Sparkassen RechnungsService - STEP UP AG

s Sparkasse
Musterstadt
Eine Sparkassen Titelzeile RechnungsService
baut sich immer
von Für einfach unten nach besseren oben Rechnungsfluss
auf.

Sparkassen RechnungsService
Erschlagen Sie Ihre Papier-
rechnungen?
07:00 Uhr, Poststelle der Schiffbau AG
Max Müller sortiert die Eingangspost.
Einen großen Stapel Rechnungen legt er
direkt in das Postfach der Buchhaltung.
Einen anderen Stapel mit „Persönlich/
Vertraulich“ leitet er ungeöffnet weiter,
eine davon direkt an Sabine Meier, die
Vorstandssekretärin.
10:00 Uhr, Vorstandssekretariat
Mit der Eingangspost erhält Sabine
Meier die an sie adressierte Rechnung
der Werbeagentur Clausen über hochwertige
Werbegeschenke. Zur späteren
Prüfung legt sie die Rechnung auf den
„Unerledigt-Stapel“.
10:00 Uhr, Buchhaltung
Sven Schulze sitzt vor einem neuen Stapel
von Papierrechnungen, die er im
System vorerfasst. Dass er versehentlich
die Rechnungssumme der Petermann KG
zu niedrig erfasst hat, ist ihm gar nicht
aufgefallen … Später legt Sven Schulze
die Rechnungen mit dem Vermerk „Bitte
auf sachliche Richtigkeit prüfen“ in die
Postfächer der betroffenen Kollegen
– auch die Rechnung der Petermann KG.
16:00 Uhr, Controlling
Dr. Johann Pape, Abteilungsleiter,
benötigt für den morgigen Wirtschaftsprüfertermin
den Status der offenen
Rechnungen. Er bittet Sven Schulze um
den aktuellen Status.
Nächster Tag, 08:00 Uhr, Buchhaltung
Sven Schulze meldet sich im Buchhaltungssystem
an und fragt den Status
der offenen Rechnungen ab. Dass ihm
dabei die Rechnung der Werbeagentur
Clausen entgeht, die immer noch unerfasst
im „Unerledigt-Stapel“ von Sabine
Meier liegt, kann ihm nicht auffallen.
Die falsch erfasste Rechnungssumme
der Petermann KG bemerkt er ebenfalls
nicht.
10:00 Uhr, Controlling
Dr. Johann Pape legt dem Wirtschaftsprüfer
das von Sven Schulze vorgelegte
Statuspapier vor – in der festen Über-
zeugung, aktuelle Zahlen vor sich zu
haben ...
17:00 Uhr, Buchhaltung
Sven Schulze erhält die vom Kollegen
sachlich richtig gezeichnete Rechnung
der Petermann KG zurück und weist die
Zahlung an. Dass er die Rechnung durch
ein Versehen um 1.000,00 EUR gekürzt
hat, weiß nur sein Buchhaltungssystem.
Der verantwortliche Kollege hat eine
weitere Rechnungskopie für seinen Vor-
gang gezogen und legt diese in seinem
„Schattenarchiv“ ab.
2 Wochen später
Die Petermann KG fragt bei Sven Schulze
nach, warum ihre Rechnung gekürzt
worden sei. Sven Schulze prüft den Vorgang,
bestätigt die sachliche Richtigkeit
und entschuldigt sich für das Versehen.
Sabine Meier erhält eine persönliche
Mahnung der Werbeagentur Clausen
wegen einer unbezahlten Rechnung. Ihr
fällt ein, dass diese noch im „Unerledigt-
Stapel“ liegt.
Kommt Ihnen hierbei etwas bekannt vor?
Dann ist es Zeit zu handeln!
Ihr Problem:
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Papierflut
Manuelle Prozesse
Hoher Zeitaufwand
Zu hohe Fehlerquote
Intransparenz im
gesamten Prozess
Kostenintensiv

Einfach
Es ist ganz einfach, ...
sich dem täglichen Rechnungsärgernis
zu entziehen. Das schaffen auch Sie.
