Vergleich zwischen Basisplan und laufendem ... - Steffen Damerau

© Y. u. J. THOMALLA, Horb 

IHK Reutlingen 

EINFÜHRUNG IN 

PROJECT 2000

Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 

Einführung in die Arbeit mit MS – Project 2000 

Inhalt 

BEGRIFFE DER PROJEKTPLANUNG............................................................................................ 1 

A. PROJEKTMERKMALE................................................................................................................ 1 

B. PROJEKTPHASEN...................................................................................................................... 1 

C. STRUKTUR VON MS - PROJECT ............................................................................................... 1 

D. GRUNDBEGRIFFE DER PROJEKTPLANUNG ............................................................................... 1 

HINWEISE FÜR DIE ARBEIT........................................................................................................... 3 

A. PROGRAMM STARTEN .............................................................................................................. 3 

B. BEARBEITUNGSHINWEISE........................................................................................................ 3 

1. ANSICHT................................................................................................................................. 3 

2. Einstellungen........................................................................................................................... 3 

3. Bedienung über das Kontextmenü (rechte Maustaste) ............................................................ 3 

C. PROGRAMM BEENDEN ............................................................................................................. 3 

PROJEKTDATEN EINGEBEN .......................................................................................................... 4 

A. NEUES PROJEKT ERZEUGEN..................................................................................................... 4 

1. Erläuterung zur Priorität: ....................................................................................................... 4 

B. VORGÄNGE .............................................................................................................................. 4 

1. Vorgang eingeben.................................................................................................................... 4 

2. Vorgang löschen...................................................................................................................... 5 

3. Vorgang einfügen .................................................................................................................... 5 

C. IDEALTYPISCHE VORGEHENSWEISE BEIM ANLEGEN EINES NEUEN PROJEKTES...................... 5 

D. RESSOURCEN ........................................................................................................................... 7 

1. Anlegen einer Ressourcentabelle ............................................................................................ 7 

2. Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen ................................................................................ 7 

E. KOMPLEXE VORGÄNGE ............................................................................................................... 8 

F. ÜBERSTUNDEN EINTRAGEN ......................................................................................................... 9 

PROJEKTDATEN VERWALTEN ................................................................................................... 10 

A. TERMINPLANUNG .................................................................................................................. 10 

B. KRITISCHE VORGÄNGE.......................................................................................................... 10 

C. PERT - ANALYSE .................................................................................................................. 11 

D. KAPAZITÄTSABGLEICH DER RESSOURCEN............................................................................ 12 

E. GESTALTUNG VON PROJEKTINFORMATIONEN........................................................................... 13 

F. DARSTELLUNGSMÖGLICHKEITEN VON PROJEKTINFORMATIONEN............................................ 13 

G. PRINZIPIELLE EINSTELLUNGEN ÄNDERN............................................................................... 14 

H. DRUCKEN DER PROJEKTINFORMATIONEN ............................................................................. 14 

I. DIE PROJEKTÜBERWACHUNG .................................................................................................... 15 

J. WEITERE ÜBERWACHUNGSANSICHTEN IM EINZELNEN............................................................. 16 

1. Kosten.................................................................................................................................... 16 

K. VERWALTUNG UMFANGREICHER PROJEKTE ......................................................................... 17 

1. Aufteilung in Teilprojekte...................................................................................................... 17 

2. Anlegen eines Arbeitsbereichs............................................................................................... 17 

3. Arbeiten im Team .................................................................................................................. 17 

BEISPIEL............................................................................................................................................. 18 

A. BEISPIEL TEIL 1................................................................................................................... 18 

B. BEISPIEL TEIL 2................................................................................................................... 18 

C. BEISPIEL TEIL 3................................................................................................................... 18

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D. BEISPIEL TEIL 4................................................................................................................... 19 

E. BEISPIEL TEIL 5....................................................................................................................... 19 

F. BEISPIEL TEIL 6....................................................................................................................... 20 

G. BEISPIEL TEIL 7................................................................................................................... 21 

H. BEISPIEL TEIL 8................................................................................................................... 21 

I. BEISPIEL TEIL 9....................................................................................................................... 21 

ÜBERSICHT ZU WICHTIGEN BEFEHLEN................................................................................. 22

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Begriffe der Projektplanung 

Bevor die Arbeit mit einer Projektplanungs- und –steuerungssoftware beginnen kann, müssen 

zunächst Grundbegriffe des Projektmanagements geklärt sein. Dies ist Gegenstand des 

folgenden Kapitels. 

A. Projektmerkmale 

Ein Projekt ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet: 

Zeitliche Begrenzung, Zielausrichtung, Einmaligkeit, Gliederung, besondere Organisationsform. 

