Finanz- und Spesenreglement - Kantonalverband Pfadi Aargau

Finanz-
und
Spesenreglement
Genehmigt an der Delegiertenversammlung
vom 12.03.2005

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung __________________________________________________4
2 Finanzreglement ____________________________________________5
2.1. Allgemein ________________________________________________________ 5
2.2. Kantonale Kasse __________________________________________________ 6
2.2.1 Ausgaben und Erträge__________________________________________________________ 6
2.2.2 Budgetierung _________________________________________________________________ 6
2.2.3 Kassier______________________________________________________________________ 6
2.2.4 Ausgabekompetenzen__________________________________________________________ 7
2.2.5 Revision_____________________________________________________________________ 7
2.3. Kasse Spielchratte _________________________________________________ 8
2.3.1 Ausgaben und Erträge__________________________________________________________ 8
2.3.2 Budgetierung _________________________________________________________________ 8
2.3.3 Kassier______________________________________________________________________ 8
2.3.4 Ausgabenkompetenzen_________________________________________________________ 8
2.3.5 Revision_____________________________________________________________________ 8
2.4. Kassen „kantonale Anlässe“ ________________________________________ 9
2.4.1 Allgemein____________________________________________________________________ 9
2.4.2 Ausgaben und Erträge__________________________________________________________ 9
2.4.3 Budgetierung _________________________________________________________________ 9
2.4.4 Kassier_____________________________________________________________________ 10
2.4.5 Ausgabenkompetenzen________________________________________________________ 10
2.4.6 Revision____________________________________________________________________ 10
2.5. Kassen „Kantonalkurse“ ___________________________________________ 11
2.5.1 Allgemein___________________________________________________________________ 11
2.5.2 Ausgaben und Erträge_________________________________________________________ 11
2.5.3 Budgetierung ________________________________________________________________ 11
2.5.4 Kassier_____________________________________________________________________ 11
2.5.5 Ausgabenkompetenz__________________________________________________________ 12
2.5.6 Revision____________________________________________________________________ 12
2.6. Kantonale Ressorts _______________________________________________ 13
2.6.1 Allgemein___________________________________________________________________ 13
2.6.2 Ausgaben und Erträge_________________________________________________________ 13
2.6.3 Budgetierung ________________________________________________________________ 13
2.6.4 Kassier_____________________________________________________________________ 13
2.6.5 Ausgabenkompetenz__________________________________________________________ 13
2.6.6 Revision____________________________________________________________________ 13
Seite 2 von 17

3 Spesenreglement __________________________________________14
3.1. Allgemein _______________________________________________________ 14
3.2. Allgemeine Spesen _______________________________________________ 14
3.3. Spezialfälle ______________________________________________________ 15
4 Anhang ___________________________________________________16
4.1. Spielchratten – Leitfaden___________________________________________ 16
Seite 3 von 17

1 Einleitung
Dieses Reglement stützt sich auf Art. 51 Abs. 2 der Statuten der Pfadi Aargau. Es regelt insbesondere
folgende Themen:
•
• die Führung der Buchhaltung der kantonalen Kasse
• die Richtlinien und Kompetenzen aller unabhängig geführten Kassen
• die Spesen der Pfadi Aargau
• Die in diesem Reglement verwendete männliche Form gilt uneingeschränkt auch für die weibliche Form.
Seite 4 von 17