Natürlich gelingt Ihnen das nicht mit
Papierbergen, verschollenen Rechnungen,
Intransparenz und Doppelarbeiten.
Von Ihren überflüssigen
Schattenarchiven wollen wir gar nicht
reden, die kosten nur Geld, Zeit und
Bäume.
Effizienz und Transparenz
Mit dem Sparkassen RechnungsService
schaffen Sie es, dass Ihre Rechnungs-
eingangs- und -ausgangsprozesse viel
effizienter und transparenter werden,
denn es geht dabei um einen elektronischen
Rechnungsaustausch. Schließlich
sind eMail und eBanking heutzutage
völlig normal, was spricht also gegen
eine eRechnung?
Ihre neue eRechnung
Mit dem Sparkassen RechnungsService
verfügen Sie über ein Verfahren für das
Versenden, Empfangen und Verarbei-
ten Ihrer Rechnungen via Internet. Sie
senden Ihre Rechnungen künftig – ganz
einfach – als Datei an Ihre Kunden.
Keine Sorge, wenn Ihr Kunde lieber eine
Papierrechnung von Ihnen empfangen
möchte, in diesem Fall nutzen Sie einfach
unseren Lettershop. Sie erstellen
eine Datei, senden sie an den Letter-
shop, und dieser druckt und versendet
die Papierrechnung. Sicher lässt sich
auch Ihr Kunde motivieren, die Vorteile
der elektronischen Rechnung zu nutzen,
dann binden Sie ihn einfach mit an.
Die Rechnungen Ihrer Lieferanten empfangen
Sie ebenfalls als Datei und
sehen sie sich direkt auf dem Bildschirm
an. Ohne manuelle Tätigkeiten und Datenerfassungen
gehen die Rechnungsdaten
im richtigen Format für Ihre IT-
Systeme (z. B. Finanzbuchhaltung, Con-
trolling, Warenwirtschaft und Zahlungsverkehr)
bei Ihnen ein, um sie elektro-
nisch weiterzuverarbeiten. Alle Doppelerfassungen
werden so vermieden.
Lieferantenanbindung kein Problem
Und wenn Ihre Lieferanten nicht mit-
machen wollen? Kein Problem, wir stel-
len Ihnen einen Scan Service für die
Papierrechnungen zur Verfügung und
schicken Ihnen eine Datei. Aber auch
hier gilt: Gemeinsam können wir sicher
einen Großteil Ihrer Lieferanten von
der eRechnung überzeugen! Das wäre
noch einfacher. Für einen schrittweisen
Umstieg von Papier auf eRechnung
unterstützen wir Sie und Ihre Lieferanten
durch die Software SIMPLyST ExPRESS,
die wie ein Druckertreiber funktioniert.
Sie ahnen vielleicht schon, was dabei
für Sie herauskommt? Sie werden merk-
lich schneller in Ihrer Rechnungsverar-
beitung. Ihre Freigabeprozesse – alles
geschieht jetzt per Workflow – verkürzen
sich. Sie verfügen über ein elektronisches
Rechnungseingangs- und -ausgangsbuch
und wissen immer, wann welche
Rechnungen in welcher Höhe fällig sind
und wie der Bearbeitungsstatus ist. Sie
verpassen keine Skonto-Fristen mehr.
Und auf Ihr Schattenarchiv können Sie
doch verzichten, oder?