B. Projektphasen 

Zur besseren Übersicht wird ein Projekt in der Regel in unterschiedliche Phasen aufgeteilt, 

um den Projektablauf besser überwachen zu können. Dies sind z.B. folgende Phasen: 

1. Projektidee mit Projektauftrag 

2. Zieldefinition mit Durchführbarkeitsanalyse 

3. Grobe Gliederung 

4. Feinstrukturierung 

5. Projektplanung, -überwachung und –auswertung. 

Das Programm MS - Project unterstützt bei der Erfassung und Verwaltung dieser Elemente 

durch folgende Struktur: 

C. Struktur von MS - Project 

VORGÄNGE, die für das Projekt notwendig sind, werden erfasst und können dann zeitlich, 

sachlich und personell zueinander in Beziehung gesetzt werden. RESSOURCEN, die Personen 

und/oder Arbeitsmittel sein können, werden diesen Vorgängen zugeordnet. So können 

Sachziel, Terminziel und Kostenziel miteinander abgeglichen werden. 

D. Grundbegriffe der Projektplanung 

Grundbegriff aus der Projektplanung Erläuterung 

Vorgang 

Vorgänger/Nachfolger 

Teilaktivität eines Projektes mit Anfangs- und 

Endtermin (=Dauer) 

Vorgang, der beginnen oder enden muss, 

bevor ein anderer Vorgang beginnen oder 

enden kann/Vorgang, der ... kann, nachdem 

ein anderer Vorgang angefangen hat oder 

beendet wurde. 

Meilenstein Eckpunkt des Projektes mit der Dauer NULL. 

Sammelvorgang Mehrere Vorgänge eines Projektes, die eine 

Y. u. J. Thomalla, Horb 

Teileinheit bilden. 

Januar 2003 Seite 1

Pufferzeit 

Kritischer Pfad 

Ressourcen 

Vorwärtskalkulation/Rückwärtskalkulation 

Feste Terminplanung/Leistungsgesteuerte 

Terminplanung 

Vorgangsbeziehungen 

Projektgliederung 

PSP 

Gantt-Diagramm 

CPM 

PERT 


Begriffe der Projektplanung 

Teileinheit bilden. 

Zeit, die sich ein Vorgang verzögern darf, 

ohne andere Vorgänge oder gar das gesamte 

Projekt zu verzögern. 

Kürzester Weg von Beginn bis Ende des Projektes 

ohne Pufferzeit. 

Einsatzmittel, d.h. für die Durchführung des 

Projektes benötigte Personen, Betriebsmittel 

und Zubehör. 

Aus einem gesetzten Anfangstermin wird das 

Projektende errechnet/aus einem gesetzten 

Endtermin wird der Projektanfang errechnet. 

Dauer eines Vorgangs ist fest/Dauer eines 

Vorgangs hängt von der Zahl der verwendeten 

Ressourcen ab. 

EA (Ende – Anfang: Vorgänger muss vor 

Beginn beendet sein), AA (Anfang – Anfang: 

gleichzeitiger Start); EE (Ende – Ende: Vorgänger 

muss vor Ende beendet sein); Überlappung 

mit Zeitangabe oder Prozentsatzangabe. 

TOP-DOWN-Methode – aus Gliederungsstruktur 

entstehen Vorgänge; BOTTOM-UP- 

Methode – aus Vorgängen entsteht Gliederungsstruktur. 

Projektstrukturplan (WBS = work breakdown 

structure) nach Kostenstellen oder Abteilungen 

Balkendiagramm zur Darstellung des Termin- 

bzw. Ablaufplans eines Projektes (nach Lawrence 

Gantt um 1900) 

Critcal Path Method – mathematisches Modell 

zur Berechnung der Gesamtdauer des 

Projektes unter Zugrundelegung der Dauer 

und Abhängigkeiten einzelner Vorgänge. 

Damit wird ersichtlich, welche Vorgänge kritisch 

sind. 

Program Evaluation Review Technique – 

Errechnung der Projektdauer aufgrund der 

statistischen Wahrscheinlichkeit über die eingegebene 

Dauer der Vorgänge. So ist z.B. 

eine Risikoanalyse möglich. 

Y. u. J. Thomalla, Horb Januar 2003 Seite 2

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A. Programm starten 

anklicken 

wählen 

anklicken 

B. Bearbeitungshinweise 


Hinweise für die Arbeit 

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1. ANSICHT 

Über gewünschte Einstellungen für die Arbeit vornehmen. Soll ein neues Projekt 

angelegt werden, so ist z.B. die Einstellung ANSICHT – Balkendiagramm und ANSICHT 

– Tabelle Eingabe - Eingabe hilfreich, die über ANSICHT, Weitere Ansichten im folgenden 

Dialog ausgewählt werden kann: 

2. Einstellungen 

Grundeinstellungen können über EXTRAS – Optionen festgelegt werden. Hilfreich ist zu Anfang 

beispielsweise der Planungsassistent, der in der Karteikarte Allgemein eingestellt werden 

kann. 