2 Finanzreglement
2.1. Allgemein
1
Diesem Reglement unterstehen Anlässe wie Bott, Roho sowie weitere Veranstaltungen, welche ein Organ
der Pfadi Aargau in Auftrag gibt oder selbst durchführt. Der Vorstand entscheidet über andere Anlässe und
Projekte, an welchen sich die Pfadi Aargau finanziell beteiligt, im Einzelfall.
2
In der Pfadi Aargau werden voneinander unabhängig die kantonale Kasse und die Spielchratten Kasse
geführt.
3
Für kantonalen Anlässe wie Bott, Roverhorn werden temporäre Kassen geführt.
4
Für kantonale Kurse und kantonale Ressortanlässe werden temporäre Kassen geführt.
5
Alle erwähnten Kassen unterstehen diesem Finanz- und Spesenreglement.
6
Die Gewährung von Vorschüssen oder Defizitgarantien der Pfadi Aargau erfolgen schriftlich und unter der
Bedingung, dass die Bestimmungen dieses Reglements eingehalten werden.
7
Die Gründung eines eigenen Vereins zur Durchführung eines Anlasses, wie definiert unter Absatz 1, bedarf
der Zustimmung des Vorstandes.
Seite 5 von 17

2.2. Kantonale Kasse
2.2.1 Ausgaben und Erträge
Die Ausgaben der Pfadi Aargau setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Punkten zusammen:
• Programmaufwendungen, Spesen der Organe „Kantonalleitung“ und „Vorstand“
• Mitgliederbeiträge an PBS und Drittorganisationen
• Versicherungsbeiträge
• Sekretariat und Administrationsaufwendungen
• Ausbildungsaufwand
• Aufwand für Kantonale Zeitschrift
• Aufwand für Spielchratte
• Diverser Aufwand wie Bankspesen, Defitzitdeckungsfonds, etc.
Die Erträge der Pfadi Aargau setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Punkten zusammen:
• Verwaltungsbeiträge (Mitglieder-, Zins-, und Sport Toto – Erträge)
• Ausbildungsbeiträge (BAK-, Jugend+Sport, Teilnehmerbeiträge, Rüeblichrut)
• Insertionserträge
• Erträge aus Spielchratte
• Diverse Erträge wie Überschuss aus kant. Anlässen, etc.
2.2.2 Budgetierung
1 Zuhanden der Delegiertenversammlung sowie als Steuerungs- und Überwachungswerkzeug wird ein Budget
erstellt. Der Vorstand hat die Kompetenz, alle Vorkehrungen zu treffen, die der Umsetzung und Einhaltung des
Budgets dienen.
2
Die Erarbeitung des Budgets und Überwachung der laufenden Rechnung ist in Zusammenarbeit mit dem
Kantonalkassier wie folgt delegiert:
Aufwand und Ertragsposten Delegiert an:
Programmaufwendungen; Spesen Kantonalleitung Kantonsleiter
Ausbildungsaufwand und -erträge Ausbildungsverantwortliche
Aufwand für kantonale Zeitschrift Informationsverantwortliche
Aufwand und Erträge Spielchratte Leiter Spielchratte
Aller übriger Aufwand und Ertrag Vorstand
3 Einreichung Budget: Mitte Januar
2.2.3 Kassier
1 Der Kantonalkassier ist Mitglied des Vorstandes (Kantonale Statuten Art. 52, Absatz 1) und wird aus dessen
Mitte bestimmt. Der Vorstand ist dafür besorgt, dass die Führung der Kantonalkasse einer fachkompetenten
Person übergeben wird.
2 Der Kantonalkassier führt über alle Ausgaben und Einnahmen eine geordnete doppelte Buchhaltung,
informiert den Vorstand über die laufenden Ausgaben und Erträge und erstellt zuhanden der
Delegiertenversammlung jährlich eine Erfolgsrechnung sowie eine Bilanz.
Seite 6 von 17