Ihre Vorteile:
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Automatisierte
Prozesse
Einfache
Bedienerführung
Transparenz im
gesamten Prozess
Elektronische
Prozess-Anbindung
von Kunden und
Lieferanten
Kolumnentitel
Wirtschaftlich
Es ist äußerst wirtschaftlich, ...
den Sparkassen RechnungsService ein-
zusetzen. Auch für Sie. Denn Sie sparen
Geld, tagtäglich. Schauen wir uns einmal
den Prozess Ihrer Rechnungseingangsbearbeitung
(Eingang, Erfassung,
Weiterleitung zur Prüfung, Zahlungs-
freigabe) an: Eine Rechnung kostet Sie
rund 9 Euro. Dabei haben wir berücksichtigt,
dass bei der Rechnungsbearbeitung
eine Fehlerquote von % entsteht – z. B.
eine unbemerkte Falschbuchung. Wenn
Sie die gesamten Handlungsabläufe
und die damit verbundenen Ressourcen
betrachten, dann sind diese 9 Euro eine
sehr realistische Zahl. Aber finden Sie das
nicht ein wenig zu teuer?
Sparen, sparen, sparen
Genau hier setzen wir an: Der Spar-
kassen RechnungsService automatisiert
Ihre Prozesse, dadurch werden manuelle
Tätigkeiten reduziert – Sie sparen
Ressourcen! Ihre Rechnungen werden
nicht mehr manuell in der Poststelle
geöffnet und verteilt, Ihre Buchhaltung
spart die Ersterfassung, das Kopieren
zum Zweck der Weiterleitung und
Prüfung entfällt – alle Schritte erfolgen
elektronisch, so sparen Sie kostbare Zeit.
Natürlich sparen Sie auch Sachkosten,
denn Sie benötigen weniger Papier.
Auch wenn es schwer fällt, sich davon
zu verabschieden – Sie brauchen Ihre
Schattenarchive wirklich nicht mehr!
Und noch viel besser: Rechnungskopien
entfallen komplett, weil Sie die Rech-
nungsdaten elektronisch und somit
viel komfortabler zur Verfügung haben.
Und wenn Sie den Gedanken zu Ende
denken und die elektronische Rechnung
in einem elektronischen Archiv ablegen
– wozu brauchen Sie bei diesem Prozess
dann überhaupt noch Papier?
Reden wir weiter über Ihren Gewinn.
Bislang ging es um Geld, jetzt geht es
um Qualität. Ihre Fehlerquote in der
Rechnungsbearbeitung wird mit dem
Sparkassen RechnungsService sinken,
denn viele Fehlerquellen entfallen
einfach. So kann eine elektronische
Rechnung natürlich nicht mehr unbemerkt
im Prüfprozess „verharren“
oder versehentlich mit falschen Daten
erfasst werden. Der Workflow sorgt für
schnelle und transparente Abläufe, und
damit gewinnen Sie Prozessqualität.
Der herkömmliche Umlauf-, Prüf-,
Genehmigungs- und Freigabeprozess
mit Mehrfachtransport Ihrer Poststelle
und zahlreichen Rechnungskopien
wird durch die Automatisierung Ihres
Prozesses schnell und schlank.
Außerdem sind Sie immer auf Knopfdruck
im Bilde, wenn Sie den Status Ihrer
Rechnung abrufen möchten. Sie gewin-
nen also auch an Informationsqualität.
Und weil Sie immer wissen, welchen
Status Ihre offenen Rechnungen haben,
können Sie die Zahlungsziele einhalten
und von den Skonto-Vorteilen profitieren!
Womit wir abschließend wieder beim
Geld wären, das sie ja sparen wollen.
Ihre Vorteile:
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Einsparung von
Ressourcen
Einsparung von
Sachkosten
Steigerung der
Prozessgeschwin-
digkeit
Steigerung der
Qualität

Kolumnentitel
Sicher
Ökologisch
Sie sind auf der sicheren Seite ...
mit dem Sparkassen RechnungsService:
zum einen versenden und empfangen
Sie gesetzeskonforme eRechnungsdokumente,
zum anderen können Sie sich
beruhigt zurücklehnen, weil Sie jederzeit
gegenüber Dritten qualitätsgesichert
auskunftsfähig sind.