Notizen: 

3. Bedienung über das Kontextmenü (rechte Maustaste) 

C. Programm beenden 

anklicken 

wählen 


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Projektdaten eingeben 

A. Neues Projekt erzeugen 

- Neu anklicken 

im folgenden Dialogfenster die gewünschten Einstellungen vornehmen, insbesondere 

die Berechnungsart sollte gewählt werden (Anfangs- oder Endtermin). 

Mit bestätigen. 

Sollte die Projektinfo später erneut benötigt werden, kann sie über Projektinfo 

jederzeit aufgerufen werden. 

Es ist empfehlenswert, das neue Projekt gleich im Anschluss an das Anlegen unter dem gewünschten 

Namen zu speichern. (über - Speichern unter) Das Handling einzelner 

Projekte erfolgt wie bei anderen Microsoft-Produkten auch über Datei – Schließen oder Datei 

– Speichern unter oder Datei – Öffnen. 

1. Erläuterung zur Priorität: 

Das Feld Priorität gibt den Wichtigkeitsgrad eines Vorgangs an, der wiederum angibt, mit 

welcher Flexibilität eine Zuordnung während des Kapazitätsabgleichs verzögert oder unterbrochen 

werden kann. Prioritätsstufen reichen von 0 bis 1000. Die niedrigste Priorität ist 0. 

Die Standardpriorität ist 500. Eine Priorität von 1000 hat dieselbe Wirkung wie "Nicht abgleichen". 

B. Vorgänge 

1. Vorgang eingeben 

Bevor Vorgänge in MS – Project angelegt werden, ist es empfehlenswert, ein Feinkonzept 

für das Projekt zu erstellen. Für das Eingeben der Daten ist die Arbeit mit Tabellen über dieselben 

Mausoptionen möglich wie in MS – EXCEL. 

– Balkendiagramm 

Zelle anklicken 

Daten schreiben 




mit RETURN bestätigen 

Für jeden einzelnen Vorgang gibt es dabei die Möglichkeit über die Schaltfläche Informationen 

zum Vorgang 

folgendes Dialogfenster aufzurufen: 

2. Vorgang löschen 

In die Zelle des Vorgangs klicken 

 

3. Vorgang einfügen 

In die Zelle klicken, oberhalb der der neue Vorgang eingefügt werden soll 

 

Neuer Vorgang 

Gewünschte Bezeichnung und Informationen zum Vorgang eintragen. 

C. Idealtypische Vorgehensweise beim Anlegen eines neuen 

Projektes 

1. – Neu 

2. Einstellungen bei Projekt-Info vornehmen (z.B. Berechnungsart festlegen) über 

- Projektinfo 

3. Projektkalender einstellen (Basiskalender, Ressourcenkalender, Vorgangskalender) 

über - Arbeitszeit ändern 

4. Vorgänge in der gewünschten Ansicht erfassen wie oben beschrieben. Erhält ein 

Vorgang die Dauer 0, so wird er zum Meilenstein. Soll ein Vorgang ohne Berücksichtigung 

der Zeiten des Projektkalenders als fortlaufender Vorgang erfasst 




werden, so kann in der Spalte Dauer das Kürzel f eingetragen werden. Einzugeben 

ist dabei fm, fh, ft oder fw, je nachdem, ob es sich um fortlaufende Minuten, 

Stunden, Tage oder Wochen handelt. 

5. Gliederung der Vorgänge über - Gliederung. Vorgänge einer höheren 

Gliederungsebene werden dabei zum Sammelvorgang. Bevor die Vorgänge 

verknüpft werden, sollten periodische Vorgänge definiert sein, sofern das Projekt 

solche erforderlich macht, damit in der Berechnung der Projektzeiten keine Fehler 

auftreten. Periodische Vorgänge sind z.B. regelmäßige Besprechungen. Diese 

periodischen Vorgänge können über - Periodischer Vorgang aufgenommen 

werden. Im Dialogfenster können die gewünschten Einstellungen 

vorgenommen werden: 

6. Verknüpfung der Vorgänge über - Vorgänge verknüpfen, um die 

markierten Vorgänge miteinander zu verbinden. (Nicht hintereinander stehende 

Vorgänge können mit gedrückter - Taste und Mauszeiger markiert werden.) 

Durch einen Doppelklick auf den Verbindungspfeil der Verknüpfung im 

GANTT - Diagramm kann die Art der Verknüpfung bestimmt werden. (vgl. Begriff 

„Vorgangsbeziehungen“ in der Tabelle Grundbegriffe der Projektplanung) Verknüpfungen 

entfernen geht auf demselben Wege über - Vorgangsverknüpfungen 

entfernen. 

7. Projektplan ausdrucken über - Drucken oder Projektdauer betrachten 

über - Projektinfo. 

Für das Überarbeiten der Vorgänge steht das Menü BEARBEITEN zur Verfügung (Ausschneiden, 

Kopieren oder Löschen von Vorgängen) sowie der Menüpunkt EINFÜGEN zum 

Ergänzen von Vorgängen. 