3 Der Kantonalkassier unterstützt alle Verantwortlichen bei der Ausarbeitung des Budgets, berät diese in allen
weiteren finanziellen Belangen und prüft die unabhängig von der Kantonalkasse geführten Kassen.
2.2.4 Ausgabekompetenzen
Ausserordentliche Ausgaben, die im Budget nicht enthalten sind, beschliesst der Vorstand bis zum Betrag von
CHF 6'000. —. Höhere ausserordentliche Ausgaben oder periodisch wiederkehrende Ausgaben von mehr als
CHF 600.— pro Jahr sind durch die Delegiertenversammlung zu beschliessen (kantonale Statuen Art. 51,
Abs. 3).
2.2.5 Revision
1 Mit der Rechnungsrevision werden zwei Personen betraut, welche Mitglieder der Pfadi Aargau sein dürfen,
jedoch weder der Kantonalleitung noch dem Vorstand angehören.
2 Die Revisoren haben die Führung der Kasse der PFADI AARGAU sowie den Jahresabschluss zu prüfen, der
Delegiertenversammlung Bericht zu erstatten und Antrag zu stellen (kantonale Statuten Art. 53, Abs. 1 und 2).
Seite 7 von 17

2.3. Kasse Spielchratte
2.3.1 Ausgaben und Erträge
Die Ausgaben des Spielchrattens setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Punkten zusammen:
• Materialanschaffungen
• Material Reparaturen
• Administration und Entlöhnung Spielchratte
• Diverse Ausgaben
Die Erträge des Spielchrattens setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Punkten zusammen:
• Erträge aus Verleihung
• Diverse Erträge
2.3.2 Budgetierung
1 Zuhanden des Kantonalkassiers erstellt die verantwortliche Person des Spielchrattens ein Budget. Grundlage
für die Verleihungs- und Verrechnungsansätze bildet der Spielchratten Leitfaden (Anhang 4.1).
2 Einreichung Budget: Mitte Januar
2.3.3 Kassier
1 Der Leiter des Spielchrattens ist automatisch der verantwortliche Kassier.
2 Der Leiter des Spielchrattens führt über alle Ausgaben und Einnahmen eine geordnete Buchhaltung. Er
informiert den Kantonalkassier über die laufenden Ausgaben und Erträge und erstellt zuhanden des
Vorstandes jährlich eine Abrechnung.
2.3.4 Ausgabenkompetenzen
Bei ausserordentlichen Ausgaben, die im Budget nicht enthalten sind, ist mit dem für den Spielchratten
verantwortlichen Vorstandsmitglied Rücksprache zu halten. Der Vorstand genehmigt eventuelle
ausserordentliche Ausgaben im Rahmen seiner Ausgabenkompetenz.
2.3.5 Revision
Die Kasse wird durch den kantonalen Kassier zuhanden der Revisoren vorgeprüft.
Seite 8 von 17

2.4. Kassen „kantonale Anlässe“
2.4.1 Allgemein
1 Als kantonale Anlässe gelten das Roverhorn und das Bott.
2 Grundsätzlich sollen kantonale Anlässe nicht gewinnbringend sein, sondern den Teilnehmerinnen und
Teilnehmern ein unvergessliches Erlebnis zu einem möglichst tiefen Teilnehmerbeitrag bieten.
3 Die Pfadi Aargau übernimmt mit der Genehmigung des Budgets eine Defizitgarantie von 10% der
Budgetsumme, höchstens aber CHF 1'000.--. Voraussetzung für die Übernahme eines allfälligen Defizits ist die
termingerechte Einreichung des Budgets und der Endabrechnung durch den Organisator.
4 Weist die Abrechnung ein Defizit auf, das ohne Verschulden des Veranstalters zustande gekommen ist, so
wird dieses bis zur Höhe der Defizitgarantie von der Pfadi Aargau übernommen.
Sollte sich in der Abrechnung ein über die Defizitgarantie hinausgehender Fehlbetrag ergeben, so kann der
Veranstalter an der folgenden Delegiertenversammlung Antrag auf Vergütung stellen. Lehnen die Delegierten
den Antrag ab, muss der verbleibende Fehlbetrag vom Veranstalter selbst getragen werden.
5 Bei Einnahmeüberschüssen gehen 10% der Budgetsumme, maximal CHF 1'000.— an den Veranstalter. Der
darüber hinausgehende Betrag fliesst in die Kantonalkasse.
6 Wenn der Veranstalter die Defizitgarantie in Anspruch nehmen will, darf das Helferfest in der
Schlussabrechnung höchstens mit dem budgetierten Betrag erscheinen.
2.4.2 Ausgaben und Erträge
Die Ausgaben kantonaler Anlässe setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Punkten zusammen:
• Animation / Postenlauf
• Verpflegung
• Logistik
• Verwaltung/Administration
• Abendunterhaltung
• Helferfest
• diverses
Die Erträge kantonaler Anlässe setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Punkten zusammen:
• Teilnehmerbeiträge
• Erträge aus Verkäufen
• Diverse Erträge
2.4.3 Budgetierung
Der Veranstalter erstellt bis 3 Monate vor dem Anlass ein ausgeglichenes Budget zuhanden des
Kantonalkassiers.
Sponsoring- und Spendenbeiträge müssen vom Sponsoringgeber bzw. Spender fest zugesagt sein.
Das Budget wird auf Empfehlung des Kantonalkassiers vom Vorstand genehmigt.
Seite 9 von 17