Die rechtliche Seite
Schauen wir erst einmal auf die recht-
liche Seite: Die europäische Gesetzge-
bung hat klare Richtlinien für die Über-
mittlung von elektronischen Rechnungen
festgelegt. Der reine Mail-Versand Ihrer
Rechnung z. B. als pdf-Datei genügt den
gesetzlichen Anforderungen nicht. Der
Sparkassen RechnungsService hingegen
beinhaltet die zwingend erforderliche
qualifizierte elektronische Signatur und
liefert Ihnen so sichere und gesetzeskonforme
Rechnungsdokumente, die
Sie für Ihren Vorsteuerabzug nutzen
können und die Ihrer Betriebsprüfung
standhalten.
Unterschrift – nur noch elektronisch
Eine qualifizierte elektronische Unterschrift
ist einer handschriftlichen
Unterschrift gleichgestellt (gemäß
§ 12 a BGB). Die elektronische Signatur
ist deshalb so wichtig, weil sie den
Unterzeichner zuverlässig identifiziert
und eine nachträgliche Veränderung
der gesendeten Dokumente verhindert.
Damit besitzt die signierte eRechnung
eine rechtliche Beweiskraft.
Wenn Sie eine eRechnung an Ihre
Kunden versenden, signiert der
Sparkassen RechnungsService Ihre
Ausgangsdaten automatisch und liefert
Ihnen den dazugehörigen Beleg für Ihr
Archiv. Im umgekehrten Fall – Sie erhal-
ten eine eRechnung – stellt die Signaturprüfung
des SparkassenRechnungs-
Services im Eingang sicher, dass Ihnen
ausschließlich gesetzeskonforme
Dokumente zugestellt werden, die vorsteuerabzugsfähig
sind. Damit befolgen
Sie automatisch alle Grundsätze zum
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen (z. B. §1 UstG, SigG,
GOBS, GDPdU u. ä.). Außerdem wird
die eingehende eRechnung auf formale
Richtigkeit überprüft und natürlich nur
bei Fehlerfreiheit akzeptiert.
Qualität und Auskunft
Übrigens brauchen Sie sich keine Sorgen
zu machen, in welchem Format Ihre
Lieferanten die Rechnungen senden. Es
zählt nur eines: Ihr Zielformat! Für den
Datenimport oder auch den Datenexport
werden die Formate so umgewandelt,
wie Sie es benötigen. Ohne Datenver-
luste, ohne manuelle Nacherfassung
und unabhängig vom Ursprungsformat.
Sie können sicher sein, dass das durch
den Sparkassen RechnungsService funktioniert.
Und nun nochmal zur Auskunftsfähigkeit:
Mit dem Sparkassen RechnungsService
sind Sie immer sofort im Bilde, was den
Status offener und erstellter Rechnungen
sowie die Bearbeitungsstati betrifft.
Selbst plötzliche Prüfungen können
Sie nicht mehr schrecken, denn es
genügt ein Knopfdruck, um gesicherte
Daten vorzuweisen. Beruhigend, finden
Sie nicht?
Ihre Vorteile:
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Rechtssicher und
gesetzeskonform
Vorsteuerabzugsfähig
Gesicherte Auskunftsfähigkeit
gegenüber Dritten
Es ist sehr ökologisch, ...
sich für den Sparkassen Rechnungs-
Service zu entscheiden. Wir machen
Ihnen da eine ganz einfache ökologische
Rechnung auf: Weniger Papier = mehr
Bäume. Das klingt doch erstmal gut,
oder?
Die Zeichen stehen auf Green IT
Das Thema Green IT steht sehr stark im
Interesse der Öffentlichkeit. Die Gesell-
schaft erwartet von den Unternehmen
ein aktives Engagement für den Schutz
der Umwelt.
Papier spielt dabei eine große Rolle.
Stellen Sie sich bitte einmal vor, das in
Deutschland für die Produktion des nur
allein für Rechnungen benötigen Papiers
eine Energiemenge nötig ist, die der
Leistung mehrerer Kraftwerksblöcke entspricht!