Dabei werden die veränderten Vorgänge in der Standardeinstellung angepasst, es sei denn, 

dass bei EXTRAS – Optionen in der Karteikarte Terminplan diese automatische Anpassung 

deaktiviert ist. 

BEISPIEL Teil 1 


D. Ressourcen 



1. Anlegen einer Ressourcentabelle 

Die Eingabe der für das Projekt benötigten Ressourcen erfolgt am besten in der Ansicht der 

Ressourcentabellen: über den Menüpunkt – RESSOURCE: Tabelle aufrufen. 

Nicht benötigte Spalten für die Eingabe können über die rechte Maustaste ausgeblendet 

werden. Die Erfassung erfolgt ansonsten wie bei den Vorgängen. 


2. Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen 

- Balkendiagramm 

Vorgang, dem eine Ressource zugeordnet werden soll, markieren (Ressourcen 

sollten nur Teilvorgängen zugeordnet werden bzw. nicht den zugehörigen 

Sammelvorgängen zusätzlich). 

Ressourcen – Ressourcen zuordnen wählen: 

gewünschte Ressource auswählen und in der Spalte Einh. festlegen, zu 

wie viel Prozent die Ressource durch die Zuordnung belegt ist 

Schaltfläche betätigen. 

Alternativ können Ressourcen auch per Drag und Drop oder über das Dialogfenster „Informationen 

zum Vorgang“ zugeordnet werden. 

Jeder Ressource kann ein Arbeitsprofil zugeordnet werden. MS - Project unterscheidet dabei 

im Standard zwischen folgenden: flach (=gleichmäßige Arbeitsstunden während des ganzen 

Vorgangs), endlastig (=am Ende 100%, anfangs weniger), anfangslastig (=zu Anfang 100%, 

am Ende weniger), Doppelspitze (2mal 100% während des Vorgangs), frühe Spitze (=erstes 

Viertel 100%), späte Spitze (=letztes Viertel 100%), Glocke (=Vorgangsmitte 100%) und Trapez 

(=Glocke, mehr Arbeitsintensität am Anfang und Ende). Durch die Eingabe der realen 

Stundenzahlen können eigene Profile definiert werden in der - Ressourcen: 

Einsatz. 

Außerdem kann jeder Ressource ein eigener Kalender zugewiesen werden über den Menüpunkt 

- Arbeitszeit ändern. 

Sollen im Nachhinein Einstellungen in der Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen 

geändert werden, z.B. weil der 2. Bearbeiter des Vorgangs erst beginnen kann, wenn der 1. 

Bearbeiter seine Tätigkeit abgeschlossen hat, kann dies am einfachsten in der - 

Vorgang: Einsatz korrigiert werden. BEISPIEL Teil 3 




E. Komplexe Vorgänge 

Ist ein Vorgang nicht nur von seinem Vorgänger, sondern auch von einem bestimmten Datum 

abhängig, wird die Verwaltung der Vorgänge schnell komplex. MS – Project bietet hierzu 

die Möglichkeit im Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“ ( - Informationen 

zum Vorgang) auf der Karteikarte Spezial weitere Einstellungen vorzunehmen: 

Standardeinstellung ist bei einer Vorwärtskalkulation „so früh wie möglich“. Ist den Vorgangseinschränkungen 

ein fester Termin zugeordnet, so setzt dieser eventuelle andere Vorgangsbeziehungen 

außer Kraft. 

Flexible Einschränkungen ohne festen Termin lassen dem Programm natürlich mehr Möglichkeiten, 

einen optimalen Plan zu berechnen. Da nach Vergabe der Einschränkungen die 

Termine der Vorgänge neu berechnet werden, erfolgt im Konfliktfall eine Warnung vor Überschneidungen 

vom Planungsassistenten. 

Soll ein Vorgang mit 2 Einschränkungen versehen werden, weil er innerhalb eines bestimmten 

Zeitraums abgewickelt werden muss, so ist dies z.B. folgendermaßen zu lösen: 

Für den einzuschränkenden Vorgang muss ein Vorgänger erzeugt werden als Meilenstein, 

dem alle Beziehungen des Vorgangs zugeordnet werden. Für diesen Meilenstein wird die 

Einschränkung „Anfang nicht früher als“ festgelegt, der eigentliche Vorgang erhält dann die 

Einschränkung „Ende nicht später als“. 

Muss ein Vorgang unterbrochen werden, so ist dies am einfachsten in der - 

Balkendiagramm möglich, indem mit der rechten Maustaste auf den Vorgang gezeigt wird, 

der Befehl gewählt wird und durch Auseinanderschieben des Vorgangsbalkens 

die Dauer der Unterbrechung festgelegt wird. Alternativ ist dies über das Menü 

- Vorgang unterbrechen möglich. Beim Verschieben unterbrochener Vorgänge 

passt MS – Project die nachfolgenden Vorgänge automatisch an. 


