Die Rieck Logistik Gruppe - Bremer Rechenzentrum GmbH

Case Study
Die Rieck Logistik Gruppe: Auf Wachstum programmiert
Rieck - Ein Full-Service-Logistikunternehmen mit Hauptsitz in Berlin und Standorten in Berlin, Dresden, Frankfurt,
Hamburg, München und Neuss, dessen Geschäftsbereiche als selbständige Firmen organisiert sind: Rieck
Systemspedition, Rieck Projekt Kontrakt Logistik, Rieck Sea Air Cargo International, Rieck Entsorgungs-Logistik und
Rieck Consulting Services. Als Dachgesellschaft führt die Rieck Holding GmbH & Co. KG die Einzelunternehmen der
Rieck Logistik-Gruppe. Unabhängig von der Holding und den operativen Geschäftsbereichen agiert die Rieck Berlin
GmbH & Co. KG Verwaltungen, die die Immobilien der Gruppe betreut. Die Rieck Logistik-Gruppe ist ein
mittelständisch strukturiertes Traditionsunternehmen – zu einhundert Prozent in Familienbesitz. Die Holding-
Geschäftsführung besteht aus Ulrich, Jürgen und Hartmut Rieck sowie dem familienfremden Manager Horst Stiegler.
Rieck erwarb in den 1920er Jahren ein 1877 gegründetes Unternehmen. Der heutige geschäftsführende
Gesellschafter Ulrich Rieck baute dieses in dritter Generation von Lkw-Spediteur zum internationalen Logistiker aus.
1990 trat Rieck der IDS Systemlogistik bei. 2005 wurde die chinesische Tochter Rieck Henco International
gegründet, 2009 die Rieck Projekt Kontrakt Logistik in Tschechien. Seit 2008 hält Rieck zudem 35 % an der Spedition
HOMTRANS Service GmbH & Co. KG mit Sitz in Rostock.
Für die Rieck Logistik-Gruppe sind täglich 600 Lkw-Einheiten im Einsatz, 2.000 t Güter werden jeden Tag bewegt.
Rund 580 Mitarbeiter sind in Deutschland beschäftigt – darunter im Schnitt 45 Auszubildende pro Jahr. Am Standort
in Tschechien sind 15 Mitarbeiter für Rieck tätig, in China sind es an elf Standorten insgesamt 80 Beschäftigte. Der
Gruppenumsatz lag 2008 bei 130 Mio. Euro. Die Leistungspalette von Rieck umfasst Kontrakt Logistik,
systemgeführte Stückgutverkehre, weltweiten Sea Air Service, Entsorgungs-Logistik, Möbel- und Messelogistik,
Consulting Services und eCommerce-Lösungen. Die nationale und europaweite Flächendeckung sichert Rieck durch
die Kooperation mit dem Stückgutnetz IDS. Weltweit bietet Rieck mit den eigenen Unternehmen in Tschechien und
China, einem leistungsstarken USA-Partner sowie dem TANDEM-Netz Qualitätslogistik aus einer Hand.
Qualität aus einer Hand ist auch bei der Entgeltabrechnung sehr wichtig. Sicherheit, Innovation und
Hochverfügbarkeit sind Indikatoren, die bei der Auswahl eines neuen Anbieters eine große Rolle spielen. Herr Philipp
Strenge – Personalleiter bei Rieck Holding – ist hier im Dialog mit Frau Kerstin Witt – Leitung Vertrieb beim BRZ:
Welche Art von Dienstleistung
nutzten Sie vor dem
Teilservice Ihrer Entgeltabrechnung
beim Bremer
Rechenzentrum?
Innerhalb der Rieck Logistik-
Gruppe wurde die Lohn- und
Gehaltsabrechnung jahrzehntelang
traditionell in der
Lohnbuchhaltungsabteilung
mittels Karteikarten und
Personalakten durchgeführt. Die
Abrechnung an sich erfolgte seit
1973 Paisy-basiert. Dabei
wurden die Mitarbeiter-
Stammdaten lokal in der Rieck-
Lohnbuchhaltung von zwei
Sachbearbeiterinnen eingepflegt,
monatlich aktualisiert und
zur eigentlichen Abrechnung
anfangs per Datei und später per
E-Mail an einen externen
Dienstleister zur eigentlichen
Abrechnung übertragen. Dort
wurden die Daten für die
Verdienstabrechnung auf einem
Großrechner aufbereitet und es
erfolgte die eigentliche
Abrechnung. Das Endprodukt

Die Rieck Logistik Gruppe Case Study
wurde dann per Post an Rieck
verschickt und dort abschließend
geprüft. Nach erfolgreicher
Abschlusskontrolle verschickte
Rieck die Abrechnung per Post
an seine Mitarbeiter.
