5/22 Digital Finance

Anzeigenschwerpunkt Digital Finance
Finanzbuchhaltung in Echtzeit
Stellen Sie sich bitte vor, die Geschäftsführung in einem mittelständischen
Unternehmen braucht „ad hoc“ Zahlen aus
Teilen des Rechnungswesens, um sehr kurzfristig eine Entscheidung
zur Liquidität oder Produktion treffen zu können. Der
„Worst Case“ tritt ein. Die Zahlen stimmten nicht oder waren
nicht sofort verfügbar.
Später wird jeder der Beteiligten das Problem woanders suchen und
aufgrund der nicht ganz trivialen Komplexität passiert in aller Regel
nichts. Bis zum nächsten Mal. Ein normales Szenario, das ich in
den letzten 30 Jahren in Unternehmen immer wieder erlebt habe.
Rechnungswesen oder Finanzbuchhaltung in Echtzeit
Widmen wir uns, nach der kurzen Einstimmung, dem Thema
„Rechnungswesen oder Finanzbuchhaltung in Echtzeit“. Echtzeit
bedeutet für mich, dass der gesamte Buchungs- und Werteprozess
am entsprechenden Tag, im entsprechenden Monat, der Periode
oder im Wirtschaftsjahr bis in jede Tiefe der Buchhaltung bzw.
des Rechnungswesens, das durch das Unternehmen genutzt wird,
sofort aktualisiert wird und als valider Wert überall zur Verfügung
steht. Nicht mehr und nicht weniger.
Zum direkten Rechnungswesen gehören die Buchhaltung mit
allen Verarbeitungs- und Prüfprozessen, Kontoauszugsmanager,
Umsatzsteuerschemata, digitales Belegbuchen mit OCR, Dokumentenmanagement,
Konsolidierung, Kostenstellen-Kostenträgerrechnung,
Zahlungsverkehr, Offene Posten, Anlagenbuchhaltung,
Jahresabschluss mit allen Facetten, E-Bilanz, Bundesanzeiger,
Controlling, Auswertungen und das Berichtswesen.
Nichts geht ohne die direkte Anbindung von ERP- bzw. Warenwirtschaftssystemen.
Die meisten ERP-Systeme sind aber nur
„One Way“ angeschlossen, also geben die Daten aus dem Rechnungskontrollbuch
an die Finanzbuchhaltung nur ab. Für mich
gehört aber der Rückweg in Echtzeit, also die direkte Anzeige
der offenen Posten oder des Saldos vom Debitor zum Standard.
Dies funktioniert natürlich nur, wenn die Finanzbuchhaltung die
ankommenden Datenströme auch in Echtzeit verarbeitet. Die
Aktualisierung der Stammdaten im Rückkanal des ERP-Systems
mit Adressen, Kreditlinien, Sperrvermerken oder Lieferstopps
sollte dort ebenso implementiert sein. Sonst ist es wieder nur Stückwerk.
Ob das ERP-System On-Premise oder in der Cloud sein
Dasein hat, darf keine Rolle spielen.
Vorsysteme wie Workflow für den digitalen Rechnungseingang
und Kassensysteme sind heute sofort und in Echtzeit anschließbar,
um das Rechnungswesen in Echtzeit mit Zahlen aus der digitalen
Welt zu unterstützen.
Vorteile von Echtzeitsystemen
Oft reichen die integrierten Controllingauswertungen im Rechnungswesen
nicht aus. Externe BI-Systeme müssen differenzierte
Datenbestände zusammenführen, damit „ad hoc“ Auswertungen,
Charts und Grafiken auf Wunsch zur Verfügung stehen. Dies
kann bei nicht Echtzeitsystemen im Rechnungswesen sehr aufwändig
werden, da das Zahlenmaterial aus einer Vielzahl von
Informationen erst gebildet bzw. neu errechnet werden muss. Keine
wirkliche Option, mit ggf. unterschiedlichen Werten zu operieren.
Lohn-Systeme spielen zwar eine untergeordnete Rolle, wenn es
um die Echtzeit im Rechnungswesen geht, aber es sollte schon
sichergestellt sein, dass die Buchungsvorschläge inklusive Kostenstellen
und Kostenträger sofort der Finanzbuchhaltung übermittelt
und verbucht werden. Sicher nicht der wichtigste Vorgang,
aber vergessen sollte man ihn trotzdem nicht.
Datensicherheit, Datenschutz und GoBD Sicherheit gegenüber
der Finanzverwaltung muss sein. Spätere Prüfungen kosten Zeit
und diese kann sicher besser genutzt werden. Eine Echtzeit Finanzbuchhaltung
oder Rechnungswesen stellt hier hohe Anforderungen,
denn der gesamte Prozess muss immer vollständig dokumentiert
und nachvollziehbar sein.
Viele warten sicher schon, wo denn der Hinweis auf das Dokumentenmanagement
bleibt. Auch hier steht ganz klar im Vordergrund,
dass alle Belegbilder und Importdateien direkt beim Buchungssatz,
am Konto und Gegenkonto und in jeder Ansicht in
Echtzeit und mit durchsuchbarem Volltext-Index zur Verfügung
stehen. Damit wäre z.B. sichergestellt, dass Papierbelege nicht
mehr aufbewahrt werden müssten. Aber dies ist sicher eine andere
Geschichte.
Die Zukunft ist schon da
Rechnungswesen und Finanzbuchhaltungen mit Vorläufen,
Tages- oder Monatsabschlüssen, Batchverarbeitung, Excelexport
für Auswertungen, Datenexporte zu ERP-Systemen und vieles
mehr, haben in der Vergangenheit sehr gute Dienste geleistet. Keine
Frage. Aber die Zeit schreit nach Neuem. Keine Insellösungen
über holprige Schnittstellen und unsicherem Zahlenmaterial
mehr.
Sie stellen sich als Leserin oder Leser die Frage, welche Pille der
Verfasser geschluckt hat. Da muss ich Sie enttäuschen. Das ist die
Welt im Rechnungswesen in Echtzeit. Inklusive der Satellitenprogramme.
Heute, nicht erst in Jahren.
Hinweis zum Autor:
Christian Heidler
ist Vorstand der hmd-software AG.
Kontaktdaten: Tel.: 08152/988-200,
E-Mail: info@hmd-software.com
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