oder nach einer sensorischen und/oder
mikrobiologischen Prüfung für einwandfrei
befunden und einer zügigen Weiterverarbeitung
zugeführt?
Foto: Awenko
Flexibel-digitales Abbild
So wie sich Vorgaben für das Qualitätsmanagement
verändern, muss sich auch ein
digitales System zur Steuerung von Qualitätsmanagementsaufgaben
flexibel an neue
gesetzliche oder Kundenvorgaben anpassen
lassen. Mit Awenko können alle Aufgaben,
Prüflisten und Projektsteuerungen individuell
konfiguriert und den Beteiligten
zugeordnet werden.
Das digitale Qualitätsmanagement-System
basiert auf einem Abbild des eigenen
Betriebs bzw. einer individuellen Ordnungsstruktur.
Allen Prüfungen sind die Vorgaben
und Aufgaben zugeordnet, diesen wiederum
die individuellen Sollwerte, Spezifikationsvorgaben
oder Grenzwerte, ab denen
eine Korrekturmaßnahme zu erfolgen
hat, dazu die Workflow-Maßnahmen bei
Abweichung sowie die Prüfungsintervalle.
Schnell, unkompliziert, auch von unterwegs aus: Qualitätsmanagement mit
Awenko ist ganzheitlich digital – egal, ob Desktop, Tablet oder Smartphone.
Änderungen an Vorgaben erreichen schnell
und zuverlässig alle zuständigen Mitarbeiter.
Die Hinweise lassen sich in verschiedenen
Sprachen, dazu auch als Fotos oder
Videofilme für die Mitarbeiter hinterlegen.
Aus langjähriger Erfahrung rund um IT
in Lebensmittelunternehmen wissen die
Mitarbeiter bei Awenko, dass nicht nur
die Vernetzung der Mitarbeiter und Teams
wichtig ist, sondern auch die Vernetzung
aller digitalen Bereiche eines Unternehmens.
Aus diesem Grund steht ein digitales
QM-System auch nicht für sich allein.
Eine wichtige Eigenschaft ist, sich mit
vorhandenen Systemen zu verbinden oder
austauschen zu können – ganz gleich, ob
es sich dabei um Daten über Artikel aus
der Warenwirtschaft oder um technische
Plätze für die Wartungen und Reparaturen
handelt. Auch hier bietet Awenko individuelle
Möglichkeiten.
Zur Autorin: Silke Klaus, Studium Wirtschaftsingenieurwesen,
Fachbereich
Lebensmitteltechnologie, mehrjährige
Tätigkeit im Bereich der Implementierung
und Einführung von QM-Systemen, ab 1998
in der Geschäftsleitung Klaus GmbH & Co.
KG – TK Convenience Hersteller. Seit 2010
Geschäftsführende Gesellschafterin der
AWENKO GmbH & Co. KG.
63