Was war der Grund, Ihren
damaligen Service in Frage zu
stellen und was waren Ihre
entscheidenden Faktoren für
einen Wechsel?
Gemäß unserer Firmenphilosophie
sind sämtliche
administrativen Tätigkeiten in
unserer Firmenzentrale in
Großbeeren zentralisiert. Hier
werden sämtliche IT- und
buchhalterischen Aufgaben für
die gesamte Rieck-Gruppe in
Deutschland durchgeführt. Die
mit diesen Aufgaben betraute
Rieck Consulting Services führt
auch die gesamte Verdienstabrechnung
der Rieck-Gruppe
durch. Diese umfasst derzeit ca.
580 Mitarbeiter. Für den
Wechsel unserer Lohnbuchhaltungssoftware
waren zwei
Faktoren ausschlaggebend. Zum
einen sollte die Software so
bedienerfreundlich wie möglich
sein, damit nicht durch weiteren
Personalzuwachs zwingend das
Personal in der Buchhaltung
aufgestockt werden muss und
zum anderen war es wichtig, die
Informationen aus einem
Lohnbuchhaltungsprogramm für
Entscheider im Unternehmen
transparent und leicht verfügbar
zu machen. Hinzu kam, dass bei
Rieck bereits viele Prozesse
mittels eines elektronischen
Workflows bearbeitet und
anschließend archiviert werden.
In dieses Gesamtpaket sollte
auch die Lohnbuchhaltung
integriert werden.
Warum haben Sie sich wieder
für ein Teil-Outsourcing der
Entgeltabrechnung
entschieden?
Bei der Verarbeitung von
personenbezogenen Daten
handelt es sich um sensible
Daten. Diese Daten könnten
natürlich auch bei Einhaltung
von Datenschutzvorschriften
durch einen externen Dienstleister
bearbeitet und in eine
Abrechnungssoftware eingepflegt
werden, nur ist das Thema
Personal, Finanzen und
Mitarbeiterführung für uns immer
zusammen zu sehen und es
bedarf für dieses unternehmenspolitischeSteuer-
ungsinstrument immer eines
direkten und schnellen Zugriffs
der Geschäftsleitung. Somit
stand es bei Rieck niemals zur
Diskussion, Personalangelegenheiten
in irgendeiner
Form komplett extern zu
vergeben. Zumal aus unserer
Sicht eine komplette Auslagerung
auch gar nicht möglich
ist. Es wird immer einen
Ansprechpartner/Koordinator im
Unternehmen geben müssen,
der sowohl als Ansprechpartner
für die Mitarbeiter als auch für
den Dienstleister zur Verfügung
steht.
Wie sind Sie bei der Auswahl
der Anbieter vorgegangen und
wie viele Dienstleister haben
Sie miteinander verglichen?
Aufgrund der Marktstellung von
Paisy war die Entscheidung für
ein bekanntes und weit
verbreitetes Abrechnungssystem
schnell getroffen. Jede
Softwareumstellung bringt
Neuerungen mit sich. So haben
wir im ersten Schritt versucht,
das altbekannte Grundsystem
nicht zu verändern. Dies hat sich
dann auch letztendlich bewährt,
denn unsere Mitarbeiter konnten
ohne große Schulungen vom
alten auf das neue System
umsteigen, verfügen aber jetzt
über wesentlich mehr
Funktionalitäten und Komfort.
Nichts desto trotz wurden in der
Ausschreibungsphase drei
Anbieter miteinander verglichen.
Durch Empfehlungen von
Speditionspartnern, Messebesuche
und Internetrecherche
kam der Kontakt sehr schnell zu
stande. Alle Anbieter haben ihre
Software bei uns in einer
Standardversion präsentiert. Auf
Grundlage eines Grobangebotes
wurden dann sämtliche Rieckspezifischen
Anforderungen, von
Funktionalitäten über Schnittstellenanforderungen
und
Benutzeroberfläche, zu einem
Endangebot zusammengefasst.
