181129_Narrative Flowchart

Prozessablauf Betriebsprüfung
Bis zum Ergehen der Prüfungsanordnung sind zwingend
die Prüfungsanmerkungen der Vor-Betriebsprüfung
durch nach § 153 AO berichtigte Betriebsprüfungs-
Anschlusssteuererklärungen zu verarbeiten.
Eine wirksame Selbstanzeige ist nur bis zum Ergehen
der Prüfungsanordnung noch möglich. Folglich ist dieses
vor Ablauf der Frist zu prüfen.
Die Prüfungsanordnung wird durch das Finanzamt für
Zentrale Prüfungsdienste in Kiel bzw. das Bundeszentralamt
für Steuern in Bonn übersendet. Hiermit beginnt
die Betriebsprüfung formal.
In der Prüfungsanordnung wird der Prüfungsbeginn für
die relevanten Gesellschaften sowie die Namen der Betriebsprüfer
benannt.
Der Leiter Finanzen und Entwicklung (FuE), Leiter Konzernrechnungswesen,
der Vorstand der team AG sowie
die Geschäftsführungen der Konzerngesellschaften, die
von der Prüfungsanordnung umfasst sind, sind umgehend
nach Eingang der Prüfungsanordnung über die
anstehende Prüfung zu informieren.
Den Betriebsprüfern muss ein angemessener Büroarbeitsplatz
im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.
Die Ausstattung des Prüferzimmers muss für jeden
angekündigten Betriebsprüfer einen Schreibtisch, einen
Schreibtischstuhl sowie je Prüferzimmer einen abschließbaren
Büroschrank und einen Telefonanschluss
umfassen.
Durch Bereitstellung von Soft- und Hardware muss den
Betriebsprüfern eine eingeschränkte Datenzugriffsmöglichkeit
zum Firmen-Intranet gegeben werden.

Bevor die GDPdU-Daten zur Verfügung gestellt werden,
müssen diese Daten mit den zur Verfügung gestellten
testierten Jahresabschlüssen und den Summen- und
Saldenlisten auf Konsistenz abgeglichen werden. Hierfür
ist das Konzernrechnungswesen verantwortlich. Wenn
die Daten unvollständig sind, verzögert sich die Prüfungshandlung
und ein Verzögerungsgeld wird erhoben.
Die in der Prüfungsanordnung angeforderten Unterlagen
und Informationen müssen auf dem P-Laufwerk im
Unterordner Finanzamt strukturiert abgelegt werden.
Zu Beginn der Betriebsprüfung werden den Betriebsprüfern
die Zugangsdaten, Schlüssel und eventuelle Datenträger
ausgehändigt.
Die Anfragen der Betriebsprüfung sind an die E-Mail-Adresse
„Steuern“ zu richten. Hierdurch wird im Ticketsystem
eine Ticket-Nummer generiert, die der jeweiligen
Prüfungsanfrage zugeordnet werden kann.
Mitunter stellen die Betriebsprüfer versehentlich Prüfungsanfragen
außerhalb des Ticketsystems. In diesem
Fall ist diese E-Mail an die E-Mail-Adresse „Steuern“ weiterzuleiten
und ein neues Ticket zu eröffnen.
Die Steuerabteilung schaut täglich in das Ticketsystem
und prüft, ob Prüfungsanfragen durch die Betriebsprüfung
eingegangen sind.
Mit der Betriebsprüfung wurde eine monatliche Mitteilung
zur Monatsmitte über den Abarbeitungsstand und
die seitens der Steuerabteilung der team AG eingeplante
Antwortfrist vereinbart, damit der Vorstand und
der Sachgebietsleiter über den Stand der Betriebsprüfung
auf dem Laufenden gehalten werden und bei ungeplanten
Verzögerungen ggf. eine Eskalation herbeigeführt
werden kann.

