Tipps für die Zukunft Ihres Unternehmens

EINLEITUNG
WHITEPAPER
WER JETZT NICHT HANDELT,
WIRD ABGEHÄNGT
KMU RÜSTEN MIT MODERNEN CLOUD-ERP-
SYSTEMEN FÜR DIE ZUKUNFT AUF

EINLEITUNG
WER JETZT NICHT HANDELT, WIRD ABGEHÄNGT
KMU RÜSTEN MIT MODERNEN CLOUD-ERP-SYSTEMEN FÜR DIE ZUKUNFT AUF
INHALT
Einleitung 3
Veraltete Systeme kosten Zeit, Geld und Nerven 4
Vorteile von ERP-Systemen 5
forsa-Studie entkräftet Vorbehalte gegenüber ERP-Systemen 7
Veraltete ERP-Software als Hemmschuh 9
Cloud-ERP – die Lösung für den Mittelstand 10
Datensicherheit in der lexbizz-Cloud 11
Fazit 12
2

EINLEITUNG
In den vergangenen Jahren war die Annahme weit verbreitet, nur große
Unternehmen und Konzerne könnten von ERP-Systemen (Enterprise
Ressource Planning) profitieren, da diese viel zu komplex, zu umfangreich
und zu teuer für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) seien.
Seit einiger Zeit rückt das Thema ERP jedoch immer stärker auch in den
Fokus von Firmen mit fünf bis 250 Mitarbeitern. Das liegt zum einen an
der wachsenden Komplexität von Geschäftsprozessen, zum anderen an
der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt insgesamt.
Diese Entwicklungen zwingen heute KMU aus allen Branchen zum Umdenken.
Der digitale Wandel stellt sie vor neue Herausforderungen, vor
allem aber eröffnet er viele neue Chancen. Wer nicht rechtzeitig auf die
Transformationsprozesse reagiert, riskiert abgehängt zu werden. Wer
dagegen die Chancen ergreift, der profitiert von der Digitalisierung
– und zwar sowohl unmittelbar als auch langfristig. Die gute Nachricht:
ERP-Lösungen sind heute nicht mehr hochkomplex, teuer und schwierig
zu implementieren. Mittlerweile existieren Systeme in allen erdenklichen
Größen und für verschiedenste Anforderungen, von denen längst auch
KMU stark profitieren.
Im vorliegenden Whitepaper zeigen wir Ihnen, welche Vorteile ein
modernes, auf die Bedürfnisse speziell von KMU zugeschnittenes Cloud-
ERP-System bieten kann – und welche Risiken es birgt, wenn Betriebe an
veralteten Technologien festhalten. Dazu haben wir mit dem unabhängigen
Markt- und Meinungsforschungsinstitut forsa eine Studie durchgeführt,
in deren Rahmen wir 300 Unternehmen zum Thema ERP-Systeme
befragt haben.
Außerdem geht es um die Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit von
Cloud-ERP-Lösungen. Denn digitale Technologien entwickeln sich rasant
weiter und vor allem im Geschäftsleben gilt es, stets auf dem neuesten
Stand zu sein, will man nicht den Anschluss verlieren. Cloud-Lösungen,
bei denen regelmäßige Updates und Wartungen zum Gesamtpaket gehören,
bieten hier eine extrem flexible und nicht zuletzt sichere Option,
die sich jederzeit an die verschiedensten Bedürfnisse anpassen lässt.
3