Neben dem Kostenaspekt stand
die Programmübersichtlichkeit,
die Bedienerfreundlichkeit und
auch die Kompetenz des
Projektteams an vorderster
Stelle der Entscheidungskriterien.
Da letztendlich Qualität
auch Ihren Preis hat, fiel die
Entscheidung auf das Bremer
Rechenzentrum.
Nach welchen Kriterien haben
Sie den Dienstleister in die
engere Wahl genommen?
Vor dem ersten Präsentationstermin
haben wir die
Grobangebote ausgewertet.
Diese gingen vom Full- bis hin
zum Teilservice. Um die
Angebote vergleichbar zu
machen, bedarf es allerdings
einem etwas tieferen Einstieg in
die Materie. Sämtliche
Softwarepräsentationen haben
Bremer Rechenzentrum GmbH Universitätsallee 5 Fon +49/421/2 01 52-0 vertrieb@brz.ag
28359 Bremen Fax +49/421/2 01 52-22 www.brz.ag
2

Die Rieck Logistik Gruppe Case Study
wir bei Rieck mit unseren
Sachbearbeitern gemeinsam
durchgeführt. Das "look and feel"
- der erste Eindruck und die
Einschätzung unserer
Mitarbeiter - ist in einem solchen
Entscheidungsprozess sehr
wichtig und unerlässlich.
Das wichtigste Kriterium ist
natürlich immer auch der Preis.
Wir wollten ein Abrechnungssystem
mit einem fixen Preis je
Verdienstabrechung und einem
realistischen Kostenblock für die
Anlaufkosten. Hier gingen die
Angebote der Anbieter extrem
auseinander. Aufgrund unserer
eigenen EDV-Abteilung konnte
der Aufwand bezüglich
Umsetzung von Schnittstellen
etc. sehr gut selbst bewertet
werden.
Es hatten sich zudem in den
letzten Jahren Anforderungen
herausgebildet, die mit der alten
Software nicht mehr realisiert
werden konnten. Dies waren
unter anderem die automatische
Generierung von Personalstammdatenblättern
mit einer Art
Historie, die Erstellung von
Zahlungsvorschlagslisten für
Urlaubs- und Weihnachtsgeld
bzw. Tantiemen und die
Einführung von elektronischen
Mitarbeiterzeitkonten mit direkter
Auswirkung auf die Verdienstabrechnung.
Wie lange hat Ihr Entscheidungsprozess
gedauert und
welche Phasen wurden dabei
durchlaufen?
Der Entscheidungsprozess hat
bei uns ca. drei Monate
gedauert. Wir hatten dabei
jedoch nicht nur mit der Auswahl
des neuen Anbieters zu tun, es
ging auch darum, aus unserem
Altsystem Daten der Vorjahre in
das neue System zu übertragen.
Hier zeigt sich, wie wichtig
Wartungsverträge sind, denn
aufgrund alter Datenstrukturen
war insbesondere dieser Punkt
nicht einfach zu realisieren. Es
ist aber auch gut zu wissen,
dass eine Systemumstellung
auch gänzlich ohne alte
Personalstammdaten hätte
funktionieren können. Es hat bei
uns jedoch die Situation
vereinfacht, dass Lohnartenrahmen
und Jahreslohnkonten
mit übernommen werden
konnten und lediglich eine
Modifikation/Anpassung
notwendig war.
Wie lange hat die Umstellung
gedauert?
Die Umstellung hat ein gutes
halbes Jahr gedauert, wobei
man sagen kann, dass es auch
in der Hälfte der Zeit möglich
gewesen wäre. Es war nur unser
ausdrücklicher Wunsch, dass
das System vor der ersten
Echtabrechnung an unsere
Mitarbeiter ausgiebig getestet
werden konnte. Nichts ist
unangenehmer als eine
fehlerhafte Abrechnung. Somit
wurde bei uns eine dreimonatige
Testphase beschlossen, bei der
die Abrechnungen im neuen und
alten System paralell gelaufen
sind. So konnten nicht nur
Abrechnungen auf ihre
Richtigkeit kontrolliert werden,
sondern auch die Übertragung
von Bankendateien und die
Einspielung der relevanten
Daten in das SAP-System für die
Finanzbuchhaltung.
Welche Optimierungen
wurden während bzw. nach
der Projektphase umgesetzt?