2.4.4 Kassier
1
Der Kassier des kantonalen Anlasses ist Mitglied des Organisationskomitees der veranstaltenden Einheit.
Das OK ist dafür besorgt, die Kasse einer fachkompetenten Person zu übergeben.
2
Der Kassier führt über alle Ausgaben und Einnahmen eine geordnete Buchhaltung, informiert das OK über
die laufenden Ausgaben und Erträge und erstellt zuhanden des Vorstandes der Pfadi Aargau spätestens 3
Monate nach Abschluss des Anlasses eine Schlussabrechnung.
3
Der Kassier unterstützt alle Verantwortlichen bei der Ausarbeitung des Budgets und nimmt gegebenenfalls
Kontakt mit dem Kantonalkassier auf.
2.4.5 Ausgabenkompetenzen
Bei ausserordentlichen Ausgaben, die im Budget nicht enthalten sind, ist mit dem Kantonalkassier
Rücksprache zu halten. Der Vorstand genehmigt eventuelle ausserordentliche Ausgaben im Rahmen seiner
Ausgabenkompetenz.
2.4.6 Revision
Die Kasse wird durch den kantonalen Kassier zuhanden der Revisoren vorgeprüft.
Seite 10 von 17

2.5. Kassen „Kantonalkurse“
2.5.1 Allgemein
1
Als kantonale Kurse gelten Kurse mit offizieller Aargauer Kursnummer und die im kantonalen Kursbudget
aufgeführt sind.
2
Im Rahmen des kantonalen Budgets wird das maximale Kostendach pro Kurs definiert (Basisbetrag + Beitrag
pro Teilnehmer).
3
Die Kurse erhalten von der Kantonalkasse einen Vorschuss. Dieser berechnet sich wie folgt:
Kostendach minus budgetierte Teilnehmerbeiträge.
Der Vorschuss wird nach genehmigtem Kursbudget ausbezahlt.
4
Das Spesenreglement ist gemäss Artikel 3 dieses Reglements zu berücksichtigen.
2.5.2 Ausgaben und Erträge
Die Ausgaben kantonaler Kurse setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Punkten zusammen:
• Unterkunft
• Verpflegung
• Reisespesen TN, Kollektive
• Reisespesen EQ (Kurs)
• Reisespesen EQ (Vorbereit.)
• Reisespesen Küche
• Animationsmaterial
• Eintritte
• Porti, Telefon
• Kopien Unterlagen
• Diverses
Die Erträge „Kantonalkurse“ setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Punkten zusammen:
• Teilnehmerinnen und Teilnehmer Beiträge
• Andere Einnahmen
• Vorschuss Kantonalkasse
2.5.3 Budgetierung
1
Der Veranstalter erstellt bis 1 Monat vor dem Kurs ein ausgeglichenes Budget zuhanden der
Ausbildungsverantwortlichen.
2
Das Budget ist analog dem offiziellen Budgetformular für Kurse zu gestalten.
3
Das Budget wird von den Ausbildungsverantwortlichen genehmigt.
2.5.4 Kassier
1
Der Kassier des Kurses ist Mitglied der Kursleitung. Der Kursleiter ist dafür besorgt, die Kasse einer
fachkompetenten Person zu übergeben.
2
Der Kassier führt über alle Ausgaben und Einnahmen eine geordnete Buchhaltung, informiert die Kursleitung
über die laufenden Ausgaben und Erträge und erstellt zuhanden der Ausbildungsverantwortlichen spätestens
Seite 11 von 17