VERALTETE SYSTEME KOSTEN ZEIT UND NERVEN
Während die meisten innovativen Start-ups und großen
Unternehmen mittlerweile auf den Zug der Digitalisierung
aufgesprungen sind und sich ihre Chancen voll und ganz
zunutze machen, schöpfen viele kleine und mittelständische
Betriebe ihre Potenziale im Hinblick auf den digitalen
Wandel schlichtweg nicht aus – oder nur in geringem
Maße. Stattdessen laufen Inventurlisten, Buchhaltung,
Kundendaten und anderes mehr häufig nach wie vor auf
Bürosoftware, die bereits seit Jahren in Gebrauch und
dementsprechend veraltet ist. Erstaunlich oft behilft man
sich laut unserer forsa-Umfrage sogar noch mit Microsoft
Excel ® (51%) und Word ® (45%).
Solche Systeme mit stark begrenztem Funktionsumfang
verursachen tagtäglich hohe Reibungsverluste – und
damit Kosten und Wettbewerbsnachteile: Viele manuelle
Arbeitsschritte entstehen etwa, wenn Daten immer wieder
neu eingegeben werden müssen, weil Geschäftsbereiche
nicht miteinander vernetzt sind. Listen aller Art hinken
chronisch dem neuesten Stand hinterher und widersprechen
sich, wenn sie in verschiedenen Abteilungen
unterschiedlich häufig aktualisiert werden. Bestellungen
und Rechnungen lassen sich nicht direkt mit allgemeinen
Kundendaten verknüpfen, so dass Mitarbeiter mehrere
Programme öffnen müssen, wenn sie abgleichen wollen.
Medienbrüche zwischen E-Mails, Telefonaten und Fax-
Nachrichten sorgen regelmäßig für Verwirrung und Irritationen
– sowohl bei Kunden als auch unternehmensintern.
Kurz gesagt: Wenn ein Unternehmen sich weiterentwickelt
und sein Marktumfeld sich verändert, die Software
aber stehen bleibt, dann führt dies zu mangelnder
Transparenz, Verzögerungen, steigenden Fehlerquoten,
unzuverlässigen Prozessen, frustrierten Mitarbeitern,
enttäuschten Kunden und insgesamt erheblichen Einbußen
bei Produktivität und Effizienz. Am schwersten wiegt
aber, dass der Anschluss an das Marktumfeld im Rahmen
der Digitalisierung verloren geht.
4

VORTEILE VON ERP-SYSTEMEN
ERP-Systeme dienen dazu, die Ressourcen eines Unternehmens zu planen,
zu steuern und zu organisieren. Je nach Branche geht es dabei um Personal,
Betriebsmittel, Material, Dokumente und anderes mehr – aber auch um spezifische
Geschäftsprozesse und Organisationsmuster. Je komplexer die Strukturen
in einem Unternehmen werden, desto schwieriger wird es, den Gesamtüberblick
zu behalten.
Mit einer ERP-Lösung lassen sich alle Daten in einer zentralen Datenbank ablegen
und alle Prozesse zentral gesteuert abwickeln. Dies geschieht abteilungsübergreifend,
so dass jeder einzelne Vorgang direkt im ERP erfasst, bearbeitet,
mit anderen verknüpft und jedem Nutzer angezeigt wird, der darauf zugreift.
Auf diese Weise lassen sich doppelte und überflüssige Tätigkeiten eliminieren
und die Effizienz deutlich steigern.
Geht beispielsweise eine Bestellung ein, sieht der Bearbeiter in Echtzeit, ob der
Kunde vorherige Rechnungen beglichen hat, ob ihm Sonderkonditionen zugestanden
wurden, ob der bestellte Artikel auf Lager ist, wie lange die Lieferung
voraussichtlich dauern wird und vieles mehr. Ein ERP liefert alle diese Informationen
per Mausklick, so dass sich eine Vielzahl an Aufgaben wesentlich einfacher
umsetzen lässt:
Firmeninterne Prozesse sind effizienter zu steuern und zu kontrollieren
Automatisierung führt zu mehr Effektivität und Zeitersparnis
Abläufe lassen sich vernetzen und vereinheitlichen
Datenqualität und Zuverlässigkeit steigen
Fundierte Einblicke ins Tagesgeschäft werden jederzeit möglich
Reaktionen auf Veränderungen sind schneller umzusetzen
Geschäftsentwicklungen lassen sich zuverlässiger analysieren
Die Qualität von Businessplänen und Prognosen verbessert sich
5

Dabei bildet eine ERP-Lösung, im Gegensatz etwa zu einer reinen Warenwirtschafts-Software,
alle Prozesse entlang der Wertschöpfungskette ab.
Sie beinhaltet in der Regel folgende Module bzw. Funktionsbereiche und
vernetzt diese untereinander:
- Buchhaltung
- Warenwirtschaft (bzw. Lagerverwaltung)
- Lohn und Gehalt (bzw. Personalwesen)
- Auftragsverwaltung (bzw. Faktura)
- Materialwirtschaft
- Einkauf und Verkauf
- Kundenverwaltung (bzw. CRM)
- Reporting
6