Sie müssen dazu wissen, dass
die Papierherstellung ein energetisch
äußerst aufwendiger Prozess ist und
zudem wertvolle, natürliche Rohstoffe
voraussetzt, also Bäume … So betrachtet
rückt unsere ökologische Rechnung
doch noch viel stärker in den Fokus. Ist
es nicht erschreckend, dass Deutschland
gleich nach den USA Vizeweltmeister im
Papierverbrauch ist?
Ökonomische UND ökologische Bilanz
verbessern
Abgesehen von dem Faktor Papier betrachten
wir aber auch die Reduzierung
des CO₁-Ausstoßes. Genauer gesagt die
Reduzierung der Energiemenge und des
CO₁-Austoßes, die für die Herstellung
der eingesparten Papiermenge erforderlich
wären. D. h., Ihre ökologische Bilanz
verbessert sich enorm! Wir können
Ihnen das sogar noch genauer sagen,
denn diese Faktoren analysieren wir
auch im Rahmen unserer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
Ihr Beitrag zum Umweltschutz
lohnt sich
Es geht also um nachhaltiges Verantwortungsbewußtsein,
um ein Stück
Social Responsibility. Es geht darum,
einen wichtigen gesellschaftlichen
Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.
Und wenn Sie nebenbei noch Geld
sparen, an Qualität gewinnen und sich
völlig sicher fühlen können, um so
besser!
Außerdem gewinnen Sie einen weite-
ren wichtigen Pluspunkt, denn Ihr
Unternehmensimage steigt. Sie können
Ihren wertvollen Beitrag im Bereich
Green IT ruhig mit Selbstbewußtsein in
der Öffentlichkeit bekannt machen, Sie
werden dafür Anerkennung ernten!
Sie sehen also, unser Sparkassen
RechnungsService bietet Ihnen auch
unter ökologischen Aspekten nur Vorteile.
Sie leisten einen wesentlichen
Beitrag zum Umweltschutz, und so
ganz nebenbei können Sie damit auch
Ihr Image verbessern. Doppelter Gewinn,
oder?
Ihre Vorteile:
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Verbesserung der
ökologischen
Unternehmensbilanz
Steigerung des
Unternehmens-
images

Sparkassen RechnungsService
Der Sparkassen RechnungsService auf einen Blick.
Ihre Lieferanten
Kreditoren
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Signatur
prüfen
IOI IO IOI IO
Prüfbericht
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Rohdaten
alternativ alternativ
Bild-Datei
Roh-Daten
Scan-Service
Sparkassen RechnungsService
Ihr Unternehmen
Buchen Faktura
Workflow
Elektronisches Archiv
9
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O I I O I O I I
I I O O I I I O
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Signatur
erzeugen
IOIOII
Bild-Datei
Rohdaten
Lettershop
Ihre Kunden
Debitoren
alternativ alternativ
POST POST
Ihr Lieferant hat die
Wahl. Er kann Ihnen die
Rechnung elektronisch
oder per Briefsendung
zustellen
Ihr Rechnungseingang Ihr Rechnungsausgang
Der Rechnungseingang
in Ihrem Unternehmen
ist stets elektronisch
Auch vom Scan-Service
erhalten Sie umgehend
bare Daten
Rechnungen versenden
Sie in Ihrem Unternehmen
stets elektronisch
Der Lettershop ist ein
Service, der Kunden auf
Wunsch Papierrechnungen
zustellt.
Ihr Kunde hat die Wahl.
Er kann Ihre Rechnungen
elektronisch oder per
Briefsendung erhalten.
Angeschlossen am Rech-
auch er von den Vorteilen
Ñ
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Ñ
Einfach.
Wirtschaftlich.
Sicher.
Ökologisch.