2 Monate nach Abschluss des Anlasses eine Schlussabrechnung analog dem offiziellen
Kursabrechnungsformular.
3 Der Kassier unterstützt alle Verantwortlichen bei der Ausarbeitung des Budgets und nimmt gegebenenfalls
Kontakt mit den Ausbildungsverantwortlichen oder dem Kantonalkassier auf.
2.5.5 Ausgabenkompetenz
Bei ausserordentlichen Ausgaben, die im Budget nicht enthalten sind, ist mit dem Ausbildungsverantwortlichem
Rücksprache zu halten. Der Vorstand genehmigt eventuelle ausserordentliche Ausgaben im Rahmen seiner
Ausgabenkompetenz.
2.5.6 Revision
Die Kurskassen werden durch den kantonalen Kassier zuhanden der Revisoren vorgeprüft.
Seite 12 von 17

2.6. Kantonale Ressorts
2.6.1 Allgemein
1 Im Rahmen des kantonalen Budgets wird pro Ressort ein Budget festgelegt.
2 Die Bewirtschaftung dieser Ressortbudgets liegt in der Verantwortung jedes einzelnen Ressortleiters sowie
der Kantonalleitung.
3 Die Gelder sind im Sinne der Statuten der Pfadi Aargau sowie im Rahmen des Budgets zu verwenden.
4 Das Spesenreglement ist gemäss Artikel 3 dieses Reglements zu berücksichtigen.
5 Bei grösseren Anlässen muss eine Gesamtabrechnung mittels dem offiziellen Abrechnungsformular der Pfadi
Aargau erstellt werden.
6 Die Abrechnung der Ressortbudgets erfolgt über das offizielle Spesenformular der Pfadi Aargau.
2.6.2 Ausgaben und Erträge
Die Ausgaben und Erträge setzen sich je nach Anlass oder Projekt unterschiedlich zusammen.
2.6.3 Budgetierung
Die Budgetierung der kantonalen Ressorts erfolgt im Rahmen des kantonalen Budgetprozesses.
2.6.4 Kassier
1
Bei grösseren Anlässen kann es sinnvoll sein, einen Kassier zu bestimmen, der eine Gesamtabrechnung
mittels dem Abrechnungsformular erstellt.
2
Bei kleineren Anlässen oder Spesen erfolgt die Abrechnung individuell mittels dem Spesenformular der Pfadi
Aargau.
2.6.5 Ausgabenkompetenz
Bei ausserordentlichen Ausgaben, die im Budget nicht enthalten sind, ist mit den Kantonsleitern Rücksprache
zu halten. Der Vorstand genehmigt eventuelle ausserordentliche Ausgaben im Rahmen seiner
Ausgabenkompetenz.
2.6.6 Revision
Die Spesen- und Gesamtabrechnungen werden durch die Kantonsleiter zuhanden der Revisoren vorgeprüft.
Seite 13 von 17