FORSA-STUDIE ENTKRÄFTET VORBEHALTE
Ursprünglich wurden die ERP-Systeme von Anbietern wie SAP,
Oracle, Sage oder Navision für Großunternehmen und Konzerne
konzipiert und waren entsprechend umfassend und komplex
aufgebaut. Dies hatte hohe Kosten, lange Einführungsphasen
und einen großen Wartungsaufwand zur Folge. Obwohl es heute
Lösungen gibt, die speziell für KMU entwickelt und exakt auf
deren Bedürfnisse zugeschnitten sind, halten sich hartnäckig
gewisse Vorurteile. Im Zuge unserer forsa-Studie wollten wir
deshalb wissen, aus welchen Gründen die Befragten Vorbehalte
gegen ein ERP-System hatten:
BEFÜRCHTUNGEN BEI DER ANSCHAFFUNG
EINES ERP-SYSTEMS
55%
ZU HOHE
KOSTEN
31%
KOMPLIZIERTE
BEDIENUNG
44%
ZU GROSSER
ZEITAUFWAND
23%
UNÜBERSICHTLICHE
ERP-AUSWAHL
40%
KOSTEN NICHT
PLANBAR
28%
ANGST VOR
FEHLENTSCHEIDUNG
14%
MANGELNDE
DATENSICHERHEIT
26%
UNZUREICHENDER
SUPPORT
Ganz anders stellt sich die Datenlage dar, wenn nur solche
Unternehmen interviewt wurden, die bereits ein ERP nutzten.
7

Die gestellte Frage lautete hier: „Inwieweit haben sich Ihre Erwartungen
bezüglich der Verbesserungen durch das eingeführte
ERP-System hinsichtlich der unten genannten Faktoren erfüllt?“
Die Faktoren lauten:
Besserer Überblick über die Unternehmenskennzahlen, sehr gut bis gut 89%
Effizienz-Steigerung im Einkauf und Verkauf, sehr gut bis gut 82%
Höherer Grad an Automatisierung, sehr gut bis gut 79%
Effizientere Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander, sehr gut bis gut 87%
Verbesserte Qualität von Produkten und Dienstleistungen, sehr gut bis gut 82%
Senkung der Fertigungs- bzw. Produktionskosten, sehr gut bis gut 72%
Außerdem wurden Unternehmen gefragt, die bereits ERP-
Lösungen nutzen, wie zufrieden sie damit sind. Nachfolgend die
Anteile derer, die in verschiedenen Bereichen „zufrieden“, „sehr
zufrieden“ oder „außerordentlich zufrieden“ sind:
Allgemeine Zufriedenheit bei täglicher Nutzung 93%
Zufriedenheit bei Implementierung der Software und mit Service/ Support 85%
Zufriedenheit mit ERP-Schulung und im Umgang mit der Software 76%
Die Antworten zeigen mehr als deutlich, dass bestehende Vorbehalte
gegenüber ERP-Systemen tatsächlich unbegründet sind
und auf hergebrachten Vorurteilen beruhen. Sobald die Befragten
über eigene Erfahrungen aus erster Hand verfügen, wandelt
sich das Bild grundlegend: ERP-Nutzer erkennen klar die vielen
Vorteile, die ihnen die Software bietet und mehr als neun von
zehn sind zufrieden bis außerordentlich zufrieden.
8

VERALTETE ERP-SOFTWARE ALS HEMMSCHUH
Im Zuge des digitalen Wandels verändern sich die Anforderungen
an Software-Lösungen rasant. Was gestern noch allen Ansprüchen
genügte, kann durch plötzliche technologische Weiterentwicklungen
morgen schon veraltet sein und sich negativ auf Geschäftsprozesse
auswirken. Um das Bild abzurunden, haben wir in unserer
forsa-Studie die ERP-Nutzer gefragt, seit wann sie bereits mit
ihrem System arbeiten.
DAS ERGEBNIS:
Viele KMU verwenden veraltete ERP-Systeme.
38% gaben an, ihre Software schon länger als zehn Jahre
zu nutzen, bei 65% waren es mehr als fünf Jahre.
Das Alter der Softwares deutet darauf hin, dass diese Unternehmen mit
sogenannten „On-Premise-Systemen“ arbeiten, die damals eingesetzt wurden.
Diese Systeme werden von Unternehmen gekauft und lokal auf
eigener Hardware installiert bzw. im eigenen Haus gehostet und
gewartet. Da Wartung und Aktualisierung sehr zeit- und kostenaufwändig
sind, liegt es nahe, dass gerade kleinere Unternehmen
mit eher bescheidenen IT-Budgets nicht immer auf dem aktuellsten
Stand sind. Genau hier kommen Cloud-ERP-Systeme als
optimale Lösung für KMU ins Spiel: Kostengünstig, flexibel an
unterschiedliche Anforderungen anpassbar, entwicklungsfähig
und durch automatische Updates immer auf dem neuesten
technologischen Stand.
9