Neben den oben
angesprochenen fehlenden
Funktionalitäten, die heute alle
gegeben sind, hatten wir die
Schwierigkeit zu lösen, dass
eine komplett neue
Niederlassung aufgrund eines
Firmenzukaufs mit in das
System integriert werden
musste. Hierbei wurde ein
Datev-Lohnartenrahmen in
unser System integriert,
Lohnarten wurden angepasst
und doppelte eliminiert. Zur
weiteren Optimierung gehörte
die Vereinfachung der
Bankendateienverarbeitung.
Heute wird je Hausbank nur
noch eine Datei zum Auslösen
der Zahlungen benötigt. Bei 11
Niederlassungen war der
diesbezügliche Zeitaufwand
vorher enorm. Ebenfalls konnte
der Zeitpunkt der Abrechnung
um zwei Tage nach hinten
geschoben werden.
Sogenannte Testabrechnungen
sind auf elektronischem Weg
möglich und können online
abgerufen werden, der
zeitintensive Postweg entfällt.
Zudem erhalten wir zu guter
Letzt die Abrechnungen vom
Bremer Rechenzentrum fertig
kuvertiert und müssen diese nur
noch an unsere Mitarbeiter
übergeben.
Gab es Schwierigkeiten im
Projektverlauf?
Bremer Rechenzentrum GmbH Universitätsallee 5 Fon +49/421/2 01 52-0 vertrieb@brz.ag
28359 Bremen Fax +49/421/2 01 52-22 www.brz.ag
Nein!
Wenn ja, wie wurde mit den
Schwierigkeiten
umgegangen?
Von Schwierigkeiten kann im
Grunde genommen nicht
gesprochen werden. In den
Testabrechnungen gab es im
Detail falsche Berechnungen,
die auf manuelle Eingabefehler
zurückzuführen waren. In
unserem alten Programm
musste die Kilometerpauschale
als EURO-Betrag eingegeben
werden, das neue System
rechnet automatisch mit der km-
Angabe. Somit haben wir in der
ersten Abrechnung den
Pauschalbetrag nochmals mit
den Kilometern multipliziert.
Durch regelmäßiges Testen,
auch nach dem „Mehraugen-
Prinzip“, konnten alle
Kleinigkeiten im Vorfeld erkannt
und abgestellt werden.
Wie hoch waren die
Kosteneinsparungen nach
dem Wechsel - wann war/ist
der ROI erreicht?
Das Projekt wurde als eine
Investition in die Zukunft
angesehen. Das neue System
3

Die Rieck Logistik Gruppe Case Study
deckt wesentlich mehr
Funktionalitäten ab als das
Altsystem. Der Mehrwert ist im
ersten Schritt nicht
ausschließlich in den Kosten zu
sehen, sondern besteht in der
bedienerfreundlichen und
übersichtlichen Programmstruktur,
die eine reibungslose
Abarbeitung der verdienstabrechnungsrelevantenPersonalstammdaten
bietet. Zudem
konnte aufgrund der
Onlinezugriffsmöglichkeit der
Abrechnungstermin an sich nach
hinten verschoben werden und
es besteht für die
Führungskräfte der Rieck
Logistik Gruppe durch den
Manager Self Service (MSS) ein
direkter Zugriff auf
Auswertungen und archivierte
Daten der Abrechnung. Dies fügt
sich natlos in den bei Rieck
etablierten elektronischen
Workflow ein. Im zweiten Schritt
gibt es natürlich eine Auswirkung
auf die Kosten. Nach
Abschreibung der entstandenen
Projekt- und Lizenzkosten haben
sich die Kosten bei Rieck pro
monatlicher Abrechnung und
Mitarbeiter um 26 % im
Verhältnis zum ursprünglichen
Anbieter reduziert. Zusätzlich ist
bei dem vorhandenen Personal
Luft nach oben, um weitere
Mitarbeiter ohne großen
Mehraufwand abzurechnen.
Welche Art von Zugriff haben
Sie auf Ihre Daten? Nutzen Sie
ein Reporting-/Archiv-Tool?
Rieck hat sich für den
Teileservice in der Online-
Version entschieden. Dies
bedeutet, dass die Daten lokal
bei Rieck im Lohnbüro erfasst
und bearbeitet werden. Die
Speicherung erfolgt jedoch auf
den Großrechnern des Bremer
Rechenzentrums. Für uns die
optimalste Lösung: Das BRZ
sichert vertraglich die Einhaltung
der Bundesdatenschutzrichtlinien
zu und stellt die
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
der unterschiedlichen
Datentypen sicher. Außerdem
wurde so die Administration
eines weiteren Servers an einen
externen Dienstleister ausgelagert.