3 Spesenreglement
3.1. Allgemein
Dieser Leitfaden gilt als Richtlinie, zu welchen Ansätzen Spesen der Pfadi Aargau verrechnet werden können.
In speziellen Fällen hat der Vorstand die Kompetenz, auf Antrag von Betroffenen von diesem Leitfaden
abzuweichen.
Der Leitfaden zur Rückerstattung von Spesen gilt für die Kantonalleitung, den Kantonalvorstand, alle Mitglieder
der Ressorts und alle Kursequipen sowie alle Gremien, die im Auftrag der Pfadi Aargau einen Anlass
durchführen.
• Wo können die Spesen zurückgefordert werden
Rückforderung bei:
Kantonalleitung Kantonalkassier
Kantonalvorstand Kantonalkassier
Ressorts Kantonalkassier
Kursequipen Kurskassier
• Voraussetzung:
- Detaillierte Abrechnung auf Spesenformular oder Abrechnungsformular mit aufgeklebten Quittungen und
Einzahlungsschein oder vollständig aufgeführten Kontoangaben (bei Überweisung auf Bankkonto auch
Postcheckkonto der Bank angeben).
- Visum eines der beiden Kantonsleiter oder des Präsidenten des Vorstandes.
- Keine Visumspflicht für Kursequipen (die Spesen werden mit der Kursabrechnung geprüft)
3.2. Allgemeine Spesen
• Reisespesen
Vergütung von Bahnbilletten 2. Klasse, halbe Taxe. Keine Vergütung von Autospesen.
• Fotokopien
Fotokopien können im Rahmen des Budgets der einzelnen Gremien individuell erstellt und nach Beleg
abgerechnet werden.
Kopien, die vom Sekretariat ausgeführt werden, müssen von der/dem KL oder vom Vorstand bewilligt
werden.
Kopien, die im Rahmen der normalen alljährlichen Geschäftstätigkeit des Sekretariats erstellt werden,
haben die stillschweigende Bewilligung der Kantonsleiter und oder des Vorstandes.
• Telefonspesen / Internet
Die Kantonsleiter können pro Jahr CHF 100.— pauschal abrechnen. Alle anderen Gremien nach Aufwand
und im Rahmen des entsprechenden Budgets.
• Weitere Kosten
Verrechnung zu Lasten des entsprechenden Budgetpostens oder der Kompetenzsumme möglich.
Seite 14 von 17

3.3. Spezialfälle
• Fahrzeuge in Ausbildungskursen
Die Kosten für den Einsatz von privaten Fahrzeugen in Ausbildungskursen können der Kursrechnung im
Rahmen des Kursbudgets, jedoch maximal mit CHF -.25 / km (inkl. Benzin), belastet werden.
Für Mietfahrzeuge dürfen die Kosten maximal 10 % der Kursbudgetsumme ausmachen.
In der Vorbereitungsphase der Equipe werden keine Fahrzeugspesen vergütet (Ausnahme:
Rekognoszierung).
Die Pfadi Aargau übernimmt ausdrücklich keine allfälligen Folgekosten (Reparaturen, Selbstbehalte,
Bonusverluste etc.)
• Briefversand
Ein grosser Versand (Bsp. Abteilungs- oder Stufenversand) benötigt die Zustimmung der Kantonsleiter und
oder des Vorstandspräsidenten (zwecks Koordination des Versandes).
• Geschenke für Zurücktretende
Für Mitglieder von Kalei und Vorstand im Rahmen des kantonalen Budgets. Für Ressortmitglieder zahlt der
Kanton einen Beitrag von maximal CHF 30.—.
• DV PBS
Den offiziellen Delegierten werden die Teilnehmerbeiträge und die Reisespesen zurückerstattet. Die Pfadi
Aargau stellt zudem jährlich CHF 200.— für weitere interessierte Personen zur Verfügung. Alle
interessierten Personen müssen diesen Betrag unter sich aufteilen. Es wird aber maximal der halbe
Teilnehmerbeitrag ausgerichtet und zudem werden keine Reisespesen vergütet.
• Kursbeiträge
Die Pfadi Aargau übernimmt die Hälfte der Teilnehmerbeiträge für funktionsbezogene Ausbildungskurse,
sofern der Nutzen der Ausbildung mehrheitlich der Pfadi Aargau zu Gute kommt, und der Kursbeitrag nicht
schon anderweitig gedeckt wird. Die/der KL bewilligt die Auszahlung der Hälfte des Teilnehmerbeitrages.
Seite 15 von 17

