Azubi Basics Ausbildungs-Wissensmagazin Frankfurt/M. 2022/23- Ausgabe 545E

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Abschlussball während
der Corona-Pandemie
Gemeinsam feiern –
aber sicher!
Für viele ist dieses Ereignis der absolute Höhepunkt ihrer Schulzeit: der Abschlussball!
Doch in der letzten Zeit hat die Corona-Pandemie dafür gesorgt, dass zahllose Veranstaltungen
abgesagt werden mussten. Damit die Organisator/ innen im Falle einer Stornierung
nicht auf den Kosten sitzen bleiben, ist es wichtig, den Vertrag mit der Eventagentur vor
der Unterzeichnung genau zu checken. Wir verraten euch, worauf es ankommt.
Die Mädels in glitzernden Kleidern, die Jungs in eleganten
Anzügen: Der Abschlussball ist für viele Schüler/ innen ein
ganz besonderes Erlebnis. Gemeinsam wird ein letztes Mal
miteinander getanzt, gelacht und gefeiert, bevor sich der
Abschlussjahrgang in alle Himmelsrichtungen zerstreut.
Damit der Abend für alle unvergesslich wird, ist im Vorfeld
jede Menge Arbeit nötig. Es muss ein Veranstaltungsraum
gefunden, das Büfett und die Getränke müssen organisiert
werden, dazu noch ein DJ oder eine Liveband und natürlich
festliche Deko … Wenn sich die Schüler/ innen nicht selbst
um alle Posten kümmern möchten, können sie eine professionelle
Eventagentur beauftragen. Viele dieser Agenturen
haben „Rundum-sorglos-Pakete“ im Angebot und
versprechen, alles von A wie Ausschank bis Z wie Zeitplan
zu regeln. Welche Leistungen ganz konkret in den Zuständigkeitsbereich
der Veranstaltungsprofis fallen und was
passiert, wenn die Feier abgesagt werden muss, steht in
den Vertragsbedingungen. Und die sollten sich die Organisator/
innen des Abschlussballs ganz genau durchlesen
– darin kann nämlich so manche fiese Falle versteckt sein.
Zunächst muss festgelegt werden, wer den Vertrag mit der
Eventagentur schließt und damit zum/ zur Auftraggeber/
in wird. Das kann zum Beispiel ein/ e Schüler/ in sein, eine
Mutter oder ein Vater oder eine Lehrkraft. In vielen Fällen
ist der/ die Unterzeichnende dann auch offiziell Veranstalter/
in des Abschlussballs. Damit ist in der Regel ein Haftungsrisiko
verbunden. Das bedeutet, dass diese Person
unter Umständen für die entstandenen Kosten aufzukommen
hat, wenn die Veranstaltung abgesagt werden muss
oder wenn viel weniger Karten verkauft werden als geplant.
Auch wenn sich ein/ e Besucher/ in des Abschlussballs verletzt,
weil vor Ort ein Sicherheitsrisiko besteht, kann der/
die Veranstalter/ in dafür haftbar gemacht werden. Mit der
Unterschrift ist also jede Menge Verantwortung verbunden.
Tipp: Achtet darauf, dass der Vertrag eine Veranstalter-
Haftpflichtversicherung enthält. Sollte so eine Versicherung
fehlen, könnt ihr sie separat abschließen, um euch vor
einer bösen Überraschung in Form einer hohen Rechnung
zu schützen. Die Kosten für eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung
richten sich meist nach der Gästeanzahl und
nach der gewählten Deckungssumme. Es lohnt sich, die
Angebote verschiedener Versicherungsgesellschaften miteinander
zu vergleichen.
Im Vertrag mit der Veranstaltungsagentur müssen alle
Leistungen aufgelistet werden, die erbracht werden sollen.
Hier gilt die Faustregel: Je konkreter die einzelnen Punkte
formuliert sind, desto besser. Welche Verpflegungsart ist
geplant: Büfett, Menüwahl oder à la carte? Gibt es eine Getränkeflatrate?
Falls ja: Wie lange läuft die Flatrate und welche
Drinks umfasst sie? Sollen die Speisen und Getränke
pro Bestellung abgerechnet werden, sollte dem Vertrag
eine entsprechende Preisliste beiliegen. Lasst euch nicht
mit einer schwammigen Formulierung wie „Essen und Getränke
solange der Vorrat reicht“ abspeisen. Stattdessen
sollte vorab genau geregelt werden, welche Mengen eingekauft
und bevorratet werden. Deshalb ist es wichtig, dass
ihr bereits zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses wisst,
wie viele Gäste ihr bei eurem Abschlussball erwartet. Muss
die Gästezahl nachträglich korrigiert werden, ist dies meist
mit zusätzlichen Kosten verbunden. Weitere Punkte, die
in den Veranstaltungsvertrag mit aufgenommen werden
sollten, betreffen die Bestuhlung, die Dekoration, die Musik
und die Reinigung. Wie viele Stühle und Tische werden benötigt
und sollen sie mit Hussen geschmückt werden? Welche
Tischdecken, Blumen und Luftballons sollen verwendet
werden? Ist im Gesamtpreis der DJ bzw. die Band sowie die
Endreinigung des Veranstaltungsorts enthalten?
Apropos Preis. Auch der gehört natürlich ins Vertragswerk
– ebenso die Zahlungsfrist. Überlegt euch also genau, ob
und bis wann ihr das Geld beisammen habt. Wie bereits
erwähnt, kann es teuer werden, wenn ihr die im Vertrag
genannte Gästezahl nicht erreicht. Achtet darauf, dass die
Vertragsbedingungen eine entsprechende Regelung hierzu
enthalten und habt diese im Hinterkopf, wenn ihr die Karten
für den Abschlussball an den Mann bzw. an die Frau
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