Das sind vier gute Gründe, um sich
für den Sparkassen Rechnungs-
Service zu entscheiden. Außerdem
ist es ganz egal, wie groß Ihr Unter-
nehmen ist – Sie können als kleines
mittelständisches Unternehmen
genauso gut von den Vorteilen der
Lösung profitieren wie ein Konzern.
Ihre Lieferanten – oder alternativ der
Scan-Service – senden Ihnen auf der
Rechnungseingangsseite internetbasiert
revisionssichere Dokumente,
die Sie ohne Medienbrüche elektronisch
weiterverarbeiten können.
Genauso verhält es sich umgekehrt –
auch Sie versenden auf der Rech-
nungsausgangsseite nur noch elek-
tronische Dokumente an Ihre Rech-
nungsempfänger. Vielleicht nutzen
Sie bei dem einen oder anderen
Kunden noch einen Lettershop zum
Versand der Papierrechnung, aber
das sollten Ausnahmen werden.
Interne Postlaufzeiten fallen für Sie
nicht mehr an, und Sie brauchen
sich auch nicht mehr an die Öff-
nungszeiten von Zustelldiensten zu
halten. Sie wickeln alle Prozess-
schritte elektronisch ab und sparen
dabei Zeit und Geld.
Sie sehen, der Sparkassen Rech-
nungsService ist ganz einfach, sehr
wirtschaftlich, völlig sicher. Und
dabei auch noch ökologisch.

Sparkassen RechnungsService
Mit vier Schritten zum Sparkassen
RechnungsService
1 Erstberatung
Wir erklären Ihnen den Sparkassen RechnungsService mit seinen
Vorteilen im Detail. Sie lernen die Anwendung kennen und erfahren, wie
Sie Ihre Kunden und Lieferanten anbinden können.
2
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Jetzt geht es nur noch um Sie. Wir ermitteln gemeinsam mit Ihnen Ihre
Potenziale und führen eine Kosten- und Nutzenbetrachtung durch, damit
Sie wissen, mit welchem Einsparpotenzial Sie rechnen können. Natürlich
sind Sie neugierig, wann sich die Lösung für Sie amortisiert – wir zeigen
Ihnen die wirtschaftliche Seite auf und werfen auch einen Blick auf Ihre
ökologische Bilanz.
Maßgeschneidertes Angebot
Auf der Basis von kalkulierbaren Transaktionspreisen erstellen wir Ihnen
ein transparentes, modular aufgebautes Angebot, welches genau auf Ihre
Bedürfnisse zugeschnitten ist. Möchten Sie eine Teststellung, um die
Anwendung in Ihrem Haus zu prüfen? Kein Problem, das machen wir gern!
Umsetzung
Es ist so weit! Wir planen gemeinsam mit Ihnen das Einführungsprojekt
und binden Ihre Rechnungsein- und -ausgangsprozesse in den Spar-
kassen RechnungsService ein. Damit ist der Startschuss zur Automati-
sierung Ihrer manuellen Tätigkeiten gefallen. Eine Kreditorenanalyse
wird durchgeführt, Lieferanten und Kunden können angebunden werden.
Selbstverständlich sind wir auch an Ihrer Seite, wenn es um die Schulung
Ihres Personals und um die Begleitung von Change-Prozessen geht. Wir
gehen erst dann, wenn Sie auf der perfekten Rechnungswelle surfen!
Haben wir Ihr
Interesse geweckt?
Es sind nur wenige
Schritte für Sie, und
schon können Sie
alle Vorteile des
Sparkassen Rechnungs-
Services nutzen.
Der erste Schritt führt
Sie einfach in Ihre
Sparkasse zu Ihrem
Berater, von da an
werden Sie staunen,
wie schnell wir Sie
von Ihrer papier-
gebundenen Rech-
nungsflut befreien!
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Ñ

Wir informieren Sie gerne über
den Sparkassen RechnungService.
Finden Sie Ihr teilnehmendes Institut unter:
www.sparkasse.de/firmenkunden/rechnungsservice