Um den Überblick über alle beantworteten, teilbeantworteten
und noch nicht beantworteten Prüfungsanfragen
zu behalten, ist eine Status-Excel-Arbeitsliste „Prüfungsanfragen“
auf dem BP-Laufwerk abgelegt. Sobald
eine neue Information zur Prüfungsanfrage eingeht, ist
hierüber ein kurzer Aktenvermerk mit Datumsangabe in
der Liste zu fertigen. In dieser Liste wird ein Hyperlink zur
Prüfungsanfrage generiert, sodass jederzeit aus der Arbeitsliste
der Status erkennbar ist. Dabei wird unter dem
Feld „…“ mit der Ampel-Schaltungslehre gearbeitet.
In Quartalsabständen wird die in Excel geführte Statusliste
mit den geschlossenen und noch offenen Tickets
von Prüfungsanfragen abgeglichen, damit gewährleistet
ist, dass keine Prüfungsanfrage unberücksichtigt bleibt,
denn die verspätete Beantwortung von Prüfungsanfragen
kann zu erheblichen Verzögerungsgeldern führen.
Diese Liste dient auch dazu, dass der Leiter Finanzen
und Entwicklung (FuE) in seinem Jour Fixe mit dem Leiter
Steuern ein Reporting erhält und so seine Überwachung
der zeitnahen Bearbeitung der Prüfungsanfragen
und des Status offener Tickets gewährleistet werden
kann.
Sobald eine Prüfungsanfrage eingegangen ist, wird
diese zusätzlich in eine Wordvorlage überführt, in eine
PDF-Vorlage konvertiert und im entsprechenden Ordner
abgelegt. Die Wordvorlage wird in der Folgezeit für die
Beantwortung der Anfragen weiterbenutzt.
Die Prüfungsanfrage wird durch die Steuerabteilung
über das Ticket-System dem zuständigen Fachbereich
über den jeweiligen Teamleiter zugeleitet. Die Abteilungsleiter
FuE und Konzernrechnungswesen erhalten
diese jeweils ebenfalls zur Kenntnis als Mail, da sie in Cc
gesetzt werden. Es darf keine Vermischung von Prüfungsanfragen
erfolgen und eine Bündelung von Anfragen
ist unzulässig.
Der Teamleiter entscheidet darüber, welchem Sachbearbeiter
in seinem Verantwortungsbereich die Prüfungsanfrage
zur Abarbeitung zugeteilt wird.

Wenn der Teamleiter sich fachlich nicht für zuständig
hält, gibt er dem Steuerbereich unverzüglich Rückmeldung
und es findet eine Klärung der Zuständigkeit statt.
Wenn die fachliche Zuständigkeit gewährleistet ist, werden
die Prüfungsanfragen von dem entsprechenden
Sachbearbeiter bearbeitet und die Antwort auf die Prüfungsanfrage
vorbereitet.
Die Antworten zu den Prüfungsanfragen werden in der
Word-Vorlage, welche auf dem BP-Laufwerk gespeichert
ist, direkt im Anschluss an die Fragestellung oder
an die jeweiligen Unterpunkte der Teilfragen in kursiv
und fett zur optischen Abhebung der Anfrage angefügt.
Der Entwurf der Prüfungsantwort ist mit einem entsprechend
gekennzeichneten Dateinamen abzulegen.
Die Antworten zu den Prüfungsanfragen werden durch
die Steuerabteilung in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
in Word vorbereitet.
Vor der Versendung an die Betriebsprüfung werden die
Prüfungsantworten mit dem Leiter Steuern und dem
Leiter FuE abgestimmt und freigezeichnet. Die finale
Freigabe erfolgt durch den Leiter FuE.
Nach der finalen Freigabe wird die Prüfungsantwort unter
dem die Freigabe kennzeichnenden Dateinamen abgelegt.
Wenn die Betriebsprüfung formal unterbrochen wird,
wird eine Prüfungsantwort (aus Gründen der Datensicherheit
geschützt durch ein beiderseitig vereinbartes
Passwort) dem anfragenden Betriebsprüfer per E-Mail
an dessen E-Mail-Adresse im Finanzamt zugeleitet.
Wenn die Betriebsprüfung formal nicht unterbrochen
wurde, erhält der Betriebsprüfer über das Ticket-System
Nachricht darüber, dass die Prüfungsantwort auf dem
BP-Laufwerk zur Verfügung steht. In der Nachricht ist
der Laufwerkspfad anzugeben, unter dem die Antwort
bereitgestellt worden ist.