CLOUD-ERP – DIE LÖSUNG FÜR DEN MITTELSTAND
Eine Cloud-ERP-Lösung ist die Web-basierte Variante eines ERP-Systems. Als Cloud bezeichnet man dabei
eine IT-Infrastruktur, die sich nicht im Unternehmen selbst befindet, etwa in Form von Rechnern, Servern
und Netzwerken. Stattdessen werden alle Programme und alle Daten des Unternehmens auf der IT-Infrastruktur
eines externen Anbieters abgelegt. Auf diese Weise können die Nutzer dann über das Internet auf das
ERP zugreifen, bezahlt wird im Rahmen eines Abonnements oder Mietvertrages, der sich flexibel gestalten
lässt. Eine Cloud-ERP-Lösung bietet insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen in vielen Bereichen
entscheidende Wettbewerbsvorteile:
GERINGE INVESTITIONSKOSTEN
Um mit einem ERP-System aus der Cloud
zu arbeiten, müssen Sie keine spezielle
Software kaufen und installieren, auch
Server und andere Netzwerkkomponenten
benötigen Sie nicht – diese stellt der
Cloud-Anbieter zur Verfügung. Alles, was
Sie brauchen, sind eine stabile Internetverbindung
und ein gängiger Web-Browser
wie Microsoft Internet Explorer ® , Safari ® ,
Google Chrome ® oder Firefox ® . So profitieren
Sie von sehr geringen Investitionskosten.
SKALIERBARER LEISTUNGSUMFANG
Cloud-Services sind skalierbar. Das heißt,
Sie können Ihr ERP-System den individuellen
Anforderungen Ihrer Firma jederzeit
flexibel anpassen, indem Sie etwa einzelne
Software-Module oder Speicherplatz ohne
großen Aufwand hinzubuchen oder wieder
abbestellen. So entwickelt sich die Software
mit Ihrem Unternehmen, ohne dass
Ihnen hohe Kosten für Programmierung
bzw. Anpassung entstehen. Manche Cloud-
Anbieter übernehmen für ihre Kunden
auch das komplette Kapazitäten-Management.
So verfügen die Nutzer automatisch
immer über ausreichende Kapazitäten –
ohne eigenes Zutun und ohne zusätzliche
Kosten.
SCHNELLE VERFÜGBARKEIT
Die Einführung eines Cloud-ERP-Systems verursacht
im Gegensatz zur Implementierung von On-Premise-
Software nicht nur wesentlich niedrigere Anschaffungskosten,
sie läuft auch deutlich einfacher ab. Dadurch
steht Ihnen ein Cloud-ERP-System wesentlich schneller
zur Verfügung.
STANDORTUNABHÄNGIG ARBEITEN
Cloud-Services sind zu jeder Zeit und von überall auf der
Welt aus verfügbar. Das ermöglicht Ihnen einen völlig zeitund
ortsunabhängigen Zugriff auf alle Geschäftsdaten.
Darüber hinaus sind Ihre Mitarbeiter mit einem Cloud-
ERP nicht mehr an ihre Arbeitsplätze gebunden, sondern
können auch unterwegs mit jedem beliebigen Mobilgerät
online auf die Daten zugreifen. Damit unterstützen Cloud-
ERP-Systeme gerade Kleinstunternehmen und Start-ups
optimal, deren Angestellte geschäftlich viel unterwegs
sind oder häufig von verschiedenen Standorten aus (zusammen)
arbeiten.
GERINGERE BETRIEBSKOSTEN
Cloud-ERP-Anbieter stellen Ihnen nicht nur alle Hardwareund
Software-Komponenten zur Verfügung, sondern übernehmen
auch die volle Verantwortung für Administration,
Wartung und Instandhaltung Ihres ERP-Systems. Dies kann
eine hausinterne EDV überflüssig machen oder zumindest
deren Zeitaufwand deutlich verringern – was Ihre Personalbzw.
Betriebskosten senkt.
10