F. Überstunden eintragen 



Ist durch den Planungsassistenten eine Warnung erfolgt, so können Konflikte im Projektverlauf 

beispielsweise über Überstunden zu lösen versucht werden. Einer Ressource Überstunden 

bei einem Vorgang zuzuweisen erfolgt folgendermaßen: 

Ausgang: - Balkendiagramm 

- Teilen 

unteren Bildschirmbereich anklicken 

- Einzelheiten – Arbeit Ressourcen 

gewünschten Vorgang anklicken, dessen Dauer durch Überstunden verkürzt werden 

soll 

im unteren Bildschirmbereich in der Spalte ÜBERST. die Anzahl eingeben und mit 

OK bestätigen. 


Notizen: 


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A. Terminplanung 

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Projektdaten verwalten 

Die Terminplanung erfolgt in der Standardeinstellung leistungsgesteuert, d.h. die Dauer eines 

Vorgangs wird anhand der hierdurch verursachten Arbeit und der dazu notwendigen 

Ressourcen errechnet. Diese Einstellung kann projektweise über den Befehl - 

Informationen zum Vorgang – Karteikarte Spezial oder grundsätzlich über - Optionen 

in der Karteikarte Terminplan deaktiviert werden. 

Die Basis für die Berechnung der Dauer einer Vorgangsart ist folgende Formel: 

ARBEIT = DAUER x EINHEIT 

Je nach gewählter Vorgangsart, die über - Informationen zum Vorgang – Karteikarte 

Spezial eingestellt werden kann, ist eine dieser Variablen konstant: 

Feste Einheiten – Beispiel: ein viertes Zimmer soll tapeziert werden, aber es sind nur so viele 

Personen verfügbar wie für drei Zimmer; damit verlängert sich die Dauer des Vorgangs. 

Dies ist die Standardeinstellung. 

Feste Dauer – Beispiel: eine Fahrt nach Stuttgart dauert immer 1 Stunde, ob eine oder mehrere 

Personen im Fahrzeug sind spielt dafür keine Rolle. 

Feste Arbeit – Beispiel: drei Zimmer zu tapezieren dauert 1,5 Tage. Steht nur 1 Tag zur Verfügung, 

können mehr Personen mitarbeiten, damit es schneller geht. 

Weitere Einstellungen können vorgenommen werden, indem die Vorgangsart leistungsgesteuert 

oder nicht leistungsgesteuert definiert wird. 

B. Kritische Vorgänge 

Über den Menüpunkt - Projektinfo kann angezeigt werden, was als aktueller 

Anfangs- oder Endtermin eines Vorgangs errechnet wurde. Ergibt sich hieraus ein Zeitkonflikt 

für das Gesamtprojekt, müssen die kritischen Vorgänge bearbeitet werden. Dazu ist zunächst 

einmal eine spezielle Formatierung nötig, die die kritischen Vorgänge anzeigt. Über 

- Textarten können die kritischen Vorgänge hervorgehoben werden: 




Über - Balkenplanassistent kann der kritische Weg im Balkendiagramm optisch 

hervorgehoben werden: 

Durch das Verändern kritischer Vorgänge können Zeitkonflikte gelöst werden. 

Hilfreich dabei ist ein Überblick zu den verfügbaren Pufferzeiten. Dieser kann über die 

- Tabelle – Berechnete Termine erreicht werden. 

C. PERT - Analyse 

Eine weitere Möglichkeit, die Dauer eines Projektes abzuschätzen, ist die PERT - Analyse. 

Diese kann über die Symbolleiste PERT - Analyse erstellt werden. 

Für jeden Vorgang kann über das Symbol PERT – Eingabemaske eine pessimistische, realistische 

und optimistische Schätzung der Vorgangsdauer eingetragen werden: 




Über die entsprechenden Symbole können die 3 Verläufe des Projektes angezeigt werden: 

Optimistisches 

Balkendiagramm 

Realistisches 



Pessimistisches 


PERT berechnen 

PERT - Eingabemaske 

PA_Eingabetabelle 

PERT Gewichtungen 

festlegen 

D. Kapazitätsabgleich der Ressourcen 

Wenn einem Vorgang mehr Ressourcen zugeordnet wurden, als in der Ressourcentabelle 

definiert sind oder parallel laufende Vorgänge auf dieselben Ressourcen zurückgreifen, ergibt 

sich die Notwendigkeit, Kapazitäten abzugleichen, um den Projektfortschritt zu 

gewährleisten. 

Ersichtlich wird die Auslastung der Kapazitäten über die - Ressource : Einsatz 

oder - Ressource : Grafik. Über die Tastenkombination können Vorgänge 

in der Vorgangstabelle, die Ressourcen überlasten, direkt angesteuert werden. 

Mögliche Überlegungen, wie die Ressourcenüberlastung bewältigt werden kann, sind z.B.: 

Zeitdauer der Vorgänge überdenken 

Überstunden einbinden 

weitere Einheiten in der Ressourcentabelle vergeben 

Verzögerungen integrieren usw. 