Ist die Antwort nicht vollständig und sollte nur eine Teilantwort
ergehen, ist der Ticketstatus auf „in Bearbeitung“
zu setzen und durch entfernen des Hakens bei
„Für Anmelder ausblenden“ wird die Betriebsprüfung
über die Statusänderung informiert. Alternativ kann das
Ticket auch geschlossen und sofort wieder neu eröffnet
werden.
Wenn aus Sicht der Firma die vollständige Antwort zur
Prüfungsanfrage vorliegt, wird das Ticket durch die Auswahl
„10“ im Ticket-System geschlossen. Der Haken im
Feld „Für Anmelder ausblenden“ muss entfernt werden,
damit der Betriebsprüfer die Nachricht darüber erhält,
dass die Prüfungsanfrage aus Sicht der Firma als vollständig
beantwortet angesehen wird.
Nach der abgeschlossenen Sachverhaltsermittlung im
Rahmen der Prüfungsanfragen und Prüfungsantworten
werden die Betriebsprüfungsfeststellungen formal
durch Prüfungsanmerkungen im Ticket-System an die
Steuerabteilung übermittelt. In der Prüfungsanmerkung
stellt die Betriebsprüfung ihre steuerrechtliche Würdigung
gegenüber der Firma dar und stellt am Schluss die
steuerlichen Auswirkungen dar.
Die Firma prüft die eingehenden Prüfungsanmerkungen.
Die möglichen Risiken müssen erfasst und dokumentiert
werden.
In Absprache mit dem Leiter FuE wird für die ergangenen
Prüfungsanmerkungen (ggf. aber auch schon bei
Prüfungsanfragen), bei denen ein steuerliches Risiko
überwiegend wahrscheinlich oder angesichts der Größenordnung
von wirtschaftlichem Gewicht ist, eine
Rückstellung für Betriebsprüfungs-Risiken gebildet. Neben
der Steuerrückstellung ist auch das Zinsrisiko bis
zum nächstfolgenden Jahresabschluss zu berechnen.

Bei Übereinstimmung der Firma mit der Prüfungsanmerkungen
werden die internen Verantwortlichen informiert
und die Akzeptanz in Form einer E-Mail an die Betriebsprüfung
übermittelt. Bei kritischen Prüfungsanmerkungen
(z. B. bei drohenden steuerlichen Mehrbelastungen,
festgestellten Ordnungsmängel in der Buchführung,
usw.) werden der Vorstand und die Geschäftsführung
der betroffenen Gesellschaft über die Prüfungsanmerkung
informiert, damit umgehend Maßnahmen
getroffen werden können.
Der Leiter FuE entscheidet darüber, ob das Thema oder
die Punkte in der nächsten Arbeitssitzung oder in der
Schlussbesprechung mit der Betriebsprüfung verhandelt
werden sollen.
Wenn keine gegenteilige Auffassung gegenüber der
Prüfungsanmerkung vorliegt, werden die internen Verantwortlichen
der spezifischen Prüfungsanmerkung informiert
und eine Zustimmung wird per E-Mail an die
Betriebsprüfung versandt.
Bei Vorliegen einer gegenteiligen Auffassung kann die
Firma ihre gegenteilige Rechtsauffassung schriftlich gegenüber
der Betriebsprüfung kundtun, sofern diese von
Bedeutung ist. Dieses wird gesondert überprüft. Dieses
kann auch unter Einbezug externer steuerlicher Berater
mit ausgewiesener steuerlicher Expertise auf dem jeweiligen
Themengebiet erfolgen. Über den Einsatz stimmen
sich der Leiter Steuern und der Leiter FuE, ggf. unter
Einbindung des Vorstands und der jeweiligen Geschäftsführung,
ab.
In der Schlussbesprechung werden offene oder kritische
Themen mit der Betriebsprüfung besprochen und verhandelt.
Vor Ergehen der Betriebsprüfungsberichte werden diese
idealerweise im Vorwege zwischen Betriebsprüfung und
Steuerabteilung abgestimmt.
Ergehende Betriebsprüfungsberichte werden geprüft.
Besonderes Augenmerk ist dabei auf das Zahlenwerk zu
legen.

Wenn bei der Prüfung der Betriebsprüfungsberichte Unklarheiten
oder gegenteilige Auffassungen festgestellt
werden oder einzelne Zahlenansätze nicht nachvollziehbar
sind, wird dieses in einer erneuten Schlussbesprechung
mit den Betriebsprüfern diskutiert.
Die Firma erhält eine Frist zur formellen Freigabe des Betriebsprüfungsberichts.
Die Freigabe hat schriftlich zu
erfolgen.
Nach Abschluss der Betriebsprüfung müssen die Anschlusssteuererklärungen
entsprechend korrigiert werden.
Bei den Arbeitsbesprechungen sowie bei der Schlussbesprechung
ist ein internes Gesprächsprotokoll anzufertigen.
In der Regel fertigt der Betriebsprüfer ein Gesprächsprotokoll
an und leitet dieses der Steuerabteilung
zur Abstimmung zu. Nicht immer kann hierbei ein
Konsens zwischen beiden Interessensvertretern über
den Inhalt des Gesprächs gefunden werden. Um dieses
zu dokumentieren, sind die Gesprächsprotokolle in
chronologischer Reihenfolge durch eine fortlaufende
Ordnungsnummer am Anfang des Dateinamens abzulegen.