AUTOMATISCHE UPDATES
Cloud-Anbieter halten ihre Produkte mit automatischen Updates
immer auf dem aktuellsten Stand. So erhalten Sie in kürzester Zeit nach
deren Erscheinen Zugang zu neuesten Funktionalitäten, innovativen
Technologien und aktuellsten Sicherheitsstandards.
DATENSICHERHEIT IN DER LEXBIZZ-CLOUD
Auch heute hört man noch gelegentlich das Vorurteil, Daten seien bei
einem externen Dienstleister nicht so sicher wie im eigenen Haus. Das
ist schlicht falsch. Ihr Cloud-ERP-Anbieter übernimmt die volle Verantwortung
und Gewährleistung für Ihre Daten und sorgt für einen Grad
an Sicherheit, wie ihn die meisten Unternehmen nicht selbst erreichen
können, unabhängig von ihrer Größe. Denn Datensicherheit gehört zu
seinem Kerngeschäft und er verfügt über entsprechende Spezialisten
und Technologien, die immer auf dem aktuellsten Stand sind. Bei der
Übertragung werden die Daten zudem mit demselben Standard verschlüsselt,
den auch Banken einsetzen.
DATENSICHERHEIT
Daten werden in einem
deutschen Rechenzentrum
gespeichert
DATENSCHUTZ
Einhaltung der deutschen
Datenschutzrichtlinien bei
Datenaufbewahrung
VERSCHLÜSSELUNG
SSL-Technologie mit AES-
Standard – wie bei Banken
ZERTIFIZIERUNGEN UND
VERSCHLÜSSELUNG
genutzte Cloud ist ISO-27001-
zertifiziert
VERFÜGBARKEIT
ausfallsicheres Netzwerk sorgt
für 99,5 % Verfügbarkeit
BACKUPS
alle 8 Minuten wird
automatisch ein Backup
erstellt
SCHUTZVORKEHRUNGEN
physische Barrieren, Zäune, Kühlsysteme, Brandschutz
etc., 24-h-Überwachung, Schutz vor Cyber-
Angriffen
NOTFALL-WIEDERHERSTELLUNG
Datenstand der letzten 3 Stunden wird
wiederhergestellt
11

FAZIT
Wer als kleines oder mittleres Unternehmen nicht im Zuge der digitalen
Transformation vom Wettbewerb abgehängt werden will, der muss mit
der Zeit gehen und sich der neuen Technologien bedienen. Besonders
KMU können sich dabei optimal für die Zukunft aufstellen, wenn sie
sich für ein Cloud-ERP-System entscheiden. Denn ein Cloud-ERP ermöglicht
nicht nur schnelles Wachstum und langfristige Umsatzsteigerung,
sondern erleichtert auch massiv den Einstieg in die Digitalisierung.
Gleichzeitig sind Cloud-ERP-Systeme hochflexibel und lassen sich in
ihrem Leistungsumfang jederzeit an die aktuellen Bedürfnisse eines
Unternehmens anpassen. Das gilt auch für die Kosten: Bezahlt wird nur,
was auch tatsächlich genutzt wird. So sind gerade kleinere und mittlere
Unternehmen davor geschützt, durch unvorhergesehene Ereignisse in
finanzielle Schieflage zu geraten.
Ein weiterer wichtiger Pluspunkt: Cloud-ERP-Systeme gewährleisten
ein Maximum an Datensicherheit und sorgen zusätzlich dafür, dass
Nutzer durch automatische Updates auch technologisch immer auf
dem neuesten Stand sind. So müssen sie Weiterentwicklungen im Zuge
der digitalen Transformation nicht fürchten – im Gegenteil: Sie werden
sich langfristig am Markt behaupten.
Weitere Informationen:
lexbizz.de