Sollen Kapazitäten automatisch abgeglichen werden, so werden die Vorgänge so lange 

verzögert, bis keine Ressourcenüberlastung mehr gegeben ist. Dies kann über den 

Menüpunkt - Kapazitätsabgleich mit folgenden Grundeinstellungen erfolgen: 




Dabei werden grundsätzlich keine Vorgänge verzögert, die die Einschränkung „muss anfangen 

am“, „muss enden am“ oder „so spät wie möglich“ haben sowie Vorgänge des aktuellen 

Datums oder mit der Priorität „nicht abgleichen“. 

Soll der Kapazitätsabgleich wieder rückgängig gemacht werden, so kann dies über die 

Schaltfläche aus demselben Menü erreicht werden. 

E. Gestaltung von Projektinformationen 

Über den Menüpunkt lassen sich vielfältige Gestaltungsvarianten für die 

Darstellung der mit MS – Project verwalteten Informationen einstellen. Eine Besonderheit 

gegenüber der Formatierung in anderer Anwendersoftware ist dabei der Befehl - 

Textarten (z.B. für die Darstellung kritischer Vorgänge s.o.), über den eine ganze Kategorie 

von Projektinformationen formatiert werden kann. 

Grundeinstellungen für die Darstellung der Balkendiagramme können in - Layout 

festgelegt werden. Für komplexe Formatierungen stellt MS – Project den Befehl 

- Balkenplan – Assistent zur Verfügung. 

Entsprechendes gilt für die anderen möglichen Ansichten: sobald im Menü eine 

Auswahl getroffen wurde, kann diese über den Menüpunkt in der gewünschten 

Weise gestaltet werden. 

F. Darstellungsmöglichkeiten von Projektinformationen 

Über das Menü können die erfassten Informationen auf besondere Weise 

strukturiert werden: 

Über den Befehl - Filter – Weitere Filter können neue Strukturierungsbedingungen 

definiert werden. 



G. Prinzipielle Einstellungen ändern 



Sollen Grundeinstellungen von Ansichten und Formatierungen für weitere Projekte festgelegt 

werden, so kann die Globale Vorlage GLOBAL.MPT für das Speichern benutzerdefinierter 

Einstellungen diese aufnehmen. Hier werden auch die Einstellungen von - Optionen 

gespeichert. Soll eine neue Vorlage erstellt werden, kann dies beim Befehl - 

Speichern unter durch Wahl des Dateityps Projektvorlage erreicht werden. Eigene Vorlagen 

erscheinen anschließend in der Auswahl des Menüpunkts - Neu. 

H. Drucken der Projektinformationen 

Jede Ansicht kann mit den anderer Anwendersoftware vergleichbaren Befehlen gedruckt 

bzw. vor dem Ausdruck weiter mit Kopf-/Fußzeilen gestaltet werden. Die Befehle, die MS – 

Project hierfür zur Verfügung stellt, sind folgende: 

- Seitenansicht 

- Seite einrichten 

- Drucken 

Genügen die hier möglichen Einstellungen für die Darstellung auf Papier nicht, so können 

eigene Berichte erstellt werden, die differenziertere Darstellungsmöglichkeiten bieten: 

- Berichte 

Die Berichte werden in die Seitenansicht erstellt, so dass sie gegebenenfalls noch vor dem 

Druck verworfen werden können. 


Notizen: 


I. Die Projektüberwachung 



Bei der Durchführung eines Projektes ist es in regelmäßigen Abständen erforderlich, einen 

Vergleich durchzuführen zwischen den ursprünglich geplanten Terminen, Arbeiten und Kosten 

und dem aktuellen Stand des Projektes. Dies erfolgt durch 3 Elemente: Basisplan, 

Aktualisierung der Vorgänge und Vergleich geplant/aktuell. 

1. Basisplan speichern (vor Arbeitsbeginn): - Basisplan 

speichern. 

2. Aktualisierung der Projektinformationen (vorgangsorientiert): 

z.B. durch Eintragen der Prozentangaben, inwieweit die Vorgänge abgeschlossen 

sind oder aktuelle Kosteninformationen: - Überwachung – 

Vorgänge aktualisieren 

Um die Pflege der Vorgänge zu vereinfachen, können auch mehrere oder alle gesammelt 

nach Kriterien, die im Dialogfenster festgelegt werden, aktualisiert werden über 

den Befehl - Überwachung – Projekt aktualisieren: 

Die Symbolleiste ÜBERWACHEN bietet für die meisten Einstellungen hierzu einen 

kurzen Weg an. 

Eine Übersicht zum aktuellen Stand bietet die - Tabelle: Überwachung. 

Eine grafische Darstellung ist über Fortschrittslinien im Balkendiagramm möglich: 

- Überwachung – Fortschrittslinien: 




3. Vergleich zwischen Basisplan und laufendem Projekt 

Über den Menüpunkt - Projektinfo – Statistik... kann zunächst in einem 

Informationsfenster ein Überblick zu den Vergleichsdaten geplant/aktuell erreicht werden 

(oder über das Symbol Projektstatistik aus der Symbolleiste ÜBERWACHEN). 