Neben den abrechnungsrelevanten
Mitarbeiter-Daten wie
Verdienstabrechnung, Jahreslohnkonto,
Bescheinigungen etc.
werden bei Rieck auch
Dokumente wie Urlaubs-
/Meldescheine und Krankschreibungen
gescannt, archiviert
und danach vernichtet. Es
war das erklärte Ziel, das
Aktenaufkommen zu reduzieren.
Intern wird jedoch aktuell noch
diskutiert, wie mit Arbeitsverträgen,
Vertragsergänzungen
und sämtlichen mit einer
Unterschrift versehenen Originaldokumenten
verfahren
werden soll. Hier geht die
Tendenz jedoch eher in die
Richtung die klassische
Personalakte in der Hand des
jeweiligen verantwortlichen Geschäftsführers
zu lassen.
Der Zugriff auf die Daten
schließt auch die Verfügbarkeit
der für ein Reporting
notwendigen Informationen mit
ein. Hier bietet das BRZ eine
Menge von Standardauswertungen,
die in enger
Abstimmung mit Rieck in der
Projektphase über das Tool Info
SQL um individuelle
Auswertungen erweitert wurde.
Bis hin zum zeitgesteuerten
Versand von Auswertungen per
Mail an einen festgelegten
Verteilerkreis sind hier
komfortable Einstellungen
möglich und können vor allem
durch unsere Mitarbeiter, die
diesbezüglich eine zweitägige
Schulung erhalten haben,
gesteuert, erneuert oder
grundsätzlich neu nach unseren
Anforderungen erstellt werden.
Wie wurde die Umstellung von
den Mitarbeitern aufgenommen?
Da wir uns für das uns
altbekannte Paisy-System
entschieden haben, war die
Umgewöhnung der Mitarbeiter
im Lohnbüro relativ einfach.
Bildangaben, -nummerierungen
und -inhalte sind vom Altsystem
her bekannt, jedoch wesentlich
besser aufbereitet. Aber auch
eine Mitarbeiterin, die auf
diesem neuen Web-System ein
Erstanwender war, hat binnen
zwei Monaten blindes Vertrauen
zum System gefunden und ist
heute in der Lage, alleine
Abrechnungen durchzuführen.
Da in kritischen Situationen
zusätzlich die Hotline des BRZ
immer unterstützend zur Seite
steht, ist es bis heute zu keinen
Engpässen bei der monatichen
Abrechnung gekommen. Alle
auftretenden Praxisfragen
wurden umgehend beantwortet
und gelöst, somit wurde das
BRZ bei uns 100 % positiv
aufgenommen.
Hätte sich das reine Abrechnungslayout
nicht optisch
verändert, bezweifeln wir fast,
dass unsere Mitarbeiter von der
Umstellung etwas bemerkt
hätten.
Welche zukünftigen Projekte
planen Sie mit Ihrem neuen
Abrechnungs-Provider?
Derzeit sind all unsere
Anforderungen in der
Projektierungsphase angesprochen
und umgesetzt
worden. Wir denken hier auch,
dass das Rad nicht neu
erfunden werden muss, es geht
darum, die Aufgaben der
Lohnbuchhaltung optimal zu
erfüllen und die Daten durch
Auswertungen und das Archiv
transparent und verfügbar zu
machen – dieses Ziel wurde
erreicht.
Würden Sie so eine Umstellung
weiter empfehlen?
Da bei Rieck sowohl Daten aus
einem Altsystem übernommen
als auch Daten komplett neu
angelegt wurden, sich letztendlich
unser Testszenario mit
mehrfachen Testabrechnungen
parallel zum Altsystem bewährt
hat und so zu einer fehlerfreien
Projektumsetzung geführt hat,
kann man unser Vorgehen nur
weiter empfehlen. Es gibt selten
ein EDV-Projekt mit so wenig
Komplikationen.
Fazit:
BRZ – BEI ABRECHNUNG
ZUVERLÄSSIG !
Bremer Rechenzentrum GmbH Universitätsallee 5 Fon +49/421/2 01 52-0 vertrieb@brz.ag
28359 Bremen Fax +49/421/2 01 52-22 www.brz.ag
4