4 Anhang
4.1. Spielchratten – Leitfaden
Im Folgenden wird festgelegt, welche Aufgaben, Rechte und Pflichten die Spielchratten Betreuer gegenüber
dem anvertrauten Material, den Benützern und ihren zugehörigen Verbänden haben:
1. Es ist die Aufgabe,
• mit den Mietern das Ausleihdatum abzumachen und einen Leihvertrag abzuschliessen.
• das Material auszuleihen.
• nach Ablauf der abgemachten Ausleihzeit das Material wieder entgegenzunehmen oder den Mieter bei
Verzug zu mahnen.
• das Material auf Defekte und Sauberkeit zu überprüfen.
• die Ausleih-Gebühr direkt einzuziehen oder in Rechnung zu stellen.
• das fehlende Material zu ersetzen oder defektes Material reparieren zu lassen.
• eine saubere Kasse zu führen
2. Es gelten folgende Rechte:
• Die Ausleihpreise werden von den Spielchratten Verantwortlichen gegenseitig abgesprochen und
festgelegt.
• Pro Verleih erhält der Betreuer
30 CHF, wenn der Ertrag höher als 30 CHF beträgt
10 CHF, wenn der Ertrag zwischen 10 CHF und 30 CHF liegt.
Änderungen müssen mit den Verbandsverantwortlichen abgesprochen werden.
• Spesen (Briefmarken, Telefonate, usw.) dürfen nur separat abgerechnet werden, wenn sie mehr als 30
CHF jährlich betragen.
• Bei Problemen kann die verantwortliche Person des Verbandes zu Rate gezogen werden.
• Bei finanziellen Problemen ist mit dem Verband Rücksprache zu halten.
• Jeder Spielchratten darf selbständig Werbung beim eigenen Verband oder in der regionalen
Tagespresse machen
• Es kann nach Absprache mit den anderen Spielchratten selbständig Material bestellt werden, sofern
sich die Ausgaben innerhalb des Budgets bewegen. Ansonsten ist mit dem Verband Rücksprache zu
halten.
3. Es gelten folgende Pflichten:
• Es ist wünschenswert, dass die verantwortliche Person für den Spielchratten häufig erreichbar ist.
• Auf das Ende eines Kalenderjahres muss eine Abrechnung erstellt werden. Die Abrechnung beinhaltet
die laufenden Ausgaben und Erträge, eine Auflistung der Materialien und den Kassenbestand. Die
Abrechnung und die Belege sind Bestandteil der Jahresabrechnung des Verbandes und müssen dem
verantwortlichen Kassier per Mitte Januar des Folgejahres zugeschickt werden.
Seite 16 von 17

• Per Ende Jahr findet ein Treffen zwischen dem Spielchratten Verantwortlichen und der
Verbandsansprechperson statt. Dabei wird die Abrechnung präsentiert und über das vergangene Jahr
Bericht erstattet. Zusätzlich wird das Budget für das kommende Jahr besprochen (Erlös aus Verleih,
Materialanschaffungen, Entlöhnung des Spielchratten Verantwortlichen, diverse Ausgaben).
• Einmal pro Jahr findet ein Treffen mit den anderen Spielchratten Verantwortlichen statt. Dabei wird
über das Angebot, allfällige Neuanschaffungen und die Preise diskutiert. Dieses Treffen findet
idealerweise gegen Ende Jahr statt, damit auf die beginnende Saison das aktuelle Material
bereitgestellt werden kann und Neuanschaffungen budgetiert werden können.
Änderungen und Anpassungen des Leitfadens können nach Absprache mit allen Verbänden jederzeit
vorgenommen werden.
Seite 17 von 17