Weitere Anzeigemöglichkeiten sind in einem Balkendiagramm oder in der Maske 

VORGANG : Einzelheiten. 


J. Weitere Überwachungsansichten im einzelnen 

1. Kosten 

Sind bei den Ressourcen und/oder Vorgängen Kosten eingegeben worden, so rechnet MS – 

Project im Standard diese Kosten für das Projekt hoch. Die entsprechende Einstellung kann 

über - Optionen auch deaktiviert werden, wenn die Kosten durch Ausnahmen 

verursacht werden, d.h. manuell eingetragen werden sollen. 

Vorgangskosten können über - weitere Ansichten – Vorgang : Tabelle und das 

Menü Tabelle : Kosten betrachtet werden. 

Ressourcenkosten können über - Ressource : Tabelle und das Menü Tabelle : 

Kosten betrachtet werden. 

Über - Tabellen – Weitere Tabellen kann bei Kostenanalyse eine differenzierte 

Betrachtung ausgewählt werden: 




Dabei bedeuten die Spaltenüberschriften folgendes: 

SKBA = Soll-Kosten der berechneten Arbeit (geplante Werte in Bezug auf heute) 

SKAA = Soll-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit (%abgeschlossen * geplante Kosten) 

IKAA = Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit (%abgeschlossen * aktuelle Kosten) 

PA = Planabweichung (SKAA – SKBA) 

KA = Kostenabweichung (SKAA – IKAA) 

BK = Berechnete Kosten (momentan berechnete Kosten) 

ANA = Abweichung nach Abschluss (Plankosten – berechnete Kosten) 


K. Verwaltung umfangreicher Projekte 

1. Aufteilung in Teilprojekte 

Wenn ein Projekt sehr lange dauert oder von mehreren Abteilungen bearbeitet wird, kann es 

als Hauptprojekt mit verschiedenen Teilprojekten konzipiert werden. 

Voraussetzung dafür ist, dass jedes Teilprojekt in einer eigenen Projektdatei gespeichert 

wurde. Ist dann ein Hauptprojekt erzeugt, können die entsprechenden Teilprojekte über den 

Menüpunkt - Projekt zugeordnet werden. 

2. Anlegen eines Arbeitsbereichs 

Sind mehrere Projekte geöffnet oder verschiedene Ansichten aktiviert, dann kann eine Zusammenfassung 

erreicht werden über den Menüpunkt - Arbeitsbereich speichern. 

Unter dem nun angegebenen neuen Dateinamen öffnet MS – Project ab jetzt alle Einzelprojekte 

in der beim Speichern des Bereichs aktivierten Einstellung oder Ansicht. 

3. Arbeiten im Team 

Soll über ein Netz mit MS – Project gearbeitet werden, so ist dazu ein allen ansprechbarer 

Ordner für die Projektdatei notwendig. Über den Menüpunkt - Optionen kann 

eine Arbeitsgruppe eingerichtet werden. 

Weitere Arbeiten im Team wie z.B. das Anfragen von Ressourcen können über den Menüpunkt 

- Teammanagement erledigt werden: 


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Beispiel 

A. BEISPIEL Teil 1 

Es soll eine Bedienungsanleitung für Software erstellt werden. Erfassen Sie folgende Vorgänge 

und speichern Sie das Projekt unter dem Namen BEDIEN ab. 

B. BEISPIEL Teil 2 

Im Projekt zur Erstellung der Bedienungsanleitung für Software sind dies z.B. folgende Ressourcen: 

C. BEISPIEL Teil 3 

Im Projekt Erstellung von einer Bedienungsanleitung für Software sind die Ressourcen folgendermaßen 

zuzuordnen: 



Beispiel 

D. BEISPIEL Teil 4 

Die Druckerei hat den Drucktermin festgelegt. Wenn dies bedeutet, dass der Vorgang „Vorbereitung 

für den Druck“ früher abgeschlossen sein muss, erfolgt nach entsprechender Einschränkung 

eine Warnung durch den Planungsassistenten: 

E. BEISPIEL Teil 5 

Im Projekt BEDIEN sollen folgende weiteren Informationen eingearbeitet werden: 

Der externe Korrektor arbeitet auch über das Wochenende. 



Beispiel 

Die kritischen Vorgänge sollen in der Farbe rot angezeigt werden. 

Die Testschulung hat eine feste Dauer von 3 Tagen (nicht leistungsgesteuert!) 

Die Schulung wurde 3 Tage vorverlegt, entsprechend muss auch die Testschulung früher 

beginnen (Einschränkung „muss anfangen am“). Der Vorgang „Unterlage schreiben“ muss 

deshalb mit Überstunden verkürzt werden. 

Der Projektleiter beginnt einen Tag früher mit dem Prüfen der Unterlagen. 

F. BEISPIEL Teil 6 

Für das Projekt Erstellung einer Bedienungsanleitung soll eine neue Vorgangstabelle erstellt 

werden, die die Spalten Vorgangsbezeichnung, Dauer sowie Anfang und Ende enthält. Hier 

soll ein Filter definiert werden, der alle Vorgänge, deren Dauer größer ist als 2 Tage, herausfiltert: 

Tabelle 

Filter: 



Beispiel 

G. BEISPIEL Teil 7 

Für das Projekt Erstellung einer Bedienungsanleitung soll ein Bericht „Wer macht was wann“ 

erstellt werden. 

H. BEISPIEL Teil 8 

Im Projekt zur Erstellung einer Bedienungsanleitung soll ein Basisplan erstellt werden. Anschließend 

sollen die vorbereitenden Arbeiten als abgeschlossen, die Arbeiten zum Verfassen 

der Unterlage als in Bearbeitung und die Korrekturarbeiten als noch nicht begonnen aktualisiert 

werden. Für die Darstellung der Überwachung soll ein Balkendiagramm erzeugt 

werden. 

I. BEISPIEL Teil 9 

Im Projekt Erstellen einer Bedienungsanleitung für Software müssen die PC-Arbeitsplätze 

mit entsprechenden Kosten einbezogen werden. 

Der Vorgang „Lieferung der Software“ hat 500 ¢¡¤£¤¥§¦©¨§��¥§¦�£��£��£¤¥§¦ -Schulung 

kostet 350 ��¤�� ©� ��§��¤��©� ��¤��¤��¤�� 



Übersicht zu wichtigen Befehlen 

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Vorgang 

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Befehle 

Projekt erzeugen DATEI – Neu 

Projekt speichern DATEI – Speichern unter 

Vorgang eingeben ANSICHT – Balkendiagramm, Zelle anklicken, 

Daten schreiben und mit RETURN bestätigen 

Vorgang löschen Markieren und ENTF 

Vorgänge gliedern PROJEKT – Gliederung 

Vorgänge verknüpfen BEARBEITEN – Vorgänge verknüpfen 

Verknüpfungen löschen Vorgang markieren, BEARBEITEN – Vorgangsverknüpfungen 

entfernen 

Projektplan drucken DATEI – Seitenansicht 

DATEI – Seite einrichten 

DATEI – Drucken 

Einstellungen zum Vorgang PROJEKT – Informationen zum Vorgang 

Vorgangseinschränkungen definieren PROJEKT – Informationen zum Vorgang 

Terminplanungsverfahren für Vorgang PROJEKT – Informationen zum Vorgang 

Ressourcen anlegen ANSICHT – Ressource : Tabelle 

Ressourcen bearbeiten PROJEKT – Informationen zur Ressource 

Vorgängen Ressourcen zuweisen EXTRAS – Ressourcen – Ressourcen zuordnen 

Ressourcenkalender EXTRAS – Arbeitszeit ändern 

Überstunden für Vorgänge eingeben ANSICHT – Balkendiagramm; FENSTER – Teilen; 

FORMAT – Einzelheiten – Arbeit Ressourcen; 

Spalte ÜBERST. beim entsprechenden Vorgang 

ausfüllen 

Kritische Vorgänge anzeigen PROJEKT – Filter – kritisch 

PERT – Analyse erstellen ANSICHT – Symbolleiste – PERT-Analyse 

Überlastete Ressourcen anzeigen ANSICHT – Ressource : Einsatz 

Kapazitätsabgleich einstellen EXTRAS – Kapazitätsabgleich 

Gestaltung der Projektelemente FORMAT – gewünschte Unterpunkte wie z.B. 

TEXTARTEN oder BALKENPLAN-ASSISTENT 

Programm- und Projekteinstellungen 

wählen (vorher ANSICHT wählen) 

EXTRAS – Optionen 

Vorlagen erstellen DATEI – SPEICHERN UNTER – Dateityp Projektvorlage 

Vorlage verwenden DATEI – Neu 

Eigene Ansicht erstellen ANSICHT – Weitere Ansichten – Neu 

Eigene Filter erzeugen PROJEKT – Filter – Weitere Filter – Neu (Dialogfilter 

mit Kommentar in der Spalte Wert in Anführungszeichen 

und Fragezeichen) 

Bericht erzeugen ANSICHT – Berichte 

Basisplan definieren EXTRAS – Überwachung – Basisplan speichern 

Abgeschlossene Vorgänge aktualisieren EXTRAS – Überwachung – Vorgänge aktualisieren 

Projekt aktualisieren EXTRAS – Überwachung – Projekt aktualisieren 

Fortschrittslinien einfügen EXTRAS – Überwachung – Fortschrittslinien 

Projektstatistik anzeigen DATEI – Projektinfo – Schaltfläche Statistik 

Kostenanalyse anzeigen ANSICHT – Tabelle – Weitere Tabellen- Kostenanalyse

Vergleich zwischen Basisplan und laufendem ... - Steffen Damerau

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